Strategia komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego · Strategia komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na ... Referat Informacji i Promocji

Strategia komunikacji

Regionalnego Programu Operacyjnego

Województwa Podlaskiego

na lata 2014-2020

22 lipca 2015 r.

2

3

Spis treści Wstęp ...................................................................................................................................................... 5

1. Określenie sytuacji wyjściowej ........................................................................................................ 5

1.1. Diagnoza .................................................................................................................................. 5

1.2. Podstawy prawne .................................................................................................................... 7

1.3. Opis prac nad dokumentem .................................................................................................... 8

1.4. Instytucja odpowiedzialna za opracowanie i wdrożenie strategii komunikacji programu ..... 9

2. Cel nadrzędny i cele szczegółowe komunikacji Programu ............................................................ 11

3. Główny komunikat ........................................................................................................................ 11

4. Stosowanie głównego komunikatu w działaniach informacyjno- promocyjnych ......................... 12

4.1. Komunikaty uzupełniające programów operacyjnych .......................................................... 12

4.2. Perspektywy prezentacji korzyści oraz styl komunikacji ....................................................... 13

5. Grupy docelowe i sposoby komunikacji z nimi ............................................................................. 13

5.1. Segmenty grup docelowych .................................................................................................. 13

5.2. Grupy docelowe programu ................................................................................................... 14

5.3. Mechanizm komunikacji ........................................................................................................ 15

5.4. Zapewnienie szerokiego, wielokanałowego i użytecznego dostępu do informacji i pomocy16

5.4.1. Opis systemu wsparcia potencjalnych beneficjentów .................................................. 20

5.4.2. Opis systemu wsparcia beneficjentów .......................................................................... 21

5.5. Podstawowe kanały informacji ............................................................................................. 21

5.5.1. Strony internetowe w ramach Programu ...................................................................... 21

5.5.2. Komórki przewidziane do kontaktu w zakresie ogłaszanych naborów ......................... 22

5.5.3. Współpraca z PIFE i Portalem Funduszy Europejskich .................................................. 22

5.6. Komunikacja z osobami z różnymi niepełnosprawnościami ................................................. 23

6. Koordynacja komunikacji Funduszy Europejskich ......................................................................... 24

6.1. Współpraca przy działaniach komunikacyjnych obejmujących wszystkie fundusze

uwzględnione w Umowie Partnerstwa ............................................................................................. 24

6.2. Komunikacja wewnętrzna między instytucjami wdrażającymi dany program ..................... 25

6.3. Zasady prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych ................................................... 25

7. Realizacja działań informacyjno-promocyjnych w partnerstwie................................................... 26

7.1. Wspieranie potencjalnych beneficjentów i beneficjentów w działaniach informacyjno-

promocyjnych .................................................................................................................................... 26

7.1.1. Działania instytucji wspierające potencjalnego beneficjenta i beneficjenta w dziedzinie

informacji i promocji ..................................................................................................................... 27

7.2. Współpraca z partnerami ...................................................................................................... 28

4

7.3. Komunikacja z mediami ......................................................................................................... 29

7.4. Komunikacja z liderami opinii................................................................................................ 30

8. Ocena efektów Strategii ................................................................................................................ 31

8.1. Ocena realizacji celów Strategii ............................................................................................. 32

8.2. Ocena bieżąca działań informacyjnych i promocyjnych ........................................................ 38

8.3. Monitoring działań informacyjnych i promocyjnych ............................................................. 39

8.4. Sprawozdawczość .................................................................................................................. 39

9. Ramowy harmonogram ................................................................................................................. 39

10. Informacja o planowanych działaniach informacyjnych i promocyjnych ................................. 41

11. Wizualizacja ............................................................................................................................... 41

12. Szacunkowy budżet na realizację Strategii ................................................................................ 42

13. Wykaz skrótów .......................................................................................................................... 42

14. Spis ilustracji .............................................................................................................................. 43

15. Spis tabel ................................................................................................................................... 43

5

Wstęp Strategia komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 określa kierunek i reguły działań informacyjnych i promocyjnych Funduszy Europejskich i Regionalnego Programu Operacyjnego w województwie podlaskim. Komunikacja wspiera realizację Umowy Partnerstwa oraz pomaga efektywnie wykorzystać fundusze europejskie w województwie podlaskim. Działania informacyjne i promocyjne przeprowadzone są zgodnie z naczelną zasadą, by przekazywać potencjalnym beneficjentom i beneficjentom w odpowiednim czasie/z odpowiednim wyprzedzeniem rzetelną i wystarczającą informację. Komunikaty działań informacyjnych i promocyjnych zachęcają potencjalnych beneficjentów do skorzystania z funduszy europejskich, wzięcia udziału w konkursach, oraz dostarczają informacji na temat kryteriów wyboru projektów i zasadach aplikowania. Beneficjenci otrzymują rzetelne i pełne informacje pozwalającą na wypełnienie zobowiązań wynikających z podpisania umowy o dofinansowanie. Dokument określa działania Instytucji Zarządzającej RPOWP oraz innych instytucji podległych w realizacji Programu, i obejmuje kompleksową komunikację na etapie zarówno wnioskowania jak i realizacji projektu. Działania informacyjno-promocyjne realizowane są zgodnie z zasadami horyzontalnymi:

promowaniem równouprawnienia mężczyzn i kobiet,

zapobieganiem dyskryminacji,

zrównoważonym rozwojem,

partnerstwem. Działania uwzględniają potrzeby osób z różnymi niepełnosprawnościami.

1. Określenie sytuacji wyjściowej

1.1. Diagnoza

Zaprezentowane poniżej wnioski zostały sformułowane na podstawie doświadczeń oraz wyników badań działań informacyjnych i promocyjnych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 oraz badań działań informacyjnych i promocyjnych Funduszy Europejskich w okresie programowania 2007-2013. 1. Wyniki badania realizowanego na zlecenie Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju w 2014 r.1 pokazują, że zmiany na poziomie kraju związane z wejściem Polski do Unii Europejskiej dostrzega 79% badanych mieszkańców województwa podlaskiego. Zmiany po wejściu do Unii Europejskiej w województwie podlaskim i najbliższym otoczeniu widzi 73% badanych. Natomiast 31% respondentów z województwa podlaskiego widzi zmiany w codziennym 1 Dane pochodzą raportu z badania „Badanie efektów działań informacyjnych i promocyjnych na temat

Funduszy Europejskich dla społeczeństwa oraz analiza społecznego odbioru tych działań. Edycja 2014” realizowanego na zlecenie MIiR (październik 2014 r.).

6

życiu. Wyniki te potwierdzają potrzebę kontynuowania działań informacyjnych i promocyjnych pokazujących korzyści w perspektywie lokalnej oraz życiu codziennym mieszkańców regionu. 2. Badanie ewaluacyjne działań informacyjno-promocyjnych RPOWP2 z 2014 r. wykazało,

że 42% mieszkańców regionu spotkało się z nazwą Regionalnego Programu Operacyjnego

Województwa Podlaskiego. Znajduje to również potwierdzenie w wynikach badania

realizowanego dla MIiR, z którego wynika, że 43% mieszkańców województwa podlaskiego

spotkało się z określeniem „Regionalny Program Województwa Podlaskiego”. Badanie

ewaluacyjne działań informacyjnych i promocyjnych zrealizowane dla IZ RPOWP odnotowało

wzrost odsetka mieszkańców, którzy spotkali się z nazwą Programu w porównaniu z

badaniem ewaluacyjnym przeprowadzonym w 2011 r.3 W związku z trudnościami promocji

nazwy Programu, działania informacyjne i promocyjne powinny skupiać się na pokazywaniu

efektów i realnych korzyści korzystania z Funduszy Europejskich, jak również Programu

dedykowanemu regionowi.

Zgodnie z wynikami badań realizowanych dla Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, wśród

społeczeństwa polskiego rośnie świadomość marki Fundusze Europejskie. Badanie

ewaluacyjne wykonane w 2014 r. dla MIiR wykazało, że 92% badanych z województwa

podlaskiego zna pojęcie „Fundusze Europejskie”, przy czym 76% rozumie jego znaczenie.

Komunikacja powinna wspierać utrzymanie wysokiego poziomu świadomości pojęcia,

pogłębiać wiedzę i zachęcać do korzystania z Funduszy Europejskich.

3. Wyniki badania ewaluacyjnego realizowanego w 2014 r. na zlecenie IZ RPOWP wykazały potrzebę zwiększenia w komunikacji wykorzystania mediów elektronicznych, Internetu, mediów społecznościach. Wykorzystanie tych kanałów powinno zapewnić skuteczne dotarcie do wybranych grup docelowych, w szczególności młodzieży, która aktywnie korzysta z mediów społecznościowych. Wyniki badania ewaluacyjnego pokazują również istotną rolę mediów (telewizja, radio,

prasa) w informowaniu o Programie, zwłaszcza jeśli chodzi o mieszkańców województwa,

którzy to waśnie z mediów najczęściej dowiadywali się o Programie i za ich pośrednictwem

chcieli być o nim informowani w przyszłości. W przypadku beneficjentów i potencjalnych

beneficjentów media są pierwszym kanałem, z którego grupy te czerpią informacje. Na

późniejszych etapach dużo bardziej istotne są dla nich merytoryczne źródła, jak na przykład

newsletter, konferencje czy szkolenia.

2 Wnioski sformułowane na podstawie badania ewaluacyjnego „Ocena działań informacyjno-promocyjnych

prowadzonych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 na potrzeby sprawozdania końcowego oraz perspektywy finansowej 2014-2020”, przeprowadzonego w terminie lipiec – październik 2014 r. 3 Badanie ewaluacyjne zrealizowane dla IZ RPOWP w 2011 r. „Ocena funkcjonowania systemu informacji i

promocji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 w połowie realizacji Programu” pokazało, że 68% respondentów twierdziło, że nie słyszało nazwy RPOWP.

