Upload
sahat
View
82
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
56
BAB IV
STUDI KASUS
IV.I. Kontraktor Duta Graha Indah (DGI)
IV.1.1. Gambaran umum proyek
Gambaran umum proyek ini memberikan penjelasan singkat tentang karakteristik
proyek pembangunan Grand Indonesia yang menjadi obyek dalam penelitian
tentang analisis supply system pada proyek konstruksi untuk menuju lean
construction.
Nama proyek : Pembangunan Grand Indonesia / Site B
Pemilik proyek : PT. Grand Indonesia Jakarta - Indonesia
Fungsi bangunan : Shooping Mall, Office & Apartement Tower, Jembatan
Lokasi proyek : Jl. MT. Thamrin no 01, Jakarta Pusat
Kontraktor struktur : PT. Duta Graha Indah
Nilai kontrak : ± Rp. 360 milyar
Luas tanah : 29.788 m2
Luas bangunan : 371.749 m2
Ketinggian bangunan : + 215,750
Sistem kontrak : Kontrak terpisah
Waktu pelaksanaan : 595 hari
Metode kontrak dalam proyek pembangunan Grand Indonesia ini menggunakan
metode kontrak terpisah, yaitu owner memberikan pekerjaan secara terpisah
kepada kontraktor-kontraktor yang diyakini memiliki kemampuan khusus dalam
yang berbeda-beda. Metode pembayarannya menggunakan sistem remeasurement,
yaitu pembayaran dilakukan berdasarkan pengukuran ulang pekerjaan yang telah
dilaksanakan oleh kontraktor sesuai dengan shop drawing yang disetujui oleh
owner. Volume pekerjaan kontrak awal tidak mengikat, sehingga pembayaran
berdasarkan volume as built drawing.
Proyek pembangunan Grand Indonesia ini sangat besar, oleh karena itu owner
membagi-bagi struktur pekerjaan seperti pada gambar IV.1.
57
Gambar IV.1. WBS Proyek Grand Indonesia
58
Jenis pekerjaan pada proyek ini dibagi menjadi tiga, yaitu pekerjaan arstiktur,
pekerjaan struktur dan pekerjaan mechanical electrical & plumbing (MEP).
Masing-masing jenis pekerjaan dikerjakan oleh 3 kontraktor yang berbeda, tetapi
tetap ada koordinasi dalam pelaksanaan proyek atas petunjuk dari owner.
Owner
PT. Grand Indonesia
Construction Management
(CM)
AsistantConstruction Management
(ACM)Structure
AsistantConstruction Management
(ACM)MEP
AsistantConstruction Management
(ACM)Architecture
Kontraktor PT. DGI
Structure & Wet Work Finishing
Kontraktor Y
MEP
Kontraktor X
Architecture
Owner
Supplier
Sub Cont. Sub Cont.Sub Cont.
Gambar IV.2. Struktur Organisasi Proyek PT. Grand Indonesia
Lingkup pekerjaan kontraktor Duta Graha Indah pada proyek pembangunan
Grand Indonesia ini meliputi:
1. Pekerjaan persiapan
2. Pekerjaan tanah
Pekerjaan galian
Pekerjaan pembuangan
3. Pekerjaan pondasi
Meneruskan pekerjaan pilecap
4. Pekerjaan struktur beton
a. Apartemen tower
Basement 1
Ground level
Mezz. level
Upper ground level
59
Level 1 s/d 53
Top floor
b. Office tower
Basement 1
Ground level
Mezz. level
Upper ground level
Level 1 s/d 51
Top floor
c. Podium
Basement 1
Ground level
Mezz. level
Upper ground level
Level 1 s/d 10
Top floor
d. Jembatan
Level 1 s/d 6
Top floor
Helipad
5. Pekerjaan finishing (sebagian)
Pekerjaan dinding (celcon/ hebel/ primacon)
Pekerjaan plester / ACI
Pekerjaan floor hardener
Pekerjaan keramik
Pekerjaan struktur ada yang langsung disubkontrakkan oleh owner pada proyek
pembangunan Grand Indonesia ini. Pekerjaan tersebut adalah pekerjaan borepile
dan pilecap (pekerjaan pondasi), dan pekerjaan struktur baja yang dilaksanakan
oleh kontraktor lain dengan koordinasi yang dilakukan oleh owner sendiri.
Karena proyek ini sangat besar dan luas, maka kontraktor dalam melaksanakan
proyek konstruksi membagi daerah kerja menjadi 4 daerah operasi dan 7 zona (A
60
s.d. G), di mana satu daerah operasi terdiri dari beberapa zona. Masing-masing
daerah operasi dikepalai oleh seorang site engineer.
Daerah operasi 1 meliputi zona D, zona E, zona F, dan zona G
Daerah oparasi 2 meliputi zona A, zona B, dan zona C
Daerah operasi 3 meliputi jembatan dan temporary building
IV.1.2. Struktur organisasi proyek
Dalam melakukan pelaksanaan pembangunan proyek konstruksi perlu adanya
pengorganisiran yaitu mengatur unsur-unsur sumber daya perusahaan yang terdiri
dari tenaga kerja, tenaga ahli, material, dana, peralatan dalam suatu gerak langkah
yang sinkron untuk mencapai tujuan. Untuk itu perlu dibentuk struktur organisasi
proyek. Struktur tersebut akan menggambarkan hubungan formal tentang
pembagian kelompok, adanya hirarki, wewenang, dan tanggung jawab bagi
kelompok dan pimpinan.
Struktur organisasi proyek suatu kontraktor biasanya berbeda dengan kontraktor
lain. Struktur organisasi ini tergantung dari kompleksitas suatu proyek yang
dilaksanakan. Semakin besar kompleksitas suatu proyek maka struktur organisasi
proyeknya semakin rumit, semakin kecil kompleksitas suatu proyek maka struktur
organisasi proyeknya semakin sederhana.
Struktur organisasi proyek pada proyek pembangunan Grand Indonesia ini terdiri
dari bagian cost control, engineering, operation, administrasi dan keuangan.
Bagian cost control menangani bagian pengendalian biaya, perencanaan sumber
daya, dan administrasi biaya. Bagian engineering menangani bagian perencanaan
produksi, pembagian, pembentukan tahapan dan urutan tugas, administrasi teknik,
pengujian material, dan lain-lain yang berhungan dengan teknis. Bagian operation
menangani pengaturan pelaksanaan pekerjaan fisik dan pengawasan jalannya
pelaksanaan pekerjaan fisik. Bagian administrasi dan keuangan menangani
kegiatan administrasi perkantoran, masalah keuangan dalam pelaksaan proyek
konstruksi, personalia, kegiatan logistik, dan keamanan.
61
Gambar berikut ini mengilustrasikan masing-masing struktur organisasi proyek
pembangunan Grand Indonesia di Jakarta yang dijadikan studi kasus dalam
penelitian.
