SU - ERP Implementation...Funds Management (FM) ระบบบร หารงบประมาณ Financial Management Area (FM Area) เขตจ ดการทางการเง

SU - ERP Implementation 4 - 10 October 2017 SAP FM Overview Training

10th October 2017

© 2017, Convergence System Co., Ltd. All Rights Reserved.

Page 2

convergence

1. วตัถปุระสงคข์องการอบรม

2. ภาพรวมการท างานของระบบ

3. ขอ้มลูหลกั

4. การจัดท าและอนุมัตงิบประมาณ

5. การบรหิารงบประมาณ

6. กระบวนงานสิน้ปีงบประมาณ

7. รายงานระบบงบประมาณ

8. ถาม - ตอบ

วัตถปุระสงคข์องการประชมุ


Page 3

convergence

1. วตัถปุระสงคข์องการอบรม

(Training Objective)


Page 4

convergence

วัตถปุระสงคข์องการอบรม

1. เพือ่ใหท้ราบแนวทางการท างาน (Function and Feature)

ของระบบบรหิารงบประมาณ(Funds Management)

2. เพือ่ใหท้ราบค าศพัทต์า่งๆ (Terminology) ในระบบบญัชี

บรหิารของระบบ SAP ERP

3. เพือ่เป็นการปพูืน้ฐานใหก้บั User ทีจ่ะเขา้รว่มการออกแบบ

ระบบ (Business Blueprint Design)


Page 5

convergence

2. ภาพรวมการท างานของระบบ

(Funds Management

Overview)


Page 6

convergence

Funds Management

เป็นระบบทีใ่ชส้ าหรับจัดการและบรหิารงบประมาณ

โดยเป็นระบบงานยอ่ย (Sub-Module) ของระบบการจัดการภาครัฐ (Public Sector Management: PSM) ของระบบ SAP


Page 7

convergence

Funds Management – Accounting Environment

❖ Expenditures❖ Revenues

❖ Balance Sheet (B&L)❖ Expenses/Revenues

(P&L)

❖ Costs❖ Revenues

Three basic views of an organization

Budget View“FM”

Commercial View/External View

“FI”

Controlling View“CO”


Page 8

convergence

Organizational Elements within Accounting

Company Code

FM Area

Controlling Area


Page 9

convergence

FM Organization Structure

Financial Management Area (FM Area): เขตจัดการทางการเงนิ

✓ เป็นโครงสรา้งระดบัสงูสดุในระบบงบประมาณ โดยในแตล่ะ Company Code

จะตอ้งมกีารก าหนดเขตจัดการทางการเงนิ (Financial Management Area)

เพือ่บง่บอกวา่ Company Code มกีารบรหิารงบประมาณแบบใด

✓ ก าหนดในขัน้ตอนการบนัทกึขอ้ก าหนดระบบทางเทคนคิ (Configuration)

✓ รหสัมคีวามยาวสงูสดุ 4 ตวัอกัษร


Page 10

convergence

3. ขอ้มลูหลกั

(Master Data)


Page 11

convergence

Account Assignment Elements

Account Assignment Elements

เป็นการก าหนดคา่ของขอ้มลูหลักในระบบ FM การก าหนดคา่ที่ตอ้งการใชข้ึน้กบัมติทิีต่อ้งการในการจัดท า บรหิารและตดิตามงบประมาณ


Page 12

convergence

Funds Center

Organizational Elements

Funds Center are used to represent organizational units(areas of responsibility, departments) and are arranged in a hierarchy.

อาจหมายถงึ ศนูยเ์งนิทนุ หรอื หน่วยงานเจา้ของงบประมาณ หรอืหน่วยงานผูใ้ชง้บประมาณ

โครงสรา้งรหัสก าหนดไดส้งูสดุ 16 ต าแหน่ง สามารถก าหนดได ้ทัง้ตัวเลขและตัวอกัษร


Page 13

convergence

Funds Center

FM Areaตัวอยา่งการก าหนด Funds Center


Page 14

convergence

Funds Center

Hierarchy Variant: Time-Dependent Funds Center Assignment


Page 15

convergence

Funds Center

Funds Center: Period of Validity

Validity


Page 16

convergence

Funds Center

ตัวอยา่งจอภาพขอ้มลูหลัก Funds Center


Page 17

convergence

Commitment Item

Breakdown of Revenue and Expenditure

Commitment Item หมายถงึ รายการภาระผกูพัน หรอื รหัสบญัชี

งบประมาณ



Page 18

convergence

Commitment Item

การก าหนดรหัสบญัช ีและรหัสบญัชงีบประมาณ

รหัสบญัชี

รหัสบญัชงีบประมาณ

รหัสบญัชงีบประมาณ





Page 19

convergence

Commitment Item

บญัชีงบประมาณ

Commitment Standard Hierarchy


Page 20

convergence

Commitment Item

ตัวอยา่งจอภาพขอ้มลูหลัก Commitment Item


Page 21

convergence

โครงสรา้งงบประมาณ (Budget Structure) 2 มติิ

Funds Center: หน่วยงาน

Commitment Item: คา่ใชจ้า่ย

Funds Center + Commitment Item


Page 22

convergence

ตัวอยา่งโครงสรา้งงบประมาณ 2 มติิ


Page 23

convergence

Functional Area

Functional Area (เขตตามหนา้ที ่/ เขตตามฟังกช์นั)

