STRUTTURA E REDAZIONE DI UN PROVVEDIMENTO AMMINISTRATIVO

Dr. Alfredo PecoraroServizio Veterinario IAPZ

A.S.L. Napoli 3 Sud

Parti in cui divide un provvedimento amministrativo

Prima parte

la denominazione formale del tipo di provvedimento amministrativo

l’intestazione che contiene l’ autorità emanante

l’oggetto che esprime la funzione del provvedimento nel caso concreto

il numero di protocollo

Seconda parte

il preambolo

la motivazione

il dispositivo

Terza parte

il luogo in cui il provvedimento è stato adottato

la data di adozione del provvedimento

la sottoscrizione

Denominazione e titolo mancanti o errati non invalidano l’atto ( TAR Calabria, sez I. ,n° 190/2009 )

Protocollo errato o mancante non rende illegittimo il provvedimento ( TAR Umbria, n° 391/206 )

La mancanza dell’intestazione non comporta l’illegittimità se dal contesto dell’atto è possibile stabilire l’organo che ha adottato l’atto, ad es. guardando a chi ha partecipato alla votazione ( organo collegiale ) o a chi ha firmato l’atto ( organo monocratico )

OGGETTO

pur non costituendo a rigore una parte essenziale dell’atto, la descrizione dell’oggetto rappresenta un elemento di primaria importanza per facilitare la cognizione, contribuendo a garantire effettiva trasparenza all’attività amministrativa

riassume, in estrema sintesi, il contenuto e la funzione del provvedimento amministrativo e, in particolare, della parte del dispositivo

caratteristiche :

sinteticità ( poche parole per riassumere il contenuto della decisione )

chiarezza ( il contenuto della decisione deve emergere in modo trasparente )

completezza ( la brevità non deve andare a scapito della completezza )

corrispondenza ( quanto indicato nell’oggetto deve corrispondere al contenuto della decisione )

CONTENUTO: l’oggetto deve specificare gli elementi essenziali della decisione:

la tipologia di atto amministrativo

il destinatario

la situazione a cui l’atto di riferisce

la normativa applicata

SUGGERIMENTI

Formulare l’ oggetto dopo la stesura finale dell’atto

L’oggetto deve essere chiaro, non criptico rispetto al contenuto dell’atto: nella formulazione vanno evitate le espressioni generiche o le semplici indicazioni di numeri e date di atti.

Esempi:

Parziale modifica ed integrazione al D.D. n° 13/2012 e s.m.i ( oggetto incomprensibile )

Ditta Colte srl – provvedimenti ( oggetto generico )

ESEMPIO

REGIONE……………

ASL n°……………….

Via……………………………

Comune di…………………..

Prot. 1234/12 Ombrosi, 19.05.2012

Ordinanza n° 234

IL DIRETTORE DEL DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE

Oggetto: Ordinanza di revoca di sospensione dell’attività del caseificio di proprietà della ditta “ IL LATTE BUONO srl “. Regolamento CE 882/2004

PREAMBOLO ( o premesse )

Contiene

gli elementi di diritto ( norme giuridiche, circolari, giurisprudenza ) che hanno determinato l’avvio del procedimento amministrativo

gli elementi di fatto (atti, circostanze, accertamenti, fatti, situazioni )

l’indicazione delle fasi significative del procedimento amministrativo ( istanze di parte, pareri, conferenza dei servizi, comunicazione dell’avvio del procedimento )

Il preambolo presenta un contenuto complesso e variabile , difficilmente sintetizzabile per tutte le tipologie di provvedimenti amministrativi

Non sempre è possibile sul piano pratico distinguere in modo netto e preciso dove finisca il preambolo e dove inizia la motivazione, nel senso che talvolta, l’uno e l’altro appaiono in parte fusi tra loro

PREAMBOLO ( o premesse )

Sequenze all’interno del preambolo ( Istituto di Teoria e Tecniche dell’Informazione Giuridica – CNR )

1) Indicare gli elementi di fatto e di diritto che hanno determinato l’avvio del procedimento, ovvero la situazione per la quale è sorta l’esigenza di adottare il provvedimento ( ad es. normativa da applicare, il verificarsi di un fatto, richiesta di parte o di ufficio, il comportamento del destinatario del provvedimento )

Formula di rito: PREMESSO CHE

2) Indicare gli elementi di diritto ed altri elementi quali ad es. domande, pareri, proposte, raccomandazioni, progetti, pertinenti e rilevanti

Formula di rito: VISTO

3) Indicare gli elementi obiettivi che l’organo emanante riporta così come sono, sia che siano realizzati in seno all’ente sia che si siano realizzati all’esterno dell’ente