7

4. Badanie ogólnopolskie, realizowane w 2014 r. przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju4 wykazało, że 41% badanych wie o istnieniu środków dedykowanych regionom. W związku z tym wynikiem, należy dalej akcentować i upowszechniać świadomość o regionalnym charakterze środków skierowanych na rozwój województwa podlaskiego. Ma to jeszcze większe znaczenie, biorąc pod uwagę fakt, że w latach 2014-2020 regiony, w tym Podlaskie, dysponować będzie środkami unijnymi wyższymi niż w latach poprzednich.

5. Konieczne jest stosowanie w komunikacji czytelnego i zrozumiałego powszechnie języka.

Szczególnie dotyczy to dokumentów skierowanych do potencjalnych beneficjentów i

beneficjentów, a także materiałów przeznaczonych do komunikacji w mediach.

6. Pomimo zobowiązania beneficjentów do informowania opinii publicznej o pomocy

otrzymanej z funduszy, w perspektywie 2007-2013 nie został w pełni wykorzystany ich

potencjał komunikacyjny. Beneficjenci, dzięki swojej liczebności oraz sile oddziaływania,

mogliby istotnie wzmocnić przekaz na temat Funduszy Europejskich. Ich działania

informacyjno-promocyjne mogą szczególnie wzmocnić dostrzeganie przez mieszkańców

Polski zmian w najbliższym otoczeniu i codziennym życiu. Realizacja tego celu wymaga

systemowego wsparcia beneficjentów, a nie jednorazowych działań.

1.2. Podstawy prawne

W celu zapewnienia skutecznej koordynacji działań informacyjno-promocyjnych

prowadzonych przez poszczególne instytucje Polska opracowała wspólną dla wszystkich

programów Strategię komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020. Strategia ta ma

charakter strategii w rozumieniu art. 116 rozporządzenia ogólnego5.

W oparciu o wspólną Strategię komunikacji Instytucja Zarządzająca, zgodnie z przepisami art.

116 rozporządzenia ogólnego oraz zgodnie z zapisami rozdz. 5.6 „Informacja i promocja”

Umowy partnerstwa oraz horyzontalnymi Wytycznymi w zakresie informacji i promocji

programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020 (rozdz. 3 podrozdział 2),

opracowała Strategię komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa

4 „Badanie efektów działań informacyjnych i promocyjnych na temat Funduszy Europejskich dla społeczeństwa

oraz analiza społecznego odbioru tych działań. Edycja 2014” realizowanego na zlecenie MIiR (październik 2014 r.) 5 Ilekroć w Strategii przywoływane jest rozporządzenie ogólne chodzi o Rozporządzenie Parlamentu

Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 320).

8

Podlaskiego na lata 2014-2020, będącą podstawą prowadzenia działań informacyjnych i

promocyjnych dla Programu6.

Oś priorytetowa X Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata

2014-2020 określa trzy cele szczegółowe w ramach Pomocy Technicznej, wśród których cel 3

skupia się na rozwoju potencjału beneficjentów oraz zapewnieniu informacji o

możliwościach wsparcia z RPOWP na lata 2014-2020. Oczekiwany rezultat polegać będzie na

wzmocnieniu kompetencji beneficjentów i potencjalnych beneficjentów oraz zapewnieniu

dopasowanego do potrzeb odbiorców przekazu w zakresie celów i korzyści z wdrażania

RPOWP na lata 2014-2020.

Zgodnie z zasadą n+3 Strategia komunikacji RPOWP na lata 2014-2020 dotyczy okresu do

2023 roku.

Realizacja Strategii komunikacji RPOWP na lata 2014-2020 oraz działania w zakresie

informacji i promocji w ramach RPOWP są finansowane w ramach Regionalnego Programu

Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 z Europejskiego Funduszu

Społecznego w ramach osi priorytetowej X – Pomoc Techniczna.

1.3. Opis prac nad dokumentem

Dokument powstał z zgodzie z zapisami Strategii komunikacji polityki spójności na lata 2014-

2020. Prace nad projektem Strategii komunikacji Programu rozpoczęto w Departamencie

Rozwoju Regionalnego – Referacie Informacji i Promocji w 2014 r. Projekt został stworzony

bazując na wnioskach i doświadczeniu z realizacji działań informacyjno-promocyjnych w

perspektywie 2007-2013. Projekt Strategii przekazany został do Wojewódzkiego Urzędu

Pracy, pełniącego w perspektywie 2014-2020 rolę Instytucji Pośredniczącej, w celu ustalenia

zapisów dokumentu.

W dniu 11 maja 2015 r. projekt Strategii został przekazany do Ministerstwa Infrastruktury i

Rozwoju w celu ustalenia zgodności dokumentu ze Strategią komunikacji polityki spójności

na lata 2014-2020 oraz Wytycznych w zakresie informacji i promocji programów

operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020. W dniu 29 maja 2015 r. dokument został

zaakceptowany przez Instytucję Koordynującą Umowę Partnerstwa.

6 Ilekroć w Strategii przywoływany jest Program chodzi o Regionalny Program Operacyjny Województwa

Podlaskiego na lata 2014-2020.

9

1.4. Instytucja odpowiedzialna za opracowanie i wdrożenie strategii

komunikacji programu

Instytucją odpowiedzialną za opracowanie oraz wdrożenie, we współpracy z Instytucją

Pośredniczącą, Strategii komunikacji Programu jest Instytucja Zarządzająca, której funkcję

pełni Zarząd Województwa. Wykonuje on swoje zadania za pośrednictwem Departamentu

Rozwoju Regionalnego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego. Komórką w

Departamencie, której zadaniem jest prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych jest

Referat Informacji i Promocji.

Do najważniejszych zadań Departamentu należy:

koordynacja działań informacyjno-promocyjnych w ramach Programu,

realizacja działań informacyjnych i promocyjnych w ramach Programu, w tym

zapewnienie funkcjonowania systemu informacji (w tym między innymi przez serwis

internetowy, działania szkoleniowe) dla mieszkańców województwa podlaskiego

potencjalnych beneficjentów i beneficjentów Funduszy Europejskich.

Departament Rozwoju Regionalnego jest również odpowiedzialny za opracowanie, w

porozumieniu z Departamentem Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego i

Departamentem Europejskiego Funduszu Społecznego, dokumentów aplikacyjnych i

wdrożeniowych (w tym między innymi instrukcje, regulaminy). Natomiast sprawowanie

bezpośredniej opieki nad beneficjentami w ramach realizowanych projektów należy do

zadań Departamentu Wdrażania RPO i Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego.

W ramach realizacji zapisów Strategii oraz prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych

Departament Rozwoju Regionalnego podejmuje współpracę z innymi instytucjami

zaangażowanymi we wdrażanie Funduszy Europejskich oraz partnerami społecznymi. IZ

współpracuje ze związkiem ZIT.

Rolę Instytucji Pośredniczącej w realizacji Programu pełni Wojewódzki Urząd Pracy w

Białymstoku. Komórką wdrażającą zapisy Strategii poprzez realizację działań

komunikacyjnych jest Wydział Informacji i Promocji EFS.

Do najważniejszych zadań IP należy prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych

zgodnie z Wytycznymi, o których mowa w Podrozdziale 4, w tym:

prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych skierowanych do beneficjentów i

potencjalnych beneficjentów programu oraz w razie potrzeby uczestników i potencjalnych

uczestników projektów,

zapewnienie, na zasadzie komplementarności w stosunku do IZ, działań edukacyjnych

dotyczących RPO dla pracowników instytucji zaangażowanych w proces jego realizacji, a

także potencjalnych beneficjentów i beneficjentów.

10

W celu prowadzenia skoordynowanych i spójnych działań informacyjnych i promocyjnych

zostanie powołana grupa robocza ds. informacji i promocji Programu. Skład członków

obejmie przedstawicieli instytucji zaangażowanych we wdrażanie Funduszy Europejskich w

województwie podlaskim.

Dane kontaktowe: Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Departament Rozwoju Regionalnego ul. Poleska 89 15-874 Białystok tel. 85 66 54 480 e-mail: [email protected]

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Departament Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego ul. Poleska 89 15-874 Białystok tel. 85 66 54 399 e-mail: [email protected]

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Departament Europejskiego Funduszu Społecznego ul. Poleska 89 15-874 Białystok tel. 85 66 54 260 e-mail: [email protected]

Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku Wydział Informacji i Promocji EFS ul. Pogodna 22 Białystok 15-354 tel. 85 74 97 200 e-mail: [email protected]

11

2. Cel nadrzędny i cele szczegółowe komunikacji Programu

Cel nadrzędny komunikacji Programu:

Komunikacja Funduszy Europejskich wspomaga wykorzystanie środków z regionalnego

programu województwa podlaskiego dla realizacji celów rozwojowych regionu.

Wynikające z niego cele szczegółowe:

Komunikacja Funduszy Europejskich aktywizuje mieszkańców województwa podlaskiego

w ubieganiu się o wsparcie z Funduszy Europejskich w ramach programu.

Komunikacja Funduszy Europejskich w województwie podlaskim wspiera beneficjentów

programu w realizacji projektów.

Komunikacja Funduszy Europejskich zapewnia mieszkańcom województwa podlaskiego

informację na temat projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich.

Komunikacja Funduszy Europejskich zapewnia szeroką akceptację mieszkańców dla

działań rozwojowych realizowanych przy pomocy Funduszy Europejskich w województwie

podlaskim.

3. Główny komunikat

Fundusze Europejskie wspierają tych, którzy realizując dobre pomysły, zwiększają możliwości i poprawiają jakość życia mieszkańców województwa podlaskiego. Rys. 1. Główny komunikat perspektywy 2014-2020

Punktem wyjścia są Fundusze Europejskie - są one początkiem procesu, jego napędem i nadają mu założony kierunek. Fundusze Europejskie stwarzają możliwości oraz pobudzają współpracę, od której zaczyna się proces zmiany.

Liderzy zmian (potencjalni i faktyczni beneficjenci) są to wszystkie osoby i podmioty, które mają pomysły na zmiany i które potrzebują wsparcia Funduszy Europejskich do ich realizacji. Liderzy zmian są czynnikiem sprawczym zmian oraz promotorami Funduszy Europejskich.

