38
Strateegilise planeerimise metoodika. Ehk kuidas ja miks teha arengukava ?

Strateegilise planeerimise metoodika

  • Upload
    aiko

  • View
    54

  • Download
    0

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Ehk kuidas ja miks teha arengukava ?. Strateegilise planeerimise metoodika. Kokkusaamise eesmärk. Tutvustada strateegilise planeerimise põhialuseid. Õpetada praktiliselt organisatsiooni arengukava ja tegevuskava koostamist. - PowerPoint PPT Presentation

Citation preview

Page 1: Strateegilise planeerimise metoodika

Strateegilise planeerimise metoodika.

Ehk kuidas ja miks teha arengukava ?

Page 2: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 2

Kokkusaamise eesmärk

Tutvustada strateegilise planeerimise põhialuseid. Õpetada praktiliselt organisatsiooni arengukava ja tegevuskava

koostamist. Koostada Pärnumaa Rahvakultuuri Keskseltsi arengukava 2010.

aasta sügiseks.

Page 3: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 3

Milleks on vaja arengukava?

Reeglina ei ole inimestel võimet lugeda mõtteid! Me ise arvame, et ajame oma “suurt asja” ja usume, et kõik teavad sellest kõike, aga see pole üldsegi nii!

Olulised asjad tuleb välja öelda ja üles kirjutada ! Arengukava on dokument milles on seda võimalik teha. Aga arengukava on dokument, mida ei saa koostada üksi! “ Räägi mulle ja ma unustan, näita mulle ja ma pean meeles, kaasa

mind ja ma toetan!” / idamaine vanasõna /

Page 4: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 4

Milleks on vaja arengukava?

• Arengukava on vajalik eelkõige selleks, et...

– kujundada organisatsiooni tulevikku eelkõige oma soovide kohaselt

– suunata ressursse ja energiat vajalikesse kohtadesse tulemuslikumalt ja efektiivsemalt

– tagada organisatsiooni stabiilne areng ning järjepidevus

– põhjendada taotusi kohalikust- ja riigieelarvest ning muuta kultuuritegevus võimalikult atraktiivseks nii erainvestoritele kui välispartneritele.

Page 5: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 5

Arengukava on asjaliste vaheline kokkulepe.

Arengukava annab pildi organisatsiooniga seotud inimeste ja organisatsioonide olemusest ning väärtushinnangutest. Kokkulepe on vajalik, et seada ühiseid eesmärke ning valida ühiseid teid

nende saavutamiseks. Ta vastab küsimustele – kellele ja milleks organisatsiooni eksisteerimine on

vajalik ning kuidas ja milliste vahenditega see peaks olema tagatud. Arengukava on tegevusjuhis.

Kokkulepe arengusuundades on aluseks ühisele tegutsemisele Arengukava on dokument.

Kirjapandud kokkulepe aitab meenutada ja jälgida, milles täpselt kokku lepiti.

Arengukava mõiste.

Page 6: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 6

Kõik on üks tervik!

Eesti Vabariigi kultuuri arengustrateegia

Maakonna kultuuri arengustrateegia

Omavalitsuse kultuuri arengustrateegia

PRAKS-iarengustrateegia

Page 7: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 7

Arengukava ülesehitus

TÄNANE OLUKORD

VAJADUSED

TULEVIKUPILT

STRATEEGILISED EESMÄRGID LÄHEMAKS 4 AASTAKS

TEGEVUSKAVA 1 AASTAKS JA EELARVE

JÄLGIMINE JA HINDAMINE

Page 8: Strateegilise planeerimise metoodika

Arengukava ülesehitus

Page 9: Strateegilise planeerimise metoodika

Arengukava ülesehitus

Lihtsus, konkreetsus, selgus! Näidismaterjalid Kultuuriministeeriumi koduleheküljel:

http://www.kul.ee/index.php?path=0x1x1263 Igati soovitan! PRAKS-i arengukava koostamisel lähtume just sellest

näidimudelist!

Page 10: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 10

Arengukava koostamise tööprotsess

1. Algatusrühma moodustamine, aprill 2010

2. Arengukava koostamise kavandamine, aprill 2010

3. Arengukava koostamise algatamine

ja töörühmale volituste andmine , aprill 2010

4. Andmete kogumine,korrastamine ja analüüs, aprill-august

5. Arengukava esimese variandi Koostamine, september-oktoober

6. Esmase variandi tutvustamine, arutelu ja täiendamine, oktoober

7. Täiendatud variandi, tegevuskava ja eelarve koostamine,

november

8. Arengukava vastuvõtmine, heakskiitmine asjaliste poolt, detsember

Viime arengukava ellu!

