STANDARDS QUALITATIVI DI BUONA GESTIONE E …intranet.sosvillaggideibambini.org/wp-content/uploads/2012/05/... · SOS Villaggi dei Bambini Internazionale è la federazione che definisce

STANDARDS QUALITATIVI DI BUONA GESTIONE

E AFFIDABILITÀ

Marzo 2013, Versione 1

2 / 16 Il calore di una casa per ogni bambino

STANDARD QUALITATIVI DI BUONA GESTIONE E AFFIDABILITÀ

STANDARD QUALITATIVI DI BUONA GESTIONE E AFFIDABILITÀ Versione 1 Data: 15 Marzo 2013

Gli standard qualitativi sono obbligatori per:

Tutte le associazioni federate di SOS Villaggi dei Bambini Internazionale

Tutte le altre organizzazioni che utilizzano il marchio SOS e / o ricevono finanziamenti da una PSA Responsabile dei contenuti: SOS Villaggi dei Bambini Internazionale – Segretariato Generale

Il documento finale è stato approvato all'unanimità dal Comitato Esecutivo nella riunione nel febbraio 2012, e raccomandato per l'approvazione al Senato internazionale di SOS Villaggi dei Bambini Internazionale.



INDICE

1. PRINCIPIO 1: SIAMO AFFIDABILI PER I BAMBINI, LE COMUNITÀ LOCALI, IL GOVERNO E I

DONATORI ........................................................................................................................................ 6

2. PRINCIPIO 2: FACCIAMO LE COSE BENE E IN MANIERA TRASPARENTE ............................. 6

3. PRINCIPLE 3: CONDIVIDIAMO LA RESPONSABILITÀ IN MODO DA AVERE IL MAGGIOR

IMPATTO POSSIBILE SUL BENESSERE DEI BAMBINI ................................................................ 6

1. STANDARD 1: BUONA GESTIONE E TRASPARENZA ................................................................. 7 1.1. Pianificazione e budget sono integrati ......................................................................... 7 1.2. I programmi progettati nel luogo dove possono avere il massimo effetto .. Errore. Il

segnalibro non è definito. 1.3. Un’accurata e adeguata contabilità costituisce una base forte ................................. 7

1.4. Le informazioni finanziarie e i relativi processi sono monitorati ............................... 8

1.5. La contabilità viene verificata ogni anno da organismi esterni .................................. 8

1.6. I report del management vengono utilizzati come strumento guida .......................... 8

1.7. Una gestione proattiva delle risorse garantisce stabilità ............................................ 9

1.8. La comunicazione crea opportunità di raccolta fondi a livello internazionale ......... 9

1.9. Sistemi, strumenti, procedure standardizzate e innovazione strategica garantiscono la competitività ........................................................................................ 9

2. STANDARD 2: LOTTA A FRODE E CORRUZIONE ...................................................................... 10 2.1. Forma mentis e procedure che prevengono frode e corruzione .............................. 10

2.2. Prontezza nella reportistica e nell’indagine ............................................................... 10

2.3. Tolleranza zero verso frode e corruzione ................................................................... 10

3. STANDARD 3: PROTEZIONE PROATTIVA E GESTIONE DEL PATRIMONIO ........................... 11 3.1. Informazioni personali e altri dati devono essere protetti ........................................ 11

3.2. Buona infrastruttura i informatica e comunicazione (ICT) ........................................ 11

3.3. Il patrimonio immobiliare e le altre proprietà di valore vengono tenute in buono stato ............................................................................................................................... 11

3.4. Gli approvvigionamenti sono competitivi, onesti e trasparenti ............................... 12

3.5. I rischi patrimoniali sono gestiti in maniera proattiva ............................................... 12

4. STANDARD 4: LE PARTNERSHIP IMPORTANTI IMPLICANO OBBLIGHI SUPPLEMENTARI . 13 4.1. Il processo di budget prevede la partecipazione di tutti i partner ..................................... 13 4.2. Pianificazione del programma e sviluppo della collaborazione......................................... 13 4.3. Strumenti di rendicontazione comuni sono la base delle partnership nei finanziamenti ... 14 4.4. I requisiti per i finanziamenti delle PSA richiedono un ulteriore monitoraggio .................. 14 4.5. Le verifiche contabili esterne sono condivise per soddisfare i requisiti PSA .................... 14 4.6. Le statistiche comuni sono un elemento chiave per le partnership finanziarie ................. 14 4.7. Una gestione consapevole dei fondi integra i requisiti di NA e PSA ................................. 15 4.8. Una buona comunicazione favorisce una crescita costante della raccolta fondi .............. 15 4.9. Un approccio amichevole, accattivante ed efficiente all’adozione a distanza

(sponsorizzazione) ........................................................................................................... 15

5. TERMINOLOGIA .............................................................................................................................. 16



INTRODUZIONE L’affidabilità è un elemento fondamentale della nostra organizzazione e sottolinea “Chi siamo”. Senza di essa, insieme alle buone abitudini di gestione, non possiamo massimizzare l’effetto del nostro lavoro a favore dei bambini, accrescere la fiducia dei donatori e persino soddisfare i nostri requisiti legali. Se non c’è affidabilità in uno qualsiasi dei paesi in cui siamo presenti, allora il nome, l’immagine e la reputazione di SOS Villaggi dei Bambini viene minata ovunque. Dobbiamo costruire la reputazione della nostra organizzazione e del brand, e abbiamo bisogno di essere sempre affidabili ed efficaci nella gestione. SOS Villaggi dei Bambini Internazionale è la federazione che definisce la policy per tutte le associazioni. Gli statuti internazionali forniscono il quadro di riferimento delle policy, richiedendo a tutti di rispettare i manuali e gli standard qualitativi. Gli “Standard Qualitativi di Affidabilità e Buona Gestione” definiscono gli standard nelle aree della gestione e della trasparenza, dell’integrità dell’organizzazione e della protezione del nostro patrimonio. Questi standard si applicano a tutte le associazioni e nello specifico ai membri del consiglio che hanno un ruolo di spicco nel garantire una buona gestione e l’affidabilità; definiscono una direzione che sarà progressivamente seguita negli anni attraverso ulteriori documenti di sostegno alla policy. Tutte le associazioni dovranno mettere in pratica queste regole nel rispetto della legislazione locale. Rapporti affidabili all’interno della federazione

