Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN

Stormöte sept 2006

Elektronisk inköps- och fakturahantering

LUPIN Lund University Purchase and INvoice management system

www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf

Projektledare [email protected]

Innehåll

• Bakgrund

• Behov till betalning

• Processen i Lupin

• Regler: inköp,

delegation

• Tidplan

• Lär dig mer…

Bakgrund

• Bättre affärer (mer värde för

pengarna!)

• Mer tid åt kärnverksamheten

• Ökad kvalitet

• Miljövinster

• Omvärldstryck

Bakgrund

Vi köper tjänsten av:

som ägs av

Proceedo är en s k ASP: Application Service ProviderDe sköter hårdvara, mjukvara, teknisk drift o underhåll, vidareutveckling/uppgraderingar (2 ggr per år)

Skanning av pappersfakturor sköts av:

Pappersfakturorna långtidsarkiveras på:

Bakgrund

Andra Proceedokunder:

Mölndals Stad

Norska Forsvaret

Bakgrund

Lunds universitets inköp 2005

• 8 400 leverantörer

• 1,5 miljarder kronor

• Låg avtalstrohet

• 400 ramavtal

• 130 000 fakturor

(exklusive privatpersoner)

Bakgrund

Antal fakturor per leverantör 2005

Andel leverantörer som skickade EN faktura år 2005

2

3

4

5-9

10-99

100-9991000-6100

Bakgrund

Antal fakturor per leverantör 2005- endast de som skickade fler än 4 fakturor

• 2 000 leverantörer (tot 8 400)

• 120 000 fakturor (tot 131 000)

(exklusive privatpersoner)

0

1 000

2 000

3 000

4 000

5 000

6 000

7 000

VIA TRAVEL AB 6 066

BTI NORDIC AB 4 706

VWR INTERNATIONAL AB 3 706

TELIA SONERA SVERIGE AB 3 131

VODAFONE SVERIGE AB 2 853

TNT SVERIGE AB 2 706

SIGMA-ALDRICH SWEDEN AB 2 514

DUSTIN AB 2 251

REGIONSTYRELSEN REGION SKÅNE 2 010

AKADEMIBOKHANDELSGRUPPEN AB 1 936

KILLBERGS KONTORSVARUHUS AB 1 862

ADLIBRIS AB 1 569

FRANS SVANSTRÖM & CO AB 1 517

INVITROGEN AB 1 477

Bakgrund

Innehåll

• Bakgrund



• Regler: inköp,

delegation

• Tidplan

• Lär dig mer…

God

känn

ande

Leve

rans

kvitt

ens

Leve

rans

Order

Bet

alni

ng

Ej matchning/ej order Granskning

Attest

digital faktura

Abonnemangs-avtal

pappers-faktura

Skanningelektroniskfaktura

Från behov till betalning!Behov

Beställning:Katalog

Extern webbutikInköpsformulär

Rekvisition

Behov t betalningElektroniskt inköpElektronisk fakturahantering

Matchning mot order/leveranskvittens

Matchning mot abonnemangs-

avtal

Beställning GodkännandeOrder till

leverantörSakattest

Utbetalnings-order

Ankomst-registrering

Definitiv-registrering

Betalnings-godkännande

Tillbetalning

Gamla flödet- manuell hantering

Order tillleverantörOrder tillleverantör

Tillbetalning

Beställningo kontering

GodkännandeLeverans-kvittens

Nya flödet-manuellt inköp, elektronisk fakturahantering

-elektronisk inköps- och fakturahantering

Beställare/granskare

Godkännare/attestant

Ekonomiadm på inst.