กรณีทีต่อ้งการเพิม่มติ ิส าหรับการจัดท า บรหิาร และตดิตามงบประมาณ ในมมุมองของ แผนงาน / งาน / โครงการหรอืกจิกรรม


Functional Area

แผนงานการเรียนการสอนแผนงานวิจยั แผนงานบริการสขุภาพ

แก่ประชาชนงานวิจยั พฒันาและถ่ายทอดเทคโนโลยี

งานวิจยัเฉพาะทาง


Page 24

convergence

Functional Area

ตัวอยา่งจอภาพขอ้มลูหลัก Functional Area


Page 25

convergence


แผนงานวิจยั : งานวิจยั พฒันาและถ่ายทอดเทคโนโลยี

แผนงานวิจยั : งานวิจยัเฉพาะทาง


Page 26

convergence



Page 27

convergence

Fund

Fund (แหลง่เงนิทนุ / กองทนุ)

กรณีทีต่อ้งการเพิม่มติ ิส าหรับการจัดท า บรหิาร และตดิตามงบประมาณ ในมมุมองของ แหลง่เงนิทนุ / กองทนุ


งบแผ่นดนิ งบรายได้

Fund


Page 28

convergence

Fund

ตัวอยา่งจอภาพขอ้มลูหลัก Fund


Page 29

convergence


งบแผน่ดิน

งบรายได้


Page 30

convergence



Page 31

convergence

Funded Program

Funded Program (โปรแกรมเงนิทนุ)

ตัวอยา่งการใช ้Funded Program เชน่ รายการของงบลงทนุ เป็นตน้


คอมพวิเตอร ์3 เครือ่ง

โตะ๊ประชมุ 1 ชดุ

งานกอ่สรา้งอาคารเรยีนใหม่


Page 32

convergence

Funded Program

ตัวอยา่งจอภาพขอ้มลูหลัก Funded Program


Page 33

convergence

โครงสรา้งงบประมาณ

งบแผน่ดิน

คอมพิวเตอร์ 3 เคร่ือง โต๊ะประชุม 1 ชุด


Page 34

convergence



Page 35

convergence

กลุม่ขอ้มลูหลัก (Master Data Group)

กลุม่ขอ้มลูหลัก คอื การก าหนดชดุของขอ้มลูตามความตอ้งการของผูใ้ชง้าน

การก าหนดชดุขอ้มลูหลักสามารถสรา้งเป็นล าดับชัน้ได ้

ขอ้มลูหลักในระบบบรหิารงบประมาณทีส่ามารถสรา้งชดุขอ้มลูไดม้ีดังนี้

❖ Funds Center ❖ Commitment Item❖ Functional Area❖ Fund❖ Funded Program Report


Page 36

convergence

กลุม่ขอ้มลูหลัก (Master Data Group)

ตัวอยา่งการก าหนดกลุม่ขอ้มลูหลัก Functional Area

Node

Subnodes


Page 37

convergence

ค าศัพทท์ีเ่กีย่วขอ้ง

ค าศัพท์ ค าอธิบายFinancial Accounting (FI) ระบบบญัชีการเงิน

Controlling (CO) ระบบบญัชีบริหาร

Funds Management (FM) ระบบบริหารงบประมาณ

Financial Management Area (FM Area)

เขตจดัการทางการเงิน – โครงสร้างสงูสดุของระบบ FM เพ่ือก าหนดภาพการบริหารงบประมาณโดยรวม

Funds Center ข้อมลูหลกัศนูย์เงินทนุ – หน่วยเจ้าของงบประมาณ หรือ หน่วยผู้ใช้งบประมาณ

Funds Center Group กลุม่ข้อมลูหลกัศนูย์เงินทนุ

Commitment Item ข้อมลูหลกัรายการภาระผกูพนั – รหสับญัชีงบประมาณ

Commitment Item Group กลุม่ข้อมลูหลกัรายการภาระผกูพนั

Functional Area ข้อมลูหลกัเขตตามหน้าท่ี หรือเขตตามฟังก์ชัน่ – แผนงาน / งาน / โครงการหรือกิจกรรม