PROJECT MANAGER
QUALITY CONTROL & K3COST CONTROLSub Con/Supplier/Mandor
SDBP / Cost AdmQuantity Surveyor & Progress Claim
Bar Banding & Schedule
TOTAL SCHEDULE CONTROL
CHIEF ENGINEERING SITE MANAGER 1 SITE MANAGER 2 SITE MANAGER 3 ADMINISTRATION & FINANCE
OPERATION 2ZONE A, B, C
Keuangan Personalia & GA Gudang/Logistic, Chief Concrete Re-Bar & Other Mat. Adm. Gudang Monitor SPP/P Oper. Mesin Foto Copy Office Boy Driver Security
EQUIPMENTSURVEYOR
Shop Drawing & Asbuilt Drawing Drafter Progress Mapping Material Testing & Structure Eng. Administrasi Teknik
Koord. Pelaksana Staff Pelaksana
DIRECTOR INCHARGE
QA & SAFETY, COST CONTROL, PROCUREMENT, EQUIPMENT, SUB-CONT, PERSONALIA, GA Head Office
Site Office
SITE MANAGER 4
OPERATION 4FINISHING
Koord. Pelaksana Staff Pelaksana
OPERATION 3BRIDGE, TEMP. BUILDING
Koord. Pelaksana Staff Pelaksana
OPERATION 1ZONE D, E, F, G
Koord. Pelaksana Staff Pelaksana
PEMBERSIHAN
MechanicOperator TCOperator PHOperator CPOperator PBPengelasan
Gambar IV.3. Struktur Organisasi Proyek Pembangunan Grand Indonesia
IV.1.3. Perencaanaan pelaksanaan proyek
Kontraktor mulai melakukan perencanaan proses produksi sudah dimulai pada
saat tender proyek konstruksi. Setelah memenangkan tender, ditetapkan dokumen
tender antara lain Bill of Quantity (BQ) yang berisi nilai harga kontrak, gambar
tender, spesifikasi, original schedule yang berisi batas waktu pengerjaan proyek
konstruksi, dan dan dokumen tender lainnya.
Kontraktor mempertimbangkan terlebih dahulu rencana pelaksanaan proyek
dalam membuat master schedule yang komprehensive. Dengan pembuatan
rencana pelaksanaan maka pembuatan schedule akan menjadi lebih mudah.
Kontraktor melakukan pendetailan rencana master schedule tersebut disesuaikan
dengan alokasi dana yang disediakan kantor pusat yang disebut rencana anggaran
proyek (RAP). Pembuatan master schedule pada awalnya memang memerlukan
waktu dan pemikiran yang intensive, tetapi setelah itu tidak terlalu sulit kecuali
jika dirombak secara total pada pertengahan berjalannya pelaksanaan proyek.
62
Dalam perjalanan waktu pelaksanaan adala evaluasi apakah schedule perlu
direvisi atau tidak.
Ada beberapa hal yang menjadi pemikiran kontraktor untuk membuat dan
membuat perencanaan proyek, yaitu:
1) Project goal
Project goal yang dimaksud adalah target yang diinginkan, contohnya cycle
time lantai ke lantai harus dicapai dalam tujuh hari, pekerjaan façade harus
selesai dalam tiga bulan setelah struktur sehingga gedung sudah watertight,
pekerjaan M&E sudah harus selesai dalam lima bulan setelah gedung
watertight, dan lain-lain.
2) Tahapan kerja
Tahapan kerja adalah tahap-tahap pekerjaan yang akan dilakukan mulai dari
pekerjaan galian, pekerjaan pondasi, pekerjaan basement, pekerjaan struktur
atas, dan seterusnya.
3) Sequence kerja
Sequence kerja adalah urutan pekerjaan yang harus dilakukan sehingga
pekerjaan berjalan sesuai dengan urutan yang diinginkan.
4) Milestone
Milestone adalah kejadian penting yang terjadi dalam pelaksanaan proyek.
Master schedule tersebut diterjemahkan dalam bentuk S-Curve yang berisikan
bobot produksi yang direncanakan harus dicapai setiap minggunya untuk
digunakan sebagai pengendalian proses produksi di lapangan. Proyek
pembangunan Grand Indonesia ini sangat besar, oleh karena itu S-Curve dibuat
untuk beberapa pekerjaan untuk mempermudah pengendalian. Pekerjaan tersebut
antara lain:
Pekerjaan struktur office tower
Pekerjaan struktur apartement tower
Pekerjaan struktur podium
Pekerjaan struktur jembatan
Pekerjaan perkuatan struktur hotel
63
Hal-hal yang dilakukan bagian engineering dalam persiapan pelaksanaan proyek
antara lain:
Membuat gambar desain (for construction drawing)
Melakukan rapat koordinasi
Mempelajari brosur material
Menyelesaikan urusan surat menyurat
Bagian engineering kemudian membuat gambar kerja (shop drawing) yang
nantinya untuk digunakan oleh pelaksana di lapangan. Shop drawing tersebut
periksa dahulu oleh struktur, arsitek, dan ME engineering sebelum diajukan
persetujuan ke owner. Setelah mendapat persetujuan owner, shop drawing
dijadikan acuan oleh bagian operation untuk melaksanakan di lokasi proyek.
IV.1.4. Perencaanaan sumber daya
Perencanaan sumber daya pada proyek pembangunan Grand Indonesia ini dimulai
dari pemecahan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab kontraktor. Dari
pemecahan pekerjaan tersebut, kontraktor bisa menganalisa kuantitas dan jenis
sumber daya yang dibutuhkan dalam dalam periode waktu tertentu (biasanya
dalam periode mingguan) untuk masing-masing pekerjaan.
Berdasarkan hasil tersebut, bagian cost control membuat schedule pengadaan dan
schedule pendatangan sumber daya yang diperlukan untuk keperluan proyek, dan
melakukan kontrak dengan supplier untuk pendatangan material dan alat, kontrak
dengan subkontraktor, serta kontrak dengan mandor untuk pendatangan pekerja ke
proyek konstruksi.
IV.1.5. Sumber daya yang digunakan
Sumber daya yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan proyek pada proyek
pembangunan Grand Indonesia ini terdiri dari :
1. Tenaga kerja
a. Kantor
Tenaga kerja yang termasuk dalam kategori kantor adalah semua personel
yang masuk dalam organisasi proyek pembangunan Grand Indonesia.
b. Lapangan
64
Tenaga kerja yang termasuk dalam dalam kategori lapangan adalah mandor,
tukang batu, tukang besi, tukang kayu, tukang las, pekerja pembantu.
c. Jasa
Tenaga kerja yang dimaksud adalah tenaga kerja yang memberikan jasa
pelasanaan pekerjaan proyek, yaitu subkontraktor.
