Struct Org Rom - Localmanagement.eu...este efectuată o analiză amănunţită a instrumentelor de gestionare existente, a rolurilor şi responsabilităţilor, a rutinei de raportare

www.mue25.net

www.localmanagement.eu

STRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂ

www.mue25.net


CREDITE

Ghidul pentru Structura Organizaţională este un produs al proiectului Management Europa Urbană-25. Proiectul a fost parţial finanţat de Comisia Europeană, DG Mediu. Proiectul a fost coordonat de Uniunea Oraşelor Baltice (UBC) şi Secretariatul pentru Mediu şi Dezvoltare Durabilă şi face parte din Agenda 21 UBC, Programul de Acţiune 2004-2009 - Foaia de parcurs pentru dezvoltarea durabilă a oraşelor baltice. Grupul de coordonare al proiectului a constat din administraţiile locale pentru durabilitate (ICLEI), UNEP/Grid-Arendal, Bodensee Stiftung şi Universitatea de Vest din Anglia. Publicaţia reflectă opiniile autorului şi în nicio circumstanţă nu poate fi considerată ca reflectând poziţia Comisiei Europene. Grupul editorial: Annika Claesson, Linda Talve, Kasia Bogucka, Christina Garzillo, Marion Hammerl, Claudia Heberlein, Daniela Paas, Andrea Philipp şi Holger Robrecht.

© Comisia pentru Mediu a Uniunii Oraşelor Baltice (EnvCom). Toate drepturile rezervate. Nicio parte a acestei publicaţii nu poate fi reprodusă sau copiată în scop comercial, sub nicio formă sau în nicio situaţie, fără permisiunea în scris a UBC EnvCom, acţionând şi în interesul partenerilor proiectului MUE-25.

Illustraţii © Comisia pentru Mediu a Uniunii Oraşelor Baltice (EnvCom)

Ghid pentru Structura Organizaţională

Sivu 2/34

The translation of this guide to Romanian was done within the project „CHAMP – Climate Change Response through Managing Urban Europe Platform“. CHAMP ran from 2009 to 2012 and was funded by the Life+-Programme of the European Union and by the German Federal Ministry for the Environment, Nature Conservation and Nuclear Safety and by the German Federal Environment Agency with means of the Advisory Assistance Programme for Environmental Protection in the Countries of Central and Eastern Europe, the Caucasus and Central Asia.

CUPRINS

www.mue25.net


1. INTRODUCERE........................................................................................................................ 4

2. STRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂ..... ..................................................................................... 5

2.1. ECHIPA COORDONATOARE ........................................................................................... 6

2.2. CONSILIUL DE COORDONARE......................................................................................... 6

2.3. MANAGEMENTUL SUPERIOR (PRIMAR SAU VICEPRIMAR, DIRECTOR EXECUTIV) ................................................................................................................................. ....................7

2.4. ORGANIZAŢIA POLITICĂ LOCALĂ REPREZENTATIVĂ (“CONSILIUL”).......................... 7

2.5. PLATFORMA COMUNITĂŢII...............................................................................................7

2.6. AUDITORUL INTERN ........................................................................................................ ..8

2.7. AUDITORUL EXTERN ....................................................................................................... ...8

3. DIRECTIVE MANAGERIALE ŞI REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ ........................................ ..9

3.1. RAPORTARE, DOCUMENTARE ŞI COMUNICARE ............................................................. 9

4. CONSOLIDAREA CAPACITĂŢILOR ŞI MOTIVAŢIE.......................................................................11

5. APROBAREA STRUCTURII ORGANIZAŢIONALE ................................................................... .....12

6. LISTA DE VERIFICARE..................................................................................................................13

ANEXE ................................................................................................................................................. 20


Sivu 3/34

1. INTRODUCERE

www.mue25.net


Sistemul integrat de management nu poate funcţiona fără procese structurate, fără un sistem. Pe de altă parte, un sistem în sine nu poate funcţiona fără oamenii din spatele lui. Un SIM necesită oameni care-şi cunosc responsabilităţile şi de oameni care lucrează împreună, spre obiective comune, în conformitate cu un anume plan. Multe oraşe au deja elemente ale unui sistem de management de mediu (SMM) care funcţionează sau au stabilit proceduri care să le permită să îndeplinească cerinţele legale. Cu toate acestea, rareori găsim în organizare o configurare care conectează toate responsabilităţi directe şi aspectele indirecte ale unei autorităţi locale cu privire la mediu sau dezvoltarea durabilă.

Structura SIM ar trebui să includă şi să utilizeze structurile existente în administrarea primăriei, şi nu invers. Piesele de bază de configurare organizaţională sunt o echipă de coordonare şi un consiliu inter-departamental de coordonare. Este preferabil ca echipa de coordonare să aibă rol central în cadrul administraţiei, pentru a gestiona coordonarea sistemului. Consiliul de coordonare este responsabil pentru supravegherea întregului SIM. Dezvoltarea durabilă este un obiectiv ambiţios şi complex, care necesită cunoştinţe speciale şi actualizate. Consolidarea capacităţilor pentru personalul implicat este, prin urmare, un aspect important în cadrul configuraţiei organizaţionale.


Sivu 4/34

2. STRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂ

www.mue25.net


Un management bine coordonat şi coerent rezolvă nu numai potenţiale conflicte, dar oferă în continuare posibilitatea de a consolida diferitele politici sectoriale. Din acest motiv, este importantă efectuarea unei revizuiri a sistemului, pentru a obţine o viziune largă de la punctul de plecare. În revizuirea sistemului, este efectuată o analiză amănunţită a instrumentelor de gestionare existente, a rolurilor şi responsabilităţilor, a rutinei de raportare şi părţilor interesate implicate etc. Revizuirea sistemului ar trebui să fie efectuată ca parte a analizei de referinţă (de bază). Citiţi mai multe în secţiunea cu privire la Analiza de bază.

Caracteristicile unei structuri organizatorice ideale ar putea fi descrise ca: - Ierarhie plată, cu accent pe organizare informală - Transparenţă şi politică de informare activă faţă de public (un serviciu bun pentru client estemai

important decât îndeplinirea normelor birocratice) - Stilul de management este cooperant şi orientat către personal, cu obiective clare pentru toate

departamentele. Superiorii sunt exemple pozitive în ceea ce priveşte angajamentul, creativitatea şi motivaţia

- Angajaţii sunt încurajaţi şi motivaţi şi li se dă libertate pentru iniţiativele şi deciziile lor. Ei se simt compatibili cu sarcinile lor de serviciu, nu se simt suprasolicitaţi sau implicaţi într-o activitate lipsită de provocări.