Functional Area Group กลุม่ข้อมลูหลกัเขตตามหน้าท่ี หรือเขตตามฟังก์ชัน่


Page 38

convergence


ค าศัพท์ ค าอธิบายFund ข้อมลูหลกัแหลง่เงินทนุ

Fund Group กลุม่ข้อมลูหลกัเงินทนุ

Funded Program ข้อมลูหลกัโปรแกรมเงินทนุ – รายการของงบประมาณ

Funded Program Group กลุม่ข้อมลูหลกัโปรแกรมเงินทนุ


Page 39

convergence

สรปุเนือ้หา / ถาม-ตอบ

Module FM (Funds Management) คือระบบท่ีเอาไว้ใช้ท าอะไร

โครงสร้างสงูสดุของระบบ FM เรียกวา่อะไร

ข้อมลูหลกัในระบบ FM มีทัง้สิน้ก่ีประเภทข้อมลูหลกั

ข้อมลูหลกัประเภทใดท่ีจ าเป็นต้องมีในระบบ

ข้อมลูหลกัประเภทใดบ้างท่ีไมใ่ช้ก็ได้

ข้อมลูหลกัใดบ้างท่ีสามารถสร้างเป็นกลุม่ได้


Page 40

convergence

4. การจดัท าและอนมุตังิบประมาณ

(Budgeting)


Page 41

convergence

การจัดท าและอนุมัตงิบประมาณ (Budgeting)

Budgeting Cycle Budget Definition Status Management Budget Planning Releases Budget Update Budget Text


Page 42

convergence



Page 43

convergence

Budget Definition

Budget-Process


Page 44

convergence

Version Management

Version: 4ค าขอของหน่วยงาน

Version: 3ผ่านการอนมุตัิโดยคณะกรรมการ Version: 2

ผ่านการอนมุตัิโดยสภา

Version: 1กรอบงบประมาณรายจ่ายประจ าปี

✓ การจดัท างบประมาณสามารถท าได้หลายเวอร์ชัน่ (Version)✓ สามารถคดัลอกงบประมาณระหว่าง Version ได้✓ สามารถลอ็คเวอร์ชัน่ กรณีท่ีไมต้่องการให้มีการแก้ไขข้อมลูงบประมาณได้✓ รหสัเวอร์ชัน่สามารถก าหนดได้สงูสดุ 3 หลกั


Page 45

convergence

Process (กระบวนการงบประมาณ)

The process used in an entry document indicates whether you want to enter new budget data or, for example, update the budget by increasing it or decreasing it.

Process

❖ Prepare ❖ Enter❖ Supplement❖ Transfer Receive❖ Carry Over Receive

❖ Return❖ Transfer Send❖ Carry Over Send

การจดัท างบประมาณ งบประมาณอนมุตัิประจ าปี งบประมาณเพิม่/ลด ระหว่างปีโอนงบประมาณ

ยกยอดรายการผกูพนั/งบประมาณสิน้ปี

✓ Prepare✓ Enter✓ Supplement✓ Return✓ Transfer ✓ Carry Over


Page 46

convergence

Process

ตวัอยา่งการบนัทกึรายการตา่งๆ

Fiscal Year: 2014

Enter Budget DataBudget

DecreaseRedistribution

of Budget

Budget Carryforward


Page 47

convergence

Budget Type (ประเภทงบประมาณ)

Customer-defined object for characterizing and subdividing the budget

กรอบงบประมาณรายจ่ายประจ าปี

เงินงวดงบประมาณท่ีอนมุตัิ

งบประมาณปรับปรุงระหว่างปี

กรอบเงินนอกงบประมาณรายจ่ายประจ าปี

โอนเปลี่ยนแปลงงบประมาณ

การจดัท างบประมาณ Prepare

Annual Budget

Release Budget

Extra Budget

Special Budget

Transfer Budget


Page 48

convergence

Budget Type - Process

ในแตล่ะประเภทงบประมาณ (Budget Type) ตอ้งก าหนดกระบวนการงบประมาณ (Process) ทีอ่นุญาตใิหส้ามารถด าเนนิการได ้

Budget Type Process

PREP (Prepare) Prepare

ANNL (Annual Budget) Enter, Carry Over

RELS (Release Budget) Enter, Carry Over

EXTR (Extra Budget) Supplement, Return, Carry Over

SPEC (Special Budget) Enter, Carry Over

TRAN (Transfer Budget) Transfer Posting, Carry Over

ตวัอย่างการก าหนดประเภทงบประมาณ (Budget Type) & กระบวนการงบประมาณ (Process)


Page 49

convergence

Document Type (ประเภทเอกสาร)

สามารถก าหนดประเภทเอกสาร (Document Type) ทีต่อ้งการส าหรับการบนัทกึการผา่นรายการงบประมาณในระบบบรหิารงบประมาณได ้

