STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI

1Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

STANDART DOSYA PLANI STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARIUYGULAMALARI

70.01

805.01.02

BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV

İŞLEMLERİKODLAMA

1-3002009


DOSYALAMA SİSTEMLERİNDE DOSYALAMA SİSTEMLERİNDE STANDARTLAŞMA VE STANDART DOSYA STANDARTLAŞMA VE STANDART DOSYA

PLANIPLANI

2005/7 sayılı Başbakanlık 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşlarında uygulamaya kuruluşlarında uygulamaya

konulan konulan ““Standart Dosya PlanıStandart Dosya Planı” ”

2010 yılı itibarıyla 2010 yılı itibarıyla kullanılmaya başlanmıştır.kullanılmaya başlanmıştır.


GENEL KONULAR Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. Tümleşik Dosya: Her bir işlem için açılan ve

işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ile ilgili olabilir (Personel Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje Dosyaları vb.).

Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.

Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur.


Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; 100-599 sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır.


Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar 100-599 sayısal aralığında; yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar 600-999 sayısal aralığında numaralandırılmıştır.

Her birimde var olması muhtemel dosyalar muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için 000-099 sayısal aralığıiçin 000-099 sayısal aralığı kullanılmıştır.

Kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyeti konumunda olmasına rağmen 000-099 veya 600-999 sayısal aralığında tanımlanmış konulara, ana hizmet faaliyetleri için hazırlanan Planlarda (100-599 sayısal aralığında) yer verilmemiş; bu faaliyet konuları için 000-099 veya 600-999 sayısal aralığının kullanımı önerilmiştir.


Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır.

Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin;



B.08.4.MEM. 4. 67. 00. 00B.08.4.MEM. 4. 67. 00. 00

A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HHA.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH Kurum KoduKod AçıklamasıKurum KoduKod Açıklaması A A Yürütme Organı ( “A” Yasama, “B” Yürütme, “ C” Yürütme Organı ( “A” Yasama, “B” Yürütme, “ C”

Yargı organları)Yargı organları) BBBB Kurumun bulunduğu bölge( Merkez, taşra, Kurumun bulunduğu bölge( Merkez, taşra,

yurtdışı v.b.) yurtdışı v.b.) C C Taşra Teşkilatı ( Merkez, İlgili kuruluş, taşra Taşra Teşkilatı ( Merkez, İlgili kuruluş, taşra

teşkilatı v.b.)teşkilatı v.b.) DDD DDD Teşkilatın kısa adı ( MEM, SGB, … v.b.)Teşkilatın kısa adı ( MEM, SGB, … v.b.) EE İl (01,02,16,18,71, ….. v.b.) İl (01,02,16,18,71, ….. v.b.) FFFF İl KoduGGİl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü (00- İl KoduGGİl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü (00-

01,02,03,04,…. vb.)01,02,03,04,…. vb.) HHHH İl ve ilçe Milli Eğitim Müdürlüğü altında görev İl ve ilçe Milli Eğitim Müdürlüğü altında görev

yapan alt teşkilat kodu (01,02,03,…)yapan alt teşkilat kodu (01,02,03,…)


Dosyalama Hizmetlerinde Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile;Standartlaşma ile;

Aynı konudakiAynı konudaki belgelerin kamu kurum ve belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında kuruluşlarında aynı numaralarlaaynı numaralarla kodlanması kodlanması sağlanmış olacaktır.sağlanmış olacaktır.

Standart dosya numaraları bütün kamu Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında kurum ve kuruluşlarında aynı konuyuaynı konuyu ifade ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir.doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir.

Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli birsüratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve evrak, dosya ve haberleşme sistemininhaberleşme sisteminin kurulmasında kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlanacaktır.bütünlük ve kolaylık sağlanacaktır.

Kurum ve kuruluşlar arasında Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve evrak ve yazışmalarınyazışmaların otomasyonuotomasyonu ve bilgi ağlarının ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturulacaktır.oluşturulacaktır.