All’interno della federazione, ogni associazione deve soddisfare delle regole precise per essere affidabile nei confronti di bambini, comunità locali, governo e donatori. Questi obblighi sono regolati dallo Standard 1 (buone abitudini di gestione), dallo Standard 2 (lotta alla frode e alla corruzione) e dallo Standard 3 (protezione del patrimonio), e si applicano a tutte le associazioni nella stessa maniera.

SOS Villaggi dei Bambini Internazionale

GSC leadership, gestione, sostegno

Comunità locale

Governo

donatore

bambino



Un’area specifica di affidabilità fa riferimento alle collaborazioni tra associazioni nazionali (NA) e associazioni di promozione e supporto (PSA), e ciò comporta obblighi aggiuntivi per i partner finanziari. Lo Standard 4 si applica nello specifico a entrambi i partner nel momento in cui si stringe una collaborazione. Il Segretariato Generale (GSC) di SOS Villaggi dei Bambini Internazionale è l’unità operativa della federazione. Il GSC ha il compito, affidatogli dal Senato Internazionale, di guidare e gestire l’intera organizzazione, agendo da guardiano del “Chi siamo”, e di garantire un adeguato percorso strategico di sviluppo. Questo include:

coordinamento e guida della pianificazione globale strategica e annuale, monitoraggio dell’attuazione degli standard qualitativi in tutto il mondo rappresentare l’organizzazione all’esterno.

Il secondo compito principale del GSC è quello di fornire supporto ai membri, includendo il potenziamento delle capacità esistenti e i servizi volti a incrementare l’efficienza e l’impatto del nostro lavoro. Altri fattori di affidabilità riguardano la qualità dell’assistenza e del sostegno al bambino, l’advocacy, l’etica della raccolta fondi e la governance, e si ritrovano negli standard qualitativi, così come nel Manuale dell’Associazione Nazionale, nei Manuali di Raccolta fondi, e anche nei documenti di base della policy come gli statuti internazionali e il libro del brand. Gli strumenti come il codice di condotta per tutti i collaboratori costituiscono una parte importante della cornice di affidabilità. Elementi di questo documento: Principi

Quadro concettuale generale che guida i membri dello staff nel loro lavoro quotidiano. esempio: Principio 1: Siamo affidabili per i bambini, la comunità locale, il Governo e i donatori. Siamo affidabili per i bambini e ….

Standard di Qualità

Affermazioni chiare sui minimi livelli qualitativi richiesti esempio: Standard 1 Buona gestione e trasparenza Un buon ciclo di gestione condiviso è ….

Linee guida

Cosa deve essere fatto affinché tutti raggiungano gli standard esempio: 1.1. Pianificazione e budget integrati La pianificazione strategica e annuale è integrata con ….



PRINCIPI

1. Principio 1: Siamo affidabili per i bambini, le comunità locali, il governo e i donatori

Siamo affidabili per i bambini, e dobbiamo garantire la loro partecipazione al nostro lavoro, che è quello costruire famiglie e di aiutarle a dare forma al loro futuro. Siamo affidabili per gli interlocutori della comunità locale perché lavoriamo insieme a loro nella ricerca e nell’applicazione di soluzioni sostenibili che migliorino la situazione dei bambini. Siamo affidabili per i governi grazie alla qualità del nostro lavoro e al rispetto di tutti i requisiti legali. Siamo affidabili per i donatori, garantendo che i loro contributi siano salvaguardati e utilizzati con saggezza.

2. Principio 2: Facciamo le cose bene e in maniera trasparente Siamo responsabili delle nostre azioni e dei risultati e agiamo nel rispetto dei valori e delle policy. Siamo aperti sulle nostre policy, strutture, attività e risultati e li comunichiamo efficacemente ai nostri interlocutori. Combattiamo la frode, la corruzione e le pratiche che portano all’inefficienza, a una gestione mediocre e a una scarsa governance. Ci assicuriamo che i nostri programmi raggiungano risultati attinenti alla nostra missione e che i relativi report siano onesti e accurati. Ascoltiamo i suggerimenti degli interlocutori su come migliorare il nostro lavoro e incoraggiamo la partecipazione dei bambini e dei ragazzi che ne sono direttamente coinvolti.

3. Principio 3: Condividiamo la responsabilità per avere il maggiore impatto possibile sul benessere dei bambini

Le associazioni condividono una direzione strategica pensata per avere il maggior impatto possibile sul benessere dei bambini nel mondo. Questa direzione condivisa sostiene la crescita dell’innovazione richiesta per adattarsi ai cambiamenti della società, e allo stesso tempo rimanere competitivi. L’abitudine di lavorare insieme garantisce che le risorse e le informazioni siano condivise in tutta la federazione in modo semplice ed economico. Queste responsabilità condivise significano che un’associazione accetta l’obbligo di sostenere un’altra associazione nel suo lavoro. Questa responsabilità reciproca permette all’intera federazione di essere “più grande” della somma delle sue parti.