Document Type

o Budgeto Releaseo Budget with automatic releaseo Statistical

o Balance per commitment item category

o Total balancing

ตวัอย่างการก าหนดประเภทเอกสาร▪ เอกสารงบประมาณ▪ เอกสารเงินงวดงบประมาณ


Page 50

convergence



Page 51

convergence

Basic Status Management Concept

✓ วงจรงบประมาณสามารถก าหนดแยกได้ในระยะเวลาท่ีแตกต่าง✓ การก าหนดกระบวนการงบประมาณ (Budgeting Process) ท่ีสามารถด าเนินการได้

ขึน้กบัระยะเวลาของการด าเนินการของงบประมาณ✓ สามารถก าหนดสิทธ์ิในการใช้งานระบบบริหารงบประมาณแยกตามกระบวนการ

งบประมาณที่ก าหนดใน Status ได้

Status 1 Status 2 Status 3 Status 4 Status 5


Page 52

convergence

Status Management Example

Budgeting calendar for • FM Area: 1000• Version: 0• Budget Category: Payment• Fiscal Year: 2014• Fund: Fund A

July 1 Aug 1 Sept 1 Oct 1 July 1

2013 2014

Status 1 Status 2 Status 3 Status 4

Prepare Approval Operation Prepare

จดัท างบประมาณ อนมุตัิงบประมาณ โอนงบประมาณเพิม่/ลด งบประมาณระหว่างปีบนัทกึงบประมาณนอกกรอบ

จดัท างบประมาณ


Page 53

convergence

Overview of Status Functionality

Permissible process / budget type combinations

FM AreaVersionFiscal YearFrom Fund

Combination 1

Combination 2

Combination n

Status Definition

Assignment

User

Status of authorization object


Page 54

convergence

Budget Status Control Setting

ตวัอย่างหน้าจอการก าหนด Budget Status Control Setting


Page 55

convergence



Page 56

convergence

การวางแผนงบประมาณ (Budgeting Planning)

Version4

01/10/201301/07/2013

ตัวอย่างการจัดท างบประมาณ

อนมุตัิงบประมาณ อนมุตัิงบประมาณ


Page 57

convergence

Budgeting Planning Overview

คดัลอกจากข้อมลูแผน

งบประมาณข้อมลูแผนงบประมาณ

บนัทกึงบประมาณโดยตรงในระบบ SAP

น าเข้าจาก Excel File

A BB1

B2 B3

บนัทกึงบประมาณโดยตรงในระบบ SAP

A3

น าเข้าจาก Excel File

A4

คดัลอกข้อมลูจากงบประมาณปีท่ีแล้ว

A2

คดัลอกมาจากระบบบญัชีบริหารA1


Page 58

convergence

ตวัอยา่งหนา้จอ การบนัทกึการวางแผนงบประมาณตรงในระบบ SAP (1)


Page 59

convergence

ตวัอยา่งหนา้จอ การบนัทกึการวางแผนงบประมาณตรงในระบบ SAP (2)


Page 60

convergence

ตวัอยา่งหนา้จอ การคดัลอกการวางแผนงบประมาณตรงในระบบ SAP


Page 61

convergence



Page 62

convergence

Release Budget

Current budget

Version 0

60,000 THB

Release 1: January

Release 2: June

Release 3: September

สามารถทยอย release งบประมาณเพือ่ปลอ่ยงบประมาณออกใหห้น่วยงาน

ใชท้ลีะสว่นได ้โดยก าหนดเป็น %

Release ไดเ้ฉพาะสว่นของ Current Budget

(งบประมาณทีส่ามารถด าเนนิการได)้ เทา่นัน้

ไมส่ามารถ Release งบประมาณไดเ้กนิจ านวนเงนิทีม่อียูไ่ด ้

20,000 THB

20,000 THB

20,000 THB


Page 63

convergence



Page 64

convergence

การจัดท าและเปลีย่นแปลงงบประมาณระหวา่งปี

Agenda

• lock version• cutting budget

R

Supplements

Transfers

Returns

Budgetplan 2014

S = current budgetBudget plan,

Policy, etc.Supplements

Transfers

Returns

Results:

• จัดท างบประมาณ

แตล่ะเวอรช์นั

Original budget

Budgetplan 2014

Original budget


Page 65

convergence

การเปลีย่นแปลงงบประมาณ (Budget Update)

❖ Original budget : งบประมาณทีไ่ดรั้บอนุมัตงิบประมาณ

❖ Budget updates : การเปลีย่นแปลงงบประมาณระหวา่งปี

• Supplements : การเพิม่งบประมาณระหวา่งปี

• Returns : การลดงบประมาณระหวา่งปี

• Transfers : การโอนเปลีย่นแปลงงบประมาณ

❖ Current budget : งบประมาณทีส่ามารถด าเนนิการได ้

Current budget = Original budget + Supplements – Returns +/- Transfers

+ Transfer

+ Supplement

Current

budgetOriginal

budget

- Transfer

- Return


Page 66

convergence

Budgeting Workbench (1)

