Stay At Home!• Negara masih dalam tempoh

PKP bermula 18 Mac-28 April 2020.

• Staf bekerja dari rumah demi mendatarkan keluk jangkitan.

• Lindungi diri dan keluargadan beri ruang bernafasuntuk petugas kesihatan.

• Surat arahan bertugas untukdatang bekerja.

• Bersyukur sentiasa.

• Pengenalan Kepada Google Hangouts Meet

• Perbandingan Dengan Perisian Komunikasi Lain

• Pengurusan Mesyuarat Secara Dalam Talian▪Persediaan Pra Mesyuarat▪Pengurusan Semasa Mesyuarat▪Tindakan Pasca Mesyuarat

▪Lain-Lain Perisian Sokongan

• Google Hangouts merupakan perisian komunikasi yang dihasilkanGoogle pada tahun 2013.

• Google Meet diperkenalkan pada tahun 2017. Ia merupakan perisianuntuk menjalankan meeting video secara dalam talian. Salah satukomponen Google Hangouts selain Google Chat.

• Google Meet mempunyai pelbagai kegunaan selain mesyuarat dalamtalian. Ia boleh digunakan untuk mengadakan konferensi, penyampaian pembelajaran dalam talian, dan lain-lain.

Perisian Kapasiti

Sokongan

Audio /

Video

Chat

Sokongan

Desktop

Sharing

White-

board

Muat Naik

Dokumen

Break-Out

Sessions

Host

Mesyuarat

Dari

Mobile

Device

Hadir

Mesyuarat

Melalui

Mobile

Device

Rakam

Cisco WebEx1000

(3,000 Events)✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Google Meet

250

(100,000 Live

Stream)

✓ ✓ ✓ X ✓ X ✓ ✓ ✓

Microsoft Teams 250 ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ X X ✓ ✓

Zoom Video

Communications

1,000

(10,000

Webinar)

✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

•Pelbagai sumber menyatakan terdapat pelbagaijenis mesyuarat.

•Pada asasnya, mesyuarat boleh dibahagikankepada dua, formal dan tidak formal.

•Fokus kepada mesyuarat formal yang berstruktur.

•Contoh mesyuarat: Mesyuarat Senat UiTM.

Mac

Sticky Note

1. Menetapkan Tarikh Mesyuarat: Masa & Lokasi Pengerusi2. Menjadualkan Google Meet Melalui Google Calendar3. Menyediakan Link Fail Mesyuarat4. Mengeluarkan Jemputan Mesyuarat5. Penerimaan & Semakan Kertas Kerja6. Penyediaan Fail Mesyuarat7. Pengisytiharan Kepentingan & Makluman Pengerusi8. Menetapkan Peranan Setiap Ahli Sekretariat9. Mengambil Kehadiran10. Makluman Pembentang

▪Mesyuarat dilaksanakan mengikuttakwim.

▪Pengerusi menentukan tarikh muktamadmesyuarat.

▪Sekretariat boleh berhubung denganPengerusi secara terus atau melaluiSetiausaha Pejabat secara panggilan atauWhatsapp.

▪Lokasi Pengerusi: Perlu buat persediaansekiranya Pengerusi hadir ke pejabat.

1

2

1. Tekan Butang

2. Tekan Pilihan ‘More Options’

2

1. Tajuk Mesyuarat2. Tarikh Dan Masa Mula3. Pilih Hangouts Meet. Salinkan

pautan yang dijanakan.4. Masukkan senarai ahli

mesyuarat.5. Save. Pilihan untuk

menghantar pemaklumankepada ahli mesyuarat.

2

1. Pautan di atas merupakankomponen terpenting. Perludicatat untuk tujuan jemputanmesyuarat.

3

1. Klik New 2. Klik Folder 3. Namakan

3

4. Right Click & Tekan Share 5. Salin Pautan Folder 6. Masukkan e-Mel Ahli

3

7. Setkan View Only

Cara mudah untuk key-in e-mel ahli: Copy dari

Microsoft Excel.

3

8. Buang Tick ‘Notify People’ 9. Klik OK. 10. Folder Sedia Untuk Sharing

4

1. Jemputan boleh dikeluarkan melalui:

▪ Google Calendar [Rujuk Item 2 > Penting Untuk Mengira Korum]

▪ e-mel

▪ Whatsapp.

