Stefan Hessenbruch - Servicetrace

Stefan HessenbruchDirector of Customer Success EMEA

iGrafx in Zahlen

1991Gründung

3 Standorte

Portland, Austin, München

$1Mrdkonnten unsere

Kunden einsparen & erwirtschaften

1st

Windows Process Diagramming

1st

Nutzung des Begriffs“Was-wäre-wenn-

Analyse”

1st

Nutzung des Begriffs

“Swimlanes”

10.000+Kunden

20aktive Länder

400 Jahre

kollektive BPM Erfahrung

2/3Fortune 100

Kunden

2xGeplante ARR

Wachstumsrate für 2019

90%ARR Retention

5 der 10größten

U.S. Banken

1Fokus: Prozess-

orientiertes Business Modeling

1M+Diagramme mit

iGrafx Tools erstellt

Agenda

• Herausforderungen bei der Ausführung von Prozessen

• Human Centric Workflow Automation

• Automatisierung und Digitale Transformation

• Prozesse mit iGrafx automatisieren

• Schneller ROI Nachweis

• Vorteile der Automatisierung

• Vorteile iGrafx Process Automation

• Vorteile für Angestellte, Manager, Führungskräfte

• Schneller agieren mit iGrafx

• Wertschöpfende Prozesse

• Case Studies

Workflow Automation

Was ist Prozessautomatisierung?

Sie dient der aktiven Steuerung arbeitsteiliger Prozesse und ist eine Möglichkeit, Prozessmanagement technologisch zu unterstützen.

Sie betrifft die Abfolge der einzelnen Schritte, die einen Arbeitsprozess umfassen, zwei oder mehr Personen einbeziehen und die Aktivitäten der Organisation koordinieren.

Workflow Automation

Warum Prozessautomatisierung?

Automatisierte Prozesse sorgen für besser kontrollierbare und messbare Prozesse.

Effizienz Prozesstransparenz Kontinuierliche Verbesserung Compliance Digitale Transformation

Auf Wiedersehen Bottlenecks!

Herausforderungen bei der Prozessausführung

Sicherstellung der Prozesskonformität

Optimierung der Durchlaufzeiten und der Prozesskosten

Optimierung der Transparenz des Prozessfortschritts

Integration von Daten aus anderen Aufzeichnungssystemen (MS-Excel-Tabellen, MS-Access-/ERP-Datenbanken), ohne den Informationsfluss zu beeinträchtigen

Eingebaute, generische Workflows innerhalb von ERP (zum Beispiel SAP) sind nicht flexibel und schwer an Prozesse anzupassen

Human Centric Workflow Automation

Anwendung der Prozessautomatisierung auf personenzentrierte Prozesse

Abteilung 1

Rolle A

Abteilung 2

Rolle B

Abteilung 3

Rolle C

Workflow in der iGrafx Automatisierungkonsolidiert Informationen

ERP, CRM, Datensatzsysteme, Tools

Email

UnternehmensintegrationLesen, Schreiben und Synchronisieren

Enterprise-TeilnehmerAufgabenausführung und Überwachung der Prozesse

Produktivitäts-Suiten

Datenablage

Automatisierung und Digitale Transformation

Aber:Eine durchgängige Prozessautomatisierung treibt eine erfolgreiche digitale Transformation voran.

Daher:Prozesse ganzheitlich modellieren, analysieren und automatisieren, um Geschäftsmodelle ins digitale Business zu transformieren!

Digitale Transformation stellt eine strategische

Herausforderung für Geschäftsmodelle dar.

Prozessautomatisierung mit iGrafx

iGrafx DataCenter und Enterprise Cloud verbinden alle wichtigen Elemente zu einer kollaborativen

Prozessmanagementlösung, die den gesamten Workflow-Lebenszyklus abdeckt:

Phase 1: DESIGN

Geschäftsprozesse werden modelliert und analysiert. Die

modellierten Prozesse werden dann als Grundlage für die

Aufgabenverteilung in den jeweiligen Arbeitsprozessen verwendet.

Phase 2: AUTOMATISIEREN

Aufgaben werden automatisch der entsprechenden Person zugewiesen.

