STRATEGIDAG STYRELSEN /Referensmaterial Luckans styrdokument - föreningens stadga - instruktion/arbetsordning inkl ekonomireglemente - Den årliga verksamhetsplanen Övrigt relevant - “ny på luckan guiden” inkl. alla anvisningar för personal inkl antimobbningsplaner - HR dokument: arbetarskyddsplan/handlingar, plan för tidigt ingripande, plan för hantering av

missbruk, jämställdhetsplan. antimobbnings(-trakasserier)plan - årlig verksamhetsplan för arbetshälsan görs av Diacor - anvisningar rörande alla bidrag, ss. EU för myndigheter mm “Operativ praxis idag” Höst- och vårmöte medlemsföreningar - Styrelsemöten månadsvis, därutöver ca 2 ggr per termin, organisationsutskottsmöte speciellt

rörande rekrytering/personal som stöd för ledning - Introduktionstillfällen för nyanställda och praktikanter - Enhetsteam en gång i veckan - Personalmöten en gång i veckan, som följer på egna teammöten (ungdom, integration, kultur och

info) - Årliga planerings- och utvärderingsdagar höst / vår (2 ggr året) - Dessutom har EU projekten sina egna arbetsutskott och styrgrupper - RAK-samtal 1-2 ggr per termin med förman, Utvecklingssamtal 1 ggr per år, allt dokumenteras - Trepartsamtal med arbetshälsan vid behov (mobbningsfall t.ex.) - Jobbar Google Drive, gemensamma digitala verktyg, delar dokument, rätt transparent Vad gjorts och på gång - Egna utredningar: webropol 2014-2015 styrelse och personal, arbetshälsoutredning 2015 (länk

resultat), trivselavstämning under året 2015-2016; Nu webropol uppföljning i oktober 2016 - Teamen , Ungdom och Integration, får arbetshandledning i grupp x 3 , JL:s rekommendation som uppskattats (tuffa kundcase, nästan bara ny personal, nya förväntningar och strukturer) - Puls inleds hösten 2016 med påföljande workshops som leds av Diacor - Arbetsskyddet gör intern trivselkartläggning

Utredningar personal om Luckan 2016 jämfört med 2014 Tankar om Luckandrömmen, personal 2016 - En tryggad finansiering där medlemsföreningarna bidrar till den gemensamma kassan. Revidera

medlemsföreningarna. Vilka kompetenser behöver vi i styrgruppen? Vilken typ av ledning? Ersättning för dem som sitter i styrgrupp?

- Ett föreningshus med gemensamma utrymmen för personalen i huset. Synergieffekter för Svenskfinland. Inte ändamålsenligt att splittra på personalen. Finns inte vilja att betala för väggar utan för innehåll… Vem ska driva ärendet?

- En möjlighet att satsa på välmående hos personalen samt utveckla stödfunktionerna in house. På gång. Kartläggning av personalens välmående under det kommande året. Önskan om HR-ansvarig person. Finns inte resurser för det.

- Ett eget kvarter med alla funktioner - kulturscen, barnteater, musik etc. Se punkten om föreningshus.

- Ett nytt och fräscht hus som fungerar som expertcentrum. Ett mysigt vardagsrum, både för personal och kunder. Vi strävar efter det hela tiden. Nya möbler till centret på kommande.

- Satsa på ekonomiavdelning och HR-avdelning. Hoppeligen funka bättre nu med Tärnan. Osäkerhet med budgeteringsfrågor o dyl.

- Satsa på fortbildning och utveckling hos personalen. Önskar man fortbilda sig talar man med sin förman. Förmannen tar upp på ET ifall det handlar om större kostnader eller längre frånvaron. Handlar även om hurdan anställning personen i fråga har. Inom ramen för budget. Vem gör ens

arbete under tiden? - Vi skulle ha ett allmänt förtroende i samhället av ex. kommun, stat. Förtroende finns, men inte alltid villighet att stå för kostnaderna. - Fokus på kvalitet. Mätindikatorerna enklare än kvalitetsmätande. Utvärdering viktigt. Hur jobba med detta? Borde tas upp som skilt tema . - Starta en Luckan ThinkTank som analyserar den kompetens som finns och ger förslag på hur att

fortsätta. Utgå från kompetensinventeringen. Också med tanke på kommande projekt- vad ska vi göra i framtiden? En gång / termin träff om detta.

