Upload
truongdang
View
245
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user i
STANDARISASI SISTEM PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG DALAM GUDANG UNTUK PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI
GUDANG PADA PT.SAPROTAN BENIH UTAMA SRAGEN
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi Syarat-syarat Mencapai Sebutan Ahli Madya Manajemen Industri
Oleh :
MAULANA HILMAN AZHARI
F3508032
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN INDUSTRI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user iv
MOTO DAN PERSEMBAHAN MOTTO :
- Waktu adalah pedang. Gunakan pedangmu dengan baik (hal yang
bermanfaat). Jika tidak, maka pedang itu akan membunuhmu.
- Reason will only make the lazy you.
- Hidup adalah sebuah tantangan, maka hadapilah. Hidup adalah sebuah
lagu, maka nyanyikanlah. Hidup adalah sebuah mimpi,maka sadarilah.
Hidup adalah sebuah permainan, maka mainkanlah. Hidup adalah cinta,
maka nikmatilah.
- Gemarlah menolong orang dengan niatan ikhlas. InsyaAlloh, Alloh akan
membalas dengan sebaik-baiknya balasan, walaupun tidak harus melalui
orang yang kamu tolong.
Penulis Persembahkan untuk :
1. Bapak dan Ibu tercinta.
2. Adek- adek ku tercinta.
3. Saudara-saudara ku tercinta.
4. Teman hidup ku tercinta
5. Sahabat-sahabat ku tercinta
6. Teman – teman MI 2008
7. Almamaterku
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user v
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah
memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir ini dengan judul “Standarisasi Sistem Penerimaan dan
Pengeluaran Barang Dalam Gudang Untuk Peningkatan Efektivitas dan
Efisiensi Gudang Pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen” dengan
lancar.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada
semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini,
khususnya kepada :
1. Alloh SWT yang telah memberikan segalanya bagi saya.
2. Bapak Dr. Wisnu Untoro, M.S selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. Santosa Tri Hananto, M.Si, AK selaku ketua Program
Diploma Universitas Sebelas Maret.
4. Ibu Sinto Sunaryo, S.E, M.Si selaku ketua Program Studi Diploma 3
Manajemen Industri Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Bapak Drs. Heru Agustanto, M.E selaku dosen pembimbing dengan
penuh kesabaran bersedia membimbing, mengarahkan dan memberi
saran selama penyusunan tugas akhir sehingga terselesaikan dengan
baik.
6. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret
Surakarta, semoga ilmu yang didapat penulis menjadi berkah dan
bermanfaat untuk hidup dan masa depan.
7. Segenap karyawan PT. Saprotan Benih Utama yang telah meluangkan
waktu, memberi data dan informasi bagi penulis.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user vi
8. Ayahanda dan ibunda tercinta yang dengan sabar memberikan
dorongan moral, semangat dan doanya serta dukungan materi yang
sangat berarti.
9. Adek-adek tercinta (Dyan dan Maya), dan sepupu tercinta (Dek Fia,
Mbak Erma, dan Mas Tomo) terimakasih atas support dan doanya.
10. Nova Dwi Astuti yang telah membantu memberikan semangat dalam
menyelesaikan kuliah dan penulisan tugas akhir ini.
11. Teman-teman muda-mudi kelompok di Masjid Sabilarrosyad dan Masjid
Ponolowen, terima kasih atas semua doanya
11. Sahabat-sahabat terbaik seperti : Anang, Hendy, Emon, Rusydi, Muhar
dan Novada (semoga kita menjadi orang sukses......amien)
12. Teman–temanku D3 Manajemen Industri angkatan 2008, terima kasih
atas dukungannya.
13. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu namun telah
banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
Penulis menyadari bahwa dalam pengungkapan, penyajian serta
pemilihan kata maupun pembahasan Tugas Akhir masih jauh dari sempurna
karena keterbatasan waktu dan kemampuan yang dimiliki penulis. Oleh
karena itu dengan penuh kerendahan hati penulis mengharapkan segala
bentuk pengarahan dari semua pihak untuk perbaikan Tugas Akhir ini.
Meskipun demikian semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi
pembaca dan mahasiswa Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta, 30 Julii 2011
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user vii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i
ABSTRAK .................................................................................................... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ....................................................................... iv
HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................ v
MOTTO & PERSEMBAHAN ....................................................................... vi
KATA PENGANTAR ................................................................................... vii
DAFTAR ISI ................................................................................................. ix
DAFTAR TABEL ......................................................................................... xii
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... xiii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xiv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah .......................................................... 1
B. Rumusan Masalah ................................................................... 3
C. Tujuan Penelitian ..................................................................... 4
D. Manfaat Penelitian ................................................................... 4
E. Metode Penelitian…….............................................................. 5
F. Kerangka Pemikiran................................................................. 7
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user viii
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Pustaka ...................................................................... 8
1. PengertianManajemen………………………………………. 8
2. Pengertian Perencanaan ….……………………………….... 9
3. Pengertian Pengorganisasian……………………………… .9
4. Pengertian Penyusunan Personalia………………………. 10
5. Pengertian Pengarahan…...…………………………………. 11
6. Pengertian Pengawasan…………………………………….. 11
7. Pengertian Diagram Alir ..…………………………………… 11
8. Pengertian Pergudangan……………………..……………... 13
9. Macam-Macam Gudang……………………………………… 14
10. Jenis-Jenis Gudang ...……………………………………….. 15
11. Tugas-Tugas Pergudangan ………………………………... 16
12. Fungsi Pergudangan ………………………………………… 17
13. Pengertian Efektifitas dan Efisiensi……………………….. 17
14. Pengertian Efektifitas dan Efisiensi Gudang…………….. 18
BAB III PEMBAHASAN
A. Deskripsi Umum Objek Penelitian ......................................... 20
1. Sejarah Perusahaan………………………………………….. 20
2. Tujuan, Visi, dan Misi Perusahaan………………………… 23
3. Struktur Organisasi…………………………………………... 24
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user ix
4. Personalia……………………………………………………… 32
B. Laporan Magang Kerja ........................................................... 39
1. Kegiatan Magang Kerja ...................................................... 40
C. Pembahasan ............................................................................ 40
1. Fungsi Gudang………………………………………………... 40
2. Sistem Operasional Gudang ……………………………….. 42
3. Keterkaitan Antara Standarisasi Sistem Operasional
Gudang Dengan Efektifitas dan Efisiensi Fungsi
Gudang………………………………………………………….. 54
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan .............................................................................. 56
B. Saran ........................................................................................ 57
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user x
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1. Jumlah Karyawan .......................................................................32
Tabel 3.2. Jam Kerja Karyawan Bagian Kantor PT. Saprotan Benih Utama …………..........................................33 Tabel 3.3. Jam Kerja Karyawan Bagian Produksi
PT. Saprotan Benih Utama ........................................................33 Tabel 3.4. Varietas Benih Padi yang diproduksi
PT. Saprotan Benih Utama……………………….........................34 Tabel 3.5. Alat Bantu Pergudangan dan Produksi PT. Saprotan Benih Utama .........................................................39 Tabel 3.6. Aktivitas yang Dilakukan Selama Magang Kerja di PT. Saprotan Benih Utama ….....................................................40 Tabel 3.7. Kapasitas Gudang PT. Saprotan Benih Utama….……….……..42
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Kerangka Pemikiran ............................................................. 7
Gambar 2.2. Struktur Organisasi PT. Saprotan Benih Utama ...................24
Gambar 2.3 Alur Proses Produksi PT. Saprotan Benih Utama.................37 Gambar 2.4 Denah Gudang PT. Saprotan Benih Utama...........................41 Gambar 2.5 Alur Proses Penerimaan Calon Benih ke Gudang………….44 Gambar 2.6 Usulan Alur Proses Penerimaan Calon Benih ke Gudang…45 Gambar 2.7 Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih
Utama (Distributor yang Telah Terdaftar)........……………….48 Gambar 2.8 Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih
Utama (Distributor yang Belum Terdaftar)……………………49 Gambar 2.9 Usulan Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan
Benih Utama (Distributor yang Telah Terdaftar)……………..51 Gambar 2.10 Usulan Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan
Benih Utama (Distributor yang Belum Terdaftar).……………53
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Keaslian Tugas Akhir
Lampiran 2. Surat Keterangan Magang
Lampiran 3. Blangko Nilai Magang Dari Perusahaan
Lampiran 4. Produk Benih Padi PT. Saprotan Benih Utama Varietas Pepe
Lampiran 5. Pallet Sebagai Tempat Menyimpan Karung Benih
Lampiran 6. Hand Pallet dan Truk Sebagai Alat Bantu Angkut
Lampiran 7. Tumpukan Karung Benih Padi Dalam Gudang Varietas Ciherang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
ABSTRACT
STANDARISASI SISTEM PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG DALAM GUDANG UNTUK PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN
EFISIENSI GUDANG PADA PT. SAPROTAN BENIH UTAMA SRAGEN
Oleh:
Maulana Hilman Azhari
Nim : F3508032
Growth [of] business world in Indonesia from time to time progressively kompetitif. Though in fact the condition of Indonesia economics in general not yet shown the existence of repair and improvement which signifikan, but non meaning happened [by] the condition which remain to in the world of business. Each;Every out for company always can stay in current of business emulation, particularly again to local company.
