Styret for Sølvberget KF · år ets sommerkampanje for barn . 18,5 prosent av barneskoleelevene i Stavanger var med på « Sommerles » . 1 893 barn leste 18 123 bøker (et gjennomsnitt

Møtebok: Styret for Sølvberget KF (25.10.2016)

Styret for Sølvberget KF

Dato: 25.10.2016

Sted: Kiellandrommet

Notat:

Saksliste

Møteinnkalling

Møteinnkalling Styret for Sølvberget KF 25.10.2016 3

Informasjon

Saker til behandling

28/16 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet 06.09.2016 4

29/16 Tertialrapport 2. tertial 2016 10

30/16 Avtale mellom Rogaland fylkeskommune og Sølvberget KF om fellestjenester for folkebibliotek i

Rogaland 25

31/16 Valbergtårnet – forlenging av leiekontrakt 30

32/16 Lønnsforhandlinger i følge HTA kapittel 5 33

1

Til medlemmer og varamedlemmer i


Sølvberget KF

Postadr.: Postboks 8001, 4068 STAVANGER Besøksadr.: Sølvberggata 2 E-post: [email protected] www.stavanger-kulturhus.no Orgnr.: 982766184

UTVALGSSEKRETÆR ARKIVSAK ARKIVNR. DATO

Lotte Løkeland Hovda 16/02609 033 18.10.2016

Saksliste

Utvalg: Styret for Sølvberget KF

Møtested: Kiellandrommet

Møtedato: 25.10.2016 Tid: 1530 Møtenr.

Saksnr. Arkivsaksnr.

28/16 16/27886-1

Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet 06.09.2016

29/16 16/13036-3

Tertialrapport 2. tertial 2016

30/16 16/14621-3

Avtale mellom Rogaland fylkeskommune og Sølvberget KF om

fellestjenester for folkebibliotek i Rogaland

31/16 16/27764-1

Valbergtårnet – forlenging av leiekontrakt

32/16 16/05136-13

Lønnsforhandlinger i følge HTA kapittel 5

1

Saksframlegg

Dato: Saksnummer: Deres ref.:

18.10.2016 16/27886-1 Deres ref

Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering:

Styret for Sølvberget KF 28/16 25.10.2016 På sakslisten

Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet 06.09.2016 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF godkjenner møteprotokoll fra 06.09.2016.

2

Sølvberget KF Postadr.: Postboks 8001 4068 STAVANGER Besøksadr.: Sølvberggata 2 Telefon: +47 51507465 E-post: [email protected] www.stavanger-kulturhus.no/ Orgnr. 982766184

UTVALGSSEKRETÆR ARKIVSAK ARKIVNR. DATO

Lotte Løkeland Hovda 16/02609 033 08.09.2016

Møteprotokoll


Møtested: Kiellandrommet

Møtedato: 06.09.2016 Tid: 15:30 Møtenr.

Møteleder: Hilde Karlsen

Til stede på møtet: Hilde Karlsen (H), Anne Kristin Bruns (Krf), Eirik Faret Sakariassen

(SV), Olav T. Laake (AP), Linn Tønnessen (ansattesrepresentant) Forfall: Varamedlemmer: Dessuten møtte: Marit Egaas (administrasjonen), Lotte Løkeland Hovda

(administrasjonen). Journalister: Tilhørere: 3

3

Saksnr. Arkivsaksnr.

21/16 16/23826-2

Møteprotokoll 31.05.2016

22/16 16/21682-1

Handlings- og økonomiplan 2017-2020

23/16 16/21683-1

Brukeratferd i norske storbybibliotek - undersøkelse

24/16 16/17945-2

Kommuneplan 129K - sentrumsplan - høring

25/16 16/13695-4

Godkjenning av stillingsutlysninger september 2016

26/16 16/04175-5

Kulturhussjefen informerer 06.09.2016

27/16 16/02613-5

Tillegg til leieavtale - Unntatt etter offentlighetsloven Offl § 23 første ledd

4

Saker til behandling

21/16 Møteprotokoll 31.05.2016 Behandlet av Møtedato Saknr

1 Styret for Sølvberget KF 06.09.2016 21/16

Styret for Sølvberget KF har behandlet saken i møte 06.09.2016 sak 21/16

Vedtak

Styret for Sølvberget KF godkjente møteprotokollen fra 31.05.16

Vedtak limes inn her

22/16 Handlings- og økonomiplan 2017-2020 Behandlet av Møtedato Saknr



Vedtak

1. Styret for Sølvberget KF tilrår bystyret å godkjenne forslag til årsbudsjett 2017 og handlings- og økonomiplan 2017-2020 for Sølvberget KF.

2. Bibliotek- og kulturhussjefen får fullmakt til å justere tallene i den videre dialog med

rådmannen.

23/16 Brukeratferd i norske storbybibliotek - undersøkelse Behandlet av Møtedato Saknr



Vedtak

Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering.

5

24/16 Kommuneplan 129K - sentrumsplan - høring Behandlet av Møtedato Saknr



Vedtak

Styret for Sølvberget KF godkjenner forslag til høringsuttalelse for Kommuneplan 129K – sentrumsplan.

25/16 Godkjenning av stillingsutlysninger september 2016 Behandlet av Møtedato Saknr



Vedtak

Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering

26/16 Kulturhussjefen informerer 06.09.2016 Behandlet av Møtedato Saknr



Vedtak

Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering.

27/16 Tillegg til leieavtale

Unntatt etter offentlighetsloven Offl § 23 første ledd

Behandlet av Møtedato Saknr


6

Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF godkjenner vedlagte tillegg til leieavtale mellom Sølvberget KF og Renaa Xpress Sølvberget.

Vedtak

Styret for Sølvberget KF godkjenner vedlagte tillegg til leieavtale mellom Sølvberget KF og Renaa Xpress Sølvberget.