9. Elluviimise jälgimine, täiendamine ja uuendamine,

vähemalt 1X aastas

Page 11: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 11

Kelle jaoks? Meie ja Nemad.

Organisatsiooniga seotud inimesed. Võimalus kaasa haarata Võimalus tunda end ühtse ja tugevana Võimalus hinnata organisatsiooni jätkusuutlikkust

Potentsiaalsed toetajad ja rahastajad. Võimalus selgitada oma olemust ja väärtushinnanguid ka teistele Võimalus tõestada organisatsiooni jätkusuutlikkust

Page 12: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 12

Meie on kõige tähtsam!

Tihti küsitakse - kes seda arengukava ikka loeb? Eelkõige loeme seda meie ise! Arengukava valmib inimestevahelises koostöös ning nende osalusel. Kui olen osalenud, olen ka huvitatud tulemustest. Arengut kavandades kujundame ise oma elukorraldust!

Page 13: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 13

Nemad on ka tähtsad!

Arengukava koostamine annab meile võimalused koostööks otsustajatega. Me saame neile endast teada anda ning neilt nõu küsida. Me saame neid kaasata ekspertide ja abistajatena. Me saame neilt küsida andmeid ja ühtlustada omavahel eesmärke. Anname neile võimaluse esimesena valminud dokumendiga

tutvumiseks, kutsume koosolekutele. Teavitame neid tulemustest, palume hinnanguid.

Page 14: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 14

Meeskonnatöö eelised.

Me näeme asju reeglina hästi ning targalt ja oskame olukordi hinnata!

Aga koos näeme asju veel paremini, saame arvamusi omavahel võrrelda ja jõuda õigemate tulemusteni.

Page 15: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 15

Asjalised ja nende kaasamine.

Arengukava koostamine on meeskonnatöö! Vajalikud on eestvedajad, kes on valmis selle töö ette võtma ja sellega

ka lõpuni minema. Kui on raske algatusrühma kokku saada, võib appi kutsuda ka

spetsialiste. Vajalik on asjaliste kaasamine protsessi teatud osades, et nad

tunneksid ennast osalistena.

Page 16: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 16

Asjalised ja nende kaasamine

Määra oma organisatsiooni huvirühmad ning nende võimalikud huvid Teie asutuse organisatsiooni vastu. Võimalikult täpne määratlus

tegevusvaldkond iga, sugu

Hea oleks määratleda ka rühma arvuline suurus Geograafiline paiknevus

riik, regioon, maakond, vald, küla, linn jne

Määratle oma huvi nende kaasamise vastu. Mõtle, kuidas oleks neid kõige parem kaasata.

Page 17: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 17

Asjalised ja nende kaasamine.

HuvirühmadNeed on inimeste rühmad, kelle huve arengukava

otseselt puudutab. Asutuse- või organisatsiooniga otseselt seotud inimesed

või inimeste rühmad.

Sidusrühmad Inimeste rühmad, keda arengukava elluviimine

kaudselt mõjutab. Teised huvirühmad Partnerid Ametivõimud jne.

Page 18: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 18

Põhiväärtuste sõnastamine

Põhiväärtused on organisatsiooni peamine tegutsemiskreedo! Millesse organisatsioon usub? Milliseid väärtusi tunnustab? Mille

poole püüdleb? Milliseid filosoofilisi põhimõtteid järgib? Millised on organisatsiooni tugevad küljed ja eelised? Milline on organisatsiooni vastutus üldsuse ees? Kuidas organisatsioon suhtub oma liikmetesse?

Page 19: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 19

Pühendumus ehk missioon

Missioon Kirjeldab peamisi eksisteerimise aluseid ja aitab määratleda

sihtgruppe. Sõnastamisel tuleb vastata järgmistele küsimustele:

Kes me oleme? ( juriidiline staatus ) Mille nimel? ( kõrgeimad eesmärgid ja väärtushinnangud, kvalitatiivsed

muutused, millele tegevus on suunatud ) Kelle jaoks? ( sihtgrupid ja nende huvid ning vajadused ) Kus? (geograafiline regioon, millele tegevus on suunatud) Mida me teeme? ( sihtgruppide vajaduste rahuldamisele suunatud

tegevuste üldine piiritlemine )

Page 20: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 20

Pühendumus ehk missioon

Pane kirja oma organisatsiooni missioon - üldine eesmärk ehk põhjus eksisteerimiseks !

PRKS tegutseb selle nimel, et ...

Page 21: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 21

Pühendumus ehk missioon

Missiooni määratlus peab olema: Lühike – mitte üle neljakümne sõna (kolme lause)

Kirjutatud selges ja arusaadavas keeles

Sõnastatud positiivselt ja ligitõmbavalt

Kirjutatud oleviku vormis ja kindlas kõneviisis

Page 22: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 22

Et olla edukad mitte ainult praegu vaid ka tulevikus, tuleks vastata kolmele peamisele küsimusele:

Kus me praegu oleme? Kuhu tahame jõuda? Kuidas sinna jõuda?