Zmiany w otoczeniu są wynikiem współdziałania liderów zmian oraz Funduszy Europejskich. Zmiany są efektem projektów realizowanych przez liderów.

Fundusze Europejskie

Liderzy zmian

Zmiany

Wszyscy korzystają

12

Efekt to wszechstronny rozwój regionu, który jednak nie jest abstrakcyjnym hasłem, ale zbiorem korzyści wszystkich mieszkańców województwa podlaskiego. Jego podstawowym wyznacznikiem jest wzrost możliwości rozwojowych mieszkańców województwa podlaskiego i poprawa jakości ich życia.

4. Stosowanie głównego komunikatu w działaniach informacyjno-

promocyjnych

Szczegółowe zasady stosowania głównego komunikatu w działaniach informacyjno-

promocyjnych zostały opisane w Strategii komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020.

Rola Funduszy Europejskich

Zgodnie ze Strategią komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020 Fundusze Europejskie

prezentowane są w następujących rolach:

Fundusze Europejskie wspierają osoby i organizacje, które chcą rozwijać Polskę, w tym jej

regiony,

Fundusze Europejskie są katalizatorami zmian (przyspieszają je i wzmacniają),

Fundusze Europejskie są wszechstronnym mechanizmem pomocy, a nie wyłącznie

środkami finansowymi,

Fundusze Europejskie wspierają zarówno wielkie zmiany w skali kraju, regionu, jak i

zmiany lokalne oraz zmiany w życiu osobistym,

Fundusze Europejskie zachęcają mieszkańców Polski do współpracy,

Fundusze Europejskie pomagają w osiągnięciu celów, jakie wyznacza Strategia Rozwoju

Województwa Podlaskiego do roku 2020.

4.1. Komunikaty uzupełniające programów operacyjnych

Fundusze Europejskie:

wspierają obszary o największym potencjale rozwoju, nagradzają wizję i dobre

pomysły prowadzące do pozytywnej zmiany;

zwiększają możliwości ludzi i stwarzają nowe szanse;

wspierają zdobywanie nowych doświadczeń pozwalających mieszkańcom regionu i

podlaskim przedsiębiorstwom na konkurowanie na globalnych rynkach;

wprowadzają Polskę w nową erę rozwoju opartego na wiedzy i informacji oraz

innowacyjności;

zmniejszają obszary wykluczenia społecznego, włączają wykluczonych do głównego nurtu

twórczego i produktywnego życia;

13

wspomagają integrację społeczeństwa i wspólne działanie;

zmieniają otoczenie człowieka na bardziej przyjazne, czyste i przyczyniające się do jego

dobrego samopoczucia i zdrowia;

wspierają dbałość o dziedzictwo oraz wyrażanie własnej tożsamości.

4.2. Perspektywy prezentacji korzyści oraz styl komunikacji

Zgodnie ze Strategią komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020 instytucje

podejmujące działania informacyjno-promocyjne powinny świadomie wybierać perspektywę

prezentacji Funduszy Europejskich (JA, MY lub REGION) w celu wzmacniania efektywności

komunikacji. Należy brać pod uwagę zalety i wady każdej z perspektyw. W przypadku

możliwości zastosowania różnych wariantów należy przyjąć następującą kolejność

rozpatrywania perspektyw komunikacji:

1. Perspektywa indywidualna (JA)

2. Perspektywa społeczności (MY)

3. Perspektywa zewnętrznego otoczenia (REGION).

Styl komunikacji Funduszy Europejskich został opisany w Strategii komunikacji polityki

spójności.

5. Grupy docelowe i sposoby komunikacji z nimi

5.1. Segmenty grup docelowych

Zgodnie ze Strategią komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020 odbiorcy komunikacji

zostali podzieleni na trzy segmenty z punktu widzenia ich zaangażowania w proces zmian:

beneficjenci (faktyczni i potencjalni) - są to liderzy zmian,

uczestnicy projektów (faktyczni i potencjalni),

odbiorcy rezultatów rozumiani jako szeroko pojęta opinia publiczna.

Komunikacja obejmuje wszystkie trzy segmenty. Liderzy zmian są grupą priorytetową z

punktu widzenia realizacji celów rozwojowych województwa podlaskiego.

14

Rys. 2. Segmenty odbiorców komunikacji i przykładowe grupy docelowe komunikacji

5.2. Grupy docelowe programu

Odbiorcą komunikacji o Funduszach Europejskich jest każdy mieszkaniec i mieszkanka

województwa podlaskiego. Nie oznacza to jednakowej komunikacji do wszystkich

odbiorców. Ich zróżnicowane potrzeby informacyjne narzucają konieczność prowadzenia

zróżnicowanej komunikacji. Podstawowym kryterium podziału docelowych odbiorców jest

poziom ich zaangażowania w proces zmian rozwojowych województwa podlaskiego. W

oczywisty sposób osoby i organizacje silniej zaangażowane w ten proces mają bardziej

rozwinięte potrzeby informacyjne od podmiotów bezpośrednio w ten proces

niezaangażowanych. Grupy docelowe zostały podzielone na trzy segmenty. Każdy segment

obejmuje grupy, które mają wspólną charakterystykę pod względem ich zaangażowania w

proces zmian.

Liderzy zmian. Segment ten dzieli się na dwie grupy docelowe - faktycznych i

potencjalnych beneficjentów. Są to podmioty, które mogą aplikować o wsparcie oraz

realizować projekty dofinansowane z Funduszy Europejskich.

Grupy te obejmują przede wszystkim: mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, jednostki

samorządu terytorialnego, służby publiczne inne niż administracja (w tym m.in.: instytucje

integracji i pomocy społecznej, instytucje kultury i sportu, instytucje odpowiedzialne za

ochronę środowiska czy gospodarkę wodną), instytucje ochrony zdrowia, instytucje

wspierające biznes, instytucje nauki i edukacji, partnerstwa, przedsiębiorstwa realizujące

cele publiczne, organizacje społeczne i związki wyznaniowe.

15

Beneficjenci programu zostali określeni w Regionalnym Programie Operacyjnym

Województwa Podlaskiego oraz Szczegółowym Opisie Priorytetów RPOWP.

Podmioty z grupy potencjalnych beneficjentów poszukują zrozumiałych i rzetelnych

informacji o możliwościach skorzystania z Funduszy Europejskich oraz procedurach

aplikowania. Faktyczni beneficjenci zainteresowani są informacjami z zakresu realizacji

projektów, kontroli, sprawozdawczości oraz informacji i promocji.

Działania informacyjne i promocyjne skierowane do tych grup mają na celu zachęcić do

ubiegania się o dofinansowanie jak również wesprzeć w realizacji projektów.

• Faktyczni i potencjalni uczestnicy projektów. Segment ten obejmuje osoby, instytucje lub

grupy społeczne, które nie ubiegają się bezpośrednio o dotację, ale mogą brać udział w

projektach, na które wsparcie uzyskał inny podmiot czy instytucja.

Grupy docelowe w tym segmencie to między innymi: osoby bezrobotne i długotrwale

bezrobotne, osoby w wieku 50+, mamy wracające na rynek pracy po urodzeniu

i wychowaniu dzieci, osoby niepełnosprawne, właściciele i pracownicy przedsiębiorstw.

Uczestnicy projektów poszukują informacji i wsparcia na etapie udziału w przedsięwzięciu,

jak również po zakończeniu projektu w zakresie wykorzystania nabytych zdolności

i potencjałów.

Odbiorcy rezultatów. Są to mieszkańcy województwa podlaskiego. Stanowią oni opinię

publiczną, która obserwuje zmiany, jakie zachodzą w regionie dzięki Funduszom

Europejskim, jak również korzysta z infrastruktury, która powstała dzięki dofinansowaniu.

Odbiorcy rezultatów stanowią najmniej aktywną kategorię grup docelowych komunikacji. Ich

potrzeby komunikacyjne obejmują między informacje, jak realizowane projekty zmieniają

ich otoczenie i region na lepsze. Istotną rolą pośrednika w dotarciu z informacją o

Funduszach Europejskich do mieszkańców regionu stanowią media.

Celem działań informacyjnych i promocyjnych skierowanych do tego segmentu jest

stworzenie pozytywnego wizerunku Funduszy Europejskich.

5.3. Mechanizm komunikacji

Mechanizm komunikacji określa sposób dotarcia do poszczególnych grup docelowych i

składa się z czterech etapów: zobacz, zainteresuj się, realizuj (w przypadku beneficjenta) lub

16

korzystaj (w przypadku uczestnika projektu), poleć. Szczegółowo mechanizm komunikacji

został opisany w Strategii komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020.

Mechanizm komunikacji określa sposób dotarcia do poszczególnych grup docelowych. Został on opisany w czterech etapach. Każdy etap różni się stopniem zaangażowania odbiorcy w proces zmian, o których mowa w głównym komunikacie. Rys. 3. Mechanizm komunikacji z docelowym odbiorcą

ZOBACZ Na tym etapie największe znaczenie ma informacja o dokonującej się zmianie oraz osobiste doświadczenie odbiorcy z efektami działania Funduszy Europejskich. ZAINTERESUJ SIĘ Na tym etapie największe znaczenie ma motywacja potencjalnego beneficjenta do zainteresowania się współfinansowaniem ze środków unijnych oraz wsparcie potencjalnego beneficjenta w procesie ubiegania się o współfinansowanie, a także motywacja potencjalnego uczestnika projektu do skorzystania z niego. REALIZUJ (w przypadku beneficjenta) / KORZYSTAJ (w przypadku uczestnika projektu) Na tym etapie największe znaczenie ma wsparcie beneficjenta w realizacji projektu, a także pomoc uczestnikom projektów w korzystaniu ze wsparcia. POLEĆ Na tym etapie największe znaczenie ma zaangażowanie beneficjenta oraz uczestnika projektu jako promotorów Funduszy Europejskich. To te dwa segmenty docelowych odbiorców, ze względu na swoją aktywną rolę w procesie zmian, będą najbardziej zaangażowanymi i wiarygodnymi promotorami funduszy.