Kurum içi ve kurumlararası evrak akışı ve Kurum içi ve kurumlararası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını sağlayacak ve şekilde yapılmasını sağlayacak ve verimliliğiverimliliği artıracaktır.artıracaktır.

Kurumların yazışma ve dosyalama Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de olumlu toplanan belgelerin düzenini de olumlu yönde etkileyecek, yönde etkileyecek, belgelerin belgelerin arşivlerde arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasındasunulmasında büyük kolaylıklar büyük kolaylıklar sağlayacaktır.sağlayacaktır.

Kurum içi ve kurumlararası Kurum içi ve kurumlararası evrak ve iş evrak ve iş takibitakibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir.bulunabilecektir.



Aynı konuya ait belgelerin aynı Aynı konuya ait belgelerin aynı ““adad” ve “” ve “numaranumara” ile açılacak ” ile açılacak

dosyalarda toplanması dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik hizmet birimlerinde birliktelik

sağlamanın yanında tüm kurum sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.sağlanması hedeflenmiştir.


STANDART DOSYA PLANISTANDART DOSYA PLANI

Standart dosya planı, Standart dosya planı, belgelerinbelgelerin

KONULARINAKONULARINA göre sınıflandırılmasını amaçlayangöre sınıflandırılmasını amaçlayan

desimal dosyalamadesimal dosyalama sistemidir.sistemidir.


STANDART DOSYA PLANISTANDART DOSYA PLANI Standart Dosya Planı,Standart Dosya Planı, 1- GENEL KONULAR1- GENEL KONULAR 2- ANA HİZMET FAALİYETLERİ 2- ANA HİZMET FAALİYETLERİ 3- DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ 3- DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ

FAALİYETLER FAALİYETLER 4- YARDIMCI HİZMETLERLE 4- YARDIMCI HİZMETLERLE

İLGİLİ FAALİYETLER İLGİLİ FAALİYETLER Olmak üzere Olmak üzere 4 başlık4 başlık altında altında

toplam toplam 2211 Ana Konuya Ana Konuya bölünmüştür. bölünmüştür.


SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI KONULARIKONULARI

1 GENEL KONULAR1 GENEL KONULAR 000-099000-099

2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ 100-599100-599

2.1 Eğitim ve Öğretim İşleri 2.1 Eğitim ve Öğretim İşleri 100-199100-199

2.2 Öğrenci İşleri 2.2 Öğrenci İşleri 200-299200-299

2.3 Sosyal, Kültürel ve Sportif Faaliyetler 2.3 Sosyal, Kültürel ve Sportif Faaliyetler 300-349300-349

2.4 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimi2.4 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimi 350-399350-399

2.5 Özel Öğretim Kurumları2.5 Özel Öğretim Kurumları 400-449400-449

2.6 Eğitim Teknolojileri İşleri2.6 Eğitim Teknolojileri İşleri 450-499450-499

3 DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 3 DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 600-699600-699

3.1 Araştırma ve Planlama İşleri 3.1 Araştırma ve Planlama İşleri 600-619600-619

3.2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri 3.2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri 620-639620-639

3.3 Hukuk İşleri 3.3 Hukuk İşleri 640-659640-659

3.4 Teftiş/Denetim İşleri 3.4 Teftiş/Denetim İşleri 660-679660-679


SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI KONULARIKONULARI

4 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 4 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 700-999700-999

4.1 Bilgi-İşlem İşleri 4.1 Bilgi-İşlem İşleri 700-719700-719

4.2 Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği4.2 Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği 720-749720-749

4.3 Emlak ve Yapım İşleri 4.3 Emlak ve Yapım İşleri 750-769750-769

4.4 Eğitim İşleri 4.4 Eğitim İşleri 770-789770-789

4.5 İdari ve Sosyal İşler 4.5 İdari ve Sosyal İşler 800-819800-819

4.6 Tanıtım ve Yayın İşleri 4.6 Tanıtım ve Yayın İşleri 820-839820-839

4.7 Mali İşler 4.7 Mali İşler 840-869840-869

4.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri 4.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri 870-889870-889