- Stort och ljust och vackert kontor. Gröna växter, solljus. Välkomnande för alla. Tillräckliga mötesutrymmen. Personalutrymmen. Mycket av detta gjort. Kom ihåg användandet av G18. Finns det möjlighet att ta en halvtimme motion under arbetstid?

- Tydlig arbetsfördelning. Blivit tydligare, mera disciplin i detta. Eller vet vi för lite, synergi? hur ser org.schemat ut? Verksamheterna borde presentera sina projekt, både med tanke informationsgång och i hopp om spill over effekter. Turvis korta presentationer på måndagsmötena.

- Gemensamma kaffepauser. Torsdagar kl. 14 deltar så många som möjligt, (ingen bulla). Varje onsdag ordnas det på G18 kl. 14.

- Påverka positivt kring det språkliga klimatet - inte bara i Svenskfinland. Människor från olika språkgrupper blir intresserade av det svenska språket och kulturen. Integrationens utställning.

- “Det svenska språkets showroom” SWOTresultat 2016 (personal)

STYRKOR Mångsidiga arb. uppg. Personalanda Tillgänglighet Fysiskt läge Meningsfullt arbete Flexibilitet Sakkunnig personal Stora nätverk

SVAGHETER: Osäker finansiering Snuttifierad projektverksamhet Vi vill för mycket - tappar fokus Ostrukturerat Gemensam målsättning brister Styrelsen passiv och representerar ej våra verksamhetsformer Utrymmesbrist Tar ej tillvara och litar på den kompetens som finns Mycket jobb -> STRESS -> Trivseln lider För många kockar i samma soppa -> slöseri med resurser

MÖJLIGHETER Alla verksamheter tangerar aktuella ämnen - gynnar finansieringen Ligger i tiden digitalt Hitta enhetlig linje / röd tråd för hela Luckan Utnyttja spetskompetens Projekten tillåter oss att agera snabbt Utvecklingsarbete / metoder Samarbete med tex. universitet Marknadsföringsmässigt - "på Luckan kan man köpa biljetter"samhällsutveckling behovet utifrån / kunder

HOT Fragmentering verksamhet Stagnering samhällsutveckling behovet utifrån / kunder Finansiering kortsiktighet Konkurrens intern / extern Rykte inom begränsad krets Svenskans ställning Snabb utveckling / slarv

Jämförelser med 2014 (hur var det förr) SWOTresultat 2014 (personal och styrelsemedlemmar)

STYRKOR Flexibel personal Många projekt Något för alla Positiv miljö Arbetsmiljön & förutsättningarna mycket bra i jämförelse med andra ideella organisationer

SVAGHETER Många projekt Personalens tid uppdelad på flera projekt eller verksamheter Gör för mycket för billigt Se helheter-inte resurser för handling Spretig verksamhet Service design out of date Nya metoder för marknadsföring behövs Alla strategimöten startar om från samma läge, argumenten & analysen utvecklas inte

MÖJLIGHETER Möjlighet att haka på nya behov Stort nätverk-gemensamma projekt Att välja Samarbeta Se helheter Kontakter och samarbetspartners Stor kompetens, motiverad personal, uppfinningsrikedom & innovation

HOT Kompetens kan försvinna när projekt tar slut Stor personalomsättning fördröjer utvecklingen av verksamheten. Kan också vara positivt: nytänkande nya Bränner broar, bränner ut oss Negativa finansieringsbeslut, kompetensen försvinner med personalen Ingen allmän informatör Ingen ansvarig för marknadsföring

SWOT – Vad händer runt omkring oss och hur påverkar det vår verksamhet 2014? (personal)

STYRKOR Mångfald poängteras mer Nya kultur och undervisningsprogram Nya värderingar i samhället får fotfäste