This research aim to to know the effectivity and warehouse efficiency seenly [is] system of revenue and expenditure [of] goods in warehouse [of] [at] PT. Saprotan Benih Utama started from standard consignment of goods system to warehouse, cash disbursement system of finish goods from warehouse to distributor or [cutomer/ client] which have been enlisted, and cash disbursement system of finish goods from warehouse to distributor or [cutomer/ client] which [is] not enlisted.
Result of this research indicate that the storey;level of effectiveness and warehouse efficiency [of] [at] PT. Saprotan Benih Utama not yet can be told [by] a goodness. This matter because of not yet terstandarisasinya of system of revenue and expenditure [of] goods in warehouse, so that [is] often met [by] the current process go out to enter the sloppy goods.
To increase effectivity and warehouse efficiency, PT. Saprotan Benih Utama make the standard of revenue and expenditure [of] goods in warehouse to avoid the ketidakrapian and prevent the happening of time dismissal in searching goods to be [released] from warehouse [of] because lack of accuration in depository arrangement
Keyword: goods, effectivity, efficiency, warehouse, acceptance, expenditure, standardization
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
ABSTRAK
STANDARISASI SISTEM PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG DALAM GUDANG UNTUK PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN
EFISIENSI GUDANG PADA PT. SAPROTAN BENIH UTAMA SRAGEN
Oleh:
Maulana Hilman Azhari
Nim : F3508032
Perkembangan dunia bisnis di Indonesia dari waktu ke waktu semakin kompetitif. Meskipun sebenarnya kondisi perekonomian Indonesia secara umum belum menunjukkan adanya perbaikan dan peningkatan yang signifikan, namun bukan berarti terjadi kondisi yang tetap dalam dunia bisnis. Setiap perusahaan selalu berusaha untuk dapat bertahan dalam arus persaingan bisnis, terlebih lagi bagi perusahaan lokal.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektifitas dan efisiensi gudang dengan melihat sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam gudang pada PT. Saprotan Benih Utama yang dimulai dari sistem penerimaan barang baku ke gudang, sistem pengeluaran finish goods dari gudang ke distributor atau pelanggan yang telah terdaftar, dan sistem pengeluaran finish goods dari gudang ke distributor atau pelanggan yang tidak terdaftar.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa tingkat keefektifan dan keefisiensian gudang pada PT. Saprotan Benih Utama belum bisa dikatakan baik. Hal ini dikarenakan belum terstandarisasinya sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam gudang, sehingga sering dijumpai proses arus keluar masuk barang yang tidak rapi.
Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi gudang, PT. Saprotan Benih Utama membuat standar penerimaan dan pengeluaran barang dalam gudang untuk menghindari ketidakrapian dan mencegah terjadinya pembuangan waktu dalam mencari barang yang akan dikeluarkan dari gudang karena kurangnya kerapian dalam pengaturan penyimpanan.
Kata Kunci: barang, efektifitas, efisiensi, gudang, penerimaan, pengeluaran, standarisasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan dunia bisnis di Indonesia dari waktu ke waktu
semakin kompetitif. Meskipun sebenarnya kondisi perekonomian
Indonesia secara umum belum menunjukkan adanya perbaikan dan
peningkatan yang signifikan, namun bukan berarti terjadi kondisi yang
tetap dalam dunia bisnis. Setiap perusahaan selalu berusaha untuk dapat
bertahan dalam arus persaingan bisnis, terlebih lagi bagi perusahaan
lokal. Karena dengan semakin banyaknya perusahaan asing yang
berpartisipasi ke peta persaingan bisnis di Indonesia, maka diperlukan
berbagai perbaikan kualitas dari dalam perusahaan untuk dapat bersaing
secara wajar. Selain harus dapat menghasilkan out-put (baik barang atau
jasa) yang berkualitas serta dapat diserap dengan baik oleh para calon
konsumen, perusahaan juga harus dapat melaksanakan proses
pelayanan secara terkendali serta terarah sesuai dengan visi dan misi
perusahaan tersebut. Hal ini dilakukan untuk mencapai tingkat efektivitas
dan efisiensi operasi yang diinginkan.
Dengan adanya tingkat persaingan tinggi, membuat perusahaan
harus bekerja keras untuk mampu menjadi leader (pemimpin pasar) pada
jenis usaha yang digelutinya. Berbagai usaha harus dilakukan oleh
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
perusahaan, salah satunya dibidang penyimpanan. Dimana proses
penyimpanan harus diatur seefisien dan seefektif mungkin.
Pergudangan merupakan bagian integral dari sistem logistic yang
berperan penting dalam melayani pelanggan dengan biaya seminimal
mungkin. Selain itu juga merupakan jaringan primer diantara produsen
dan pelanggan yang digunakan untuk menyimpan persediaan selama
seluruh bagian proses logistik berjalan.(Sarwoto, 2010:1)
Mekanisme sistem pengelolaan suatu perusahaan dapat terlaksana
apabila dalam perusahaan memiliki sistem yang ditetapkan. Sistem yang
ditetapkan atau telah distandarisasi akan lebih dapat mengatur seluruh
kegiatan yang dilakukan antar unit kerja dengan baik. Bagian gudang
sebagai salah satu bagian penting dari perusahaan juga tidak lepas
dengan adanya sistem yang mengatur jalannya segala aktivitas
operasional gudang agar tertata rapi. Dalam pengelolaan persediaan
bahan atau barang di perusahaan tidak dapat diberlakukan sistem seperti
mengelola persediaan bahan atau barang dalam rumah tangga.
Departemen Gudang pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen
merupakan salah satu departemen yang telah melaksanakan sistem
operasional pergudangan terahadap semua aktivitas pergudangan. Akan
tetapi, dalam penanganan keluar masuk barang di dalam gudang masih
belum memiliki sistem yang ditetapkan. Dengan demikian, proses arus
barang menjadi tidak tertata rapi. Pihak manajemen perusahaan
menyadari bahwa sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
gudang memang masih belum dapat ditetapkan karena PT. Saprotan
Benih Utama Sragen memproduksi barang yang mengandalkan cuaca,
akan tetapi pengendalian secara langsung sangat diperlukan oleh
perusahaan untuk mengatur jalannya proses operasional gudang.
Untuk membahas mengenai masalah diatas agar dapat
menghasilkan komitmen terhadap sistem penerimaan dan pengeluaran
barang dan fungsi gudang maka penulis mengambil judul: “Standarisasi
Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Barang Dalam Gudang Untuk
Peningkatan Efektifitas dan Efisiensi Gudang pada Bagian Gudang
PT. Saprotan Benih Utama Sragen”
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka rumusan
penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana penerapan fungsi gudang pada PT. Saprotan Benih
Utama Sragen?
2. Bagaimana sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam
gudang pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen?
3. Apakah sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam
gudang yang baik dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi
gudang pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen?
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
C. Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui penerapan fungsi gudang pada PT. Saprotan
Benih Utama Sragen.
2. Untuk mengetahui sistem penerimaan dan pengeluaran barang
pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen.
3. Mengetahui peranan sistem penerimaan dan pengeluaran barang
dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi gudang pada PT.
Saprotan Benih Utama Sragen.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Perusahaan
Menjadi bahan bagi perusahaan dalam rangka penentuan
kebijakan mengenai pengelolaan gudang dalam perusahaan.
2. Bagi Peneliti
a. Menambah wawasan dan menerapkan ilmu yang diperoleh
selama perkuliahan serta dapat memberikan pengetahuan dan
pemahaman mengenai sistem penerimaan dan pengeluaran
barang pada gudang.
b. Memperoleh gambaran langsung mengenai dunia kerja nyata
dari perusahaan yang diteliti.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
3. Bagi Pihak Lain
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat
mengenai penelitian-penelitian sistem penerimaan dan pengeluaran
barang dalam gudang pada masa yang akan datang.
E. Metode Penelitian
1. Desain Penelitian
Desain penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah
penelitian deskriptif mengenai sistem penerimaan dan pengeluaran
barang dalam gudang pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen.
2. Obyek Penelitian
Penelitian ini dilakukan di PT. Saprotan Benih Utama, yang
beralamat di Jalan Raya Solo-Sragen Km.17/4 Karangmalang,
Masaran, Sragen.
3. Sumber Data
a. Data Primer
Menurut Kuncoro (2009, 127), data primer yaitu data yang
diperoleh dengan survei lapangan yang menggunakan semua
metode pengumpulan data original. Dalam penelitian ini data
didapatkan melalui pengamatan dan wawancara langsung
kepada petugas gudang PT. Saprotan Benih Utama Sragen.
b. Data Sekunder
Menurut Kuncoro (2009: 127), data sekunder yaitu data yang
telah dikumpulkan oleh lembaga pengumpul data dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
dipublikasikan kepada masyarakat pengguna data. Data
sekunder yang di gunakan berupa :
1). Tata letak dan ruang lingkup.
2). Sejarah perusahaan.
3). Struktur organisasi.
4). Alur proses produksi perusahaan.
5). Kapasitas gudang perusahaan.
Dalam penelitian ini, peneliti menggunaka data primer dan data
sekunder sebagai sumber data penelitian.
4. Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara
Pengambilan data penelitian yang dilakukan dengan bertanya
secara langsung kepada sumber data. Wawancara dilakukan
kepada Manager Processing dan Manajer Pergudangan PT.