4.9 Personel İşleri 4.9 Personel İşleri 900-929900-929

4.10 Satın alma ve Satış İşleri 4.10 Satın alma ve Satış İşleri 930-949930-949

4.11 Sivil Savunma İşleri 4.11 Sivil Savunma İşleri 950-969950-969


STANDART DOSYA PLANISTANDART DOSYA PLANI

Planın hazırlanmasının ardından Planın hazırlanmasının ardından kodlama aşamasında, kodlama aşamasında,

Ana konular Ana konular üç karakter rakamüç karakter rakam;; ana ana konuya bağlı konuya bağlı alt konularalt konular iki karakter iki karakter rakamrakam; alt konulara bağlı ; alt konulara bağlı tali konulartali konular ise, yine ise, yine iki karakter rakamiki karakter rakam kullanılarak kodlanmıştır.kullanılarak kodlanmıştır.

Bu yapılanma ile ana konu altında Bu yapılanma ile ana konu altında ““9999” alt konu oluşturma imkanı ” alt konu oluşturma imkanı sağlanmıştır.sağlanmıştır.


STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMISTANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI 1-Haberleşme kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine

kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları “Sayı” bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir.

Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) kısa çizgi konularak yazılacaktır. Örnek;

Sayı:B.08.4.MEM.67.03.01.-805.02.02-3473 A B C

A:Birim (Haberleşme) Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası. DİKKAT! Hazırlanan yazıda dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu

ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların GENELİ konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır.

Örneğin: Genel(Ana) konu: 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 1. Alt konu: Belge Yönetimi 2. Alt konu: Saklama Süreli Dosya Planı

Yazışmada kullanılması gereken konu başlığı: Konu : Saklama Süreli Dosya Planı


STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMISTANDART DOSYA PLANININ KULLANIMIA.A. CC

KOD NUMARASIKOD NUMARASI DOSYA NUMARASIDOSYA NUMARASI EVRAK KAYIT NOEVRAK KAYIT NO

A. BB. C. DDD. E. FF. GG. HH.- JJ KK

B.B. 08.08. 4.4. MEM.MEM. 4.4. 6767 03.03. 04 -04 - 622 . 01622 . 01 / 00075/ 00075

Yürütme Organı

MEB Taşra Teşkilatı

Milli Eğitim Müd.

İl Teşkilatı

Zonguldak İl TrafikKodu

Devrek İlçe Kodu

Okul Özel Kodu (İÖO Kodu)

Dosya Numarası

Kayıt Numarası

Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH• A: Alfabetik 1 karakter• ″A″ Yasama Organları,• ″B″ Yürütme Organları,• ″C″ Yargı Organları,• ″D″ Özel Kuruluşlar ve Dernekler.

• Tüm Özel ve Resmi Okullar ve Resmi Kurum Müdürlükleri: yukarıda Haberleşme Kodu içerisinde (HH) alfabetik kodu altında gösterilen birim kodu alanına Milli Eğitim Bakanlığı Saklama Süreli Dosya Planında MEB-EK (2) de gösterilen “OKUL ÖZEL KODLARI”ndan kendi birimlerine ait olan kodu kullanacaklardır.


ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATIMUHTEVİYATI

Ana Dosya

1. Alt Konu

2. Alt Konu

3. Alt Konu GENEL İŞLER

Saklama Süresi

Saklama Kodu

000 Genel

010 Mevzuat İşleri

01 Kanunlar

02 Tüzükler

03 Yönetmelikler

04 Yönergeler

05 Tebliğler

06 Genelgeler

01 İç Genelgeler

02 Dış Genelgeler

07 Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler

01 Talimatlar

02 Duyurular

03 Sirkülerler

08 Rehber, Kılavuz

09 Standartlar

99 Diğer


MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI

SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATISAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

Ana Dosya

1. Alt Konu

2. Alt Konu

3. Alt Konu EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ

Saklama Süresi

Saklama Kodu

100 Eğitim-Öğretim İşleri (Genel)

101 Eğitim ve Öğretim Programları 15 A

01 Okul Öncesi ve İlköğretim Programları

01 Hazırlama/Geliştirme

02 Uygulama

03 Değerlendirme

04 Revizyon

02 Genel Ortaöğretim Programları

03 Mesleki Ortaöğretim Programları

04 Yaygın Eğitim Programları

99 Diğer 15 C

101.01’in alt açılımları 101.02-101.04 için de aynı usulde uygulanabilecektir.