5.4. Zapewnienie szerokiego, wielokanałowego i użytecznego dostępu do

informacji i pomocy

Poniższe tabele przedstawiają przykładowe narzędzia, jakie mogą zostać wykorzystane na każdym etapie mechanizmu komunikacji z określonym segmentem grup docelowych.

17

Strategia komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 zapewnia realizację działań informacyjno-promocyjnych i edukacyjnych wyłącznie w obszarze Funduszy Europejskich, z wyłączeniem działań mających inny zakres, tj. np. kampanii politycznych. Instytucja zarządzająca i instytucje pośredniczące zapewniają neutralność prowadzonych działań komunikacyjnych oraz dbają o prawidłowe wydatkowanie środków w tym zakresie.

Tabela 1 Przykładowe narzędzia komunikacji

Segment docelowych odbiorców

Mechanizm komunikacji

Przykładowe narzędzia komunikacji

ODBIORCY REZULTATÓW

Dotarcie bezpośrednie7: • Imprezy i wydarzenia promocyjne, • Strony internetowe:

www.rpo.wrotapodlasia.pl, www.podlaskiedotacje.pl, podstrona IP,

• Konkursy promocyjne, • Marketing w wyszukiwarkach, • Aplikacje mobilne.

Działania edukacyjne:

• Wywiady z ekspertami, • Prezentacje, • Ulotki, przewodniki itp., • Gry i konkursy edukacyjne.

Dotarcie pośrednie8:

• Kampanie reklamowe w mediach regionalnych,

• Kampanie w mediach społecznościowych, • Gry i konkursy realizowane z mediami, • Mailingi, • Działania PR w mediach, • Reklama szeptana.

Segment

docelowych

odbiorców

Mechanizm

komunikacji Przykładowe narzędzia komunikacji

POTENCJALNI BENEFICJENCI/ POTENCJALNI

Dotarcie bezpośrednie:

• Strony internetowe: www.rpo.wrotapodlasia.pl, www.podlaskiedotacje.pl,

7 Obejmuje sposoby komunikacji z docelowymi odbiorcami bez pośrednictwa zewnętrznych mediów.

8 Obejmuje sposoby komunikacji z docelowymi odbiorcami za pomocą zewnętrznych mediów.

http://www.rpo.wrotapodlasia.pl/

http://www.podlaskiedotacje.pl/

18

UCZESTNICY

PROJEKTÓW

podstrona IP, • Marketing w wyszukiwarkach.

Dotarcie pośrednie:

• Kampanie reklamowe, w mediach regionalnych i profilowanych,

• Kampanie w mediach społecznościowych, • Mailingi, • Działania PR w mediach, • Marketing w wyszukiwarkach.

Dotarcie bezpośrednie: • Strony internetowe:

www.rpo.wrotapodlasia.pl, www.podlaskiedotacje.pl, podstrona IP,

• Materiały informacyjne sieciowe (np. video prezentacje, podcasty),

• Informacja w PIFE, • Konferencje, prezentacje i szkolenia, • Drukowane lub elektroniczne materiały

informacyjne. Działania edukacyjne:

• Przewodniki i instrukcje na stronach internetowych instytucji,

• Informacja i doradztwo w PIFE, • Szkolenia i konferencje, • Publikacje/audycje edukacyjne w mediach

specjalistycznych, • Otwarte prezentacje, • Ulotki, przewodniki itp.


• Kampanie reklamowe w mediach regionalnych,

• Kampanie w mediach społecznościowych, • Mailingi, • Działania PR w mediach regionalnych, • Reklama szeptana.

Segment docelowych odbiorców

Mechanizm komunikacji

Przykładowe narzędzia komunikacji

BENEFICJENCI / UCZESTNICY


19

PROJEKTÓW www.rpo.wrotapodlasia.pl, www.podlaskiedotacje.pl, podstrona IP

• Materiały informacyjne sieciowe (np. video prezentacje, podcasty),

• Informacja i doradztwo w PIFE, • Infolinia dla beneficjentów, • Konferencje, prezentacje i szkolenia, • Drukowane lub elektroniczne materiały

informacyjne. Działania edukacyjne:

• Przewodniki i instrukcje na stronach internetowych instytucji,

• Informacja i doradztwo w PIFE • Szkolenia i konferencje, wizyty studyjne • Publikacje/audycje edukacyjne w mediach • Ulotki, przewodniki, itp.


• Reklama szeptana, • Narzędzia bezpośredniej współpracy

między beneficjentami.

BENEFICJENCI / UCZESTNICY PROJEKTÓW


www.rpo.wrotapodlasia.pl, www.podlaskiedotacje.pl podstrona IP

• Akcje zachęcające do rekomendowania FE

• Publikacja rekomendacji innych beneficjentów- Informator „Zmieniamy Podlaskie”


• Reklama szeptana, • Narzędzia bezpośredniej współpracy

między beneficjentami

Wśród działań informacyjno-promocyjnych szczególne znaczenie mają działania edukacyjne,

które mogą wykorzystywać wszystkie mechanizmy dotarcia. Działania edukacyjne pozwalają

m.in. w pełni wykorzystać potencjał liderów i dokonywanych przez nich zmian. Oprócz

działań o charakterze stricte edukacyjnym, jak szkolenia, materiały informacyjne czy

publikacje edukacyjne, w zależności od specyfiki działań, grupy docelowej, elementy

20

edukacyjne mogą pojawić się również w innych narzędziach np. artykułach, audycjach w

mediach.

Istotne jest, by język komunikatów był przystępny i jasny oraz dopasowany do potrzeb

adresatów. Treści publikowane na stronach internetowych, w publikacjach i broszurach będą

analizowane pod kątem ich przystępności.

Produkcja i dystrybucja przedmiotów promocyjnych typu gadżety nie jest rekomendowanym

narzędziem promocji FE. Wydatki na cele reprezentacyjne, których nie można jednoznacznie

uznać za związane z promocją funduszy polityki spójności, są niedozwolone. Przedmiotów

o charakterze upominkowym nie można stosować w komunikacji FE.

Informacje skierowane do potencjalnych beneficjentów i beneficjentów są użyteczne,

wielokanałowe i dostępne non-stop.

5.4.1. Opis systemu wsparcia potencjalnych beneficjentów

Instytucje realizujące Program wspierają potencjalnych beneficjentów w ubieganiu się

o środki pomocowe. Działania te mają w znacznej mierze charakter informacyjny. Wszyscy -

potencjalni beneficjenci, ale także inne zainteresowane strony - powinni uzyskać informacje

na temat celów Programu i możliwości finansowania.

Szczególna rola w zakresie merytorycznego wpierania potencjalnych beneficjentów

Programu przypada Punktom Informacyjnym Funduszy Europejskich, informacjom

publikowanym w serwisie internetowym RPO oraz Portalu Funduszy Europejskich (w tym

Wyszukiwarce Dotacji). Ważne jest, by wiedza o tych źródłach informacji była szeroko

rozpowszechniana i utrzymywała się przez całą perspektywę 2014-2020.

Aby umożliwić wnioskodawcom przygotowanie się do konkursów z odpowiednim

wyprzedzeniem IZ do 30 listopada każdego roku zamieszcza na Portalu Funduszy

Europejskich i serwisie internetowym RPO harmonogram naboru wniosków o

dofinansowanie na następny rok kalendarzowy.

Także ogłoszenia o naborach wniosków o dofinansowanie muszą być publikowane na Portalu

Funduszy Europejskich, serwisie internetowym IZ oraz instytucji ogłaszającej konkurs ze

znacznym wyprzedzeniem - co najmniej 30 dni przed planowanym rozpoczęciem naboru.

Regulamin konkursu oraz wszystkie niezbędne informacje dotyczące konkursu powinny być

napisane w sposób zrozumiały, jednoznaczny i precyzyjny. W każdej instytucji ogłaszającej

konkurs znajdują się osoby udzielające odpowiedzi na pytania dotyczące konkursu. Termin

składania wniosków nie może być krótszy niż 7 dni.

21

Ponadto instytucje organizujące konkursy są odpowiedzialne za odpowiednie dopasowanie

działań informacyjnych i edukacyjnych gwarantujących dotarcie do potencjalnych

beneficjentów oraz ich odpowiednie poinformowanie na temat możliwości wsparcia. Służyć

temu będą takie narzędzia jak spotkania, szkolenia, konferencje, materiały informacyjne,

przewodniki, audycje edukacyjne etc. Działania te opisywane będą w Rocznych planach

działań informacyjnych i promocyjnych RPOWP, opracowywanych przez Instytucję

Zarządzającą we współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi.

5.4.2. Opis systemu wsparcia beneficjentów

Instytucja zarządzająca ma obowiązek udostępnienia beneficjentom informacji, które są

istotne dla realizacji projektów. W szczególności IZ zapewnia, że beneficjent otrzymuje

niezbędne dokumenty określające warunki uzyskanego wsparcia i szczegółowe wymagania

dotyczące realizacji projektu.

Podobnie jak w przypadku potencjalnych beneficjentów, instytucje organizujące konkursy są

odpowiedzialne za zorganizowanie działań informacyjnych i edukacyjnych gwarantujących

właściwą realizację projektów. Przykładowe narzędzia komunikacji opisano w tabeli

w rozdziale 5.4.

Instytucje organizujące konkurs współpracują z beneficjentem poprzez instytucję opiekuna

projektu – osoby, która pozostaje w bezpośrednim kontakcie z beneficjentem.

Wsparcie udzielone beneficjentom od początku realizacji projektu wpłynie na poprawną

realizację projektów. Beneficjenci, w zależności od potrzeb informacyjnych, będą mieć

dostęp do informacji w formie szkoleń oraz dokumentów i instrukcji na stronach

internetowych. Beneficjenci będą mieli dostęp do zasad oraz przepisów krajowych i unijnych,

które muszą być przestrzegane w trakcie realizacji projektu i po jego zakończeniu.

Roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych RPOWP zawierać będzie odpowiednie

działania wobec beneficjentów, takie jak konferencje, spotkania, szkolenia, materiały

informacyjne, etc.