STANDARD QUALITATIVI

1. Standard 1: Buona gestione e trasparenza Un processo gestionale chiaro e condiviso sostiene lo sviluppo di ogni associazione. In quanto organizzazione di livello internazionale, SOS Villaggi dei Bambini mira a diventare una INGO (Organizzazione Non governativa Internazionale) leader. Nel farlo, condividiamo una visione, dei valori e una serie di strategie comuni per realizzare il nostro lavoro con i bambini in tutto il mondo. Dobbiamo essere certi che ogni associazione segua delle buone abitudini di gestione per tutelare le nostre risorse, la nostra immagine e il brand, in ogni paese nel quale siamo presenti. Se una delle associazioni non riesce a mettere in pratica una buona amministrazione e a rispettare le regole di affidabilità, allora viene minato il lavoro e il valore di tutti i membri. Per massimizzare il nostro impatto, lavoriamo per allineare piani e azioni a livello strategico. Le associazioni condividono una serie di strumenti e metodi per la pianificazione strategica, la gestione finanziaria, il monitoraggio e le verifiche contabili. Questo aiuta i membri a rispettare i loro obblighi con la federazione, secondo gli statuti internazionali, e a condividere una direzione comune.

1.1. Pianificazione e budget sono integrati La pianificazione strategica annuale, integrata con il budget, garantisce l’efficiente ed efficace gestione delle risorse. In ogni aspetto il nostro approccio integra le ambizioni strategiche e gli obiettivi con le risorse disponibili, economiche o di altro tipo.

Tra le associazioni viene raggiunto un alto livello di allineamento nel rispetto del piano internazionale strategico, approvato dall’Assemblea Generale Internazionale. Tale obiettivo è sostenuto da un utilizzo rilevante di strumenti, metodi e tempistiche comuni.

Come risultato del processo di pianificazione, ogni NA ha un piano strategico annuale e un budget approvato dal suo consiglio. Il piano strategico annuale di ogni associazione è composto da informazioni accessibili a tutte le altre associazioni.

1.2. Programmi progettati nel luogo dove possono avere il massimo effetto Per ogni nuovo programma di SOS Villaggi dei Bambini l’intera organizzazione si prende un impegno a lungo termine nell’assistenza e nel sostegno dei bambini. Quindi i nuovi programmi richiedono un’approvazione da parte del Senato Internazionale

Le decisioni sui programmi si basano sull’analisi della situazione locale e sull’esperienza fatta fino a quel momento.

I nuovi programmi sono approvati dal consiglio nazionale con l’obiettivo di massimizzare gli effetti benefici sul nostro target di bambini nel paese, tenendo in conto anche le priorità della federazione sul benessere dei bambini in tutto il mondo.

Viene fornito un riassunto delle informazioni che riguardano un programma di SOS Villaggi dei Bambini al Senato Internazionale, in modo che possa prendere una decisione.

1.3. Un’accurata e adeguata contabilità costituisce una base forte 2. Tutte le transazioni economiche vengono registrate nel rispetto dei principi generali di contabilità e delle

leggi nazionali.

I registri contabili devono riflettere l’uso efficiente dei fondi in maniera trasparente e comprensibile. I rendiconti basati su questi registri contabili devono offrire una visione chiara delle reali attività

dell’organizzazione. I registri contabili, inclusi i rendiconti periodici, possono essere usati per verifiche interne, esterne o

aggiuntive. Rispettare questi principi vuol dire sostenere il nostro obiettivo di raggiungere un sempre maggiore

riconoscimento da parte dei donatori, dei governi e delle comunità.



1.4. Le informazioni finanziarie e i relativi processi sono monitorati All’interno delle associazioni sono monitorate le informazioni finanziarie e i relativi processi, per prevenire irregolarità, frodi, negligenze o errori.

I controlli contabili regolari e i processi finanziari che si svolgono durante l’anno garantiscono che siano adottati e seguiti dei principi generali di contabilità, e che i dati che ne risultano siano corretti.

Tra le procedure standard ci sono la verifica delle transazioni da parte dei collaboratori che lavorano al controllo interno e che possono autorizzarle in maniera indipendente.

1.5. La contabilità viene verificata ogni anno da organismi esterni Il bilancio certificato dell’associazione è uno strumento di fondamentale importanza attraverso il quale il consiglio può dare prova di buona gestione e di elevata affidabilità agli interlocutori e alla federazione. Ogni associazione fa validare ogni anno il proprio bilancio da revisori esterni indipendenti riconosciuti sia a livello locale sia internazionale. La verifica fornisce una visione esterna professionale e indipendente del sistema finanziario, della correttezza dei risultati, del rispetto delle regole dell’organizzazione e dei principi contabili applicabili secondo la legislazione nazionale. Questo è essenziale per mantenere la fiducia di tutti gli interlocutori interni ed esterni.

Il revisore dei conti viene nominato dal consiglio dell’associazione ed è responsabile nei suoi confronti.

Il parere del revisore dei conti e la lettera dei suggerimenti alla direzione vengono esaminati dal consiglio, che approva il bilancio certificato.

Il pacchetto della verifica include: o I rendiconti finanziari annuali, inclusi i costi di gestione e di costruzione o Il parere del revisore o La lettera dei suggerimenti alla direzione (incluse le raccomandazioni al consiglio su sistemi e

procedure) o Un questionario standard di revisione internazionale o La lista dei membri del consiglio e i loro recapiti

Sulla base dei bilanci annuali di tutte le associazioni aderenti, il segretario generale un rendiconto finanziario consolidato da mandare al Senato Internazionale e a tutte le associazioni.

Per facilitare tale processo, le associazioni che non devono usare gli standard di consolidamento SOS seguono dei criteri minimi di consolidamento per le entrate e le spese.

Inoltre, i rendiconti finanziari certificati vengono utilizzati per calcolare la quota associative di federazione e per determinare la composizione del Senato Internazionale secondo lo Statuto della federazione.

1.6. I report del management vengono utilizzati come strumento guida Lo scopo principale dei report di gestione è quello di fornire un controllo costante delle performance in relazione agli obiettivi strategici e agli elementi chiave scelti per gestire attività e risorse.

