STUDI KASUS ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN OBAT DI SUB …

STUDI KASUS ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN OBAT DI SUB BAGIAN LOGISTIK RUMAH SAKIT GRHA PERMATA IBU

TAHUN 2014

Restia Ardia Rini ; Sandi Iljanto Departemen Administrasi Kebijakan Kesehatan, Fakultas Kesehatan Masyarakat

[email protected]

Abstrak

Studi ini bertujuan untuk menganalisis sistem penyimpanan obat di Sub Bagian

Logistik Rumah Sakit Gra Permata Ibu Tahun 2014. Hasil penelitian menemukan

bahwa sistem penyimpanan obat belum sesuai dengan standar dan indikator

penyimpanan yang efektif. Hal ini diketahui dari ditemukannya obat yang kadaluarsa

dalam jumlah banyak, ditemukannya kejadian obat out of stock, over stock, dan dead

stock, kekurangan jumlah SDM, serta ketidakcukupan gudang dan prasarana untuk

memuat inventory. Studi ini menyarankan agar dilakukan penambahan SDM sebagai

tenaga stock control, pembuatan stok minimum dan maksimum, pembuatan jadwal

permintaan dan kedatangan barang, serta penambahan gudang dan prasarana

untuk penyimpanan obat.

Abstract This study aimed to analyze the drug storage system in Sub-Section Logistic, Grha

Permata Ibu Hospital year 2014. The study found that the storage system is not

appropriate yet with the indicators of effective storage,for example there were expired drugs

in large quantities, out of stock, over stock, dead stock, a shortage of employees, and

inadequacy of warehouse and its infrastructure. This study suggested to recuit a stock control

staff, determine minimum and maximum stock, make a request and arrival schedule of goods,

and expand the warehouse capacity and complete the storage infrastructure. Keywords: storage system, out of stock, over stock, dead stock, warehouse.

1. Pendahuluan

Dalam UU RI NO.44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit dijelaskan bahwa Rumah

Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014

Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan

kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap,

rawat jalan, dan gawat darurat.

Semakin tingginya tuntutan masyarakat terhadap kualitas pelayanan membuat

penyelenggara berkompetisi dalam memberikan pelayanan prima. Pelayanan prima

dapat diperoleh melalui kerjasama atau koordinasi yang baik antar unit. Dengan

berbagai jenis pelayanan yang dimiliki setiap unit, dibutuhkan pengelolaan barang

yang baik agar fungsi pelayanan tidak terganggu. Pengelolaan barang mencakup

berbagai aspek mulai dari pengadaan barang, pendistribusian barang dan

sebagainya. Fungsi-fungsi tersebut terangkum dalam manajemen logistik.

Manajemen logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta

proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan,

penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material atau

alat-alat. Sub bagian logistik adalah bagian dari instansi yang tugasnya

menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk keperluan kegiatan

operasional rumah sakit dalam jumlah, jenis, kualitas, dan pada waktu yang tepat

sesuai dengan kebutuhan dengan harga serendah mungkin (Subagya, 1994).

Penyimpanan merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut

persyaratan yang telah ditetapkan disertai dengan sistem informasi yang selalu

menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai dengan kebutuhan (Febriawati,

2013). Dengan diterapkannya sistem penyimpanan yang baik dan sesuai peraturan

maka akan semakin besar terlaksananya penyelenggaraan kesehatan yang prima

dan terciptanya koordinasi antar unit yang baik.

Rumah Sakit Grha Permata Ibu merupakan rumah sakit tipe C dengan berbagai

jenis pelayanan diantaranya adalah instalasi gawat darurat, instalasi rawat jalan,

instalasi rawat inap, instalasi penunjang medik dan instalasi farmasi. Berbagai jenis

pelayanan tersebut dalam menunjang pemberian layanan yang prima maka unit

tersebut didukung oleh Sub Bagian Logistik logistik seperti dalam hal pengadaan

hingga pendistribusian barang agar sampai sesuai permintaan unit dan dengan mutu

yang terjaga.

Sub Bagian Logistik Logistik Rumah Sakit Grha Permata Ibu memiliki dua jenis


gudang yaitu gudang barang medis dan gudang non medis. Dalam pelaksanaannya,

terdapat kendala dalam penyimpanan barang medis khususnya yang lebih

dipersempit lagi yaitu obat. Pada pelaksanaan sistem penyimpanan obat di Sub

Bagian Logistik logistik terdapat kendala yaitu terdapat obat-obat yang sudah

kadaluarsa dengan jumlah yang cukup tinggi, ruangan atau gudang yang kurang

menunjang jumlah obat yang ada di Sub Bagian Logistik. Berdasarkan dari hasil observasi di Gudang Medis Sub Bagian Logistik Logistik

RS Grha Permata Ibu Tahun 2014, ditemukan beberapa kendala yang menunjukan

permasalahan terkait sistem penyimpanan obat yaitu terdapat obat-obat yang sudah

kadaluarsa dengan jumlah dan harga yang tinggi dan ruangan atau gudang yang

tidak sebanding dengan jumlah obat yang ada di Sub Bagian Logistik Logistik. Atas

dasar tersebut, studi ini dilakukan untuk menganalisis sistem penyimpanan obat di

Sub Bagian Logistik RS Grha Permata Ibu.