SVAGHETER Samhällsstrukturella förändringar Rasistiska åsikter får mer synlighet Ekonomiska situationen Val-vad ska vi göra –allt??? Attityder mot svenskspråkiga leder till försvagade språkkunskaper

MÖJLIGHETER Kommuner drar ner på service Flerspråkiga lösningar Ungdomsgarantin och frågor Trendigt Mentorskap som metod ett triumfkort Erbjuda det som inte finns Inte titta på krut…istället sy ihop

HOT Ekonomiska läget- svårare att få finansiering Mindre EU-finansiering kan leda till mindre samarbete mellan språkgrupperna Flera aktörer och risken att flera gör samma- dåligt för alla, bättre med mer överlappande verksamheter Allt mera på webben – behövs en konkret kundmottagning?

Tankar om Luckandrömmen, 2014 (personalen) - Tjänsterna mer enhetligt organiserade - Lättare för kunden att bekanta sig med Luckan och hitta vad den behöver - Medborgarkontor

- Allaktivitetskontor - Ett informations- och kulturhus riktat till alla i samhället, det fungerar på tre språk med betoning på svenska. Flera filialer. - Huset har erfarenhet av projekthantering - Projekt och medialabb - Webben stark- utveckla metoder och strukturer - Center för vägledning, mentorering, frivilligverksamhet - Luckan är ekonomiskt självständig, bärande - Luckan arbetar strukturer, målmedvetet. Med processer som ständigt utvärderas och utvecklas. - Luckan finns fysiskt, virtuellt och mobilt, Luckan finns där målgruppen finns - Luckan anställer personalen centralt också till de lokala verksamhetspunkterna. - Det finns utrymme för expansion men det skall ske under ordnade former. Mera mentorering och

förebyggande arbete. Utveckla och säkra svensk service - Koordinera med andra aktörer inom tredje sektorn - Fast anställd personal med HR bas - Stadig finansiering, privata, kommunala och statliga aktörer - ”All-service” center på svenska - Kultur- och informationscenter för regionen, övriga Luckor hör till Luckan r.f. SWOT – Luckans bedömning av kundernas uppfattning om oss (2014)

STYRKOR Man får hjälp Flexibla Mångkunniga in-house Man hittar rätt Lågtröskelverksamhet, vänligt klimat, ser individens behov Känner målgruppens behov Möjliga-möjliggör Öppen för alla, lågtröskel Trivsamt Hjälper till med allt

SVAGHETER Diffus verksamhet För mycket vilket verkar spretigt Missar tydliga synergispår in the house Kunderna tror att projekt är verksamhet Under prissätter oss själva och vår service genom att erbjuda för mycket för billigt Ansikte utåt (marknadsföring): Vad är vi? Ostrukturerad Otydlig marknadsföring

MÖJLIGHETER Gott rykte för nya uppdrag Luckan gör väl allt Dialog och verksamhet mellan språkgrupper-brobyggare Svarar snabbt på omgivningens behov och förändringar Flexibilitet Big Apple Flexibel struktur, möjliggör snabba ryck Bra läge, låg tröskel Flexibilitet

HOT Snuttifierad finansiering Svår beskriven som helhet Projekten hinner inte samverka Argumenten mot fortsatt finansiering att vi gör sådant som redan andra gör Vi tänker för mycket i termer av enskilda projekt och verksamheter istället för EN helhet Bränner broar Andra aktörer kör liknande koncept Ekonomin

Tankar om Luckan 2014 Luckan viktigaste uppdraget: ”Luckan är det svenska medborgarkontoret som ger info för invånarna under en och samma lucka fysiskt och virtuellt: det offentliga och tredje sektorn under samma paraply”. Ekonomi: ”Luckans nationella verksamhet upprätthålls av ett separat Luckan förbund med egen förvaltning och finansiering”.