102 Eğitim-Öğretim Yılı Çalışma Takvimi 5 D

103 Ölçme ve Değerlendirme 10 D




Ana Dosya

1. Alt Konu

2. Alt Konu

3. Alt Konu

ÖĞRENCİ İŞLERİ Saklama Süresi

Saklama Kodu

200 Öğrenci İşleri (Genel)

205 Kayıt-Kabul B D

210 Nakil ve Geçişler 5 D

01 Nakiller

02 Okul Türleri Arasında Geçiş

03 Teknik Liseye Geçiş

04 Alana/Dal Değişikliği

99 Diğer 5 C

215 Denklik İşleri B C

01 Yurtdışı Eğitim Denkliği

02 Mesleki ve Teknik Eğitim Denkliği

99 Diğer 10 C

220 Devam-Devamsızlık 5 D




Ana Dosya

1. Alt Konu

2. Alt Konu

3. Alt Konu

SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF FAALİYETLER Saklama

SüresiSaklama

Kodu

300 Sosyal ve Kültürel Faaliyetler (Genel)

305 Öğrenci Meclisleri 5 D

01 Okul Öğrenci Meclisi

02 İl Öğrenci Meclisi

03 Türkiye Öğrenci Meclisi

99 Diğer 5 C

310 Müsamereler, Yarışmalar 5 D

01 Kültürel, Bilgi, Beceri Proje vb. Yarışmalar

01 Özel

02 Resmi

02 Halkoyunları Yarışmaları

03 Müzik Yarışmaları

04 Uluslar Arası Halkoyunları, Müzik Yarışmaları ve Festivalleri

05 Sponsorluk

99 Diğer 5 C


MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞIMİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI


Ana Ana DosyaDosya

1. Alt 1. Alt KonuKonu



ÖĞRETMEN YETİŞTİRME VE EĞİTİMİÖĞRETMEN YETİŞTİRME VE EĞİTİMİ Saklama Saklama SüresiSüresi

Saklama Saklama KoduKodu

350 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimi İşleri (Genel)

355 YÖK'le İlişkiler 15 D

01 Üniversitelerle İlişkiler

02 Eğitim Fakülteleri İle İlişkiler

03 Beden Eğitimi ve Spor Yüksek Okulu İle İlişkiler

99 Diğer 15 C

360 Öğretmen Yeterlikleri 15 D

01 Okul Temelli Meslekî Gelişim (Dünya Bankası Destekli)

02 Ortaöğretim Kademesi Öğretmenlerinin Özel Alan Yeterliklerinin Belirlenmesi (AB Destekli)

03 Öğretmen Mesleği Genel Yeterlikleri İle İlköğretim Kademesi Öğretmenlerine İlişkin Özel Alan Yeterlikleri

04 Öğretmenliğe Atanacakların Alanlarıyla İlgili İşlemler

05 Yurt Dışından Mezun Olan Öğretmen Adayları İle İlgili İşlemler

99 Diğer 15 C

399 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimiyle İlgili Diğer İşler 15 C

Beden Eğitimi Öğretmenlerinin Yetiştirilmesi İçin Bkz. Ortak Alanlar, Eğitim İşleri (770-799)




Ana Ana DosyaDosya




ÖZEL ÖĞRETİM KURUMLARIÖZEL ÖĞRETİM KURUMLARI Saklama Saklama SüresiSüresi


400 Özel Öğretim Kurumları (Genel)

