Sunday, November 23, 2014 ESCRITÓRIO DE PROCESSOS GARANTIA PELLEGRINO

Escritório de Processos

Garantia Pellegrino -> Processo atual – Reposição em peças

PROCESSO

1. Cliente emite NF de simples remessa

2. Pellegrino confere e recebe mercadoria

3. Documentação processo é manual (ficha controle de

garantia + etiqueta Bosch) e não existe associação /

vinculação de dados

4. Pellegrino faz inspeção prévia (regras do fabricante)

5. Fornecedor faz análise técnica na Pellegrino (Affinia, Mahle,

Aplic e Sachs), demais fornecedores na fábrica

6. Pellegrino envia peças (remessa ou devolução) para

Fornecedor

7. Pellegrino aguarda reposição peças / crédito do

Fornecedor

8. Pellegrino emite NF de simples remessa e envia peça ao

cliente

1. Pellegrino desconhece problemas / defeitos alegados pelo cliente

2. Pellegrino não tem informações a respeito do que está em transito

3. São utilizadas 6 telas / transações

4. Funcionário para inspeção visual / prévia

5. Bosch – lançamento site

6. Aguardar vinda dos técnicos (Affinia, Mahle, Aplic e Sachs)

7. Tempo resposta fornecedor

8. Retirada de peças estoque de Vendas

9. Custo do frete: Cliente – Pellegrino + Pellegrino - Cliente

10. Processo não amarrado no sistema e dados não são validados

11. Falta de informações quantitativas e qualitativas (relatórios)

PONTOS POSITIVOS

• Atendimento ao cliente ao preço de custo

DIFICULDADES / IMPACTOS

Affinia | Tuesday, April 11, 2023



INFORMAÇÕES: UNIDADE SÃO PAULO


Alguns clientes possuem alta representatividade em valores

financeiros, mas não estão entre os clientes com maior número de peças enviadas.

(Peças de alto valor comercial – acima de R$ 2.000,00)





Das 328 NF'S registradas após o 6º dia do recebimento, 52 NF'S foram lançadas após 30 dias da

data do recebimento , o que corresponde a 15,85% deste

total

47,74% (328 NF'S) de remessas de garantia de clientes

recebidas no período, foram registradas após o 6º dia da

data do recebimento

Qtde de NF's / Mês:Jan.2011 96Fev.2011 79Mar.2011 177Abr.2011 92Mai.2011 143Jun.2011 100

Total NF's 687





Existem peças retornadas a clientes que referem se a peças

enviadas em 2010. Ex: Salber 110 peças enviadas em 2010 e

retornadas no início do 1º semestre





Se considerarmos que as 507 peças deram entrada na Pellegrino em Dez/2010,

podemos concluir que 52,66% dos retornos ocorreram após 60 dias da entrada das peças





76,14% das peças retornadas aos clientes no 1º semestre de 2011, referem se a peças

que deram entrada no mesmo período.

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55,19% das peças enviadas aos clientes no período

analisado, foram retornadas com mais de 60 dias do recebimento da peça





O tempo médio para atendimento do cliente (retorno de peças) é de

57 dias.





Os cinco fornecedores com maiores volumes de peças em

garantia, corresponderam a 72,25% do total de peças

recebidas no período

A Affinia, que possui grande representatividade no volume de peças e valores financeiros,

trata peças em garantia, através de NF de Devolução.





Os cinco fornecedores com maiores volumes de peças recebidas em

garantia, corresponderam a 77,66%

do valor (R$) das peças enviadas no período





Alguns fornecedores realizam o tratamento para peças em garantia através

de Notas Fiscais de Devolução, como a Affinia,

Dynapar e Fras-Le





Fornecedores como a Schaeffler, Fania e Eaton,

podem realizar o tratamento para peças em garantia através de Notas Fiscais de Devolução ou

Remessa





R$ 23.349,09 ou 3,04% do total de pendências,

referem se a peças enviadas em 2009, R$

146.141,21 ou 19,03% do total pendente em todas

as unidades, referem se a peças enviadas aos

fornecedores em 2010.

A pendência de retorno de

devoluções de garantia somando

todas as unidades é de R$ 767.844,66;




INFORMAÇÕES: OUTRAS UNIDADES




INFORMAÇÕES: OUTRAS UNIDADES

A tabela ao lado representa a soma das pendências por

fornecedores em todas as unidades.

(exceto SPO)


RECEBIMENTO GARANTIA EXPEDIÇÃO

2. Recebimento peças (cliente)

Processo Garantia

SDP

1.Autorização processo de garantia

Portal

Solicitação Cliente

Portal

2.1 Geração automática de

crédito Processo Garantia

SDP3. Inspeção prévia

de peças Processo Garantia

3.1 Acompanhamento Processo Garantia

4.1. Análise fornecedor na

Pellegrino

4. Devolução ao fornecedor

Processo Garantia

4.2. Geração de Crédito

4.3. Análise fornecedor na

Fábrica

5. Liquidação débitos

Fornecedores

2.1.1. Liquidação créditosCliente

FINANCEIRO FORNECEDOR

Garantia Pellegrino -> Processo proposto – Pagamento em espécie


PROCESSO

1. Cliente informa itens para envio garantia - Portal

2. Pellegrino valida dados e emite autorização

3. Cliente emite nota fiscal de devolução

4. Pellegrino recebe mercadorias

5. Documentação processo é informatizada e dados são

associados / vinculados eletronicamente

6. Pellegrino gera crédito para pagamento ao cliente


8. Fornecedor faz análise técnica na Pellegrino (Affinia +

Sachs) ou na fábrica

9. Pellegrino envia peças (devolução) para Fornecedor

10. Pellegrino aguarda crédito do Fornecedor

1. Funcionário para inspeção visual / prévia

2. Bosch – lançamento site

3. Aguardar vinda dos técnicos (Affinia + Sachs)

4. Tempo resposta fornecedor

5. Custo do frete: Cliente – Pellegrino

6. Atendimento ao cliente ao preço da venda

PONTOS POSITIVOS

1. Pellegrino tem informação prévia dos problemas / defeitos alegados pelo

cliente

2. Pellegrino tem informações a respeito do que está em transito

3. Será criado uma única tela para controle da ocorrência contemplado o

processo na íntegra (autorização – entrada – disposição – atendimento)