Automatiskt steg

Behov t betalning

Faktura-matchningFaktura-matchning

Beställning GodkännandeOrder till

leverantörTill

betalning Granskningo kontering

Attest

Innehåll

• Bakgrund



• Regler: inköp,

delegation

• Tidplan

• Lär dig mer…

Hur fungerar Lupin?Processen i Lupin

God

känn

ande

Leve

rans

kvitt

ens

Leve

rans

Order

Bet

alni

ng


Attest

digital faktura

Abonnemangs-avtal

pappers-faktura





Rekvisition

Elektroniskt inköp



avtal

Processen i Lupin

Beställning

1. Beställning 2. God-

kännande 3. Order till

leverantör 4. Leverans-

kvittens 5. Faktura-

hantering 6. Betala

Processen i Lupin

Produktsökning - katalog Processen i Lupin





hantering 6. Betala

Underlag för beställning

Fördefinierade leveransadresser

Processen i Lupin





hantering 6. Betala

Underlag för beställning

Lupin föreslår konto

Processen i Lupin





hantering 6. Betala

Godkänna beställning – i Lupin Processen i Lupin





hantering 6. Betala

….eller direkt via e-post!Processen i Lupin





hantering 6. Betala

Order till leverantör/-er

• Godkänd beställning går automatiskt vidare i Lupin

• Varje beställning genererar automatiskt en eller flera order till en eller flera leverantörer

Processen i Lupin





hantering 6. Betala

Leveranskvittens Processen i Lupin





hantering 6. Betala

God

känn

ande

Leve

rans

kvitt

ens

Leve

rans

Order

Bet

alni

ng


Attest

digital faktura

Abonnemangs-avtal

pappers-faktura





Rekvisition

Elektronisk fakturahantering



avtal

Processen i Lupin

Pappersfakturornas väg innan du ser dem i Lupin

Processen i Lupin





hantering 6. Betala

• Postöppning• Sortering• Skanning• Tolkning• Validering

• Överföring- till Lupin (digitala fakturan)- till Svenskt Arkiv för arkivering

(pappersfakturan)

Fakturahantering och betalning

• Faktura matchas automatiskt mot godkänd beställning och utförd leveranskvittens

• Färdig faktura går till betalning i redovisningssystemet

• Order saknas = krävs efterattest

Processen i Lupin





hantering 6. Betala

Efterattestflöde: Processen i LupinGranska faktura

Processen i LupinEfterattestflöde: i LupinAttestera faktura

Processen i Lupin…eller direkt via e-post

Innehåll

• Bakgrund



• Regler: inköp,

delegation

• Tidplan

• Lär dig mer…

Inköp – regler

• Inköp ska ske via ramavtal när sådant finns för önskad vara eller tjänst

• Om ramavtal ej finns = upphandling

<300 tkr Direktupphandling

>300 tkr Upphandling => kontakta institutionens inköpssamordnare

Regelverk

Inköp – vägledning/information• Ny hemsida är under utveckling

– Info kommer på Lupins välkomstsida!

• Under tiden:– www.upphandling.lu.se– portal.adm.lu.se

• Nyhetsbrev – anmäl dig under Inställningar

• Kort info om inköp/upphandling under Inköp

Regelverk

Ny delegationsordning för attesträttigheter

• Prefekten delegerar - får inte delegeras vidare

• Stående delegation till stf prefekt när prefekten inte är

tillgänglig

• Rätt delegera till biträdande prefekt

• Delegation till annan kräver godkännande av kanslichef för

berört områdeAnnan: • Verksamhetsledare med budgetansvar (kst eller aktivitet/-er)• Annan med lämplig kompetens och ansvarsställning (t ex administrativt ansvarig)

• Ingen anställd får attestera för utgifter som berör personen själv

(prefekts egna utlägg ska t ex attesteras på områdesnivån)

• Beslut om delegation ska revideras och uppdateras årligen

• Kopia på beslut ska skickas till Ekonomienheten

Regelverk

Ny attesthierarki

Beloppsgränser i kombination med

kostnadsställe / aktivitet

Möjligheter, exempel:

• Prefekten attesterar allt

• Biträdande prefekt/-er attesterar allt, prefekten attesterar biträdande prefekts inköp

• Avdelningsföreståndare attesterar på sina kostnadsställen – ev i kombination med att även prefekten attesterar allt över ett visst belopp

• Personer med verksamhetsansvar attesterar sina delar (aktivitet = även kostnadsställeansvarig måste attestera)

Man kan inte attestera egna beställningar.

