Strategi for sosiale medier - tanker om arkiv, kommuner og sosiale medier

  • View
    569

  • Download
    1

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Foredrag holdt på IKA Kongsberg sitt arkivlederseminar på Flå 29.8.2012

Text of Strategi for sosiale medier - tanker om arkiv, kommuner og sosiale medier

  • 1.Strategi for bruk av sosiale medierTanker om arkiv, kommuner og sosiale medier IKA Kongsberg arkivlederseminarFl 29.8.2012 Tom Oddby, tom.oddby@drmk.no 3204 6699/9204 5612

2. Drammen byarkiv- Kommunearkiv 1987-1992- Byarkiv opprettet 1.1.2007- Ca. 4000 hm arkiver i depot- Er et totalarkiv for kommunen- Moderne arkiver (1)- Historiske arkiver og depot (2.6)- Dokumentsenter (7.8)- Grafisk senter (3)- Digitale arkiver (4)- Multikulturelle arkiver (0.5)- Ledelse og merkantil hjelp (1.7)-Administrativt underlagten virksomhet forfellestjenester- Lesesal og depot tosteder i Drammensentrum 3. Hva er sosiale medier?Wikipedia: sosiale medier er medier (kanaler eller plattformer) som ved hjelp av internett eller webbasert teknologi, pner for interaksjon mellom to eller flere mennesker (brukere). Kaplan og Haenlein har en definisjon av sosiale medier som sier at det er en gruppe internettbaserte applikasjoner som bygger p det ideologiske og teknologiske grunnlaget til Web 2.0, og som tillater skapelse og utveksling av brukergenerert innhold. Med interaksjon mellom brukerne menes blant annet deling, rating og tagging, eller poste kommentarer til bilder, artikler eller annet innhold og informasjon.Difi: sosiale medier er en arbeidsmte og kommunikasjonsform. Nettsamfunn og nettaktiviteter basert p brukerskapt innhold, gjr det mulig dele informasjon, videreutvikle egne og andres ider, og innhente kunnskap p en ny mte. Sosiale medier skiller seg fra tradisjonelle medier som er avsenderkontrollert, ved vre mer uformelle og brukerstyrte. De beskrives gjerne som massenes medium der skillet mellom produsent og konsument er visket ut. 4. Sosiale mediers naturSosiale medierOffentlig forvaltning-Rask og spontan-Sindig og reflektert-Flyktig-Sporbarhet-Forgjengelig -Mulig bevare-Separate innspill-Hierarkisk behandling-Tverrgende emner-Etatsvis forvaltning-Venner og flgere-Myndighetsutvere-Lett endre og slette -Krav til dokumentert ekthet-Selvdefinert privacy -Lovregulert innsyn ogskjerming 5. Norske kommuner og sosiale medier- Tatt i bruk sosiale medier: 58 % (2010)- Bruker sosiale medier som enveiskommunikasjon: 69 % (2010)- Har som mlsetting kun enveiskommunikasjon: 48 % (2010)- Strategi for bruk av sosiale medier: 17 % (2010)- Facebook det viktigste sosiale medium for kommunene- Forskjell p store og mindre/sm kommuner- Andel kommuner p Facebook: 40 % (desember 2011)- Hvem er best p Facebook?- Kommuner- Fylkeskommuner 6. Hvordan lykkes med sosiale medier?- Utarbeidet strategi og retningslinjer- Engasjement (ildsjeler)- Kurs for ansatte- Retningslinjer som er godt forankret- Stor bredde i mlsetninger, bruksomrder og kanaler- Politikerne er involvert- Servicetorget er involvert- FB-sidene er markedsfrt 7. To ulike mter vurdere arkiv ogsosiale meder1) En tradisjonell forvaltningsrettslig tilnrminga) Arkivlovb) OffentlighetslovArkivdanningc) Forvaltningslov2) En arkivteoretisk tilnrminga) Ivaretakelse av innsynog demokratisk kontrolla) Bevaring av viktige siderArkivdepotved samfunnsutviklingen 8. Br vi vre bekymret?- la dette forbli liggende ulst, kan med det tempoet detteutvikler seg i, ganske raskt fre til at dagens arkivsystemutspiller sin rolle for store deler av det offentligeskommunikasjon (Sosiale medier i all offentlighet, 2011)- Systemene som i dag brukes for journalfring av meldingerog arkivering av innholdet i sosiale medier og p nettsideneer ikke gode nok, og srlig for arkivering av hele nettsiderer systemene s godt som fravrende [.]