Stavanger: Hilde Karlsen Anne Kristin Vik Bruns Eirik Faret Sakariassen Styreleder Nestleder Medlem Olav T. Laake Linn Tønnessen Medlem Medlem

1

Saksframlegg


13.09.2016 16/13036-3 Deres ref



Tertialrapport 2. tertial 2016 Forslag til vedtak:

1. Styret for Sølvberget KF tar rapporten for 2. tertial 2016 til orientering.

2. Budsjettendringer vedtas i tråd med kulturhussjefens forslag.

2

Tertialrapport 2. tertial 2016

Bakgrunn for saken Tertialrapport 2. tertial 2016. I denne saken er rapportering om økonomi, HMS og statistikk samlet i en sak. I tillegg rapporteres det om status for viktige mål og tiltak i 2016.

Økonomi Økonomisk status for Sølvberget KF 31.08.16

Vedtatt

budsjett Revidert budsjett

Regnskap Forbruk %

30 LØNNSUTGIFTER 46 251 49 153 27 260 55,46

31 DRIFTSUTGIFTER 12 115 13 033 5 817 44,64

32 INVENTAR, UTSTYR OG MASKINER 11 446 12 029 8 340 69,33

33 KJØP AV TJENESTER 7 270 6 670 4 957 74,31

34 OVERFØRINGER 3 346 3 281 1 706 52,01

35 FINANSUTGIFTER 6 510 7 122 3 833 53,82

SUM UTGIFTER 86 938 91 288 51 914 56,87

36 INNTEKTER -3 002 -3 002 -2 162 72,01

37 REFUSJONER -5 268 -5 535 -3 357 60,65

38 OVERFØRINGER -75 333 -78 668 -47 772 60,73

39 FINANSINNTEKTER -3 335 -4 083 -5 393 132,08

SUM INNTEKTER -86 938 -91 288 -58 684 64,28 Driftsutgifter Vedtatt årsbudsjett for Sølvberget, medregnet prosjektene, er kr 86,938 millioner. Av disse er tilskuddet fra kommunen kr 60,987 mill pluss merutgifter som følge av lønnsoppgjør. Nå er budsjettet revidert i forhold til faktiske inntekter slik at budsjettet er på kr 91,288 mill. Tilskuddet fra kommunen er regulert til kr 62,305 mill. Her er merutgifter som følge av lønnsoppgjør lagt inn, pluss kr 0,5 mill til Obstfelderjubileum, som bare gjelder for 2016. I tillegg er det lagt inn andre inntekter som nå er kjent, bl.a. fra Nasjonalbiblioteket og Kommunal- og moderniseringsdepartementet. På utgiftssida er budsjettet revidert som følge av de faktiske inntektene. Finanskostnadene er også revidert siden det ikke blir låneopptak i 2016. Kompensasjon for låneopptak som er gitt i kommunens tilskudd, settes av for å ivareta framtidige kostnader. For øvrig er det bare foretatt mindre justeringer. Ved utgangen av 2. tertial er samlet forbruk 56,8 % og summen av inntekter 64,2 %. Totaltallene for Sølvberget KF inneholder både drift av bibliotek, arrangementsvirksomhet og større aktiviteter som Kapittel og ICORN.

Budsjettet i 2016 er realistisk og planlagt aktivitet er høy. En stor del av Sølvbergets utgifter kommer i 3. tertial, og dette er tatt høyde for i budsjettstyringen. Arbeidet med Kiellandsenter er utsatt, da prosjektleder er opptatt med Obstfelderjubiléet. Ubrukte kostnader i år blir satt av i forbindelse med årsoppgjøret. Det påregnes at regnskapet vil gå i balanse ved årsslutt.

3

Investeringer Bystyret har godkjent et investeringsbudsjett for Sølvberget KF på 17,3 mill for 2016. Sølvberget har noen egne midler, og det er budsjettert med et lånebehov i 2016 på 13,4 mill. Nå viser det seg at Sølvberget har mer egne midler enn budsjettert, fordi det er ubrukte lånemidler fra 2015 og fordi styret har vedtatt å overføre fondsmidler til å finansiere investeringer. På grunn av utsatte investeringer og tekniske følgekostnader for prosjektet Nye Sølvberget, er årets investeringsbehov justert til 12,573 mill, og lånebehovet for 2016 satt til 0.

Revidert investeringsbudsjett:

Investeringsbudsjett 2016 Vedtatt

budsjett Revidert budsjett

Nye Sølvberget 9 000 1 850

Følgekostnader teknisk oppgradering 0 7 500

Skifte av biblioteksystem 1 000 0

Datautstyr, programvare 500 0

Kiellandsenter 6 800 0

Nytt innleveringsanlegg 0 3 380

Årets finansieringsbehov 17 300 12 730

Finansiert slik:

Akkumulert mindre bruk fra 2015 -2 000

Ubrukte lånemidler fra 2015 -6 765

Fondsmidler prior 2015 -1 500 -4 135

Fondsmidler 2015 -719

Låneinntekter -350 -440

Støtte fra Nasjonalbiblioteket -600

Udekket - må finansieres med nye lån 13 450 71

Helse, miljø og sikkerhet Sykefraværet i andre kvartal var 4,9% (3,79% i 2015). Sykemeldt fravær ligger på 2,61% og korttidsfravær på 1,88% (2015 var sykemeldt fravær 2,85% og korttidsfravær 0,94%). Til sammenligning var sykefraværet i Stavanger kommune på 7,4% i samme periode. Det arbeides jevnlig med HMS-handlingsplanen og tilhørende tiltak. Det har ikke blitt meldt avvik i 2. tertial 2016. Samtlige skriftlige instrukser, rutiner og prosedyrer revideres og oppdateres kontinuerlig. Det er gjennomført arbeidsmiljøuke, med tilbud om HMS-samtale for alle ansatte og felles lunsj i kantinen. Ny teamstruktur ble iverksatt 22. august. I forbindelse med arbeidet med ny teamstruktur og Nye Sølvberget har det blitt lagt stor vekt på medvirkning, og det arbeides det kontinuerlig med ROS-analyser og forebyggende tiltak. Mye av fokuset og HMS-ressursene har i andre kvartal vært sentrert rundt Nye Sølvberget i forbindelse med flytting av avdelinger, personale, VVS-arbeider og logistikk.

