1.2.3 SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES

Los subsistemas organizacionales desempeñan cinco funciones esenciales: de interacción con el medio ambiente, producción, mantenimiento, adaptación y administración. Los subsistemas de interacción con el medio se encargan de manejar las entradas y las salidas. Por el lado de las entradas los departamentos requieren de suministros y materiales, y lo hacen a través del departamento de compras; y por el lado de las salidas ellos generan demanda y satisfacen el mercado a través del departamento de Marketing.

El Subsistema de producción se encarga de elaborar o producir los productos y servicios de la organización. En éste subsistema se efectúa el proceso de transformación principal de la organización. Este subsistema es el departamento de producción en una empresa de manufactura; los profesores y clases en una universidad y las actividades médicas en un hospital. El Subsistema de mantenimiento se encarga del mantenimiento de la infraestructura de la organización y de atender las necesidades del personal como salario, confort y bienestar del personal en general.

El subsistema de adaptación es responsable del cambio organizacional, se encarga de analizar e investigar los problemas, oportunidades y desarrollo tecnológico. Este subsistema es encargado de generar innovaciones y ayuda a la organización al cambio y adaptación. Los departamentos de I&D e investigación de mercado son responsables de la función de adaptación.

El subsistema de Administración es el responsable de la dirección y coordinación de los otros subsistemas de la organización. Este subsistema provee dirección, estrategia, metas y políticas a toda la organización así como también es responsable del desarrollo de la estructura organizacional y del establecimiento de metas dentro de cada subsistema.

Un subsistema puede estar compuesto por diversos subsistemas, es decir, por partes que forman una unidad pero cuyo funcionamiento sólo tiene sentido como parte de un sistema más amplio, es decir, una empresa está formada por subsistemas o áreas

Dado que consideran los sistemas como una estructura de eventos o actividades, la clasificación que Katz y Kahn (1977: 49-59) hacen de los subsistemas organizacionales está basada en el tipo de actividades. Así identifican cinco subsistemas dentro de la organización, que corresponden a la clasificación más general de los sistemas sociales de Talcott Parsons.

Son los siguientes:

Subsistemas técnicos de producción Subsistemas de apoyo Subsistemas de mantenimiento Subsistemas de adaptación Subsistemas de administración

Subsistemas técnicos de producción. Tienen que ver con el proceso de transformación o procesamiento de energía. Han constituido el centro de atención de las teorías de la racionalización del trabajo (véase capítulo 4) y de los principios administrativos o fayolismo (véase capítulo 3). Su función es satisfacer los requerimientos de la tarea central de la organización mediante la división del trabajo; se deciden las especificaciones y estándares del mismo. Los subsistemas de producción desarrollan una dinámica de eficiencia técnica: aunque éste es un “valor natural” del sistema de producción, “tal hecho no garantiza la eficiencia organizacional general” (Katz y Kahn, 1977: 100), pues este subsistema se encuentra en interacción; es interdependiente de los demás subsistemas.

Subsistema de mantenimiento. Estos “aseguran la presencia de energía humana que permite ejecutar los papeles” (Katz y Kahn, 1977: 49) organizacionales. Están dirigidos a “mantener la estabilidad y la capacidad de producción en la organización” (Katz y Kahn, 1977: 100), mediando entre las demandas de la tarea y las necesidades humanas para mantener la estructura en funcionamiento. Para realizar estas funciones, los subsistemas de mantenimiento elaboran mecanismos de selección del personal, socialización e indoctrinación, recompensas e incentivos y sanciones, buscando formalizar o institucionalizar todos los aspectos de la conducta organizacional, para disminuir la variabilidad y el cambio. Como lo señalan Katz y Kahn (1977: 101) la característica distintiva de la estructura de mantenimiento es –como su nombre lo indica- mantener las cosas como están y no permitir cambios”, mira hacia el interior de la organización y hacia sí misma.

Este conservadurismo es fuente de frustración para la gente en otros subsistemas, “las proposiciones ocasionales de cambio organizacional que emanan de las estructuras de mantenimiento serán superficiales por naturaleza, antes planeadas para aumentar la satisfacción con lo que se tiene que para crear alternativas más satisfactorias...” (Katz y Kahn, 1977:102).