Förvaltning och struktur: ”Luckan i Helsingfors tar över Koittokvarteret och upprätthåller det nya föreningshuset i Helsingfors (såsom Stockholms kulturhus, fryshuset etc.)”. Organisation, ledning och ägarstruktur: ”Luckan r.f. Medlemsföreningar består av kommun, stat och privata aktörer”. Fysisk plats/geografiskt område: ”Luckan finns i alla regioner i anslutning till regionförvaltningsverken i landet”. Personalstyrka: ”Luckan förbundet anställer alla personal och har sin egen HR avdelning” Kompetenser och verksamhet:” Luckan är ett allaktivitetscenter i Helsingfors som producerar tjänster för målgrupperna: barn, unga, invandrare och seniorer”.

* * *

Konklusion av läget oktober 2016 Ordförandes reflektioner 2016 Vad gör vi i Luckan? - Vi betjänar kunder som besöker oss i verkligheten och virtuellt - Vi betjänar skapar information, program, möten såväl virtuellt som verkligheten - Ansöker om medel, anställer personal = administrerar och redovisar Verksamhet - Vi skall ha kunden i fokus - är det så? - Vi lovar skapa, utföra och verkställa - gör vi det? - Vi håller hög fart - vart leder det? - Vi har vuxit dramatiskt på 10 år - hur organiserar vi oss nu? Administrationen och verksamheten - Är i viss mån fördelad mellan de anställda, men en del administrerar mer än andra - Arbetsdrygt Verksamhetsledarens och viceverksamhetsledarens reflektioner om organisationsförändring Övergripande strategier: 1. Fortsätta som självständig förening och göra organisationsförändring enligt stadga

(stadgeförändring?), med fokus på starta projektkontor. 2. Göra nuvarande Luckan r.f. till en nationell Luckan, dvs. ny organisation (allt nytt). 3. Helt eller delvis överföras till en större organisation i Svenskfinland, så som Sydkusten, Söfuk etc.

En separat resultatenhet. 4. Utveckla enl. punkt 1, och göra en utvärdering / konsekvensbedöming av vilka verksamheter som

vi ska fortsätta vi ska jobba med och vad som avvecklas eller får annan huvudman.

DAGENS ORGANISATIONSSCHEMA 2016 (sedan flera år bakåt)

PERSONALSTYRKA 2016 PERSONAL Förklaring: Rött = nya detta år eller vikarie Integration Daniela Silén, vikarie, Jenny (Anna) Tina Rehnström, Gammal, projekt som avlöst varandra Charlotte Wieliczko, vikarie Misan Lisa Tobiasson, NY Frendi Michaela Högnabba, Ny Frendi, deltid Ray Kyrkslätt 2015 Nora Blomqvist-Abdi, Ray Borgå, tidbundet, förnyat x 2, sen 2015 Lois Armas Lehtonen, Ny CROSS, projekt (Yasmin timbasis för mentorskap, Gallens medel, inleder 1.10) Luckan Ung Oscar Ohlis, vik./ Anna L Mirjam Malik, ordinarie, Gammal, nya uppgifter sept-jan Fanny Södergran, NY vik. DUA/mammaledig Liselott Lindén, NY, vik. DUA Sissel Korpisola, NY Komet Nadina Vihinen , Ny Komet

Kultur, Info, Adm Jessica Lerche, gammal Karl Norrbom, gammal Sebastian Weckman, gammal (stabfunktion marsbeslut men inte helt kunnat verkställas) Titti Schulman, gammal (delvis stab, info) Larrie Griffis, rätt ny, tillsvidare Veronika Ekman, deltid, tim-projekt Elin Sundell, Ny projekt Anki Hellberg-Sågfors, gammal projekt Moderskaps- och tjänsteledigheter: Liselott Sundbäck (tjänsteledig till april 2017) Anna Litonius (moderskaps, tillbaka augusti 2017) Jenny Asplund (moderskapsledig, tillbaka augusti 2017) Cecilia Mc Mullen (moderskapsledig, tillbaka juni 2017) ->46 fått lön/arvode hittills 2016, 11 tillsvidare anställda, 4 på mammis, vikariat