5.5. Podstawowe kanały informacji

5.5.1. Strony internetowe w ramach Programu

W ramach systemu stron internetowych FE funkcjonuje serwis RPO

www.rpo.wrotapodlasia.pl, za pomocą którego przekazywane są informacje na temat

wsparcia w ramach Programu. Serwis prezentuje aktualne i użyteczne wiadomości dla

22

potencjalnych beneficjentów, beneficjentów oraz odbiorców rezultatów. Informacje w

serwisie mają na celu zachęcenie do ubiegania się o wsparcie, jak i przekazanie informacji

użytecznych na każdym etapie realizacji projektu. Serwis zawiera odniesienie do

Wyszukiwarki Dotacji, stanowiącej element Portalu Funduszy Europejskich.

Serwis internetowy RPO zawiera wykaz operacji w formacie, który umożliwia sortowanie danych, ich przeszukiwanie, pobieranie, porównywanie i ich łatwe publikowanie w Internecie. IP na swojej stronie internetowej prowadzi wyodrębnioną podstronę poświęconą

Programowi.

Dodatkowo, dobre praktyki prezentowane są na stronie www.podlaskiedotacje.pl.

5.5.2. Komórki przewidziane do kontaktu w zakresie ogłaszanych naborów

Instytucje ogłaszające konkurs poinformują o kontakcie do komórek/osób, które będą w

stanie dostarczyć informacji na temat ogłaszanych przez instytucje naborów.

5.5.3. Współpraca z PIFE i Portalem Funduszy Europejskich

Instytucje realizujące Program współpracują z punktami informacyjnymi, funkcjonującymi w

ramach Sieć Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich. Sieć zapewnia potencjalnym

beneficjentom i beneficjentom dostęp do kompleksowej informacji o FE w latach 2014-2020.

W tym zakresie Sieć współpracuje z instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie FE, a także

z sieciami funkcjonującymi w ramach programów finansowanych z Europejskiego Funduszu

Rolnictwa i Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i

Rybackiego.

Na terenie województwa podlaskiego punkty PIFE działają w Białymstoku, Łomży i

Suwałkach. Dodatkowo w celu zwiększenia dostępu do informacji o Funduszach Europejskich

organizowane są mobilne punkty informacyjne.

Instytucje realizujące Program współpracują z Portalem Funduszy Europejskich w zakresie

publikacji na PFE dokumentów programowych, harmonogramów naborów wniosków,

informacji dotyczących naborów wniosków (w tym ogłoszenia o konkursach, dokumentacje

konkursowe, listy projektów wybranych do dofinansowania). Na Portalu Funduszy

Europejskich publikowane będą również przykłady projektów i dobrych praktyk w ramach

Programu.

23

5.6. Komunikacja z osobami z różnymi niepełnosprawnościami

Zgodnie ze Strategią komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020 podstawowym

wymogiem komunikacji z osobami z niepełnosprawnościami jest zapewnienie równego

dostępu do informacji na temat Funduszy Europejskich. Należy dążyć do tego, aby

skuteczność komunikacji z osobami z różnymi niepełnosprawnościami była taka sama, jak

w przypadku komunikacji z pozostałymi grupami. Wypełnienie tych wymogów wiąże się z

uwzględnieniem w komunikacji z osobami z niepełnosprawnościami następujących zasad:

1. Przewidywanie potrzeb osób z różnymi niepełnosprawnościami i uwzględnianie ich na

etapie planowania danego działania informacyjnego, promocyjnego lub edukacyjnego;

2. Uzupełnienie standardowego sposobu komunikacji o dodatkowe środki, które pomogą

osobom z różnymi niepełnosprawnościami w odbiorze komunikatu;

3. Dopasowanie zastosowanych środków oraz kontekstu komunikacji do różnych rodzajów

niepełnosprawności.

Powyższe wymogi mają swoje bezpośrednie źródło i podstawę w Konwencji o prawach osób

niepełnosprawnych Narodów Zjednoczonych, w szczególności w artykule 9, w zakresie

dostępności informacji i komunikacji oraz artykule 21, w zakresie wolności wypowiadania się

i wyrażania opinii oraz dostępu do informacji.

Wszystkie instytucje funkcjonujące w systemie realizacji programów polityki spójności

działające w dziedzinie informacji i promocji są zobowiązane do przestrzegania „Wytycznych

Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie realizacji zasady równości szans i

niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady

równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020.”

Katalog rozwiązań pomocnych w komunikacji z osobami z niepełnosprawnościami obejmuje:

W zakresie dostępności komunikacji bezpośredniej:

dostosowanie ciągów komunikacyjnych dojazdowych i wewnątrz miejsca komunikacji do potrzeb osób z różnymi ograniczeniami ruchowymi,

umieszczenie materiałów informacyjnych w łatwo dostępnych miejscach, np. na wysokości dostosowanej do osób poruszających się na wózkach inwalidzkich,

przygotowanie przyjaznych miejsc obsługi klienta, tak aby spełniały wymogi łatwego, pozbawionego barier dostępu,

uwzględnienie możliwości skorzystania przez osoby niewidome, głuchoniewidome lub z innymi niepełnosprawnościami ze wsparcia asystenta / przewodnika / tłumacza-przewodnika,

w przypadku organizacji działań takich jak spotkania, szkolenia, konferencje w formularzu zgłoszeniowym umieszczone będzie zapytanie o specjalne potrzeby uczestników.

24

W zakresie stron internetowych i materiałów w postaci elektronicznej (obejmujących

dokumenty programowe oraz materiały informacyjne, promocyjne i edukacyjne):

zgodność projektowanych stron internetowych ze standardami przyjętymi w polskim prawie,

materiały w postaci elektronicznej pozwalającej na zastosowanie rozwiązań umożliwiających odczyt przez osoby z różnymi rodzajami niepełnosprawności.

W przekazach za pośrednictwem mediów, mogą zostać użyte następujące rozwiązania:

komunikaty w polskim języku uproszczonym.

W kontakcie osobistym, mogą zostać użyte następujące rozwiązania:

tłumacz języka migowego,

dodatkowe materiały drukowane w różnych formatach (np. z powiększoną czcionką, opracowane w alfabecie Braille’a, z wykorzystaniem piktogramów),

sprzęt wspomagający słyszenie, w tym sprzęty instalowane w salach, w których będą odbywały się spotkania i szkolenia grupowe.

Instytucje wdrażające Program w razie zaistnienia potrzeby będą współpracować ze

środowiskami zrzeszającymi osoby z niepełnosprawnościami, tak by poznać preferowane

rozwiązania i w efekcie zapewnić aktualną, rzetelną i dostępną komunikację. Współpraca ta

może przyjąć na przykład formę konsultacji czy zaproszenia do udziału w spotkaniach.

6. Koordynacja komunikacji Funduszy Europejskich

6.1. Współpraca przy działaniach komunikacyjnych obejmujących

wszystkie fundusze uwzględnione w Umowie Partnerstwa

Instytucje wdrażające program współpracują z instytucjami odpowiedzialnymi za wdrażanie

Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego

Funduszu Morskiego i Rybackiego, a także instytucjami wdrażającymi pozostałe programy w

ramach polityki spójności, zgodnie z zasadami wskazanymi w Umowie Partnerstwa i w

ramach prac Komitetu ds. Umowy Partnerstwa, w szczególności dbając o:

bieżącą wymianę informacji na temat podejmowanych działań w dziedzinie komunikacji,

poszukiwanie możliwości prowadzenia wspólnych działań informacyjnych i promocyjnych,

tam gdzie to wskazane, informowanie potencjalnych beneficjentów i uczestników

projektów o możliwościach uzyskania wsparcia także w ramach Europejskiego Funduszu

25

Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i

Rybackiego oraz pozostałych programów w ramach polityki spójności,

udostępnianie informacji na temat programu instytucjom wdrażającym programy w

ramach Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz

Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz pozostałych programów polityki

spójności.

Przedstawiciele instytucji wdrażających program biorą udział w pracach grup roboczych

powołanych przez Instytucję Koordynującą UP w zakresie informacji i promocji.

IZ działa na rzecz utworzenia wspólnej platformy wymiany informacji i współpracy na terenie

województwa w celu skoordynowania działań informacyjno-promocyjnych pięciu funduszy:

Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego,

Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich

oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego.

6.2. Komunikacja wewnętrzna między instytucjami wdrażającymi dany

program

Dobra komunikacja oraz współpraca między instytucjami wdrażającymi Fundusze

Europejskie jest niezbędnym warunkiem realizacji Strategii i jej odpowiedniej koordynacji.

Komunikacja wewnętrzna obejmuje dzielenie się informacjami, wzajemną edukację oraz

współpracę przy realizacji działań informacyjno-promocyjnych.

Współpraca ta będzie się odbywać poprzez:

grupę roboczą, w skład której wejdą przedstawiciele instytucji zaangażowanych we

wdrażanie Funduszy Europejskich w województwie podlaskim;

spotkania robocze – zwoływane w celu omówienia bieżących spraw,

bazę wiedzy – zbiór informacji udostępniony za pośrednictwem internetu wszystkim

instytucjom.

6.3. Zasady prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych

Zgodnie ze Strategią komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020 określono sześć zasad,

które regulują zakres oraz przedmiot komunikacji, a także kryteria wyboru narzędzi:

1. Zasada zgodności komunikacyjnej grupy docelowej komunikacji z grupą docelową

programu, działania lub projektu,

2. Zasada zgodności zasięgu projektu z zasięgiem narzędzia komunikacji,

26

3. Zasada najniższego kosztu dotarcia do grupy docelowej,

4. Zasada najwyższej reprezentatywności w grupie docelowej,

5. Zasada realizacji mechanizmu komunikacyjnego,

6. Zasada uzupełniania się komunikatów.

Zasady te należy uwzględniać w okolicznościach wskazanych w Strategii komunikacji polityki spójności.