- Angajaţii se simt identificaţi cu administraţia "lor" (identitate corporativă) - Comunicarea este clară şi transparentă şi nu depinde de ierarhii. Comunicarea verbală este la fel de importantă ca şi documentaţia scrisă - Controlul periodic şi obiectiv al rezultatelor şi a obiectivelor aprobate permite să se reacţioneze la timp în cazul unor variaţii, pentru a se confrunta cu noi presiuni şi provocări - Modificările derivate din aceste evaluări trebuie să fie comunicate în scopul de a evita neînţelegerile

Organizarea sistemului integrat de management trebuie să permită întreţinerea sistemului, comunicarea cu toţi actorii relevanţi şi sprijin pentru strategia politică şi procesul de luare a deciziilor. Administraţia locală este văzută ca singura organizaţie capabilă să promită toate cele trei aspecte. Abordarea strategică sugerează o poziţie centrală pentru această funcţie de coordonare.

Structura sugerată mai jos se bazează pe experienţele altor oraşe făcute în decursul utilizării sistemelor integrate de management, care pot servi ca subiect de studiu şi exemplu pentru înfiinţarea unei structurI organizatorice în oraşul tău. Organizaţiile de bază ale sistemului integrat de management sunt echipa de coordonare, consiliul de coordonare, conducerea superioară, consiliul şi platforma comunităţii.


Sivu 5/34

www.mue25.net


Această listă de întrebări nu este completă, dar ilustrează faptul că în tot ce înseamnă management, sunt necesare proceduri de organizare a documentaţiei şi comunicare. Cele mai importante aspecte care urmează să fie luate în considerare în ceea ce priveşte sistemul de management sunt - Autorizarea completă şi sprijinul din partea Consiliului şi conducerii superioare, care trebuie să se simtă dreptul de proprietate asupra instrumentului - Claritatea şi lipsa de ambiguitate în cadrul cooperării între diferite departamente şi cu alţi participanţi.

Mai mult: Prezentare generală a responsabilităţilor privind implementarea SIM (Anexa 8)

Mai mult: Cerinţele EMAS II şi ISO 14001 pentru structura organizaţiei (Anexa 1)

Mai mult: Relaţia între elementele sistemului integrat de management şi structura organizaţională (Anexa 6)

Exemplu: Structura organizaţională în Consiliul Districtului Lewes (Anexa 5) Exemplu: Structura organizaţională în Leeds (Anexa 9)

2.1. ECHIPA DE COORDONARE

Echipa de coordonare este de preferat să fie parte centrală în cadrul administraţiei, pentru a gestiona sistemul. Prin urmare, este o agenţie centrală responsabilă pentru întocmirea şi implementarea programului de mediu/durabilitate şi raportului de mediu/durabilitate. Acest rol poate fi atribuit unui departament existente sau unui departament sau birou special creat pentru această sarcină. Este preferabil ca echipa să fie alcătuită din câteva persoane, în funcţie de volumul de obiective care urmează să fie gestionate şi de mărimea oraşului. Şeful echipei este coordonatorul SIM.

2.2. CONSILIUL DE COORDONARE Consiliul de coordonare este responsabil pentru supravegherea întregului SIM. În mod ideal, acesta este un grup de aproximativ 10-15 politicieni de nivel înalt ai administraţiei locale şi manageri. Cu toate acestea, numărul depinde de dimensiunea administraţiei şi se poate extinde treptat, odată cu extinderea domeniului de aplicare şi conţinutul sistemului. Participarea în consiliul de coordonare ar trebui să urmeze o abordare inter-departamentală, să fie format din reprezentanţi ai tuturor departamentelor relevante pentru managementul resurselor - fie că este vorba de resurse naturale, umane sau financiare. Participanţii ar putea reprezenta, de exemplu, departamentele responsabile pentru mobilitate, lucrări publice, aprovizionarea cu energie, AL 21, cultură şi aspecte sociale etc, dar în orice caz, neapărat şi departamentul financiar. Este înţelept să fie implicat, de asemenea, Directorul Executiv. Totuşi, acest rol există doar în unele ţări europene. Acesta este descris ca un director superior, responsabil de organizarea administrativă a autorităţii locale, de obicei în contact strâns şi de comun acord cu primarul.


Sivu 6/34

www.mue25.net


În plus, vor trebui implicaţi reprezentanţi ai serviciilor locale relevante (companii municipale) şi grupuri ale părţilor interesate.

2.3. MANAGEMENTUL SUPERIOR (PRIMAR SAU VICEPRIMAR, DIRECTOR EXECUTIV)

Managementul superior are responsabilitatea de a furniza consiliului orientări pentru proiectul de program strategic şi pentru punerea sa în aplicare. El are rolul de lider în cadrul sistemului integrat de management, în care aprobă orientările pentru consiliu, propune proiectul de plan, primeşte planul de ratificat şi asigură punerea sa în aplicare. O cooperare strânsă între conducerea superioară şi echipa de coordonare este condiţia esenţială. Conducerea superioară are, de asemenea, responsabilitatea politică de promovare a sistemului integrat de management.

2.4. ORGANIZAŢIA POLITICĂ LOCALĂ REPREZENTATIVĂ (“CONSILIUL”)

La prima vedere, sarcina organizaţiei politice locale reprezentative (Consiliul Judeţean, Consiliul local, şedinţele de consiliu), aici prescurtat "consiliul", este de a ratifica utilizarea sistemului integrat de management urban pentru oraşul lor, făcând astfel legătura între plan şi implementare. Această ratificare dă undă verde pentru configurarea primului program de mediu/durabilitate şi subliniază disponibilitatea Consiliului de a utiliza sistemul ca un instrument de management, alocă mijloacele financiare necesare unităţilor administrative şi aduce în vigoare directivele organizaţionale deja pregătite. Consiliul are, de asemenea, suveranitatea asupra obiectivelor, în sistemul integrat de management. Cu alte cuvinte, discută şi ratifică obiective de mediu şi, prin urmare, stabileşte limite pentru consumul de resurse naturale (utilizarea mediului) sau standardele de calitate a mediului spre care se tinde. Consiliul monitorizează punerea în aplicare a programului strategic prin intermediul administraţiei locale şi respectă contribuţiile părţilor terţe (servicii ale autorităţii locale, agenţi economici, gospodăriile private, localităţi învecinate), la realizarea acestor obiective. În cele din urmă, ea primeşte raportul de la sfârşitul perioadei de administrare, verifică şi discută rezultatele şi ratifică acţiunile administraţiei locale.