. (Anne Mette Drum2012)Kommer veksten i bruk av sosiale medier blant kommunen til vokse enn mer? 9. Arkivdanningsperspektivet- Journalfring av sosiale medier er ikke noe hokus pokus.Hovedprinsippet er at det er innholdet som bestemmer hvasom skal journalfres, ikke mediet [.]. (Sosiale medier i alloffentlighet, 2011)- Sprsml og svar under nettmter omfattes avforvaltningens plikt til fre journal etter arkivloven medforskrifter og innsynsretten etter offentlighetsloven.(Lovavdelingen i Justisdepartementet, 2009)- Etter min mening er det klart at de fleste blogger somoffentlige organ oppretter, kommer inn underbestemmelsene om journalfring og arkivering. (Anne MetteDrum, 2012) Hvorfor synes vi da dette er s vanskelig? 10. ArkivdanningsperspektivetVanskelig fordi:- skillet mellom informasjon, kommunikasjon ogsaksbehandling er flytende- offentlig forvaltning betrakter sosiale medier som uformellesamtaler- skille mellom offentlig og privat sfre blir til dels opphevet- sosiale medier er svrt ressurskrevende for arkivtjenesten- journalfring av innlegg p sosiale medier m gjresmanuelt- datamengden varierer hele tiden (nr setter man strek?)- systemene er ikke gode nok- journalfring av blogger og nettmter som ett arkivdokumenter teknisk vanskelig 11. Drammen kommune i sosiale medier-Aktiv p Facebook-Servicetorget chatter med innbyggerne og publikum-Ordfrer har nettmter med innbyggerne og publikum-Strategi for bruk av sosiale medier vedtatt april 2011- vre til stede p arenaer der publikum er- spre informasjon raskt og effektivt- forbedre og forenkle kontakt/dialog med mlgruppene- Legger ut filmer p Youtube- Og byarkivet har ikke vrt involvert i noe av dette . 12. Drammen kommune i sosiale medier-Muntlig avtale med Facebookansvarlig hos rdmannen om at hun tar kontakt med byarkivet ved vurdering av journalfring-Ordfrers nettmter journalfres eller arkiveres ikke-Eventuelle blogger har ikke vrt diskutert rent arkivfaglig-Nrt samarbeid med servicetorget ifht journalfring av chatinnlegg-Planlagt mte med rdmannen i hst om hndtering av arkivsprsml i sosiale medier-Byarkivaren er invitert med inn en arbeidsgruppe for sosiale medier nedsatt av rdmannen-Strategi for arkiv- og dokumenthndtering p trappene i 2013 13. Hvordan takle utfordringene?1. Innarbeide arkiv som en naturlig del av kommunens strategi for sosiale medier2. Hvis ressurser: flge med p kommunens Facebook-side jevnlig for sjekke om det postes innlegg som er journalverdig3. Nr noe skal journalfres s m det tas ut p papir og hndteres manuelt og p gamlemten4. Ved innfring av nye systemer s m det stilles krav til leverandrene i forhold til dokumentfangst av sosiale medier, frst og fremst Facebook (jf. Thomas Sdring)5. Nettmter, blogger og Facebooktrder hndteres som ett dokument 14. Kilder og litteratur- Regjeringens bruk av sosiale medier, rapport april 2009- eKommune 2012 lokal digital agenda. Rapport fra KS- Kommunal bruk av sosiale media i eit arkivfaglig perspektiv.Blogginnlegg p depotdrengen, Gudmund Valderhaug (ogsinnlegg p KAI-konferansen i Drammen september 2011)- Sosiale medier i all offentlighet, Kommuneforlaget 2011- Beta.komm, underskelse om bruk av sosiale medier ikommunesektoren 2011. Rapport fra KS- Sosiale medier en ny utfordring for arkivarene? Artikkel iArkheion 2/2010- Datafangst av sosiale medier. Artikkel i Arkheion 1/2012- Sosiale mediers rolle i et saksbehandlingsperspektiv.Eksamensoppgave skrevet av Anne Mette Drum 2012- Bloggen www.ialloffentlighet.no (Alf Tore Meling)