4

Besøk, utlån og arrangement Besøk Fremdeles er det nedgang i besøket i forhold til i fjor, men tallene er bedre enn for første tertial. I følge våre kameratellere har besøket for 2. tertial gått ned med 6 %, mens nedgangen i 1. tertial var 25 %. Det gjenstår å se om nedgangen er en normalisering etter veldig høyt besøk i 2015, eller en vedvarende trend. Vi følger utviklingen, og tester også kameraene for å se om det er noen uregelmessigheter. Utlån Etter en nedgang på 2% i 1. tertial er det økning på 1% i 2. tertial. Dette skyldes i stor grad årets sommerkampanje for barn. 18,5 prosent av barneskoleelevene i Stavanger var med på «Sommerles». 1 893 barn leste 18 123 bøker (et gjennomsnitt på 9,5 bøker), og 42% av deltakerne var gutter. Generelt sett er trenden tydelig: Det er utlån av bøker og e-bøker som øker, mens utlån av både film og musikk går ned. Dette er det viktig å ta hensyn til når det gjelder samlingsutvikling og aktiviteter framover. Arrangement Antall arrangement har økt kraftig. Det skyldes både flere verksted, nye prosjekter, galleriet og særlig nye serier med arrangement hvor eksterne er hovedansvarlig. I tillegg er tellemetoden justert i tråd med hva andre bibliotek gjør, slik at litteraturgrupper o.l. nå også telles med. Mer detaljert statistikk følger vedlagt.

Aktivitet Kort om noen av tiltakene i årsplanen og en del andre aktiviteter:

- Ny teamstruktur ble iverksatt 22. august, og det arbeides kontinuerlig med overlevering av arbeidsoppgaver og planer for leveranser fra de nye teamene.

- Det er gjennomført konkurranse for valg av konsulent til innredning og wayfinding i 2. – 4. etasje. Grid er valgt som leverandør og arbeidet startet i august.

- Obstfelderjubiléet er inne i en travel periode. En av hovedmarkeringene i jubileumsåret var teaterforestilling på Nilsebu turisthytte 27. august.

- Innføring av meråpent bibliotek for 2. – 3. etasje er utsatt på grunn av tekniske utfordringer med talevarslingsanlegg. Forventet oppstart blir rundt nyttår.

- Sølvberget har fått kr 200 000 fra Kommunal- og moderinseringsdepartementet til ipad-kurs og IT-servicepunkt for innbyggere med lav eller ingen digital kompetanse.

- Sølvberget har også fått kr 10 000 fra Fritt Ord til prosjektet «Min Obstfelder – å ese en modernist med arabiske og persiske øyne».

- Det er inngått avtale med Brødrene Kverneland AS om å låne skulpturen «Stalagmitt» av Jone Kvie. Skulpturen er montert til venstre for hovedinngangen. Den vil stå på Sølvberget i fire år, med mulighet for forlenging etter det.

- Avtalen med ProClean om renhold på Sølvberget er forlenget til 31.08.2017, i henhold til opsjon i den inngåtte avtalen.

- Det er gjennomført konkurranse for ventilasjon i nytt felleskontor. Kontrakt er signert med Stavanger Klima, og arbeidet med startet etter sommerferien.

En detaljert status for årsplan 2016 følger som vedlegg til tertialrapporten.

5

Marit Egaas Bibliotek- og kulturhussjef

Vedlegg:

tertialrapport 2016.xlsx Årsplan 2016 - status pr sept 2016.doc

Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur.

Besøk/utlån 1. tertial 2016 1. tertial 2015 % utvikling

Besøk

Sølvberget, Stavanger kulturhus 373932 499364 -25 %

Stavanger fengsel 2250 2333 -4 %

Madla filial 42952 42061 2 %

Besøk totalt 419134 543758 -23 %

Utlån Stavanger bibliotek totalt 237455 242187 -2 %

Faglitteratur for barn 9623 9415 2 %

Skjønnlitteratur for barn 75425 72954 3 %

Faglitteratur for voksne 39383 40165 -2 %

Skjønnlitteratur for voksne 36363 35813 2 %

Lydbøker for barn 4580 4510 2 %

Lydbøker for voksne 6699 7286 -8 %

Musikk for barn 364 344 6 %

Musikk for voksne 7998 7783 3 %

Film for barn 16107 18903 -15 %

Film for voksne 27538 32684 -16 %

Annet 2872 3061 -6 %

Ebøker 10503 9267 13 %

Madla filial 25979 26879 -3 %

Stavanger fengsel 4066 4991 -19 %

Bruk av nett-tjenester

Besøk på Sølvbergets nettsider 211844 204386 4 %

Besøk på Nord-Sør biblioteket 73193 59277 23 %

Fornying av lån på nett 77 % 78 % -1 %

Reservering av bøker på nett 48 % 48 % 0 %

Facebook (antall følgere pr. 30.4)

Sølvberget 5 470 3 885 41 %

Kapittel 2 508 1 897 32 %

Musikk- og film 1 578 1 333 18 %

Barnebiblå 929 643 44 %

Internasjonalt kulturnettverk 801 531 51 %

Nordisk barnebokkonferanse 862 745 16 %

FB totalt: 10 485 9 034 16 %

Instagram - følgere 2 875 1 225 135 %

Twitter (antall følgere pr. 30.4)

Solvberget 1 911 1 596 20 %

Kapittel 1 642 1 547 6 %

Musikk- og film 962 898 7 %

Twitter totalt: 4 515 4 041 12 %

Arrangement (antall)