2.5. PLATFORMA COMUNITĂŢII

Procesul de management necesită o interfaţă cu actorii individuali majori (companii industriale, servicii de stat, cum ar fi universităţi etc), grupuri organizate de interes (asociaţii), precum şi cu publicul larg.

La interfaţă, o platformă de discuţie este necesară, iar platforma comunităţii poate oferi acest lucru. Platforma comunităţii (de exemplu, Agenda Locală 21 sau forumuri pentru părţile interesate, cu grupuri de lucru tematice) are de jucat un rol de susţinere şi comunicare în managementul mediului urban/al durabilităţii.

Platforma comunităţii ar trebui să fie implicată, în mod ideal, în următoarele etape: Ghid pentru Structura Organizaţională

Sivu

www.mue25.net


1. Contribuţia la pregătirea şi revizuirea analizei de bază. 2. În timpul elaborării programului strategic: Notificarea/acordul pentru indicatori şi obiective, identificarea potenţialelor contribuţii de la terţi (actori care nu aparţin de autoritatea locală) care să vizeze atingerea angajamentelor, angajamente voluntare de la terţe părţi pentru a contribui la atingerea obiectivului, negocierea unui "pachet taxă" echilibrat pentru terţe părţi. 3. În timpul dezbaterii publice asupra programului strategic: discutarea proiectelor, acordul asupra propunerilor şi rezerve.

4. În timpul punerii în aplicare a programului strategic: facilitarea sau medierea, în caz de conflict, de exemplu, în caz de non-aderare la obiectivele voluntare din partea actorilor implicaţi şi în cazul unor greşeli substanţiale de depăşire a limitei de consum. 5. Dezbateri şi discuţii asupra raportului de evaluare. (Pentru a afla mai multe despre procesele participative, vă rugăm să consultaţi secţiunea privind „Comunicare şi participare”).

2.6. AUDITORUL INTERN

Este nevoie să fie o persoană cu profunde cunoştinţe în ceea ce priveşte structura şi competenţele unei autorităţi locale şi, în acelaşi timp, independentă faţă de echipa de coordonare. Această persoană ar putea proveni din partea Departamentului Strategic al autorităţii locale, de la o autoritate regională sau din alt oraş. În cadrul unei procedurii anuale, auditorul intern evaluează procesul de management şi realizările obţinute, ca bază pentru un ciclu ulterior. 2.7. AUDITORUL EXTERN

În cazul în care municipalitatea decide că doreşte să aibă o certificare ISO 14001 şi / sau înregistrare EMAS, un auditor extern efectuează un audit al sistemului, în conformitate cu cerinţele EMAS şi/sau ISO 14001. Citiţi mai multe în secţiunea Evaluare şi raportare.


Sivu 8/34

www.mue25.net


3. DIRECTIVE MANAGERIALE ŞI REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ

Punerea în aplicare a sistemului integrat de management nu este doar responsabilitatea coordonatorului sau echipei de coordonare, ci mai degrabă a tuturor departamentelor şi serviciilor municipiului care au legătură cu procesul de dezvoltare a oraşului.

În scopul de a stabili domeniile obligatorii de competenţă pentru acest proces de cooperare, primarul, în calitate de şef al organizării administrative şi/sau alt reprezentant al managementului superior implicat trebuie să stabilească reglementările legate de poziţie şi de procedură sau prevederile contractuale care descriu în mod clar responsabilităţile şi competenţele fiecărei persoane/ fiecărui departament implicat în sistemul integrat de management. Exemplu: Exemplu EMAS de descriere a responsabilităţilor reprezentantului

pentru managementul de mediu (Anexa 2)

Exemplu: Exemplu ECOLUP pentru reglementări procedurale (Anexa 3)

3.1. RAPORTARE, DOCUMENTARE ŞI COMUNICARE

Este la fel de important să documentaţi paşii întreprinşi şi deciziile luate pentru a vă asigura că evoluţiile, deciziile şi acordurile pot fi reconstituite şi că acestea pot fi demonstrate observatorilor externi (de exemplu, că au avut loc cursuri de formare pentru personal). Sistemul integrat de management impune să fie introdusă o procedură care să garanteze buna comunicare internă între departamentele implicate în sistemul de management. Un sistem de management sustenabil poate funcţiona doar dacă toţi participanţii care acţionează în domenii diferite ale sistemului integrat de management primesc informaţiile de care au nevoie pentru a îndeplini standardele sale. În plus faţă de comunicarea în cadrul autorităţii locale, furnizarea de informaţii către lumea exterioară este foarte importantă. Acest lucru poate varia de la răspunsul la comunicaţii relevante din partea părţilor interesate până la prezentarea rezultatelor şi succeselor pentru publicul larg. A culege întrebări de la public este deja o parte din activitatea de zi cu zi a autorităţilor locale.


Sivu 9/34

www.mue25.net


Ceea ce este decisiv este cum să fie abordate întrebări din exterior, cum ar fi:

- Ce se întâmplă atunci când administraţia municipală primeşte o sesizare având de a face cu mediul şi/sau durabilitatea, de la cineva din afara organizaţiei?

- Cum este această solicitare comunicată în organizaţie? - Ce căi urmează fluxul de informaţii? - În ce mod se referă informaţia la public? - Ce date sunt furnizate de sursele externe?


Sivu 10/34

4. CONSOLIDAREA CAPACITĂŢILOR ŞI

MOTIVAŢIE

www.mue25.net


Expertiza fiecărui angajat este de mare importanţă pentru un sistem de management. Nivelul de competenţă al angajaţilor ar trebui să fie îmbunătăţit continuu, în special prin cursuri de formare ca o completare la educaţia legată de locul de muncă şi la experienţa dobândită. Din acest motiv, "educaţia, nivelul de sensibilizare şi competenţă sunt domenii importante pentru punerea în aplicare şi succesul managementului de mediu şi al durabilităţii. Cheia pentru aceasta este motivaţia membrilor personalului. Îmbunătăţirea înţelegerii lor a problemelor care urmează să fie soluţionate creşte motivaţia şi nivelul lor de participare.

Responsabilităţile municipalităţii ca organizaţie:

- Recunoaşte importanţa de informare şi educaţie continuă pe probleme de mediu - Ia cunoştinţă de nevoia cursuri de pregătire, luând întotdeauna ş i managementul

superior în considerare. - Cursurile de pregătire sunt concepute pentru angajaţii ale căror activităţi au impact asupra

mediului şi/sau durabilităţii - Ridică nivelul de conştientizare pe mai multe planuri:

o Importanţa conformării la politicile de sustenabilitate şi sistemului de management. o Semnificaţia impactului real ş i potenţial al activităţilor sale asupra mediului/durabilităţii o Semnificaţia îndatoririlor şi responsabilităţilor pentru implementarea cu succes a

politicii de sustenabilitate, a procedurii şi prevederilor sistemului de management o Importanţa consecinţelor devierii de la procedurile date. o Documentaţia cursurilor de pregătire.