FORMULE DI RITO

DATO ATTO CHE :l’organo attesta elementi obiettivi che esistono o si sono realizzati in seno all’ente cui appartiene e che pertanto apprende o riscontra in modo immediato e diretto ( l’organo competente si limita a fotografarli così come sono senza fare alcuna valutazione )

PRESO ATTO CHE : l’organo registra elementi obiettivi che esistono o si sono realizzati al di fuori dell’ente cui appartiene e che pertanto apprende o riscontra in modo mediato ( l’organo competente si limita a fotografarli così come sono senza fare alcuna valutazione )

4) Indicare gli accertamenti, le verifiche, le circostanze, i fatti, i comportamenti, le istanze, i pareri ed i controlli da registrare dopo le attività di verifica

FORMULE DI RITO

ACCERTATO CHE

VERIFICATO CHE

RISCONTRATO CHE

CONSTATATO CHE

Si usano per segnalare gli esiti di un’attività di accertamento o ispettiva, compiuta spesso sulla base di conoscenze tecniche ( esiti di un sopraluogo, di un’ispezione ). L’ organo si limita a fotografare così come sono, senza fare alcuna valutazione discrezionale.

Si consiglia di usare queste formule solo nei casi in cui sia stata realmente svolta un’apposita e specifica attività di indagine e di utilizzare le formule del punto precedente in tutti gli altri casi

5) Indicare la valutazione sugli elementi accertati e noti; esprimere una prima valutazione su un aspetto che sara’ ripreso approfonditamente nella fase della motivazione

Formula di rito: RILEVATO CHE

ALTRE FORMULE

RICHIAMATO : si usa generalmente per citare la giurisprudenza e la dottrina adottate a sostegno dell’atto

ACQUISITO AGLI ATTI PRESSO : si usa per citare documenti che appartengono all’istruttoria che sono conservati presso la struttura competente ( ad es. verbali, istanze, relazioni tecniche, corrispondenza interna ed esterna, pareri di organi tecnici ). Questi documenti non vanno allegati all’atto.

Esempio continua

PREMESSO che con ordinanza n° 123 del 01.02.2012 ho imposto la sospensione dell’attività del caseificio sito nel comune di Ombrosi alla via Salice 12, di proprietà della ditta…………………….in possesso del numero di registrazione …………..

DATO ATTO del verbale di sopralluogo redatto da personale di questa ASL in data…………nel caseificio in questione

VISTI

1) il Reg. CE 852/2004

2) il Reg. CE 882/2004

3) il D.Lvo 193/2007

4) la Deliberazione delle Giunta Regionale n°…….del…….

ACCERTATO che le carenze igienico-sanitarie riscontrate in data……, che avevano portato all’emanazione dell’ordinanza sindacale n° 123 del 01.02.2012, sono state completamente eliminate

MOTIVAZIONE

i presupposti di fatto: gli elementi di fatto indicati nel preambolo devono essere valutati giuridicamente per verificare se possono portare all’adozione di un atto positivo o negativo da pare della pubblica amministrazione

Deve indicare:

le ragioni giuridiche: le norme che , in presenza e sulla base dei presupposti di fatto, giustificano l’adozione di un determinato atto amministrativo

Art. 3, Legge 241/90: la motivazione deve indicare i presupposti di fatto e le ragioni giuridiche che hanno determinato la decisione dell’amministrazione, in relazione alle risultanze dell’istruttoria

La motivazione non puo’ esaurirsi in mere enunciazioni generiche o clausole di stile del tipo “ ritenuto opportuno provvedere a……… “, “ considerata la necessità di stabilire………….“ ( CdS, sez. VI, n° 2537/2007 )

Trattasi di formule che, non spiegando di fatto il perché sia opportuno e/o necessario provvedere in un dato modo o quale siano le esigenze da soddisfare e come siano state valutate, determinano la mancanza o il difetto di motivazione

Mentre il preambolo richiama elementi di fatto e di diritto oggettivi, la motivazione riporta valutazioni a sostegno di queste elementi

Formula di rito: CONSIDERATO CHE

RITENUTO CHE

VALUTATO CHE

Esempio continua

CONSIDERATO :

a. che le carenze igienico-sanitarie accertate in data …….sono state effettivamente e completamente eliminate nel caseificio, sito nel Comune di Ombrosi alla via Salice 12,

b. che allo stato la struttura presenta tutti i requisiti igienico-sanitari previsti dall’ allegato……. del Reg. CE 852/2004 per quanto concerne la produzione post-primaria

c. quanto disposto dal Regolamento CE 882/2004 e dal Decreto Legislativo 193/2007

DISPOSITIVO ( o decisione )