405 Özel Okul İşleri B C

01 Türk Okulları

02 Yabancı Okulları

03 Azınlık Okulları

04 Uluslar Arası Okullar

05 Özel Okullarla İlgili Verilen Görüşler

99 Diğer B C

410 Özel Yaygın Eğitim Kurumları B C

01 Özel Dershane İşleri

02 Sürücü Kursları İşleri

03 Çeşitli Özel Kurslar

04 Uzaktan Öğretim Yapan Kuruluşlar

05 Hizmetiçi Eğitim Merkezleri

06 Öğrenci Etüd Eğitim Merkezleri

07 Özel Eğitim ve Rehabilitasyon Merkezleri

99 Diğer B C




Ana Ana DosyaDosya




EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİEĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİSaklama Saklama SüresiSüresi


450 Eğitim Teknolojileri İşleri (Genel)

451 Kalite Kontrol İşleri(Radyo, TV Prog., Eğitim Yazılımları) B D

455 Radyo ve Televizyon Programlarının Hazırlanması B C

460 Ürün Tasarım ve Planlama İşleri B C

01 Senaryo Hazırlama ve Tasarım

02 Videografik ve Animasyon Hazırlama

03 Eğitim Materyalleri Grafik Tasarımları

04 Eğitim Yazılımı Tasarım Çalışmaları

99 Diğer B C

465 Dijital Fotoğraf Arşivi İşleri B A

470 Eğitim Materyallerini Çoğaltma, Pazarlama ve Yayınlama İşleri 10 D

471 Sınav Evrakının Dağıtımı 5 D

475 Soru Hazırlama İşleri 5 D




Ana Ana DosyDosy

aa1. Alt 1. Alt KonuKonu



EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİEĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİ SaklamSaklama a

SüresiSüresiSaklamSaklama Kodua Kodu

485 Çağrı Merkezi (Call Center) 5 D

01 Talepler

02 Şikâyetler

03 Bilişim Teknolojisi Sınıfları Arıza Bildirimleri

99 Diğer 5 C

490 Açık Öğretim Okulları 10 D

01 Açık Öğretim Liseleri

02 Açık İlköğretim Okulları

03 Mesleki Açık Öğretim Liseleri

04 Mesleki ve Teknik Açık Öğretim Okulları

99 Diğer 10 D

495 Açık Öğretim Kurumları Öğrenci Ders Notlarının Hazırlanması ve Halk Eğitim Merkezi Müdürlüklerine Gönderilmesi İşleri

10 D

499 Eğitim Teknolojileriyle İlgili Diğer İşler 10 C

Baskı İşleri İçin Bkz. Ortak Alanlar, Tanıtım ve Yayın İşleri, Basım İşleri (825.01)


ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI

MUHTEVİYATIMUHTEVİYATI

Ana Ana DosyDosyaa


2. 2. Alt Alt KonKonuu


ARAŞTIRMA VE PLANLAMA ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİİŞLERİ

SaklamSaklama a SüresiSüresi

SaklamSaklama Kodua Kodu

600 Araştırma ve Planlama İşleri (Genel)

601 Teşkilatlanma İşleri

01 Kuruluş, Yapılanma

02 Yetkilendirme, Yetki Değişikliği

03 Yönetimi Geliştirme

04 Teşkilat Şemaları ve Kadrolar

01 Teşkilat Şemaları

02 Norm Kadro Çalışmaları

01 Görev/İş Tanımları

02 Norm Kadro Pozisyonları

99 Diğer

602 Plan ve Program İşleri

01 Kalkınma Planı

01 Hazırlık Çalışmaları

02 İzleme ve Değerlendirme

02 Orta Vadeli Plan/Program


ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATIPLANI MUHTEVİYATI

Ana Ana DosyDosyaa




BASIN VE HALKLA İLİŞKİLERBASIN VE HALKLA İLİŞKİLERSaklamSaklama a SüresiSüresi


620 Basın ve Halkla İlişkiler (Genel)

621 Basın İşleri

01 Basın Toplantıları

02 Basına Verilen Demeçler

03 Tekzipler

04 Basında Yer Alan Haberler

05 Basın Özetleri

99 Diğer

622 Talep, Şikayet, Görüşler

01 Talep ve Şikayetler

02 Görüş ve Teklifler

03 Bilgi ve Bilgi Talepleri

99 Diğer

639 Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler


STANDART DOSYA PLANININ STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMIKULLANIMI

2- Dosya numarası,2- Dosya numarası, yazının yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını veya hangi dosyaya konulacağını

göstermektedirgöstermektedir. Bu plan ile, . Bu plan ile, yazıların “yazıların “sayı” bölümünde sayı” bölümünde

bulunması gereken bulunması gereken ikinciikinci unsur yaniunsur yani

“ “dosya numarasıdosya numarası”” uygulaması da sağlanmış olacaktıruygulaması da sağlanmış olacaktır..

