บทที่ 1 การกําหนด Styles ของเอกสาร

1.1 การกําหนด Styles ของเอกสาร การกําหนดตนแบบของเอกสาร คือการสราง Template หรือตนแบบของเอกสารนั่นเอง ซึ่งการกําหนด Template นี้จะทําให

รูปแบบตัวอักษร ขนาดตัวอักษร การยอหนาหรืออื่นๆ ของเอกสารเปนไปในรูปแบบเดียวกัน เมื่อตองการแกไข Style ของรูปแบบใด ก็เพียงแตแกไขที่ Styles นั้นเทานั้น ทั้งเอกสารที่ใช Styles นี้ก็จะเปลี่ยนแปลงตามทั้งหมด

ซึ่งถาไมมีการกําหนด Styles ของเอกสารอาจจะทําใหเอกสารมีลักษณะที่เรียกวา “ถูกผีสิง” นั่นคือรูปแบบของตัวอักษร อาจจะเปลี่ยนไปเปลี่ยนมา หรือบางทีอาจจะเปนตัวหนา ตัวบางสลับกันมั่วไปหมดหรือบางทีเมื่อนําเอกสารที่สรางไวไปเปดที่เครื่องอื่น อาจจะทําใหรูปแบบที่กําหนดไวเพี้ยนไปหมด ทําใหเวลาตองการจะแกไขตองมานั่งไลแกไปทีละบรรทัด ทีละสวน ซึ่งจะทําใหเสียเวลาโดยไมจําเปน ดังนั้นในบทนี้จึงเสนอวธิีการกําหนดรูปแบบเอกสารในรูปแบบตางๆ เชน Heading 1 , Heading 2 , หรือสวนที่เปน Body Text เพื่อใหรูวิธีการกําหนดเพื่อนาไปประยุกตใชในการกําหนดรูปแบบอื่นๆตอไป ซึ่งการสราง Styles ของเอกสารจะแบงออกเปนหัวขอ ดังนี้

1. การกําหนดรูปแบบตัวอักษร

2. การกําหนดยอหนา

3. การกําหนดเลขลําดับเลขหัวขอเอกสาร

4. การแทรกเลขหนา

5. การแบง Section ของเอกสาร ที่จะกลาวถึงตอไปนี้คือการเขาสูเมนูการสรางตนแบบเอกสาร มีดังนี้

1. จากรูป 1.1 ไปที่แทป Home (หมายเลข 1 ) สวนของกลุม Styles ( หมายเลข 2 ) คลิกที่ ( หมายเลข 3 ) เพื่อแสดงหนาตางของ Styles หรือจะกดปุม Alt + Ctrl + Shift + s บนคียบอรดพรอมกันก็ได

รูป 1.1 เมนุสําหรับแสดง Styles เอกสาร

2. จากนั้นทางดานขวามือจะปรากฏแทป “Styles” ดังรูป 1.2

รูป 1.2 แสดงหนาตางของ Styles

• กรณีตองการสรางหัวขอใหกับเอกสารของ Heading 1, Heading 2 และ Heading 3 ตามลําดับ โดยแกไขรูปแบบของตัวอักษรและ

หมายเลขลําดับตามที่ตองการ

• กรณีที่เปนเนื้อหาของเอกสารควรใชลักษณะที่เปน Normal หรือสราง Styles ใหมขึ้นมาเชน Body Text เปนตน

3. ในรูป 1.3 คลิกที่ปุม ( หมายเลข 1 ) เพื่อสราง Styles ของเอกสารใหม หรือคลิกที่ Styles ที่มีอยูแลว ( หมายเลข 2 ) เลือกเมนู “Modify” ( หมายเลข 3 ) เพื่อแกไขรูปแบบเอกสารเดิมที่มีอยูแลว

รูป 1.3 การสรางหรือแกไขรูปแบบเอกสาร

4. ปรากฏหนาตาง “ Modify Styles” เพื่อแกไขรูปแบบเอกสาร ดังรูป 1.4

รูป 1.4 หนาตางการแกไขรูปแบบเอกสาร

1.1.1 การกําหนดรูปแบบตัวอักษร 1. จากรูป 1.5 คลิกที่ปุม “ Format ” ( หมายเลข 1 ) และเลือกเมนู “ Font ” ( หมาย เลข 2 ) เพื่อกําหนดรูปแบบของ ตัวอักษร