Irisultati vengono monitorati e vengono prese misure correttive durante l’anno per rispettare gli impegni e migliorare continuamente le performance. Queste verifiche, insieme alle informazioni e alle statistiche economiche, vengono condivise con tutte le associazioni nel corso dell’anno.

Quest’informazione permette di mettere in campo un’efficace strategia di gestione a livello internazionale, tenendo in conto tutte le associazioni.

I risultati di fine anno sulle misure strategiche e operative, così come le statistiche, sono fornite come parte del report annuale al Segretariato Generale. Basandosi su di essi, il Segretario Generale rilascia un report annuale a tutti i membri, ai donatori e all’opinione pubblica.

Questo documento viene redatto nel rispetto dei requisiti della procedura di report dello Statuto di affidabilità delle INGO.



Carta delle responsabilità delle INGO - Report Cerchiamo di soddisfare i requisiti di governante, Contabilità finanziaria e valutazione nei paesi in cui opere riamo. Facciamo report almeno una volta l’anno sulle nostre attività e sui risultati raggiunti. I report descrivono per ogni associazione: - Missione e valori - Obiettivi e risultati raggiunti nel programma e nell’advocacy - Impatto ambientale - Strutture e processi di governance - Principali risorse di finanziamento provenienti da aziende, fondazioni, governi e singoli individui - Gestione finanziaria - Conformità al presente documento - Recapiti. (www.ingoaccountabilitycharter.org)

1.7. Una gestione proattiva delle risorse garantisce stabilità Il nostro impegno a lungo termine con i bambini richiede una stabilità finanziaria. Sappiamo che le entrate della raccolta fondi cambiano di anno in anno. Inoltre dobbiamo essere preparati ad affrontare i rischi esterni come una crisi del mercato di raccolta fondi o i cambiamenti nei tassi di cambio. Questo significa che le PSA devono possedere adeguate risorse finanziarie.

Le PSA devono avere riserve pari ai costi di gestione di finanziamento internazionale di un anno per i programmi che sostengono. Le riserve sono conservate nel rispetto di regolamenti approvati dal consiglio che garantiscono una gestione attenta dei rischi.

Le NA possono conservare riserve destinate a specifiche attività come i regali in denaro ai bambini e i fondi per la pensione del personale.

1.8. La comunicazione crea opportunità di raccolta fondi a livello internazionale La condivisione di un buon materiale di comunicazione tra tutte le associazioni favorisce la creazione di inaspettate opportunità di raccolta fondi. I donatori interessati, in ogni parte del mondo, possono scoprire le storie di successo e l’impatto del nostro lavoro a favore del benessere dei bambini di cui ci occupiamo.

Le informazioni su ciascun programma di SOS Villaggi dei Bambini sono disponibili in ogni associazione almeno una volta l’anno.

1.9. Sistemi, strumenti, procedure standardizzate e innovazione strategica garantiscono la competitività

Dobbiamo garantire la nostra competitività rispetto alle altre importanti ONG per quanto riguarda l’efficienza dei costi, la tempestività di erogazione del servizio e la qualità delle nostre informazioni. Ogni associazione implementa sistemi standardizzati a livello mondiale, strumenti e processi per incrementare l’efficienza dei costi, e per migliorare la collaborazione nella gestione e la condivisione delle informazioni all’interno di tutta la federazione. In aree importanti a livello strategico, le associazioni fanno innovazione per cogliere tutte le opportunità.

Ci si concentra su specifiche aree a valore aggiunto, in cui soluzioni ottimizzate a livello globale, piuttosto che differenti approcci individuali, portano ad una maggiore efficienza e a minori spese operative. L’uso dei sistemi esistenti è da preferirsi alla ricerca di nuovi software sul mercato.

Tali soluzioni ottimizzate a livello mondiale includono sistemi informatici e di comunicazione, procedure di pianificazione e amministrazione, altri strumenti di supporto, e la gestione di progetti e procedure.

In aree strategiche come la raccolta fondi o lo sviluppo dei programmi per i bambini, le associazioni che hanno dato vita a soluzioni innovative devono condividere attivamente la loro esperienza all’interno della federazione.

L’inglese è usato come lingua internazionale ufficiale per la gestione internazionale delle informazioni e delle policy, fornendo una base di riferimento efficiente. Ogni traduzione fa riferimento al documento originale in inglese.



2. Standard 2: Lotta a frode e corruzione Non accettiamo tentativi di frode o corruzione all’interno della nostra associazione e seguiamo una linea di “tolleranza zero”. Applichiamo un approccio trasparente per prevenire frode e corruzione, tenendo conto non solo delle azioni illegali ma di qualunque tipo di azione, compreso l’abuso di una posizione o di un’autorità al fine di perseguire interessi personali. I collaboratori e i membri del consiglio sono informati sui processi e gli strumenti da utilizzare per prevenire, fare report, indagare e reagire.

SOS Villaggi dei Bambini mira a mantenere e rafforzare la propria posizione tra le organizzazioni che godono della fiducia di donatori e governi. Niente è capace di negare di più l’idea di “una casa piena d’affetto” di un ambiente dove crescono la frode e la corruzione. Viola il nostro brand, i nostri valori, e la nostra affidabilità verso i bambini, le comunità locali, i governi e i donatori. Per queste ragioni investiamo nella lotta alla frode e alla corruzione. Prendiamo le misure necessarie per prevenire tali minacce, e le combattiamo con forza quando si verificano. Trattiamo le accuse in maniera chiara e trasparente e informiamo le autorità competenti di attività criminali o illegali per le indagini. Seguendo un approccio di tolleranza zero c’è sempre una risposta alla frode e alla corruzione. Queste risposte variano a seconda della situazione e vanno da procedimenti penali nei casi più gravi alla formazione e a misure di crescita individuali per reati minori.