Budgeting Workbench คือหน้าจอท่ีใช้ส าหรับการบนัทกึงบประมาณ


Page 67

convergence


Flexible Layout


Page 68

convergence


Single Entry Screen

Document Header

Document Item

Document Overview


Page 69

convergence



Page 70

convergence

Budget Text - 1

Maintain

Budget Text

Define Key Fields


Page 71

convergence

Budget Text - 2


Page 72

convergence


ค าศัพท์ ค าอธิบายBudget Version เวอร์ชัน่ของงบประมาณ ประกอบด้วย

- เวอร์ชัน่การวางแผนงบประมาณ ( 000 – ZZZ)- เวอร์ชัน่งบประมาณ (000)

Process กระบวนการ ใช้ส าหรับพิจารณาว่าการบนัทกึเอกสารงบประมาณนัน้มีผลเพิ่มหรือลดต่องบประมาณรวม กระบวนการงบประมาณมีดงันี ้

Prepare, Enter, Supplement, Return, Transfer, Carry Over

Budget Type ประเภทงบประมาณ ใช้ส าหรับแบง่งบประมาณออกเป็นประเภทตามความต้องการของผู้ใช้งานระบบ ตวัอย่างการแบง่ประเภทงบประมาณ เชน่ กรอบงบประมาณรายจ่ายประจ าปี, เงินงวดงบประมาณ, งบประมาณเพิ่มเติมระหว่างปี, เงินนอกงบประมาณ, โอนเปลี่ยนแปลงงบประมาณ เป็นต้น

Document Type ประเภทเอกสาร ใช้ส าหรับก าหนดช่วงเลขท่ีของเอกสารงบประมาณ

Budget Status สถานะงบประมาณ ใช้ส าหรับก าหนดสถานะงบประมาณว่าสามารถท ากระบวนการ และประเภทงบประมาณใดได้บ้าง ในเวอร์ชัน่และปีท่ีก าหนด


Page 73

convergence


ค าศัพท์ ค าอธิบายOriginal Budget งบประมาณประจ าปี

Current Budget งบประมาณสทุธิ= งบประมาณประจ าปี + งบเพิ่มระหว่างปี – งบลดระหว่างปี +/- โอนเปลี่ยนงบ

Supplement Budget งบเพิ่มระหว่างปี

Return Budget งบลดระหว่างปี

Transfer Budget โอนเปลี่ยนแปลงงบประมาณ

Budgeting Workbench หน้าจอส าหรับการบนัทกึรายการงบประมาณ


Page 74

convergence


เวอร์ชัน่งบประมาณ (Budget Version) มีประโยชน์อยา่งไร

เวอร์ชัน่ท่ีใช้ส าหรับการบริหารงบประมาณคือเวอร์ชัน่อะไร

จ านวนเงิน Original Budget ต้องเทา่กบั Current Budget หรือไม่

หน้าจอส าหรับบนัทกึงบประมาณเรียกว่าอะไร

ก่อนที่จะท าการบนัทกึงบประมาณในระบบในแตล่ะปี ต้องก าหนดค่าใดก่อน


Page 75

convergence

5. การบรหิารงบประมาณ

(Budget Execution)


Page 76

convergence

การบรหิารงบประมาณ (Budget Execution)

Budgeting Cycle

Budget Control Earmarked Funds Integration


Page 77

convergence



Page 78

convergence

การควบคมุงบประมาณ (Budget Control) - 1

Basic of Availability Control - 1

Consumed Amount

การควบคมุความเพียงพอ (Availability Control) คือการตัง้คา่ให้ระบบมีการตรวจสอบและควบคมุการใช้งบประมาณอตัโนมตัิโดยการก าหนดรายการควบคมุ (Control Object) เพ่ือท าการหางบประมาณพร้อมใช้ (Available Amount) จากการเปรียบเทียบงบประมาณท่ีสามารถใช้ได้ (Consumable Amount) กบั งบประมาณใช้ไป (Consumed Amount)

Consumable Amount

งบประมาณคงเหลือ = งบประมาณที่สามารถใช้ได้ – งบประมาณใช้ไปAvailable Amount Consumable Amount Consumed Amount

Consumed Amount=

Commitments (ก่อหนีผ้กูพนั)+

Actuals (เบิกจ่ายงบประมาณ)


Page 79

convergence


Basic of Availability Control - 2

งบประมาณคงเหลือ = งบประมาณที่สามารถใช้ได้ – งบประมาณใช้ไปAvailable Amount Consumable Amount Consumed Amount

Action?