Contiene la parte prescrittiva del provvedimento amministrativo

Il dispositivo è introdotto da verbi quali:

• DELIBERA

• DECRETA

• ORDINA

• DETERMINA

• DISPONE

Il dispositivo deve contenere:

una manifestazione di volontà ( ad es. concessioni, autorizzazioni, revoca, modifica )

una manifestazione di conoscenza ( ad es. certificazione, attestazione )

un giudizio ( ad es. parere, proposta, valutazione tecnica )

i soggetti a cui l’atto deve essere comunicato o notificato o trasmesso

il termine e l’autorità cui è possibile ricorrere ( art. 3, comma 4, Legge 241/90; DPR 1199/1971 )

i soggetti ai quali compete provvedere all’esecuzione o che devono controllare che essa avvenga

i riferimenti per l’esecutività dello stesso ( da quando produrrà gli effetti, ad es. immediata eseguibilità )

La mancanza del termine e dell’autorità alla quale è possibile ricorrere determina solo irregolarità, con possibile riammissione in termini , ove l’impugnazione sia stata fatta dinanzi ad un organo incompetente fuori termine e sussista l’errore scusabile al cui verificasi abbia contribuito l’Amministrazione procedente con la sua omissione ( CdS, sez. IV, n° 1528/2008; CdS, sez. III, n° 840/2009 )

LUOGO

Dove il provvedimento è stato adottato

Se gli effetti esulano dall’ambito spaziale di competenza dell’Autorità si ha nullità dell’atto

DATA

Momento dell’adozione dell’atto

È importante per valutare il rispetto dei termini prescritti per l’adozione dell’atto

La mancanza di essa non è di per sé causa di invalidità, ma di mera irregolarità ( TAR Piemonte, sez. II, n° 3580/2009 )

Quando la data assuma significato determinante per il provvedimento non è esclusa la validità qualora sussista altro fatto a dare certezza ( TAR Puglia, sez. II, n° 53/2010 ): ad es. qualora l’atto sia stato notificato al destinatario, si assumerà questa data come quella di emanazione del provvedimento stesso ( TAR Abruzzo, sez. I, n° 449/2008 )

SOTTOSCRIZIONE

Organi monocratici: firma dell’Autorità che emana l’atto

Organi collegiali: firma di chi rappresenta l’organo ( ad es. il Presidente dell’Assemblea o del Collegio)

Assenza : per parte della giurisprudenza è illegittimo ( CdS, sez. II, n° 1679/2007 ) per altra è nullo ( TAR Liguria, sez. II, n° 169/2007 )

Illegibile, abbreviata, sigle ( CdS, sez. IV, n° 4356/2009 ) o scarabocchio è comunque valida quando sia possibile individuare l’organo che ha adottato l’atto ( TAR Molise, sez. I, n° 675/2007 ; CdS, sez. V, n° 1792/2005 ) , altrimenti l’atto è illegittimo ( TAR Veneto, sez. II, n° 2883/2009 )

Sulle copie ci puo’ essere anche firma stampata o il timbro, purchè sull’originale ci sia la sottoscrizione di pugno ( CdS, sez. VI, nn° 2541 e 5622/2009 )

Esempio continua

ORDINA

la revoca dell’ordinanza n° 123 del 01.02.2012 e la ripresa dell’attività nel caseificio sito in Ombrosi alla via Salice 12.

La presente ordinanza deve essere notificata al legale rappresentante della ditta “ IL LATTE BUONO srl “ e al responsabile dell’Unità Operativa Veterinaria n°…………..

La presente ordinanza è immediatamente eseguibile.

Il Direttore del Dipartimento di Prevenzione

( Dr………………… )

REGIONE……………ASL n°……………….Via……………………………Comune di…………………..

Prot. 1234/12 Ombrosi, 19.05.2012Ordinanza n° 234

IL DIRETTORE DEL DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE

Oggetto: Ordinanza di revoca di sospensione dell’attività del caseificio di proprietà della ditta “ IL LATTE BUONO srl “. D.Lvo 882/2004.