4. Não utilização do estoque de Vendas

5. Eliminação do custo do frete: Pellegrino – Cliente

6. Processo controlado via sistema do início ao encerramento do processo

7. Disponibilidade de informações quantitativas e qualitativas (relatórios)

8. Redução de tempo e melhor atendimento ao cliente

DIFICULDADES / IMPACTOS




1. Cliente informa itens para envio garantia - Portal

2. Pellegrino valida dados e emite autorização

3. Cliente emite nota fiscal de devolução

4. Pellegrino recebe mercadorias

5. Documentação processo é informatizada e dados são

associados / vinculados eletronicamente

6. Pellegrino gera crédito para pagamento ao cliente




9. Pellegrino envia peças (devolução) para Fornecedor

10. Pellegrino aguarda crédito do Fornecedor


PROCESSO ATUAL PROCESSO PROPOSTO

1. Cliente emite NF de simples remessa

2. Pellegrino recebe mercadoria

3. Documentação processo é manual (ficha controle de

garantia + etiqueta Bosch) e não existe associação /

vinculação de dados




6. Pellegrino envia peças (remessa ou devolução) para

Fornecedor

7. Pellegrino aguarda reposição peças / crédito do

Fornecedor

8. Pellegrino emite NF de simples remessa e envia peça ao

cliente



PORTAL

• Hospedagem site Pellegrino - WEB

• Cliente acessa com login (CNPJ) + senha (gerada pela

Pellegrino)

• Área acesso específica / segregada / independente

• Formulário padrão para preenchimento

• Validação automática pelas compras realizadas

• Definição de preço e impostos já padronizadas

• Informações sobre defeitos / problemas alegados

• Instruções específicas para envio, documentação e

atendimento

• Nº de Processo Garantia (espelho da nota de devolução a

ser emitida

• Acompanhamento do “status” da ocorrência

• Pré-carga da nota fiscal (pré-nesm)

• Validação da nota fiscal

• Impressão de etiquetas para acompanhamento peças (fichas

de garantia)

• Seleção automática por fornecedor para geração de Ordem

de Garantia - solicitação de nota fiscal (senf)

• Geração automática do título de crédito (tipo a definir) ao

cliente para integração no Financeiro (pela parametrização

do tipo de nota fiscal de entrada – (Dev-G)

• Relatórios : informações por cliente, por fornecedor, por item,

por disposição – físico e financeiro

• Controle do processo na totalidade

SDP



PROCESSO DE GARANTIA PELLEGRINO

Nº 0001/2011 Data: 15.05.2011

CNPJ - Razão Social Cliente

INSTRUÇÕES:NF de Devolução - CFOPNº de Processo de Garantia (Cópia do espelho da nota)Peças acompanhadas de certificado de garantia preenchido

Bosch: cópia de NF de venda ao consumidor ou NF de compra Pellegrino?Ressarcimentos: indicar necessidade de análise especial?Garantia antecipada?Master Power?Cupom Fiscal?Etc...

Seq Item Qtde NF de Compra Preço Problema alegado

1 123545 01 13567 25,00 Rosca danificada

2 134564 01 14567 20,00 Falta componente

3 145367 01 14637 15,00 Falta componente

Total 60,00

MODELO



MODELO

Observação: Ficha de Garantia gerada através de dados e informações inseridas no Portal, impressa e anexada a peça (EXEMPLO)




CONSIDERAÇÕES

• Definição Gestor Processo Garantia

• Comunicação do novo processo aos clientes e determinação

de prazo para enquadramento

• Definição de frequência pagamento créditos ao cliente

(semanal / quinzenal)

• Risco de pagar improcedente + necessidade de

refaturamento

• Avaliar processo Garantia Expressa Bosch e verificar

possibilidade de integração de dados do SDP no site

• Negociação com Fornecedor para pagamento créditos:

forma , prazo / frequência + eventual refaturamento

• Relação Custo – Benefício

• Recursos físicos – espaço segregado + estrutura: bancada e

prateleiras + identificação visual

• Recursos humanos – pessoal dedicado ao acompanhamento

e controle do processo

• Módulo Garantia no SDP independente das operações de

Compra e Venda

• Local de estoque específico para itens Garantia (físico +

sistema)

• Redefinição das listas de opções: problemas alegados,

disposição

• Cortesia: Fornecedor e Pellegrino

• Indicar CFOP´s nova modalidade

• Informações sobre alíquotas e valores de impostos

• Mais de uma peça por itens “vs” problema alegado

• Lista padrão de problemas alegados

• Possibilidade de estender modelo Portal para processo de

Devolução Comercial (SAC)

Documents

Sunday, November 23, 2014 ESCRITÓRIO DE PROCESSOS GARANTIA PELLEGRINO