2. Peralatan
a. Peralatan utama
Peralatan utama yang digunakan dalam proyek pembangunan Grand
Indonesia ini terdiri dari :
Tower crane Concrete pump
Passenger hoist Bar cutter
Placing boom Bar bender
b. Peralatan pendukung
Car wash + jet washer Pompa air
Compressor Pompa engine
Concrete bucket Pompa jet pump
Converter vibrator Pompa submersible
Container Scaffolding
Generator genset Stemper
Jack hammer Teodolith
Mesin bor beton Waterpass
Mesin compactor Peralatan bantu ukur
Mesin gurinda Peralatan perlengkapan
Peralatan penerangan Dan lain-lain
3. Material
a. Major material
Major material adalah material utama yang digunakan dalam pelaksanaan
proyek. Major material dalam proyek pembangunan Grand Indonesia ini
terdiri dari :
Besi beton
Beton ready-mix
Metal deck
65
Wire mesh
b. Material pendukung
Bataco press Hebel NH natural
Bekisting HSD solar Paku
Besi siku Kabel ties Pasir pasang
Besi plat Kayu usuk Pipa
Beton instant Kayu balok Playwood
Bohlam lampu Kayu kaso Primacon
Calbord Kawat ayam Semen PPC
Celcon Kawat bendrat Screed
Concrete fill Keramik Skim coat
Drymix ACI Mata bor Selang
Dolken Mortar Thiner
Epoxy grout Multiplex Dan lain-lain
Supplier yang terlibat proyek pembangunan Grand Indonesia:
PT. Cakra Steel (besi beton)
PT. Cayaco (besi beton)
PT. Master (besi beton) Owner’s supplier
PT. Jaya Mix (ready mix, beton instan)
PT. Union Metal (metal deck, wire mesh)
PT. Cipta Utama Mortar (mortar, plester ACI, perekat keramik, screed,
drymix plester)
PT. Drymix (beton instan, drymix ACI, concrete fill, skim coat)
PT. Pelita Agung (bataco, multiplex, semen PPC, kawat ayam, kawat
bendrat)
PT. Fokus Karsa 9 (solar)
PT. Fosroc (nitofloor hardtop natural)
PT. Prima Rezeki Pertiwi (primacon)
PT. Sampurna Agung (pasir pasang, balok, multiplex, semen)
CV. Karya Baru (kayu balok, kaso)
CV. Bintang Baru (kayu kaso)
66
PT. Potaindo (sewa tower crane)
PT. Pondok Jagung (sewa schaffolding)
PT. Berkat Usaha Mandiri (sewa passenger hoist)
Dan lain-lain
Subkontraktor terlibat proyek pembangunan Grand Indonesia:
PT. Bower (pekerjaan pondasi) Owner’s subcontractor
PT. Murinda (pekerjaan struktur baja)
PT. Batu Indah (pekerjaan tanah)
PT. Beton Perkasa (pekerjaan bekisting)
PT. Nuansa (pekerjaan bekisting)
PT. Panca Mitra (pekerjaan bekisting)
PT. Multi Abadi Sarana (pekerjaan bekisting)
PT. Megah Bangun Jaya (pekerjaan bekisting)
PT. Fisher (pekerjaan chemical)
PT. Aneka Abadi (pekerjaan waterproofing, waterstop, floor hardener)
IV.1.6. Proses pengadaan
Dalam membuat rencana pengadaan pada proyek pembangunan Grand Indonesia,
bagian cost control kantor proyek maupun kantor pusat memulai dengan
melakukan identifikasi kebutuhan untuk keperluan proyek berupa sumber daya
tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa sebagai input untuk proses produksi
yang dilakukan kontraktor. Setelah teridentifiksasi sumber daya tenaga kerja,
peralatan, material dan atau jasa yang dibutuhkan proyek, bagian cost control
tersebut menyusun jadwal pendatangan sumber daya tenaga kerja, peralatan,
material dan atau jasa tersebut ke lokasi proyek.
Dalam proyek pembangunan Grand Indonesia terdapat pengadaan yang dilakukan
oleh owner seperti untuk pengadaan material utama meliputi pengadaan besi
beton, beton ready-mix, metal deck, dan wire mesh serta material arsitektur
seperti keramik. Owner akan melakukan kontrak langsung dengan supplier
material utama dan supplier material arsitektur tersebut.
67
Sedangkan pengadaan yang dilakukan sendiri, kontraktor melakukan kebijakan
berimbang antara kontor pusat dan kantor proyek. Kebijakan yang dilakukan
kantor pusat meliputi pengadaan alat-alat berat, pemilihan subkontraktor,
pemilihan supplier yang memiliki kontrak dalam skala besar. Pengadaan yang
lainnya dilakukan kantor proyek, tetapi tetap melalui persetujuan kantor pusat
untuk mengotrol biaya yang dikeluarkan.
Proses pemilihan pemasok yang dilakukan kontraktor dapat dibedakan menjadi
dua jenis, yaitu pemilihan pemasok untuk penyedia barang yang dilakukan
terhadap produsen atau distributor barang, dan pemilihan terhadap pemasok untuk
penyedia jasa yang dilakukan terhadap subkontraktor. Proses pemilihan pemasok
yang dilakukan terhadap penyedia barang dan jasa pada prinsipnya sama. Ada
beberapa proses penting dalam pemilihan pemasok barang dan atau jasa, yaitu
proses pencarian, proses seleksi, proses negosiasi, dan proses evaluasi.
Proses pencarian
Proses pencarian dilakukan untuk mencari calon penyedia barang dan atau jasa
yang akan ikut seleksi pemilihan sebagai pemasok. Dalam proses pencarian ini,
calon peserta dapat berasal dari penyedia barang dan atau jasa yang sudah
terdaftar dalam daftar rekanan kontraktor, penyedia barang dan atau jasa yang
diajukan oleh owner (nominated supplier dan nominated subcontractor)
maupun penyedia barang dan atau jasa baru yang belum pernah berkerja sama
dengan kontraktor.
Proses seleksi
Proses seleksi dilakukan setelah dilaksanakannya penjelasan kepada para calon
penyedia barang dan atau jasa. Proses seleksi ini bertujuan untuk memilih
calon penyedia barang dan atau jasa kompeten yang nantinya berkesempatan
memberikan penawaran kepada kontraktor.
Proses negosiasi
Calon penyedia barang dan atau jasa yang lolos seleksi melakukan penawaran
kepada kontraktor. Pada proses negosiasi ini, calon penyedia barang dan atau
jasa memberikan contoh barang dan harga penawaran untuk dinegosiasikan.
Kontraktor akan memilih penyedia barang dan atau jasa yang cocok dan sesuai
dengan kriteria kontraktor. Pemenang penyedia barang dan atau jasa akan
68
menandatangani kontrak sebelum dilaksanakan pengiriman barang atau
pelaksanaan pekerjaan.
Proses evaluasi
Proses evaluasi dilakukan kontraktor secara periodik yaitu secara bulanan.
Penilaian pada proses evaluasi ini meliputi beberapa hal, yaitu kualitas/mutu
yang telah dilakukan penyedia barang dan atau jasa, waktu realisasi aktual
terhadap waktu rencana, service/pelayanan, dan evaluasi K3 khusus untuk
bahan-bahan berbahaya yang cukup berisiko terhadap K3. Bila hasil evaluasi
dinilai naik, maka penyedia barang dan atau jasa berhak untuk melanjutkan
sebagai rekanan. Bila hasil evaluasi dinilai cukup, maka penyedia barang dan
atau jasa akan dipantau kinerjanya. Bila hasil evaluasi dinilai kurang, maka
penyedia barang dan atau jasa akan diperiksa kinerjanya. Bila hasil evaluasi
dinilai sangat kurang, maka penyedia barang dan atau jasa akan ditolak
kinerjanya dan dikeluarkan dari daftar rekanan kontraktor.