2. Tinjauan Teoritis

Berdasarkan Permendagri No. 17 Tahun 2007 penyimpanan merupakan

kegiatan melakukan penerimaan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan,

pemeliharaan barang dan pengeluaran dari tempat penyimpanan. Sedangakan

menurut Subagya (1988) penyimpanan juga dapat diartikan sebagai suatu kegiatan

dan usaha untuk melakukan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan barang

persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan juga dapat

diartikan kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraaan dan

pengaturan barang-barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Adapun

kegiatan dari penyimpanan, antara lain:

a) Menerima, menyimpan, mengatur dan menjaga keutuhan barang dalam

gudang/ruang penyimpanan agar dapat dipergunakan sesuai dg rencana secara

tertib, rapi dan aman;

b) Menyelenggarakan administrasi penyimpanan/pergudangan atas semua barang

yg ada dalam gudang;


c) Melakukan stock opname secara berkala ataupun insidentil terhadap barang

persediaan yg ada di dalam gudang agar persediaan selalu dapat memenuhi

kebutuhan;

d) Membuat laporan secara berkala atas persediaan barang yg ada di gudang.

Dalam penyimpanan logistik kita juga harus memperhatikan beberapa

persyaratan penyimpanan obat. berkaitan dengan efektitas dan efisiensi

penyimpanan barang tersebut. Adapun persyaratannya adalah: (Febriawati, 2013)

1. Penyimpanan

a) Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya

b) Dibedakan menurut suhu, kestabilannya

c) Mudah tidaknya meledak / terbakar

d) Tahan tidaknya terhadap cahaya, disertai dengan sistem informasi yang

selalu menjamin ketersediaan perbekalanfarmasi sesuai dengan kebutuhan

2. Ruang Penyimpanan

a) Kondisi umum untuk ruang penyimpanan: Obat jadi, obat produksi, bahan

baku obat, alat kesehatan dan lain-lain

b) Kondisi khusus untuk ruang penyimpanan: obat termolabil, alat kesehatan

dengan suhu rendah, obat mudah terbakar, obat/bahan obat berbahaya

Beberapa sisitem penataan obat yang digunakan juga memiliki peran penting

terhadap efisiensi pengelolaan dan penyimpanan obat. Sistem penataanobat yang

dapat digunakan antara lain:

1. First in First Out: Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan

meletakan barang baru (datang terakhir) dibelakang barang yang datang

sebelumnya. 2. Last In First Out: Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan

meletakan barang baru (datang terakhir) didepan yang datang sebelumnnya 3. First Expired First Out : Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan

meletakan obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih dahulu di depanobat

yangmempunyai tanggal kadaluarsa lebih akhir.

Fungsi sistem penyimpanan jmenurut Ballou (2004) dalam bukunya yang


berjudul “Business Logistics / Supply Chain Management” adalah sistem

penyimpanan dapat dipisahkan menjadi dua fungsi penting yaitu penanganan

persediaan (storage), dan penanganan bahan.

Menurut Aditama dalam Sheina (2010), Indikator penyimpanan obat yaitu a)

Kecocokan antara barang dan kartu stok, indikator ini bertujuan untuk mengetahui

ketelitian petugas gudang dan mempermudah dalam pengecekan obat, membantu

dalam perencanaan dan pengadaan obat sehingga tidak menyebabkan terjadinya

akumulasi obat dan kekosongan obat, 2) Turn Over Ratio, indikator ini digunakan

untuk mengetahui kecepatan perputaran obat, yaitu seberapa cepat obat dibeli,

didistribusi, sampai dipesan kembali, dengan demikian nilai TOR akan berpengaruh

pada ketersediaan obat. TOR yang tinggi berarti mempunyai pengendalian

persediaan yang baik, demikian pula sebaliknya, sehingga biaya penyimpanan akan

menjadi minimal, 3) Persentase obat yang sampai kadaluwarsa dan atau rusak,

indikator ini digunakan untuk menilai kerugian rumah sakit, 4) Sistem penataan

gudang, indikator ini digunakan untuk menilai sistem penataan gudang standar

adalah FIFO dan FEFO, 5) Persentase stok mati, stok mati merupakan istilah yang

digunakan untuk menunjukkan item persediaan obat di gudang yang tidak

mengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan, 6) Persentase nilai stok akhir,

nilai stok akhir adalah nilai yang menunjukkan berapa besar persentase jumlah

barang yang tersisa pada periode tertentu, nilai persentese stok akhir berbanding

terbalik dengan nilai TOR.

3. Metode Penelitian

Penelitian ini menggunakan desain penelitian kualitatif dengan

menggunakan pendekatan sistem. Data yang digunakan adalah data primer dan

data sekunder. Data primer yaitu melalui wawancara mendalam,, observasi

sedangkan data sekunder yaitu melalui telaah dokumen sehingga dapat

memberikan gambaran sistem penyimpanan di Sub Bagian Logistik RS Grha

Permata Ibu Depok Tahun 2014. Informan wawancara mendalam berjumlah 4

orang, yaitu Wakil Direktur Administrasi dan Umum, Kepala Sub Bagian Logistik,

Staf Medis Sub Bagian Logistik, Satu orang Staf Umum Sub Bagian Logistik.


Instrumen dalam penelitian ini berupa pokok bahasan wawancara mendalam,

daftar tilik, dan pedoman observasi.

Validitas data pada penelitian ini dilakukan dengan menggunakan

triangulasi data yaitu triangulasi sumber data dan triangulasi metode. Hasil data

disajikan dalam bentuk narasi dan tabel untuk mempermudah dalam

menginterpretasikan dan menggambarkan sistem penyimpanan obat. Tahapan

yang digunakan yaitu:

1. Data yang diperoleh dari hasil wawancara mendalam, observasi dan telaah

dokumen dikumpulkan

2. Data yang diperoleh dari wawancara mendalam dibuat dalam bentuk matriks

wawancara

3. Data dikelompokkan sesuai dengan variabel yang diteliti sesuai dengan

kerangka konsep

4. Data yang diperoleh disajikan dalam bentuk matriks dan kutipan

4. Hasil Penelitian

Tabel 4.1 Karakteristik Informan

No. Kode Informan

Jenis Kelamin Usia Pendidikan

Terakhir

Lama Bekerja di RS

GPI

Lama Bekerja di Jabatan Sekarang

1 I-‐1 Laki-‐laki 33 Tahun D3 Farmasi 7 Tahun 7 Tahun

2 I-‐2 Laki-‐laki 27 Tahun SMA 4 Tahun 4 Tahun

3 I-‐3 Laki-‐laki 38 Tahun S1-‐Apoteker 6 Tahun 1 Tahun

4 I-‐4 Laki-‐laki 37 Tahun S2 4 Tahun 4 Tahun

4.1. Input 4.1.1 Gambaran beban kerja dengan kecukupan jumlah SDM

Hasil wawancara yang didapatkan berdasarkan wawancara mendalam yang

dilakukan dengan beberapa informan memberikan informasi mengenai gambaran

beban kerja dengan kecukupan jumlah sumber daya manusia di gudang medis.

Menurut semua informan SDM yang ada di Sub Bagian Logistik kurang mencukupi

sesuai beban kerja yang ditanggung.


Berdasarkan hasil pengamatan, jumlah petugas yang ada di gudang masih

kurang dari beban kerja yang harus dilaksanakan. Hal ini dapat diketahui dari jumlah

staff untuk gudang medis dan non medis hanya berjumlah 1 orang dan

masing-masing merangkap sebagai pelaksana stock control sekaligus administrasi

sehingga dalam pelaksanaan tugasnya masih saling membantu pekerjaan satu

sama lain dan tidak bisa maksimal dalam pelaksanaan tugas.

4.1.2 Kualitas Sumber Daya Manusia

Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi mengenai

kualitas SDM Sub Bagian Logistik sudah memenuhi kompetensi.

Berdasarkan hasil pengamatan dalam melakukan penelitian, seluruh SDM Sub

Bagian Logistik mampu menjalankan aktivitas logistik dengan baik terlebih lagi

didukung oleh pengalaman bekerja di Sub Bagian Logistik. Untuk latar belakang

pendidikan juga sudah sesuai dengan penempatannya. Untuk staff barang non

medis memang masih berpendidikan SMA akan tetapi staff tersebut juga sedang

melanjutkan pendidikan jenjang S1 nya.

4.1.3 Pelatihan SDM Mengenai Logistik


belum pernah dilaksanakannya pelatihan mengenai aktivitas logistik hanya pernah

mengikuti sosialisasi tentang obat formularium dan vaksin. Akan tetapi, RS Grha

Permata Ibu sudah merencanakan dan menganggarkan untuk pelaksanaan atau

pengikutsertaan SDM Sub Bagian Logistik dalam pelatihan mengenai logistik pada

Tahun 2015.

Berdasarkan hasil pengamatan dalam melakukan penelitian, masih terdapat

beberapa aktivitas yang belum maksimal dilakukan oleh SDM Sub Bagian Logistik

sehingga memerlukan pelatihan seperti utilisasi software, menjaga kualitas dan mutu

barang, administrasi logistik dan stock control sehingga pihak RS perlu

merealisasikan rencana pelatihan mengenai aktivitas logistik.

4.1.4 Evaluasi Kinerja SDM


evaluasi kinerja SDM dilakukan oleh Kepala Sub Bagian Logistik setiap 3 bulan

sekali dan selanjutnya hasil evaluasi tersebut direkap untuk penilaian SDM 1 tahun.


Evaluasi kinerja juga disebutkan oleh semua staff logistik bersifat rahasia.

4.1.5 Kecukupan Gudang Medis untuk Memuat Inventory Yang Ada


gudang medis atau gudang obat yang masih belum dapat menampung seluruh

inventory obat yang ada. Seluruh informan mengatakan bahawa ruangan yang ada

kurang memadai.

Berdasarkan hasil observasi peneliti, gudang penyimpanan terlihat sangat penuh

dan tidak mencukupi dan tidak dapat memuat seluruh obat yang ada. Akibatnya,

banyak obat-obatan yang diletakkan di dalam kardus maupun box obat itu sendiri di

lantai gudang. Gudang medis berukuran 5x5m2 dengan 4 rak besar yang memuat

sediaan medis yang memisahkan sediaan tablet, cairan dan injeksi terlihat sangat

penuh dan masih kurang.

Penerimaan barang dari supplier yang waktunya tidak tentu membuat Gudang

medis menjadi semakin penuh. Keterbatasan jumlah SDM yang ada juga

menjadikan aktivitas penyimpanan obat tidak maksimal. Input barang ke dalam kartu

stok juga tidak bisa langsung dilakukan pada seluruh barang yang datang karena

beban pekerjaan staff medis maupun non-medis yang banyak.

4.1.6 Kecukupan Peralatan Penyimpanan Obat


ketersediaan peralatan penyimpanan obat yang sudah mencukupi seperti kartu stok,

tangga, alat tulis. Akan tetapi seluruh informan mengatakan bahwa rak untuk

penyimpnanan obat masih kurang.

Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, peralatan penyimpanan obat seperti

tangga untuk mengambil obat, kartu stok, atk sudah tersedia dengan kondisi baik.

4.1.7 Gambaran Pelaksanaan SOP Terkait Sistem Penyimpanan obat


ketersediaan SOP yang masih belumda dan masih dalam tahap proses revisi

danbelum disahkan. Aktivitas logistik sehari-hari dilaksanakan berdasarkan

kebiasaan dan memo. Pelaksanaan tugas sehari-hari juga dikatakan oleh beberapa

informan belum sesuai peraturan karena keterbatasan SDM dan tempat.

Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, pelaksanaan tugas dan aktivitas logistik


belum maksimal sesuai peraturan seperti pada penyimpananobat masih banyak

terdapat obat-obatan yang disusun tidak berdasarkan metode FIFO. Hal ini

disebabkan oleh keterbatasan SDM dalam manajemen waktu sebagai stock

control dan administrasi secara bersamaan sehingga kurang bisa maksimal.

4.2 Proses

4.2.1 Pelaksanaan Metode FIFO


pelaksanaan metode FIFO terkendala oleh ruangan dan rak yang terbatas.

Berdasarkan hasil pengamatan, pelaksanaan metode FIFO tidak bisa maksimal

dilaksanakan karena keterbatasan ruangan dan rak yang kurang sebanding dengan

jumlah barang medis yang ada di gudang. Sementara itu juga jumlah SDM dengan

beban kerja yang banyak sehingga untuk pencatatan dan penataan obat tidak bisa

dilaksanakan dengan baik karena banyaknya pekerjaan lain yang harus diurus.

4.2.2 Kendala Penataan Obat


penataan obat juga terkendala oleh ruangan dan rak yang terbatas.

Berdasarkan hasil pengamatan, penataan obat di gudang medis Sub Bagian

Logistik sudah ditata berdasarkan abjad dan sediaan. Akan tetapi untuk sediaan

infus masih belum dipisahkan karena kekurangan rak penyimpanan dan ruangan

yang semakin sempit jika ditambahankan rak lagi. Selain itu juga masih terdapat

kejadian obat yang bertumpuk-tumpuk dalam penataannya karena keterbatasan

sarana dan prasarana.

4.2.3 Cara Mengatasi Kendala Penataan Obat


solusi terhadap kendala dalam penataan obat yaitu penambahan rak dan gudang.

Perencanaan penambahan rak sudah diajukan oleh Kepala Sub Bagian Logistik dan

sudah disetujui akan tetapi masih belum tahu kapan kedatangan rak tersebut.

Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, jika penambahan rak maka gudang

medis akan semakin padat dan tidak leluasa untuk bergerak dikarenakan ukuran

gudang medis yang hanya 5x5m2.


4.2.4 Pengawasan Penataan Obat


pengawasan penataan obat dilakukan dengan stock control dan pembuatan laporan

obat yang akan kadaluarsa dan jika terdapat obat yang akan kadaluarsa dalam

waktu dekat maka akan dikoordinasikan ke wadir medik untuk membuat edaran

kepada dokter-dokter untuk utilisasai obat tersebut.

4.2.5 Kendala pencatatan obat


pencatatan obat terkendala oleh keterbatasan tenaga SDM yang hanya terdapat 1

orang masing-masing untuk gudang medis dan non medis yang merangkap sebagai

pelaksana stock control dan administrasi sehingga pada pelaksanaan pencatatan

obat tidak bisa maksimal.

Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, kendala penataan obat ditemui pada

keterbatasan SDM seperti pada saat SDM sedang melakukan stock control pada

saat yang bersamaan ada barang datang dan ada user yang mengambil obat

sehingga pelaksaan pencatatan terhenti dan tidak bisa selesai.

4.2.6 Cara Mengatasi Kendala Pencatatan Obat


kendala pencatatan obat dapat diatasi dengan penambahan SDM sehingga jumlah

sehingga masing-masing gudang medis dan non medis mempunyai tenaga

administrasi dan stock control terpisah. Selain itu juga dikatakan akan ada

penertiban jadwal pemesanan barang dan kapan barang datang.

Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, sudah terdapat jadwal distribusi barang

di Sub Bagian Logistik. Sementara jadwal penerimaan barang dan kapan barang

tersebut datang baru sebelumnya belum ada sehingga masih terdapat barang yang

datang setiap harinya sehingga gudang menjadi crowded.

4.2.7 Alur Pelaporan Kejadian di Sub Bagian Logistik

Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi mengenai alur

pelaporan kejadian di Sub Bagian Logistik yaitu dari Kepala Logistik kemudian ke

Wakil Direktur Administrasi dan Umum. Pada Struktur Organisasi terdapat posisi

Kepala Bagian Umum sebagai atasan Kepala Sub Bagian Logistik. Akan tetapi posisi


tersebut masih kosong sehingga segala pelaporan dari Kepala Sub Bagian Logistik

selalu dilanjutkan ke Wakil Direktur Administrasi dan Umum.

