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Steuerberatung Unternehmensberatung
www.gmb-beratung.de
Neues Reisekostenrecht ab 2014für ambulante Pflegedienste und Pflegekräfte
www.gmb-beratung.de Referent: Ivonne Beutler, StBin 2
Agenda
Definitionen
Fahrtkosten
Verpflegungsmehraufwendungen
Übernachtungskosten
Fazit
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Definitionen
Erste Tätigkeitsstätte
Erstmals Definition der regelmäßigen Arbeitsstätte im Gesetz
§ 9 Abs. 4 EStG
Alle ambulanten Pflegekräfte hatten bisher eine regelmäßige Arbeitsstätte
dort, wo die Leitung ihren Sitz hat und somit der Austausch mit der
Pflegedienstleitung bzw. den Kollegen stattfand und die Pflegedokumentation
verrichtet wurde.
Definiert als:
• ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten
Der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.
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Definitionen
Erste Tätigkeitsstätte
dauerhafte Zuordnung:
• die der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag festlegt (dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegungen)
fehlt eine Festlegung :
• oder ist diese ungenau, erfolgt die Zuordnung nach quantitativen Kriterien:
• Typischerweise arbeitstäglich oder
• je Woche zwei volle Arbeitstage oder ein Drittel der vereinbarten Arbeitszeit,
• und der Arbeitnehmer dort seine eigentliche Tätigkeit erbringt
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Definitionen
Erste Tätigkeitsstätte
Empfehlung:
• Prüfung der Arbeitsverträge zum 01.01.2014
• Steuerrecht folgt der arbeitsvertraglichen Festlegung
Bezüglich der Frage, ob eine ambulante Pflegekraft eine erste Tätigkeitsstätte hat, sind die Antworten auf zwei Fragen ausschlaggebend:
1. Hat der Arbeitgeber für die Pflegemitarbeiter eine bestimmte ortsfeste betriebliche Einrichtung dauerhaft als erste Tätigkeitsstätte arbeits – oder dienstrechtlich festgelegt?
2. Soll der Arbeitnehmer dauerhaft an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden?
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Agenda
Definitionen
Fahrtkosten
Verpflegungsmehraufwendungen
Übernachtungskosten
Fazit
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Fahrtkosten
bei Fahrten Wohnung und Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte) Entfernungspauschale
• wie bisher 0,30 € je vollen Entfernungskilometer
• nicht steuerfrei erstattungsfähig aber
• Erstattung + pauschale Besteuerung durch AG (15%) möglich
Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte,
• auch anzuwenden bei Fahrten zu festgelegten Treff- oder Sammelpunkten
• Statt Ansatz der Fahrtkosten Begrenzung auf Entfernungspauschale
Hinweis:
• bis Veranlagungsjahr 2013 können nach der neuen BFH – Rechtsprechung 0,30 € pro gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden
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Fahrtkosten
bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit
Ansatz in Höhe der tatsächlich entstanden Aufwendungen
• Individueller Kilometersatz
• abgeleitet aus den Gesamtkosten des jeweiligen Kfz für 12 Monate
• Ansatz bis zur wesentlichen Änderung der Verhältnisse (Ablauf AfA-bzw. Leasingzeitraums)
• Unterlagen sind zum Lohnkonto zu nehmen
Ersatzweise pauschale Kilometersätze,
• Typisierend nach Art des benutzten Verkehrsmittels
• Pkw wie bisher 0,30 € je Kilometer
• Aufwendungen für laufenden Betrieb des Kfz abgegolten
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Fahrtkosten
Fahrtkosten / öffentliche Verkehrsmittel Bahn, Bus, Taxi, Schiff, Flugzeug
Wahl der höheren Tarifklasse ist zulässig
Taxikosten, z. B. für Fahrt zum Bahnhof
Kosten für Mietwagen
Fahrpreis plus Zuschläge
Fahrkarten/Rechnungen sind als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren
• es genügt auch, wenn sich aus anderen Unterlagen wie Hotelrechnungen, Korrespondenz die Auswärtstätigkeit ergibt
• Fahrtkosten müssen dann geschätzt werden
Kosten Bahncard können steuerfrei ersetzt werden, wenn dies im Ergebnis für AG günstiger ist
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Definitionen
Fahrtkosten
Verpflegungsmehraufwendungen
Übernachtungskosten
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Verpflegungsmehraufwendungen
Verpflegungsmehraufwendungen Nur noch zweistufige Staffelung
• Bei einer Abwesenheit von mind. 8 h: 12 €
• Bei einer ganztägigen Abwesenheit: 24 €
• Bei mehrtägigen Reisen: - An- und Rückreisetag 12 €
- ohne Mindestabwesenheitszeit
• Ausland: jeweiliger Länderpauschbetrag
3 Monatsfrist bleibt grundsätzlich
• Neubeginn bei Unterbrechung von „mindestens 4 Wochen“- Greift laut Formulierung im Gesetz
- Gesetzesbegründung besagt: auch bei Urlaub oder Krankheit
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Verpflegungsmehraufwand
Eintägige Auswärtstätigkeit
Haben die ambulanten Pflegekräfte keine erste Tätigkeitsstätte, liegt an jedem Arbeitstag eine eintägige Auswärtstätigkeit vor.