Gambar IV.4. Proses pemilihan pemasok barang dan atau jasa
69
IV.1.7. Permintaan kebutuhan sumber daya pada proyek pembangunan Grand Indonesia
Pelaksana atau koordinator pelaksana merencanakan kebutuhan sumber daya yang
diperlukan dengan melihat perencanaan pelaksanaan. Pelaksana atau koordinator
pelaksana tersebut kemudian mengajukan permintaan akan sumber daya kepada
cost control bagian sub-cont/supplier/mandor. Bagian cost control akan
menerbitkan surat permintaan pengadaan/ penyerahan (SPP/P) setelah
membandingkan kesesuaian antara permintaan dari pelaksana dengan rencana
pengadaan yang telah dibuatnya.
Surat permintaan material tersebut kemudian dimintakan persetujuan site manager
yang merupakan kepala dari pelaksana yang bersangkutan. Site manager akan
menganalisa apakah permintaan tersebut sesuai dengan kebutuhan akan sumber
daya yang dibutuhkan. Setelah mendapatkan persetujuan dari site manager, surat
permintaan material tersebut dimintakan persetujuan dari project manager.
Project manager akan mengevaluasi apakah permintaan tersebut telah sesuai
dengan kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk jenis pekerjaan yang
bersangkutan.
Surat permintaan pengadaan / penyerahan (SPP/P) dibawa ke kantor pusat setelah
mendapat pemeriksaan dan persetujuan dari kantor proyek untuk mendapatkan
persetujuan. Bagian cost control akan menganalisa apakah permintaan
penggunaan bahan/material tersebut telah sesuai dengan tingkat kebutuhan
bahan/material yang akan diperlukankan untuk pekerjaan yang akan dilaksanakan
sebelum memberikan persetujuan surat permintaan tersebut. Persetujuan
permintaan pengadaan dari direktur perusahaan kadang kala dilakukan jika
memang diperlukan.
Surat permintaan pengadaan / penyerahan (SPP/P) diserahkan ke kantor owner
setelah mendapat persetujuan dari kantor pusat. Owner akan menganalisa apakah
sumber daya yang akan didatangkan sesuai dengan jenis dan kualitas yang
diinginkan oleh owner. Owner kemudian melakukan pengadaan barang setelah
menyetujui permintaan material tersebut. Pengadaan yang dilakukan oleh owner
70
adalah pengadaan major material seperti besi beton, beton ready-mix, metal deck,
wire mesh, serta material arsitektur seperti keramik.
Kebutuhan Material olehPelaksana
PerencanaanPelaksanaan
Permintaan Materialkepada Cost Control bag. Sub Cont/Supplier/Mandor
ApprovalSite Office
Tidak
Ya
PengadaanBarang
Penerbitan Surat Permintaan Material
oleh Cost Control bag. Sub Cont/Supplier/Mandor
Site Manager Chief Engineering Project Manager
Penyerahan Surat Permintaan Material ke
Kantor Pusat
ApprovalHead Office
Tidak
Cost Control Manager Logistik Manager
Ya
Ya
Penyerahan Surat Permintaan Material ke
Pihak Owner
ApprovalOwner
SchedulePengadaan
Tidak
Pengadaan barang dilakukanoleh owner
Gambar IV.5. Permintaan Kebutuhan Sumber Daya pada
Proyek Pembangunan Grand Indonesia
71
Kantor pusat langsung melakukan pengadaan jika barang yang akan didatangkan
bukan merupakan tanggung jawab dari owner untuk menyediakannya. Pengadaan
yang langsung dilakukan kantor pusat contohnya adalah pengadaan material
penunjang, peralatan, dan tenaga kerja.
IV.1.8. Kegiatan Logistik pada Proyek Grand Indonesia
Kegiatan penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material pada proyek Grand
Indonesia dilakukan oleh bagian logistik/gudang yang merupakan bagian dari
bidang administrasi dan keuangan. Bagian logistik ini mempunyai beberapa sub-
bagian yaitu: concrete, re-bar & other material, dan administrasi gudang yang
diketuai seorang chief logistic. Personel sub-bagian concrete memiliki personel
paling banyak karena pada proyek Grand Indonesia ini sangat besar sehingga
volume pekerjaan strukturnya yang berhubungan dengan pengecoran sangat
banyak.
IV.1.8.1. Penerimaan barang dari supplier pada proyek Grand Indonesia
Barang yang dikirim oleh supplier yang telah sampai di lokasi proyek diterima
oleh staff gudang yang bertugas di lapangan. Staff gudang kemudian melakukan
pemeriksaan terhadap surat jalan apakah sesuai dengan nama barang dan jumlah
barang yang dibawa supplier. Surat jalan tersebut akan ditandatangani oleh staff
gudang jika sesuai dengan nama, volume, bentuk, dan jumlah barang.
Barang yang telah diterima tersebut kemudian diperiksa tentang jenis, kuantitas,
dan kualitasnya dan disetujui oleh chief logistic. Barang akan dikompain ke
supplier jika tidak disetujui oleh chief logistic karena jenis, kuantitas, dan
kualitasnya tidak sesuai dengan pemesanan. Barang akan disimpan jika disetujui
oleh chief logistic di tempat yang telah ditentukan berdasarkan kemudahan
pengambilan, pengangkutan, pengangkatan, dan pemasangan. Barang yang telah
diperiksa dan disejutui tidak semua disimpan karena ada yang langsung digunakan
untuk kebutuhan proyek seperti beton ready-mix, barang yang datang langsung
terpakai untuk kebutuhan proyek.
Bagian administrasi gudang membuat laporan terhadap barang yang telah diterima
dengan membuat Laporan Penerimaan Material (LPM). Lembar putih LPM yang
72
telah diperiksa dan disetujui oleh chief logistic kemudian diberikan kepada bagian
verifikasi yaitu cost control. Lembar biru LPM sebagai arsip gudang. Lembar
merah LPM diberikan kepada bagian logistik. Bagian administrasi gudang dan
bagian administrasi cost control masing-masing melakukan pencatatan terhadap
barang yang telah diterima. Bagian administrasi gudang juga memberikan
penomoran dan pelabelan untuk mempermudah membedakan nama dan jenis
material yang disimpan.
Barangdari Supplier
Pemeriksaan & Persetujuan oleh
Chief Logistic
BarangMasuk Gudang
Terima
Tolak
Penerimaan Barang oleh Staf
Gudang
Pemeriksaan dan Penandatanganan
Surat Jalan
DokumentasiPihak Gudang
Pencatatan Material Masuk
LPM (Laporan Penerimaan Material)
Pelabelan
DokumentasiCost Control
Pencatatan Material Masuk
LPM dari Pihak Gudang
Penyerahan LPM beserta Surat Jalan &/ Surat
Pembelian ke Kantor Pusat
Pencatatan Kartu Monitoring Material
Gambar IV.6. Flowchart Penerimaan Barang dari Supplier pada Proyek Grand Indonesia
Laporan Penerimaan Material (LPM) dibuat berdasarkan nomor order dan per
tanggal barang diterima atas dasar harga kontrak. Nomor LPM dan nomor gudang
ini dicatat ke dalam surat jalan. LPM beserta lampiran surat jalan dan atau nota
pembelian diserahkan ke kantor pusat/cabang paling lambat empat hari untuk
proyek dalam kota dan tujuh hari untuk proyek luar kota sejak barang diterima.