Phase 3: VERBESSERN

Monitoring- und Reporting-Tools werden bei der Analyse prozessspezifischer

Kennzahlen eingesetzt, die dann zur Prozessoptimierung verwendet werden.

BPM Suite




Phase 1: DESIGN






Phase 3: VERBESSERN



BPM Suite

Beispiel Prozessmodellierung




Phase 1: DESIGN






Phase 3: VERBESSERN



BPM Suite

Beispiel Design




Phase 1: DESIGN






Phase 3: VERBESSERN



BPM Suite

Beispiel Überwachung


BPM Suite

Optional: VISUALISIEREN und SIMULIEREN

Verschiedene Grafiken im Dashboard zeigen

detaillierte Live-Daten direkt aus der

Prozessautomatisierung an. Darüber hinaus lassen

sich mit Hilfe von “Was-wäre-wenn” Simulationen

Szenarien virtuell umsetzen, vergleichen sowie

bewerten.

Zuverlässige Simulationen für höhere Kosteneinsparungen!

Beispiel Simulation

Prozesse können im „Beobachtungsmodus“ simuliert werden, um so direkt einzelne

Transaktionen nachzuverfolgen. Engpässe und Schlangen werden farblich visualisiert.

Nach einem Simulationsdurchlauf liefern umfangreiche Berichte verschiedene Daten für die weitere Analyse. Beispielsweise kann die Ressourcenauslastung abgebildet und somit

eine Ressourcenplanung initiiert werden.

Ergebnis: Schneller ROI Nachweis

Durchlaufen Sie die Schritte so oft

bis Sie Ihren ROI erreicht haben!

Über die reinen Erkenntnisgewinne hinaus Rückschlüsse zu den Geschäftsprozessen ziehen – in nur 4 Schritten

• Modellieren und Ausführen durch die Workflow Engine

• Visualisieren der Kennzahlen und darauf basierendes Simulieren

• Analysieren und Optimieren in der finalen Phase

• Re-Modellieren bis zum Best-Case.

Vorteile der Automatisierung

Compliance

Einhaltung von DSGVO,

Normen, Anforderungen, Spezifikationen

Eskalation

Sicherstellen von Fristen via

Eskalations-und Timer-Funktionen

Transparenz

Alle Beteiligten haben Zugriff auf Status und

Berichte

Integration

Nahtlose Integration

bestehender IT-Systeme

KVP

Stetige Verkürzung der Prozesszyklen durch einen

KVP

Vorteile iGrafx Process Automation

Model-to-Deploy: nahtlose Integration durch direkte Automatisierung

ohne Export

Flexibilität: Änderungen im Prozessmodell spiegeln sich sofort in der

Automatisierung wider

Identifizierung von Engpässen im Prozess VOR der Auswahl der zu

automatisierenden Prozesse

Nutzen der Geschwindigkeit: iGrafx kann nach 2-3 Workshoptagen eine

Lösung starten (im Vergleich zu Wettbewerbern, die 20 Tage benötigen)

Was kann Prozessautomatisierung leisten für…

Angestellte

Mit einem automatisierten Workflow können Aufgaben, die parallel erledigt werden müssen, verteilt und kommuniziert werden. So durchläuft jede Aufgabe den Prozess um einiges schneller.

Manager

Ein automatisierter Workflow ermöglicht es, alle Daten in einem System zu sammeln und anzuzeigen. Mithilfe personalisierter Dashboards können Trends entdeckt, Ressourcen gesteuert und Bottlenecks unmittelbar erkannt werden.

Führungsebene

Mit Hilfe von KPIs sind Verbesserungen klar sichtbar. Automatisierte Geschäftsprozesse sorgen für besser kontrollierbare und effizientere Prozesse sowie optimierte Betriebsergebnisse.


Angestellte

Angestellte können über Formulare Informationen eintragen und somit bspw. einen

Prozess starten. Pflichtfelder stellen sicher, welche Informationen benötigt werden.

Als Mitarbeiter im Prozess können Angestellte ihre Aufgabenliste einsehen und dort direkt

Aufgaben erledigen. Informationen werden im prozessbegleitenden Formular hinterlegt und

der Prozessfortschritt ist jederzeit im Diagramm nachvollziehbar.