Saprotan Benih Utama Sragen.
b. Observasi
Teknik pengumpulan data dengan mengamati obyek secara
langsung di lokasi pengamatan sehingga mengetahui secara
langsung obyek yang diamati.
c. Studi Pustaka
Pengumpulan data yang diperoleh dari catatan, laporan,
dokumen, serta tulisan ilmiah dari sumber-sumber lain yang
sekiranya dapat dipergunakan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
F. Kerangka Pemikiran
Gambar 2.1 Kerangka Pemikiran
Permasalahan yang terjadi adalah dalam penanganan keluar
masuk barang di dalam gudang perusahaan masih belum memiliki system
yang ditetapkan. Dengan demikian, proses arus barang menjadi tidak
tertata rapi. Oleh karena itu, penetapan standarisasi sistem penerimaan
dan pengeluaran barang dalam gudang perusahaan perlu dilakukan guna
mengatasi ketidak efektifan dan ketidak efisiensien fungsi gudang. Dalam
peningkatan efektifitas dan efisiensi gudang, tingkat kedisiplinan
pengawasan gudang juga perlu dilakukan agar semua proses
penyimpanan dan pengeluaran berjalan rapi. Apabila kedua hal ini
terwujud, maka masalah mengenai efisiensi dan efektifitas gudang dapat
terselesaikan.
Standarisasi Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Barang Gudang
Administrasi Operasional Gudang
Efektifitas dan Efisiensi Gudang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
G. Manajemen
Menurut Hani Handoko (2008: 9) manajemen merupakan
pencapaian tujuan-tujuan organisasi yang telah ditetapkan (stated
goal). Ini mengandung arti bahwa para manajer organisasi apapun
berupaya untuk mencapai berbagai hasil akhir spesifik. Hasil-hasil
akhir ini tentu saja unik bagi masing-masing organisasi.
Bagaimanapun juga, apapun tujuan yang telah ditetapkan organisasi
tertentu, manajemen merupakan proses dengan mana tujuan-tujuan
dicapai.
Sedangkan Mary Parker Follet mendefinisikan manajemen
sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini
berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan
mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Ricky W. Griffin (2004: 7) mendefinisikan manajemen sebagai
sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian,
dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals)
secara efektif dan efesien.
Atas dasar uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya
manajemen dapat didefinisikan sebagai bekerja dengan orang-orang
untuk menentukan, menginterpretasikan, dan mencapai tujuan-
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan
(planning), pengorganisasian (organizing), penyusunan personalia
atau kepegawaian (staffing), pengarahan dan kepemimpinan
(leading), dan pengawasan (contolling).
Menurut Hani Handoko (2008: 23) terdapat 5 (lima) fungsi penting
dalam manajemen, yaitu:
1. Perencanaan (planning)
Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan
tujuan-tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan,
proyek, program, prosedur, metoda, sistem, anggaran, dan standar
yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan (Handoko, 2008: 23).
Dengan perencanaan, PT. Saprotan Benih Utama dapat
memperoleh dan mengikat sumberdaya-sumberdaya yang
deiperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Kemajuan
perusahaan pun dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga
tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak
memuaskan.
2. Pengorganisasian (organizing)
Pengorganisasian (organizing) adalah penetuan sumber
daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan organisasi, perancangan dan pengembangan
suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat “membawa”
hal-hal tesebut ke arah tujuan, penugasan tanggung jawab tertentu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
dan kemudian pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada
individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya (Handoko,
2008: 24).
Perusahaan membuat struktur organisasi yang berfungsi
sebagai pembagian wewenang agar pekerjaan dapat diselesaikan
secara bersama-sama. Hal ini dibuat untuk mencapai tujuan
perusahaan dengan baik.
3. Peyusunan Personalia (staffing)
Penyusunan personalia (staffing) adalah penarikan
(recruitment), latihan dan pengembangan, serta penempatan dan
pemberian orientasi para karyawan dalam lingkungan kerja yang
menguntungkan dan produktif (Handoko, 2008: 24).
Dalam pelaksanaan fungsi ini di PT. Saprotan Benih Utama,
manajemen menentukan persyaratan-persyaratan mental, fisik, dan
emosional untuk posisi-posisi jabatan yang ada melalui analisa
jabatan, deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan dan kemudian
menarik karyawan yang diperlukan dengan karakteristik-
karakteristik personalia tertentu, seperti keahlian, pendidikan, umur,
latihan, dan pengalaman. Fungsi ini mencakup kegiatan-kegiatan
seperti pembuatan sistem penggajian untuk pelaksanaan kerja
yang efektif; penilaian karyawan untuk promosi, transfer, atau
bahkan demosi atau pemecatan, serta latihan pengembangan
karyawan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
4. Pengarahan (leading)
Pengarahan (leading) merupakan fungsi untuk membuat
atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan,
dan harus mereka lakukan (Handoko, 2008: 25).
Perusahaan mempunya visi dan misi sebagai acuan untuk
menjadi perusahaan maju. Hal ini mendorong perusahaan untuk
membuat peraturan kepada karyawan, guna mengatur kinerja
karyawan untuk menjadi lebih baik.
5. Pengawasan (controlling)
Semua fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi
pengawasan (controlling), atau sekarang banyak digunakan istilah
pengendalian. Pengawasan (controlling) adalah penemuan dan
penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana
telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan (Handoko,
2008: 25).
Dengan pengawasan, perusahaan mengatur jalannya
rencana yang telah dibuat oleh perusahaan melalui aturan-aturan
yang telah dibuat oleh perusahaan, agar semua proses pekerjaan
dapat terlaksana dengan baik.
G. Diagram Alir (Flowchart)
Didalam pemrograman sangat dikenal dengan diagram alir
(flowchart). DiagramAlir (Flowchart) digunakan untuk membantu
analis dan programmer untuk memecahkan masalah dalam
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
pemrograman. Diagram Alir (Flowchart) adalah gambaran secara
grafik yang terdiri dari simbol-simbol dari algoritma-algoritma dalam
suatu program, yang menyatakan arah dari alur program (Ernie,
2009).
Berikut ini merupakan simbol-simbol yang digunakan untuk
menggambarkan diagram alir (flowchart):
Sumber: http://ndoware.com/diagram-alir-flowchart.html
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
H. Pergudangan
Pergudangan merupakan bagian integral dari system logistic yang
berperan penting dalam melayani pelanggan dengan biaya
seminimal mungkin. Selain itu juga merupakan jaringan primer
diantara produsen dan pelanggan yang digunakan untuk menyimpan
persediaan selama seluruh bagian proses logistic berjalan (Sarwoto,
2010: 1).
Pergudangan diperlukan dalam rangka:
1. Mencapai transportasi yang ekonomis
2. Mencapai produksi yang ekonomis
3. Mendapat keuntungan dari diskon pembelian dengan kuantitas
banyak dan pembelian duluan.
4. Memelihara sumber persediaan.
5. Mendukung kebijakan pelayanan pelanggan perusahaan.
6. Mengantisipasi kondisi perubahan pasar (musiman, fluktuasi
permintaan, dan kompetisi).
7. Mengatasi perbedaan ruang dan waktu yang berada diantara
produsen dan konsumen.
8. Menetapkan setidak-tidaknya biaya total logistic seimbang
dengan tingkat pelayanan pelanggan yang diinginkan.
9. Mendukung program just in time dari supplier dan pelanggan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
I. Macam-Macam Gudang
Seiring dengan perkembangan dunia usaha yang menuntut adanya
optimalisasi penggunaan gudang, maka macam-macam gudang
yang sering dijumpai di dunia kerja nyata adalah sebagai berikut
(Widjaja Tunggal, 2009: 49):
1. Gudang Campuran (mixing warehouse)
Produk campuran melibatkan banyak lokasi pabrik (pabrik A, B,
dan C) yang mengirimkan produk (produk A, B, dan C) ke gudang
pusat dengan jumlah yang banyak, dimana pesanan pelanggan
sifatnya bervariasi dan digabungkan saat dikirim.
2. Gudang Breakbulk (breakbulk warehouse)
Adalah fasilitas yang menerima pengiriman produk dengan jumlah
banyak dari pabrik. Bebrapa pesanan pelanggan digabungkan ke
dalam pengiriman tunggal dari pabrik menuju gudang breakbulk
kemudian pesanan akan dibagi atau dibuat menjadi pengiriman
LTL (Least Than Truckload/kurang dari muatan gudang) yang
lebih kecil jumlahnya, dan dikirim ke pelanggan yang letaknya
dekatdengan gudang.
3. Gudang Konsolidasi (consolidation warehouse)
Pesanan skala kecil dari sejumlah supplier dikirimkan ke gudang
konsolidasi yang dekat dengan supplier sehingga LTL dapat
digunakan bila perlu dalam jumlah sedikit dan sisanya digunakan
untuk waktu jangka panjang dari gudang ke perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
J. Jenis-Jenis Gudang
Konsep gudang dalam dunia industri sangatlah berbeda dengan
konsep gudang pada keseharian dalam rumah tangga yang sering
kita ketahui. Seringkali kita mengasumsikan bahwa gudang adalah
merupakan ruangan, dimana ruangan itu digunakan untuk
menyimpan barang (Sarwoto, 2010: 3). Asumsi ini tidak selamanya
benar, berikut jenis-jenis gudang dalam dunia industri.