Regelverk

Innehåll

• Bakgrund



• Regler: inköp,

delegation

• Tidplan

• Lär dig mer…

Tidplan för införande av LupinFAS 1 Områdesvisa stormöten

Vad: Allmän info, starta tankearbetet…

Vem: alla berörda

FAS 2 Institutionsbesök/uppsättningVad: Inköp,

attesthierarki,gruppstruktur…Vem: institutionsledningen

FAS 3 Institutionsbesök/utbildningVad: Utbildning

Vem: alla som behöver utbildning, bestäms av institutionsledningen

FAS 4 Utrullning efter hand under hösten 2006,

ev även första kvartalet 2007

Tidplan

Institutionsbesök/uppsättning (fas 2)

Institutionsledningen behöver vara förberedd på att prata om institutionens:

Inköp

Attesthierarki

Gruppstruktur

Tidplan


Inköp

Tidplan

Samordna inköp eller ej?

Olika för olika typer av inköp:• kontorsmaterial?• kemikalier?• datorer och kringutrustning?• resor?• fika/dyl till möten?• böcker?• …?

Attesterare bör inte vara inköpare


Attesthierarki

Tidplan

Olika aspekter att fundera på:• ansvar• närvaro • antal personer per beställning/faktura• semestervikarier• man får ej godkänna egna inköp

Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) Gruppstruktur

Tidplan

Lunds universitet

Område A

Institution X

Institution Y

Avd 1

Avd 2

Område B

Färdig, Klara

Duktig, Bror

Kula, Kalle

Värden (aktiviteter, v-grenar….) kan tilldelas till grupper och individer mer eller mindre finfördelat.

Uppsättning av grupper och vilka värden de ska tilldelas görs i samband med institutionsbesök 1.

Grupp z

Innehåll

• Bakgrund



• Regler: inköp,

delegation

• Tidplan

• Lär dig mer…

E-learning för anställda:

Proceedo Academywww.proceedo.net/academy

1. Vid login första gången: klicka här. Då får du upp en ruta:

2. Ange Företag: Lunds universitet, Kod: 5000

Fyll i användarinformation (t o m uppgift om e-post), bestäm användarnamn samt lösenord

3. Efter att du genomfört registreringen kan du använda ditt användarnamn och lösenord för att träna i Proceedo Academy

Alternativ för Mac-användare: info kommer på http://www.eken.lu.se/org/efh/

Lär dig mer…

1

2

3

Bilderna finns på Ekonomienhetens hemsida:

www.eken.lu.se• Längst ner på sidan: ”Elektronisk

inköps- och fakturahantering (LUPIN)”

www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf

Där finns även fler exempel på attesthierarkier

samt på gruppstruktur m m.

Appendix

Attesthierarki, exempel AAttesthierarkier

Kostnadsställehierarki

Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999

Prefekten attesterar allt på institutionen.

Attesthierarki, exempel B


Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Avd f Widén 0-999Avd f Widén 0-999Avd f Sjösten 0-999Avd f Sjösten 0-999Avd f Hansson 0-999Avd f Hansson 0-999

Prefekten attesterar för huvudkostnadsstället och avdelningsföreståndarna/motsv attesterar allt på sina respektive avdelningar.

Attesthierarkier

Attesthierarki, exempel C



Avdelningsföreståndarna/motsv attesterar allt på sina respektive avdelningar och om beloppet överstiger 25 tkr attesterar även prefekten.

Attesthierarkier

Attesthierarki, exempel D


Administrativa chefen attesterar allt och om beloppet överstiger 25 tkr attesterar även prefekten.

Attesthierarkier

Prefekt Åberg 25-999Adm chef Janson 0-999Prefekt Åberg 25-999Adm chef Janson 0-999Prefekt Åberg 25-999Adm chef Janson 0-999Prefekt Åberg 25-999Adm chef Janson 0-999

Attesthierarki, exempel E



Aktivitet50002134001 Våld och genus del A Gr chef Lövborg 0-99950002134002 Våld och genus del B Gr chef Lövborg 0-999

Prefekten attesterar för huvudkostnadsstället och avdelningsföreståndarna/motsv attesterar allt på sina respektive avdelningar (jfr B). Inköp i forskargruppen ”Våld och genus” ska dock först attesteras av forskargruppschefen innan det går för attest av avdelningsföreståndaren.

Attesthierarkier

Gruppstruktur, exempel A

Personer som beställer/godkänner för hela institutionen läggs under grupp 50002000(Etnologiska inst).