IV.1.8.2. Penyimpanan barang pada proyek Grand Indonesia
Dalam penyimpanan, bagian logistik berkoordinasi dengan bagian operation
dengan memperhatikan jarak tempat penyimpanan bahan/material dengan lokasi
kerja untuk mempercepat dan mempermudah dalam penggunaannya. Untuk
73
menjaga keamanan barang dalam penyimpanan, bagian logistik berkoordinasi
dengan satuan petugas keamanan proyek. Tempat penyimpan barang pada proyek
Grand Indonesia dapat dilihat pada gambar IV.7.
Gambar IV.7. Tempat Penyimpanan Barang Proyek 1
74
IV.1.8.3. Pengeluaran barang dari gudang pada proyek Grand Indonesia
Bagian operasional proyek yaitu pelaksana atau koordinator pelaksana
menghubungi bagian gudang untuk meminta bahan/material yang akan digunakan.
Bagian gudang akan mengeluarkan bon permintaan dan pengeluaran gudang
(BPPG). Surat tersebut kemudian diajukan kepada pelaksana atau koordinator
pelaksana untuk diperiksa tingkat kebenaran barang yang akan dipergunakan.
Pelaksana atau koordinator pelaksana akan mengevaluasi apakah permintaan
penggunaan tersebut telah sesuai dengan tingkat kebutuhan sumber daya yang
diperlukan untuk jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan.
Setelah diperiksa oleh pelaksana atau koordinator pelaksana, surat permintaan
tersebut dimintakan persetujuan dari site manager yang merupakan yang
merupakan kepala dari pelaksana atau koordinator pelaksana yang bersangkutan.
Bon permintaan tersebut akan dikembalikan kepada peminta (subkon atau
mandor) untuk dimintakan penjelasan atau klarifikasi lebih lanjut atas permintaan
penggunaan bahan/material jika mendapat revisi dari pemeriksaan dan atau tidak
mendapat persejutuan.
Pihak gudang akan mengeluarkan bahan/material setelah surat permintaan
penggunaan/penyerahan (SPP/P) mendapat persetujuaan dan pemeriksaan sesuai
dengan prosedur yang ada. Bagian administrasi gudang dan bagian cost control
masing-masing melakukan pencatatan terhadap barang yang keluar dari gudang.
75
Gambar IV.8. Flowchart Pengeluaran Barang dari Gudang pada Proyek Grand Indonesia
76
IV.1.8.4. Evaluasi logistik pada proyek Grand Indonesia
Evaluasi logistik pada proyek Grand Indonesia dilakukan setiap bulan. Laporan
persediaan dibuat oleh chief logistic pada tanggal 1 untuk mendata penerimaan
dan pengeluaran barang selama satu bulan sebelumnya. Metode persediaan yang
digunakan adalah first ini first out (FIFO). Laporan ini dibuat atas sepengetahuan
site engineer.
Laporan persediaan yang dibuat oleh chief logistic kemudian diserahkan kepada
cost control untuk diperiksa. Laporan tersebut akan diserahkan kepada project
manager untuk mendapatkan persetujuan jika pemeriksaan laporan diluluskan
oleh cost control. Laporan tersebut akan dikembalikan ke chief logistic untuk
dimintakan penjelasan atau klarifikasi lebih lanjut jika terjadi perbedaan catatan
penerimaan dan pengeluaran barang yang dibuat oleh cost control. Penyebab
terjadi perbedaan catatan penerimaan dan pengeluaran barang antara lain adalah:
Barang mengalami kerusakan dalam kegiatan penyimpanan, pengambilan,
pengangkutan, dan pengangkatan.
Barang hilang karena pencurian.
Terjadi material fiktif, yaitu secara quantity ada dalam catatan tetapi
secara fisik tidak ada.
Berkas tercecer sehingga tidak didokumentasikan oleh cost control.
Gambar IV.9. Flowchart Evaluasi Logistik pada Proyek Grand Indonesia
IV.2. Kontraktor Wijaya Karya (WIKA)
IV.2.1. Gambaran umum proyek
Gambaran umum proyek ini memberikan penjelasan singkat tentang karakteristik
proyek Lucky Square yang menjadi obyek dalam penelitian tentang analisis
supply system pada proyek konstruksi untuk menuju lean construction.
Nama proyek : Lucky Square Project
Pemilik proyek : PT. Lucky Sakti
77
Fungsi bangunan : Trade Mall & Convention Hall
Lokasi proyek : Jl. Terusan Jakarta Bandung
Kontraktor struktur : PT. Wijaya Karya (Wika)
Nilai kontrak : ± Rp. 41 milyar
Luas tanah : ± 9.000 m2
Luas bangunan : ± 50.000 m2
Ketinggian bangunan : +31,000
Sistem kontrak : Design and Built
Waktu pelaksanaan : 29 Desember 2006 s/d 28 Agustus 2007
Proyek Lucky Square Bandung ini menggunakan metode kontrak design & built,
yaitu owner membuat kontrak tunggal untuk pekerjaan perancangan dan
pelaksanaan proyek dengan satu kontraktor. Kontraktor bekerja sama dengan
konsultan dalam merancang bangunan. Metode pembayarannya menggunakan
sistem monthly progress, yaitu kontraktor dibayar setiap 1 bulan berdasarkan
volume pekerjaan yang telah dilakukan oleh kontraktor.
Dalam metode kontrak ini sebenarnya durasi proyek dapat menjadi lebih singkat
karena perancangan dan pelaksanaan dilakukan oleh satu organisasi sehingga
sebagaian pelaksaan dapat mulai dilaksanakan tanpa menunggu desain
selengkapnya untuk pelekerjaan selajutnya selesai. Tetapi proyek Lucky Square
Bandung ini menghadapi masalah dalam waktu penyelesaian proyek karena sering
terjadi perubahan desain atas permintaan owner sehingga terjadi revisi terhadap
master schedule. Revisi terhadap master schedule ini dibuat atas persetujuan
owner.
Proyek Lucky Sqaure Bandung ini lebih kecil dibandingkan proyek pembangunan
Grand Indonesia, oleh karena itu pemecahan item pekerjaan lebih sederhana. Web
breakdown structure pada poryek Lucky Sqaure Bandung ini dapat dilihat pada
gambar IV.9.
78
Gambar IV.10. WBS Proyek Lucky Square Bandung
Lingkup pekerjaan kontraktor Wika pada proyek Lucky Square Bandung ini
adalah :
1. Pekerjaan persiapan
Persiapan manajemen dan site lay-out
Mob-demob alat dan material pendukung
2. Pekerjaan tanah dan pondasi
Pekerjaan tanah
Pekerjaan pondasi pancang
Pekerjaan pilecap dan sloof
Pekerjaan bobok kepala tiang
3. Pekerjaan struktur beton
a. Lantai lower ground
b. Lantai lower P1
c. Lantai ground
d. Lantai upper ground /P2
e. Lantai P3 s/d P10
f. Pekerjaan rangka baja
79
Pekerjaan struktur dan hampir semuanya dikerjakan dan dikoordinasi sendiri oleh
kontraktor. Kontraktor dalam melaksanakan pembangunan proyek konstruksi
hanya memiliki satu daerah operasi yang dibagi menjadi tiga sektor.Pekerjaan
dalam proyek Lucky Square Bandung yang disubkontrakkan adalah pekerjaan
galian, pemasangan tiang pancang dan pekerjaan waterproofing.