2. Komponen utama jemputan:

▪ Tarikh, Masa dan Lokasi Mesyuarat

▪ Pautan Google Meet [Rujuk Item 2]

▪ Pautan Fail Mesyuarat @ Google Drive [Rujuk Item 3]

▪ Tarikh Akhir Penghantaran Kertas Kerja

▪ Tatacara Ringkas Penggunaan Google Meet & Keperluan Peralatan

4Peralatan Yang Diperlukan Untuk Google Meet:

Peralatan Komponen Penerangan

Desktop PC ▪ Akses Internet▪ Mikrofon▪ Speaker▪ Browser▪ Webcam

Pastikan Mikrofon dan Speaker ada dan berfungsidengan baik.

Laptop ▪ Akses Internet▪ Mikrofon▪ Speaker▪ Browser▪ Webcam

Pastikan Mikrofon dan Speaker ada dan berfungsidengan baik.

Mobile Phone

▪ Akses Internet▪ App Google Meet

Pastikan App TelahDiinstallkan.

Tablet ▪ Akses Internet▪ App Google Meet

Pastikan App TelahDiinstallkan.

Desktop PC

4

4

1. Korum mesyuarat perludianggarkan sebelum tibanya tarikhmesyuarat.

2. Sekiranya korum tidak mencukupi, mesyuarat menjadi tidak sah dan sebaiknya ditangguhkan.

3. Kiraan korum boleh dibuat melalui:

▪ Google Calendar (ResponKepada Jemputan Calendar)

▪ e-Mel (Respon Kepada e-Mel)

▪ Whatsapp

5

1. Tarikh akhir penghantaran kertas kerja dinyatakan dalam e-meljemputan.

2. Kertas kerja dihantar melalui e-mel.

3. Komponen kertas kerja:

▪ Ringkasan Eksekutif

▪ Kertas Kerja

▪ Lampiran Berkaitan

4. Kertas kerja disemak Setiausaha, Sekretariat @ Mesyuarat Khas [Pra Senat]

5. Kertas kerja dimuat naik ke Google Drive.

6

1. Adobe Acrobat Pro merupakan perisian terbaikuntuk menyusun fail supaya lebih mudah dirujuk.

2. Setiap agenda mungkin mempunyai lebih darisatu dokumen.

3. Fungsi combine membolehkan dokumenpelbagai format [Imej, PDF, Word, PPT, Excel] dicantumkan menjadi satu.

4. Ini membolehkan setiap agenda mempunyaihanya satu dokumen PDF.

5. Perisian ini dilanggan oleh UiTM dan sediauntuk diguna pakai mana-mana staf.

6

Highlight, Right Click & Klik‘Combine Files in Acrobat’

Semak Susun Atur & Klik‘Combine Files’

1 Dokumen, 1 Agenda

6

Highlight Semua Dokumen & Tarik Ke Ruangan Folder Dalam Google Drive

File Telah Dimuatnaik & SediaDicapai Oleh Semua Ahli

7

1. Pengisytiharan Kepentingan perludisediakan setiap mesyuaratbersekali dengan makluman. Kandungan umum pemakluman:

▪ Pelantikan Baharu Mesyuarat

▪ Kisah Kejayaan

▪ Sebab Ketidakhadiran

2. Sekiranya Pengerusi menyertaimesyuarat dari kediaman, softcopy dokumen boleh die-melkan dan di Whatsappkan awal bersama pautandokumen mesyuarat.

8

1. Sekretariat perlu mengenal pasti dan menetapkan peranan setiapahli sepanjang mesyuarat berlangsung.

2. Peranan yang perlu diambil:

▪ Pencatat minit.

▪ Penjaga slide.

▪ Troubleshooter.

a. Memantau perjalanan mesyuarat.

b. Memastikan tiada masalah berlaku dan mengambiltindakan untuk menyelesaikan sebarang masalah.

c. Membantu ahli yang menghadapi masalah.

9

1. Ada beberapa kaedah untuk mengambil kehadiran:▪Whatsapp▪Gmail▪Google Form▪Google Chrome Extension

a. Meet Attendanceb. Nimbus Screenshot

9

1. Meet Attendance merupakan extension Google Meet yang boleh dimuat turun dan dipasangkan(install) dalam Google Chrome.

2. Extension ini akan mengintegrasikan dirinya denganGoogle Meet.

3. Kehadiran di ambil secara automatis melalui rekode-mel di dalam Excel dari semasa ke semasa.

9

1. Buka Chrome, klik seperti di atas > klik ‘more tools’ >

‘extensions’.

2. Klik seperti di atas, di penjuruatas kiri.

3. Apabila side bar extensions dibuka, klik ‘Open Chrome Web

Store’ di penjuru bawah kiri.

