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Steuerung des Vertriebs- Außendienstes mit ExsoForm ® Thomas Sporbeck EXSO. business solutions GmbH, Düsseldorf

Steuerung des Vertriebs-Außendienstes mit ExsoForm ® Thomas Sporbeck EXSO. business solutions GmbH, Düsseldorf

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Steuerung desVertriebs-

Außendienstes mitExsoForm®

Thomas SporbeckEXSO. business solutions GmbH, Düsseldorf

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ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Vorstellung des Kunden:

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Vorstellung des Kunden:

• Außendienstmitarbeiter sollen ihre Besuchsberichte elektronisch erfassen.

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ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Vorstellung des Kunden:

• Außendienstmitarbeiter sollen ihre Besuchsberichte elektronisch erfassen.• Die Besuchsberichte sollen zentral gespeichert werden

und auch statistisch ausgewertet werden können.

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Vorstellung des Kunden:

• Außendienstmitarbeiter sollen ihre Besuchsberichte elektronisch erfassen.• Die Besuchsberichte sollen zentral gespeichert werden

und auch statistisch ausgewertet werden können.• Die Besuchsberichte sollen an Microsoft CRM übergeben werden.

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Vorstellung des Kunden:

• Außendienstmitarbeiter sollen ihre Besuchsberichte elektronisch erfassen.• Die Besuchsberichte sollen zentral gespeichert werden

und auch statistisch ausgewertet werden können.• Die Besuchsberichte sollen an Microsoft CRM übergeben werden.• Es sollen in Microsoft CRM (oder Outlook) Terminaktionen angelegt werden

anhand der Vorgaben des Außendienst-Mitarbeiters

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Vorstellung des Kunden:

• Außendienstmitarbeiter sollen ihre Besuchsberichte elektronisch erfassen.• Die Besuchsberichte sollen zentral gespeichert werden

und auch statistisch ausgewertet werden können.• Die Besuchsberichte sollen an Microsoft CRM übergeben werden.• Es sollen in Microsoft CRM (oder Outlook) Terminaktionen angelegt werden

anhand der Vorgaben des Außendienst-Mitarbeiters• Kundenstammdaten sollen mit CRM und eEvolution abgeglichen werden

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Mögliche Lösungsansätze:

- Microsoft CRM benutzen

- Adobe PDF-Formular verwenden

- Speziallösung finden

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Mögliche Lösungsansätze:

- Microsoft CRM benutzen- Problem mit Joint Venture im Vertrieb (Systeme, Kunden)- Transparenz und „gemeinsames Datenerfassen“ mit Kunden- Antwortzeitverhalten

- Adobe PDF-Formular verwenden

- Speziallösung finden

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Mögliche Lösungsansätze:

- Microsoft CRM benutzen- Problem mit Joint Venture im Vertrieb (Systeme, Kunden)- Transparenz und „gemeinsames Datenerfassen“ mit Kunden- Antwortzeitverhalten

- Adobe PDF-Formular verwenden- Hohe Investitionskosten für „komplette Lösung“- Schnittstellenproblematik nicht zufriedenstellend gelöst

- Speziallösung finden

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Mögliche Lösungsansätze:

- Microsoft CRM benutzen- Problem mit Joint Venture im Vertrieb (Systeme, Kunden)- Transparenz und „gemeinsames Datenerfassen“ mit Kunden- Antwortzeitverhalten

- Adobe PDF-Formular verwenden- Hohe Investitionskosten für „komplette Lösung“- Schnittstellenproblematik nicht zufriedenstellend gelöst

- Speziallösung finden- hoher administrativer Aufwand für diverse Lösungen- Akzeptanz durch Mitarbeiter

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Mögliche Lösungsansätze:

- ExsoForm®- Integrierte Versionierung- Leichte Anpassbarkeit- Gute Offline-Fähigkeit/Transport auch asynchron möglich- Kunde mochte das Produkt

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ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung1:1 Umsetzungdes bisherigen Papierformulars

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung1:1 Umsetzungdes bisherigen Papierformulars

So könnte es aussehen!