7. Realizacja działań informacyjno-promocyjnych w partnerstwie

7.1. Wspieranie potencjalnych beneficjentów i beneficjentów

w działaniach informacyjno-promocyjnych

Instytucja Zarządzająca RPOWP we współpracy z instytucjami pośredniczącymi rozpocznie

realizację obowiązków informacyjno-promocyjnych już od potencjalnych beneficjentów. Na

etapie przygotowywania projektu będzie ich informować o obowiązkach w tym zakresie. IZ

będzie również wymagać od wnioskodawców przedstawienia we wniosku o dofinansowanie

wstępnej propozycji działań komunikacyjnych, które maja być zaplanowane proporcjonalnie

do rozmiaru projektu i potrzeb promocyjnych danej inwestycji.

Ponadto, beneficjenci RPOWP będą zobligowani do wypełnienia obowiązków informacyjnych

zgodnie z zapisami rozporządzenia ogólnego oraz z uwzględnieniem wskazówek zawartych

w „Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności na lata 2014-

2020 w zakresie informacji i promocji.”

Beneficjent jest partnerem IZ RPOWP w działaniach komunikacyjnych. Beneficjenci, którzy

zechcą przyjąć na siebie rolę przedstawicieli Funduszy Europejskich, będą mogli wzmocnić

przekaz na temat zasad korzystania ze wsparcia, pokazać jego efekty i wymieniać się

doświadczeniami. Ze strony beneficjentów jest to działanie dobrowolne, natomiast IZ będzie

podejmować działania aktywizujące beneficjentów i zachęcać ich do współpracy przy

promocji RPOWP.

Poniższy rysunek przedstawia sposób wspierania potencjalnych beneficjentów

i beneficjentów w ich działaniach informacyjnych i promocyjnych. Obejmuje on perspektywę

IZ oraz perspektywę beneficjentów.

27

Rys. 4. Wsparcie potencjalnych beneficjentów i beneficjentów w działaniach informacyjno-promocyjnych

Wsparcie potencjalnych beneficjentów i beneficjentów

w zakresie działań informacyjno-promocyjnych

7.1.1. Działania instytucji wspierające potencjalnego beneficjenta i beneficjenta

w dziedzinie informacji i promocji

1) Udostępnianie zasad planowania działań informacyjno-promocyjnych Głównym materiałem wspierającym działania informacyjno-promocyjne beneficjentów będzie pakiet informacji, który otrzyma każdy beneficjent. Pakiet obejmie najważniejsze informacje przydatne w zaplanowaniu i prowadzeniu promocji projektu. Będzie też przydatny dla potencjalnego beneficjenta, ponieważ zawarte w nim zostaną informacje dotyczące np. planowania działań informacyjnych i promocyjnych już na etapie składania wniosku o dofinansowanie. Pakiet będzie się składał m.in. z Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności na lata 2014-2020 w zakresie informacji i promocji oraz wzorów i szablonów dostępnych na stronie internetowej www.rpo.wrotapodlasia.pl. W pakiecie znajdą się m.in.:

informacje o wymogach w zakresie informacji i promocji, jakim podlegają beneficjenci w trakcie realizacji projektu i po jego zakończeniu,

Bezpośrednia

współpraca instytucji

z beneficjentami

BENEFICJENT

Przestrzeganie zasad

planowania działań

informacyjno-

promocyjnych

Możliwość promocji siebie,

jako lidera zmian w

społeczności oraz wobec

odbiorców rezultatów

Rekrutacja

uczestników projektów

/ pozyskiwanie

odbiorców rezultatów

Współpraca z innymi

beneficjentami oraz

instytucjami

SKUTECZNOŚĆ

EFEKTYWNOŚĆ

WIZERUNEK

BENEFICJENTA

REKRUTACJA UCZESTNIKÓW

POZYSKIWANIE ODBIORCÓW

WYMIANA DOŚWIADCZEŃ

WSPÓLNA PROMOCJA

Działania beneficjenta

Zapewnienie szerokiego,

wielokanałowego

dostępu do pomocy

POTENCJALNY BENEFICJENT

Działania instytucji wspierającej beneficjentów (potencjalnych i faktycznych)

Udostępnienie zasad

planowania działań

informacyjno-promocyjnych

Świadomość obowiązków

informacyjno-promocyjnych oraz

korzyści płynących z ich realizacji

Dobrze zaplanowane działania

informacyjno-promocyjne

w dokumentach związanych z projektem

28

zasady planowania działań informacyjno-promocyjnych istotne z punktu widzenia wymogów realizacji projektów na etapie aplikowania o środki,

kanały komunikacji oraz wskazówki gdzie beneficjenci mogą uzyskać wsparcie w realizacji wymogów informacyjno-promocyjnych,

informacje o korzyściach dla beneficjenta wynikających z właściwej promocji projektu,

linki do istotnych informacji dotyczących informacji i promocji, w tym: wzorów plakatów i tablic informacyjnych, odpowiedzi na najczęściej zadawane przez beneficjentów pytania dotyczące

informacji i promocji.

Pakiet będzie dostępny w postaci cyfrowej na stronach internetowych m.in. na Portalu Funduszy Europejskich oraz na stronie www.rpo.wrotapodlasia.pl 2) Bezpośrednia współpraca instytucji z beneficjentami IZ RPOWP będzie współpracować bezpośrednio z beneficjentami w ramach działań informacyjno-promocyjnych. Współpraca ta przyjmie następujące formy:

zaproszenia do występowania na konferencjach organizowanych przez IZ RPOWP,

prezentacje projektów podczas targów, na pokazach, wystawach i konkursach organizowanych przez IZ RPOWP,

zaproszenia do udziału w audycjach telewizyjnych i radiowych,

zaproszenia do wypowiedzi dla prasy i mediów elektronicznych,

promowanie na stronie RPO projektów – dobrych praktyk,

promowanie dobrych praktyk w informatorze RPOWP „Zmieniamy Podlaskie” oraz innych publikacjach wydawanych przez IZ,

promowanie projektów w ramach kampanii RPOWP.

7.2. Współpraca z partnerami

IZ RPOWP będzie angażować w wybrane działania informacyjno-promocyjne partnerów

(władze lokalne, regionalne, miejskie i inne władze publiczne, partnerów społeczno-

gospodarczych, podmioty reprezentujące społeczeństwo obywatelskie, instytucje

edukacyjne i badawcze, przedstawicielstwo Komisji Europejskiej, centra informacji

europejskiej i Biuro informacji Parlamentu Europejskiego).

Współpraca z partnerami będzie polegać na:

przekazywaniu bieżących i odpowiednio sprofilowanych pod kątem odbiorcy

informacji,

zapraszaniu do udziału w konferencjach, spotkaniach i szkoleniach organizowanych

przez IZ,

udziale przedstawicieli IZ w organizowanych przez partnerów, niekomercyjnych

spotkaniach, poświęconych tematyce Funduszy Europejskich i RPOWP,

29

włączaniu partnerów w przygotowywane przez IZ wydarzenia o charakterze

informacyjno-promocyjnym, np. wystawy, konkursy, kampanie promocyjne itp.

7.3. Komunikacja z mediami

Strategia komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020 nakłada na komórki zajmujące się

promocją Funduszy Europejskich obowiązek prowadzenia aktywnej polityki informacyjno-

promocyjnej na temat Funduszy Europejskich w mediach we współpracy lub za

pośrednictwem komórek odpowiedzialnych za relacje z mediami w szczególności z biurami

prasowymi instytucji wdrażających FE. Współpraca ta powinna przyjąć formę aktywnej

promocji tematyki związanej z Funduszami Europejskimi.

Zgodnie ze Strategią komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020 model pracy komórki

odpowiedzialnej za działania informacyjno-promocyjne w ramach IZ RPOWP będzie

odpowiadać poniższemu schematowi.

Rys. 5. Model pracy komórki odpowiedzialnej za działania informacyjno-promocyjne Funduszy Europejskich

Proces ten rozpoczyna się od kreowania tematów komunikatów i planowania harmonogramu ich dystrybucji do mediów. Następnym etapem jest aktywne gromadzenie informacji od innych instytucji oraz od beneficjentów, które posłużą do opracowania komunikatu na dany temat. Kolejny etap polega na opracowaniu komunikatów tak, aby były dostosowane do wymogów i oczekiwań mediów. IZ RPOWP opracowuje komunikaty z wyprzedzeniem pozwalającym na realizację przyjętego harmonogramu dystrybucji informacji do mediów. Ostatnim etapem procesu jest dystrybucja komunikatów do mediów, zgodnie z przyjętym harmonogramem. Dystrybucja odbywa się w sposób aktywny, to znaczy z inicjatywy IZ, a nie tylko w odpowiedzi na prośbę mediów. Proces ten nie jest jednorazowy. Współpraca z mediami będzie polegać na stałym, aktywnym dostarczaniu mediom informacji o programie regionalnym. Komórka odpowiedzialna za działania informacyjno-promocyjne (Referat Informacji i Promocji w Departamencie Rozwoju Regionalnego UMWP) będzie ściśle współpracować z rzecznikiem prasowym Marszałka Województwa Podlaskiego i Referatem Polityki

Kreowanie

tematów

komunikatów

Planowanie

harmonogramu

przekazywania

informacji mediom

Gromadzenie

informacji

Opracowanie

komunikatów

Dystrybucja

komunikatów

30

Informacyjnej UMWP, a także Referatem „Wrota Podlasia”, zajmującym się samorządowym portalem informacyjnym. Współpraca ta będzie polegać na m.in. bieżącym powiadamianiu i wymianie informacji z ww. komórkami na temat wydarzeń związanych z RPOWP, a także aktywnością marszałka i zarządu województwa w tym zakresie, współorganizowaniu spotkań, konferencji itp. związanych z programem. Narzędzia współpracy IZ RPOWP z mediami:

opracowane, gotowe do wykorzystania informacje,

konferencje prasowe,

wywiady,

cykliczne spotkania z dziennikarzami,

wizytacje projektów,

zaproszenia dziennikarzy na uroczystości,

newslettery,

mailingi,

dział dla mediów na stronie internetowej rpo.wrotapodlasia.pl.

Komórka odpowiedzialna w IZ za działania informacyjno-promocyjne będzie też gromadzić

przykłady dobrych praktyk, opisy Projektów, zdjęcia i inne materiały graficzne, które mogą

uatrakcyjnić przekaz, przeglądowe dane statystyczne, podsumowania i infografiki dotyczące

realizacji RPOWP. Będą one dostępne ad hoc w przypadku zgłoszonego zapotrzebowania

przez media lub inne instytucje współpracujące przy promocji RPO.