70.01805.01.02


DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLARUYULACAK KURALLAR

Ana hizmet birimlerinin faaliyetleri neticesinde teşekkül eden belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet birimi adı veya ana hizmet faaliyeti altında listelenen konulardan (100-599) faydalanılarak;

Genel konular için (000-099), Danışma, denetim için (600-699) Yardımcı hizmetler için (700-999) sayısal

aralığında listelenen konulardan faydalanılarak, dosya açılacaktır.


Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir.

Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir.

Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” (noktalı virgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır.

Örnekler;-622.01/69 : Talep ve Şikayetler (Bayburt)-724.01.03/DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya)-050.02.04[54/351]: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı-205[04] (İlk Öğretim Okulları kayıt kabul işleri) -821.04[05] (Liseler için il dışı okul gezisi) -050.04.04[105] (Öğretmenler Kurulu Kararları) -050.06.03[114] (Müdürler Komisyonu Tutanakları)




Planda, Planda, koyu renklekoyu renkle yazılı bulunan yazılı bulunan konular “konular “GenelGenel”i ihtiva etmekte ”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak olup, bu numaralarla açılacak

dosyalara, alt konuları ihtiva eden dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir.yazılar konulabilecektir.

Konuların sonunda bulunan ve Konuların sonunda bulunan ve ““DiğerDiğer” adı ile ifadelendirilen ” adı ile ifadelendirilen konular ise, konular ise, kendinden önceki kendinden önceki

konularınkonuların hiç birini ilgilendirmeyen hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu ancak ana konunun bir alt konusu

durumundaki yazıların durumundaki yazıların dosyalanmasıdosyalanması için kullanılacaktır. için kullanılacaktır.


ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI

MUHTEVİYATIMUHTEVİYATI

Ana Ana DosyaDosya




Konu GrubuKonu GrubuSaklamSaklama a SüresiSüresi


805805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri

805 01 Belge Yönetimi

805 01 01 Saklama Süreli Dosya Planı

805 01 02 Kodlama İşlemleri

805 02 Arşiv Yönetimi

805 02 01 Devir-Teslim İşlemleri

805 02 02 Ayıklama ve İmha İşlemleri

805 02 02 01 Ayıklama ve İmha

805 02 02 02 Uygunluk Görüşü

805 02 03 Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri

805 02 04 İnceleme ve Denetleme

805 02 05 Arşivlerden Yararlanma

805 99 Diğer

Örneğin: “Ayıklama ve İmha İşlemlerine Uygunluk Görüşü Verilmesi” konusuyla ilgili yazışmaların yer aldığı dosyanın kodu: -805.02.02.02- olmalıdır.



Aynı konuya ait belgelerin Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik veya coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayırımının kronolojik ayırımının

gerektiği durumlardagerektiği durumlarda, , dosya dosya planında herhangi bir istisna planında herhangi bir istisna

getirilmemiş ise, getirilmemiş ise, konu konu numarasınumarası kullanılmak kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalarkaydıyla ayrı dosyalar

açılabilecektir.açılabilecektir.


KısaltmalarKısaltmalarÖzel KodlarÖzel Kodlar

Dosya planında istisna getirilen Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak ayırımlara ilişkin kullanılacak

kısaltmalarkısaltmalar planın “Ek-1” ve “Ek-2” planın “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilmiştir. Bu bölümünde verilmiştir. Bu

ayırımların gerektirdiği ayırımların gerektirdiği durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2”

bölümünde verilen kısaltmalar veya bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, “kodlar, dosya numarasına, “//” ”

işaretinin ardından yansıtılacak; işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiğinde ayrı dosyalar açılması gerektiğinde ayrı dosyalar açılması

sağlanacaktır.sağlanacaktır.