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

InnendienstVorerfassung

Einstellen in

ExsoForm

Außendienstfüllt aus

Rücksendung an

ExsoForm

Veranlassungen

SpeichernÜbergabe

eEvoÜbergabe CRM

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

InnendienstVorerfassung

Einstellen in

ExsoForm

Außendienstfüllt aus

Rücksendung an

ExsoForm

Veranlassungen

SpeichernÜbergabe

eEvoÜbergabe CRM

Direktes Erzeugen aus

CRM

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf

- Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf

- Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden- Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf

- Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden- Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten- Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf

- Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden- Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten- Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten- Änderungen müssen nachvollziehbar sein

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf

- Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden- Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten- Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten- Änderungen müssen nachvollziehbar sein- Vertriebsleiter darf alles sehen aber nichts bearbeiten

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf

- Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden- Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten- Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten- Änderungen müssen nachvollziehbar sein- Vertriebsleiter darf alles sehen aber nichts bearbeiten- Vertriebsleiter darf doch alles bearbeiten

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf

- Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden- Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten- Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten- Änderungen müssen nachvollziehbar sein- Vertriebsleiter darf alles sehen aber nichts bearbeiten- Vertriebsleiter darf doch alles bearbeiten- Bestimmte Veranlassungen müssen freigegeben werden

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ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf

- Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden- Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten- Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten- Änderungen müssen nachvollziehbar sein- Vertriebsleiter darf alles sehen aber nichts bearbeiten- Vertriebsleiter darf doch alles bearbeiten- Bestimmte Veranlassungen müssen freigegeben werden- …

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Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Problem:

Anforderungen formulieren ohne die Software zu kennenist immer problematisch…

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ExsoForm® Editor Plus!(Anwender)

Was Anwender und Administrator sehen

ExsoFlow-Server(Management Console für den Administrator)

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ExsoForm® Editor Plus!(Anwender)

2. Das Ganze als Funktionsübersicht

ExsoFlow-Server(Management Console für den Administrator)

NeuanlageÖffnen

BearbeitenSpeichern

Sendenvon Vorgängen

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ExsoForm® Editor Plus!(Anwender)

2. Das Ganze als Funktionsübersicht

ExsoFlow-Server(Management Console für den Administrator)

NeuanlageÖffnen

BearbeitenSpeichern

Sendenvon Vorgängen

OrdnerstrukturUnternehmensstruktur

BerechtigungenVorgangs-Datenbank

StammdatenWorkflow/Jobs

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2. Funktionsweise im Workflow

Entwurf von Formularen

Diverse Controls (dynamisch/statisch)- Textfeld- Kalenderfeld- Checkbox, Radiobutton- Langtext (optional HTML)- Bild- Scribble- Diagramme (Torte/Balken)- Verteiler- Zähler

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Festlegen des Workflows

- Beliebige Schritte- Auswahl aus Stati, die

- Weiterleiten- zum Ende verweisen- Zurückverweisen- zum Anfang verweisen- nichts tun

2. Funktionsweise im Workflow

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Festlegen des Datenmodells2. Funktionsweise im Workflow

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Anlage von Ordnern undUnterordnern

Funktionsweise im Workflow

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Zuweisung der Formularezur Ordnerstruktur

Funktionsweise im Workflow

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Unternehmensorganisation

Berechtigungen erfolgenimmer auf Abteilungs-Ebene

Funktionsweise im Workflow

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Unternehmensorganisation

Berechtigungen erfolgenimmer auf Abteilungs-Ebene

Frei definierbare Felderzur Überprüfung im Workflow

Funktionsweise im Workflow

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Jobs definieren zumDatenaustausch mit Drittsystemen

Beispiel: Import von CSV-Daten

Funktionsweise im Workflow

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Jobs definieren zumDatenaustausch mit Drittsystemen