Terdapat 6 (enam) jenis gudang yang biasa digunakan, yaitu:
1. Gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik
(General merchandise warehouses for manufactured goods).
2. Gudang untuk penyimpanan yang bersifat dingin (Refrigrated or
cold storage warehouse).
3. Gudang dengan bea atau pajak (bonded warehouse).
4. Gudang barang-barang rumah tangga (household goods
warehouse). Dalam kategori pergudangan ini terdapat beberapa
alternative penyimpanan:
a. Konsep penyimpanan terbuka
b. Ruang pribadi atau kubah penyimpanan
c. Penyimpanan dalam wadah
5. Gudang komoditas khusus (special commodity warehouses).
6. Gudang penyimpanan barang penting (bulk storage
warehouses).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
K. Tugas-Tugas Pergudangan
Pergudangan dalam perusahaan bukan hanya sekedar sebagai
tempat penyimpanan saja. Secara garis besar, pergudangan
memiliki fungsi sebagai berikut (Sarwoto, 2010: 4):
1. Menerima, menyimpan
2. Masukan pesanan
3. Pengambilan, penyelengggaraan, pemuatan
4. Cros docking
5. Proses pengembalian, penggantian
6. Packing labeling
7. Pengumpulan, perpaduan, pengisian
8. Promosi
9. Breadbulk dan konsolidasi
10. Transportasi
11. Pelayanan ekspor dan impor
12. Bukti pengiriman
13. Peniruan/pelayanan pelanggan
14. Laporan pelayanan/pengawasan pengangkutan
15. Lokasi
16. Manajemen real estate
17. Jaringan analisis
18. Perkembangan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
L. Fungsi Pergudangan
Terdapat 3 (tiga) fungsi dasar pergudangan, yakni: perpindahan,
penyimpanan, dan transfer informasi (Widjaja Tunggal, 2009: 55).
1. Perpindahan (movement)
Fungsi ini dibagi menjadi beberapa aktivitas, yakni:
a. Penerimaaan (receiving)
b. Transfer atau penyimpanan (transfer or put away)
c. Pengambilan pesanan pelanggan atau penyeleksian
pesanan (customer order picking or order selection)
d. Cross docking
e. Pengiriman (shipping)
2. Penyimpanan (storage)
Fungsi penyimpanan terbagi atas penyimpanan sementara dan
semi permanen.
3. Transfer informasi
Transfer informasi terjadi secara serempak dengan pergerakan
dan fungsi penyimpanan.
M. Efektifitas dan Efisiensi
Ricky W. Griffin (2004: 8) mengemukakan bahwa efektif yaitu
membuat keputusan yang tepat dan mengimplementasikannya
dengan sukses. Sedangkan efisien adalah menggunakan berbagai
sumber daya secara bijaksana dan dengan cara yang hemat biaya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
Efektif merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat
atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan (Handoko, 2008: 7).
Efisien merupakan kemampuan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan dengan benar (Handoko, 2008: 7).
Sedangkan pengertian efisiensi (efficiency) menurut Heizer and
Render (2009: 444), merupakan persentasi dari kapasitas efektif
yang sesungguhnya telah dicapai.
Pendefinisian mengenai efektitivitas maupun efisiensi, olehpara
pakar memang beraneka ragam, tetapi secara substansi memiliki
persamaan. Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan
yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang
telah ditetapkan. Sedangkan efisiensi adalah kemampuan untuk
menyelesaikan sesuatu pekerjaan dengan lancar. Hal ini merupakan
konsep matematik atau merupakan perhitungan rasio antara
keluaran (output) dengan masukan (input).
N. Efektivitas dan Efisiensi Gudang
Gudang seringkali dikonotasikan sebagai tempat yang kotor, dan
tempat menyimpan barang yang sudah tidak digunakan.
Pemahaman seperti itu harus kita hilangkan ketika kita
mendefinisikan gudang dalam perusahaan (Sarwoto. 2009 : 11).
Gudang dalam perusahaan, khususnya perusahaan manufaktur.
Gudang dalam perusahaan manufaktur merupakan terminal untuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
bahan yang akan diproses maupun terminal untuk produk yang
sudah jadi sebelum dikirimkan ke tangan konsumen. Hal inilah yang
melatar belakangi, bahwa gudang harus efektif dan efisien. Makna
dari gudang yang efektif adalah, gudang yang ada harus dapat
meminimalkan kerusakan bahan maupun kerusakan barang akibat
dari adanya penanganan bahan/barang. Jadi keberadaan gudang
merupakan media pendukung dalam menjaga konsistensi kualitas
bahan/barang yang dihasilkan bukan media atau tempat yang dapat
menurunkan kualitas bahan/barang yang dihasilkan dari proses
produksi.
Sedangkan gudang yang efisien adalah selalu dikaitkan dengan
penataan bahan/barang dalam gudang. Gudang dapat dikatakan
efisien apabila, karyawan bagian gudang dapat dengan mudah
menyimpan bahan/barang maupun mengeluarkan bahan/barang.
Gudang yang efisien bukanlah gudang harus berarti rapi, tetapi
harus memperhatikan aspek kemudahan dalam pencarian bahan
atau barang dalam rangka pengecekan, maupun pengambilan
bahan/barang (Sarwoto. 2010 : 12).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
BAB III
PEMBAHASAN
A. Gambaran Objek Penelitian
1. Sejarah Perusahaan
PT. Saprotan Benih Utama berdiri tahun 1999, merupakan
pengembangan atau peningkatan usaha dari CV. Saprotan Utama
yang telah di rintis sejak tahun 1980. Saham perusahaan sebesar
50% dimiliki oleh Ir. Markus Wibowo dan 50% dimiliki oleh dr. Budi
Linggawati. PT. Saprotan Benih Utama telah menjadi salah satu
produsen, importir, dan distributor sarana produksi pertanian di
Indonesia. Merk dagang yang digunakan adalah “Pak Tani” yang
sudah melekat di benak petani.
Sebelum didirikannya CV. Saprotan Utama, perusahaan ini mulai
dirintis oleh Ir. Markus Wibowo yang membuka toko “Sumber Hurip”
pada tahun 1978 di Jalan DI Panjaitan No. 5, Tegal. Lingkup toko
“Sumber Hurip” pada saat itu adalah para petani wilayah Tegal dan
sekitarnya. Kala itu jumlah karyawan toko hanya 1 orang saja.
Kemudian UD Vigor sebagai pengembangan dari toko “Sumber
Hurip” mulai berdiri tahun 1979 untuk mensuplai pestisida dari Bayer
ke PT. Perkebunan Nusantara. UD Vigor beralamatkan di Jalan
Wotgandul Dalam No. 186, Semarang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
Kemudian pada tahun 1980, UD Vigor berganti nama menjadi
CV. Saprotan Utama (SU), sebagai distributor pestisida dari Bayer.
pada tahun 1982, CV. Saprotan Utama menjadi distributor NPK 15-
15-15 BASF untuk wilayah Jawa Tengah dan menjadi satu-satunya
distributor SQM di Indonesia pada tahun 1989.
Pada tahun 1990 CV. Saprotan Utama memperkuat diri sebagai
produsen dan distributor pupuk tembakau Virginia, yang dikelola
perusahaan-perusahaan rokok besar di Indonesia seperti Philipph
Morris, BAT, Djarum, Sadhana Arifnusa (unit produksi Sampoerna),
Trisnoadi, Burley, Na-Oogst, maupun PT. Perkebunan Nusantara.
Melalui PT. Bumindo Fertila Argomakmur (BFA), menjadi distributor
perusahaan-perusahaan pestisida lainnya, misalnya Sygenta, BASF,
FMC, Dupont, Petrokimia Kayaku.
Selain sebagai distributor pupuk import untuk tembakau Virginia,
pada tahun 1994 CV. Saprotan Utama mulai membuat pupuk NPK
Physical Blending untuk perusahaan-perusahaan rokok besar di
Indonesia seperti Philiph Morris, BAT, Djarum, Sadhana Arifnusa
(unit produksi Sampoerna), Trisnoadi, Burley, Na-Oogst, maupun PT.
Perkebunan Nusantara.
Pad tahun 1995, CV. Saprotan Utama mengkokohkan diri
menjadi distributor pupuk import dari Korea. Tahun 1998, CV.
Saprotan Utama dengan memiliki pan granulator sudah berhasil
memproduksi pupuk phosphate butiran sendiri dengan memakai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
bahan dasar lokal yang kemudian digranulasi di unit produksi
Mranggen.
Tahun 1990, CV. Saprotan Utama mulai membentuk unit
produksi benih dengan nama perusahaan PT. Saprotan Benih Utama
(SBU). Perusahaan berhasil memproduksi benih padi dengan
menggunakan bahan dasar lokal yang kemudian diproses oleh
produksi PT. Saprotan Benih Utama, di Jl. Raya Solo-Sragen Km
17,4 Karang Malang-Masaran Sragen. Dengan fasilitas penjemuran
seluas 8000 m2/ 0,8 Ha, gudang penyimpanan, dan mesin pengering
seed. Selain memproduksi benih padi, PT. Saprotan Benih Utama
juga memproduksi benih jagung dan benih karet.