- Integrează conceptele şi principiile durabilităţii în toate departamentele municipalităţii, nu numai în sectorul de mediu.

Alături de cursuri de instruire legate de teme pentru locurile de muncă, angajaţii trebuie să beneficieze în mod regulat de informaţii cu privire la gestionarea durabilă şi progresul său în cadrul organizaţiei. Şeful unui birou sau departament ar trebui să coordoneze activitatea importantă de instruire, stabilind ce nevoi educaţionale sunt prezente în rândul personalului. În acest fel, temele de curs solicitate de angajaţi pot fi integrate în planul de formare, iar echipa de coordonare poate păstra evidenţa gamei largi de oferte de cursuri. Feedback-ul personalului cu privire la cursurile de formare poate fi folosit pentru a transmite informaţii despre cursuri de înaltă calitate pentru ceilalţi angajaţi şi pentru a comunica şi conţinutul cursurilor unui public mai larg.


Sivu 11/34

www.mue25.net


De la început până la sfârşit, succesul managementului durabilităţii necesită participarea personalului de la toate nivelurile. Continuitatea poate fi asigurată de la început prin instituirea unui Intranet menţinut continuu, care să conecteze toate departamentele. Acest mijloc poate oferi adrese/link-uri actualizate şi informaţii cu privire la noua legislaţie, noile proceduri, idei, exemple, ca şi pentru informarea personalului în legătură cu cele mai recente subiecte şi planificări în cadrul administraţiilor individuale. Dacă acestea nu sunt posibile, organizaţi întâlniri regulate cu toate departamentele.

5. APROBAREA STRUCTURII ORGANIZAŢIONALE

Cu toate că nu este o cerinţă obligatorie, este de preferat ca structura organizaţională să fie aprobată de către Consiliul Local, pentru a asigura legitimitatea responsabilităţilor şi a le da prioritatea dorită. Aprobarea poate fi obţinută odată cu cea pentru obiective şi planul de acţiune.


Sivu 12/34

6. LISTA DE VERIFICARE

Obiective

www.mue25.net


Procedurile pentru a verifica şi corecta activităţile sunt o parte esenţială a fiecărui sistem de management - şi, de asemenea, în cadrul Sistemului de Management Integrat. Una dintre cerinţele minime este Auditul anual intern, efectuat de către coordonator sau de echipa de coordonare şi un auditor intern. Acest auditor intern trebuie să fie independent de echipa de coordonare şi ar trebui să fie o persoană dintr-un alt departament strategic, o municipalitate (vecină) sau un consultant extern sau verificator. De importanţă generală este ca auditorul sau echipa de audit să aibă o solidă pregătire în "cunoştinţele-expert" necesare pentru a efectua auditul managementului integrat şi de durabilitate şi al aspectelor privind schimbările climatice. Auditul intern:

- evidenţiază dacă problemele directe şi indirecte de mediu/durabilitate/ legate de schimbările climatice şi evaluarea lor sunt actualizate - verifică dacă Programul Strategic este actualizat - efectuează compararea situaţiei actuale cu realizarea/punerea în aplicare a planului/planurilor de acţiune - realizează compararea situaţiei actuale şi progresului înregistrat în direcţia îndeplinirii obiectivelor de mediu/durabilitate/de atenuare şi de adaptare - verifică dacă legile şi reglementările relevante pentru mediu/dezvoltarea durabilă şi schimbările climatice au fost actualizate şi sunt aplicate - verifică funcţiile sistemului de management (organizare, documentare, comunicare internă şi externă, monitorizare şi raportare) - realizează verificarea actualizării, respectării şi punerii în aplicare a planului de formare pentru angajaţi.

Următoarea listă de verificare subliniază realizarea primului Audit Intern şi include, de asemenea, întrebări legate de punerea în aplicare a sistemului integrat de management, ce nu sunt relevante numai după realizarea primului ciclu.

. Ghid pentru Structura Organizaţională

Sivu 13/34

Aspecte care trebuie îndeplinite

Statutul Auditului Intern

1

Consiliul/Managementul Superior decide unele instrucţiuni către administraţie, pentru a elabora directive organizaţionale şi manageriale necesare pentru a implementa şi derula Sistemul Integrat de Management Urban.

da nu în lucru Remarce:

2

Structurile de management în funcţiune în prezent, pentru a derula planurile şi programele, au fost identificate şi analizate.


3

Structurile de monitorizare şi raportare a planurilor şi programelor, în funcţiune în prezent, au fost identificate şi analizate


4

Lacunele au fost identificate, iar elementele lipsă au fost dezvoltate pentru crearea unei structuri organizaţionale adecvate.


5

Implicarea factorilor de decizie majori (primarul şi viceprimarul municipiului) în cadrul elaborării formatului de structură organizaţională (de ex. o şedinţă informală).


6

Sistemul Integrat de Management include: Coordonator cu o fişă a postului corespunzătoare şi o autoritate managerială desemnată.



www.mue25.net


Sivu 14/34



7

Sistemul Integrat de Management include: Echipa de coordonare, cu reprezentanţi dintoate departamentele relevante ale primăriei, din organizaţiile/instituţiile externe şi ai părţilorinteresate. Descrieri adecvate ale atribuţiilor şi responsabilităţilor/directivelor manageriale


8

Sistemul Integrat de Management include: Alte structuri relevante (de ex. platforma comunităţii, Agenda 21) cu descriere adecvată a sarcinilor şi responsabilităţilor


9

Stabilirea cooperării formale şi informale cu toţi ceilalţi actori relevanţi.


10

Legături/cadre de cooperare cu alte nivele guvernamentale (adică regionale, naţionale, europene).


11

Stabilirea cooperării formale şi informale cu municipalităţile învecinate.



www.mue25.net


Sivu 15/34



12

Organigrama departamentelor şi organizaţiilor implicate în sistemul integrat de management a fost realizată şi comunicată.


13

Cerinţele şi procedurile bugetare financiare au fost luate în considerare.


14

Stabilirea unei structuri clare de monitorizare şi raportare şi a regulilor. Organigrama acestei structuri a fost concepută.


15

Lista de verificare şi /sau formatul standardizat pentru colectarea şi interpretarea datelor conform cu indicatorii selectaţi în Programul Strategic.


16

Stabilirea cu claritate a structurilor şi regulilor pentru comunicarea internă şi externă.