SAP inbox

Tolerance Limits

ตวัอย่างเช่น 70% 90% 100%


Page 80

convergence


ตวัอย่างการควบคมุงบประมาณ – งบประมาณคมุท่ีส านกังานส าหรับเงินเดือนและสวสัดิการภายใต้ส านกังานมีหลายสว่น โดยท่ีแตล่ะสว่นถกูก าหนดเป็นศนูย์เงินทนุ (Fund Center)

ส านกังาน A ประกอบด้วยสว่น A1, สว่น A2 และสว่น A3

รายการควบคมุ (Control Object)


Page 81

convergence


ตวัอย่างการควบคมุงบประมาณ – งบประมาณคมุท่ีสว่น โดยถวัจ่ายงบด าเนินงานภายใต้ส านกังานมีหลายสว่น โดยท่ีแตล่ะสว่นถกูก าหนดเป็นศนูย์เงินทนุ (Fund Center)

ส านกังาน A ประกอบด้วยสว่น A1, สว่น A2 และสว่น A3บญัชี 52xxxxxx = งบด าเนินงาน

รายการควบคมุ (Control Object)


Page 82

convergence



Page 83

convergence

ใบจองงบประมาณ (Funds Reservation)

ใบจองงบประมาณ (Fund Reservation) หมายถึง ประเภทรายการท่ีเกิดขึน้ในระบบบริหารงบประมาณ มีวตัถปุระสงค์เพ่ือการจองงบประมาณส าหรับค่าใช้จ่ายท่ีจะเกิดขึน้ในอนาคต เช่น การท าใบจองงบประมาณส าหรับคา่ใช้จ่ายท่ีมีการเบิกเงินทดรองจ่าย เป็นต้น นอกจากนีย้งัสามารถใช้กบัการจองงบประมาณส าหรับงบประมาณท่ีต้องการกนัเงินไว้เบิกเหลื่อมปีได้

งบที่สามารถใช้ได้ งบใช้ไป งบคงเหลือ10,000 7,000 3,000รายการงบประมาณ

ใบจองงบประมาณ3,000

เอกสารตัง้เบกิ1,800

เอกสารใบสัง่ซือ้2,200


Page 84

convergence

ตัวอยา่งใบจองงบประมาณ


Page 85

convergence

ตัวอยา่งการใชไ้ปใบจองงบประมาณ


Page 86

convergence



Page 87

convergence

ภาพรวมการเชือ่มโยงกบัระบบงานอืน่ (Integration)

Commitments (ก่อหนีผ้กูพนั)

Actuals (เบกิจา่ย)


(FR)

ระบบบริหารงบประมาณจะเช่ือมโยงกบัระบบตา่งๆ เพ่ือควบคมุงบประมาณ ในการควบคมุงบประมาณจะแบง่ออกเป็น 2 สว่นดงันี ้• การก่อหนีผ้กูพนั (Commitments) เกิดจาก PR, PO ของระบบ

MM และ FR ของระบบ FM • การเบกิจา่ยงบประมาณ (Actuals) เกิดจากรายการเบกิจา่ยท่ี

ผา่นระบบ FI เข้ามากท่ีระบบบริหารงบประมาณ


Page 88

convergence

การเชือ่มโยงกบัระบบบรหิารพัสด ุ(MM Integration) - 1

คลงัวสัดุ

วสัดสุ ารองคลงั

จดัซือ้-จดัจ้าง(Purchasing)

ใบขอเสนอซือ้/จ้าง

ใบสัง่ซือ้

การจดัซือ้/จ้าง แบ่งออกเป็น 2 กรณีดงันี ้1. การจดัซือ้เข้าคลงัวสัด ุหน่วยงานท าการเบิกของจากคลงัวสัดภุายหลงั2. การจดัซือ้ให้หน่วยงานโดยตรง

Goods Receipt to Warehouse Goods Issue to Cost Center

Warehouse Fund Center

หน่วยงาน (Cost Center)

Goods Receipt to Final Target

(Expense/Asset/Order)

(Stock)

หน่วยงาน (Cost Center)

ใบสัง่ซือ้/จ้าง


Page 89

convergence


1. การจดัซือ้เข้าคลงัวสัด ุหน่วยงานท าการเบิกของจากคลงัวสัดภุายหลงัสามารถเลือกรูปแบบการเช่ือมโยงได้ดงันี ้

1.1 ตัง้งบประมาณตอนซือ้วสัดเุข้าคลงัเท่านัน้

หมายเหต:ุ โดยปกติหน่วยงานราชการหรือมหาวิทยาลยัจะก าหนดรูปแบบการควบคมุงบประมาณในแบบนี ้


Page 90

convergence


1.2 ตัง้งบประมาณซือ้วสัดเุข้าคลงัและเบิกวสัดจุากคลงั

หมายเหต:ุ ในกรณีนีง้บประมาณจะถกูตัง้ทัง้สองท่ี


Page 91

convergence


1.3 ตัง้งบประมาณตอนเบิกวสัดจุากคลงัเท่านัน้

หมายเหต:ุ ไม่เป็นไปตามระเบียบของหน่วยงานราชการหรือมหาวิทยาลยั


Page 92

convergence


2. การจดัซือ้ให้หน่วยงานโดยตรง


Page 93

convergence


Commitment Actual data

Institutefor Medical

ResearchCurrent budget PurReq. Invoice Payment

Availablebudget

HR exp.