Selama tiga tahun terakhir PT. Saprotan Benih Utama telah
memproduksi benih padi jenis Stock Seed (SS):
· Tahun 2005 : 800 Ton
· Tahun 2006 : 1.400 Ton
· Tahun 2007 : 4.000 Ton
· Tahun 2010 : 10.000 Ton
· Target tahun 2020 : 20.000 Ton
Dan diharapkan lewat PT. Saprotan Benih Utama, di tahun 2012,
CV. Saprotan Utama mampu menyerap 7000 petani mitra kerja
untuk pembenihan padi.
Tahun 2007, CV. Saprotan Utama sudah mendapatkan calon
benih padi dan jagung hibrida. Pengembangan jagung hibrida ini
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
adalah tindakan antisipasi akan kekurangan bahan pangan jagung di
dunia karena sebagian besar suplai jagung dari Amerika Utara,
Amerika Latin, Amerika Selatan dan China digunakan untuk bahan
baku pembuatan Etanol.
Dapat diprediksikan, terbuka kesempatan lagi bagi Indonesia
untuk mengembangkan tanaman jagung. Dalam hal ini akan terkait
dengan kebutuhan benih jagung sekurang-kurangnya meningkat 2
kali lipat.
Sedangkan pada produksi benih karet CV. Saprotan Utama di
Pleihari Kalimantan Selatan seluas 25,5 Ha telah selesai digarap
pada tahun 2007. Karena kenaikan harga minyak dunia, karet alam
lebih kompetitif disbanding karet sintetis, maka CV. Saprotan Utama
pro aktif dalam penyediaan bibit karet untuk men-supply ratusan ribu
hektar perkebunan karet di Kalimantan. Peningkatan penggunaan
karet ala mini terutama untuk memenuhi kebutuhan pasar China dan
India.
2. Tujuan, Visi, dan Misi Perusahaan
a. Tujuan Perusahaan:
Menghasilkan benih padi yang berkualitas dengan waktu
pengiriman yang tepat dan dengan biaya produksi yang
optimal serta bertanggung jawab terhadap lingkungan sekitar.
b. Visi Perusahaan:
Menjadi produsen benih padi swasta terbesar di Indonesia.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
c. Misi Perusahaan:
1). Memproduksi benih padi dengan tingkat produktifitas yang
tinggi.
2). Menghasilkan benih padi dengan harga yang kompetitif.
3). Menghasilkan benih padi dengan kualitas terbaik.
3. Struktur Organisasi
4.
5.
Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. Saprotan Benih Utama
Berdasarkan gambar, struktur organisasi pada PT. Saprotan Benih
Utama dapat dijelaskan sebagai berikut :
Kepala Divisi
R&D
Field Manager
Accounting Manager
Kepala Produksi
KaBag. Gudang
Plant Manager
KaBag. Maintenanc
e
Field Assistant
KaBag. Quality
Acct. Admin
Production Supervisor
Admin.
Quality Inspector
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
a. Kepala Divisi
1). Pimpinan tertinggi PT. Saprotan Benih Utama yang
bertugas memimpin dan bertanggung jawabatas
jalannyakegiatan opersional perusahaan.
2). Memiliki wewenang untuk menentukan kebijakan
perusahaan.
b. Kepala Bagian Pemasaran
1). Mencari pesanan dan melayani pesanan dari pembeli
sampai pesanan dikirim kembali ke pembeli.
2). Memberikan dan mempelajari permintaan dari masing-
masing bagian terutama data dan spesifikasi barang
yang akan dibeli.
c. Kepala Bagian Produksi
1). Melakukan perencanaan dan pengontrolan proses
produksi yang meliputi penjemuran, pembersihan
(cleaning) dan packing.
2). Melakukan perencanaan dan pengontrolan terhadap
kebutuhan tenaga kerja untuk proses produksi.
3). Melakukan perencanaan budget untuk aktifitas yang
berkaitan dengan proses produksi.
4). Melakukan koordinasi terhadap bawahannya mengenai
peraturan perusahaan dan peraturan kerja.
5). Melakukan evaluasi terhadap aktifitas proses produksi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
d. Kepala Bagian Gudang
1). Melakukan perencanaan penataan (lay out) gudang.
2). Melakukan monitoring produk di gudang.
3). Melakukan pengaturan dan pengawasan aktifitas di
gudang.
4). Melakukan pengawasan administrasi data benih dan
raw material.
5). Melakukan pengaturan dan pengawasan semua
dokumen warehouse area .
e. Kepala Bagian Mesin
1). Melakukan perencanaan perawatan mesin-mesin dan
peralatan produksi.
2). Melakukan perencanaan modifikasi dan kebutuhan
teknik yang diperlukan untuk mendukung proses
produksi.
3). Melakukan pembuatan dokumen-dokumen teknik yang
berkaitan dengan proses produksi.
4). Melakukan update atau review dokumen-dokumen
teknik yang berkaitan dengan proses produksi.
5). Membantu Plant Manager dalam menentukan modifikasi
atau pembelian alat atau mesin dari aspek teknik.
6). Melakukan perencanaan tahunan untuk aktifitas Bagian
Maintenance.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
f. Supervisor Proccesing
1). Mengatur tempat pembongkaran hasil panen.
2). Mengatur proses penjemuran, cleaning (blower) dan
packing sesuai koordinasi dari Kepala Bagian Produksi.
3). Mengatur dan mengarahkan Pengawas dan Tenaga
Kerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
4). Melakukan briefing terhadap tenaga kerja harian dan
tenaga kerja harian baru mengenai peraturan
perusahaan dan peraturan kerja.
5). Mengatur pengawas tenaga kerja untuk melakukan
mulung dan adah-adah sesuai dengan kualitas produk
setelah berkoordinasi dengan Kepala Bagian Produksi
dan Quality Control Inspector.
6). Mengarahkan tenaga kerja untuk memasukkan produk
ke dalam gudang (setengah kering atau kering).
7). Mengawasi dan memastikan pengawas dan tenaga
kerja untuk bekerja sesuai dengan jam kerja dan hari
kerja yang sudah ditetapkan.
8). Memperbarui dan membuat instruksi kerja jika ada
perubahan proses produksi dan memberikan training
terhadap tenaga kerja jika ada perubahan instruksi
kerja (instruksi kerja baru).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
9). Melakukan pengaturan tenaga kerja sesuai dengan
kebutuhan operasional.
g. Teknisi
1). Melakukan perbaikan terhadap mesin-mesin dan
peralatan produksi.
2). Melakukan perawatan terhadap mesin-mesin dan
peralatan produksi.
3). Melakukan modifikasi terhadap mesin-mesin dan
peralatan produksi.
4). Melakukan pencatatan setiap aktifitas teknik seperti
perbaikan, perawatan dan modifikasi.
5). Melakukan pencatatan terhadap parameter-parameter
pada mesin-mesin atau peralatan produksi yang
berkaitan dengan aspek teknik.
h. Administrasi Gudang
1). Melakukan penimbangan calon benih padi hasil dari
panen.
2). Monitoring dan pencatatan mutasi proses calon
benih/benih dalam gudang.
3). Melakukan pengaturan dan pengawasan aktivitas
bongkar muat dan dokumen bongkar muat.
4). Melakukan administrasi data benih dan raw material.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
5). Melaporkan persediaan benih dan raw material ke head
office.
6). Melakukan pengaturan dan pengawasan semua
dokumen warehouse area .
i. Pengawas Blower
1). Melakukan pengawasan proses cleaning menggunakan
blower dan proses packing.
2). Membantu Supervisor Produksi melakukan pengaturan
tenaga kerja untuk proses cleaning dan proses packing.
3). Mengarahkan stacking hasil proses cleaning sesuai
dengan yang sudah direncanakan.
4). Melakukan pencatatan proses cleaning pada blower dan
proses packing.
5). Membantu melakukan penimbangan calon benih padi
hasil dari panen.
6). Mengawasi dan memastikan tenaga kerja untuk bekerja
sesuai dengan jam kerja dan hari kerja yang sudah
ditetapkan.
7). Membantu aktifitas kantor untuk pembelian barang
sesuai dengan kebutuhan operasional.
j. Pengawas Jemur
1). Membantu Supervisor Produksi untuk mengarahkan
tempat pembongkaran hasil panen.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
2). Mencari informasi dan mengetahui jumlah setiap hasil
panen.
3). Mengatur tenaga kerja sesuai dengan jumlah produk dan
luas lantai yang akan dipakai untuk penjemuran.
4). Mengawasi tenaga kerja pada aktifitas jemur sesuai
dengan aturan penjemuran produk.
5). Mengatur tenaga kerja untuk melakukan mulung sesuai
dengan jam kerja dan kondisi lingkungan setelah
berkoordinasi dengan Supervisor Produksi.
6). Mengatur tenaga kerja untuk melakukan mulung dan adah-
adah sesuai dengan kualitas produk setelah berkoordinasi
dengan Supervisor Produksi dan Quality Control Inspector.
7). Mengarahkan tenaga kerja untuk memasukkan produk ke
dalam gudang (setengah kering atau kering).
8). Mengawasi dan memastikan tenaga kerja untuk bekerja
sesuai dengan jam kerja dan hari kerja yang sudah
ditetapkan.
k. Operator Vertical Dryer
1). Mengoperasikan mesin Vertical Dryer sesuai fungsi
operasional.