PREMESSO che con ordinanza n° 123 del 01.02.2012 ho imposto la sospensione dell’attività del caseificio sito nel comune di Ombrosi alla via Salice 12, di proprietà della ditta…………………….in possesso del numero di registrazione …………..DATO ATTO del verbale di sopralluogo redatto da personale di questa ASL in data…………nel caseificio in questioneVISTI 1) il Reg. CE 852/20042) il Reg. CE 882/20043) il D.Lvo 193/20074) la Deliberazione delle Giunta Regionale n°…….del…….ACCERTATO che le carenze igienico-sanitarie riscontrate in data……, che avevano portato all’emanazione dell’ordinanza sindacale n° 123

del 01.02.2012, sono state completamente eliminate

ORDINAla revoca dell’ordinanza n° 123 del 01.02.2012 e la ripresa dell’attività nel caseificio sito in Ombrosi alla via Salice 12.La presente ordinanza deve essere notificata al legale rappresentante della ditta “ IL LATTE BUONO srl “ e al responsabile dell’Unità Operativa Veterinaria n°…………..La presente ordinanza è immediatamente eseguibile. Il Direttore del Dipartimento di Prevenzione ( Dr………………… )

CONSIDERATO :a. che le carenze igienico-sanitarie accertate in data …….sono state effettivamente e completamente eliminate nel caseificio, sito nel

Comune di Ombrosi alla via Salice 12, b. che allo stato la struttura presenta tutti i requisiti igienico-sanitari previsti dall’allegato…………… del Reg. CE 852/2004 per quanto

concerne la produzione post-primariac. quanto disposto dal Regolamento CE 882/2004 e dal Decreto Legislativo 193/2007

1) parte iniziale del preambolo

motivazione

parte finale del preambolo

2) preambolo

motivazione

TIPI DI SEQUENZE

Tenendo presente che non è possibile fornire una regola rigida, che valga in modo assoluto in tutti i casi, è possibile avere due diverse sequenze

La scelta dell’una o dell’altra sequenza deve essere fatta, di volta in volta, da chi redige la proposta, a seconda dell’impostazione ritenuta piu’ opportuna in relazione al singolo caso

Parte iniziale del preambolo

premesso che

dato atto che, preso atto che

accertato che, verificato che, riscontrato che, constatato che

rilevato che

Motivazione

ritenuto che, considerato che, valutato che

Parte finale del preambolo

visto , richiamato

La sequenza preambolo motivazione

Viene generalmente preferita quando , data la complessità e la pluralità delle fonti normative e/o difficoltà della loro interpretazione ed applicazione, si ritenga opportuno:

• prima delineare, mediante le formule VISTO e RICHIAMATO il quadro o la cornice di riferimento

• successivamente descrivere, mediante le formule RITENUTO CONSIDERATO e VALUTATO, le ragioni giuridiche che, pur nel dubbio interpretativo, sono state ritenute piu’ corrette per supportare la motivazione

ESEMPI DI PROVVEDIMENTI CON PROBLEMI DI STRUTTURAZIONE

Prot. 1345/M.A 19.05.2012

Oggetto: Revoca del divieto di immissione al consumo umano di molluschi vivi bivalvi prelevati presso l’allevamento della ditta …………….srl

IL SINDACO DI ………………..

VISTO il T.U.LL.SS. approvato con R.D. 27.07.1934 n° 1265

VISTA la Legge 283/62

VISTO il Reg.CE 853/2004 che stabilisce…………….

VISTO il Reg. CE 854/2004 sull’organizzazione dei controlli ufficiali sui prodotti di origine animale

VISTO il Reg. CE 2073/2005 sui criteri microbiologici……..

VISTO il Reg. CE 178/2002 in materia di sicurezza alimentare

PRESO ATTO che le analisi di laboratorio di cui al rapporto……………….con il quale si evidenziava il rientro a conformità dei parametri biologici previsti per la zona classificata di tipo A………… ORDINA

La revoca del divieto temporaneo di raccolta , commercializzazione, trasformazione, conservazione ed immissione al consumo umano di molluschi bivalvi vivi provenienti da………………..

La presente viene notificata al legale rappresentante della cooperativa

Viene trasmessa per le rispettive competenze a……………………………………………….

Il Sindaco

____________

ORDINANZA n° 45/2012

Oggetto: Revoca ordinanza n°……del……..a carico delle ditte…………………………..per la sospensione teporanea della raccolta e commercializzazione di molluschi bivalvi vivi.

IL SINDACO DI ………………..

PREMESSO che nei confronti delle ditte…………………………..è stata emessa ordianza sindacale n°……….del…… relativa alla sospensione temporanea e cautelativa della raccolta e commercializzazione dei molluschi bivalvi vivi

PRESO ATTO della nota prot. … del.. a firma del responsabile del Servizio Veterinario dell’ASL……..da cui si evince la conformità dei parametri microbiologici……….

VISTA l ‘articolo 50, comma quinto, del T.U.EE.LL. n° 267/2000

VISTO il D.Lvo 30.12.1992 n° 555

VISTO il D.P.R. 20.10.1998 n° 395

RITENUTO pertanto di revocare la suindicata ordinanza essendo cessate le cause che ne avevano indotto alla relativa emissione

REVOCA

L’ordinanza sindacale n°….. del ….

La presente viene notificata ai legali rappresentanti delle ditte………………

Viene trasmessa per le rispettive competenze a……………………………………………….

Informa che nei confronti del presente provvedimento è ammessa opposizione avanti al TAR……. ovvero ricorso straordinario al Capo dello Stato, rispettivamente entro 60 e 120 giorni dalla notifica del presente atto.

19.05.2012

Il Sindaco

____________

I riferimenti normativi errati non inficiano l’atto finale purchè vi sia la competenza ( TAR Campania, sez. VII, n° 554/2008 )

Prot data,

Ordinanza 63/2012

Oggetto: Molluschicoltura – revoca ordinanza n°….del…..ambito di monitoraggio ……

Il SINDACO di………………

VISTO il Reg.CE 853/2004……….

VISTO il Reg. CE 854/2004…………

VISTO il REG. CE 2073/2005………………….

VISTO il Reg. CE 178/2002……………….

PRESO ATTO che le analisi di laboratorio di cui al rapporto……………………..del …… del IZS di……….. evidenzia il rientro a conformità dei parametri microbiologici in molluschi bivalvi vivi ….

VISTA la nota prot………del………………..del Servizio Veterinario……………….

VISTA l’appartenenza delle cooperative indicate in allegato all’ambito……….

VISTA la precedente ordinanza sindacale n°……del…..

ORDINA

La revoca dell’ordinanza n°…… del…… relativa a……………..

L’affissione all’albo pretorio comunale ai fini della generale conoscenza.

Il Sindaco

_______________

Ordinanza n° 11

IL SINDACO

Ai sensi dell’art. 53, comma 2 del DLvo 267/2000

VISTO il verbale n°……….del………. Con il quale personale dell’ASL ha accertato nel caseificio sito…..alla via…..la violazione dell’art. 5 del Reg. CE 852/2004 per……………………

CONSTATATA la regolarità delle contestazioni e delle notificazioni

VISTO il verbale di audizione del …………..

RITENUTO dall’esame degli atti che gli accertamenti sono pienamente fondati e tenuto presente, ai fini della determinazione delle sanzioni, i criteri indicati dall’art.16 della Legge 689/81

VISTO l’art. 5 del Reg. CE 852/2004

VISTO il DPR 327/80 e s.m.i.

VISTA la Lege 689/81 e s.m.i.

ORDINA

Alla sig.ra………………………… nella sua qualità di trasgressore, di pagare la sanzione di ……………….

INGIUNGE

Alla suddetta di versare la somma di euro……………..sul c/c ……………………………………… entro 30 giorni dalla notifica dellal presente…………………

Avverso il presente provvedimento è ammessa opposizione al Giudice di Pace del luogo in cui è stata commessa la violazione entro 30 giorni dalla data di notificazione

Dalla Casa Comunale, 19.05.2012

Il Sindaco

____________________________

Ordinanza n° 03/AA.GG.

IL SINDACO

PREMESSO che alla via………………………di questo Comune è ubicato il caseificio di proprietà……………..

PRESO ATTO della nota prot. …….del ……con la quale il Comandane della P.M. ha comunicato che nel caseificio in questione sono state evidenziate le seguenti carenze ………………………………….

CONSIDERATO, altresì, che ai sensi dell’art. 6, comma 7 del D.Lvo 193/2007, l’autorità competente fissa un congruo termine di tempo entro il quale gli inconvenienti riscontrati devono essere eliminati

RITENUTO pertanto ordinare l’adeguamentodella struttura di che trattasi………………………..

VISTO il D.Lvo 193/2004

VISTO il D.Lvo 267/2000

ORDINA

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DISPONE

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Dalla Residenza Municipale, 19.05.2012

Il Sindaco

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LINGUAGGIO AMMINISTRATIVO

“ Anche gli atti amministrativi devono essere progettati e scritti pensando a chi legge.

Oltre ad avere valore giuridico hanno un valore di comunicazione e come tali devono essere pensati “

( Direttiva Ministero Funzione Pubblica 8 maggio 2002 )

PER MANCANZA DI MONETA DIVISIONALE I PAZIENTI SOLVENTI SONO PREGATI DI PRESENTARSI ALLO SPORTELLO MUNITI DELLA SUDDETTA

I PAZIENTI DEVONO PAGARE CON I SOLDI CONTATI LA PRESTAZIONE PERCHE’ LA CASSA NON SEMPRE HA LE MONETE PER DARE IL RESTO

Per evitare difformità nell’erogazione dei servizi forniti all’utenza e per venire incontro alle esigenze di tutti in modo uguale e paritario, non influenzato da valutazioni personalistiche, si ricorda che per accedere alle visite specialistiche in regime di urgenza serve l’impegnativa del medico curante con scritto urgente sulla ricetta.

Se volete una visita specialistica urgente bisogna che il vostro medico di base scriva “ urgente “ sulla ricetta. Non possiamo concedere visite urgenti in altri casi per evitare disparità di trattamento tra un paziente e l’altro. Grazie per la collaborazione.

“ E’ legittimo l’accertamento basato sul c.d. redditometro effettuato nei confronti di un contribuente che ha acquistato a titolo oneroso un immobile di proprietà dei genitori.

In ogni caso è sempre consentita, a carico del contribuente, la riprova contraria in ordine al fatto che manca del tutto una disponibilità patrimoniale, essendo questa meramente apparente, per avere l’atto stipulato, in ragione della sua natura simulata, una causa gratuita anziché quella onerosa apparente “ ( Cass. Civ., sent. 16.09.2010 n° 19637 )

Interrogato : “ Stamattina presto andavo in cantina ad accendere la stufa e ho trovato tutti quei fiaschi di vino dietro la cassa del carbone. Ne ho preso uno per bermelo a cena. Non ne sapevo niente che la bottiglieria di sopra era stata scassinata.”

Impassibile , il brigadiere batte veloce sui tasti la sua fedele trascrizione: “ Il sottoscritto essendosi recato nelle prime ore antimeridiane nei locali dello scantinato per eseguire l’avviamento dell’impianto termico, dichiara di essere casualmente incorso nel rinvenimento di un quantitativo di prodotti vinicoli, situati in posizione retrostante al recipiente adibito a contenimento del combustibile, e di aver effettuato l’asportazione di uno dei detti articoli nell’intento di consumarlo durante il pasto pomeridiano, non essendo a conoscenza dell’avvenuta effrazione dell’esercizio soprastante “

( Italo Calvino, articolo su Il Giorno, 3 febbraio 1965 )

Il linguaggio della P.A. presenta numerose caratteristiche che lo rendono inadatto a comunicare efficacemente con i cittadini:

parole antiquate

termini tecnici

inutili neologismi

sigle indecifrabili

frasi lunghe e verbose

periodare tortuoso

complessità

oscurità

circolarità

Il burocratese è un linguaggio a basso valore comunicativo , asimmetrico, che si disinteressa del cittadino

CAUSE

Secondo la dottrina ci sarebbero motivazione inconsce , che sarebbero assimilabili a dei “ complessi “ , che portano il funzionario ad agire nell’attività amministrativa utilizzando il burocratese

complesso dell’anonimato ( forme espressive che non fanno individuare l’autore dell’atto )

complesso della perifrasi ( riluttanza a chiamare le cose con il proprio nome comune )

complesso del foglio bianco ( titubanza per la brevità del testo , che porta ad essere prolissi)

complesso del faraone ( paura di essere troppo semplici )

complesso delle citazioni ( citare formule utilizzate da altri professionisti )

complesso di Narciso ( utilizzo di parole ricercate )

complesso della cornucopia ( per la paura di non essere abbastanza convincenti si costruiscono inutili motivazioni )

Sua Maestà il Re esige che la Cancelleria Reale si sforzi di scrivere tutti i documenti in uno svedese chiaro e semplice ( Re Carlo XII di Svezia, 1713 )

GRAMSCI ( 1940 ) : “ A differenza dei funzionari francesi ed inglesi, che scrivono per il popolo, quelli italiani scrivono per i propri superiori “

PERCHE’ SCRIVERE CHIARO ?

perché va a vantaggio del cittadino

perché va a vantaggio dell’amministrazione

perché lo vogliono le norme

perché con la forma migliora la sostanza

Cort. Cost. sentenze n°364/88 e n° 61/95 hanno riconosciuto il diritto alla ignoranza della legge formulata in modo oscuro o contraddittorio

Art. 98 della Costituzione: una pubblica amministrazione realmente al servizio del cittadino deve garantire una comunicazione chiara ed univoca

REGOLE DI SCRITTURA DEL TESTO

1) SCRIVERE FRASI BREVI

Ricerche dicono che frasi con piu’ di 25 parole sono difficili da capire e ricordare. Ogni frase deve comunicare una sola informazione. E’ sempre preferibile dividere la frase lunga, aumentando l’uso della punteggiatura

Testo originale: Qualora dal controllo dovesse emergere la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici conseguiti sulla base della dichiarazione non veritiera, fermo restando quanto previsto dall’art. 26 della legge 4 gennaio 1968, n° 15, in materia di sanzioni penali

Testo riscritto: Chi rilascia una dichiarazione falsa, anche in parte, perde i benefici descritti e subisce sanzioni penali

2) USARE PAROLE DEL LINGUAGGIO COMUNE

Testo originale: L’ufficio trattamento economico in indirizzo cesserà la corresponsione degli emolumenti a decorrere dal 1° maggio 2001

Testo riscritto: Dal 1° maggio 2001 il nostro ufficio sospenderà i pagamenti

3) USARE POCHI TERMINI TECNICI E SPIEGARLI

Contrariamente a quello che si crede, in un “ testo di servizio “ ( un testo che informa e fornisce istruzioni ) il numero di termini tecnici indispensabili è normalmente molto basso, in media cinque su cento. E’ bene usare solo quelli veramente necessari

Testo originale: Tali disposizioni sono da identificare non tanto in diritti irrefragabili, il cui esercizio prescinde dall’adozione di atti permissivi dell’amministrazione, ma in situazioni giuridiche suscettibili di trasformazione a seguito di atti di tipo suindicato

Testo riscritto: I cittadini che vogliono iniziare un’ attività devono chiedere un’autorizzazione alle amministrazioni competenti

4) USARE POCO ABBREVIAZIONI E SIGLE

Testo originale: Le SS.LL. sono pregate di indicare al responsabile dell’U.R.P.A. i membri della commissione preposta al rilascio del patentino

Testo riscritto: Vi chiediamo di indicare al responsabile dell’ufficio regionale per le politiche agricole ( URPA ) i membri della commissione per il rilascio del patentino

5) USARE VERBI IN FORMA ATTIVA ED AFFERMATIVA

Il testo con il verbo attivo ed informa affermativa è piu’ incisivo, le frasi sono piu’ brevi, la lettura e piu’ rapida

Testo originale: Non volendo disconoscere a codesto ufficio il diritto di non ingerenza, viene tuttavia fatta richiesta che siano comunicati gli esiti della commissione

Testo riscritto: Vi chiediamo di comunicarci i risultati dei lavori della commissione

6) LEGARE LE PAROLE E LE FRASI IN MODO BREVE E CHIARO

Costruire il testo i modo semplice e compatto significa anzitutto rendere esplicito il soggetto e ripeterlo quando è necessario. E’ opportuno evitare le sequenze di parole che non hanno un verbo in forma esplicita

Testo originale: …….stanti le urgenti ed indifferibili esigenze di personale in grado di garantire adeguata e qualificata attività di assistenza tecnica ai lavori ed agli interventi programmati dal settore dipartimentale 8…..

Testo riscritto: Poiché il dipartimento 8 ha urgente bisogno di personale qualificato per svolgere i lavori e gli interventi programmati……..

7) USARE IN MANIERA COERENTE LE MAIUSCOLE, LE MINUSCOLE E LA PUNTEGGIATURA

Testo originale: L’emergere di nuove modalità d’interazione anche nel settore pubblico che coinvolgono istituzioni di diversa natura hanno inevitabilmente posto quesiti intorno alle configurazioni sia dei processi di decision making politico sia nelle configurazioni delle amministrazioni pubbliche e responsabili dell’offerta di servizi pubblici

Testo riscritto: Anche nel settore pubblico emergono nuovi rapporti con istituzioni di diversa natura. Questo fenomeno pone due ordini di problemi. In primo luogo, dobbiamo ridefinire le procedure di decisioni delle istituzioni politiche. In secondo luogo, dobbiamo ridefinire le responsabilità delle amministrazioni pubbliche nella gestione dei servizi.

8) EVITARE NEOLOGISMI, PAROLE STRANIERE E LATINISMI

Testo originale: Tale servizio , come è noto, dovra’ essere esternalizzato

Testo riscritto: La gestione di questo servizio sara’ affidata ad un soggetto esterno

Testo originale: Bisogna porre particolare attenzione alla policy implementation

Testo riscritto: Bisogna curare con attenzione le fasi di attuazioni delle politiche

Testo originale: Le agevolazioni saranno concesse anche ai conviventi more uxorio

Testo riscritto: Le agevolazioni saranno concesse anche alle coppie conviventi

9) USO DEL CONGIUNTIVO

Dove il contesto lo permette, è opportuno sostituire il congiuntivo con l’indicativo o con l’infinito. L’indicativo rende il testo piu’ diretto ed evita informazioni implicite o ambigue

Testo originale: Ove la commissione potesse riunirsi per tempo, le delibere sarebbero ancora valide

Testo riscritto: Se la commissione si riunirà per tempo, le delibere saranno ancora valide.