17

Cerinţele de dezvoltare a capacităţii au fost revizuite.



www.mue25.net


Sivu 16/34



18

Planul de pregătire dezvoltat şi aprobat. da nu în lucru

Remarce:

19

Toată documentaţia relevantă privind managementul integrat este accesibilă personalului şi părţilor interesate implicate.


20

Raportul de Mediu sau Durabilitate sau Schimbări Climatice a fost publicat, incluzând informaţii privind rezultatele Analizei de bază, Programul Strategic şi Structura Organizaţională.


21

Lista de verificare pentru Auditul Intern a fost elaborată şi Auditorul Intern a fost identificat (expert din administraţia publică, dar nu direct implicat, expert de la altă primărie, reprezentant al administraţiei regionale expert extern).


22

Resursele financiare pentru rularea sistemului integrat de management au fost calculate adecvat.



www.mue25.net


Sivu 17/34



23

Structura Organizaţională şi resursele financiare adecvate au fost aprobate de Consiliul Local.



www.mue25.net


Sivu 18/34

Evaluare generală:

Puncte tari:

Puncte slabe:

Recomandări pentru îmbunătăţire:

www.mue25.net


RAPORTUL INTERN DE AUDIT: STRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂ


Sivu 19/34

ANEXE

www.mue25.net


ANEXA 1: CERINŢELE EMAS II ŞI ISO 14001 PENTRU STRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂ ......... 21

ANEXA 2: EXEMPLU EMAS: DESCRIEREA RESPONSABILITĂŢILOR REPREZENTANTULUI/REPREZENTANŢILORILOR MANAGEMENTULUI DE MEDIU (RMM) .............................................................................................................................................................. 22

ANEXA 3: EXEMPLU ECOLUP PENTRU UN REGULAMENT DE PROCEDURĂ ................................. 23

ANEXA 4: ECOLUP – EXEMPLU AL UNEI DESCRIERI PROCEDURALE PENTRU INCLUDEREA OBIECTIVELOR PROGRAMULUI STRATEGIC ÎN PROCESELE LEGAL DEFINITE ALE PLANIFICĂRII TERITORIULUI URBAN …...........................................................................................24

ANEXA 5: STRUCTURĂ ORGANIZAŢIONALĂ ÎN LEWES, MAREA BRITANIE..................................25

ANEXA 6: RELAŢIA ÎNTRE ELEMENTELE UNIUI SISTEM INTEGRAT DE MANAGEMENT ŞI STRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂ………………................................................................................ 26

ANEXA 7: COMPARAŢIE ÎNTRE SISTEMUL INTEGRAT DE MANAGEMENT MUE-25 ŞI EMAS II ŞI ISO 14001.. ......................................................................................................................................... 27

ANEXA 8: PREZENTARE GENERALĂ A RESPONSABILITĂŢILOR PRIVIND IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INTEGRAT DE MANAGEMENT….................................................................................30


Sivu 20/34

www.mue25.net


Anexa 1: Cerinţe EMAS II şi ISO 14001 pentru structura organizaţională

Ce standarde sunt necesare în ceea ce priveşte sistemul? Organizaţia trebuie să se asigure că:

- Are întotdeauna la dispoziţie informaţii actualizate cu privire la impactul activităţilor sale asupra mediului - Întreaga legislaţie este respectată, în special legislaţia de mediu - Obiectivele de mediu relevante generale şi specifice sunt elaborate şi documentate pentru fiecare funcţie şi nivel în cadrul organizaţiei - Un program de mediu cu responsabilităţi, sarcini şi competenţe, precum şi informaţii cu

privire la mijloacele şi perioada de timp pentru punerea în aplicare este aprobat şi revizuit periodic

- O echipă de mediu este stabilită astfel încât toate poziţiile-cheie de organizare sunt integrate în procesul de management de mediu

- Un reprezentant de management de mediu este desemnat ca persoană responsabilă în

ultimă instanţă pentru EMS. El/ea trebuie să fie capabil/ă să influenţeze alte departamente în probleme privind protecţia mediului şi eco-auditul

- Există reglementări clare pentru procedură şi documentaţie, între toate

birourile şi departamentele, proceduri şi activităţi cu relevanţă pentru mediu

- Sunt desfăşurate cursuri de formare pentru toţi angajaţii ale căror activităţi au un impact semnificativ asupra mediului

- Comunicarea internă între diferitele niveluri de organizare, precum şi între angajaţii care

culeg întrebări şi trec informaţiile provin din afara organizaţiei de-a lungul ei, precum şi asigură comunicarea cu publicul (educaţie de mediu), toate funcţionează lin.


Sivu 21/34

www.mue25.net


Anexa 2: EXEMPLU EMAS: Descrierea responsabilităţilor reprezentantului pentru management de mediu (RMM)

Acest reprezentant este responsabil pentru coordonarea şi desfăşurarea revizuirilor interne ale sistemului de management de mediu. Î n c o n t i n u a r e s u n t d e s c r i s e d e t a l i a t r e s p o n s a b i l i t ă ţ i l e s a l e :

- Coordonarea echipei de mediu: pregătirea, anunţarea şi moderarea de reuniuni, distribuirea de protocoale

- Coordonarea de date de referinţă utilizate în cadrul EMS: cererea de date de la

departamentele specializate, un control asupra actualizării statisticilor, comparaţia cu obiectivele stabilite în programul de mediu, publicarea

- Informaţii periodice privind progresele înregistrate pentru angajaţii EMS - Introducere în sistem pentru noii angajaţi - Actualizarea descrierilor posturilor pentru activităţi relevante pentru subiectul mediului - Actualizarea informaţiilor cu privire la EMS, ce sunt comunicate către lumea

exterioară (rapoarte, site-ul, declaraţia de mediu) - Efectuarea unui audit intern anual, în conformitate cu programul de evaluare de mediu

al organizaţiei - Raport periodic cu privire la progresele înregistrate de EMS, la starea actuală a

programului de mediu, care obiective au fost atinse etc, către instanţele de luare a deciziilor (Consiliul Local şi primarul)

- Actualizarea manualului de mediu

- Pregătirea pentru validare EMAS sau revalidare efectuată de către verificatorul de mediu.


Sivu 22/34

www.mue25.net


Anexa 3: ECOLUP EXEMPLU de Reg lementare Procedurală/Regulament de Procedură

Regulamentul de procedură pentru Departamentul de Administrare a Domeniului Public, Biroul Municipal de Inginerie, Departamentul Administrativ pentru Construcţii, Departamentul de Reglementare în Construcţii, Biroul de Înregistrare a Proprietăţii, Departamentul Lucrărilor Publice…

În 2004, un sistem de management de mediu, în conformitate cu Regulamentul EU pentru Eco-Audit (EMAS II) a fost introdus în municipalitatea XY pentru aplicarea în domeniul planificării utilizării spaţiilor urbane.