Gambar IV.11. Struktur Organisasi Proyek PT. Lucky Sakti
IV.2.2. Struktur organisasi proyek
Struktur organisasi proyek pada proyek Lucky Square ini terdiri dari bagian
engineering, operation, administrasi dan keuangan. Bagian engineering
menangani bagian perencanaan produksi, pembagian, pembentukan urutan dan
tingkat tugas, dan lain-lain yang berhungan dengan teknis. Bagian operation
menangani pengaturan pelaksanaan pekerjaan fisik dan pengawasan jalannya
pelaksanaan pekerjaan fisik. Bagian administrasi dan keuangan menangani
kegiatan administrasi, masalah keuangan dalam pelaksaan proyek konstruksi, dan
kegiatan logistik.
Gambar berikut ini mengilustrasikan masing-masing struktur organisasi proyek
Lucky Square di Bandung yang dijadikan studi kasus dalam penelitian.
80
PROJECT MANAGER
SITE MANAGER
SITE ENGINEERING KASIE KEU & ADM PELAKSANA UTAMA SUPERVISOR
PELAKSANA SIPIL PELAKSANA K3 5RENGINEERING
JURU GAMBAR
JURU UKUR
KOMERSIAL
DAN LAT
KEU & ADM
AKUNTANSI
GUDANG
UMUM
SUPIR & RT
PELAKSANA ARST
QC
Gambar IV.12. Struktur Organisasi Proyek Lucky Square
IV.2.3. Perencanaan pelaksanaan proyek
Kontraktor mulai melakukan perencanaan proses pelaksanaan proyek sudah
dimulai pada saat tender proyek konstruksi. Pada saat memenangkan tender
tersebut, ditetapkan dokumen kontrak yang disepakati oleh owner dan kontraktor
yang isi antara lain nilai harga kontrak dan batas waktu pengerjaan proyek
konstruksi tersebut.
Dari batas waktu pengerjaan proyek konstruksi tersebut dibuat lagi suatu master
schedule yang lebih mendetail dari pada perencanaan tender. Dalam master
schedule tersebut terdapat uraian item pekerjaan dan bobot yang direncanakan
harus dicapai untuk setiap minggunya. Dari uraian item pekerjaan dan bobot yang
direncanakan harus dicapai untuk setiap minggunya, bisa dibuat suatu kurva “S”
yang digunakan untuk pengendalian proses di lapangan.
Kontraktor juga membuat suatu master time schedule pekerjaan dalam
perencanaannya. Master time schedule ini berisi durasi dari mulai sampai selesai
setiap item pekerjaan yang dimulai dari awal proyek sampai serah terima ke
owner.
IV.2.4. Perencaanaan sumber daya
Perencanaan sumber daya pada proyek Lucky Square Bandung ini dimulai dari
pemecahan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab kontraktor. Dari pemecahan
81
pekerjaan tersebut, bagian engineering menganalisa kuantitas dan jenis sumber
daya yang dibutuhkan dalam dalam periode waktu tertentu untuk masing-masing
pekerjaan.
Berdasarkan hasil tersebut, bagian pengadaan membuat schedule pengadaan dan
schedule pendatangan sumber daya yang diperlukan untuk keperluan proyek, dan
melakukan kontrak dengan supplier untuk pendatangan material dan alat, kontrak
dengan subkontraktor, serta kontrak dengan mandor untuk pendatangan pekerja ke
proyek konstruksi.
IV.2.5. Sumber daya proyek yang digunakan
Sumber daya proyek yang digunakan dalam proyek Lucky Square Bandung ini
terdiri dari :
1. Tenaga kerja
a. Manajemen proyek
Tenaga kerja yang termasuk dalam kategori manajemen proyek adalah
semua personel kantor, personel lapangan, personel keamanan, dan
personel pembantu.
b. Pekerja
Tenaga kerja yang termasuk dalam dalam kategori pekerja adalah mandor,
tukang besi, tukang kayu, pekerja pembantu.
c. Subkontraktor
Subkontraktor menyediakan jasa untuk melaksanakan pekerjaan yang
membutuhkan keahlian di bidang tertentu.
2. Peralatan
a. Peralatan utama
Peralatan utama yang digunakan dalam proyek pembangunan Grand
Indonesia ini terdiri dari :
Tower crane
Bar cutter
Bar bender
b. Peralatan penunjang
Concrete bucket
82
Coventer
Genset
Pompa air
Pompa submersible
Selang vibrator
Teodolith
Waterpass
Peralatan perlengkapan
Dan lain-lain
3. Material
a. Material utama
Material utama adalah material yang paling banyak digunakan dalam
pelaksanaan proyek. Material utama dalam proyek Lucky Square Bandung
ini terdiri dari :
Besi beton
Kayu (balok, kaso)
Multiplex
Ready-mix
b. Material penunjang
Batako
Kawat ayam
Kawat beton
Mortar
Paku
Pasir pasang
Solar
Semen
Dan lain-lain
Supplier yang terlibat proyek Lucky Square Bandung:
PT. Saeti Concrete Indonesia Wahana (tiang pancang)
PT. Wika Beton (tiang pancang)
PT. Torsina Readycon (ready mix)
83
PT. Interwood (besi beton)
PT. Hasdi Utama (multiplex)
PT. Sentral Bangun Perkasa (multiplex)
PT. Fosroc (mortal)
PT. Tiga Roda (semen PPC)
PD. Halim (kayu)
Supplier lokal sebagai supplier pendamping
PT. Andas (jasa perancangan)
Sub-kontrak yang terlibat proyek Lucky Square Bandung:
PT. Bina Sarana Putra (pekerjaan galian tanah)
PT. JHS Pilling System (pekerjaan tiang pancang)
PT. Surya Mandiri (pekerjaan waterproofing)
IV.1.6. Proses pengadaan
Dalam membuat rencana pengadaan pada proyek Lucky Square Bandung, bagian
komersial memulai dengan melakukan identifikasi kebutuhan untuk keperluan
proyek berupa sumber daya tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa sebagai
input untuk proses produksi yang dilakukan kontraktor. Setelah teridentifiksasi
sumber daya tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa yang dibutuhkan
proyek, bagian pengadaan tersebut menyusun jadwal pendatangan sumber daya
tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa tersebut ke lokasi proyek.
Kebijakan perusahaan dalam melakukan pengadaan barang dan atau jasa, terdapat
batasan berdasarkan nilai kontrak pengadaan barang dan atau jasa. Pengadaan
dengan nilai kontrak ≤ Rp 750 juta dapat dilakukan lewat kantor proyek,
sedangkan pengadaan dengan nilai kontrak > Rp 750 juta harus melalui kantor
pusat. Berdasarkan interview, selama berlangsungnya pelaksanaan proyek Lucky
Square Bandung ini belum ada pengadaan yang nilai kontraknya > Rp 750 juta.