2). Mencatat parameter proses Vertical Dryer.
3). Mengontrol dan mengisi bahan bakar mesin Vertical
Dryer.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
4). Membersihkan area sekitar mesin Vertical Dryer.
5). Mencari informasi calon benih yang akan di proses.
6). Menginformasikan stok bahan bakar kepada Supervisor
processing.
7). Mengoperasikan generator sesuai dengan kebutuhan
proses operasional.
8). Menyiapkan calon benih yang akan diproses pada mesin
Vertical Dryer (varietas, no panen, jumlah kg).
l. Assintant Vertical Dryer
1). Mengoperasikan Vertical Dryer sesuai fungsi
operasional.
2). Mengontrol dan mengisi bahan bakar mesin Vertical
Dryer.
3). Membersihkan area sekitar mesin Vertical Dryer.
4). Mencari informasi calon benih yang akan di proses.
5). Menyiapkan calon benih yang akan diproses pada mesin
Vertical Dryer (varietas, no panen, jumlah kg).
6). Membantu proses loading dan unloading mesin Vertical
Dryer.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
6. Personalia
a. Jumlah Karyawan
Tabel 3.1
Jumlah Karyawan
Karyawan Jumlah Karyawan
Staf Bagian Kantor 13 orang
Karyawan Bagian Produksi 80 orang
Jumlah 93 orang Sumber: PT. Saprotan Benih Utama
b. Tingkat Pendidikan Karyawan
Untuk karyawan, baik pada bagian managerial maupun pada
bagian produksi, ingkat pendidikan sangat diperhatikan.
Adapun tujuannya adalah untuk mendapatkan karyawan
yang benar-benar sesuai dengan pekerjaan yang akan
dilakukan. Tingkat pendidikan karyawan yang ada pada PT.
Saprotan Benih Utama adalah sebagai berikut:
1) SD : 45 orang
2) SLTP : 30 orang
3) SLTA : 5 orang
4) D3 : 8 orang
5) Sarjana : 5 orang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
c. Jam Kerja
Jadwal jam kerja yang dipergunakan oleh PT. Saprotan
Benih Utama
Tabel 3.2
Jam Kerja Karyawan Bagian Kantor PT. Saprotan Benih Utama
Sumber: PT. Saprotan Benih Utama
.
Tabel 3.3
Jam Kerja Karyawan bagian Produksi PT. Saprotan Benih Utama
HARI SHIF JAM KERJA KETERANGAN
Senin s/d Minggu
Shif Pagi
Shif Malam
07.00-17.00 WIB
11.45-13.00 WIB
17.00-07.00
WIB 23.45-01.00
WIB 04.00-05.00
WIB
Istirahat
Istirahat Istirahat
Sumber: PT. Saprotan Benih Utama
HARI JAM KERJA KETERANGAN
Senin s/d Kamis
Jum’at
Sabtu
08.00-16.00 WIB
12.00-13.00 WIB
08.00-16.00 WIB
11.45-13.00 WIB
08.00-13.00 WIB
-
Istirahat
-
Istirahat
Tanpa Istirahat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
d. Varietas Benih Padi
Jenis atau varietas benih padi yang diproduksi PT. Saprotan
Benih Utama beserta tanda pembeda pada karung benih:
Tabel 3.4 Varietas benih padi yang diproduksi PT. Saprotan Benih
Utama VARIETAS WARNA
Mekongga Hijau
IR. 64 Merah
Pepe Kuning
Ciherang Biru
Membramo Ungu
Sumber: PT. Saprotan Benih Utama
e. Alur Proses
Berikut alur proses produksi yang dilakukan oleh PT. Saprotan
Benih Utama:
Keterangan:
1). Kirim Panen
Kirim panen datang dari sawah dikirim oleh karyawan
lapangan.
2). Penimbangan
Setelah barang datang, kemudian barang ditimbang
terlebih dahulu sebelum dilakukan penjemuran.
3). Lantai Jemur
Benih siap dijemur.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
4). Penjemuran 1
Penjemuran 1 dilakukan jika benih basah.
5). Vertical Dryer
Jika benih yang datang dari sawah sudah cukup kering,
benih dapat segera diproses melalui mesin Vertical Dryer.
Kemudian disimpan dalam proses penyimpanan 3.
6). Kering
Benih dapat dikatakan kering apabila kadar air dalam
benih telah mencapai 11%. Jika benih telah mencapai
kadar air 11%, benih dapat langsung disimpan dalam
proses penyimpanan 2. Namun, jika benih yang
dikeringkan belum mencapai kadar air 11%, benih
disimpan terlebih dahulu dalam proses penyimpanan 1.
7). Penyimpanan 1
Penyimpanan 1 dilakukan apabila benih yang dikeringkan
dalam penjemuran 1 belum mencapai kadar air 11%.
8). Penjemuran 2
Penjemuran 2 dilakukan untuk benih yang belum
mencapai kadar air 11%.
9). Penyimpanan 2
Penyimpanan 2 dilakukan untuk benih yang telah
mencapai kadar air 11% dari penjemuran 1 maupun dari
penjemuran 2.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
10). Pembersihan
Benih yang disimpan dalam proses penyimpanan 2, mulai
dibersihkan menggunakan mesin Blower.
11). Penyimpanan 3
Penyimpanan 3 dilakukan untuk benih yang telah
dikeringkan dan dibersihkan melalui mesin Vertical Dryer
maupun mesin Blower.
12). Pengujian
Sebelum benih dikemas, benih diuji terlebih dahulu untuk
mendapatkan sertifikat kelayakan benih dari Balai
Pengawasan dan Sertifikasi Benih (BPSB). Jika benih
layak, benih langsung dikemas. Namun, jika benih tidak
layak untuk dijual, benih langsung di dispose.
13). Dispose
Dispose dilakukan jika benih padi tidak lolos uji. Ciri benih
yang di dispose adalah benih yang setengah isi, benih
tidak isi, dan benih yang belum bersih. Proses dispose ini
biasanya dilakukan dalam bentuk pembakaran atau dijual
ke perusahaan produksi beras.
14). Pengepakan
Benih yang telah lolos uji langsung dikemas.
15). Penyaluran
Benih siap dikirim ke pelanggan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
Tidak
Ya Ya
Sumber: PT. Saprotan Benih Utama
Gambar 2.3
Alur Proses Produksi PT. Saprotan Benih Utama
(1) Kirim Panen
(2) Penimbangan
(3) Lantai jemur
(12) Pengujian
(6) Kering
(4) Penjemuran 1
(5) Vertical Dryer
(13) Dispose
(7) Penyimpanan 1
(14) Pengepakan
(9) Penyimpanan 2
(8) Penjemuran 2
(11) Penyimpanan 3
(10) Pembersihan
(15) Penyaluran
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
f. Daerah Pemasaran
Pemasaran merupakan kegiatan yang penting bagi
kelangsungan suatu perusahaan dalam menyalurkan barang
atau jasa yang dihasilkan. Untuk itu, produsen benih harus
memberikan kepuasan kepada konsumen dengan
menghasilkan benih padi dengan kualitas dan kuantitas yang
tinggi serta menggunakan prinsip 7 tepat dalam
pemasarannya ( tepat waktu, tepat jumlah, tepat jenis, tepat
mutu, tepat harga, tepat tempat, dan tepat pelayanan ).
Pemasaran benih padi pada PT. Saprotan Benih Utama
disalurkan kepada konsumen pada bulan September-
November (masa panen 1 ) dan bulan Februari-Maret ( masa
panen 2 ). Pemasaran benih padi dilakukan melalui distributor.
Distributor akan menyalurkan benih padi ke toko-toko
pertanian. Pengecer membeli benih padi dari toko pertanian
dan menjualnya ke petani atau konsumen.
Daerah pemasaran penyaluran benih padi PT. Saprotan
Benih Utama dilakukan di :
a. Provinsi Jawa Tengah
b. Provinsi Jawa Timur
c. Provinsi Jawa Barat
d. Makasar
e. Lampung
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
g. Alat-alat Bantu Pergudangan dan Produksi
Alat-alat bantu yang digunakan oleh PT. Saprotan Benih
Utama dalam proses pergudangan dan proses produksi benih
padi.
Tabel 3.5 Alat-alat Bantu Pergudangan dan Produksi PT. Saprotan
Benih Utama
NAMA BARANG
FUNGSI JUMLAH KAPASITAS/ITEM
Hand Pallet Mengangkut palet
4 buah 3 Ton
Gerobak Mengangkut karung.
4 buah 3 Ton
Gerobak Sampah
Mengangkut sampah
1 buah -
Truk Sebagai alat transportasi dari sawah ke lantai jemur dan gudang
1 buah 7 Ton
Palet Menyimpan dan mengangkut benih padi
890 buah 3 Ton
Sumber: PT. Saprotan Benih Utama
B. Laporan Magang Kerja
1. Kegiatan Magang Kerja
Mgang kerja dilaksanakan mulai tanggal 28 Januari 2011
sampai dengan tanggal 26 Februari 2011 (Surat Keterangan
Magang Terlampir). Magang kerja dilaksanakan pada bagian
Proses Produksi Pengolahan Benih Padi PT. Saprotan Benih
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
Utama. Tabel 3.4 dibawah ini menyajikan aktivitas yang dilakukan
selama pelaksanaan magang kerja.