7.4. Komunikacja z liderami opinii

Instytucja Zarządzająca RPOWP będzie komunikować się i współpracować z liderami opinii

(np. decydentami, nieformalnymi liderami, osobami duchownymi, lokalnymi działaczami

społecznymi, liderami trendów, twórcami, innowatorami) w sferach, które mogą być

problematyczne.

Współpraca z liderami opinii będzie dotyczyć głównie obszarów wskazanych w poniższej

tabeli.

Tabela 2. Obszary współpracy z liderami opinii

Obszar/dziedzina Potencjalni beneficjenci

Liderzy opinii Rodzaj współpracy

Innowacyjność, badania i rozwój

przedsiębiorcy, uczelnie, jednostki naukowe i naukowo-badawcze

innowatorzy, władze samorządowe, organizacje biznesowe

wypowiedzi dla mediów, udział w eventach, materiały informacyjne (np. w informatorze

31

RPOWP „Zmieniamy Podlaskie”)

Kształcenie zawodowe

szkoły zawodowe innowatorzy, władze samorządowe, organizacje biznesowe

wypowiedzi dla mediów, udział w eventach, materiały informacyjne (np. w informatorze RPOWP „Zmieniamy Podlaskie”)

Rozwój lokalny

lokalne grupy działania

władze samorządowe, lokalni działacze społeczni


Energia odnawialna

przedsiębiorcy, samorządy

organizacje biznesowe, władze samorządowe


8. Ocena efektów Strategii

W celu dokonywania oceny realizacji celów Strategii podejmowany będzie monitoring i

bieżąca analiza działań informacyjnych i promocyjnych. Celem oceny będzie dostarczenie

rzetelnych i przydatnych informacji, które pozwolą wykorzystać zdobytą w ten sposób

wiedzę w procesie podejmowania decyzji. Uzyskane dane i wnioski będą mogły posłużyć

ewentualnej modyfikacji i aktualizacji Strategii.

32

8.1. Ocena realizacji celów Strategii

Tabela 3. System wskaźników oceniających stopień realizacji celów Strategii komunikacji RPOWP 2014-2020

Cel Mierniki realizacji Operacjonalizacja wskaźnika Jednost

ka

Typ wskaźnika Źródło danych Częstotliwość

pomiaru

Instytucja

odpowiedz

ialna

Wartość

bazowa9

Wartość

docelowa

na rok

2023

Komunikacja

Funduszy

Europejskich

wspomaga

wykorzystanie

środków z

regionalnego

programu

województwa

podlaskiego dla

realizacji celów

rozwojowych

regionu.

Realizacja celu nadrzędnego strategii jest mierzona poziomem realizacji celów szczegółowych wynikających z celu nadrzędnego

Zbiorcza analiza poziomu wskaźników opisujących realizację celów szczegółowych

Corocznie IZ RPOWP

Komunikacja Funduszy Europejskich aktywizuje mieszkańców województwa

Liczba odwiedzin serwisu internetowego RPO

Do wartości wskaźnika wliczana jest liczba odwiedzin danego portalu/serwisu internetowego poświęconego danemu programowi, lub odwiedzin wszystkich zakładek/podzakładek/stron

Sztuka Rezultatu bezpośredniego

System monitorowania

Corocznie IZ RPOWP 0 4 000 000

9 Dane bazowe dla wskaźników rezultatu strategicznego określone na podstawie wyników „Badania efektów działań informacyjnych i promocyjnych na temat Funduszy

Europejskich dla społeczeństwa oraz analiza społecznego odbioru tych działań. Edycja 2014”, Realizacja Sp. z o.o., październik 2014 r.

33


ka


pomiaru

Instytucja

odpowiedz

ialna

Wartość

bazowa9

Wartość

docelowa

na rok

2023

podlaskiego w ubieganiu się o wsparcie z Funduszy Europejskich w ramach programu.

poświęconych danemu programowi, jeśli portal obejmuje szerszą tematykę, w danym przedziale czasowym. Odwiedziny są rozumiane jako grupa interakcji zachodzących w witrynie w danym przedziale czasowym. Odwiedziny mogą obejmować wiele odsłon stron, zdarzeń i mogą trwać od sekundy do 24 godzin. Pojedynczy użytkownik może zainicjować wiele odwiedzin. Wygasają one po 30 minutach bezczynności użytkownika oraz o północy. Na potrzeby monitoringu odwiedzalności strony danej IP, statystyki powinny odnosić się do wszystkich zakładek/podzakładek/stron dot. danej instytucji, a nie do całości portalu.

Liczba działań informacyjnopromocyjnych o szerokim zasięgu nt. możliwości finansowania

Liczba zrealizowanych działań informacyjno-promocyjnych o szerokim zasięgu nt. możliwości finansowania (w rozumieniu rozporządzenia ogólnego, zał. XII pkt 2.1.2 b –„jedno szeroko zakrojone działanie informacyjne rocznie”), promujących część lub cały program operacyjny, skierowanych do minimum 2 grup docelowych i wykorzystujących minimum 3 narzędzia komunikacji, przy czym wszystkie te działania są

Sztuka Produktu System monitorowania

Corocznie

IZ RPOWP 0 5

34


ka


pomiaru

Instytucja

odpowiedz

ialna

Wartość

bazowa9

Wartość

docelowa

na rok

2023

realizowane pod wspólnym komunikatem.

Znajomość w województwie podlaskim grup potencjalnych beneficjentów, którzy mogą realizować przedsięwzięcia z Funduszy Europejskich

Odsetek mieszkańców województwa podlaskiego znających co najmniej trzy przykładowe grupy potencjalnych beneficjentów FE w ramach polityki spójności.

% Rezultatu strategicznego

Badania społeczne (społeczeństwo)

Próby mieszkańców województwa – na potrzeby sprawozdań 2017,2019, końcowego

IK UP 39 % 48%

Liczba uczestników szkoleń dla potencjalnych beneficjentów w województwie podlaskim w ramach programu

Obliczając wartość wskaźnika należy zsumować wszystkich uczestników wszystkich form szkoleniowych dla potencjalnych beneficjentów (tj. szkoleń, warsztatów, seminariów, kursów itp.) Dana osoba powinna zostać policzona tyle razy, w ilu szkoleniach wzięła udział.



Corocznie IZ RPOWP 0 7 000

Liczba udzielonych konsultacji w ramach punktów informacyjnych na terenie województwa podlaskiego dot. możliwości

Liczba konsultacji udzielonych w punktach informacyjnych, z wyłączeniem spotkań informacyjnych i szkoleń. Jako konsultacja rozumiane jest zasięgnięcie informacji u pracownika punktu informacyjnego w zakresie: możliwości uzyskania wsparcia z Funduszy Europejskich oraz



Corocznie IK UP 0 39 70010

10

Wartość docelowa dla wskaźników dotyczących Punktów Informacji Funduszy Europejskich została podana na rok 2020.

35


ka


pomiaru

Instytucja

odpowiedz

ialna

Wartość

bazowa9

Wartość

docelowa

na rok

2023

dofinansowania i procesu aplikacyjnego

generalnych zasad funkcjonowania FE.

Komunikacja Funduszy Europejskich w województwie podlaskim wspiera beneficjentów programu w realizacji projektów

Liczba udzielonych konsultacji w ramach punktów informacyjnych na terenie województwa podlaskiego dot. realizacji projektów

Liczba konsultacji udzielonych w punktach informacyjnych, z wyłączeniem spotkań informacyjnych i szkoleń. Jako konsultacja rozumiane jest zasięgnięcie informacji u pracownika punktu informacyjnego w zakresie zagadnień związanych z realizacją projektów finansowanych z FE.



Corocznie IK UP 0 46811

Liczba uczestników szkoleń dla beneficjentów programu w województwie podlaskim

Obliczając wartość wskaźnika należy zsumować wszystkich uczestników form wszystkich szkoleniowych dla beneficjentów (tj. szkoleń, warsztatów, seminariów, kursów itp.) Dana osoba powinna zostać policzona tyle razy, w ilu szkoleniach wzięła udział.



Corocznie IZ RPOWP 0 3 000

Komunikacja Funduszy Europejskich zapewnia mieszkańcom województwa podlaskiego informację na

Liczba działań informacyjnopromocyjnych o szerokim zasięgu nt. osiągnięć programu/ów operacyjnego/ych

Liczba zrealizowanych działań informacyjno-promocyjnych o szerokim zasięgu nt. osiągnięć programu/ów operacyjnego/ych (w rozumieniu rozporządzenia ogólnego, zał. XII pkt 2.1.2 b – „jedno szeroko zakrojone działanie informacyjne

Sztuka Produktu System monitorowania

Corocznie IZ 0 2

11

Jak wyżej

36


ka


pomiaru

Instytucja

odpowiedz

ialna

Wartość

bazowa9

Wartość

docelowa

na rok

2023

temat projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich

rocznie”), promujących część lub cały program operacyjny, skierowanych do minimum 2 grup docelowych i wykorzystujących minimum 3 narzędzia komunikacji, przy czym wszystkie te działania są realizowane pod wspólnym komunikatem.

Znajomość pojęcia „Fundusze

Europejskie” w

województwie

podlaskim

Odsetek mieszkańców województwa podlaskiego, deklarujących znajomość pojęcia "Fundusze Europejskie" lub "Fundusze Unijne".

%

Rezultatu strategicznego

Badania społeczne (mieszkańcy województwa podlaskiego)

Próby mieszkańców województwa – na potrzeby sprawozdań w 2017, 2019, końcowego

IK UP 92% 95%

Znajomość celów, obszarów lub działań, na które przeznaczane są FE w województwie podlaskim

Odsetek mieszkańców województwa podlaskiego znających co najmniej trzy przykładowe cele, obszary lub działania, na które przeznaczane są FE w województwie w ramach polityki spójności.