Dalam pengadaan material, perusahaan kontraktor menerapkan kontrak payung
yang dilakukan kantor pusat untuk pengadaan material-material yang dibutuhkan
oleh setiap divisi dan memiliki volume kebutuhan yang besar. Material tersebut
antara lain besi beton dan beton ready-mix. Selama berlangsungnya pelaksanaan
84
proyek Lucky Square Bandung ini, hanya pengadaan besi beton yang mengunakan
kontrak payung yang dilakukan kantor pusat. Sedangkan pengadaan beton ready-
mix dilakukan oleh kantor proyek yang pemasoknya yang berasal dari supplier
lokal karena merupakan cabang dari supplier utama dari Jakarta.
Pada proses pemilihan, yang dilakukan kontraktor adalah pemilihan penyedia jasa
dan pemasok. Penyedia jasa untuk jasa pelaksanaan pekerjaan, dan jasa konsultan.
Pemasok untuk memasok material, peralatan, dan pekerja. Proses pemilihan ini
dilakukan oleh bagian pengadaan.
Beberapa proses penting dalam pemilihan penyedia jasa dan pemasok, yaitu
proses seleksi penyedia jasa/pemasok, proses penetapan penyedia jasa/pemasok
terpilih, proses klarifikasi dan negosiasi, proses pemutusan penyedia jasa/pemasok
pemenang, dan proses evaluasi.
Proses seleksi penyedia jasa/pemasok
Proses ini untuk menyeleksi calon penyedia jasa/pemasok yang ikut dalam
seleksi untuk masuk dalam daftar rekanan mampu.
Proses penetapan penyedia jasa/pemasok terpilih
Proses ini untuk menetapkan penyedia jasa/pemasok terpilih sesuai dengan
kriteria dan syarat dari kontraktor.
Proses klarifikasi dan negosiasi
Penyedia jasa/pemasok terpilih memberikan penawaran dan kontraktor
mengevaluasi penawaran tersebut. Pada proses ini penyedia jasa/pemasok
terpilih memberikan klarifikasi dan negosiasi harga dengan kontraktor.
Proses pemutusan penyedia jasa/pemasok pemenang
Proses ini untuk memutuskan pemenang penyedia jasa/pemasok yang telah
diusulkan dan direkomendasikan sebelumnya.
Proses evaluasi
Proses evaluasi dilakukan kontraktor secara periodik yaitu secara bulanan. Bila
evaluasi terhadap kinerja dari penyedia jasa/pemasok pemenang baik, maka
dilanjutkan sebagai rekanan dalam proyek tersebut. Bila evaluasi terhadap
kinerja dari penyedia jasa/pemasok tidak baik, maka kontraktor memberikan
85
peringatan. Penyedia jasa/pemasok akan dicoret dari daftar rekanan kontraktor
bila sudah mendapat tiga kali peringatan dari kontraktor.
Kontraktor memakai beberapa supplier untuk material yang sama yaitu supplier
utama dan supplier pendukung. Supplier utama biasanya berasal dari Jakarta,
sedangkan supplier lokal sebagai supplier pendukung. Supplier lokal juga
bertindak sebagai pemasok material pendukung yang tidak memungkinkan
mengambil supplier dari Jakarta karena akan membutuhkan biaya lebih dalam
pengiriman dan waktu pengiriman.
86
Penyusunan Dokumen
Permintaan Penawaran (DPP)
Mulai
Seleksi Penyedia Jasa/Pemasok
Menetapkan Penyedia Jasa/
pemasok Terpilih (PPT)
Mengirim DPP ke PPT
Menerima Penawaran dari
PPT
Mengevaluasi Penawaran dari
PPT
Klarifikasi & Negosiasi atas Hasil Evaluasi
Penawaran
Melakukan Negosiasi Final
Evaluasi I
Evaluasi II
Evaluasi III
Menilai & Mengusulkan Pemenang
Rekomendasi
Pemutusan Penyedia Jasa/
Pemasok Pemenang
Penandatanganan Kontrak
Selesai
Pendatangan Barang/ Pelaksanaan
Pekerjaan
Evaluasi Bulanan
Melanjutkan Sebagai Rekanan
Daftar Rekanan Mampu (DRM)
Daftar Rekanan Kontraktor (DRK)
Peringatan
Peringatan 3 kaliDicoret dari
Daftar Rekanan Kontraktor
Baik
TidakYa
Tidak
Ya
Tidak
Gambar IV.13. Proses pemilihan pemasok barang dan atau jasa
87
IV.2.7. Permintaan kebutuhan sumber daya pada proyek Lucky Square
Bandung
Pemakai (user) akan meminta pendatangan barang dengan memperhitungkan
kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan berdasarkan perencanaan pelaksanaan.
Pemakai tersebut kemudian mengajukan permintaan pendatangan barang ke
bagian pengadaan. Bagian pengadaan akan mengeluarkan blangko permintaan
pendatangan material (BPPM) setelah membandingkan kesesuaian antara
permintaan dari pemakai dengan rencana pengadaan yang telah dibuatnya.
Blangko permintaan pendatangan material tersebut kemudian dimintakan
persetujuan dari atasan pemakai yang bersangkutan. Biasanya pemakai adalah
pelaksana dan atasannya adalah pelaksana utama. Pelaksana utama akan
menganalisa apakah permintaan tersebut sesuai dengan kebutuhan akan sumber
daya yang dibutuhkan. Setelah mendapatkan persetujuan dari pelaksana utama,
blangko permintaan pendatangan material tersebut dimintakan persetujuan dari
kasie komersial. Kasie komersial akan mengevaluasi manfaat, volume, dan harga
barang yang akan didatangkan. Kasie komersial berhak meluluskan, meluluskan
sebagian, atau menolak permintaan tersebut.
Setelah mendapat evaluasi dan persetujuan dari kasie komersial, blangko
permintaan pendatangan material tersebut dimintakan persetujuan dari site
manager. Site manager juga bisa melakukan analisa terhadap permintaan tersebut
sebelum memberikan persetujuan.
Project manager biasanya akan memberikan persetujuan jika site manager dan
kasie komersial telah memberikan persetujuan, walaupun kadang kala
memberikan komentar atau sedikit masukan. Jika project manager tidak ada di
tempat, maka persetujuan atas permintaan pendatangan barang hanya sampai pada
site manager. Untuk permintaan pendatangan barang yang nilai kontraknya diatas
Rp 750 juta, harus meminta persetujuan dari kantor pusat.
88
Kebutuhan Material olehPemakai (User)
PerencanaanPelaksanaan
Permintaan Blangko Permintaan Pendatangan
Material ke Bag. Pengadaan
Persetujuan
Penyerahan SPB ke Supplier Untuk
Ditandatangani di atas Materai & Stempel
PU KsKom Site Manager Project Manager
Penyerahan Blangko Permintaan Pendatangan
Material ke Bagian Pengadaan
Tidak
Ya
Ya
Evaluasi Supplieroleh Ks Pengadaan
PersetujuanPM/SM
Tidak
Copy Blangko Permintaan
Pendatangan Material Untuk Arsip Pemakai
Evaluasi Harga Satuan dengan KsKom
Penerbitan SPB(Surat Pembelian Barang)
oleh Ks Pengadaan
PengadaanBarang
Penyerahan SPB ke Kasie Adm & Keu Untuk
Menyediakan Anggaran
Penyerahan SPB ke Bag. Pengadaan Untuk Arsip
SchedulePengadaan
Gambar IV.14. Permintaan Kebutuhan Sumber Daya pada Proyek Lucky Square Bandung
89
IV.2.8. Kegiatan Logistik pada Proyek Lucky Square
Kegiatan penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material pada proyek Lucky
Square dilakukan oleh bagian logistik/gudang yang merupakan bagian dari bidang
keuangan dan administrasi. Bagian logistik ini tidak mempunyai banyak staff atau
personel karena proyek Lucky Square tidak terlalu besar sehingga kegiatan
penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material tidak terlalu banyak.