Dl./Dna xy este, ca reprezentant al managementului de mediu, responsabil/ă de coordonarea sistemului de management de mediu. Veţi găsi informaţii complete cu privire la programul de mediu şi structura EMS în manualul de management de mediu din biroul domnului/doamnei xy şi în Intranet/Internet, în conformitate cu …

Managementul de mediu poate avea succes numai dacă toţi angajaţii şi departamentele cooperează şi îşi îndeplinesc sarcinile pentru a pune în aplicare măsurile convenite şi pentru a ne atinge obiectivele de mediu. Toate departamentele de specialitate şi birourile sunt instruite să:

- actualizeze în mod regulat (cel puţin de două ori pe an) pentru echipă datele cu privire la progresele actuale privind sistemul de management de mediu şi programul de mediu - încurajeze personalul să contribuie cu ideile proprii pentru atingerea obiectivelor noastre de mediu - colecteze şi să analizeze datele de referinţă prevăzute în programul de mediu şi să transmită aceste informaţii reprezentantului de management de mediu - participe la întâlnirile echipei de mediu - pună în aplicare măsurile de mediu convenite în timp util, în măsura în care acestea se încadrează în zona de responsabilitate a departamentului şi să întocmească rapoarte periodice pentru reprezentantul managementului de mediu - sprijine reprezentantul de management de mediu să efectueze un audit intern, dacă este necesar Data Primar XY


Sivu 23/34

www.mue25.net


Anexa 4: ECOLUP – EXEMPLU d e s c r i p t i v d e p r o c e d u r ă d e i n c l u d e r e a o b i e c t i v e l o r Programului Strategic în p r o c e s e l e legal definite ale planificării urbane

Tabell Schemă a procedurii de elaborare a unui plan zonal. Municipalitatea Überlingen

Paşi procedurali Participanţi Responsabil Elemente adiţionale EMAS/ECOLUP Decizia de a elabora un plan zonal Consiliul local Consiliul Local ia în considerare politica de mediu şi scopurile programului.

Participarea la instanţele regionale de planificare

Regiunea, autorităţile regionale

Elaborarea unui plan zonal iniţial Depart. de urbanism al primăriei

Directorul Schiţa de proiect este aprobată conform cu politica de mediu şi programul de mediu.

Participare publică la etapele iniţiale ale planificării

Publicul Scopurile şi măsurile pentru îmbunătăţirea participării publice sunt integrate.

Participare a grupurilor de interes public

Grupurile de interes public

Grupurile PUG sunt permanent informate despre p o l i t i c i l e ş i p r o g r a m e l e d e m e d i u , iar schiţa de proiect este evaluată pe această bază.

Aprobarea proiectului de către comunităţile învecinate

Departam. de urbanism alprimăriei

Director Comunităţile învecinate sunt informate despre p o l i t i c i l e ş i p r o g r a m e l e d e m e d i u .

Elaborarea în continuare a proiectului de plan zonal

Departam. de urbanism alprimăriei

Director Verificare: se con fo rmează p l anu l scopu r i l o r p o l i t i c i l o r ş i p r o g r a m e l o r d e m e d i u ? Colectarea datelor de referinţă predeterminate.

Prezentare publică a PUZ Publicul Scopurile şi măsurile pentru îmbunătăţirea participării publice sunt integrate.

Transmiterea sugestiilor Departam. de urbanism alprimăriei

Director

Informarea grupurilor de interes public

Grupurile de interes public

Decizia asupra PUZ Consiliul local Verificare: se con fo rmează p l anu l scopu r i l o r p o l i t i c i l o r ş i p r o g r a m e l o r d e m e d i u ?

Aprobarea PUZ Autorităţi administrative înalte

Anunţarea, intrarea ZP în vigoare a PUZ

Administraţia municipală Informarea printr-o declaraţie de mediu

www.mue25.net


Anexa 5: Structura Organizaţională în Lewes, Marea Britanie

Când EMAS a fost aplicat pentru prima dată în Lewes, a fost recunoscut faptul că nu numai performanţa de mediu era necesar a fi gestionată, dar şi personalul trebuia să fie implicat şi să aibă un cuvânt de spus, printr-un grup de conducere. Şefii de departamente au responsabilitatea performanţei de mediu a departamentului lor, dar managementul este delegat unui reprezentant al departamentului. Aceştia se întâlnesc trimestrial, într-un Grup de Coordonare pentru Mediu (ESG), ca să coordoneze EMAS. Grupul este prezidat de către Directorul pentru Mediu şi Sănătate (DMS), iar secretariatul este condus de către Coordonatorul de Mediu (CM). CM raportează către DMS. CM pune în aplicare, de asemenea, politicile de mediu ale Consiliului, produce declaraţia de mediu etc. În plus faţă de structura de organizare formală, Lewes dispune şi de un sistem de Monitori Eco voluntari în fiecare departament. În extinderea EMAS, pentru a cuprinde dimensiunile suplimentare de durabilitate, o mică echipă de funcţionari a fost stabilită, ei specializându-se în dezvoltarea durabilă şi echipa fiind cunoscută sub numele de Unitatea pentru Durabilitate. Accentul activităţii lor a fost pus pe dezvoltarea practicilor de dezvoltare durabilă ale comunităţii Lewes şi pe dezvoltarea strategiei, atât în cadrul organizaţiei cât şi în întreaga zonă. Ori de câte ori verificatorii/consultanţii externi au auditat consiliul, eu au remarcat implicarea personalului din programul de mediu din Lewes. Având o puternică, bine-stabilită structură organizatorică, au reuşit să ajute la extinderea sistemului, pentru a cuprinde mai multe dimensiuni ale durabilităţii, pe viiitor.

.


Sivu 25/34

Analiza de bază

- Cine coordonează Analiza de Bază ca punct de plecare pentru planificarea obiectivelor strategice şi a acţiunilor concrete? - Cine este implicat în elaborarea acestei analize a situaţiei de faţă şi care este procedura? - Cine este responsabil pentru analiza rezultatelor (analiza SWOT)? - Cine setează priorităţile şi cum? - Când şi cum va fi reactualizată Analiza de Bază? Stabilirea obiectivelor - Cine coordonează conceptul Programului Strategic şi al Planului de Acţiune şi cum o face? - Care sunt părţile implicate şi la ce nivel? - Când şi cum se va modifica Programul Strategic pe baza rezultatelor survenite în urma monitorizării?