Tabel 3.6 Aktivitas yang Dilakukan Selama Pelaksanaan Magang Kerja
Sumber : Laporan Pelaksanaan Magang Kerja Mahasiswa, Tahun 2011
C. Pembahasan
1. Fungsi gudang
Gudang milik PT. Saprotan Benih Utama merupakan gudang
bahan dan gudang barang. Gudang milik PT. Saprotan Benih
Utama ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan sekaligus
sebagai tempat berlangsungnya proses produksi.
Terdapat 5 (lima) gudang yang dimiliki PT. Saprotan Benih
Utama. Perusahaan menargetkan setiap gudang diisi satu varietas
benih padi. Namun, terkadang dua gudang diisi satu varietas benih
No Minggu Ke Aktivitas
1 I ž Daftar ulang magang di Bagian Personalia
ž Observasi lingkungan kerja
ž Penjelasan Job Description
2 II Observasi Lapangan :
ž Observasi ke Bagian Proses Produksi
ž Observasi Sistem Manajemen Pergudangan
Perusahaan
ž Observasi ke gudang penyimpanan.
3 III ž Magang di Bagian pergudangan perusahaan
4 IV ž Mendokumentasikan kegiatan proses
pergudangan perusahaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
padi yaitu varietas ciherang. Kejadian tersebut dikarenakan
permintaan pada benih padi varietas ciherang banyak dipesan oleh
pelanggan. Sedangkan penyimpanan varietas lain seperti IR.64,
Mekongga, Pepe, dan Membramo disimpan dalam satu gudang
untuk satu varietas.
Gudang milik PT. Saprotan Benih Utama juga dipakai
sebagai tempat penyimpanan benih yang belum kering setelah
masa penjemuran dan kemudian dikeluarkan kembali untuk proses
penjemuran ke 2 (dua).
Berikut denah ke 5 (lima) gudang yang dimiliki PT. Saprotan
Benih Utama:
Sumber: Kepala Bagian Gudang PT. Saprotan Benih Utama.
Gambar 2.4 Denah Gudang PT. Saprotan Benih Utama
Gudang 5
Gudang 1
Gudang 2
Gudang 3
Gudang 4
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
Tabel 3.7
Kapasitas Gudang PT. Saprotan Benih Utama
Area Pallet Qty (pcs)
Qty per pallet (kg)
Capacity (kg)
Capacity (%)
Gudang 1 159 2500 397.500 15,7
Gudang 2a - 2500 - -
Gudang 2b 99 2500 247.500 9,8
Gudang 2c 66 2500 165.000 6,5
Gudang 3a 66 2500 165.000 6,5
Gudang 3b 66 2500 165.000 6,5
Gudang 4 328 2500 820.000 32,4
Gudang 5 228 2500 570.000 22,5
1012 2.530.000 100,0
Sumber: Kepala Bagian Gudang PT. Saprotan Benih Utama
2. Sistem Operasional Gudang
Dalam rangka pengadaan asset yang diinginkan perusahaan
berupa bahan baku benih, PT. Saprotan Benih Utama telah
melaksanakan semua sistem operasional gudang guna
memperlancar arus proses produksi.
Sistem operasional gudang dilakukan mulai dari penerimaan
bahan baku benih padi yang baru dipanen hingga proses
pengiriman produk ke distributor. Sistem operasional gudang pada
PT. Saprotan Benih Utama telah dilakukan dengan baik. Namun,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
masih belum memiliki standar khusus mengenai sistem penerimaan
dan pengeluaran barang yang telah dilakukan.
Dengan standarisasi sistem penerimaan dan pengeluaraan
barang ini, diharapkan perusahaan mampu mengoptimalisasi
semua kegiatan yang berhubungan dengan pergudangan
perusahaan. Sehingga dapat mencegah terjadinya hal-hal yang
tidak diinginkan seperti, ketidakteraturan penyimpanan barang yang
menimbulkan lamanya waktu dalam pengambilan barang tersebut.
Selain itu perusahaan juga akan lebih dapat meningkatkan
efektifitas dan efisiensi fungsi gudang.
a. Alur Proses Penerimaan Bahan Baku Calon Benih
Proses penerimaan bahan baku calon benih yang dilakukan
oleh perusahaan cukup lancar. Namun, ketika kiriman datang
pada sore hari, barang yang datang harus segera disimpan di
gudang terlebih dahulu sebelum dilakukan pengeringan.
Pada tahap ini belum ada aturan yang ditetapkan oleh
perusahaan dalam mengatur jalannya proses penyimpanan
barang yang datang dari sawah. Pengaturan penyimpanan
hanya dilakukan secara langsung dengan memanfaatkan
gudang yang kosong. Tidak menutup kemungkinan dalam satu
gudang terdapat 5(lima) varietas sekaligus. Padahal perusahaan
selalu berusaha untuk membuat satu gudang untuk satu
varietas. Penyimpanan ini dilakukan di gudang 1(satu).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
Berikut gambar alur proses penerimaan calon benih ke
gudang hasil dari wawancara dengan kepala bagian gudang:
Sumber: Kepala Bagian Gudang PT. Saprotan Benih Utama
Gambar 2.5 Alur Proses Penerimaan Calon Benih ke Gudang
Berdasarkan gambar diatas, dapat disimpulkan bahwa
penyimpanan dilakukan dengan cara sederhana. Sedangkan
penyimpanan di sini tidak dimasukkan ke dalam alur proses
keseluruhan seperti yang terdapat pada gambar 2.2.
Dengan demikian perusahaan perlu membuat dan
menetapkan alur proses penerimaan dan penyimpanan barang
ke dalam gudang untuk calon benih yang datang pada waktu
sore atau calon benih yang belum siap dikeringkan karena faktor
waktu dan cuaca. Pembuatan standarisasi proses ini
dimaksudkan untuk membantu mengatur jalannya proses
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
produksi agar perusahaan tidak termakan waktu dalam mencari
calon benih mana yang akan dikeluarkan dan dikeringkan
terlebih dahulu.
Penanggung Jawab
Alur Proses Penerimaan Calon Benih ke Gudang
PT. Saprotan Benih Utama
Dokumen
Karyawan
Lapangan
Supervisor
Process
Supervisor
Process
Kabag
Gudang
Supervisor
Process
Tidak
Ya
Form Kirim
Panen
Form
Penimbangan
Form
Pemrosesan
Form
Penyimpanan
Form
Pemrosesan
Gambar 2.6
Usulan Alur Proses Penerimaan Calon Benih ke Gudang PT.Saprotan Benih Utama
(Jika cuaca atau waktu tidak memungkinkan untuk melakukan pengeringan)
Kirim Panen
Penimbangan
Penyimpanan Sementara
Lantai Jemur
Penjemuran 1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
Berdasarkan gambar diatas, dapat diterangkan:
1). Barang (calon benih) datang disertai surat pengiriman dari
karyawan lapangan.
2). Barang (calon benih) ditimbang dan dicatat oleh karyawan
pemrosesan dibawah pengawasan supervisor process.
3). Barang (calon benih) siap dijemur. Jika cuaca atau waktu
tidak memungkinkan untuk melakukan penjemuran, maka
dilakukan penyimpanan terlebih dahulu.
4). Barang (calon benih) disimpan dan dicatat oleh karyawan ke
dalam form penyimpanan dibawah pengawasan kepala
bagian gudang.
b. Alur Proses Pengeluaran Benih Padi (Finish Goods)
Proses pengeluaran finish good benih padi yang dilakukan
oleh perusahaan berjalan cukup lancar. Namun, proses
pengeluaran ini belum diatur secara tetap. Kejadian ini
dikarenakan belum adanya standarisasi atau penetapan alur
proses pengeluaran benih padi (finish goods) yang telah
dilakukan oleh perusahaan.
Pengeluaran atau penyaluran benih padi (finish goods) pada
PT. Saprotan Benih Utama dilakukan melalui 2 (dua) cara. Pada
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
cara yang pertama yaitu perusahaan menyalurkan benih padi
(finish goods) melalui perintah dari Head Office, yaitu CV.
Saprotan Utama. Biasanya perusahaan distributor yang telah
membeli produk PT. Saprotan Benih Utama adalah perusahaan
yang telah terdaftar sebagai distributor resmi CV. Saprotan
Utama.
Cara yang kedua, yaitu PT. Saprotan Benih Utama
menerima permintaan barang kepada pembeli atau distributor
baru. Pada umumnya distributor baru ini mendatangi langsung
ke bagian administrasi PT. Saprotan Benih Utama untuk
membeli benih padi. Kemudian bagian administrasi
memberitahukan kepada kepala bagian pemasaran untuk
dilakukan pemeriksaan ulang terhadap barang yang akan
dipesan, apakah barang tersebut masih ada atau telah habis
dipesan.
Berikut gambar dari hasil wawancara dari kepala bagian
gudang mengenai alur proses pengeluaran finish goods untuk
disalurkan ke distributor yang telah terdaftar dan distributor yang
belum terdaftar:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
Sumber: Kepala Bagian Gudang PT. Saprotan Benih Utama
Gambar 2.7 Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama
(Distributor yang telah terdaftar)
Demikian proses pengeluaran benih padi (finish goods) PT.