2.1. Forma mentis e procedure che prevengono frode e corruzione L’attitudine di tutti i membri del consiglio e dei collaboratori, la separazione dei doveri e controlli interni efficienti sono una base efficace per prevenire la frode e la corruzione.

Tutti i membri del consiglio e i collaboratori seguono un percorso di formazione sul nostro approccio anti-frode e anti-corruzione, e sottoscrivono il codice di condotta.

Ogni associazione ha linee guida chiave, dove compiti e procedure di autorizzazione sono suddivise tra individui differenti.

Applichiamo costantemente i nostri sistemi di controllo interno per prevenire frode e corruzione, compresa la realizzazione di audit interni ed esterni e di indagini speciali.

2.2. Prontezza nella reportistica e nell’indagine Tutti i collaboratori e la classe dirigente hanno una visione chiara di come fare report nel caso di sospetta corruzione. Il consiglio e la classe dirigente sono responsabili di verificare e indagare sui casi sospetti.

Ci sono quattro principali canali per identificare una sospetta frode o corruzione: controlli interni, sospetti e preoccupazioni della gestione, soffiate anonime e lamentele esterne.

Attraverso una procedura di rendicontazione consolidata e documentata, è possibile sollevare delle questioni legittime in maniera aperta e onesta, senza paura.

Tutte le accuse legittime di attività fraudolenta o corruzione sono seguite da un’indagine, e i processi e i risultati relativi chiaramente documentati.

Le informazioni vengono fornite ai soggetti interessati, inclusa la persona che ha sollevato la questione.

L’identità e il lavoro della persona che effettua la denuncia sono protette.

2.3. Tolleranza zero verso frode e corruzione Tolleranza zero significa che chiunque sia coinvolto in attività fraudolente o di corruzione, affronta misure disciplinari, legali o azioni di crescita individuale.

Le azioni disciplinari possono includere la sospensione o la fine dell’impiego. A seconda della gravità del caso, le accuse possono essere dirette verso gli individui coinvolti. Per casi di minore gravità, possono essere considerate azioni di recupero individuale, come la

formazione sulle corrette abitudini da acquisire sul posto di lavoro. In tutti i casi, per recuperare le proprietà e i fondi perduti, vengono prese misure legali o di altro

tipo. I risultati e le lezioni imparate sono usate per migliorare sistemi, procedure e controlli.



3. Standard 3: Protezione proattiva e gestione del patrimonio Gestiamo il nostro patrimonio con saggezza ed estremo rispetto. Questo ci fornisce una base solida e sostenibile per uno sviluppo a lungo termine dell’organizzazione. Coerenti procedure standard sono in atto per gestire e proteggere con continuità le riserve finanziarie, le informazioni sensibili sui bambini, i donatori e i collaboratori, l’infrastruttura IT, gli edifici, l’ambiente circostante e altri beni di valore significativo. 4. Paragonata ad altre organizzazioni, SOS Villaggi dei Bambini è titolare di un gran numero di beni. La manutenzione proattiva di tale patrimonio manterrà il suo valore e darà all’organizzazione una stabilità a lungo termine. I donatori, i governi e la legge richiedono una gestione attenta e la protezione dei dati, così come l’approvvigionamento efficiente di beni e materiali di consumo.

3.1. Informazioni personali e altri dati devono essere protetti Rispettiamo i diritti dei bambini e ci assicuriamo la fiducia dei donatori proteggendo le loro informazioni personali. Proteggiamo inoltre i dati dei collaboratori e le informazioni specifiche sulle nostre operazioni, per essere un’organizzazione affidabile.

Le informazioni personali sui bambini e le loro famiglie, gli altri beneficiari, i donatori e i collaboratori, sono protette e considerate di natura confidenziale.

Affinché i bambini possano essere adottati a distanza, o inclusi in qualunque forma di comunicazione, i loro tutori legali devono acconsentire all’utilizzo dei loro dati e delle foto. Solo le informazioni che non intaccano la privacy dei bambini sono condivise con il pubblico, donatori inclusi.

Quando si condividono informazioni sul passato dei beneficiari per attrarre i donatori con storie umanamente interessanti, i dati personali devono essere cambiati in modo che non possano essere identificati.

Le informazioni sui donatori sono utilizzate solo nei limiti di specifici accordi presi con il singolo donatore.

Altri dati relativi all’organizzazione, comprese le informazioni sulla gestione finanziaria, sono protetti e condivisi con gli interlocutori nel rispetto di specifici accordi.

Le procedure, i sistemi e i regolamenti necessari sono in atto per proteggere tutti i tipi di dati, compresa la loro conservazione e trasmissione.

3.2. Buona infrastruttura di informatica e comunicazione (ICT) Un’infrastruttura di comunicazione ben funzionante riduce i rischi di interruzione del flusso di lavoro o la perdita dei dati. Questa infrastruttura fornisce inoltre una solida base per la gestione efficiente e competitiva dell’organizzazione.

L’informatica e la comunicazione (ICT), così come i processi e i regolamenti che le sostengono, vengono continuamente analizzate e sviluppate. Grazie a strumenti migliori l’organizzazione ha un vantaggio competitivo rispetto ad altre ONG.

Le verifiche di sicurezza ICT sono effettuate annualmente e portano a migliorie nel sistema ICT.

3.3. Il patrimonio immobiliare e le altre proprietà di valore vengono tenute in buono stato

La continua protezione, il controllo e la ristrutturazione preventiva delle costruzioni, degli ambienti che li circondano e di altre proprietà di valore sono il modo più efficace per assicurare il valore a lungo termine delle stesse proprietà.

È in atto un piano che monitora gli intervalli di controllo e ristrutturazione, con i relativi compiti: è monitorato da un membro del management.

Gli edifici e gli ambienti che li circondando vengono regolarmente controllati per verificare la presenza di possibili problemi, e sulla base di questi controlli vengono preparati i budget di manutenzione.