50010

50020

40010

100

-

-

-

-

-

-

900

. . .

. . .

Purc.order

895895895105105105

-

1000

10001000

1000

10001000

Admin exp.

105105105

105105105

895895895

895895895

FMFM MMMM FIFI FMFM


Page 94

convergence

การเชือ่มโยงกบัระบบบญัชเีจา้หนี ้(FI-AP Integration) - 1

การเบิกจ่ายงบประมาณไม่ผ่านการจดัซือ้/จ้าง แบ่งออกเป็น 2 กรณีดงันี ้1. การเบิกจ่ายงบประมาณแบบมีใบจองงบประมาณ 2. การเบิกจ่ายงบประมาณแบบไม่มีใบจองงบประมาณ

Yes

No

หน่วยงาน


ตัง้รายการเบกิจ่ายงบประมาณ

ระบบบญัชีเจ้าหนี ้(FI-AP)


Page 95

convergence


1. การเบิกจ่ายงบประมาณแบบมีใบจองงบประมาณ


ResearchCurrent budget Fund Reservation Invoice Payment

Availablebudget

HR exp.

50010

50020

40010

- 100100100

-

-

100100100

900900900

900900900

. . .

. . .

900900900100100100

-

FMFM FIFI FMFM

1000

10001000

10001000

Admin exp.

FMFM

Commitment Actual data


Page 96

convergence


2. การเบิกจ่ายงบประมาณแบบไม่มีใบจองงบประมาณ


ResearchCurrent budget Fund Reservation Invoice Payment

Availablebudget

HR exp.

50010

50020

40010

- 100100100

-

-

100100100

900900900

900900900

. . .

. . .

-

FMFM FIFI FMFM

1000

10001000

10001000

Admin exp.

FMFM

Actual data

-


Page 97

convergence

การเชือ่มโยงกบัระบบบญัชสีนิทรัพย ์(FI-AA Integration) - 1

ระบบบรหิารสนิทรัพย์ FI-AAFI-AA

AssetAsset

acquisitionacquisitionAssetAsset

retirementretirement

FMFM

Budget 2014

Department XY

Capital expenditure

Budget Actual Avail.

120 80 40

Operative expenditure

...

เมือ่บนัทกึการไดม้าของทรัพยส์นิ

ระบบจะตดังบประมาณโดยอัตโนมัต ิโดยจะตดัเป็นสถานะ Actual


Page 98

convergence


ค าศัพท์ ค าอธิบายAvailability Control การควบคมุความเพียงพอ คือการตัง้ค่าให้ระบบมีการตรวจสอบและควบคมุการใช้

งบประมาณอตัโนมตัิ

Control Object รายการควบคมุงบประมาณ คือการก าหนดชดุรายการงบประมาณส าหรับการตรวจสอบงบประมาณคงเหลอืในระบบ

Consumable Amount งบประมาณท่ีสามารถใช้ได้

Consumed Amount งบประมาณท่ีใช้ไป

Available Amount งบประมาณคงเหลือ= งบประมาณที่สามารถใช้ได้ – งบประมาณที่ใช้ไป ของรายการควบคมุงบประมาณ

Commitments ก่อหนีผ้กูพนั เช่น ใบสัง่ซือ้, เอกสารส ารองงบประมาณ เป็นต้น

Actuals เบกิจ่ายงบประมาณ คือ รายการทางบญัชีท่ีมีการลงบญัชีค่าใช้จ่ายงบประมาณ เช่น เอกสารตัง้เบกิ, เอกสารปรับปรุงบญัชี เป็นต้น

Tolerance Limits การก าหนดเปอร์เซ็นต์ท่ีต้องการให้ระบบแสดงข้อความเมื่อมีการตรวจสอบงบประมาณอตัโนมตัิ


Page 99

convergence


ค าศัพท์ ค าอธิบายFunds Reservation ใบจองงบประมาณ ใช้ส าหรับจองงบประมาณเพ่ือเบกิค่าใช้จา่ยท่ีจะเกิดขึน้แน่นอนใน

อนาคต การจองงบประมาณเพ่ือไมใ่ห้มีการใช้งบประมาณในสว่นนีไ้ปก่อนท่ีจะเกิดค่าใช้จ่ายดงักลา่ว


Page 100

convergence


การควบคมุงบประมาณสามารถก าหนดได้รูปแบบเดียวเทา่นัน้หรือไม่

รายการควบคมุงบประมาณ คือ อะไร ระบบเรียกว่าอะไร

Commitment Budget ได้แก่เอกสารอะไรบ้าง

งบประมาณคงเหลือ (Available Budget) ระบบค านวณได้อย่างไร

สามารถก าหนด Actions ที่ระบบจะแสดงเมื่อมีการตรวจสอบงบประมาณได้ก่ีแบบ


Page 101

convergence

6. กระบวนการสิน้ปีงบประมาณ

(Year-End Closing)


Page 102

convergence

กระบวนการสิน้ปีงบประมาณ (Year-End Closing)

Old fiscal year New fiscal year

Residual Budgetงบประมาณคงเหลือ

30.09.