Personer som beställer/godkänner för en avdelning läggs under den avdelningen, t ex 50002100(Etnologi).

Varje avdelning tilldelas sitt kostnadsställe, alla verksamhetsgrenar och alla sina aktiviteter.

Gruppstruktur

Gruppstruktur, exempel B

Här har man på den ena avdelningen även lagt undergrupper för några forskningsgrupper.

Personer som beställer/godkänner för endast en forskningsgrupp läggs under den gruppen, t ex 5000210002(Våld och genus).

Forskningsgrupperna är helt och hållet bidragsfinansierade så de tilldelas inte alla verksamhetsgrenar utan endast 35 Forskning bidrag, och endast sina aktiviteter.

Gruppstruktur

Ankomsthantering fakturor

Välj flödeVälj flöde

Automatiskt processteg

Manuellt processteg

Roller

LA Leverantörsansvarig

LH Lupin Helpdesk

P Proceedo

Roller

LA Leverantörsansvarig

LH Lupin Helpdesk

P Proceedo

FakturaFakturaValidera och addera info om lev. på

faktura

Validera och addera info om lev. på

faktura

Kontrollera leverantörRoll: LA

Kontrollera leverantörRoll: LA

Makulera faktura

Makulera faktura

Meddelande till leverantör

Ej OK

Hitta/skapa leverantör

Hitta/skapa leverantör

Kontrollera fakturanRoll: LH

Kontrollera fakturanRoll: LH

Kontrollera faktura

Till: Abonne-

mangsflödeKontrollera leverantör

Kontrollera leverantör

Utred fel, hantera

undantagRoll: P

Utred fel, hantera

undantagRoll: P

Kontrollera leverantör

OK OK

Ej OK

Validera och addera

info på faktura

Validera och addera

info på faktura

Ej OK

OK

Till: Order-matchnings-

flöde

OK

Till: Efterattest-

flöde

Processen i Lupin

OrdermatchningsflödeMatchning mot inköpsorder och leveranskvittens

Matcha artiklar på

faktura mot order

Matcha artiklar på

faktura mot order

Från: Ankomst-

hanteringen

Kontrollera leverans-kvittens

Kontrollera leverans-kvittens

Kontrollera villkor (priser)

Kontrollera villkor (priser)

Manuell matchning

Roll: LH

Manuell matchning

Roll: LH

Roller

LH Lupin Helpdesk

B Beställare

Roller

LH Lupin Helpdesk

B Beställare

Kontera faktura

Kontera faktura

Avvakta leverans-kvittens

Roll: B (LH)

Avvakta leverans-kvittens

Roll: B (LH)

OK OK OK

Ej OK Ej OK


Manuellt processteg

Till: Kontroll av kontering och sänd faktura

Processen i Lupin

EfterattestflödeNär referens till order eller abonnemang saknas

Välj granskare, (förkontera)

Roll: LH

Välj granskare, (förkontera)

Roll: LH

Roller

LH Lupin Helpdesk

G Granskare

A Attestant

Roller

LH Lupin Helpdesk

G Granskare

A Attestant

Granska,kontera

Roll: G (LH)

Granska,kontera

Roll: G (LH)

Attestera

Roll: A (LH)

Attestera

Roll: A (LH)

Ej granskare

Kontrollera granskare

Kontrollera granskare

Kontrollera granskning

Kontrollera granskning

Kontrollera attest

Kontrollera attest

OK OK OK

Ej OK Ej OK Ej OK

Till: Kontroll av kontering och sänd faktura

Från: Ankomst-

hanteringen


Manuellt processteg

Processen i Lupin

Kontroll av kontering och sändning av faktura

Färdig- konterad

e-Faktura

Färdig- konterad

e-Faktura

Kontrollera kontering

Roll: LH


Roll: LH



Sänd faktura

Sänd faktura

OK

Ej OK

OK

Roller

LH Lupin Helpdesk

Roller

LH Lupin Helpdesk

Exporttill Orfi

Från: Efterattest-

flöde

Från: Abonnemangs-

flöde

Från: Order-matchnings-

flöde

Från: Kreditflöde


Manuellt processteg

Processen i Lupin

Documents

Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN