Strategi 2015 - 2020 Strategidokument for Fauske Eiendom KF

1

Innhold

1. Innledning - bakgrunn ........................................................................................................ 3

Vedtekter .................................................................................................................................... 3

Prinsipp ................................................................................................................................... 3

2. Vår strategi og veivalg .................................................................................................... 4

1. Visjon ................................................................................................................................. 6

2. Virksomhetside ................................................................................................................ 6

3. Verdier ................................................................................................................................ 7

4. Hovedmål ........................................................................................................................... 8

5. Resultatmål ......................................................................................................................... 8

5.1 ........................................................................................................................................... 8

Bygg ....................................................................................................................................... 8

5.2 Brukere ............................................................................................................................. 9

5.3 Organisasjon ..................................................................................................................... 9

5.4 Økonomi ......................................................................................................................... 10

6. Innsatsområder ................................................................................................................. 11

7. Tiltak – gjennomføring av strategien ............................................................................... 12

7.1 Bygg ........................................................................................................................... 12

7.2 Brukere ...................................................................................................................... 13

7.3 Organisasjon .............................................................................................................. 14

7.4 Økonomi .................................................................................................................... 15

8. Kortsiktig handlingsplan 2015-16: ................................................................................... 15

8.1 Renhold ...................................................................................................................... 15

8.2 Struktur vaktmestertjenester (Drift og Vedlikehold) ................................................. 15

8.3 Boligkontor ................................................................................................................ 15

8.4 Økonomi .................................................................................................................... 15

8.5 Kortsiktig handlingsplan 2015-2016 ......................................................................... 16

9 Rapportering ..................................................................................................................... 16

2

Strategi for Fauske Eiendom KF

Forord: - Denne strategiplanen er utarbeidet i perioden februar – september 2015

- Planen tar utgangspunkt i politiske vedtak og grunnlagsdokumenter for etablering av

Fauske Eiendom KF fom 1.1.2014.

- Planen inneholder videre konkretisering av disse føringer, kombinert med foretakets

egne ambisjoner og konkrete satsinger for å innfri eierne forventninger til drift og

utvikling av eiendomsforvaltning i Fauske kommune.

- Innholdet i strategiplaner er basert på innspillsmøter og arbeidsprosesser som har

involvert medarbeidere, avdelingsledere, daglig leder og styre.

- Planen er behandlet underveis og endelig godkjent av styre i Fauske Eiendom den

4.9.2015.

- Med strategien følger en handlingsplan som rulleres årlig, med konkrete tiltak for å

gjennomføre satsinger.

- Denne strategiplanen skal danne rammer for videre utvikling i kommende 5 års

periode for foretaket. Planen skal ikke være til hinder for nødvendig utvikling som

fremkommer i perioden.

3

1. Innledning - bakgrunn

Vedtekter

Foretaket skal:

Eie, forvalte og utvikle kommunens bygnings- og eiendomsmasse etter

forretningsmessige prinsipper.

Ivareta kommunens byggherrefunksjon

Være kommunens kompetansesenter innen leie av lokaler

Prinsipp Fauske eiendom skal forvalte og utvikle kommunens eiendomsmasse etter moderne og

forretningsmessige prinsipper. God og fornuftig eiendomsforvaltning skal innebære å forvalte

kommunens realverdier (byggene) på en god og forsvarlig måte som også er kostnadseffektiv.

Byggene skal være av god kvalitet med gode lys, varme og luftforhold. Byggene skal være

etisk tilfredsstillende og verne om de kvaliteter som fremmer kjernevirksomhetens behov og

utvikling.

Fauske Eiendom KF/boligkontoret skal forestå tilstrekkelig og tilfredsstillende boliger som

dekker behovet for de som trenger det mest. Foretakets eiendomsforvaltning skal være basert

på kostnadsdekkende husleie.

Kommunes etiske standard, som også er eiendomsforetakets standard skal bidra til

bevisstgjøring av medarbeidere og andre som utfører arbeid for kommunen.

Våre handlinger og holdninger påvirker innbyggernes tillit til kommunen, og vi har alle et

ansvar for hvordan vi opptrer.

4

2. Vår strategi og veivalg

SWOT

I forarbeidet med utvikling av ambisjoner og satsinger er det utarbeidet en enkel

ståstedsanalyse(SWOT) for Fauske Eiendom KF, basert på første driftsår – samt innspill fra

ansatte.

Det er med bakgrunn fra denne analysen, samt føringer fra politiske vedtak, dette dokumentet

er utarbeidet.

kultur

Samhold

kompetanse

godt arbeidsmiljø

Planer

Rette arbeidsverktøy

Økonomi

politiske ambisjoner

godt forhold til kommune administrasjon og fag org.

tilstandsrapporter

riktig bemanning

sykefravær

manglende fagbrev

kompetansegap

kultur/dårlig arbeidsmiljø

respons

service innstilling

oppgaveforståelse

lang responstid

sikkerhet

Brukeravtaler

Servicetjenester

Profesjonalisering

bedre kommunikasjon

raskere respons

Help-desk

kompetansebygging

standardisering

Samhandlingsavtaler

rutiner(5S)

KPI/benchmarking

informasjonsflyt

Økonomiske rammer(endring)

Dårlig arbeidsmiljø

politikk kontra eiendomsfaglige vurderinger

prosjektmodeller

kultur

klimaendringer

boligsosialt vs teknisk drift

smarte hus

PBL

Vedlikeholdsetterslep

STYRKE SVAKHET

MULIGHETER TRUSLER

5

STRATEGIPYRAMIDE

Figuren viser oppsummering av strategidokument for Fauske Eiendom KF

VISJON

VERDIER

HOVEDMÅL

BYGG

FOR

FREMTIDEN

Fremtidsrettet

Engasjert

Kompetent

Formålstjenlig

Virksomhetside

Å kunne tilby Fauske kommune gode og sunne bygg basert på riktig fordeling av FDVU og gi en langsiktig

byggforvaltning som understøtter kommunens kjernevirksomhet

Hovedmål

Skape gode arbeidsforhold for Fauske kommunes tjenesteyting, og for alle brukere av kommunens

bygg og eiendommer

Innsatsområdene deles inn i flere satsningsområder hvorav den ene er "kortsiktig".

Kommunikasjons-og informasjonsflyt internt i eiendomsforetaket og ut mot våre kunder, brukere, kommunens administrasjon og politikere må være i fokus. Bruk av ny teknologi for lettere og mer

oversiktlig informasjonsflyt også ut mot våre samarbeidspartnere, entreprenører og handelspartnere.

Styresystemer innen økonomi og økonomisk rapportering innad i foretaket og utad vil også være et viktig satsningsområde. Likeså energimerking av våre bygg som også kan være til hjelp i arbeidet

med å overføre våre bygg fra kommunen til eiendomsforetaket.

Å satse på strategisk- areal og eiendomsforvaltning vil nå og i fremtiden være av stor betydning for eiendomsforetakets økonomi, men også for kommunens totaløkonomi vil denne satsingen være av

stor betydning.

Utvikling av boligkontoret er en viktig del av eiendomsforetakets virksomhet og med en boligsosial handlingsplan godt forankret innen alle berørte enheter i kommunen vil denne gi retningslinjer for

videre utvikling av kommunalt disponerte boliger.

Resultatmål 1

BYGGInnen 2024 skal vi ha gjennomsnittlg ti l standsgrad "TG"1, og

delmål innen 2019: "TG 1,4"

Resultatmål 2

BRUKEREVi er ti l får våre brukere, derfor legger vi s tor vekt på at brukertilfredsheten skal vær 75% etter 2års drift

Resultatmål 3

ORGANISASJON Rette medarbeidere som har rett kompetanse, i forhold til sine arbeidsoppgaver og som har rette innstilling ti l s i tt arbeide

Resultatmål 4

ØKONOMISykefravær ned mot 7%.Eiendomsforetaket har økonomisk stablitet og10% økonomisk buffer for uforutsette hendelser.

Visjon

Delmål

Hovedmål

Virksomhetside

Verdier

Tiltaksområder

6

1. Visjon Fauske Eiendom KFs kjernevirksomhet å legge til rette for Fauske kommunes tjenesteyting.

Eiendomsforetaket skal systematisk og kontinuerlig arbeide for å oppnå gode formålstjenlige

bygg til beste for samfunn og miljø.

«Bygg for fremtiden»

2. Virksomhetside

«Fauske Eiendom KF skal tilby Fauske kommune gode og sunne bygg basert på brukernes

behov. Vi skal tilby forvaltning, drift og utvikling (FDVU) av eksisterende og nye bygg,

utleie og langsiktig byggforvaltning som understøtter kommunens kjernevirksomhet.»

Vi har flere virksomhetsområder:

- Drift og utvikling av eksisterende bygg/eiendom (formålsbygg, boliger, eiendom)

- Byggherrefunksjon/prosjektledelse ved større rehabilitering og nybygg

- Være boligkontor for forvaltning av selveide og innleide boliger

- Tilby enheter i kommunen servicetjenester basert på behov

Våre kunder er:

- De som betaler for våre tjenester er Fauske Kommune sentralt (bruksavtale), og evt.

den enkelte enhet ved serviceoppdrag.

- Leietakere i våre boliger.

- Vi utfører ubetalte tjenester for Fauske kommune/kommunestyret i form av

prosjektledelse og faglige råd innen bygg og eiendom.

Våre brukere er:

- De enkelte enhetene i FK for formålsbygg (skole, barnehage, sykehjem, idrettshall

mv)

- Vi kan også inkludere elever, sykehjemspasienter, barn mv i brukerbegrepet.

Forretningsmodell:

- Våre tjenester innrettet mot formålsbygg er regulert via Bruksavtalen basert på NS

3454, og omfatter tjenester knyttet til (FDVU).

- Tilleggstjenester er service som er rettet mot bruker (ikke bygg) og faktureres i tillegg

til avtalen.

Prinsippet om kostnadsdekkende husleie gjelder, og er tallfestet til kr 850 / m2

(2013) som reguleres opp med 100 % av årlig KPI.

I de 10 første driftsårene har foretaket en ekstra bevilling på kr 5 Mkr pr år for

å ta igjen ekstra etterslep på vedlikehold av formålsbygg.

Fauske Kommune belaster leiekostnad til de ulike enhetene basert på m2/areal.

Det er ikke differensiert mellom type eller standard på formålsbygg.

7

- Våre tjenester og service inn mot boliger er regulert gjennom utleieavtaler og

samhandlingsavtaler.

Prinsippet om kostnadsdekkende husleie gjelder.

Husleien er noe differensiert med hensyn på teknisk standard, alder og

brukerslitasje.

Bostøtte og startlån omsøkes av leietaker med vår bistand. Slik støtte følger

ikke bolig men leietaker, basert på dennes behov og livssituasjon.

Kriterier for tildeling av boliger utvikles i samarbeid mellom ulike enheter i Fauske kommune

og boligkontoret.

3. Verdier

Verdier er bedriftens «sjel» den bidrar til å skape bedriftens identitet – hva vi er, hva vi vil

være og hva vi har som felles ståsted. Våre verdier sier noe om «hva vi tror på.» De skal

ligge i bunnen av vårt arbeid både internt og eksternt og skal vises i måten vi omgås

hverandre på i det daglige og i vår holdning og væremåte ut mot våre kunder. Verdier handler

ikke om hva vi sier – verdier handler om hva vi gjør.

Fauske Eiendom KF har valgt ut følgende stikkord som uttrykk for vårt verdigrunnlag:

Fremtidsrettet – Engasjert – Kompetent - Formålstjenlig

Vi skal kjennetegnes av en kultur og holdning som er fremtidsrettet. Det betyr at hos oss

finner du medarbeidere som er nysgjerrige, nytenkende og positive til å prøve ut nye ideer og

løsninger. Vi er utviklingsorienterte og moderne og skal være i forkant i forhold til å kunne

møte dagens og fremtidens bygningskrav.

Et annet særtrekk som skal prege Fauske Eiendom KF er at vi er engasjert. Vi har stor

motivasjon for jobben og liker utfordringer og å ha noe å strekke oss etter. Vi ser muligheter

ikke hindringer.

I Fauske Eiendom KF setter vi vår ære i å levere gode resultater og tjenester til våre brukere.

Hos oss handler det om å være kompetent og dyktig i det vi gjør. Vi har høye mål og store

ambisjoner både for oss selv og det vi sammen presterer. Vi har derfor stor fokus på

kompetansebygging innen alle ledd av vår organisasjon.

Vi er formålstjenlig fordi vi gir våre eiere, brukere og kunder gode bygg for kommunal

tjenesteyting. Vi er opptatt av kvalitet og gode formålstjenlige løsninger. Kjennskap til

eiendommene, rutiner, prosedyrer og viktige strategiske valg er en verdi for eier.

8

4. Hovedmål

Skape gode arbeidsforhold for Fauske kommunes tjenesteyting, og for alle brukere av

kommunens bygg og eiendommer. Dette gjennom å forestå hensiktsmessige lokaler for

kommunens tjenesteyting og tjenesteproduksjon.

Gode bygg gjennom strukturert vedlikeholdsplanlegging, langsiktig tenking, lavere

driftskostnader og tilstrekkelige vedlikeholdskostnader.

5. Resultatmål

5.1

Bygg Kvaliteten på bygg kan måles i tilstandsgrad (TG) Det er vedtatt at byggene som Fauske

Eiendom KF forvalter skal ha en gjennomsnittlig vektet tilstandsgrad på 1,0 innen 2024.

Standarden NS 3424 gir krav til hvordan en tilstandsanalyse skal gjennomføres, og hvordan

tilstand skal beskrives, vurderes og dokumenteres. NS 3424 er et verktøy for å få oversikt

over tilstanden i forhold til et gitt referansenivå og eventuelle tiltak som kan redusere eller

lukke avvik.

Delmål vil være tilstandsgrad 1,4 innen 2019.

Utvikling av eiendom skal understøtte kjernevirksomheten. Arealbruk og eiendomsutvikling

av eiendomsforetakets kjerneområde skal følgende prosesser prioriteres:

• Gjennomgang av vår samlede eiendomsmasse – definering av behov for areal til

kjernevirksomhet

• Gjennomføring av et prosjekt for visualisering av utviklingsmuligheter for de enkelte

områdene – Strategisk areal og eiendomsplan

• Styrke vår relasjon til Fauske kommune, med sikte på å definere og avstemme mål og

ambisjoner.

• Bygge tilpasningsdyktige bygg

Endring og tilpassing over tid og over byggets levetid

9

5.2 Brukere

Bruker- og kundetilfredshet

Brukerundersøkelser: Denne utformes slik at den gir klare og målbare svar. Mål med 75 %

tilfredshet.

Brukerundersøkelser i form av avviksbehandling for formålsbygg:

20 % avvikslukking innen 2 virkedager

40 % innen 4 virkedager

60 % innen 6 virkedager

95 % innen 15 virkedager

100 % av alle rapporterte avvik skal besvares

Vedlikehold: Vedlikehold utføres i henhold til vedtatt vedlikeholdsplan

Renhold utføres i henhold til INSTA 800

Standarden viser:

Hvordan kvalitetsnivåene skal være etter utført renhold

Hvordan byggets ulike rom grupperes inn i romprofiler (kvalitetsprofiler)

Hvordan man for hver profil setter kvalitetsnivåer for objekt gruppene, gulv, inventar,

vegg og himling

Hvordan dette skal kunne måles og følges opp i kontroller.

Mål for undersøkelsen og resultatmål bolig:

Redusere antall utkastelser

Ingen barn på venteliste,

God økonomioppfølging slik at restansene er nærmest mulig 0.

Boligkvalitet i henhold til boligsosial handlingsplan

5.3 Organisasjon

Våre medarbeidere skal ha rett kompetanse, og riktig serviceinnstilling i alle ledd.

I dette arbeidet vil Fauske Eiendom KF gjennomføre en kompetanseundersøkelse.

Vi er avhengige av å ha medarbeidere med god nok kompetanse, hvor samlet kompetanse

understøtter de definerte mål som er satt i selskapets strategiplan.

For å utvikle dette systematisk og målrettet vil vi bygge opp en kompetanseplan som omfatter

de områder dette berører.

Rett kompetansenivå – måles ut fra definerte stillingsbeskrivelser og oppgaver.

Vi må også sikre at relevant kunnskap forblir i virksomheten.

Overordnede tiltak for organisasjonsutviklingen:

• Strategisk og målrettet ledelse, samkjørt ledergruppe og driftsmøte.

• Konkurransedyktig og endringsvillig kultur

• Utvikling av en kompetanseplan med kartlegging og kompetansemål som sørger for å

utnytte våre ressurser til beste både for virksomheten og den enkelte medarbeider

10

• Kvalitetssikring av våre systemer og arbeidsrutiner, med sikte på tilrettelegging for våre

fremtidige behov

• Systematisk oppfølging av bedriftens fysiske og psykososiale arbeidsmiljø, herunder

sykefravær (mindre enn 5 %) og HMS-hendelser.

• Medarbeidersamtaler – alle får medarbeidersamtale i løpet av kalenderåret

5.4 Økonomi

God økonomistyring i Fauske Eiendom KF fordrer i tillegg til gode rapporteringsrutiner også

en riktig fordeling av FDVU kostnader.

Forvaltningskostnader 9 %

Driftskostnader 65 %

Vedlikeholdskostnader 23%

Utviklingskostnader 3%

Totalitet: i henhold til budsjett

Fordeling mellom ansvarsområdene innen FDVU kan være en viktig målindikator på hvordan

kvaliteten er på byggene er. Reduksjon av «D» driftskostnaden og påfølgende økning av «V»

vedlikeholdskostnader er et mål for eiendomsforetaket. Dette forutsetter at totalnivået på

FDVU kostnadene er riktige.

Utvikle prinsipp for overføring av bygg/eiendommer fra Fauske Kommune til Fauske

Eiendom KF, dette i henhold til vedtektene.

10 %

79 %

10 % 1 %

2014

9 %

65 %

23 %

3 %

Målsetting

Forvaltning

Drift

Vedlikehold

Utvikling

11

6. Innsatsområder

For å oppnå de ambisjoner og mål som foretaket har i perioden, er dette peket ut som viktige

fokusområder:

- Videreutvikling av eiendommer

- Brukeren/kunden i fokus

- Kompetent og smart organisering

- Sunn økonomi

Delstrategier:

1. Videreutvikling av eiendommer

a. Effektivere arealbruk

-Strategisk eiendomsplan for respektive områder

-Avvikling av overflødige bygg

-Optimalisere areal pr bruker/enhet

b. God balanse i FDVU fordeling

c. Bygge opp profesjonell prosjektledelse/byggherrefunksjon

-Proff prosjektledelse

-Kunnskap om offentlig anskaffelser?

2. Brukeren i fokus:

a. God informasjon/dialog med kunder/bruker

b. Gode systemer med kundegrensesnitt

c. Høy grad av service – brukertilfredshet

d. God informasjon og oppfølging av brukeravtalen

3. Kompetent og smart organisasjon:

a. Rett person på rett sted

b. Målrettet kompetanseutvikling

c. God samhandling internt

d. Godt arbeidsmiljø

4. Sunn økonomi

a. Utvikle gode styringssystemer

b. Reduksjon av driftskostnader (D) basert på godt vedlikehold (VU)

c. Basere forvaltning på LCC-prinsipper

d. Bygge opp økonomisk buffer

12

7. Tiltak – gjennomføring av strategien

Mulige tiltak/tiltaksområder i strategiperioden er:

7.1 Bygg

Tilstandsregistrering

Tilstandsregistrering med aksjonspunkt er viktig for kartlegging og planlegging

av innsats på riktig sted. Tilstandsregistreringen danner basis for en satt

tilstandsgrad som er besluttet ikke skal være dårligere enn TG 1 (god).

Vedlikeholdsplan

Strukturert og langsiktig vedlikeholdsplanlegging av bygg for å motvirke

verdi- og standardforringelse.

Investeringsplan

Strategisk og langsiktig planlegging for utskifting/rehabilitering av bygg, viktig

med riktig dialog mot brukere, medvirkning samt jevnlig behovsgjennomgang.

Utviklingstiltak (U)

Oppgradering av eksisterende bygg til tidsriktig standard samt oppfylle

offentlige pålegg.

Energiøkonomisering satt i system

Etablering av samarbeid mot ENOVA i alle prosjekt, der støtteordninger kan

implementeres i planleggingsfasen av rehabilitering og andre prosjekt.

Energimerking, energivurdering bygg/anlegg

Lovpålagt ordning som skal etableres og gjennomføres på alle kommunale

bygg av gitt størrelse. Alle skal ha energimerke synlig for brukere.

Energivurderingen skal kunne danne basis for utskifting/oppgradering av

infrastruktur/tekniske anlegg.

Effektiv Arealutnyttelse

Riktig fokus på arealutnyttelse og effektivisering av denne er viktig. Nye

normer for arealbehov danner et dynamisk underlag som man kan bruke videre

i et kontinuerlig arbeide sett ut fra vekslende behov. Dette må være et

dynamisk arbeid for stadig å forbedre og evaluere den arealbruken vi besitter.

Bygge kompetanse i alle ledd – FDVU

Kompetansebygging i alle ledd for å ivareta høy kvalitet for brukere av

kommunens bygg. Klarhet i oppdrag, tydelighet i avtaler og servicenivå er

viktige faktorer for å lykkes.

Videreutvikle og vedlikeholde kompetanse i alle ledd i organisasjonen.

Eiendomsforvaltning får stadig mer tekniske anlegg/infrastruktur som krever

høyt nivå på drifts- og vedlikeholdspersonell.

I forvaltningen kreves det på administrativt nivå et stadig økende behov for

profesjonalisering på dokumentasjons- og gjennomføringsnivå.

Lys, luft

Kommunens bygg skal fremstå som lyse og luftige. I nye prosjekt vil dette

være en naturlig del av planleggingen og i eksisterende bygg vil dette være et

mål å jobbe mot i utviklingen av eiendomsmassen som har vært i bruk over

mange år.

13

INSTA 800

I 2000 ble NS-INSTA 800 lansert som ny renholdsstandard. Dette er en

nordisk standard som imøtekommer behovet for definerte kvalitetsnivåer og

målekriterier for renhold. Standarden er utviklet av sentrale aktører i

renholdsbransjen i Norge, Sverige og Danmark. INSTA 800 gjenspeiler både

kvalitet og riktig ressursstyring.

Rette valg av Entrepriseformer

Valg av riktige entrepriseformer er viktig sett i lys av offentlighetens fokus på

kostnader og gjennomføringskvalitet. Dette i henhold til Lov om offentlige

anskaffelser.

7.2 Brukere

Brukerundersøkelser

Brukerundersøkelser er viktige for å evaluere det arbeidet som gjøres i

foretaket. Forbedringspotensialet skal synliggjøres samtidig som våre sterke

sider skal trekkes frem og utvikles videre.

Help-desk

Brukere skal bruke «Helpdeskfunksjon» for innrapportering av

bygningstekniske avvik, kontrolloppgaver samt en sporbar database for

behandling av disse.

Brukermøter

Brukeravtale er innført og angir hyppigheten av brukermøter mellom Fauske

Eiendom KF og brukere av bygg. Det skal avvikles kvartalsvise møter der det

evalueres avtalens innhold og oppfølging.

Insta 800

Brukere skal oppleve et godt og stabilt renhold med bruk av nye metoder som

INSTA 800 med digitale sjekklister og dokumentasjon.

Sjekklister

Innføring av strekkodelesing på alle bygg for å synliggjøre faste og

rutinemessige oppgaver. Oppgavene har sammenheng med sjekklister på

brann/ventilasjon etc.

Facilit

Bruk av forvaltningsprogram som ivaretar administrasjon av utleie,

byggeregnskap, drifts- og vedlikeholdsplanlegging samt brukerorienterte

oppgaver som Brannbok etc.

Boliger

Boligsosial handlingsplan utarbeides

Statlige startlån- og tilskuddsordninger skal benyttes fullt ut.

Husbankens tilskuddsordninger skal benyttes maksimalt ved etablering av

kommunale utleiebygg.

14

Markedsføring – hjemmeside

Fauske Eiendom KF skal fremstå ryddig og informativ på sin hjemmeside med

intuitiv oppbygging av tjenester som tilbys og hvordan man kan komme i

kontakt med ansatte.

7.3 Organisasjon

Fraværshåndtering

Behandling og registrering av fravær skal følge de samme prosedyrer som

Fauske Kommune allerede har innarbeidet, dog innfases i foretaket som en

naturlig og innarbeidet rutine.

Sykefraværet er et viktig innsatsområde for foretaket. Lavest mulig sykefravær er

viktig og kort- og langsiktig arbeid med hensyn på å ivareta den enkelte arbeidstaker er

en prioritert oppgave. Oppfølging og tilrettelegging for den sykemeldte samt et

strukturert arbeid for å motvirke sykefravær er også en viktig faktor for å lykkes i dette

viktige arbeidet. Nærværsfaktor er et viktig ledd i dette arbeidet.

Fauske Eiendom KF skal følge de samme reglene for avspasering og ferier som

Fauske Kommunes til enhver tids gjeldende regelverk tilsier.

HMS

Fauske Eiendom KF skal alltid ha HMS i høysetet under alle

arbeidsoperasjoner. Gode rutiner og prosedyrer samt oppfølgingsmulighet skal

danne et godt og sikkert arbeidsmiljø for alle ansatte.

Kurs opplæring

Riktig kompetansebygging er viktig for å sikre et riktig og godt ytelsesnivå på

foretakets tjenester til enhver tid. Kartlegging og god gjennomføring vil sikre

en god kompetanseheving.

Moral/etikk

Foretaket skal ha en høy etisk plattform som skal gjenspeiles i de ansattes evne og vilje

til å fremstå som seriøs, korrekt og troverdig.

Vær varsom

Alle ansatte i Fauske Eiendom KF skal, basert på Fauske Kommunes « Vær varsom»

plakat, vise aktsomhet i uttalelser og fremferd som kan virke støtende eller til sjenanse

for andre.

Team

Teamtanken er viktig mhp å kunne styre ressursene dit den trengs mest når den trengs

der.

Profesjonalitet i alle ledd – til bruker og kollega

Fauske Eiendom KF skal til enhver tid opptre seriøst og pålitelig i alle ledd og fremstå

utad med høflighet og respekt.

Medarbeidersamtaler

Alle ansatte i Fauske Eiendom KF skal gjennomføre med sin nærmeste leder, en

medarbeidersamtale en gang pr år. Medarbeidersamtalen skal ivareta den enkeltes

mulighet til påvirkning og utvikling av egen arbeidsplass.

15

7.4 Økonomi Rapportering internt

Gjøres månedlig sammen med budsjettoppfølging innenfor hvert budsjettområde.

Rapportering Styre

Utføres hvert kvartal, tertial og halvårig

Budsjettering

Start budsjettarbeid august/september hvert år.

I budsjetteringsprosessen skal også investeringer og kort/langsiktige planer ivaretas.

Arealeffektivitet

Strategisk areal- og eiendomsforvaltning er ett viktig fokus sett i forhold til eide kontra

leide areal, og har stor betydning for kommunens og eiendomsforetakets økonomi.

Rette innkjøp

Fokus på bruk av samordnete innkjøpsavtaler (SIIS)

8. Kortsiktig handlingsplan 2015-16:

8.1 Renhold Ny renholdsplan

Teamorganisering

INSTA 800

8.2 Struktur vaktmestertjenester (Drift og Vedlikehold) Strukturering av vaktmestertjenesten for å dekke Brukeravtalens beskrivelse av

servicenivå.

Facilit og «help-desk» skal være fullt implementert på vaktmester - og brukernivå.

8.3 Boligkontor Boligsosial handlingsplan.

Struktur Boligkontor (organisering/ressurser).

Samhandlingsavtaler.

Nye leiekontrakter, inn- og utleie.

Leie til eie.