รูป 1.5 เมนูการกําหนดรูปแบบตัวอักษร

2. จะปรากฏหนาตาง “Font” เพื่อกําหนดรูปแบบตัวอักษร ดังรูป 1.6

รูป 1.6 กําหนดรูปแบบตัวอักษร

จากรูป 1.6

• หมายเลข 1 คือแทปการจัดการเกี่ยวกับ Font ของตัวหนังสือ

• หมายเลข 2 คือการกําหนดรูปแบบตัวอักษร และขนาด ของภาษาอังกฤษ

• หมายเลข 3 คือการกําหนดรูปแบบตัวอักษร และขนาด ของอักษรภาษาไทย

• หมายเลข 4 คือการกําหนดลักษณะอื่นๆ ของตัวอักษร เชน สีตัวอักษร การขีดเสนใต หรือ อื่นๆ ซึ่งการกําหนดสวนนี้จะใชทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ

1.1.2 การกําหนดยอหนา ในสวนของการกําหนด ยอหนา จะเปนการกําหนดยอหนาของเนื้อหาของเอกสาร หรือหัวขอ เชน สวนที่เปนเนื้อหาใหยอหนาเขาไป 1.5 ซม. เปนตน ซึ่งมีวิธีการกําหนดดังนี้ 1. จากรูป 1.7 คลิกที่ปุม “ Format ” ( หมายเลข 1 ) แลวเลือกที่เมนู “ Paragraph ” ( หมายเลข 2 )

รูป 1.7 เมนูการกําหนดยอหนา

2. จากนั้นจะปรากฏหนาตางการกําหนด “ Paragraph ” ดังรูป 1.8

รูป 1.8 กําหนด ยอหนา

จากรูป 1.8

• หมายเลข 1 คือการเลือกแทปในการกําหนด Paragraph

• หมายเลข 2 คือการกําหนดคาการชิดซาย ชิดขวา และรูปแบบของ Styles o Alignment คือ การกําหนดการชิดซาย ชิดขวา ก่ึงกลาง เปนตน o Outline level คือ การกําหนดวาเปน Styles ของ Body Text หรือ Heading 1-9

• หมายเลข 3 คือ การกําหนดการยอหนาวางตองการใหหางจากขอบซายและขวาขนาดเทาใด o Left คือ การกําหนดใหหางจากขอบซาย o Right คือ การกําหนดใหหางจากขอบขวา o Special คือ การกําหนดลักษณะการยอหนาเพิ่มเติม มีการกําหนดคาอยู 3 ลักษณะ คือ

None คือไมมีกําหนดลักษณะพิเศษพิเศษเพิ่มเติม First Line คือการกําหนดใหบรรทัดแรกของ Paragraph ยอหนาเขามาเทาที่ กําหนดในชอง BY สวนบรรทัด

อื่นๆหางจากขอบซายและขวา ตามคาที่กําหนดใน Left, Right

Hanging คือการกําหนดใหบรรทัดแรกของ Paragraphยึดตามขอบซาย-ขวาที่ กําหนดในชอง Left, Rightสวนบรรทัดตอๆมา ยอหนาเขามาตามคาที่กําหนดในชอง BY

• หมายเลข 4 คือการกําหนดระยะหางระหวางบรรทัดของขอความ Beforeคือการกําหนดขนาดระยะหางของขอความกับบรรทัดดานบน คือการกําหนดขนาดระยะหางของขอความกับบรรทัดดานลาง Line Spacing คือการกําหนดระยะหางระหวางบรรทัด ซึ่งกําหนดไดวา หางแค 1 บรรทัด 1.5 หรือ 2 บรรทัด

เปนตน 1.1.3 การกําหนดเลขลําดับหัวขอเอกสาร ในหัวขอนี้จะกลาวถึงวิธีการกําหนดหมายเลขบท เลขลําดับหัวเอกสารลําดับตางๆ ซึ่งมีวิธีการดังตอไปนี้ 1. จารูป 1.9 คลิกที่ปุม “Format” (หมายเลข 1 ) แลวเลือกเมนู ”Numbering” ( หมายเลข 2 )

รูป 1.9 ปรับเปลี่ยนลักษณะ

2. ปรากฏ หนาตาง”Numbering and Bullets” เพื่อกําหนดรูปแบบของเลขลําดับดังรูป 1.10

รูป 1.10 ลําดับเลขและสัญลักษณแสดงหัวขอยอย ลําดับเลข

• หมายเลข 1 คือแทปของการกําหนดเลขลําดับที่เปนตัวเลข หรือตัวอักษร

• หมายเลข 2 เลือกรูปแบบของเลขลําดับที่ตองการหรือถาไมมีที่ตองการก็กดที่ปุม “Define New Number Format”