La ristrutturazione viene effettuata a intervalli regolari e secondo i piani, per ripristinare e migliorare ogni parte di un edificio, i suoi servizi e le aree circostanti per favorirne un uso ottimale, la sicurezza, l’affidabilità e il valore.



Il management è tenuto a proteggere e mantenere in buono stato di funzionamento gli altri beni di valore significativo, come i veicoli, le attrezzature, i mobili, ecc, e a fare di tutto perché ciò accada quando risulta necessario.

3.4. Gli approvvigionamenti sono competitivi, onesti e trasparenti Procedures are in place to ensure that fair and transparent competition applies to all procurements Esistono procedure per garantire che a tutti gli appalti venga applicata una concorrenza leale e trasparente. Questo comprende le costruzioni, l'ICT e tutti gli altri investimenti, nonché gli acquisti inclusi nei costi di gestione.

Un processo competitivo con requisiti chiari garantisce che l’approvvigionamento di beni o servizi abbia un buon rapporto qualità-prezzo. Il processo deve considerare la qualità e il costo della vita, non solo il costo di acquisto iniziale.

Nessun fornitore viene favorito e tutte le parti dell’approvvigionamento vengono trattate in maniera onesta. Questo significa che ogni possibile conflitto di interessi durante il processo di approvvigionamento si risolve in modo trasparente.

Speciali procedure vengono attuate per gli interventi di emergenza e per i programmi finanziati da fondi istituzionali.

3.5. I rischi patrimoniali sono gestiti in modo proattivo I rischi sono identificati dal management e vengono inseriti in una lista di priorità, dopo averne definito il potenziale impatto e la probabilità di realizzazione. Vengono prese decisioni e misure su come minimizzare gli impatti economici. Le possibili aree di rischio includono:

I danni, la distruzione o la perdita di beni quali automobili, terreni, edifici, attrezzature, etc. Perdite finanziarie attraverso investimenti non sicuri o azioni criminali di parti terze Perdite economiche dovute a fluttuazioni del tasso di cambio Responsabilità legali per danneggiamento a parti terze.



4. Standard 4: Le partnership importanti implicano obblighi supplementari

Approcci e sistemi comuni assicurano che le risorse finanziarie possano essere condivise tra le associazioni con fiducia. Le associazioni seguono gli accordi presi sui trasferimenti dei fondi alle PSA e il flusso delle informazioni si snoda all’interno di una stretta e affidabile collaborazione. La partnership è bidirezionale, con obblighi sia per le PSA sia per le associazioni nazionali. Ogni parte accetta di assumersi questi obblighi e garantisce di essere affidabile per garantire che ci sia un approccio responsabile nei confronti di bambini, comunità locali, governi e donatori, non solo in un solo paese, ma all’interno di tutta la federazione.

Una larga parte del programma è finanziato attraverso collaborazioni tra le associazioni. I fondi raccolti in un paese vengono condivisi con altre associazioni per garantire lo sviluppo sostenibile dei programmi. Noi assicuriamo la nostra affidabilità verso bambini, comunità locali, governi e donatori a livello internazionale. Ciò significa che i membri devono assumersi obblighi ulteriori in maniera reciproca in termini di operatività, monitoraggio e flusso di informazioni. Per questo si utilizzano processi e strumenti standard semplici ed efficaci. Le seguenti linee guida di collaborazione a livello finanziario si conformano allo stesso ciclo di gestione applicabile a tutte le associazioni, come sottolineato nello standard 1 e, oltre a rispecchiare le linee guida lì ritrovabili, spiegano gli obblighi aggiuntivi tra associazioni nel caso in cui le risorse finanziarie siano condivise.

4.1. Il processo di budget prevede la partecipazione di tutti i partner Le proiezioni di entrate delle PSA sono un input importante per sviluppare gli scenari finanziari annuali NA. Le PSA approvano i sussidi annuali sulla base dei bilanci delle associazioni nazionali.

Processi e strumenti standard sono richiesti alle associazioni nazionali per condividere in maniera efficace e tempestiva le informazioni di bilancio, così come per realizzare efficaci previsioni di entrate, incluse le informazioni sui fondi destinati a progetti specifici.

Il ruolo del GSC è quello di sostenere il processo di budget attraverso: o La gestione dello scenario strategico e la definizione dell’impostazione del lavoro o La formazione e il sostegno delle associazioni nazionali o Controlli sulla qualità o La gestione dei calcoli sui sussidi PSA e il processo di approvazione

4.2. Pianificazione del programma e sviluppo della collaborazione Quando si sviluppano i programmi all’interno di una NA, deve essere determinato l’impatto dei contributi economici da parte di altre associazioni e la responsabilità nei confronti dei donatori e/o del governo del paese della PSA. Tale obiettivo viene raggiunto garantendo che vengano rispettate le priorità locali.

Ogni associazione mantiene una strategia nazionale, che delinea le priorità di sviluppo del programma. Ciò guida lo studio di fattibilità richiesto e le fasi di preparazione del programma, durante le quali si prenderanno decisioni in merito ai finanziamenti. Questo processo costituisce il giusto equilibrio tra le richieste locali da soddisfare e le considerazioni sulle aspettative dei donatori. Questo significa che le richieste specifiche dei donatori sulla località, l’idea e gli obiettivi vengono valutate, ma non possono sempre essere soddisfatte.

I programmi che ricevono finanziamenti dalle PSA partono quando c’è l’impegno da parte di una PSA a coprire i costi iniziali e quelli di gestione per il periodo di tempo convenuto. L’obiettivo è quello di trasferire la responsabilità economica dalle PSA alle NA in un periodo di tempo ragionevole.