Etablere hjemmeside/web

8.4 Økonomi Etablere gode rapporteringsrutiner innenfor hvert av ansvarsområdene som er

Forvaltning, Drift, Vedlikehold, Renhold, Utvikling, Bolig og Prosjekt.

Innarbeide FDVU prinsippet i hele organisasjonen, både internt og i Kommunens

administrasjon.

Gode faktureringsrutiner.

Kontroll på sykefravær og vikarbruk.

Energimerking og energivurdering av bygg.

16

8.5 Kortsiktig handlingsplan 2015-2016

9 Rapportering

Kortsiktig handlingsplan skal rapporteres av avdelingsleder månedlig til

Daglig Leder, på driftsmøter.

Handlingsplan kvartalsvis via ledermøter

Daglig Leder rapportere videre til styret kvartalsvis.

Daglig Leder rapporterer total status til styret 2 g pr år.(juni og desember)

Hvordan skal strategiplanen følge opp og rapporteres på?

Konkrete mål evalueres/resultatmåles årlig til styret

OMRÅDE TILTAK MÅL DELOPPGAVER ANSVAR MEDSPILLERE TIDSPLAN STATUS AVVIK

Renhold

Strukturendring NY Renholdsplan Innføre Clean pilot Rita Ingrid 01.11.2015

Teamorganisering Inndeling i 6-7 team Rita Ingrid 01.01.2016

INSTA 800 Opplæring/innføring Rita Ingrid 01.11.2015

Struktur

Vaktmestertjenester

Strukturendring Oppfylle BrukeravtalenServicetjenester/

faktura

Gunnvald/

KristenTrond

Kontrolloppgaver Gunvald Trond

Ansvarsbygg Vaktmester- dedikert bygg Gunvald Trond 01.11.2015

VedlikeholdsplanLangsiktig

vedlikeholdsplanlegging

Vedlikeholdsplan i

FacilitKristen Trond 01.11.2015

Avvikshåndtering Se mål pkt 4.2(strategi) FacilitRita/Gunvald/

KristenTrond 01.12.2015

FACILIT

Facilit og «help-desk» skal

være fullt implementert på

vaktmester - og brukernivå.

alle Trond 01.12.2015

Boligkontor

Etablere

hjemmeside/web for

KF'et

Informasjon om foretaket til

brukere, politikere og

publikum

Igangsatt Line Driftsmøte 01.01.2016

Boligsosial HPNY Boligsosial handlingsplan

for kommunen

Se egen plan

(Project)Anette Line /Odd Arve 01.06.2016

Strukturendring Effektiv/rett boligforvalting

Samhandlingsavtaler

Ordnede forhold mellom

boligkontor - helse/omsorg

og oppvekst/kultur

Møte med

kommunalsjefer

september og

oktober

Line Anette/odd arve 01.01.2016

Nye leiekontrakter

inn/utleie

Konkrete og formålstjenlige

kontrakter med definerte

ansvar

Møter med

enhetene

/leietakere

Line / Anette Odd Arve/ Benson 01.11.2015

Utarbeide retningslinjer Leie til eie. Line Ing-Mari 01.01.2016

Økonomi

Økonomi

rapportering

Etablere gode

rapporteringsrutiner

innenfor hvert av

ansvarsområdene som er

Forvaltning, Drift,

Vedlikehold, Renhold,

Utvikling, Bolig og Prosjekt.

Opplæring av eget

personellJonny Riise Odd Arve 01.11.2015

Energimerking og

energivurdering av

bygg

Oppfylle offentlig forskrift

og kartlegge

innsparingspotensiale

Kartlegge omfang Trond / Odd Arve Gunvald / Kristen 01.02.2016

FDVU prinsipp

Innarbeide FDVU prinsippet

i hele organisasjonen, både

internt og i Kommunens

administrasjon.

Formidle

brukeravtalen

Trond / Odd

ArveAlle Løpende

Fakturering Gode faktureringsrutiner.

Bruke facilit utleie

og inneha

månedlige rutiner

for all fakturering

Liv Jonny 01.11.2015

Oppfølging av

personell

Kontroll på sykefravær og

vikarbruk.

Månedlig

rapportering - kort

og langsiktig fravær

Line / Liv Odd Arve Løpende