Louise Mannil, Vikarie NY, UI hösten

Utvecklingsprojekt - EU projekt, Stora Komet 2016-2019, - EU SFX, - tom juni 2017 - EU Bäst i Borgå, 2016-2018 - EU projekt Frendi 2016-2018 - RAY Bidrag - 2018 - EU projekt Kreativa Delaktiga Finland, 2015-2017 - EU projekt, Central Baltic, 2016-2018 - Nordiskt; Strömma kultur 2015-2016? Bakgrund och nuläge Notera att tidigare organisationsmodell fungerade enligt följande: - Kultur, barnkultur och Info; Karl Norrbom - Ungdom och Integration; Anna Litonius - Center och webb; Sebastian Weckman VL samlade veckovis enhetsansvariga. Teamen samlades också för separata möten. Dock har projekten ökat sen dess och saker har förändrats. Under Litonius moderskapsvikariat 2014-2016 har integration och ungdom haft två ansvariga koordinatorer, dvs. uppdraget har spjälkts upp under en övergångsperiod på två vikarier. Arbetsmängden har ökat pga. av många större förändringar rörande finansiering, EU byråkrati och nya strukturer m.m. Även tryck från myndigheters sida att få till stånd mer en struktur i tiden för att ha större trovärdighet för att kunna ta lyra på nationella statsbidrag. Nya funktioner har kommit till ss. DUA , projektet Stora Komet, vilket också lett tryck på nya organisatoriska lösningar. En viss polarisering kan man tyvärr skönja pga. av dagens upplägg och spillover och synergieffekter sker till en viss grad men kunde utökas. Styrelsen vill se en starkare Luckanprofil och dagens snuttifierade struktur övertygar inte. Vl och vvl är tidvis överbelastade och arbetsbelastningen borde kunna portioneras bättre. Irritation finns hos gamla Luckaniter om att ny projektpersonal inte uppfattar många centrala basfunktioner som viktiga och värdefulla. Luckan Infodisk, kvällsarbete m.m. Tryck också på att personal i ökad utsträckning borde jobba kvällar och helger i centret förekommer också, och folk borde jobba mer som ”generalister” men dagens projektuppgifterna som riktar sig för specifika målgrupper och aktiviteter svarar inte naturligt på beställningen . Beredningar saknas från dagens enhetsteammedlemmar, vilket både VL och VVL ofta upplever som irriterande, och får VL och VVL att framstå som, och känna sig, tjatiga. Entreprenörandan finns hos somliga i personalen, men inte hos alla, vilket är ganska naturligt. Nya ekonomirutiner och byte av leverantörer har också påverkat budgetuppföljningen och tack vare en ny insats (deltid) på kansli och ekonomiuppföljning och rapportering så har mycket av operativa rutiner blivit mycket bättre och proffsigare skött. Projektorganisation med många vikarier och tidsbundna anställningar ställer stora krav på proffsiga HR funktioner, och VLs arbetsmängd pga. av personalärenden har ökat mycket till följd av tillväxten.

Utkast organisationsmodell för Luckan™ 2017 (8.10.2016) ORGANISATION DRAFT Nationella och Projekt (EU) Stab Info och Kulturcenter Luckan i - ekonomi/inventur - webb huvudstadsregionen - HR med dess verksamhetspalett - marknadsföring centralt

- Nuvarande enhetsgruppsstruktur avvecklas. Ny organisation (enligt nedanstående förslag, delvis intermistiskt för att utvärderas i slutet av året.) - en ansvarsperson för nationella Luckan, intermistiskt 2017 med uppdrag att utarbeta en nationell

struktur och träffa centrala personer som behöver höras i processen samt utöka grundfinansieringen

- en ansvarsperson för Luckan i huvudstadsregionen utses - en stab med stödfunktioner i personalfrågor (HR) och ekonomi betjänar båda ”enheterna” - mångprofessionella team utformas och definieras närmare (hur göra med helpdesk funktionär för

nationella Luckan?) Operativ struktur - veckovisa personalmöten för båda enheterna, samt team som samlas enligt ny struktur - ledningen bildas av enhetsansvariga nationell, Helsingfors samt stab och samlas veckovis - var tredje vecka samlas alla underenheter tillsammans för att uppdatera varandra

- I detta skede ingen stadgeändring men en ny organisation (med nya stadgar) förbereds för den nationella Luckan