Kısaltmalara ve Özel KodlaraKısaltmalara ve Özel KodlaraDosyalama Örnekleri:Dosyalama Örnekleri:

Örnek-1: Örnek-1: Ülkelere Ülkelere göre dosya göre dosya açılması;açılması;

-724.01.03-724.01.03//DE-DE-: Ülkelerle İşbirliği (Almanya ile : Ülkelerle İşbirliği (Almanya ile İşbirliği)İşbirliği)

-724.01.03-724.01.03//IQ-IQ-: Ülkelerle İşbirliği (Irak ile İşbirliği): Ülkelerle İşbirliği (Irak ile İşbirliği)

Örnek-2: Örnek-2: İllereİllere göre ayrı dosya göre ayrı dosya açılması gerektiğinde;açılması gerektiğinde;

-622.01-622.01//06-06-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri : Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Ankara)(Ankara)

-622.01-622.01/67/67--: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri : Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Zonguldak)(Zonguldak)


Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), köşeli parantez “[ ]” içinde

kullanılabilecektir.Birden fazla tanımlama, kod olduğunda noktalı virgül “;” ile ayrılacaktır..

Seri numarasıSeri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar vb.) belgelere erişimi daha da kararlar vb.) belgelere erişimi daha da

etkinleştirebilmek amacıyla “etkinleştirebilmek amacıyla “SS” kısaltması kullanılarak, ” kısaltması kullanılarak, belgenin seri numarası dosya numarasına eklenecektir.belgenin seri numarası dosya numarasına eklenecektir.

Örnek-1: Örnek-1: KararlarKararlar için;için;

-050.02.04-050.02.04[[54/35154/351]-]-: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu : 54/351 sayılı Yönetim Kurulu KararıKararı

Örnek-2: Örnek-2: Dava dosyalarıDava dosyaları için; için;

-641.04-641.04[[S2004/13S2004/13]-]-: 2004/13 sayılı idari dava dosyası: 2004/13 sayılı idari dava dosyası

-641.03.03-641.03.03[[S2003/115S2003/115]-]-: 2003/115 sayılı icra dava : 2003/115 sayılı icra dava dosyasıdosyası



Ana hizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve Ana hizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları denetim birimlerinin faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları yazınınyazının dosya numarasıdosya numarası, , ortak alanlardaortak alanlarda ilgili faaliyet için ilgili faaliyet için

hazırlanmış planlardan hazırlanmış planlardan en uygun konuen uygun konu tespit edilerek tespit edilerek verilecektir. Bu yazı için hazırlanacakverilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevabi cevabi yazılarda dayazılarda da

aynı dosya numarasıaynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır. değiştirilmeden kullanılacaktır.

Bir yazıya Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlardadurumlarda, , konuya en yakın numarakonuya en yakın numara, , yazının dosya yazının dosya

numarasınumarası olacaktır olacaktır..

Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya

numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır.numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. Birimler Birimler aynı konudaki yazılar için aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaralarıfarklı dosya numaraları

kullanmayacaklardırkullanmayacaklardır..



Planın ekinde bulunan “Planın ekinde bulunan “İndeksİndeks”, ”, dosya numarasına hızlı bir dosya numarasına hızlı bir

biçimde ulaşmayı amaçlamakta biçimde ulaşmayı amaçlamakta olup, olup, ilgili bölümler ilgili bölümler

incelenmeden yazıya kesinlikleincelenmeden yazıya kesinlikle dosya numarasıdosya numarası verilmeyecektir.verilmeyecektir.

Dosya, o dosya numarasını Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya taşıyan bir yazı gönderildiği veya

geldiği zaman açılacaktır.geldiği zaman açılacaktır.


DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLARUYULACAK KURALLAR Bir işlemle ilgili yazılar, işlem Bir işlemle ilgili yazılar, işlem

sonuçlandırılıncaya kadar “sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki işlemdeki yazılaryazılar” adı altında açılacak dosyada ” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması biriktirilmeli; işlemin tamamlanması

halinde ise, halinde ise, ilgileri ile bir araya ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır.getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber Yazılar, ekleri ile beraber

dosyalanmalıdırdosyalanmalıdır.. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler Yazıların ekleri kabarık ise, ekler

yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdırsuretiyle dosyalanmalıdır. . Bu gibi Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, uygulamalarda, yazılardan eklere,

eklerinden yazılara gönderme eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdıryapılmalıdır..


DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLARDOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Açılacak dosya üzerinde, dosyayı Açılacak dosya üzerinde, dosyayı

tanımlayantanımlayan 1-1-““Kurum adı veya Kurum adı veya

amblemiamblemi”, ”, 2-2-““Birim KoduBirim Kodu”, ”,

3-3-““Dosya NumarasıDosya Numarası”,”,

4-4-““Konu adı”Konu adı”

5-5- ““Özel Kod AlanıÖzel Kod Alanı””

6-6- “Dosyanın Yılı” “Dosyanın Yılı” gibi unsurlar gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır.mutlaka yazılmalıdır.

MEM.4.67.03.01MEM.4.67.03.01

050.02.04050.02.04

YÖNETİM KURULU YÖNETİM KURULU KARARLARIKARARLARI

54/351-56/40054/351-56/400

20102010

T.C.T.C.DEVREK KAYMAKAMLIĞIDEVREK KAYMAKAMLIĞIİlçe Milli Eğitim Müdürlüğüİlçe Milli Eğitim Müdürlüğü



Uygunluk kontrolü esnasında, Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken birleştirilmesi veya ayrılması gereken

dosyalar birleştirilecek veya dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktırayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma . Birleştirme ve ayırma

işlemlerinde, açılmış bulunan işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki dosyalardaki belge yoğunluklarıbelge yoğunlukları

dikkate alınacaktır.dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden Birleştirme ve ayırma işlemlerinden

dolayı dosyada yapılan düzenleme, dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa

sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda doğrultusunda dosya üzerinde de dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktırgerekli düzeltmeler yapılacaktır..



Dosyaların Dosyaların ünite, birim ve ünite, birim ve kurum arşivlerinde kurum arşivlerinde

saklanması, düzenlenmesi, saklanması, düzenlenmesi, devri vb. devri vb. arşiv işlemlerinde arşiv işlemlerinde ““Devlet Arşiv Hizmetleri Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uyulacaktırhükümlerine uyulacaktır..


Özet Bir PlanÖzet Bir Plan Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan

her personelin dosya planını her personelin dosya planını inceleyerek, yapmış olduğu inceleyerek, yapmış olduğu yazışmalar içinyazışmalar için hangi dosya hangi dosya

numaralarını kullanacağını tespit numaralarını kullanacağını tespit etmesi,etmesi,

Yani;Yani; kendisine münhasır özet bir kendisine münhasır özet bir planplan hazırlaması uygun olacaktır hazırlaması uygun olacaktır.. Bu Bu

da zaman kaybını önleyecek, aynı da zaman kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya numarası konulu yazılara farklı dosya numarası

verilmesini de engelleyecektir.verilmesini de engelleyecektir.


Gelen Yazıların Dosya Gelen Yazıların Dosya NumarasıNumarası

Gelen yazıların Gelen yazıların dosya dosya numaraları numaraları sadece bir fikir sadece bir fikir

vermek amaçlı kullanılmalıdırvermek amaçlı kullanılmalıdır. . Bu gibi yazılara cevaben Bu gibi yazılara cevaben hazırlanacak yazılarda, hazırlanacak yazılarda,

yazımızın nerede dosyalanması yazımızın nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek, gerektiğine karar vererek,

yerini kendimizin belirlemesi ve yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da bu mahiyetteki tüm yazılara da

aynı dosya numarasını aynı dosya numarasını vermemizvermemiz gerekmektedirgerekmektedir..


Hazırlayan:Hazırlayan:

Devrek İlçe Milli Eğitim MüdürlüğüDevrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

e-posta:[email protected]:[email protected]

20112011

Documents

STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI