PROJECT MANAGEMENT PROCESSESCHAPTER 3JAMALDIN MALIK

Bab 3 disini membahas kasus yang berkaitan dengan konsep Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) . Yaitu kumpulan pengetahuan yang menjelaskan pekerjaan manajemen proyek. Tujuan utama PMBOK Guide adalah untuk mengidentifikasikan bagian dari PMBOK sehingga memudahkan dalam praktek.

Studi kasus :

• Special Session

• Waterfall Software Development

• Extreme Programming

• Do You ZBB?

Spesial Session

Jill, Kelly, Alice, Mackey, dan Octavio

Thomas Glacia

PMBOK• Memulai,• Perencanaan, • Pelaksana, • Pemantauan dan

Pengendalian, • Penutupan

kelompok proses

• PMBOK Guide digunakan oleh Project Management Institute sebagai acuan dasar tentang pengetahuan manajemen proyek dan praktik untuk program pengembangan professional

1. Memulai Mendapatkan ide dan mengidentifikasi proyek

2. PerencanaanMembuat pecahan kecil dan mengatur struktur menjadi top-down untuk lebih rincimendefinisikan sumber daya dan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan proyek tersebut melalui struktur rincian kerjamelibatkan rencana sumber daya, rencana keuangan, rencana mutu, rencana penerimaan, dan komunikasi

3. Pelaksanaanpekerjaan yang sudah ditetapkan dalam rencana proyek untuk mencapai tujuan proyek. termasuk membuat penyampaian proyek, mengelola peralatan, perlengkapan, dan orang-orang; mengelola risiko; dan menciptakan data proyek seperti jadwal, biaya, teknis, dan kemajuan kualitas

4. Pemantauan dan Pengendalian• mengidentifikasi potensi masalah pada waktu yang tepat sehingga tindakan korektif

dapat diambil segera. Pemantauan dan pengendalian proyek akan menguntungkan kinerja proyek karena diamati dan diukur secara teratur untuk mengidentifikasi varians dari rencana proyek

• mengidentifikasi faktor-faktor kunci dalam rencana aksi proyek. Faktor-faktor harus fokus pada hasil dan bukan kegiatan

• Pemantauan dengan metode EVAEVA (Economic Value Added) adalah salah satu cara untuk menilai kinerja keuangan. EVA merupakan indicator tentang adanya penambahan nilai dari satu investasi. 

• Pengendalian untuk mengurangi perbedaan antara rencana dan kenyataan. Pengendalian proyek berfokus pada tiga unsur proyek: kinerja, biaya, dan waktu

5. Penutupan kelompok proses Mengakhiri proyek , di ukur dari faktor-faktor bersifat teknis, ekonomi, pasar, kepuasan pelanggan, dampak proyek pada organisasi, dll

Discussion items

• What project management tools were mentioned in this case?

• Which of the process groups do you think is the most challenging one? Explain your reasons.

• How are the knowledge areas and project management processes related?

• In your opinion, what is termination by starvation?

Waterfall Software Development OSMAN OSMAN

menunjuk

Robert Adam,Manajer proyek

Renegade penyedia asuransi Rencana proyek

- Upgrade sistemdatabase Oracle dengan konektivitas yang tepat untuk sistem yang ada, dantransfer data Aman dari MS Access ke OracleLeila Rakoba

analis bisnis

menunjuk

The pharmacy department (PD)

Waterfall Model = Linear Sequential Model”/ “classic life cycle”.Model ini adalah model tahun 1970, banyak dipakai didalam Software Engineering (SE).Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan systemlalu menuju ke tahap analisis, desain, coding, testing / verification, dan maintenance. 

• Adanya konflik dalam proses pengembangan softwareLukas memberikan rancangan baru terhadap proses program

Robert tetap menerapkan sesuai spesifikasi awal

•Item Diskusi o Apa pro dan kontra dari metodologi waterfall?o Bagaimana Anda akan mengubah model air terjun untuk lebih merespon ke waktu -

tekanan pasaro Apakah Anda setuju atau tidak setuju dengan Robert cara penanganan masalah?

Mengapa

• Kelebihan :-   Merupakan model pengembangan paling handal dan paling lama digunakan.-   Cocok untuk system software berskala besar.-   Cocok untuk system software yang bersifat generic.-   Pengerjaan project system akan terjadwal dengan baik dan mudah dikontrol.

•Kekurangan :-   Persyaratan system harus digambarkan dengan jelas.-   Rincian proses harus benar-benar jelas dan tidak boleh berubah-ubah.-  Sulit untuk mengadaptasi jika terjadi perubahan spesifikasi pada suatu tahapan pengembangan

Extreme ProgrammingMANI AMBALAN

Do You ZBB? RABAH KAMIS

BOB

Sally Mantan manajer

SheaManajer baru

“Bob always makes commitments he does not meet and he does not update his stakeholders with the status of his deliverables. He should show discipline and communicate his ZBB list to stakeholders.”

Zero Based Budgeting adalah sistem anggaran yang didasarkan pada perkiraan kegiatan, bukan pada yang telah dilakukan dimasa lalu.

Setiap kegiatan akan dievaluasi secara terpisah. Ini berarti berbagai program dikembangkan dalam visi pada tahun yang bersangkutan.

Konsep Zero Based Budgeting dimaksudkan untuk mengatasi kelemahan yang ada pada sistem anggaran tradisional.

Zero Based Budgeting disini dapat menghilangkan incrementalism dan line-item, karena anggaran diasumsikan dimulai dari nolAnggaran didasarkan pada kebutuhan saat ini juga

Contoh .

1. Membuat daftar ZBB mahasiswa untuk full time. Mahasiswa membuat tugas untuk dirinya untuk menyelaraskan belajar dan kegiatan keseharianya.

1. Daftar tugas olahraga, tidur, toko, makan, membersihkan rumah, dan mencuci pakaian dan piring; partai / hang - out, menonton TV, dan mendengarkan musik; camp, mengunjungi keluarga, dan tetap terhubung dengan dunia (baca berita, memeriksa cuaca). Waktu yang tersedia adalah 7 hari x 24 jam = 168 jam.

2. The total available time in the week is 7 days x 24 hours a day = 168 hours

Siswa perlu komunikasi dengan orang yang terkait dengan kegiatanya.

Daftar tugas bisa berubah setiap minggu

Dan siswa harus meninjau daftar untuk setiap periode.

Sebagian kelemahan sistem anggaran tradisional itu sendiri antara lain:

• Hubungan yang tidak memadai antara anggaran tahunan dengan rencana pembangunan jangka panjang.

• Pendekatan incremental menyebabkan sejumlah besar pengeluaran tidak diteliti secara menyeluruh efektivitasnya.

• Proses anggaran terpisah untuk pengeluaran rutin dan pengeluaran modal/investasi.

• Anggaran tradisional bersifat tahunan. Anggaran tahunan tersebut sebenarnya terlalu pendek, terutama untuk proyek modal dan hal tersebut dapat mendorong praktik-praktik yang tidak diinginkan.

• Dan sebagainya.

Keunggulan ZBB• Proses pembuatan paket keputusan dapat menjamin tersedianya informasi yang lebih

bermanfaat bagi manajemen.• Dana dapat dialokasi dengan lebih efisien, karena terdapat beberapa alternatif keputusan

dan alternatif pelaksanaan keputusan tersebut.• Setiap program dan kegiatan selalu ditinjau ulang.• Pengambil keputusan dapat memperoleh informasi mengenai kegiatan yang ada dalam

kondisi kritis dan mendesak.

Kelemahan ZBB• Sulit untuk diterapkan. Karena memakan waktu yang lama, terlalu teoritis dan tidak praktis,

memakan biaya yang besar serta menghasilkan kertas kerja yang menumpuk karena pembuatan paket keputusan.

• Implementasi ZBB menimbulkan masalah keperilakuan dalam organisasi.• Memungkinkan munculnya kesan yang keliru, bahwa semua paket keputusan harus masuk

kedalam anggaran.• ZBB cenderung menekankan manfaat yang bersifat jangka pendek.• Memerlukan keahlian khusus di dalam penentuan prioritas.• Memerlukan data yang lebih lengkap dan dukungan analisis yang cukup kuat.