• (หมายเลข 3 ) เพื่อสรางเลขลําดับใหม

• หมายเลข 3 กรณีที่ไมมีเลขลําดับในรูปแบบที่ตองการ และตองการกําหนดรูปแบบของเลขลําดับเอง ใหเลือกที่ปุม “Define New Number Format” (หมายเลข 3) ดังรูป 1.10 ซึ่งสามารกําหนดรูปแบบของเลขลําดับเพิ่มเติมจากที่มีอยูไดเชน ตองการรูปแบบของเลขลําดับเปน ก ,ข,ค, ...เปนตน และสามารถกําหนดขอความลงไปไดในเลขลําดับ เชน ใน Heading 1 . ใสขอความวา “บทที่”เวลาที่ใชงาน Style ที่เปน Heading 1 จะปรากฏขอความวา “บทที่1” , “บทที่2” ,…..ไปเรื่อยๆ

ยกตัวอยางการกําหนดเลขลําดับใหมเพิ่มเติมจากที่มีอยูแลว ดังรูป 1.11 โดย

• หมายเลข 1 คือกําหนดรูปแบบของเลขลําดับ เชน 1, 2, 3.....หรือA, B,C,…..เปนตน

• Number Format คือการกําหนดรูปแบบของตัวเลข เชน ถากําหนดเลขบท อา

• Alignment คือกําหนดของตําแหนงเชน ชิดซาย ชิดขวา หรือก่ึงกลาง เปนตน

รูป 1.11 กําหนดรูปแบบลําดับเลขใหม

3. กรณีที่ไมตองการเลขลําดับเปนตัวเลขหรือตัวอักษร ก็สามารถกําหนดเปนสัญลักษณตางๆ ไดดังนี้ในรูปแบบ 1.12 โดย

• หมายเลข 1 คลิกที่แทป “Bullets” เพื่อเลือกเลขลําดับเปนสัญลักษณ

• หมายเลข 2 คือการเลือกสัญลักษณที่ตองการ

• หมายเลข 3 ปุม “Define New Bullet…”คือการกําหนดรูปแบบสัญลักษณใหม กรณีที่เราไมตองการสัญลักษณที่มีอยูแลว

รูป 1.12สัญลักษณแสดงหัวขอยอย

1.1.4 การแทรกหนา การแทรกเลขหนาของเอกสารมีวิธีการแทรก ดังนี้ 1. เลือกที่แทป “Insert” ในกลุม “Header & Footer” ใหคลิก “Page Number” ดัง รปู 1.13

รูป 1.13 การแทรกหมายเลขหนา

2. จากนั้นจะปรากฏหนาตางใหเลือกตําแหนงของเลขหนาวาตองการใหแสดงที่ดานบนของหนาดานลางอิงหนา หรือก่ึงกลางของหนาดังรูป 1.14

รูป 1.14 เลือกตําแหนงของเลขหนา

จากรูป 1.14

• หมายเลข 1 คลิกที่แทป Insert เพื่อเลือกเมนุสาหรับแทรกหนา

• หมายเลข 2 เมนุสาหรับแทรกหนา

• หมายเลข 3 เลือกตําแหนงของเลขหนาวาตองการเอาไวดานบน หรือดานลาง ของเอกสาร

• หมายเลข 4 คือเลือกรูปแบบของเลขหนาที่ตองการ

3.จากนั้นจะปรากฏหนาที่จะแทรกเขามา ดังรูป 1.15

รูป 1.15 แสดงเลขหนาที่แทรกเขามา

1.1.5 การแบง Section ของเอกสาร ในกรณีอาจจะตองมีการแทรกเลขหนาที่แตกตางกัน เชนในสวนของคานา สารบัญ สารบัญภาพสารบัญตาราง ตองการแทรกเลขหนาเปน ก ข ค ...เปนตน สวนของเนื้อหาจึงจะแสดงเปนเลขลําดับ1.2.3...และในแตละบท ไมตองมีการแสดงเลขหนาในหนาแรกของแตละบทจะตองใชวิธีแบงสวนของเอกสารออกเปนสวนๆ หรือการเรียกวาการแบง Section เชนสวนของคานา สารบัญ เปน Section ที่ 1 สวนของบทที่ 1 เปน Section ที่ 2 และสวนของบทที่ 2 เปน Section ที่ 3 ไปเรื่อยๆ แบบนี้ ซึ่งวิธีการแบง Section นี้จึงจะสามารถกําหนดเลขหนาที่แตกตางกันดังที่กลาวขางตนได ซึ่งวิธีการแบง Section ของเอกสารมีวิธีการแบงดังนี้ 1. คลิกที่หนาที่ตองการแบง Section 2. จาก รูป1.16 ไปที่แทป “Page Layout” (หมายเลข 1) จากนั้นสวนของ Page Setup เลือกเมนู “Breaks” (หมายเลข 2)