Badania społeczne (mieszkańcy województwa podlaskiego)


IK UP 41% 49%

Świadomość obszarów lub projektów wspieranych z FE w najbliższym otoczeniu respondenta wśród mieszkańców

Odsetek mieszkańców województwa podlaskiego, deklarujących dostrzeganie w swym najbliższym otoczeniu obszarów lub projektów wspieranych z FE w ramach

polityki spójności.


Badania społeczne (mieszkańcy województwa podlaskiego


IK UP 76% 79%

37


ka


pomiaru

Instytucja

odpowiedz

ialna

Wartość

bazowa9

Wartość

docelowa

na rok

2023

województwa podlaskiego

Komunikacja Funduszy Europejskich zapewnia szeroką akceptację mieszkańców dla działań rozwojowych realizowanych przy pomocy Funduszy Europejskich w województwie podlaskim

Odsetek mieszkańców województwa podlaskiego dostrzegających wpływ FE na rozwój województwa

Odsetek mieszkańców województwa podlaskiego dostrzegających wpływ Funduszy Europejskich na rozwój województwa.




IK UP 87% 94%

Odsetek mieszkańców województwa podlaskiego uważających, że osobiście korzystają oni z Funduszy Europejskich

Odsetek mieszkańców województwa podlaskiego uważających, że osobiście korzystają oni z Funduszy Europejskich lub ze zmian, jakie zachodzą dzięki Funduszom.




IK UP 58% 63%

38

Należy zaznaczyć, że realizacja powyższych celów nie jest zależna wyłącznie od działań

komunikacyjnych, a stanowi wypadkową wszystkich elementów wdrażania Funduszy

Europejskich.

Dane dla wskaźników rezultatu strategicznego – w zakresie wskazanym przez Strategię

komunikacji polityki spójności – w latach 2016, 2018 oraz na potrzeby sprawozdania

końcowego zostaną przekazane IZ przez IK UP na podstawie przeprowadzanych przez IK UP

badań na próbie mieszkańców województwa.

Dane dotyczące liczby konsultacji dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów w sieci

PIFE pochodzą z Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju.

8.2. Ocena bieżąca działań informacyjnych i promocyjnych

Bieżąca analiza zapewni zachowanie zasad trafności (adekwatności), jakości, użyteczności i efektywności podjętych działań informacyjnych i promocyjnych. Wyniki oceny pozwolą na aktualizację lub modyfikację kierunku i sposobu prowadzenia działań komunikacyjnych. Kryteria oceny trafności (adekwatności), jakości, użyteczności i efektywności, które będą

stosowane przez IZ:

Szkolenia i działania edukacyjne

ocena jakości szkoleń, mierzona poprzez ankietę po zakończeniu szkolenia wśród uczestników;

Publikacje drukowane, elektroniczne i treści na stronach internetowych

analiza przystępności tekstu, publikowanego na stronach internetowych, w publikacjach i broszurach;

poziom dostępności stron www oraz materiałów informacyjnych i promocyjnych;

Strony internetowe

liczba unikalnych użytkowników stron internetowych, z uwzględnieniem danych o odwiedzalności danej strony;

liczba subskrybentów newslettera RPOWP;

liczba wysłanych biuletynów w ramach newslettera RPOWP;

Działania w mediach

analiza częstotliwości ukazywania się artykułów i publikacji;

39

Ocena jakościowa realizowanych działań w ramach programu będzie przekazywana

corocznie przez IZ do IK UP w ramach sprawozdania. Wyniki oceny będą przedmiotem

wymiany doświadczeń z innymi instytucjami w systemie wdrażania FE.

8.3. Monitoring działań informacyjnych i promocyjnych

IZ prowadzić będzie monitoring działań informacyjnych i promocyjnych obejmujący wybrane wskaźniki dotyczące działań komunikacyjnych. Dane pochodzące z weryfikacji stanowić będą postawę do analiz i ewentualnych modyfikacji kierunków i rodzajów działań. Dane monitoringowe będą zbierane cyklicznie. Dane zebrane w ramach monitoringu będą przekazywane przez IZ do IK UP.

8.4. Sprawozdawczość

IZ we współpracy z IP opracowuje sprawozdania z przeprowadzonych działań informacyjnych

i promocyjnych w poprzednim roku zgodnie z Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości na

lata 2014-2020. Sprawozdania są przekazywane do IK UP w celu uzyskania opinii na temat

ich zgodności ze Strategią komunikacji polityki spójności i Strategią komunikacji programu

oraz pod kątem wykonania rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych.

Na podstawie sprawozdania IZ corocznie informuje Komitet Monitorujący o:

postępach we wdrażaniu strategii komunikacji,

analizie efektów działań informacyjnych i promocyjnych.

Sprawozdania roczne w 2017 r. i 2019 r. z realizacji programu obejmują ocenę realizacji

strategii komunikacji. Na koniec okresu programowania IZ opracowuje sprawozdanie

z realizacji strategii komunikacji w ramach sprawozdania końcowego z realizacji programu.

9. Ramowy harmonogram

Harmonogram przedstawiony poniżej ma charakter orientacyjny. Działania horyzontalne IK UP oraz IZ dla poszczególnych programów będą szczegółowo planowane w Rocznych planach działań informacyjno-promocyjnych.

40

Tabela 4. Ramowy harmonogram

2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023

Komunikacja wewnętrzna

Koordynacja działań komunikacyjnych

Informowanie opinii publicznej o uruchomianiu programu 2014-2020

Informowanie opinii publicznej o uruchomianiu programu 2021-2027

Aktywizacja społeczeństwa województwa podlaskiego w ubieganiu się o wsparcie z FE

Wsparcie beneficjentów w realizacji projektów

Informacja na temat projektów współfinansowanych z RPO

Prezentowanie efektów wdrażania FE okresu 2007-2013

Prezentowanie efektów wdrażania FE okresu 2014-2020

Monitoring i ocena

41

10. Informacja o planowanych działaniach informacyjnych

i promocyjnych

Z przepisów załącznika XII rozporządzenia ogólnego wynika obowiązek rocznej aktualizacji

części Strategii dotyczącej działań z zakresu informacji i promocji, które mają być

przeprowadzone w kolejnym roku. Działania stanowią załączniki do Strategii komunikacji.

11. Wizualizacja

Wizualizacja marki Fundusze Europejskie oraz poszczególnych programów stanowi

kontynuację linii graficznej przyjętej dla Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013.

Znak (logo) marki Fundusze Europejskie stanowią łącznie:

znak graficzny (sygnet) oraz,

graficzna forma nazwy „Fundusze Europejskie” (logotyp).

W przypadku Programu logotyp zawiera nazwę „Program Regionalny”.

Wizualizację Programu uzupełnia logotyp promocyjny Województwa Podlaskiego.

Szczegółowa charakterystyka systemu identyfikacji wizualnej oraz zasady stosowania

oznaczeń obowiązujących podmioty i beneficjentów zaangażowanych w realizację polityki

42

spójności zawiera Księga identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków

programów polityki spójności na lata 2014-2020, stanowiąca odrębny dokument. Została

ona opracowana przez Instytucję Koordynującą Umowę Partnerstwa w zakresie informacji i

promocji dla wszystkich programów polityki spójności. Jest zgodna z zapisami

Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r.

ustanawiającego zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr

1303/2013 w zakresie szczegółowych uregulowań dotyczących transferu wkładów z

programów i zarządzania nimi, przekazywania sprawozdań z wdrażania instrumentów

finansowych, charakterystyki technicznej działań informacyjnych i komunikacyjnych

w odniesieniu do operacji oraz systemu rejestracji i przechowywania danych.

12. Szacunkowy budżet na realizację Strategii

Szacunkowy budżet na realizację działań informacyjno-promocyjnych łącznie na lata 2014-

2020 wynosi ok. 4,1 mln EUR.

13. Wykaz skrótów

EFR – Europejski Fundusz Rybacki, EFROW – Europejski Fundusz Rozwoju Obszarów Wiejskich, EFRR – Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, EFS – Europejski Fundusz Społeczny, FE – Fundusze Europejskie, FS – Fundusz Spójności, IK – instytucja koordynująca, IP – instytucja pośrednicząca, IW – instytucja wdrażająca, IZ – instytucja zarządzająca, KE – Komisja Europejska, MIR – Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, NSRO – Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia na lata 2007-2013, NSS - Narodowa Strategia Spójności, PFE – Portal Funduszy Europejskich, PIFE – Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich albo Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich, PO – program operacyjny, POIR – Program Operacyjny Inteligentny Rozwój, POIŚ – Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko, POPC – Program Operacyjny Polska Cyfrowa, POPT – Program Operacyjny Pomoc Techniczna, POPW - Program Operacyjny Polska Wschodnia, POWER - Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój,

43

PS – polityka spójności, PT – pomoc techniczna, rozporządzenie ogólne – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006, RPO – Regionalny Program Operacyjny, SKPS – Strategia komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020, UP – Umowa Partnerstwa.

14. Spis ilustracji Rys. 1. Główny komunikat perspektywy 2014-2020 ………………..………………………………….………11 Rys. 2. Segmenty odbiorców komunikacji i przykładowe grupy docelowe komunikacji ….…..14 Rys. 3. Mechanizm komunikacji z docelowym odbiorcą ………………………………..………….……..…16 Rys. 4. Wsparcie potencjalnych beneficjentów i beneficjentów w działaniach informacyjno-promocyjnych …………………………………………………………………………………………………….……..……….27 Rys. 5. Model pracy komórki odpowiedzialnej za działania informacyjno-promocyjne Funduszy Europejskich …………………………………………………………………………………………..……….….29

15. Spis tabel Tabela 1 Przykładowe narzędzia komunikacji ……………………………………………………………………..17 Tabela 2 Obszary współpracy z liderami opinii ……………………………………………………….…………..30 Tabela 3 System wskaźników oceniających stopień realizacji celów Strategii komunikacji RPOWP 2014-2020 ………………………………………………………………………………………..………..…….…..32 Tabela 4 Ramowy harmonogram ………………………………………………………………………………..………40

Documents

Strategia komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego · Strategia komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na ... Referat Informacji i Promocji