Subsistemas de apoyo. Proporcionan una fuente continua de insumos de producción, ampliando el sistema de producción y llevándolo al entorno para obtener materias primas y entregar producto, así como desarrollando un ambiente favorable con otros sistemas de la sociedad. La función de los subsistemas de apoyo (abastecimiento y ventas) es mantener intercambios transaccionales en las fronteras del sistema, así como obtener apoyo y legitimación sociales para la organización. Su dinámica es la manipulación específicamente enfocada al entorno de la organización. Sus mecanismos permiten adquirir control sobre las fuentes de abastecimiento y crear una imagen para la organización.

Subsistemas de adaptación. Estos se relacionan con la generación de respuestas adecuadas a las cambiantes condiciones externas. Son los subsistemas que tienen que ver con el cambio organizacional, con los problemas de ajuste. La función adaptativa al igual que la de mantenimiento está dirigida a la supervivencia de la organización, aunque a diferencia de aquella está dirigida hacia fuera. Busca tener bajo control al entorno, lograr una “constancia ambiental”. Katz y Kahn (1977 105) aclaran que

La función adaptativa puede moverse en ambas direcciones: luchar por lograr el control de las fuerzas externas y seguir siendo capaz de predecir su funcionamiento de este modo o buscar una modificación interna de las estructuras organizacionales propias, para así satisfacer las necesidades de un mundo cambiante. Ambas tendencias funcionarán en la misma organización y a veces la aparente falta de lógica de las actividades de la misma se debe a compromisos establecidos entre esas tendencias antagónicas.

La función del subsistema adaptativo es una de inteligencia, investigación, desarrollo y planeamiento, generalmente localizada en unidades de asesoría, y su mecanismo son las recomendaciones que como resultado de esa inteligencia hace a la gerencia. Su dinámica distintiva es la de hacer presiones para los cambios organizacionales. Su importancia se deriva del hecho de que

El cambio es un elemento vital para la subsistencia del sistema, ya que en un medio de cambios rápidos, los peligros de la obsolescencia son altos. Un sistema que permanezca aislado del medio, un cierto período más o menos prolongado, manteniendo una conducta uniforme, es muy probable que sea destruido por el medio” (Johansen, 1982: 103).

Subsistemas gerenciales o directivos. En términos generales, estos buscan dirigir, distribuir y controlar los diferentes subsistemas y actividades de la organización. Es el subsistema de toma de decisiones para la organización en conjunto. Sus funciones son tres: resolver conflictos entre niveles jerárquicos, coordinar y dirigir los subsistemas funcionales y coordinar los requerimientos externos y los recursos y necesidades organizacionales.

Su dinámica, en consecuencia, es también múltiple: de control, de compromiso (entre niveles jerárquicos así como entre subsistemas) de supervivencia a largo plazo y de optimización. Sus mecanismos son el uso de sanciones de autoridad, el arbitraje, el aumento del volumen de negocios, la agregación de funciones, el control del ambiente absorbiéndose o cambiándolo y la reestructuración de la organización (Katz y Kahn, 1977: 99). En la aplicación de estos mecanismos, dicen estos autores hay que entender que:

En un momento dado, una subestructura puede influir más que otra sobre la gerencia... En general, cuando la estructura gerencial se ha visto más influida por los subsistemas de producción y mantenimiento que por los departamentos de desarrollo, de investigación y de planeamiento, enfrenta los problemas aceptando la dinámica de formalización de su unidad de mantenimiento y el modo tecnológico de pensar de la gente dedicada a la producción. Katz y Kahn (1977: 109-119).

Además del subsistema gerencial, existe el subsistema que Parsons llama “institucional” y que tiene que ver con los problemas de las relaciones externas. Está localizado no en la gerencia sino en la junta directiva. Su función apunta a las relaciones con el gobierno, la comunidad y diversos sectores sociales y económicos.

Kast y Rozensweig (1979) proponen una clasificación diferente de los subsistemas organizacionales, cinco según ellos: estructural, administración, técnico, de metas y valores y psico-social.

SUBSISTEMAS QUE FORMAN UNA ORGANIZACIÓN

Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente.

Cubriendo estos aspectos, se puede decir, de forma generalizada, que los subsistemas que conforman una organización son los siguientes:

o Subsistema psicosocial

Está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia.

o Subsistema técnico

Se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos.

o Subsistema administrativo

Relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.

SUBSISTEMAS DE UNA ORGANIZACIÓNLos subsistemas de una organización son:Subsistemas de metas y valores: Subsistema que la organización debe satisfacer en sus relaciones con el medio ambiente.

Subsistema técnico: Incluye el conocimiento requerido para desempeñar las tareas, y que afecta la estructura de la organización, así como al subsistema psico-social.