Arrangement 280 224 25 %

Klassebesøk 101 94 7 %

Arrangement totalt 381 318 20 %

Besøk/utlån 2. Tertial 2016 2. tertial 2015 % utvikling

Besøk Sølvberget 778 138 931 341 -16 %

Stavanger fengsel 4 300 4 600 -7 %

Madla filial 82 566 83 493 -1 %

Samlet besøk Stavanger bibliotek 865 004 1 019 434 -15 %

Utlån Stavanger bibliotek totalt 447 795 450 621 -1 %

Faglitteratur for barn 17234 16720 3 %

Skjønnlitteratur for barn 138952 131402 6 %

Faglitteratur for voksne 72651 73468 -1 %

Skjønnlitteratur for voksne 73098 72799 0 %

Lydbøker for barn 9378 9102 3 %

Lydbøker for voksne 13315 14226 -6 %

Musikk for barn 626 768 -18 %

Musikk for voksne 14143 14226 -1 %

Film for barn 30874 35119 -12 %

Film for voksne 49575 58093 -15 %

Annet 5393 5666 -5 %

Ebøker 22556 19032 19 %

Bruk av nett-tjenester

Besøk på Sølvbergets nettsider 368 678 347 288 6 %

Besøk på Nord-sør-biblioteket 107 648 94 364 14 %

Fornying av lån på nett 78 % 80 % -3 %

Reservering av bøker på nett 50 % 50 % 0 %

Facebook (antall følgere pr. 31.8)

Sølvberget 5 930 4 142 43 %

Kapittel 2 821 2 274 24 %

Musikk- og film 1 632 1 393 17 %

Barnebiblå 950 726 31 %

Internasjonalt kulturnettverk 872 587 49 %

FB totalt: 12 205 9 122 34 %

Instagram - følgere 3 325 1 767 88 %

Instagram - bruk av #sølvberget 4024

Twitter (antall følgere pr. 31.8)

Solvberget 1 960 1 716 14 %

Kapittel 1 665 1 587 5 %

Musikk- og film 966 924 5 %

Twitter totalt: 4 591 4 227 9 %

Arrangement (antall)

Arrangement 522 293 78 %

Klassebesøk 131 106 24 %

Arrangement totalt 653 399 64 %

Side 1/6

Sølvberget KF – Årsplan 2016

Visjon for Sølvberget Sølvberget skal være den beste formidleren av kunnskap for alle og landets fremste arena for kreativitet. Gjennom opplysning og opplevelser skal trofaste gjester beholdes og nye mennesker begeistres. Byens største møteplass skal dyrke romslighet og refleksjon. Sølvbergets kunnskap og kompetanse skal ikke vokse i takt med byens og regionens befolkning - vi skal ligge foran. Vi skal formidle de gode historiene og være en trygg veiviser i en informasjonsjungel som stadig vokser seg tettere.

Hovedmål: Kunnskap og dannelse - Vi skal sikre alle rett til den samme informasjonsmengden. Vi skal være rustet til å svare på de

spørsmålene innbyggerne har – og de spørsmålene de ikke visste at de hadde. Vi skal stimulere til

nysgjerrighet og refleksjon.

Opplevelse og formidling - Vi skal by på de gode opplevelsene og formidle de viktige fortellingene til begeistring og glede

for stadig nye generasjoner.

Mangfold og muligheter - Vi skal fungere på tvers av kulturell, religiøs og økonomisk bakgrunn – på tvers av økonomiske,

aldersmessige og samfunnsmessige skillelinjer. Dette er en viktig ressurs som kan videreutvikles

gjennom deltagelse og aktiv formidling.

Møteplass og medvirkning - I en stadig mer fragmentert og kommersiell hverdag er behovet for møteplasser med høye dører

og vide porter større enn noen gang. Sølvberget skal preges av nærhet og romslighet slik at vi kan

møte innbyggerne der de er og gi dem arenaer for medvirkning, deltakelse og diskusjon.

Side 2/6

RESULTAT-

MÅL 2016

TILTAK ANSVARLIG FRIST STATUS 1.9

ARBEIDE

LANGSIKTIG OG

STRATEGISK

FOR Å

VIDEREUTVIKLE

SØLVBERGET

SOM

LÆRINGSARENA

ATTRAKSJON

OG MØTEPLASS

MED SPESIELT

VEKT PÅ BYENS

INTER-NASJONALE

BEFOLKNING, BARN OG UNGE

Iverksette planen for framtidsrettet utforming av Sølvbergets 2.-4. etasje

Nye Sølvberget/ Lederteamet

Hele året Ventilasjon nært forestående Flytting og logistikk planlegges. Arbeid med konkurranse om innredning og wayfinding pågår. Ansettelse av prosjekt-medarbeider pågår.

Alle som vokser opp i Stavanger bør få tilbud om tre bibliotekbesøk i løpet av grunnskolen. Tilbud om besøk til videregående skole må vurderes ut i fra ressurser og kompetanse som er tilgjengelig

Kunnskap Fordeles over hele året

Det arbeides med plan for høsten pga flyttinger. Deretter skal det nye team læring utarbeide en langsiktig plan.

Forvalte og utvikle en strategi for mediesamlingen i samsvar med publikums behov, digital utvikling, trendspotting, programarbeid og utstillinger.

Opplevelse Langsiktig arbeid starter til høsten når team samling er etablert.

Arbeide aktivt med brukermedvirkning og gjennomføre inntil 4 brukerundersøkelser årlig

Møteplass Innen 1. mars 1. juni 1. september 1. november

Har gjennomført en brukeratferdsundersøkelse og flere mindre undersøkelser knyttet til arrangement. Overført til team utvikling fra august.

Utvikle en kompetansestrategi for perioden 2017 – 2021. Krever evaluering av ansattes nåværende kompetanse.