IV.2.8.1. Penerimaan barang dari supplier pada proyek Lucky Square
Supplier mengirim barang ke lokasi proyek. Staff gudang memberikan informasi
ke quality control (QC) ketika barang tiba di lokasi proyek. QC memeriksa
mutu/kualitas barang tersebut dan memberikan rekomendasi kepada pihak gudang
apakah barang tersebut bisa diterima atau tidak diterima.
Apabila rekomendasi dari QC tidak diterima, maka pihak gudang menolak
pengiriman barang tersebut. Apabila rekomendasi dari QC tidak diterima maka
pihak gudang memeriksa surat jalan terhadap barang yang dikirim apakah sesuai
dengan volume, bentuk, dan jumlah fisik. Apabila sesuai, maka pihak gudang
menandatangani/stempel surat jalan tersebut.
Pihak gudang membuat berita acara penerimaan barang (BAPB) sebanyak lima
rangkap. Lembar ke-1 BAPB yang asli diberikan pihak supplier sebagai dasar
lampiran faktur tagihan. Lembar ke-2 BAPB diberikan kepada Kasie Pengadaan.
Lembar ke-3 BAPB dijadikan arsip gudang. Lembar ke-4 BAPB diberikan kepada
QC. Lembar ke-5 BAPB diberikan kepada kasie keuangan dan administrasi. Pihak
gudang juga mengkopi BAPB untuk pihak akuntansi yang merupakan bagian dari
bidang keuangan dan administrasi. Pihak gudang melakukan pencatatan terhadap
barang yang masuk dalam administrasi persediaan gudang (APG) dan pihak
administrasi pencatatan terhadap barang yang masuk dalam administrasi
persediaan kantor (APK). Pihak gudang juga membuat label atas barang yang
masuk tersebut.
90
Gambar IV.15. Flowchart Penerimaan Barang dari Supplier pada Proyek Lucky Square
IV.2.8.2. Penyimpanan barang pada proyek Lucky Square
Pihak gudang kemudian mengatur tata letak dan cara penyimpanan barang sesuai
dengan pedoman 5R (Ringkas Rapi Resik Rawat Rajin). Dalam menentukan
posisi tata letak, pihak gudang berkoordinasi dengan pelaksana utama (PU) untuk
mempermudah dalam pengambilan, pengangkutan, pengangkatan, dan
pemasangan dalam lokasi proyek. Tempat penyimpan barang pada proyek Lucky
Square Bandung dapat dilihat pada gambar IV.16.
Gambar V.16. Tempat Penyimpanan Barang Proyek 2
91
IV.2.8.3. Pengeluaran barang dari gudang pada proyek Lucky Square
Bagian operasional proyek seperti pelaksana/subkontraktor/mandor menghubungi
pihak gudang untuk meminta bahan/material yang akan digunakan. Pihak gudang
mengeluarkan bon permintaan material (BPM). BPM sebelum diajukan kepada
kasie komersial untuk mendapat persetujuan harus sepengetahuan pelaksanan
utama (PU). Kasie komersial akan mengevaluasi apakah permohonan pemakaian
material terhadap sesuai dengan rencana pelaksanaan dan rencana pemakaian
material tersebut.
BPM akan dikembalikan kepada bagian operasional untuk dimintakan penjelasan
atau klarifikasi lebih lanjut atas permohonan pemakaian material jika tidak
mendapat persetujuan dari kasie komersial. Apabila BPM disetujui oleh kasie
komersial, maka BPM asli diserahkan kepada pihak gudang dan copy BPM
diserahkan kepada pihak akuntansi.
Pihak gudang akan mengeluarkan bahan/material dari gudang setelah menerima
BPM tersebut. Pihak gudang kemudian melakukan dokumentasi dengan
pencatatan terhadap barang yang keluar dari gudang ke dalam administrasi
persediaan gudang (APG). Pihak akuntansi juga melakukan dokumentasi dengan
pencatatan barang yang keluar dari gudang ke dalam administrasi persediaan
kudang (APK) setelah mendapatkan copy BPM.
Pengeluaran Bon Permintaan Material
dengan Sepengetahuan Pelaksana Utama
Persetujuan olehKepala Seksi
Komersial
Penyerahan BPMke Pihak Gudang
Pegeluaran Material
dari Gudang
DokumentasiPihak Gudang
Ya
Tidak
Pencatatan Material Keluar dalam APG
Pencatatan Material Keluar
dalam APK
Penyerahan BPMke Pihak Akuntansi
Permohonan Untuk Meminta Pemakaian Material oleh Bagian
Operasional
DokumentasiPihak Akuntansi
Pencatatan Kartu Persediaan Barang
Gambar IV.17. Flowchart Pengeluaran Barang dari Gudang pada Proyek Lucky Square
92
IV.2.8.4. Evaluasi logistik pada Proyek Lucky Square
Evaluasi logistik pada proyek Lucky Square dilakukan setiap akhir bulan.
Evaluasi ini dinamakan stok opname. Stok opname ini dilakukan oleh kasie
keuangan dan administrasi, pihak gudang, dan pihak lain dalam organisasi yang
tidak terlibat dalam kegiatan logistik sebagai pihak independen untuk menghindari
praktek manipulasi serta membandingkan antara catatan penerimaan dan
pengeluaran barang selama satu bulan yang dibuat oleh pihak gudang dengan
catatan penerimaan dan pengeluaran barang selama satu bulan yang dibuat oleh
pihak akuntansi.
Perbedaan catatan penerimaan dan pengeluaran barang selama satu bulan yang
dibuat oleh pihak gudang dengan catatan penerimaan dan pengeluaran barang
selama satu bulan yang dibuat oleh pihak akuntansi memang kadang kala terjadi.
Hal yang mungkin terjadi disebabkan terjadi perbedaan dalam berat (kg) karena
pihak akuntansi menginput besi beton dalam kg ke dalam program Sinpro
sedangkan pihak gudang mencatat besi beton dalam hitungan batang dan
menkonversi ke berat dengan memakai pembulatan, berkas BAPB dan BPM
tercecer sehingga belum diinput oleh pihak akuntansi.
DokumentasiPihak Gudang
DokumentasiPihak Akuntansi
Catatan MaterialMasuk dan Keluar oleh Pihak Gudang
Catatan MaterialMasuk dan Keluar
oleh Pihak Akuntansi
Keuangan & Administrasi
Melakukan Stok Opname pada Akhir
Bulan
Gambar IV.18. Flowchart Evaluasi Logistik pada Proyek Lucky Square