Arengustrateegiat käsitletakse kui kokkulepitud eesmärkide ja tegevuste süsteemi, mille abil püütakse saavutada parimat resultaati tulevikus.

Hetkesituatsiooni analüüs.

Page 23: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 23

KUS ME PRAEGU OLEME?

Ehk hetkeseisundi analüüs läbi ühise tegevuse ja gruppide kaasamise.

MIKS SEDA ON VAJA TEHA? Tekib arusaamine olemasolevast olukorrast ja selle puudustest,

võimalustest ja ressurssidest olukorra muutmiseks. Strateegiline ( SWOT/TNOV) analüüs.

STRENGHTS – sisemised tugevused T WEAKNESSES – sisemised nõrkused N THEARTS – väliskeskkonnast tulenevad ohud O OPPORTUNITIES – väliskeskkonnast tulenevad võimalused V

Hetkesituatsiooni analüüs.

Page 24: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 24

Hetkesituatsiooni analüüs.

Sise- ja välistegurid. Sisetegurid, lähtudes valdkonnast, asutusest või organisatsioonist

enesest Tugevused Nõrkused

Välistegurid, meist mitte sõltuvad, olemasolevad või võimalikud tulevikus.

Ohud Võimalused

NB! Me kaardistame neid, mitte selleks, et SWOT analüüsi on huvitav teha, vaid selleks, et välja töötada edasiliikumiseks vajalikku strateegiat!

Page 25: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 25

SISETEGURID TUGEVUSED ( S )

Organisatsiooni töötajad/liikmed, kogemused, traditsioonid, teadmised; Toimivad koostöömudelid, head suhted meediaga, partneritega, riigiasutustega; Stabiilne tulubaas, projektijuhtimise kogemused jms;

NÕRKUSED ( W ) Passiivsus, ühise eesmärgi puudumine, oskamatus, vähesed teadmised, nõrk

suhtekorraldus jms;

VÄLISTEGURID VÕIMALUSED ( 0 )

Uued sidekanalid, soodne keskkond (inimesed, asutused, partnerid jm), uute seaduste vastuvõtmine, riikliku poliitika muutumine, avatud maailm, looduskeskkond jms;

OHUD ( T ) Ebastabiilne poliitika, globaaliseerumine, väärtushinnangute muutumine,

majandustingimuste halvenemine jne;

Hetkesituatsiooni analüüs.

Page 26: Strateegilise planeerimise metoodika

26

Hetkesituatsiooni analüüs.

Millised praegused nõrkused võivad saada takistuseks tulevikus avanevate võimaluste kasutamisel? Mil viisil?

Millised praegused nõrkused võivad saada

fataalseteks, kui väliskeskkond halveneb s.t.

ohud realiseeruvad?

OHUD ( O )

LOETELU VÄLISTEST OHTUDEST

Millistele olemasolevatele

tugevustele saame eelkõige toetuda

tulevikus avanevate võimaluste

kasutamisel?

Kas ja milliseid tugevusi toetades on võimalik

vähendada ohtude teket (või siis saada neist

suhteliselt kergelt üle)?

VÕIMALUSED ( V )

LOETELU VÄLISTEST VÕIMALUSTEST

NÕRKUSED ( N )

SISEMISTE NÕRKUSTE LOETELU

TUGEVUSED ( T )

SISEMISTE TUGEVUSTE LOETELU

Sisetegurid

Välistegurid

Page 27: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 27

Kuhu tahame jõuda?

Visioon Nägemus sellest, milline maailm (Tulevik) peaks olema – see on

nägemus tulevikust, mitte olemasolevast reaalsusest. Pilt eelistatavamast tulevikust teatud ajavahemiku pärast. Visioon on selleks jõuks, mis liidab inimesed ühisteks jõupingutusteks.

Page 28: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 28

Probleemide analüüs

• SÕNASTAMINE; ANALÜÜS; DOKUMENTEERIMINE;• SÕNASTAMINE;

– Milles probleem seisneb? Kirjelda seda.– Kes ja kuidas on sellest mõjutatud? Kui paljusid see mõjutab?– Kas on lokaalne või globaalne? Kas meie võimuses on midagi teha?

• ANALÜÜS– Miks selline probleem eksisteerib ? Miks ta on tekkinud ?– Mis on selle majanduslikud põhjused – tagajärjed?– Mis on selle poliitilised põhjused – tagajärjed?– Mis on selle sotsiaalsed ja kultuurilised põhjused – tagajärjed?