Bei Abwesenheit von mehr als acht Stunden kann der Arbeitgeber einen Pauschbetrag von 12 € steuerfrei an die betroffenen Arbeitnehmer auszahlen.
Zahlt der Arbeitgeber grundsätzlich keine Verpflegungspauschalen an die Pflegekräfte, können die Arbeitnehmer diese als Werbungskosten ansetzen.
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Verpflegungsmehraufwand
Beispiele Eine ambulante Pflegekraft hat eine Vollzeitbeschäftigung.
• Arbeitstage 250 Tage
• Urlaubstage 30 Tage
• Krankheitstage 16 Tage
• Tage der
Auswärtstätigkeit 204 Tage
• Maximale Pauschale 12 € x 204 Tage = 2.448 €
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Verpflegungsmehraufwand
Dienstreise:
• Der Arbeitnehmer A ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie am Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer A erhält vom Arbeitgeber keine weiteren Reisekostenerstattungen
Verpflegungsmehraufwand
Anreisetag (unabhängig vom Beginn der Dienstreise) 12,00 Euro
Zwischentag (Abwesenheit 24 Stunden) 24,00 Euro
Kürzung wegen Verpflegung
1 x Frühstück 4,80 Euro 4,80 Euro
1x Mittagessen: 9,60 Euro 9,60 Euro
1x Abendessen: 9,60 Euro 9,60 Euro 0 Euro
Rückreisetag (unabhängig vom Ende der Dienstreise) 12,00 Euro
Kürzung wegen Verpflegung
1 x Frühstück 4,80 Euro 4,80 Euro 7,20 Euro
Steuerfreie Erstattung Verpflegungsmehraufwand 19,20Euro
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Definitionen
Fahrtkosten
Verpflegungsmehraufwendungen
Übernachtungskosten
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Übernachtungskosten
Übernachtungskosten tatsächliche Aufwendungen für eine Unterkunft als WK
AG kann anstelle der tatsächlichen Kosten ohne Nachweis folgende Pauschalen steuerfrei erstatten (LStR 9.7 Abs. 3) :
• Im Inland 20 € je Übernachtung
• Im Ausland ausgehend von den Pauschalen laut Ländertabelle
bei privater Mitnahme von Personen, nur die Aufwendungen, die bei alleiniger Nutzung angefallen wären abzugs- bzw. erstattungsfähig
Zeitliche Begrenzung:
• 48 Monate, danach nur Höchstbetrag für doppelte Haushaltsführung
• nach 48 Monaten im Inland höchstens 1.000 € im Monat
• Zeit beginnt neu nach Unterbrechung von mindestens 6 Monaten
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Übernachtungskosten
Übernachtungskosten Beispiel private Mitnahme von Personen:
• Der Arbeitnehmer wird auf einer einwöchigen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit von seinem nicht berufstätigen Ehegatten begleitet. Die Übernachtungskosten für das Doppelzimmer betragen 120 € für zwei Personen. Die Kosten für das Einzelzimmer hätten 100 € betragen.
Die Übernachtungskosten sind nur i. H. der Kosten für ein Einzelzimmer (100 €) beruflich veranlasst.
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Agenda
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Fahrtkosten
Verpflegungsmehraufwendungen
Übernachtungskosten
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Fazit
Reisekostenreform bringt finanzielle Vorteile für ambulante Pflegedienste bzw. ihre Arbeitnehmer
Wesentliche Neuerung:
• Ambulante Pflegekräfte haben in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte und sind damit auswärts tätig.
Reisekosten können vom Arbeitgeber steuer – und sozialversicherungsfrei ausgezahlt oder vom Arbeitnehmer im Rahmen der persönlichen Veranlagung als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Im Wesentlichen handelt es sich um die Verpflegungspauschalen bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden.
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Erstattungen durch Arbeitgeber
Rechtsgrundlage § 3 Nr. 16 EStG
Steuerfreier Arbeitgeberersatz/ Werbungskostenabzug möglich für Fahrtkosten
Mehraufwendungen für Verpflegung
Übernachtungskosten
Reisenebenkosten
Nicht erstattungsfähig Aufwendungen für Bekleidung, Koffer u.a. Reiseausrüstung, selbst wenn
diese Gegenstände nur für die Auswärtstätigkeit angeschafft wurden
Referent: Ivonne Beutler, StBin 20
Steuerberatung Unternehmensberatung
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GMB Beratung
Steuerberatungsgesellschaft mbH
Zum Bahnhof 14
19053 Schwerin
Telefon: 0385 / 7451240
Telefax: 0385 / 7451241
Email: [email protected]