KaedahMemasang

Extension Meet Attendance

9

4. Di Chrome Web Store, search ‘Meet Attendance’

5. Klik ‘Add to Chrome’.6. Ikon Meet Attendance akanmuncul di penjuru atas kanan

Chrome.

KaedahMemasang

Extension Meet Attendance

9

1. Apabila Masuk Meeting Room, Meet Attendance di

penjuru atas kanan.

2. Ada beberapa option, tetapifokus pada ikon di atas. Klik ikon

tersebut.

3. Excel akan dijana dengankolum yang mengandungi nama

peserta.

KaedahMengguna

Extension Meet Attendance

9

9

1. Nimbus Screenshot ialah Extension Chrome pelbagai kegunaan.

2. Di dalam Google Meet, fungsirakaman video boleh digunakanuntuk mengambil video ringkassenarai peserta di sebelah kananskrin.

3. Boleh dimuat turun dengan kaedahsama yang dengan extension Meet Attendance.

10

1. Setiap agenda biasanya ada pembentang.

2. Pembentang tidak semestinya dari kalangan ahli mesyuarat.

3. Sekretariat perlu mengesahkan maklumat pembentang setiapkertas kerja.

4. Sahkan pembentang tahu bagaimana untuk ‘presentation’.

5. Anggarkan waktu untuk standby dan kaedah pembentangan.

6. Komunikasi melalui e-mel dan Whatsapp.

11.Memulakan Sesi Mesyuarat

12.Merakam Video

13.Memerhati & Mengawasi Mesyuarat

14.Mengawal Paparan Slide

11

1. Buka Calendar dan klik pada event berkenaan.

2. Klik ‘Join Hangouts Meet’.3. Tutup mikrofon [ ] &

video [ ] dan klik ‘Join Now’.

11

1. Pastikan semua yang masukdimutekan mikrofon.

2. Terima sebarang permohonan untukmasuk ke mesyuarat.

3. Semak maklumat ID yang tidakdikenali.

4. Mengawasi bilangan ahli bagi kiraankorum.

12

13

1. Tindakan sama item 11, cuma berterusansepanjang mesyuarat.

2. Pastikan ahli yang tidak bercakap dimutekanmikrofon.

3. Terima sebarang permohonan untuk masuk kemesyuarat.

4. Semak maklumat ID yang tidak dikenali.

5. Pastikan tiada masalah berlaku.

14

1. Sebelum mesyuarat, pegawai yang mengawal slide perlu jelas agenda mana akan dikawal oleh pegawaiberkenaan, ahli mesyuarat atau pembentang ‘khas’.

2. Pegawai yang mengawal slide sebaiknya ada akseskepada semua pembentangan.

3. Bagi pembentang jemputan yang bukan ahli, bolehdijemput masuk sebelum masuk agenda berkenaan. Pastikan keluar sebelum agenda seterusnya. Komunikasi melalui Whatsapp.

14

1. Klik ‘Present Now’ pada penjuru bawah

kanan skrin.

2. Klik ‘Your Entire Screen’.

3. Klik ‘Share’ pada window yang dibuka.

Klik ‘Hide’ supaya tidakmengganggu

penglihatan ahli.

15. Memuat Turun Rakaman Video

16. Pengesahan Keputusan: Mesyuarat PascaMesyuarat

17. Penyediaan Surat Keputusan

18. Penyediaan Minit: Pengkalan Data Mesyuarat

15

1. Klik ‘Stop Recording’ untuktamatkan rakaman.

2. Rakaman akan dimuat naik keGoogle Drive dan link akandihantar ke e-Mel.

3. Gunakan converter untukmemudahkan urusanmenyediakan minit.

18

18

1. Simpan Word Minit Yang Disiapkan. 2. Combine Menggunakan Acrobat Pro.

18

1. Master Document bagi rekodmesyuarat.

2. Boleh search menggunakankeyword.

3. Mudahdisediakan.

•Adobe Acrobat Profesional

•Chrome Extension

•Google Drive

•Microsoft Word

•Microsot Excel

Adobe Acrobat Profesional

▪Cantum Dokumen Pelbagai Format

▪Auto Convert Dokumen Jadi Form

▪Fungsi Optical Character Recognition (OCR)

▪Pelbagai Fungsi Lain.

Chrome Extension

•Lebih dari 180,000 extension di dalam Chrome Web Store.

•Ada beberapa beri kelebihan kepada Google Meet berbanding perisian videoconferencing lain seperti Grid View, Whiteboard, Meet Attendance, Fireflies dan lain-lain.