Quando si sviluppano nuovi programmi in una NA, attraverso l’utilizzo di fondi locali, questo influisce anche sui contributi delle PSA. Per questa ragione i programmi finanziati a livello locale sono inclusi nel processo di pianificazione globale.

Tutti i programmi delle NA che richiedono processi di edificazione richiedono passi specifici per la pianificazione, le gare d’appalto, la costruzione e il completamento dei lavori.



4.3. Gli strumenti di rendicontazione comuni sono la base delle partnership nei finanziamenti

Le NA utilizzano le linee guida e gli strumenti SOS di contabilità per favorire un efficiente monitoraggio dei dati contabili e il consolidamento globale delle informazioni finanziarie. Questa standardizzazione garantisce la buona qualità dei report necessari alle PSA per soddisfare le richieste legali e dei donatori nei loro paesi.

Gli standard di contabilità SOS e le linee guida sono conformi agli Standard Internazionali di Report Economico (IFRS) e sono fatti su misura per le esigenze specifiche di SOS. Queste linee guida contabili soddisfano gli obblighi di rendicontazione di attività, passività, ricavi e spese, nonché i requisiti speciali sui finanziamenti istituzionali, e il monitoraggio dei fondi destinati a progetti di edificazione.

L’utilizzo di software di contabilità comuni e una tabella internazionale dei conti assicura una registrazione efficiente, lo scambio dei dati, e permette la formazione costante e il sostegno agli utenti.

Le NA inviano regolarmente i loro dati contabili al GSC.

4.4. I requisiti per i finanziamenti delle PSA richiedono un ulteriore monitoraggio Per essere affidabili nei confronti dei donatori e soddisfare i requisiti legali, le PSA hanno l’obbligo di monitorare l’uso appropriato dei loro finanziamenti. Questo include il fatto che devono provare che i finanziamenti vengono utilizzati nel rispetto degli accordi e che siano effettivamente attivi sistemi finanziari e di altro tipo. Tale risultato si raggiunge con un focus specifico sulle aree identificate tramite la definizione dei rischi.

Il GSC è inoltre responsabile del monitoraggio dei finanziamenti PSA nelle associazioni nazionali, e del bilancio degli interessi dei partner.

Ci sono tre livelli di monitoraggio: o Verifiche regolari durante l’anno, concentrate sui dati economici e statistici, documenti di sostegno, processi e sistemi, così come l’attuazione delle raccomandazioni dei revisori contabili. Questa verifica regolare è operata dal livello del GSC più vicino all’NA. o Processi e i sistemi di verifica contabile almeno ogni quattro anni, concentrati sul miglioramento degli stessi, e che tengano in conto i dati economici e statistici e i documenti di sostegno. Questi processi e sistemi di verifica includono più di un livello GSC. o Verifiche contabili straordinarie richieste per situazioni speciali sulla base delle decisioni dei sussidi PSA o dei dipartimenti legali di SOS Villaggi dei Bambini Internazionale. I termini di riferimento sono comunicati all’NA. Tali verifiche possono includere più di un livello GSC, le PSA e i revisori contabili esterni.

4.5. Le verifiche contabili esterne sono condivise per soddisfare i requisiti PSA Le NA condividono le loro verifiche contabili esterne

I risultati degli audit delle NA sono parte integrante della revisione dei fondi forniti dalle associazioni di promozione e sviluppo. Di conseguenza, l’approccio di audit e la selezione della società di revisione, sono coordinate in stretta collaborazione con il Segretariato Generale, che garantisce l’inclusione di specifici requisiti PSA.

Il GSC monitora il contenuto del pacchetto di verifica contabile e segue da vicino l’attuazione delle raccomandazioni dei revisori dei conti.

4.6. Le statistiche comuni sono uno strumento chiave per le partnership finanziarie Le NA utilizzano statistiche aggiornate sui beneficiari per orientare le loro spese e la pianificazione dei flussi di cassa. Le informazioni statistiche forniscono una base coerente per il monitoraggio dei finanziamenti PSA, il supporto alla raccolta fondi e la comunicazione.

Per garantire che i donatori e le PSA dispongano di informazioni aggiornate e dati statistici sui beneficiari, al GSC vengono regolarmente forniti personale e programmi.

Una serie comune di dati statistici e di strumenti garantisce la consistenza e facilita il consolidamento.



4.7. Una gestione consapevole dei fondi integra i requisiti di NA e PSA Le adozioni internazionali a distanza vengono regolarmente trasferite nel corso dell’anno per offrire una base sicura ai programmi di SOS Villaggi dei Bambini. All’interno del panorama dell’approvazione dei sussidi PSA, questi vengono trasferiti su richiesta delle PSA alle associazioni nazionali. Le PSA conservano i sussidi il più a lungo possibile per mantenere la responsabilità delle opportunità di crescita delle entrate e della gestione dei rischi.

Un’accurata pianificazione dei flussi di cassa delle NA costituisce la base per la pianificazione del flusso di cassa delle PSA. Queste pianificazioni possono essere consolidate dal GSC e trasmesse alle PSA come input per la loro pianificazione del flusso di cassa.

Le PSA trasferiscono i sussidi in un periodo stabilito tenendo in conto tutti i programmi che possono sostenere. L’accuratezza della pianificazione del flusso di cassa ottimizza il bilancio tra cassa e investimenti.

Le NA garantiscono che le richieste di sussidio siano inoltrate solo quando i bilanci di cassa raggiungono un livello minimo stabilito. Queste richieste devono soddisfare solo i requisiti dell’anno in corso e l’ammontare dei sussidi non richiesti comportano una riduzione dei sussidi richiesti dalle PSA.

La PSA garantisce che i sussidi siano trasferiti entro i tempi stabiliti.

4.8. Una buona comunicazione favorisce una crescita costante della raccolta fondi Sono già in atto, nelle NA, processi per fornire informazioni standard, report e informazioni specifiche su richieste dei donatori, e per sostenere le visite da parte delle PSA e dei donatori stessi. L’attenzione si concentra su informazioni tempestive e precise e su buoni standard qualitativi a sostegno delle attività di raccolta fondi nelle associazioni di promozione e supporto.

Le informazioni normalmente richieste per la raccolta fondi riguardano programmi nuovi ed esistenti e comprendono: o Informazioni di base sul paese, l’NA e i suoi programmi o Report basati sui progressi raggiunti, e rapporti finanziari sull’NA e i suoi programmi o Storie di interesse umano sulla crescita del bambino, della famiglia e della comunità, il

benessere dei bambini e l’impatto di SOS o Pianificazione degli eventi più importanti (come aperture, anniversari, etc.) o Foto e video di storie di successo, vita quotidiana e sviluppi dei programmi

Lo scopo delle visite alle PSA è quella di rafforzare la relazione con il donatore e di fornire opportunità di apprendimento ai rappresentanti PSA. Le NA favoriscono queste visite concentrandosi sulla presentazione del programma di lavoro e sul benessere dei bambini nel paese. Il GSC coordina la programmazione di queste visite per bilanciare il numero di visite ricevuta da ogni associazione nazionale.

4.9. Un approccio amichevole, accattivante ed efficiente all’adozione a distanza (sponsorizzazione)

Agli sponsor e a chi fa donazioni regolari viene fornito un servizio amichevole e accattivante, al fine di costruire relazioni durature. Tutte le associazioni che ricevono o raccolgono adozioni internazionali seguono processi e sistemi standardizzati, sono volti a garantire l’efficiente scambio di informazioni.

Sono utilizzati sistemi di sponsorizzazione personalizzati e accattivanti, che utilizzano processi e strumenti standard per raggiungere l’efficienza dei costi.

La forte collaborazione all’interno dell’organizzazione assicura servizi omogenei. Le informazioni e le esperienze sono condivise liberamente tra le associazioni per favorire una

continua crescita dell’adozione a distanza. Il servizio internazionale a favore dei donatori presso il GSC coordina lo scambio di informazioni

e la gestione delle adozioni internazionali.



5. Terminologia Affidabilità: significa che l’organizzazione è ritenuta affidabile dal nostro gruppo di riferimento, dai donatori che ci finanziano, dai governi che forniscono la cornice legale e dalle comunità nelle quali lavoriamo. Corruzione: è definita come atto che coinvolge l’abuso della posizione o dell’autorità al fine di perseguire i propri interessi personali o gli interessi di un’altra persona o entità. È incluso l’abuso di potere per vantaggio personale. (Economico e/o non economico). Buona gestione: garantisce che l’affidabilità verso i donatori e i bambini sia attuata in maniera efficiente ed efficace. Le risorse e le responsabilità sono gestite in modo da portare vantaggio all’organizzazione stessa. I compiti, i processi e altri aspetti del lavoro sono efficienti, e hanno come obiettivo l’equilibrio ottimale tra costi, qualità, quantità e velocità. Il lavoro dell’ organizzazione è efficiente, con un forte impatto sul nostro gruppo di riferimento – i bambini. Associazioni nazionali economicamente indipendenti: non ricevono sussidi da PSA per i costi di gestione, ricevono meno del 10% dei loro costi di gestione dalle adozioni internazionali e non forniscono contributi economici alle NA nel mondo. Dopo tre anni consecutivi di autosufficienza finanziaria gli obblighi ulteriori definiti dallo standard 4 non sono più applicabili per queste associazioni. Frode: significa uso disonesto delle risorse organizzative, uso improprio della propria influenza o dell’informazione. Comunicazione della raccolta fondi: Tempestiva, accurata e di buona qualità, volta a sostenere le attività di raccolta fondi. INGO: Organizzazione Non Governativa Internazionale Adozione a distanza (sponsorizzazione): Donazioni regolari da parte di singoli donatori che sostengono un bambino specifico, programmi o progetti di costruzione. Le donazioni sono fornite dalle PSA alle NA secondo dei requisiti stabiliti, come un contributo continuo a specifiche attività. I consigli delle PSA controllano la loro situazione e il loro utilizzo. Finanziamenti istituzionali: Finanziamenti da parte di istituti pubblici e fondazioni filantropiche. Comunità locale: L’interlocutore chiave nell’area geografica nella quale si realizzano i programmi. Include le organizzazioni su base comunitaria, le ONG, le organizzazioni religiose, le organizzazioni civili, etc. Associazione Affiliata: PSA, NA o un’associazione economicamente indipendente, membro della federazione di SOS Villaggi dei Bambini Internazionale. Associazione Nazionale (NA): associazione che riceve sussidi dalle PSA o più del 10% dei costi di gestione da adozioni internazionali. Agenzie di Promozione e Supporto (PSA): associazione che fa contributi economici alle NA nel mondo. Sussidi delle Agenzie di Promozione e Supporto (Sussidi PSA): Un sussidio può essere fornito da una PSA a una NA come contributo ai costi di gestione di un programma, ai costi di un progetto di costruzione o altri costi. Un sussidio copre aree specifiche del lavoro per un periodo definito di tempo e si ottiene attraverso report e altri requisiti generalmente approvati dal consiglio di una PSA (Questo tipo di finanziamento era formalmente chiamato “sussidio internazionale”, ma ha cambiato nome per rendere più chiari gli obblighi tra NA e PSA). Finanziamenti PSA: L’ammontare totale dei finanziamenti forniti attraverso le PSA e le adozioni internazionali (Questo tipo di finanziamento era inizialmente chiamato “ finanziamenti internazionali”).

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STANDARDS QUALITATIVI DI BUONA GESTIONE E …intranet.sosvillaggideibambini.org/wp-content/uploads/2012/05/... · SOS Villaggi dei Bambini Internazionale è la federazione che definisce