Carryforward residual budget from old fiscal year

Open Commitments❖ รายการผกูพนังบประมาณ❖ งบประมาณของรายการผกูพนั

Carryforward open commitments

- with budget- without budget

✓ Commitments รายการผกูพนังบประมาณ✓ Budget for Commitments งบประมาณของรายการผกูพนั✓ Residual Budget งบประมาณคงเหลือ


Page 103

convergence

การก าหนดประเภทการยกยอดขา้มปี

Residual Budget

Open

Commitments

Open

Commitments &

Budget

ยกยอดงบประมาณคงเหลือข้ามปีงบประมาณ ?

ยกยอดรายการผกูพนังบประมาณคงค้างข้ามปีงบประมาณ ?

ยกยอดรายการผกูพนังบประมาณคงค้างพร้อมงบประมาณข้ามปีงบประมาณ ?


Page 104

convergence

การยกยอดขา้มปี (Year-End Carryforward) - 1

ยกยอดงบประมาณคงเหลือข้ามปีงบประมาณ (Residual Budget Carryforward)

สิน้ปีงบประมาณ 2013

ปีงบประมาณ 2014

Open Commitments


Page 105

convergence


ยกยอดรายการผกูพนังบประมาณคงค้างข้ามปีงบประมาณ (Open Commitment Carryforward)

สิน้ปีงบประมาณ 2013 Open Commitments


สามารถเลือกได้ว่าจะยกยอดเฉพาะประเภทเอกสาร เช่น ใบสัง่ซือ้/จ้าง เป็นต้น


Page 106

convergence


ยกยอดรายการผกูพนังบประมาณคงค้างพร้อมงบประมาณข้ามปีงบประมาณ (Open Commitment & Budget Carryforward)

สิน้ปีงบประมาณ 2013 Open Commitments


สามารถเลือกได้ว่าจะยกยอดเฉพาะประเภทเอกสาร เช่น ใบสัง่ซือ้/จ้าง เป็นต้น


Page 107

convergence


ค าศัพท์ ค าอธิบายResidual Budget งบประมาณคงเหลือ

Commitments รายการผกูพนังบประมาณ (ใบขอเสนอซือ้/จ้าง, ใบสัง่ซือ้/จ้าง, ใบจองงบประมาณ)

Budget for commitments งบประมาณของรายการผกูพนังบประมาณ

Open commitments รายการผกูพนังบประมาณคงค้าง

Carryforward การยกยอดรายการ


Page 108

convergence

7. รายงานระบบงบประมาณ

(Reporting)


Page 109

convergence

รายงานงบประมาณ (Budget Report)

รายงานงบประมาณ

(Budget Report)

รายงานการควบคมุงบประมาณ

(AVC Report)

รายงานบรรทดัรายการเอกสาร

(Line Item Report)

•Budget Overview

•Comparison of budget version

•Budget view by process

Budget UsageOverview of Annual Value

•Budget view by document type

•Display budget entry doc

•Commitments

•FI Posting

•All Posting


Page 110

convergence

ตัวอยา่งรายงาน Budget Overview


Page 111

convergence

ตัวอยา่งรายงาน Comparison of Budget Version


Page 112

convergence

ตัวอยา่งรายงาน Budget view by Process


Page 113

convergence

ตัวอยา่งรายงาน Budget Usage -1


Page 114

convergence

ตัวอยา่งรายงาน Budget Usage -2


Page 115

convergence

ตัวอยา่งรายงาน Budget Usage - 3

Drill-down เพือ่เรยีกดเูอกสารตน้ทาง


Page 116

convergence

ตัวอยา่งรายงาน Budget Usage - 4

Drill-down เพือ่เรยีกดเูอกสารตน้ทาง


Page 117

convergence

ตัวอยา่งรายงาน Overview of Annual Value


Page 118

convergence

ตัวอยา่งรายงาน Budget view by Document type


Page 119

convergence

ตัวอยา่งรายงาน Line Item Report – All Posting


Page 120

convergence

Documents

SU - ERP Implementation...Funds Management (FM) ระบบบร หารงบประมาณ Financial Management Area (FM Area) เขตจ ดการทางการเง