Angajament politic - Care este procedura pentru prezentarea conceptului în faţa Consiliului Local? - Cine este responsabil pentru aprobarea politică a Programului Strategic – întregul Consiliu Local? Comitetul de Durabilitate din cadrul Consiliului Local? - Cine pregăteşte şi aprobă structura organizaţională a sistemului de management? - Cine aprobă şi semnează Raportul de Mediu sau Raportul de Durabilitate?

Implementare şi monitorizare

- Cum se poate asigura faptul că obiectivele de durabilitate identificate în cadrul Programului Strategic sunt luate în considerare de către toate departamentele autorităţilor locale şi în cadrul tuturor proceselor?

- Cine este responsabil pentru implementarea acestor măsuri? Cine evaluează impactul măsurilor? - Cine coordoneaza Auditul Intern? Cine este Auditorul Intern? - Cine pregăteşte validarea externă de trei ani a Programului Strategic şi a sistemului de management? - Cine este responsabil cu informarea primarului şi a consiliului local, când şi cum? - Cum sunt organizate rapoartele şi documentaţia?

Comunicare şi Implicare

- Cine este responsabil cu comunicarea internă (în cadrul autoritatilor locale)? Prin ce mijloace? Cu ce instrumente? - Cine este responsabil cu comunicarea externă? Prin ce mijloace? Cu ce instrumente? - Cine coordonează implicarea părţilor interesate, a oraşelor învecinate, autorităţilor regionale etc.? - Cine coordonează actualizarea Raportului de Mediu sau a Raportului de Sustenabilitate?

www.mue25.net


Anexa 6: Relaţia între elementele sistemului integrat de management şi structura organizaţională


Sivu 26/34

Reglementările EMAS

ISO 14001 MUE-25 Sistemul de Management Integrat MUE-25 Comentarii

Evaluare de Mediu sau Audit de Performanţă ţ inând cont de situaţ ia actuală a tuturor aspectelor directe ş i indirecte legate de mediu ale act ivităţ i i , produselor ş i servici i lor organizaţ iei

Conform cu EMAS

Analiza de bază Luarea în considerare a situaţiei actuale a aspetelor de durabilitate ale autorităţilor locale, a părţilor interesate relevante, a comunităţilor alăturate şi a administraţiilor regionale.

MUE = Domeniul de aplicare de la aspectele relevante de mediu până la toate aspectele de durabilitate în conformitate cu Angajamentele Aalbourg. Referinţe către alte analize de bază (de ex.. analiza de mediu EMAS) sunt permise şi chiar încurajate Sistemul de Audit

Structura necesară pentru alcătuirea condiţiilor pentru realizarea “performanţelor continue de îmbunătăţire a mediului”. Acea organizaţie trebuie să se asigure că: - are întotdeauna informaţii actualizate despre impactul activităţilor sale asupra mediului - este analizată toată legislaţia, în special legislaţia de mediu - generalităţi relevante de mediu

Conform cu EMAS

Structura Organizaţionala Analiza sistemului: Ca prim pas, toate sistemele de management relevante ş i toate procedurile folosite ar trebui identif icate ş i revizuite. De asemenea, ş i structuri le organiza ţ ionale generale ş i procedurile ar trebui să f ie luate în considerare – cum ar f i schimbul regulat de informaţ i i între coordonatori i de departamente sau procedurile care au legă tură cu controlul f inanciar ş i cu managementul local.

Structura organizaţională este menită să permită între ţ inerea sistemului, comunicarea între părţ i le interesate relevante ş i sus ţ inere faţă de strategia polit ică ş i luarea de decizi i . Administraţia locală este singura în măsură să poată promite cele trei aspecte.

Stă în responsabilitatea Analizei de Bază să revizuiască toate planurile şi programele în desfăşurare care sunt importante pentru aspectele de durabilitate. Revizuirea include o analiză a obiectivelor lor pentru a fi luate în considerare în cadrul Programului Strategic – dacă sunt în concordanţă cu obiectivele strategice ale oraşului. Prin această revizuire, este foarte folositoare identificarea tuturor sistemelor şi procedurilor în desfăşurare pentru realizarea planurilor şi programelor municipale şi de asemenea a tuturor proceselor legale ce trebuie îndeplinite.

www.mue25.net


Anexa 7: Comparaţie între Sistemul Integrat de Management MUE-25 şi EMAS II şi ISO 14001


Sivu 27/34

şi obiective specifice sunt conturate şi analizate pentru fiecare funcţie şi nivel în cadrul organizaţiei

- un program de mediu cu responsabilităţi, cerinţe, competenţe şi informaţii

- scopul şi durata implementării sunt aprobate şi revizuite regulat

- o echipă de mediu este formată pentru că toate poziţiile cheie ale mediului să fie integrate în procesul de management al mediului

- un reprezentant al managementului de mediu este desemnat ca persoană responsabilă pentru EMS. Competenţe conforme şi influenţă asupra altor departamente

- există reguli clare pentru procedură şi documentare între toate departamentele, procedurile,

Roluri şi responsabilităţi Primar (Conducere) Comandă către administraţie de implementare a sistemului integrat de management. Discuţii şi dezbateri asupra Analizei de Bază. Discuţii şi decizii asupra programului strategic al sistemului integrat de management. Atribuirea de sarcini de afaceri. Discuţii şi indicaţii despre auditul intern. Indică raportul de mediu/de durabilitate. Consiliul Local (angajament politic şi aprobare) Discuţii şi aprobare pentru implementarea sistemului integrat de managemnt. Cercetarea analizei de bază şi aprobarea obiectivelor. Discutarea şi aprobarea conceptului programului strategic (şi a planului de acţiune) Discutarea şi aprobarea strategiei organizaţionale. Cercetarea raportului de audit intern şi aprobarea măsurilor corective (dacă este necesar) Cercetarea rezultatelor auditului extern (certificare) Şi aprobarea măsurilor corective (dacă este necesar) Coordonatorul şi echipa de coordonare: Coordonează elaborarea analizei de bază. Pregăteşte propunerea de concept a setării obiectivelor pentru consiliu. Coordonează elaborarea conceptului programului

Cerinţe minime Unul dntre punctele slabe ale EMAS a fost sprijinul politic insuficient. Implicarea structurilor politice locale (şi legitimarea din partea acestora) reprezintă un element obligatoriu al procesului de management MUE. Opţional: Comisia sau Comitetul de Coordonare (Extindere graduală în funcţie de extinderea obiectivelor şi conţinutului sistemului) Implicarea părţilor interesate în funcţie de obiectivele stabilite în formatul optim în toate elementele cheie ale SIM în concordanţă cu MUE-25. Stabilirea regulilor pentru implicarea părţilor interesate.


www.mue25.net


Sivu 28/34

şi activităţile relevante pentru mediu - sunt susţ inute cursuri de

formare pentru to ţ i angajaţ i i ale căror activităţ i au impact important asupra mediului.