Subsistema psico-social: Compuestos de individuos y grupos en interacción. Comprende comportamiento y motivación individuales, relacionales de "status" y "roles", dinámica de grupos, sistemas de influencia, entre otros.

Subsistema estructural: Comprende la forma en que las tareas se dividen (diferenciación) y se coordinan (integración).

Subsistema administrativo: Cubre toda la organización y la relaciona con el medio, estableciendo metas, formulando planes, determinando estructuras y procesos de control, es decir, es el proceso de dirigir las tareas y organizar los recursos para llegar a las metas de la organización. Existe diferentes enfoques sobre este subsistema, a continuación se dará tres de ellos:

Subsistema administrativo I :Subsistema de planeaciónSubsistema organizacionalSubsistema de direcciónSusbsistema de control

Subsistema administrativo II :Subsistema EstratégicoSubsistema Coordinativo (táctico)Subsistema operativo

Subsistema administrativo III :Subsistema que involucra a toda la compañía, todas sus divisiones y localizaciones.Subsistema que involucra una división de la firma.Subsistema que involucra la interacción departamental dentro de la firma o división.Subsistema que involucra las funciones de un departamento.Subsistema que involucra una función dentro de la función de un departamento

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SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES

Los departamentos de una organización actúan como subsistemas y ayudan a distinguir el diseño de la organización, algunos ejemplos pueden ser:• Enlace sobre los limites, estos manejan transacciones de entrada y salida, es decir, tienen la responsabilidad de realizar intercambios en el ambiente. Estos departamentos adquieren suministros y materiales necesarios. Los departamentos que se haya en los límites trabajan directamente con el ambiente exterior, algunos

departamentos que sirven de puentes sobre los límites pueden ser la mercadotecnia y el departamento de compras.

• Producción. El subsistema de producción manufactura el producto y los servicios de la organización. Este subsistema fabrica productos de gran necesidad a los clientes.

• Mantenimiento. Este subsistema es responsable de mantener en buen estado a la organización, se mencionan la limpieza, pintura, reparación, servicio de maquinara, etc. Las actividades de mantenimiento también tratan de satisfacer las necesidades humanas que pueden ser la cafetería del personal, el personal de portería, etc.

• Adaptación. Este es responsable del cambio organizacional. Detecta problemas, oportunidades y avances tecnológicos en el ambiente. Es responsable de la creación de las innovaciones y ayudar a la organización a cambiar y adaptarse. Un ejemplo puede ser el departamento de tecnología e investigación de mercados.

• Administración. Este tiene a cargo la dirección y coordinación de los demás subsistemas de la organización. Ésta proporciona dirección, estrategias, metas, políticas, etc.

En general, se puede decir que dentro de los sistemas siempre está integrado por los subsistemas y todos están interconectados para tener una relación favorable con el ambiente externo y sobre todo con el ambiente interno de la organización.

Son interdependientes entre sí y un cambio en cualquiera de ellos interviene en las demás, es por ello que independientemente de la naturaleza del cambio que se implante en una empresa, este debe ser planeado y debe ser precedido de un estudio que muestre el impacto en todo el sistema.

Dentro de la organización existen distintos subsistemas que se interrelacionan entre si. Ellos son:

Subsistema de gestión o Estilos de liderazgo o Diseño de tareas y funciones o Control Subsistema cultural o Valores o Comportamientos o Creencias Subsistema de tecnología o Tecnologías o Técnicas o Métodos Subsistema estructural o Procedimientos

o Reglas o Relaciones Subsistema estratégico

o Misión o Visión o Políticas

Al entender que dentro de la organización existen estos subsistemas interrelacionados entre si, se llega a comprender que la organización es compleja y requiere de la búsqueda de problemas que se dan entre las relaciones que surgen entre estos subsistemas.

Los subsistemas de la empresa.Un subsistema puede estar compuesto por diversos subsistemas, es decir, por partes que forman una unidad pero cuyo funcionamiento sólo tiene sentido como parte de un sistema más amplio, es decir, una empresa está formada por subsistemas o áreas:

1- Subsistema de abastecimiento: debe encargarse de las siguientes cuestiones:a) Previsión de las necesidades de materiales en el proceso productivo de la empresa.b) Contacto con los proveedores: estudio de ofertas, elección de las más adecuadas y establecimiento de acuerdos sobre precio y cualidad.c) Recepción de los materiales, inspección de la calidad y la cantidad y en su caso hacer reclamaciones.d) almacenaje y gestión de almacén.e) Suministrar los materiales a las diferentes secciones: el subsistema de aprovisionamiento se encarga de obtener los materiales y los servicios en el exterior de la empresa. Funciona de manera efectiva siempre y cuando los materiales que se emplean en el proceso productivo estén disponibles en el momento y lugar adecuados:1-Una insuficiencia en el suministro de materias primas supone interrupciones en el proceso productivo, incapacidad para responder a la demanda, pérdida de ventas y pérdidas económicas.Exceso de suministros supone un volumen de recursos financiero importante para pagar a los proveedores y soportar los costes derivados de la gestión.2- Subsistema de producción. El proceso de producción transforma las materias primas en productos acabados, mediante la aplicación de una tecnología. Algunos de los asuntos por los que se debe decidir son:-tipo de proceso productivo a emplear, es decir, que tecnología debe utilizar la empresa.-La mejor forma de utilizar el trabajo-Cual es el nivel de calidad que se pretende conseguir.Existen dos tipos de producción empresarial según si el resultado final del proceso productivo es un bien o un servicio. Bien, por ejemplo un vehículo, servicio, un banco.En cualquier caso la calidad y la cantidad del producto obtenido dependen de:-nº y calificación de los trabajadores.

-Tecnología y efectividad con que se combinan unos y otros.Tecnología es un factor primordial en el proceso productivo. El avance tecnológico permite incrementar la producción por encima de los costes, elaborar artículos con un grado de calidad cada vez mayor y ofrecer nuevos bienes y servicios.En nuestros días se está desarrollando una gran revolución tecnológica que afecta a todos los ámbitos de la empresa ligada al museo de la informática y de la telemática.

Subsistema de comercialización.En un contexto de competencia entre diversas empresas, el consumidor goza de libertad para elegir un bien determinado entre todos los que se ofrecen en el mercado. Este subsistema se encarga de que los nuevos productos sean conocidos por los usuarios potenciales y de facilitar su distribución, el departamento comercial es el que lleva a cabo esta tarea.Actividades ligadas a la comercialización:-Estudio de necesidades o gustos del consumidor-Diseño de los productos que puedan satisfacerles.-Definición de medidas sobre producción en cuanta calidad y cantidad.-Formulación del precio adecuado.-Publicidad.-Sistemas de distribuciones del producto, tipo de venta: por correspondencia, en establecimientos, a domicilio.El comprador valora el grado de adaptación del bien a sus necesidades o a sus gustos y compara con los que le ofrecen otras empresas de la competencia, por ello, un diseño adecuado, la calidad del producto y el precio son fundamentales, sin embargo, todo ello no garantiza el éxito en el mercado al menos a corto plazo. Si el producto es nuevo el consumidor tendrá que reconocer su existencia, por lo que puede confeccionarse una campaña publicitaria, que puede favorecer las ventas.Además es necesario que el producto esté a su alcance lo que supone que se encuentre en el lugar y momento adecuado, por ello habrá que planificar la forma de distribución.La comercialización influye de forma importante en los demás subsistemas que forman la empresa: el tipo y la cantidad de los materiales necesarios influyen en el aprovisionamiento. Pero las estrategias de comercialización pueden ser tan agresivas que acaban por condicionar el comportamiento del consumidor, con lo que éste se veía privado a escoger.Sin embargo la palabra final corresponde al comprador que es el que decide si el producto que se le ofrece satisface sus deseos.

Subsistema financieroSe encarga de las actividades relacionadas con la obtención de recursos financieros, con los que ha de contar la empresa. De ello se ocupa el departamento de finanzas. Estos recursos pueden proceder de diversas fuentes: propietarios, venta de productos, subvenciones, préstamos,…El objetivo de este subsistema es el incremento de la rentabilidad.

Subsistema de recursos humanos

La actividad de la empresa depende fundamentalmente de las personas que trabajan en ella, desde los que dirigen hasta los trabajadores de producción, así la responsabilidad de la toma de decisiones corresponde a las personas.Pueden establecerse 3 grupos según su participación en la realidad de la empresa:-trabajadores: obtienen a cambio de la aportación de su trabajo un salario.-Directivos: asumen la responsabilidad de la gestión y de la administración.-propietarios: en las empresas pequeñas coincide con los directivos.El éxito con el funcionamiento de la empresa depende por tanto del elemento humano que lo integra.El subsistema de recursos humanos lleva a cabo diversas funciones:-Organización del personal-Selección-Administración de recursos humanos.-Formación-Control.-Relación con los representantes de los trabajadores.Decide el número y la formación de sus integrantes lo que tendrá una importancia fundamental en la cantidad y en la calidad del producto que se lleva al mercado. Las necesidades del personal de las empresas son variables por varios motivos: -preferencias de los consumidores. -La competencia. -El cambio técnico.Resulta extremadamente importante que la empresa organice los recursos humanos de que dispone de manera idónea a sus necesidades ya que una estructura organizativa inadecuada será una fuente constante de ineficacias e incluso de conflictos entre los miembros de la empresa lo que influirá sobre su producción.