Manager

Als Manager können alle laufenden Instanzen eines Prozesses gesehen werden, d.h. welche Prozesse sich gerade an welcher Aktivität im

laufenden Prozess in der Bearbeitung befinden.

Manager können in den Prozess eingreifen (bspw. einen neuen Bearbeiter zuweisen) oder

den Prozess eskalieren.


Führungsebene

Der Führungsebene stehen umfangreiche Analysen in Form von Dashboards zur

Verfügung. Diese zeigen Soll-Ist-Abweichungen, prozentuale Verteilungen und weitere Analysen.

Prozesskennzahlen lassen sich zu Strategien aggregieren wodurch jederzeit die aktuelle

Zielerreichung erkennbar ist.

Schneller agieren mit iGrafx

eingesparte Tage: iGrafx vs. Wettbewerb

Wettbewerb

International tätiges Schweizer IT-Unternehmen

Produktlebenszyklus-Management

Oberbayerisches Maschinenbauunternehmen

Mitarbeiterzufriedenheitsstudie

Münchner Automobilhersteller

Besondere Bitte

Französischer Industriekonzern

Bestellanforderung

6 Tage

BMC 45 Tage

6 Tage

MS-Sharepoint 20 Tage

5 Tage

SAP konnte es nicht abschätzen

11 Tage

SAP 30 Tage

iGrafx

Wertschöpfende Prozesse

Anzahl automatisierter Prozesse

Kost

en

Wertschöpfende Prozesse für einen schnellen ROI

Geeignet für die Automatisierung sind Prozesse

• mit vielen Beteiligten• mit hohem Abstimmungsbedarf• die häufig durchlaufen werden• mit vielen Medienbrüchen• die dezentral ablaufen

Case Study: Flughafen München GmbH

Problem7 verschiedene Niederlassungen mit unterschiedlichen IT-Landschaften und IT-Strukturen. E-Mails mit Aufgaben an mehr als 250 Prozessbeteiligte zur Erstellung eines konsolidierten Jahresabschlusses. Kein System zur Erleichterung des Workflows. Der Prozessstatus ist für die Teilnehmer nicht verfügbar.

LösungMit iGrafx Process Automation zur Durchführung aller Prozessaktivitäten und Konsolidierung von Informationen werden Aufgaben automatisch an die entsprechenden Personen und Rollen in den Niederlassungen gesendet. Mehrere Aufgaben werden parallel ausgeführt und Vorlaufzeiten verkürzt. Monitoring und Reporting reduzieren die Prozesskoordination.

Leistungen 40% Reduktion der Prozessdauer (von 5 auf 3 Monate) Signifikante Reduktion der Prozesskoordination Engpässe werden einfach identifiziert und zur Lösung gebracht

Case Study: DENSO Automotive Deutschland GmbH

ProblemDer Produktentwicklung fehlt die Transparenz und die Fähigkeit, in den Prozessablauf einzugreifen. Engpässe werden zu spät erkannt und verzögern die Markteinführung. Probleme mit Schnittstellen und Dokumentation, wenn mehrere Abteilungen versucht haben, zusammenzuarbeiten.

LösungiGrafx Process Automation lässt sich nahtlos in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren, um die Prozessintelligenz und die Entscheidungsfindung zu verbessern. Dokumente können einfach an den Prozess angehängt werden, und kritische Pfade werden berechnet und überwacht, sodass die Organisation die Ressourcenzuweisung verbessern kann. Diese Lösung stellt sicher, dass alle Teilnehmer jederzeit und überall auf aktuelle Statusdaten zugreifen können.

Leistungen Time to Market wird verbessert In der Software implementierte Rollen und Rechte verbessern die interne und externe Kundenzufriedenheit.

Kontakt

iGrafx GmbHDr.-Johann-Heitzer-Str. 2 │ 85757 Karlsfeld b. MünchenT.: +49 8131 3175-0 │ F.: +49 8131 3175-101

Email: [email protected]: www.iGrafx.com

mailto:[email protected]

http://www.igrafx.com/

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