- comunicarea internă între diverse niveluri organizaţionale şi de asemenea comunicarea cu publicul funcţionează optim

stratedic şi a planului de acţiune. Pregăteşte conceptul pentru strategia organizaţională. Coordonează monitorizarea şi auditul intern. Coordonează documentarea/raportarea. Coordonează şi realizează conceptul raportului de mediu/ de durabilitate. Identif ică nevoile de pregă t ire ş i coordonează planul de pregăt ire pentru angajaţ i . Responsabil pentru comunicarea internă ş i transmiterea informa ţ i i lor către angaja ţ i . Coordonează auditul extern/certificarea, îşi asumă responsabilitatea pentru comunicare şi implicare. Platforma comunităţii: Discutarea obiectivelor Sistemului Integrat de Management. Contribuţ ia la analiza de bază (revizuirea trianuală) nu durează 3-5 ani ca întregul ciclu? Contribuţia la stabilirea obiectivelor pe termen lung. Contribuţ ia la Planuri le de Ac ţ iune. Contribuţia la măsurile de implementare. Contribuţia la monitorizare (măsuri implementate? rezultate? indicatori?)

Reacţie asupra Raportului de Audit Intern. Contribuţia la obiectivele comunicaţionale.

Accesul părţilor interesate la documente; BR minim, concept SP, raportul de audit intern, + informaţii în legătură cu sectoare specifice implementării şi monitorizării. Programul de consolidare a capacităţilor angajaţilor şi documentare pentru realizare. Documentare pentru stabilirea structurii organizaţionale


www.mue25.net


Sivu 29/34

www.mue25.net


Anexa 8: Prezentare generală a responsabilităţilor privind implementarea sistemului integrat de management

Roluri în sistemul de management

Cine ar trebui să fie implicat?

Responsabilităţi

De conducere Primar sau viceprimar Director

General Executiv - Atribuie administraţiei responsabilitatea de a implementa sistemul integrat de management - Discută şi ia cunoştinţă asupra analizei de bază - Discută şi decide programul strategic al sistemului integrat de management - Deleagă responsabilităţi administrative - Discută şi iniţiază auditul intern - Atribuie raportul de mediu/durabilitate

De aprobare Consiliul - Discută şi aprobă implementarea sistemului integrat de management - Iniţiază analiza de bază şi aprobă stabilirea obiectivelor - Discută şi aprobă conceptul programului strategic (şi al planului de acţiune) - Discută şi aprobă strategia organizaţională - Iniţiază raportul de audit intern şi aprobă măsurile corective (dacă este necesar) - Cercetează rezultatele auditului extern (certificare) şi aprobă măsurile corective (dacă este necsar) - Discută şi ia decizii pe baza raportului de evaluare De coordonare Coordonator

- Director General sau persoană calificată în departamentul de durabilitate

- Liderul echipei de coordonare


Cine ar trebui să fie implicat?

Responsabilităţ i

Coordonare Echipa de coordonare

- poate fi un departament existent sau un departament său birou creat special pentru această sarcină

- echipa este probabil să aibă 3 membri (în funcţie de mărimea autorităţilor locale)

- Coordonează elaborarea analizei de bază - Pregăteşte propunerea de concept pentru stabilirea obiectivelor pentru consiliu - Coordonează elaborarea conceptului programului strategic ş i a planuri lor de acţ iune

- Pregăteşte conceptul pentru structura organizaţională


www.mue25.net


Sivu 31/34


Cine ar trebui sa fie implicat?

Responsabilităţi

Supervizare Comisia de coordonare - un grup de 10-15 politicieni de rang înalt şi manageri. Numărul depinde de mărimea administraţiei (care se extinde treptat odată cu extinderea obiectivelor şi a conţinutului sistemului) - Participarea în consiliul de coordonare ar trebui să urmeze o abordare inter-departamentală - Implicarea directorului general - Reprezentanţi ai serviciilor locale relevante (companii municipale) şi grupuri ale părţilor interesate

- Comisia de coordonare este responsabilă cu supervizarea întregului SIM


www.mue25.net


Sivu 32/34



Responsabilităţi

Platforma comunităţii

- reprezentanţii grupurilor private ale părţilor interesate (afaceri, grupuri sociale, mediu, educaţie, cercetare, Agenda 21)

- reprezentanţii administraţiei locale

- Sprijinirea şi comunicarea asupra sistemului integrat de management - Discută obiectivele sistemului integrat de management - Contribuie la analiza de bază (revizuire odată la 3-5 ani) - Contribuie la obiectivele pe termen lung - Contribuie la planurile de acţiune - Contribuie la implementarea măsurilor - Contribuie la monitorizare (măsuri implementate? rezultate? indicatori? - Opinează asupra raportului de audit intern - Contribuie la obiectivele comunicaţionale (ex., difuzarea informaţiilor în publicaţiile proprii, evenimente etc.) Auditul intern Auditorul intern

Persoană cu solide cunoştinţe despre structura şi competentele unei autorităţi locale, provenind de la: - Departamentul Strategic al autorităţii locale - Autoritate regională - Ordinea de zi - Expert din alt oraş

- Evaluează sistemul integrat de management: structura organizaţională (sistem şi procese) şi implementarea programului strategic şi a planurilor de acţiune (performante) în fiecare an ca bază a ciclului ulterior.

- Evaluează realizările (diferenţa până la obiectiv) - Oferă recomandări cu privire la modificările necesare - Semnează raportul de Audit Intern - Discută rezultatele auditului intern împreună cu primarul - Trebuie să fie independent faţă de departament sau echipa de coordonare


www.mue25.net


Sivu 33/34



Responsabilitati

Auditul extern Auditor extern autorizat - Evaluează sistemul integrat de management:, structura organizaţională (sistem ş i procese) şi implementarea programului strategic şi a planurilor de acţiune (performanţa în concordanţă cu cerinţele EMAS şi/sau ISO 14.001 (ex.la f iecare 5 ani după cum sugerează Angajamentele Aalborg sau odată la 3 ani, după cum sugerează EMAS)

- Alocare a raportului de audit extern şi discutarea rezultatelor cu primarul.


www.mue25.net


Sivu 34/34

Documents

Struct Org Rom - Localmanagement.eu...este efectuată o analiză amănunţită a instrumentelor de gestionare existente, a rolurilor şi responsabilităţilor, a rutinei de raportare