Subsistema de dirección y control.El funcionamiento de cualquier subsistema afecta al funcionamiento de la totalidad. Una empresa considerada en su conjunto no puede funcionar adecuadamente si por ejemplo no lo hacen el subsistema financiero o el de comercialización.De hecho, el funcionamiento de cualquier de estos subsistemas puede comprometer la misma existencia de la empresa.La complejidad de la actividad de cualquier empresa a partir de una cierta dimensión y de los diferentes subsistemas que la integran ponen de relieve la necesidad de contar con una dirección que organice de forma correcta los recursos disponibles de la empresa, por este motivo el subsistema de dirección reviste una importancia esencial.La tarea de dirección está estrechamente ligada a la definición de los objetivos que en su conjunto se propone la empresa y a aquellos que en particular debe alcanzar cada uno de los subsistemas que se produzca un funcionamiento armónico.Una vez fijados los objetivos hay que organizar de forma adecuada el personal de que dispone la empresa, de manera que cada uno ocupe el lugar acorde con sus capacidades. Será también necesario definir los mecanismos para seguir día a día la marcha del conjunto y comprobar que

cada persona cumple con corrección la función que tiene asignada y finalmente contrastar los resultados obtenidos con los objetivos definidos.Desde el subsistema de dirección se aplican los recursos con los que cuenta una empresa para que se consigan unos objetivos definidos.La dirección lleva a cabo las siguientes tareas:-Se deciden los objetivos que se propone la empresa.-Se efectúan los planes para alcanzar dichos objetivos.-Se organizan los recursos humanos y los materiales con vistas a su consecución.-Se comprueba que cada persona cumple con su responsabilidad.-Se controla el resultado final para verificar que cumple las previsiones y en su casi tomar las decisiones adecuadas.

EJEMPLO:

El sistema de producción

T O Y O T A

Los gigantes en la manufactura Japonesa y Coreana deben su éxito no a una mejor administración, no a una labor mas barata, no a una forma de gobierno favorable a la industria y no a una industria mejor financiada, si no que deben su éxito a una mejor tecnología de manufactura y el sistema de producción Toyota es uno de los cuales les ha dado esa ventaja competitiva en el mercado mundial.

El sistema de producción Toyota, es un revolucionario sistema adoptado por las compañías Japonesas después de la crisis petrolera de 1973, la compañía Toyota lo empezó a utilizar a principios de los años 50´s y el propósito principal de este sistema es eliminar todos los elementos innecesarios en el área de producción (que incluye desde el departamento de compras de materias primas, hasta el de servicio al cliente, pasando por recursos humanos, finanzas, etc.) y es utilizado para alcanzar reducciones de costos nunca imaginados y cumpliendo con las necesidades de los clientes a los costos mas bajos posibles.

Para lograr los objetivos anteriores el sistema debe cumplir con las metas de tres subsistemas, los cuales son :

1.- Control de Calidad, que diseña y desarrolla un sistema que se adapte a las fluctuaciones de la demanda diaria o mensual en términos de la cantidad y variedad de productos.

2.- Aseguramiento de la calidad, este componente asegura que cada proceso podrá únicamente fabricar artículos buenos (de calidad) para los procesos siguientes. el manufacturero de clase mundial busca principalmente técnicas de prevención y la solución de problemas es

responsabilidad de todo el mundo, desde el empleado que acaba de ingresar a la compañía hasta el director general.

3.- Respeto por el personal, que necesita ser capacitado y entrenado, durante el tiempo que el sistema utilice personas para alcanzar los objetivos, las personas constituyen el activo mas importante de toda la compañía. Los empleados son capacitados para desempeñar un mayor numero de operaciones y son capaces de tomar diferentes y mayores responsabilidades y se les paga basándose en la flexibilidad individual, la participación del empleado, el conocimiento, las habilidades, la capacidad de resolver problemas y por la disposición para trabajar en equipos.