Saprotan Benih Utama untuk distributor yang telah terdaftar
sebagai distributor tetap. Alur proses ini belum ditetapkan oleh
perusahaan. Adapun keterangan dari alur proses diatas adalah
sebagai berikut:
1) Bagian penjualan mempromosikan produk kepada distributor.
Distributor juga dapat menghubungi langsung ke bagian
penjualan untuk membeli produk.
2) Bagian penjualan melaporkan kepada kantor pusat yaitu CV.
Saprotan Utama mengenai pemesanan yang dilakukan oleh
distributor.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
3) CV. Saprotan Utama mengirim surat pengambilan barang ke
PT. Saprotan Benih Utama melalui fax atau supir.
4) Surat diterima oleh bagian administrasi PT. Saprotan Benih
Utama untuk segera diproses.
5) Setelah proses pengambiilan barang selesai, supir siap
mengantarkan barang kepada distributor.
Sumber: Kepala Bagian Gudang PT. Saprotan Benih Utama
Gambar 2.8
Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama (Distributor yang belum terdaftar)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
Gambar diatas merupakan alur proses pengeluaran benih
padi (finish goods) pada PT. Saprotan Benih Utama. Namun, alur
proses ini belum terstandar oleh perusahaan. Berikut keterangan
dari proses pengeluaran benih padi (finish goods) untuk
pelanggan yang belum terdaftar:
1) Pelanggan mendatangi PT. Saprotan Benih Utama dan
berhubungan langsung kepada bagian administrasi.
2) Bagian administrasi mencatat pesanan yang diminta oleh
pelanggan.
3) Bagian administrasi menghubungi bagian pemasaran untuk
meninjau apakah barang sudah habis dipesan atau masih
tersedia.
4) Bila barang masih tersedia, barang langsung dicatat oleh
bagian administrasi untuk siap dikirim.
5) Barang dikirim.
Dari beberapa gambar diatas dapat diketahui bahwa proses
pengiriman atau pengeluaran perusahaan cukup baik. Namun,
alur proses ini belum ditetapkan oleh perusahaan. Sehingga
proses pengeluaran barang berjalan belum cukup rapi. Kejadian
seperti ini dapat mempengaruhi efektifitas dan efisiensi fungsi
gudang.
Dengan demikian penulis memberikan suatu alternatif alur
proses yang mungkin dapat membantu perusahaan untuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
menyelesaikan standarisasi proses pengeluaran barang dalam
gudang guna tercapainya efektifitas dan efisiensi fungsi gudang.
Berikut gambar alur proses pengeluaran benih padi (finish
goods) untuk distributor atau pelanggan yang telah terdaftar
sebagai pelanggan tetap dan distributor atau pelanggan yang
belum terdaftar:
Penanggung Jawab
Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama
Dokumen
Kabag Pemasaran
Administrasi (Head Office)
Administrasi
Kabag Gudang
Administrasi
Form Penjualan
Form Pemesanan
Form Pemesanan
Buku Persediaan Barang
Form Pengiriman
Gambar 2.9
Usulan Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama
(Untuk pelanggan yang terdaftar sebagai pelanggan tetap)
Penjualan
Pemesanan
Pencatatan
Pengambilan barang
Pengiriman
Pelanggan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
Berdasarkan gambar diatas dapat diterangkan:
1). Karayawan pemasaran menawarkan produk kepada
pelanggan. Disamping itu pelanggan juga dapat
memesan langsung kepada karyawan pemasaran.
Dalam hal ini karyawan pemasaran tidak selalu berasal
dari PT. Saprotan Benih Utama, karyawan pemasaran
dari CV. Saprotan Utama juga ikut memasarkan produk
dari PT. Saprotan Benih Utama.
2). Bagian administrasi CV. Saprotan Utama memesan ke
PT. Saprotan Benih Utama.
3). Pesanan diterima oleh bagian administrasi PT. Saprotan
Benih Utama melalui fax atau supir dari kantor pusat.
Pada penerimaan pesanan melalui supir, surat pesanan
dibawa dan diserahkan secara langsung oleh supir CV.
Saprotan Utama kepada bagian administrasi PT.
Saprotan Benih Utama. Proses pengambilan juga
dilakukan secara langsung, karena pesanan untuk
pelanggan sudah dilakukan jauh hari sebelum
pengambilan barang dilakukan.
4). Bagian administrasi menghubungi bagian gudang untuk
melakukan pengambilan barang.
5). Barang siap dikirimkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
Penanggung Jawab
Alur Proses Pengeluaran Finish Goods
PT. Saprotan Benih Utama
Dokumen
.
Administrasi
Kabag Pemasaran
Kabag Pemasaran
Administrasi
Kabag Gudang
Supir
Tidak
Ya
.
Form Pembelian
Buku Persediaan Pesanan
Buku Persediaan Pesanan
Form Permintaan
Buku Persediaan Barang
Form Pengiriman
Gambar 2.10 Usulan Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama
(Untuk pelanggan yang tidak terdaftar)
Dari gambar diatas dapat diterangkan:
1). Pelanggan mendatangi perusahaan untuk membeli benih
padi.
2). Bagian administrasi melayani pembelian dari pelanggan.
Pelanggan
Pelayanan Pesanan
Pemeriksaan Pemesanan
Permintaan Barang
Pengambilan Barang
Pengiriman
Barang Tersedia
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
3). Bagian administrasi menghubungi kepala bagian
pemasaran untuk memastikan apakah barang masih
tersedia atau tidak.
4). Jika barang tersedia, bagian administrasi menghubungi
kepala bagian gudang untuk melakukan pengambilan
barang.
5). Barang siap di kirim.
3. Keterkaitan antara Standarisasi Sistem Operasional Gudang
dengan Efektifitas dan Efisiensi Fungsi Gudang.
Berdasarkan pengamatan dilapangan, gudang milik PT.
Saprotan Benih Utama dapat dikatakan belum efektif dan efisien.
Hal ini dikarenakan sering dijumpai proses arus keluar masuknya
barang yang tidak rapi. Sehingga menjadikan kurangnya
pengawasan dan penataan barang yang tidak teratur.
Kondisi seperti ini menjadi bahan untuk melakukan kajian
agar dapat menemukan solusi dari permasalahan ini. Meskipun
perusahaan telah melakukan proses operasional gudang pada
semua lini, terutama pada proses masuknya barang dari sawah dan
proses penyaluran barang kepada pelanggan. Pada proses
tersebut masih ditemukan adanya masalah ketidakrapian dan
ketidakteraturan dalam pelaksanaannya. Secara umum hal yang
menyebabkan terjadinya ketidak efektifan dan efisiensi gudang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
adalah belum adanya standarisasi sistem pengeluaran dan
penerimaan barang dalam gudang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada Bab III, maka
peneliti menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. PT. Saprotan benih merupakan perusahaan manufaktur yang
bergerak di bidang industri benih, khususnya benih padi. Dengan
memiliki 5 (lima) gudang sebagai tempat penyimpanan dan
pengolahan benih padi melalui vertical dryer.
2. Gudang milik PT. Saprotan Benih Utama memiliki beberapa fungsi,
yaitu sebagai tempat persinggahan sementara, sebagai tempat
pengolahan melalui vertical dryer, dan sebagai gudang penyimpanan
bahan jadi (finish goods).
3. Peralatan operasional pergudangan milik PT. Saprotan benih Utama
cukup memadai. Hal ini dapat membatu pekerjaan karyawan
pergudangan untuk dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan
cepat.
4. Semua proses operasional gudang pada PT. Saprotan Benih Utama
telah dilaksanakan. Namun, pada proses penerimaan calon benih
dari sawah ke gudang dan proses pengeluaran benih padi (finish
goods) belum terstandar.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
5. Permasalahan mengenai efektifitas dan efisiensi fungsi gudang pada
PT. Saprotan Benih Utama terjadi karena belum adanya standarisasi
sistem penerimaan dan pengeluaran barang perusahaan.
B. Saran
Saran yang disampaikan peneliti kepada perusahaan untuk
perbaikan di masa yang akan datang adalah sebagai berikut:
1. Perusahaan perlu membuat peraturan untuk semua kegiatan
pergudangan guna menjadikan gudang sebagai tempat
penyimpanan barang yang efektif dan efisien.
2. Perusahaan perlu membuat standar penerimaan dan pengeluaran
barang dalam gudang untuk menghindari ketidakrapian dan
mencegah terjadinya pembuangan waktu dalam mencari barang
yang akan dikeluarkan dari gudang karena kurangnya kerapian,
sehingga akan tercapai fungsi gudang yang efektif dan efisien.
3. Perusahaan perlu membuat standar operasional proses untuk
penataan barang di dalam gudang. Hal tersebut dilakukan untuk
menjaga barang tetap tertata rapi dan mudah diambil ketika
dibutuhkan, sehingga akan tercapai fungsi gudang yang efektif dan
efisien.
4. Perusahaan perlu membuat lay out baru untuk barang yang masuk
dari sawah. Dengan demikian perusahaan dapat membedakan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
dengan mudah barang-barang yang ada di dalam gudang dan
tercipta keteraturan dalam penyimpanan barang maupun
pengambilan barang, sehingga akan tercapai fungsi gudang yang
efektif dan efisien.