Lederteamet/ koordinatorer/HR

I løpet av 2016 Kartlegging pågår

Lage en strategi for bibliotekets tidsbruk innen a) samling og logistikk, b) koordinering og planlegging, c) brukermedvirkende aktiviteter for perioden

Lederteamet/ prosjektleder

a) 2. tertial b) 2. tertial c) Hele året

Utsettes

Side 3/6

2017-2021

Definere og utvikle læringsstrategi for ulike målgrupper.

Kunnskap 2. tertial Ikke startet

Detaljplanlegge og implementere Kiellandsenter i Nye Sølvberget

Lederteamet/Nye Sølvberget

Hele året Prosjektstilling er lyst ut. Arbeidet starter til høsten.

OPPRETTHOLDE

BESØKS- OG

UTLÅNSTALLET

FRA 2015. *

NYE

SØLVBERGET

KAN MEDFØRE

KONSEKVENSER

FOR

PUBLIKUMS-BESØKET.

Utvikle arrangement, verksteder og møteplasser både med egne ressurser og med eksterne aktører

Opplevelse Hele året Pågår hele året, laget egen plan for perioder med ombygging. I tillegg utarbeides helhetlig strategi for programvirksomheten.

Gjennomføre litteraturfestivalen Kapittel 2016 med tilsvarende besøkstall som 2015.

Opplevelse Sept. 2016 Programarbeid pågår

Legge vekt på aktiviteter og arrangement som stimulerer til demokratiutvikling, debatt og offentlig samtale.

Opplevelse

Hele året Pågår, men det bør arbeides mer systematisk. Inngår i arbeidet med programstrategi.

Lage strategi for eksterne samarbeidspartnere, og inngå gjensidig forpliktende avtaler.

Møteplass/ Opplevelse

1. tertial Utsatt til 2017 pga ombygging

Opprettholde antall egenproduserte arrangement og bygge videre på rammer og føringer som er lagt for programmeringen.

Opplevelse Hele året Status quo dette året, ny strategi etter ombygging

Planlegge nasjonal konferanse om barnelitteratur i februar 2017.

Opplevelse Hele året Planlegging startet, eksterne midler gjør gjennomføring mulig.

Gjennomføre hovedprosjektet for Obstfelder-jubileet 2016.

Opplevelse Hele året Er godt i gang. Hovedtyngden av programmet til høsten.

GJENNOMFØRE

EVALUERING OG

UTVIKLING AV

PROSJEKTER

Evaluere 1. etasje etter to års drift og plan for videreutvikling.

Møteplass 1. tertial Ferdig.

Effektmåling av markedsføring og brukertilfredshet.

Møteplass Hele året Mindre undersøkelse i vår. Effektmåling i forhold til høstprogrammet.

Side 4/6

OG AKTIVITETER Evaluere IKN Møteplass 1. tertial Pågår sammen med kommunen. Brukerundersøkelse. Styresak desember.

Evaluere og lage plan for digital kunnskapsformidling og etablere system for dokumentasjon.

Kunnskap 2. tertial Starter til høsten

Evaluere Ung i Sentrum og utarbeide en plan for ungdomsarbeidet på Sølvberget.

Møteplass/ Opplevelse

1.tertial Prosjektet avsluttes i 2017. Evaluere og vurdere hva som skal over i drift.

Evaluere utleievirksomheten med tanke på kvalitet og kapasitet.

Møteplass 1. tertial Pågår. Oppsummere erfaringene og vurdere kost-nytte.

Evaluere våre digitale plattformer og plan for videreutvikling 2016/2017

Møteplass Hele året Starter til høsten med team utvikling. Først kommer midlertidig publiseringsplan.

PRODUKT-UTVIKLING 2016

Forprosjekt Nytt biblioteksystem Fagstab Hele året Prosjektgruppe storby etablert. Midler fra NB.Felles konkurranse våren 2017.

Nytt innleveringsanlegg Kunnskap 1. tertial Konkurranse gjennomført. Leveres august.

Meråpent bibliotek for 2. og 3. etasje. Nye Sølvberget 2. tertial Konkurranse gjennomført. Leveres mai. Iverksettes til høsten.

OPPRETTHOLDE

SØLVBERGETS

GODE

OMDØMME

Aktiv deltakelse på lokale og nasjonale arenaer og arrangement

Lederteam Hele året Pågår, samlet strategi mangler

Aktiv deltakelse i media Lederteam/ Team utvikling

Hele året Pågår, bør planlegges bedre. Workshop i løpet av høsten sammen med team utvikling.

Undersøke Sølvberget som merkevare og utvikle Sølvbergets markedsføring

Lederteam/ Team utvikling

Hele året Henger sammen med kommunikasjonsstretegien.

Side 5/6

Ikke trykk på dette arbeidet nå, må bruke tid på dette.

Revidere kommunikasjonsstrategien Møteplass/team utvikling

2. tertial Starter i høst

Systematisk HMS arbeid for å sikre at Sølvberget er et trygt sted å være for alle.

Fagstab Hele året Pågår

Systematisk vedlikehold av teknisk utstyr, interiør og lokaler

Møteplass Hele året Pågår, men en del teknisk utstyr er en utfordring.

Gode interne rutiner og tilstrekkelige ressurser, slik at teknisk utstyr fungerer tilfredsstillende

Kunnskap/team bibliotekservice

Hele året Gjelder IKT-drift. Jobbes med kontinuerlig, men mye gjenstår.

Planlegge Sølvbergets 30 årsjubileum 2017.

Lederteamet Hele året Starter høsten. ALT notat til lederteamet innen 1.10.

MEDARBEIDERE

SOM TRIVES OG

ER STOLTE AV

ARBEIDS-PLASSEN

Gjennomføre medarbeiderundersøkelse og arbeide systematisk med oppfølging av denne. Øke svarprosenten med 3%.