4.3 Output

4.3.1 Penyebab Obat Out Of Stock

Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi kejadian out of

stock dapat disebabkan oleh perputaran obat yang tidak pasti, permintaan

pembelian dan pembayaran yang terkambat dan belum adanya stok minimum dan

maksimum.

4.3.2 Frekuensi Kejadian Obat Out of Stock

Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi frekuensi

kejadian out of stock berkisar 5% sampai 20% dalam 1 bulan.

4.3.3 Dampak Kejadian Obat Out of Stock

Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi dampak dari

kejadian out of stock adalah pelayanan terhambat dan RS harus membeli obat dari

luar yang harganya menjadi lebih mahal sehingga rugi dan tidak mendapat

keuntungan dari obat yang seharusnya dijual RS.

4.3.4 Pengendalian Kejadian Obat Out of Stock

Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi pengendalian

kejadian out of stock dengan cara pembuatan stok minimum dan maksimum

sehingga didapatkan titik reorder point, berapa banyak safety stock, dan berapa

lama lead time.

4.3.5 Penyebab Obat Over Stock

Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi kejadian over

stock disebabkan oleh obat yang trend pemakaian obat (obat yang dahulu laku dan

menjadi tidak laku pad saat tertentu), lalu obat tidak masuk formularium lagi dan bisa

disebabkan karena belum adanya stok minimun dan maksimum.

4.3.6 Frekuensi Kejadian Obat Over Stock


kejadian over stock berkisar 5% sampai 10% dalam 1 bulan.

4.3.7 Dampak Kejadian Obat Over Stock


Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi dampak

kejadian over stock ruangan menjadi penuh dan obat berisiko kadaluarsa, hilang dan

rusak.

Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, obat over stock dan dead stock sudah

mengakibatkan obat kadaluarsa. Belum adanya stok minimum dan maksimum serta

utilisasi data trend pemakaian obat dan penyimpanan obat yang bertumpuk-tumpuk

menyebabkan terdapat obat kadaluarsa.

4.3.8 Pengendalian Kejadian Obat Over Stock


kejadian over stock dengan cara pembuatan stok minimum dan maksimum sehingga

didapatkan titik reorder point, berapa banyak safety stock, dan berapa lama lead

time.

4.3.9 Penyebab Obat Dead Stock

Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi kejadian dead

stock disebabkan oleh obat tersebut tidak lagi diresepkan oleh dokter karena dokter

tersebut berhenti bekerja di RS dan lain hal.

4.3.10 Frekuensi Kejadian Obat Dead Stock


kejadian dead stock jarang terjadi di gudang medis.

4.3.11 Dampak Kejadian Obat Dead Stock

Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi dampak

kejadian dead stock ruangan menjadi penuh dan perputaran uang menjadi lama dan

obat berisiko rusak, kadaluarsa dan hilang.

Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, obat yang tidak digunakan lagi dapat

diretur tetapi membutuhkan proses seperti harus tersedianya surat penerimaan

barang (SPB) dan obat tersebut juga terdapat yang menjadi kadaluarsa dan rusak

dikarenakan sistem penyimpanan yang menumpuk.

4.3.12 Pengendalian Kejadian Obat Dead Stock


kejadian dead stock dengan cara monitoring obat pembuatan stok minimum dan

maksimum sehingga didapatkan titik reorder point, berapa banyak safety stock, dan


berapa lama lead time.

5. Pembahasan

5.1 Input

5.1.1 SDM

Sub Bagian Logistik Rumah Sakit Grha Permata Ibu mempunyai 3 orang SDM

yaitu Kepala Sub Bagian Unit Logistik, Staff Barng Medis dan Staff Barang Non

Medis. Dalam struktur organisasi RS Grha Permata Ibu, Kepala Sub Bagian Logistik

berkoordinasi dengan Kepala Bagian Umum untuk pelaksanaan dan pelaporan

tugas. Akan tetapi, jabatan Kepala Bagian Umum masih kosong sehingga dirangkap

oleh Wakil Direktur Administrasi dan Umum. Selain itu, dalam pelaksanaan aktivitas

logistik, staff barang medis dalam bertugas merangkap sebagai pelaksana atau

stock control dan administrasi begitu juga dengan staff barang non medis.

Berdasarkan SK Direktur jumlah kebutuhan SDM unit logistik masih kurang dari

jumlah yang ada saat ini. Diperkiraan perlu penambahan 1 orang lagi yang dalam

hasil wawancara disebutkan juga bahwa 1orang tersebut nantinya akan ditempatkan

untuk stock control.

Tabel 7.1 Jumlah Kebutuhan SDM Sub Bagian Logistik RS Grha Permata Ibu

Kebutuhan Jumlah Saat Ini Kekurangan

4 3 1 Sumber: SK Direktur Utama PT Permata Husada Sakti tentang Rencana Kerja dan Anggaran

Rumah Sakit Grha Permata Ibu Tahun 2015

Kebutuhan jumlah SDM ini didasarkan pada beban kerja yang banyak harus

dilaksanakan.

Sementara mengenai kualitas SDM Sub Bagian Logistik, kompetensi yang

dimiliki sudah sesuai dengan penempatannya yaitu Kepala Sub Bagian Logistik

merupakan S1-Apoteker, Staff Barang Medis merupakan D3 Farmasi, dan Staff

Barang Umum merupakan SMA dan sedang mengambil pendidikan S1.

Pada ketersediaan pelatihan mengenai Logistik di RS Grha Permata ibu masih

belum dilaksanakan baik itu mengenai administrasi yang baik maupun tentang

penyimpanan obat dan memelihara mutu obat. Akan tetapi akan dianggarkan untuk


Tahun 2015. Pelatihan sangat penting untuk diadakan untuk memaksimalkan kinerja

di Bagian Logistik. Pelatihan Pelatihan adalah setiap usaha untuk memperbaiki

prestasi kerja pada suatu pekerjaan tertentu yang sedang menjadi tanggung

jawabnya (Gomes, 1997).

5.1.2 Sarana dan Prasarana

Perbandingan Ketentuan Gudang Menurut Bina Farmasi Departemen

Kesehatan (2005) dengan Gudang Sub-Bagian Logistik RS Grha Permata Ibu: Persyaratan Gudang Menurut Bina Farmasi DepKes (2005) Gudang Sub-Bagian Logistik RS

Grha Permata Ibu

Ruangan cukup luas minimal 3x4 m Ruangan berukuran 5x5 m

Ruangan kering atau tidak lembab Terpenuhi

Terdapat ventilasi Tidak Terpenuhi

Cahaya yang cukup Sedikit Cahaya

Lantai dibuat dari tegel/semen dialasi dengan papan (palet) Terpenuhi Sebagian

Dinding dibuat licin, sudut lantai dan dinding tidak tajam Terpenuhi

Dikhususkan untuk penyimpanan obat Terpenuhi

Pintu memiliki kunci ganda Terpenuhi

Tersedia lemari/laci khusus untuk obat narkotika dan

psikotropika yang selalu terkunci dan sebaiknya ada pengukur

suhu ruangan

Tersedia kulkas medis, tidak selalu

terkunci, ada pengatur suhu

ruangan

Faktor kelembaban, sinar matahari, temperatur, kerusakan fisik,

kontaminasi bakteri dan pengotoran juga perlu diperhatikan

agar mutu obat terjaga.

• Kelembaban terpenuhi

• Ada sedikit sinar matahari

masuk

• Ada penatur temperatur

• Kerusakan fisik beberapa kali

terjadi akibat penataan obat

yang bertumpuk-tumpuk

• Selalu ada petugas kebersihan

1hari 2x membersihkan

gudang medis

Sedangkan Menurut Departemen Kesehatan RI (2007) tentang Pedoman Teknis

Sarana dan Prasarana Rumah Sakit Kelas C, disebutkan bahwa luas gudang


perbekalan dan alat kesehatan yaitu 10 m2,

RS Grha Permata Ibu merupakan RS Tipe C sehingga pelayanan yang diberikan

besar dan begitu pula dengan ketersediaan obat yang juga semakin banyak. Untuk

gambaran gudang medis Sub Bagian Logistik sesuai hasil wawancara mendalam

dan observasi tidak mencukupi untuk memuat inventory yang ada. Jumlah obat yang

ada di gudang medis sebanyak lebih dari 5.000 obat dengan luas gudang hampir

5x5m2.

Selain itu, banyak terjadi obat-obatan yang mutunya rusak seperti obat

kadaluarsa yang terjadi karena obat yang ditata menumpuk dan sering terlewatnya

pencatatan tanggal kadaluarsa barang pada kartu stok setiap barang akan diinput.

Penyimpanan obat yang bertumpuk-tumpuk disebabkan oleh keterbatasan ruangan.

Ruangan atau gudang yang tersedia juga hanya untuk menampung dan menatan

obat berdasarkan sediaan tablet, cairan dan sebagian injeksi saja.

5.1.3 Standar Operasional Prosedur

Standar Operasional Prosedur merupakan acuan untuk melakukan tugas dalam

bekerja. Ketersediaan SOP di Sub Bagian Logistik masih dalam pembuatan dan

masih dalam proses revisi. Oleh karena itu pelaksanaan kegiatan harian

berdasarkan kebiasaan dan memo.

Pelaksanaan tugas SDM logistik juga berpedoman pada uraian tugas dan

tanggung jawab masing-masing jabatan di Sub Bagian Logistik. dan dalam

pelaksanaannya sudah disesuaikan dengan kemampuan karena beban kerja yang

besar sehingga tidak dapat maksimal seperti penataan dan penctatan kartu stok obat

yang sering terlewat karena pada saat bersamaan ada barang yang datang sehingga

harus melakukan administrasi penerimaan barang dan membuat Surat Penerimaan

Barang.

5.2 Proses

5.2.1 Metode FIFO

Sistem penyimpanan obat di Gudang Medis Sub Bagian Logistik menggunakan

metode FIFO (First in First Out) yaitu obat yang baru datang diletakkan di belakang


obat yang sebelumnya lebih dahulu masuk.

Menurut Bina Farmasi Departemen Kesehatan (2005), metode penyimpanan

disusun secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out (FEFO)

dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen. Selain itu barang

juga harus dipisahkan untuk barang yang penyebutan namanya hampir sama harus

dipisah dan yang mempunyai packaging yang sama juga oibat tersebut tidak boleh

diletakan berdampingan untuk menghindari kesalahan pengambilan obat.

Pelaksanaan metode FIFO di Sub Bagian Logistik mempunyai kendala oleh

ruangan dan rak yang terbatas dan jumlah SDM yang terbatas sehingga dalam

pelaksanaan FIFO hanya dapat menyusun obat secara alfabetis akan tetapi belum

bisa berdasarkan LASA (Look Alike Sound Alike) dan juga.

5.2.2 Penataan dan Pencatatan Obat

Penataan obat di gudang medis Sub Bagian Logistik sudah ditata berdasarkan

abjad dan sediaan. Akan tetapi masih terdapat kejadian obat yang

bertumpuk-tumpuk dikarenakan kekurangan rak penimpanan. Perencanaan

penambahan rak sudah diajukan oleh Kepala Sub Bagian Logistik dan sudah

disetujui akan tetapi masih belum tahu kapan kedatangan rak tersebut. Sementara

itu, banyak juga kasus obat kadaluarsa yang juga disebabkan oleh penataan obat

yang bertumpuk-tumpuk, obat yang datang lebih dahulu tidak selalu langsung ditata

didalam rak.

5.2.3 Pencataan Obat

Pencatatan obat ke dalam kartu stok juga di Sub Bagian Logistik terkendala oleh

belum ada penertiban jadwal pemesanan dan kedatangan barang sehingga beban

kerja pegawai menjadi berart karena pada saat pegawai ingin menginput barang ke

dalam kartu stok pada saat bersamaan barang datang dan harus melakukan

administrasi sehingga mengakibatkan penctatan tertunda-tunda. Sehingga

penambahan SDM 1 orang sebagai stock control untuk menghindari beban kerja

yang berlebihan dari kapasitas SDM.

5.3 Output

Fungsi manajemen logistik merupakan suatu proses yang terdiri dari


perencanaan, penganggaran, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, distribusi,

penghapusan, pengendalian, dan evaluasi (Quick, 1997).

Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obatan yang

diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan

mutunya tetap terjamin. (Bina Farmasi, Departemen Kesehatan).

5.3.1 Out of stock

Out of stock merupakan kekosongan obat. Kejadian out of stock di gudang medis

disebabkan oleh perputaran obat yang tidak pasti, permintaan pembelian dan

pembayaran yang terlambat dan belum adanya perhitungan stok minimum dan

maksimum sehingga belum bisa memastikan berapa minimal dan maskimal obat

yang harus disediakan setiap bulannya. Kejadian kekosongan obat di Sub Bagian

Logistik terjadi sekitar 5-20% setiap bulannya sehingga mengakibatkan pelayanan

RS terhambat dan mengharuskan RS membeli obat Cash On Delivery yang tentunya

lebih mahal dari pembelian di supplier yang biasa bekerja sama. Pembuatan

perhitungan stok minimum dan maksimum sedang dilaksanakan.

5.3.2 Over Stock

Kejadian over stock obat di Sub Bagian Logistik RS Grha Permata Ibu terjadi

sekitar 5-10% setiap bulannya. Over stock tersebut mengakibatkan obat kadaluarsa

dan berisiko merusak mutu hobat seperti karena penyimpanan yang

bertumpuk-tumpuk karena keterbatasan rak. Selain itu, juga dapat berisiko untuk

hilangnya obat. Over stock disebabkan oleh trend obat yaitu yang dahulu laku dan

menjadi tidak laku pada saat tertentu, lalu obat tidak masuk formularium lagi dan bisa

disebabkan karena belum adanya stok minimun dan maksimum

5.3.3 Dead Stock

Kejadian dead stock di Sub Bagian Logistik RS Grha Permata Ibu jarang terjadi.

Dead stock obat disebabkan oleh obat yang tidak lagi diresepkan oleh dokter karena

dokter tersebut berhenti bekerja di RS dan lain hal. Kejadian-kejadian tersebut

berdampak pada pelayanan terhambat, ruangan menjadi penuh dan obat berisiko

kadaluarsa, hilang dan rusak sehingga perlu dilaksanakan monitoring obat,

pembuatan stok minimum dan maksimum.


6. Kesimpulan

6.1 Kesimpulan Input

Sumber Daya Manusia di Sub Bagian Logistik Rumah Sakit Grha Permata Ibu

belum mencukupi dan masih kekurangan 1 orang sebagai tenaga stock control.

Kualitas SDM yang dimiliki juga sudahdisesuaikan dengan penempatan jabatan.

Pelatihan mengenai aktivitas logistik juga belum pernah dilaksanakan akan tetapi

sudah direncanakan untuk Tahun 2015. Selain itu ketersediaan SOP juga masih

dalam pembuatan dan revisi, sehingga kesehariannya petugas logistik

melaksanakan tugas berdasarkan kebiasaan dan memo

6.2 Kesimpulan Proses

Sistem penyimpanan obat di Gudang Medis Sub Bagian Logistik menggunakan

metode FIFO dan dalam pelaksanaannya terkendala oleh jumlah SDM yang tidak

sesuai dengan beban kerjanya, ruangan dan rak yang terbatas. Akan tetapi sudah

direncanakan penambahan SDM serta gudang dan rak pendukung. Selain itu pada

penataan obat, masih juga terdapat kejadian obat kadaluarsa yang disebabkan oleh

penataan obat yang bertumpuk-tumpuk dan Penataan obat di gudang medis Sub

Bagian Logistik sudah ditata berdasarkan abjad dan sediaan. Akan tetapi masih

terdapat kejadian obat yang bertumpuk-tumpuk dikarenakan kekurangan rak

penimpanan. Perencanaan penambahan rak sudah diajukan oleh Kepala Sub

Bagian Logistik dan sudah disetujui akan tetapi masih belum tahu kapan kedatangan

rak tersebut. Pada pencatatan obat, masih seringnya terjadi pencatatan keterangan

obat di kartu stok yangh terlewat sehingga menyulitkan pada saat pembuatan

laporan pendataan barang yang akan kadaluarsa yang dilakukan setiap 6 bulan

sekali.

6.3 Kesimpulan Output

Masih terdapatnya kejadian obat out of stock dan over stock yang disebabkan

belum adanya stok minimum dan maksimum, sementara dead stock disebabkan

oleh, obat yang tidak lagi diresepkan oleh dokter karena dokter tersebut berhenti

bekerja di RS dan lainnya. Presentasi kejadian obat out of stock dan over stock dan

dead stock setiap bulannya menyimpulkan sistem penyimpanan obat yang ada

belum baik.


7. Saran

1. Bagi Manajemen Rumah Sakit Grha Permata Ibu

A. Penambahan gudang medis dan rak penyimpanan untuk menunjang

inventory obat

B. Penambahan SDM Sub Bagian Logistik sesuai dengan analisis

kebutuhan SDM pad SK Direktur yaitu penambahan 1 orang untuk Sub

Bagian Logistik sebagai stock control sehingga tidak lagi terjadi kerusakan

mutu obat

C. Penyelenggaraan pelatihan mengenai logistik seperti menjaga kualitas

mutu obat, pelatihan penggunaan software, pelaksanaan administrasi

logistik, sediaan obat dan sistem penyimpanan serta penataan obat.

D. Segera membuat surat edaran untuk utilisasi obat yang tidak lagi

digunakan oleh dokter yang keluar dari RS

2. Bagi Sub Bagian Logistik

A. Pembuatan Standar Prosedur Operasional untuk setiap aktivitas logistik

B. Pembuatan stok minimum dan maksimum untuk pengendalian obat

sehingga persediaan selalu ada baik dalam kondisi minimum dan tidak

melebihi batas.

C. Monitoring stock dan evaluasi harian terkait pelaksanaan tugas dengan

memberikan arahan terkait perbaikan pelaksanaan tugas

D. Segera melakukan retur obat kepada supplier untuk menghindari kerugian

dana, tempat dan waktu karena rusaknya mutu obat

E. Memperbaiki dan melakukan pencatatan dan pelaporan secara rutin

F. Koordinasi dengan Bagian Farmasi terkait ketersediaan dan pengendalian

obat

Kepustakaan Aditama, Tjandra Yoga. 2000. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta: UI

Press. Hal 102-103

Aditama, Tjandra Yoga. 2003. Manajemen Administrasi Rumah Sakit Edisi Kedua.


Depok : UI-Press.

Bahfen Faiq. Peraturan Dalam Produksi dan Peredaran Obat. 1st ed. PT. Hecca

Mitra Utama. Jakarta 2006 : 56-60

Ballon, Ronald H. 1999. Business Logistics Management : Planning, Organizing and

Controlling Supply Chain.

Departemen Kesehatan R.I, Ditjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan. 2005.

Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.

Departemen Kesehatan RI. 2007. Pedoman Teknis Sarana dan Prasarana Rumah

Sakit Kelas C.

Bowersox, Donald J. 1978. Logistics Management, Macmillan Publishing Co. Inc

Bowersox, Donald J. 1986. Manajemen logistik 2 : Integrasi Sistem-Sistem

Manajemen Distribusi Fisik dan Manajemen Material (A. Hasymi Ali,

Penerjemah). Jakarta : Bumi Aksara.

Bowersox, Donald J. 1978. Logistics Management, Macmillan Publishing Co. Inc

Johnson, James C., Wood, Donald F. & Wardlow, Daniel L., Murphy, Paul R. 1999,

Contemporary Logistics, Prentice-Hall, United States of America.\

Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 43/Menkes/SK/II/1988 tentang Cara

Pembuatan Obat Yang Baik (CPOB). Jakarta.

Quick, J. D., Management Drug Supply : Management Science for Health, Boston.

2006

Subagya. 1996. Manajemen Logistik. Jakarta: PT Toko Gunung Agung.

Siregar, Farmasi Rumah Sakit; Teori dan Penerapan, EGC, Jakarta. 2004 3.

Sheina et al. 2010. Penyimpanan Obat Di Gudang Instalasi Farmasi Rumah Sakit

PKU Muhammadiyah Yogyakarta Unit 1, Jurnal KesehatanMasyarakat Vol 4

No.1.

Undang-Undang RI Nomor 23 tahun 1992 tentang Kesehatan. Jakarta 2004 : 2-3

dan 14-15


Documents

STUDI KASUS ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN OBAT DI SUB …