• DOKUMENTEERIMINE– Statistilised andmed– Küsitlused– Partnerid– Vajaminevad ressursid

Page 29: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 29

Strateegia väljatöötamine

• STRATEEGIA on eesmärkide ja nende saavutamiseks vajaminevate tegevuste ja põhimõtete kogum. Strateegia võimaldab kasutada olemasolevaid ressursse efektiivselt.

• Strateegilise planeerimise käigus on väga tähtis jõuda selgusele selles KUIDAS kavatsetakse enese ette püstitatud eesmärke saavutada!

– Strateegia väljatöötamine järgneb visiooni – missiooni sõnastamise, andmete kogumise ja probleemi analüüsile ning sisemiste – väliste tegurite analüüsile.

Page 30: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 30

Eesmärkide ja ülesannete fikseerimine

• Eesmärk – on püstitatud selleks, et leida mingile probleemile või kitsaskohale lahendusi

• Eesmärgid peegeldavad olukorda, mida me tahame saavutada kokkulepitud ajaperioodi lõpuks

• Eesmärk ei ole tegevus.

Page 31: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 31

Organisatsiooni tegevusvadkonnad ja eesmärgid

• Iga organisatsiooni tegevuse saab jagada peamisteks valdkondadeks, millesse panustatakse. Ükski organisatsioon ei saa tegeleda kõigega – tuleb seada prioriteete!

• Eesmärkide püstitamisel on lähtutud mõõdetavuse põhimõttest. Kaugemad eesmärgid (visioon) on mõõdetavad ligikaudselt, lähemad eesmärgid konkreetselt.

• Eesmärkide realiseerimist saab efektiivselt teostada vaid siis, kui on olemas näitajad ehk mõõdikud, mille alusel tulemust mõõta .

• Igas tegevusvaldkonnas saab püstitada lähiajaks omad eesmärgid, mis on saavutatavad, mõõdetavad ning realistlikud.

Page 32: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 32

Eesmärkide hindamine

• Õigesti püstitatud eesmärki iseloomustab see, et ta on:

– Täpne ( specific ) – kas on täpselt terminitega näidatud milline, millal, kuidas ja kus olukord muutub?

– Mõõdetav ( mesurable ) – eesmärgini jõudmist saab hinnata objektiivsete kriteeriumidega ( hulk, suurus, arv jne )

– Saavutatav ( achievable ) – kas on sõnastatud - kes, mis, millal ja kus?

– Tulemuslik ( results ) – kas on olemas ja määratud tulemus?– Ajastatud ( timebound ) – eesmärgi saavutamise aeg peab olema

kindlaks määratud ning mingil ajahetkel peame saama ütelda, et see eesmärk on täidetud.

Page 33: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 33

Tegevuste planeerimine

• Tegevused on spetsiifilised ülesanded, mis on vaja läbi viia eesmärkide täitmiseks.– Koosolekud, üritused, otsuste vastuvõtmise protsessid, võistlused,

kampaaniad, millegi rajamine jne.

• Tegevuskava koostatakse reeglina lühemaks perioodiks (1-2 aastat).

Page 34: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 34

Tegevuste planeerimine

• Tegevusplaani koostamine.– Valime eesmärgi– Püstitame eesmärgi täitmiseks vajaminevad ülesanded– Kirjeldame ülesande täimiseks tehtavaid samme

• Määrame vastutavad isikud• Arvutame vajalikud ressursid• Hindame võimalikke ressursside allikaid• Määratleme aja• Sõnastame soovitud tulemuse

Page 35: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 35

Tegevuste planeerimine

Probleem Soovitudolukord

Tegevusedsoovitudolukorra

saavutamiseks

Mis takistab?

Mis soodustab

?Kes on tegija?

Kust tulevadressursid?

Page 36: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 36

Kontrollküsimused

• Kas ülesanne on selgelt sõnastatud?• Kas ülesanne on teostatav?• Kas ülesanne on reaalne?• Kas oleme arvestanud takistusi ja ohte?• Kas määratud aeg on piisav, et ülesannet täita?• Äkki on keegi juba selle ülesande teostanud?• Kas on piisavalt inimressurssi?• Kas on juhtkonna toetus?• Kas üks samm viib järgmiseni?

Page 37: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 37

Arengukava avalikustamine

Organisatsioon korraldab avalike arutelude kaudu kõigi huvitatud isikute kaasamise arengukava koostamise protsessi ning tagab heakskiidetud arengukava järgimise.

Arengukava ja selle muutmise kord kehtestatakse organisatsiooni juhatuse poolt.

Page 38: Strateegilise planeerimise metoodika

Heli Kallasmaa 38

Tänan tähelepanu eest ja tublit tööindu!

[email protected]