Lederteam/AMU 1. tertial Utsatt til 2017.

Hente inspirasjon fra andre bibliotek og kulturinstitusjoner (foredrag og studiebesøk)

Nye Sølvberget/ Lederteamet

Hele året Pågår

Synlige, tilstedeværende ledere, og tydelighet når det gjelder ansvar og myndighet. Tydeliggjøre organisasjonsmodellen.

Lederteamet Hele året Ny teamstruktur fra høsten 2016 skal bidra til å bedre dette.

Fortsatt være en IA-bedrift, gi praksisplasser til personer via NAV og lignende.

Fagstab Hele året Dette er vi gode på, får skryt av NAV.

Holde korttids-sykefraværet på samme nivå som 2015

Lederteamet/ fagstab

Hele året Stabilt sykefravær.

JOBBE

SMARTERE OG

UNNGÅ

DOBBELTARBEID

Iverksette ny teamstruktur Lederteamet Hele året Pågår

Ta i bruk Public 360 – nytt arkivsystem Fagstab 1. tertial Er iverksatt, opplæring gjenstår

Gode system for oppfølging av løpende vedlikehold og rapportering av avvik.

Fagstab Hele året OK

Tydelighet i oppstart og evaluering av Lederteamet Hele året Pågår

Side 6/6

prosjekter når det gjelder forankring, rammer og ansvar.

KIELLAND-SENTER

Innarbeide og realisere planene for Kiellandsenter i Nye Sølvberget

Nye Sølvberget Hele året Oppstart til høsten

1

Saksframlegg


23.09.2016 16/14621-3 Deres ref



Avtale mellom Rogaland fylkeskommune og Sølvberget KF om fellestjenester for folkebibliotek i Rogaland Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF godkjener forslag til avtale mellom Rogaland fylkeskommune og Sølvberget KF om fellestjenester for folkebibliotek i Rogaland

2

Avtale mellom Rogaland fylkeskommune og Sølvberget KF om fellestjenester for folkebibliotek i Rogaland

Bakgrunn for saken Gjeldende avtale med Rogaland fylkeskommune ble inngått i høsten 2010 og gjelder fra 01.01.2011. Avtalen kan sies opp med 12 måneders varsel og dette ble gjort av fylkeskommunen høsten 2014 med virkning fra 01.11.2015. På grunn av skifte i personale har fylkeskommunen senere forlenge avtalen ut 2016. Gjeldende avtale innebærer støtte på kr 1 mill som reguleres årlig i forhold til konsumprisindeksen.

Vurdering Under forhandlingene om ny avtale har det vært enighet om at avtalen bør være kort og generell, og at den følges opp gjennom årlige handlngsplaner. For øvrig har det vært viktig for Sølvberget å finne områder der Stavanger kan dele sin kompetanse, samt sikre basistjenester i forhold til fjernlån og Rogalyd. Rogaland fylkeskommune har vært opptatt av at handlingsplanen skal forankres i Regional bibliotekplan for Rogaland 2014-2017. Rammen på kr 1 mill ligger fast, og Rogaland fylkeskommune har gjort det veldig klart at beløpet ikke lenger skal indeksreguleres.

Konklusjon Rogaland fylkeskommune er en viktig samarbeidspartner for Sølvberget, samtidig som Sølvberget er en viktig motor for bibliotekutviklingen i hele regionen. Nytt forslag til samarbeidsavtale er et godt grunnlag å bygge videre på i årene som kommer.


Vedlegg:

Avtale mellom Rogaland fylkeskommune og Sølvberget_utkast september 2016 .docx Handlingsplan 2017_Vedlegg til avtale mellom Rogaland fylkeskommune og S .docx


Avtale mellom Rogaland fylkeskommune og Sølvberget KF

om fellestjenester for folkebibliotek i Rogaland Formål Formålet med denne avtalen er å bidra til å oppfylle målene i gjeldende regionale plan for bibliotekfeltet i Rogaland og handlingsprogrammet knyttet til denne. Innholdet i avtalen skal hvert år konkretiseres i en egen handlingsplan som forankres i det årlige handlingsprogrammet for bibliotek i Rogaland. Handlingsplanen til avtalen utarbeides innen 1. oktober hvert år, og tas inn som et vedlegg til avtalen. Økonomi Rogaland fylkeskommune betaler årlig kr. 1 000 000,- til Sølvberget som kompensasjon for de tjenestene som omfattes av avtalen. Beløpet faktureres årlig. Rapportering Det gjennomføres to årlige møter om avtalen: ett i januar/februar for gjennomgang av årsrapport og ett i august/september for rullering av handlingsplanen. Rogaland fylkesbibliotek kaller inn til disse møtene. Sølvberget leverer en enkel skriftlig rapport i forbindelse med årsavslutning, der det gjøres rede for hva som er gjort, hva som eventuelt ikke er gjort og hvorfor. Oppgaver Oppgaver som legges inn i avtalen skal være forankret i gjeldende regionale plan for bibliotekfeltet i Rogaland, per i dag Regionalplan for bibliotek i Rogaland. Tiltakene skal ha en målbar funksjon for bibliotekene i Rogaland. Eksempel på tiltak som kan inngå i avtalen: Kompensasjon for fjernlån utover det som er påregnelig Utvikling av spesialsamlinger av regional interesse (som lokalhistorie, Rogalyd) Drift av felles infrastruktur for bibliotekene i Rogaland, for eksempel felles biblioteksystem Ledelse og gjennomføring av regionale utviklingsprosjekter forankret i gjeldende handlingsprogram tilknyttet gjeldende regionale plan for bibliotek i Rogaland. Arrangere kurs, seminarer og konferanser rettet mot biblioteksektoren Oppsigelse Avtalen har en gjensidig oppsigelsesfrist på 12 måneder. Stavanger, dato Rogaland fylkeskommune Sølvberget KF