Beispiel: Übergabe einer Buchung

Funktionsweise im Workflow

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ExsoFlow-Server Komponenten

Server Core Komponenten

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ExsoFlow-Server Komponenten

Server Core KomponentenIntegrations-Komponenten

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ExsoFlow-Server Komponenten

Job-Engine

Server Core KomponentenIntegrations-Komponenten

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ExsoFlow-Server Komponenten

Job-Engine

Workflow-Engine

Server Core KomponentenIntegrations-Komponenten

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ExsoFlow-Server Komponenten

Job-Engine

SQL-DatenbankWorkflow-Engine

Server Core KomponentenIntegrations-Komponenten

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ExsoFlow-Server Komponenten

Job-Engine

SQL-Datenbank

Dokumenten-Datenbank

Workflow-Engine

Server Core KomponentenIntegrations-Komponenten

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ExsoFlow-Server Komponenten

Job-Engine

SQL-Datenbank

Dokumenten-Datenbank

Workflow-Engine

Datenbank-Connectivity

Server Core KomponentenIntegrations-Komponenten

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ExsoFlow-Server Komponenten

Job-Engine

SQL-Datenbank

Dokumenten-Datenbank

Workflow-Engine

Datenbank-Connectivity

Server Core KomponentenIntegrations-Komponenten

WebServices

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ExsoFlow-Server Komponenten

Job-Engine

SQL-Datenbank

Dokumenten-Datenbank

Workflow-Engine

Datenbank-Connectivity

Plug-In

Server Core KomponentenIntegrations-Komponenten

WebServices

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ExsoFlow-Server Komponenten

Job-Engine

SQL-Datenbank

Dokumenten-Datenbank

Workflow-Engine

Datenbank-Connectivity

Plug-In

Server Core KomponentenIntegrations-Komponenten

OData*

WebServices

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Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow

ExsoFlowExsoForm Drittsystem

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Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow

ExsoFlowExsoForm

Editor

embedded SQL-Datenbank

Drittsystem

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Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow

ExsoFlowExsoForm

Editor

embedded SQL-Datenbank

Drittsystem

Datenbank-Connectivity

Datenbank-Connectivity

Datenbank-Connectivity

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Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow

ExsoFlowExsoForm

Editor

embedded SQL-Datenbank

Drittsystem

Datenbank-Connectivity

Datenbank-Connectivity

Datenbank-Connectivity

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Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow

ExsoFlowExsoForm

Editor WebServices

embedded SQL-Datenbank

Drittsystem

Datenbank-Connectivity

WebServices

Datenbank-Connectivity

WebServices

Datenbank-Connectivity

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Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow

ExsoFlowExsoForm

Editor WebServices

embedded SQL-Datenbank

Drittsystem

Datenbank-Connectivity

WebServices

Datenbank-Connectivity

WebServices

Datenbank-Connectivity

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Kosten der Realisation des Projektes

Lizenzen (Releasepflege = 15% des Lizenzpreises p.a.)- ExsoFlow Professional (EUR 4.980,00 zzgl. MwSt.)- ExsoStatistics (EUR 1.280,00 zzgl. MwSt.)- CRM- und Exchange-PlugIn * (EUR 3.960,00 zzgl. MwSt.)- 15x Client (à 279,00 bzw. 229,00 EUR) (EUR 3.935,00 zzgl. MwSt.)

Dienstleistungen- Installation (EUR 490,00 zzgl. MwSt.)- Formular, Workflow, Jobs (EUR 2.450,00 zzgl. MwSt.)- Schulung (EUR 1.720,00 zzgl. MwSt.)

Summe EUR 18.815,00 zzgl. MwSt.*) CRM-Plugin beinhaltete projektspezifische Entwicklungen

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Nutzen der Realisation des Projektes

- Qualität der Besuchsberichte wurde deutlich erhöht- Versand von Informationsmaterial wurde besser organisiert- Umsatz pro Kunde erhöhte sich (subjektive Wahrnehmung?)- Es musste kein neuer Vertriebs-Innendienst-Mitarbeiter eingestellt werden

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Nutzen der Realisation des Projektes

- Qualität der Besuchsberichte wurde deutlich erhöht- Versand von Informationsmaterial wurde besser organisiert- Umsatz pro Kunde erhöhte sich (subjektive Wahrnehmung?)- Es musste kein neuer Vertriebs-Innendienst-Mitarbeiter eingestellt werden

- ExsoForm® wird auch in anderen Bereichen eingesetzt:• Serviceberichte• Eingangsrechnungen