ESEMPIO DI SEMPLIFICAZIONE

Testo originale: Di quanto sopra, io Segretario rogante ho ricevuto il presente atto scritto con mezzo meccanico da persona di mia fiducia e parte a mano da me personalmente su 4 fogli dei quali occupa i primi 3 per intero e fino qui del contratto, atto che viene da me letto alle parti i quali, avendolo riscontrato pienamente conforme alla loro volontà, dichiarano di accettarlo e, pertanto, assieme a me lo sottoscriviamo come appresso, unitamente agli allegati di cui viene omessa la lettura avendo le parti medesime dichiarato di averne preso conoscenza

Numero parole: 90

Numero frasi: 1

Numero tecnicismi: 2 ( segretario rogante, parte )

Falsi tecnicismi: omettere invece di non leggere; sottoscrivere invece di firmare; prendere conoscenza invece di conoscere

Concordanze errate: “ alle parti, i quali “

Sequenza di parole senza un verbo in forma esplicita : “ scritto con mezzi meccanici da persona di mia fiducia e parte a mano da me personalmente su 4 fogli “

Unitamente invece di insieme

Forme stereotipate al posto del linguaggio comune: mezzo meccanico invece di macchina da scrivere, come appresso invece di “ di seguito “

Testo riscritto: Il contratto occupa 4 pagine ed è stato compilato, nelle parti scritte a mano, dal sottoscritto, Eugenio Verdi. I signori Mario Rossi e Luca Neri lo hanno letto e dichiarano di accettarlo, avendolo riscontrato pienamente conforme alla loro volontà. I documenti allegati non sono stati letti, perché i signori Rossi e Neri affermano di conoscerli.

Sia il contratto , sia i documenti allegati vengono firmati dal sottoscritto, da Mario Rossi e la Luca Neri.

Numero parole: 73

Numero frasi: 4

La leggibilità di un testo si fonde sul lessico e sulla sintassi

Per il lessico è necessario :

scegliere le parole del linguaggio comune

preferire le parole brevi

limitare il ricorso alle sigle ( ad eccezione dei termini entrati nell’uso comune )

ridurre i termini tecnico-specialistici ( 1 )

rinunciare a perifrasi non necessarie ( 2 )

evitare le parole straniere ( ad eccezione dei termini entrati nell’uso comune )

rinunciare ad arcaismi, neologismi, latinismi ( 3 )

( 1 ) invece di “ oblazione “, “ pagamento “

invece di “ istanza “, “ richiesta “

invece di ” ingiunzione “ , “ ordine “

invece di “ obliterare”, “ annullare ” o “ timbrare “

( 2 ) invece di “ provvedimento esecutivo di rilascio “, “ sfratto “

invece di “ condizione ostativa “, “ impedimento “

( 3 ) invece di “ dianzi “, “ poco prima “; invece di “ all’ uopo “, “ allo scopo “

Per la sintassi è necessario :

preferire frasi brevi formate da meno di 20-25 parole

escludere frasi con piu’ di 40 parole

privilegiare la coordinazione rispetto alla subordinazione ( 1 )

servirsi soprattutto del modo indicativo ( 2 )

usare se possibile la forma attiva ( 3 )

limitare l’uso della costruzione impersonale ( 4 )

( 1 ) invece di “ Se l’Amministrazione valutasse, sulla base delle leggi in vigore, che non vi fossero le condizioni per soddisfare la richiesta, viene inviata al cittadino, da parte dell’ufficio che detiene l’atto, una lettera apposita per motivare il rifiuto “ meglio “ L’Amministrazione non accoglie la richiesta. L’ufficio invia al cittadino una lettera di spiegazione “

( 2 ) invece di “ Qualora la data di scadenza coincidesse con un giorno festivo, i termini di presentazione delle domande verrebbero prorogati al primo giorno successivo “, meglio “ Se la data di scadenza coincide con un giorno festivo, le domande potranno essere presentate il giorno dopo “

( 3 ) invece di “ Il programma scientifico e gli aspetti logistici sono curati dal Gruppo di Scienze “, meglio “ Il Gruppo di Scienze ha curato il programma scientifico e gli aspetti logistici “

( 4 ) invece di “ Si allega il programma e la scheda di iscrizione “ meglio “ Alleghiamo il programma e la scheda di iscrizione “

Le parole sono fatte, prima che per essere dette, per essere capite: proprio per questo, diceva un filosofo, gli dei ci hanno dato una lingua e due orecchie.

Chi non si fa capire viola la libertà di parola dei suoi ascoltatori. E’ un maleducato, se parla in privato e da privato.

E’ qualcosa di peggio se è un giornalista, un insegnante, un dipendente pubblico, un eletto del popolo.

Chi è al servizio di un pubblico ha il dovere costituzionale di farsi capire ( Tullio De Mauro )