Vedlegg til avtale mellom Rogaland fylkeskommune og Sølvberget KF om fellestjenester for folkebibliotek i Rogaland

Handlingsplan 2017

Tiltak Kostnad

4.1 Bibliotek i samarbeid

Felles katalog / biblioteksystem for folkebibliotekene i Rogaland - forprosjekt 150 000

Fjernlån, personal 185 000

Fjernlån, innkjøp av bøker oa 65 000

Lokalhistorisk samling - innkjøp og registrering av 100 titler 55 000

Rogalyd, personal 200 000

Rogalyd, innkjøp 40 000

Felles markedsføring av 2 prosjekter/tilbud i bibliotekene 30 000

4.6 Kompetente bibliotek

Kurs – k-fond 2017 (Stavanger og Tysvær) 65 000

Kurs – uspesifisert 35 000

Litteraturformidling

Sølvberget bidrar med sin kompetanse i regionale lese- og litteraturposjekt 75 000

Nordisk barne- og ungdomsbokkonferanse 100 000

1 000 000

Felles katalog / biblioteksystem Formålet er å sikre at behovet for et felles biblioteksystem for alle bibliotekene i Rogaland blir ivaretatt når storbybibliotekene legger sitt system ut på anbud. Fylkesbiblioteket ønsker å informeres jevnlig om status for prosjektet. Fjernlån Innkjøp av bøker til fjernlån kompenseres ut fra gjennomsnittlige medieutgifter per lån i Stavanger det vil si kr 6,90, ganget med antall fjernlån forrige år (9242) Lønnsutgifter knyttet til fjernlån kompenseres ut fra at en antagelse om at ca 1/3 av lønnsutgiftene på Sølvberget er knyttet direkte til utlån av bøker, det vil si kr. 24,- ganget med antall fjernlån forrige år (9242). Regnestykkene tar utgangspunkt i disse tallene (fra 2015 statistikken Stavanger) Utlån totalt: 636 594 Fjernlån netto: 9242 Mediebudsjett: kr 4 396 539 Lønnsbudsjett: kr 26 500 000 Lokalhistorisk samling – innkjøp Vi har ikke gode tall på dette, så her har vi stipulert. Sølvberget lager en prosedyre for rapportering av innkjøp av lokalhistorisk litteratur (fra og med 2017).

Rogalyd Konkrete arbeidsoppgaver: Scanning, tekstproduksjon, diskografi, kontaktnett, digitalisering. Fylkesbiblioteket kan bidra med informasjon ut til kommunene (bibliotek og kultursjefer) Sølvberget lager en prosedyre for rapportering av innkjøp knyttet til Rogalyd (fra og med 2017). Felles markedsføring Felles markedsføring av 2 regionale prosjekter (avhengig av størrelsen og omfanget av markedsføringen) på forespørsel fra Rogaland fylkesbibliotek. Det kan for eksempel dreie seg om e-bøker, Pressreader, folkeverksted/makerspace. Avtaler om disse leveransene gjøres underveis i året. Fylkesbiblioteket må være ute i god tid med bestillingene, og Sølvberget har anledning til å avvise bestillinger som har for kort frist. Kurs Sølvberget gjennomfører to åpne kurs for alle bibliotekene i Rogaland. Begge kursene settes opp to dager: én dag i Stavanger og én dag i Tysvær. Kompensasjon for kurs tar utgangspunkt i at Sølvberget står for det faglige (inkludert honorar og reiseutgifter for foredragsholdere), mens fylkesbiblioteket tar det administrative (kurslokale, servering, fakturering). Inntekter i form av kursavgifter går til fylkesbiblioteket.

Regionale lese- og litteraturprosjekt Sølvberget kan dele sin kompetanse i aktuelle lese- og litteraturprosjekt etter nærmere avtale. Nordisk barne- og ungdomsbokkonferanse Et stor nasjonalt løft som etter avtale med Rogaland fylkeskommune er overtatt av Sølvberget. Konferansen gjennomføres annethvert år. Dette er en viktig møteplass for alle som arbeider med barnelitteratur i Norden. Totalt budsjett for konferansen var første gang kr 1,4 mill i gjennomføringsåret og kr 400 000 året før. Budsjettet omfatter lønn til prosjektleder i 50 % stilling og egenandel fra Sølvberget på kr 300 000. I tillegg er det en god del skjulte kostnader for Sølvberget som ikke er budsjettert. I tillegg til å bidra økonomisk gjennom denne avtalen, vil Fylkesbiblioteket i løpet av 2017, i samarbeid med Sølvberget og prosjektleder for NBBK, drøfte muligheten for at fylkesbiblioteket bidrar mer aktivt i planlegging og gjennomføring av selve konferansen.

1

Saksframlegg


17.10.2016 16/27764-1 Deres ref



Valbergtårnet – forlenging av leiekontrakt Forslag til vedtak: Gjeldende leiekontrakt med Stavanger Guideservice om leie og daglig drift av Valbergtårnet forlenges fram til 31.12.2018.

2

Valbergtårnet – forlenging av leiekontrakt

Bakgrunn for saken Sølvberget KF har bedt Stavanger kommune vurdere om forvaltningen av Valbergtårnet skal overføres til MUST (Museum Stavanger). Det er fortsatt ingen løsning i saken.

Fakta Det er Stavanger kommune som eier Valbergtårnet. Sølvberget har siden september 1995 hatt ansvar for forvaltning og disponering av tårnet, etter vedtak i formannskapet. Valbergtårnet ble sommeren 1995 restaurert med støtte fra Gjensidige, og en permanent vekterutstilling ble etablert i 2.etasje i huset. I februar 1997 ble det inngått en avtale med Stavanger Guideservice v/Rune Helgø om utleie av Valbergtårnet. Stavanger Guideservice leier fremdeles Valbergtårnet og står for daglig drift. Styret for Sølvberget KF behandlet sak om framtidig forvaltning av Valbergtårnet 20.10.14, og det ble fattet følgende vedtak: Styret for Sølvberget anbefaler fortsatt at forvaltningen av Valbergtårnet bør overføres til MUST Det etableres dialog med Stavanger kommune for å finne både kortsiktig og langsiktig løsning for forvaltning av Valbergtårnet. Som følge av dette vedtaket, ble leiekontrakten med Stavanger Guideservice, med noen mindre endringer, forlenget til 31.12.2016.

Status for saken Første henvendelse fra Sølvberget til Stavanger kommune om overføring til MUST ble sendt 08.02.1012. Det har helt siden den gang vært enighet mellom Sølvberget og kommunen at dette er en bra løsning. Samtidig er det økonomiske hensyn som må tas, og MUST har mange prosjekter i årene framover. Dermed er det fortsatt ikke oppnådd enighet med MUST, og fra kommunens side er det antydet at en løsning trolig ligger noen år fram i tid. Sølvberget har dialog med Stavanger Guideservice om saken, og de er interessert i å forlenge gjeldende avtale to år til, dvs til 31.12.2018. Begge parter er enige om at etter den tid skal avtalen avsluttes, og det må finnes andre løsninger. Det er også andre som har meldt sin interesse for å overta forvaltningen av Valbergtårnet. Det er foreløpig ikke innledet dialog med disse.

Vurdering Valbergtårnet er et viktig kulturminne, som brukes til kulturarrangement, lukkede arrangement og opplegg i den kulturelle skolesekken. I tillegg er det åpent daglig om sommeren og søndager hele året (bortsett fra januar og februar). Sølvberget bruker i liten grad Valbergtårnet til egne arrangement. Det er viktig å sikre formidlingsarbeidet og de museale forpliktelser i framtida. Kulturhussjefen anbefaler derfor at arbeidet med å finne en ordning med MUST fortsetter, og at det er et mål å få en avtale på plass innen 31.12.2018. Dersom dette fortsatt ser ut til

3

å trekke ut, må det i god til før nåværende leiekontrakt utløper, startes et arbeid med å finne alternative løsninger. Da er det et godt utgangspunkt at det finnes interessenter.



1

Saksframlegg


07.10.2016 16/05136-13 Deres ref



Lønnsforhandlinger i følge HTA kapittel 5 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar resultatet fra de lokale lønnsforhandlingene i 2016 til orientering.

2

Lønnsforhandlinger i følge HTA kapittel 5

Bakgrunn for saken Sølvberget gjennomfører selv lokale lønnsforhandlinger pr. 1. mai 2016 i henhold til Hovedtariffavtalens bestemmelser. Dette året er det bare lokale forhandlinger i Kapittel 5, der alle får sin lønn fastsatt lokalt.

Kapittel 5 På Sølvberget er rådgivere og ledere plassert i kapittel 5. Dette er ansvarsfulle stillinger med stor grad av selvstendig arbeid og høye krav når det gjelder utviklingsarbeid, initiativ og faglig oppdatering. Kriteriene for individuell lønn som er beskrevet i «Lønnspolitisk dokument» brukes ved avlønning av rådgivere og ledere. Kapittel 5-forhandlingene omfattet i 2016 33 ansatte. Før de ordinære forhandlingene var det i tillegg avholdt særskilte forhandlinger for koordinatorer som fikk nye stillinger/arbeidsoppgaver i forbindelse med innføring av ny teamstruktur fra 22.08.

Føringer for forhandlingene Føringene for forhandlingene er lagt i Sølvbergets lønnspolitiske dokument. I tillegg legges sentrale føringer i forbindelse med tariffrevisjonen og føringer fra Stavanger kommune til grunn. Viktig dette året har vært både kommunens økonomiske situasjon og rekrutteringssituasjonen. Det oppleves ikke lenger som vanskelig å rekruttere kvalifiserte medarbeidere, og det er ikke lenger så attraktivt for Sølvbergets ansatte å gå til bedre betalte stillinger i privat virksomhet. På bakgrunn av dette har Stavanger kommune gitt en ramme for forhandlingene på 2,4 % og anbefaler også at foretakene følger dette. Stavanger kommune har dette året ikke blitt enige med organisasjonene om størrelsen på et generelt tillegg.

Gjennomføring og resultat Forhandlingene ble gjennomført 21. september, etter at første tilbud ble gitt ut 20. september. Følgende fagforeninger deltok i forhandlingene: Fagforbundet, Bibliotekarforbundet, Samfunnsviterne og Akademikerne. Forhandlingene ble gjennomført både med fellesmøter der alle fagforeningene var til stede og separate forhandlinger. Forhandlingene var krevende. Det har vært omfattende endringer på Sølvberget det siste året, og forventningene til årets lønnsoppgjør var store, mens rammen var relativt beskjeden. Det ble til slutt oppnådd enighet med alle fagforeningene, innenfor en total ramme på 2,59 %. Tilleggene varierte fra kr 7.000 – kr 32.800. Gjennomsnitt var kr 16.900. For Stavanger kommune var gjennomsnittet i kapittel 5 også kr 16 900, mens laveste tillegg var kr 4000.

3

Vurdering Forhandlingene på Sølvberget gjennomføres på en profesjonell og ryddig måte.

Lønnspolitisk dokument er et godt hjelpemiddel, og partene har et konstruktivt samarbeid

for å oppnå best mulig resultat totalt sett. Kulturhussjefen er tilfreds med at det ble oppnådd enighet med alle fagforeningene, og at det var mulig å holde seg noenlunde innenfor rammen.


Vedlegg:


Documents

Styret for Sølvberget KF · år ets sommerkampanje for barn . 18,5 prosent av barneskoleelevene i Stavanger var med på « Sommerles » . 1 893 barn leste 18 123 bøker (et gjennomsnitt