รูป 1.16 เมนูในการแบง Section

3. จากนั้นจะปรากฏ pop up ในการแบง Section ใหเลือกที่เมนู “Next Page” เพื่อแบง Section ของเอกสาร 4. เมื่อแบงสวนของเอกสารเรียบรอยแลวเมื่อคลิกที่หัวกระดาษ หรือทายกระดาษ จะเห็นวาเอกสารแบงเปน Section ดังในรูป 1.17

รูป 1.17 เอกสารที่แบง Section

จากรูป

• หมายเลข1 คือสวนของ Section 1

• หมายเลข2 คือสวนของ Section 2

• หมายเลข 3 คือการแทรกเลขหนาของ Section 1 เปนแบบ ก.ข.ค

• หมายเลข4 คือการแทรกเลขหนาของ Section 2 เปนเลขลําดับ 1.2.3 ถาตองการใหเลขหนาแสดงในทุกหนาของบท ยกเวนหนาแรกของแตละบทสามารถทําไดโดย 1. ดับเบิ้ลคลิกที่สวนหัว (Header) ของเอกสารที่แบง Section ไวแลว 2. จะปรากฏแทป “Designs”ดังรูป 1.18 ใหเลือกที่ชอง “Different First Page” (หมายเลข 2 ) จะทําใหไมแสดงเลขหนาที่หนาแรกของ แตละบท

รูป 1.18 แสดงแทป Desigon

1.2 การเก็บบันทึกรูปแบบเอกสาร ในหัวขอนี้จะเปนการบันทึกรูปแบบของเอกสารที่สรางไวเปน Template เพื่อใหสามารถนารูปแบบเอกสารที่สรางไวกลบมาใชงานไดอีก โดยไมตองมานั่งจัดรูปแบบ Style เอกสารใหมซึ่งมีวิธีการบันทึกเพื่อนาไปใชงานดังนี้ 1. จากรูป 1.19 ใหคลิกที่ปุมสัญลักษณของ Microsoft off (หมายเลข 1)จากนั้นเลือกเมนู “ Save As” ( หมายเลข 2 )จากนั้นจะปรากฏ pop up ขึ้นมาใหเลือกที่ Word Template (หมายเลข 3)

รูป 1.19 การบันทึกรูปแบบเอกสาร

2. จากนั้นจะปรากหนาตางในการบันทึก Template ของเอกสารดังรูป 1.20 โดยใหเลือกตําแหนงที่ตองการบันทึกไฟลไว ตามที่ตองการ จากนั้นกรอกชื่อไฟลในชอง File Name (หมายเลข 1) และเลือกประเภทของเอกสารในชอง Save As type เปน Word Template (*.dotx )

3. จากนั้นกดปุม Save เพื่อบันทึกรูปแบบ Template ของเอกสาร

รูป 1.20 หนาตางบันทึก Template

1.3 การนาตนแบบเอกสารที่สรางไวมาใชงาน หัวขอที่ผานมาไดกลาวถึงการสรางและเก็บบันทึกแบบเอกสารเอาไวใชงานแลว ในหัวขอนี้จะกลาวถึงการนาตนแบบเอกสารที่สรางไวมาใชงาน ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้ 1. เปดเอกสารที่มีอยูแลวและตองการนา Template นี้ไปให หรือจะเปนเอกสารเปลาก็ได

2. จากนั้นไปที่สัญลักษณของ Microsoft Offiec (หมายเลข1) จากนั้นเลือกที่ปุม “ Word Options “ (หมายเลข2)

รูป 1.21 แสดงเมนู Word Option

3.จากนั้นจะปรากฏหนาตาง Word Options ขึ้นมาดังรูป 1.22 ใหเลือกเมนู “Popular” (หมากเลข1) และเลือกที่ชอง “Show Developer tab in the Ribbon” (หมายเลข2) แลวคลิกปุม “OK” เพื่อบันทึกการทํางาน

รูป 1.22 หนาตาง Word Option

4. จากนั้นปรากฏแทป “Developer”ขึ้นมาดังรูป 1.23 ใหเลือกคลิกเมนู “Document Template” (หมายเลข2)

รูปที่ 1.23 แสดงแทป Developer

5 จากนั้นปรากฏหนาตาง “Templates and Add-ins “ ขึ้นมา ใหกดปุม “Attach” (หมายเลข1) ใหเลือกไฟล Template ที่ไดบันทึกไว จากนั้นคลิกเลือกที่ชอง “ Autmatically update documents style “ (หมายเลข2) เพื่อให Apply Template อัตโนมัติ แลวกดปุม “OK” เพื่อบันทึกการต้ังคา

6. จากนั้นจะสามารถใช Style ตางๆ ใน Template ทีเ่พิ่มเขามาไดตามปกติ