UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL PERÚ

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIALY DE SISTEMAS

Carrera Profesional de Ingeniería de Sistemas

CURSO: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

TEMA: INNOVACION TECNOLOGICA EN SUPERMERCADOS

ALUMNO: CARLOS VENTURA IZAGUIRRE

SUPERMERCADOS MONTECARLO

Las experiencias del Supermercado Montecarlo que están participando en el plan piloto de Factura

Electrónica.

Motivación de Supermercados Montecarlo para incorporarse al piloto de Factura Electrónica

Mejoras administrativas

Mejoras logísticas

Otras mejoras

Barreras de entrada a este proyecto

Conclusiones

Motivación de Supermercados Montecarlo para incorporarse al piloto de Factura Electrónica

Fundamentalmente el Sr. Marcelo Cantergiani R. Gerente General de Supermercados Montecarlo

establece que es especialmente relevante este proyecto por la gran cantidad de documentos que

recibimos de nuestros proveedores y dada la experiencia de años que tiene nuestra empresa en el

comercio electrónico con la utilización de EDI. Es importante destacar que nuestra empresa fue la

segunda en Chile en transferir documentos electrónicos estandarizados. La incorporación de la factura

electrónica nos permitirá , una vez que se masifique, obtener grandes economías de escala a nivel

administrativo y por otro lado una importante reducción de los errores intrínsecos a la transferencia no

estandarizada de información. Por último este documento tiene una importancia relevante en los

procesos logísticos de nuestra compañía.

Por otro lado para nuestra empresa es de suma importancia el no abordar este proyecto como un

proyecto tecnológico que resida en el departamento de informática si no como un proyecto que cruza

horizontalmente a la organización.

Mejoras administrativas

Las empresas que reciben una gran cantidad de documento entienden que es muy complejo su

procesamiento. Actualmente en nuestro caso recibimos en forma mensual aproximadamente 36 mil

documentos mercantiles que deben ser comparados con las Ordenes de Compra y cuadrados uno a uno.

Un esquema electrónico estandarizado nos permite hacer un pareo automático ítem por ítem de los

documentos, determinando las diferencias en forma automática y segura. Como ejemplo se puede

mencionar que en la actualidad tanto Lucchetti como Lever nos envían un documento similar a la factura

electrónica que se llama “aviso de despacho valorizado”. Al recibir este documento podemos en forma

automática detectar dónde y porqué se producen diferencias (ya sea de precios, cantidades

despachadas, plazos de pago, etc...). En el caso de un proveedor que nos envía un documento manual

solo podemos detectar en forma automática si el documento está cuadrado o no, pero en caso que

exista una diferencia debemos buscarla en forma manual. Se debe destacar que aproximadamente el

40% de los documentos presentan diferencias.

Dentro de las mejoras administrativas se encuentra también la eliminación de los errores de re-

digitación, por ejemplo errores en los totales del documento al ingresarlos al libro de compras. Con el

mensaje de factura electrónica se eliminan los errores de redigitación ya que los datos ingresan

automáticamente directo de la fuente. Por otro lado los errores en la fuente también se pueden reducir

al integrar los procesos de facturación con la factura electrónica.

Mejoras logísticas

Este es un punto de mucha relevancia y en el que Montecarlo lleva trabajando por años. Proyectos de

este tipo los permiten la transferencia de información relevante para los procesos logísticos como

“cross-docking”, recepción certificada, despacho “paletizado”, abastecimiento continuo , etc...

En este caso también se puede mencionar el ejemplo de Lucchetti y Lever que mediante el “aviso de

despacho valorizado” nos ha permitido ahorros en los tiempos de recepción en forma significativa. Una

recepción (descarga y confirmación de documentación) de un camión con 24 pallets toma con el

proceso normal 40 minutos y mediante los documentos electrónicos se reduce a 8 minutos.

Otras mejoras

A futuro y considerando una masificación de esta tecnología existirán otras ventajas de este proyecto

como por ejemplo la venta por Internet, la estandarización de facturas por servicios, la reducción de la

carga administrativa en los procesos de declaración de impuestos, entre otros.

Barreras de entrada a este proyecto

Las barreras de entrada para este proyecto dependen principalmente del tamaño de la empresa donde

las empresas más grandes deberán invertir más en este proyecto y destinar recursos humanos. Otra

barrera de entrada puede ser el alto costo del cambio de impresoras que permitan dibujar el código

bidimensional.

Es muy posible además que las empresas que no tengan experiencia en comercio electrónico deban

contratar asesoría externa, sin embargo para las pequeñas empresas será mas simple ya que existirán

paquetes de s/w que incorporarán esta tecnología. Por lo anterior si hay alguna empresa pequeña que

está pensando en adquirir un s/w productivo creemos que no es el momento de hacerlo.

Sin embargo, para el caso de las empresas medianas, creo que la principal barrera de entrada será el

baja aceptación de este tipo de proyectos por los gerentes o dueños de estas compañías debido al bajo

conocimiento que tienen ellos de las nuevas tecnologías.

Masificación

Este punto es de extremada importancia para las empresas que serán grandes receptoras de

documentos.

La masificación de esta tecnología dependerá exclusivamente de las decisiones que tome el SII, como

por ejemplo los incentivos que ofrezca y la posibilidad de transar la complejidad del proyecto en pos de

la masificación.

Existe también una importante oportunidad de masificación en el retail ya que en la actualidad hay una

comunidad de comercio electrónico compuesta de 12 Supermercados y Mayoristas (a la cual se

sumarían probablemente las farmacias) y 850 proveedores, de estos unos 650 no cuentan con s/w para

la administración. Pues bien, existe un proyecto en esta comunidad (consultar a la Cámara Nacional de

Comercio) de dotar a estas 650 empresas de un s/w que les permita manejar los procesos productivos y

administrativos, pero que a su vez, les permita conectarse en forma electrónica con esta comunidad con

el objeto de poder recibir OO/CC, confirmaciones de recepción de mercadería, avisos de pago, informes

de venta/inventario de sus productos en los puntos de venta y enviar facturas electrónicas, listas de

precios, catalogo de productos, etc... Todo esto en forma automática y completamente integrado a sus

procesos y a un muy bajo costo.

Este proyecto es la razón por la cual pensamos que las barreras de entrada para una pequeña empresas

serán mucho menores que las barreras de entrada que presentan las grandes y medianas empresas.

Conclusiones

Sin duda este proyecto será muy beneficioso para el país, sin embargo se prevé una lenta incorporación

a él de las empresas medianas ya que la principal barrera será el conocimiento y disposición que tienen

los grandes ejecutivos de estas compañías en las nuevas tecnologías. La masificación e incorporación de

grandes y pequeñas empresas dependerá en gran medida de las decisiones que tome el SII en cuanto a

los incentivos.

Post Implementación del Sistema.

Tal como lo mencionamos anteriormente y dado nuestro ánimo de incorporar permanentemente las

innovaciones tecnológicas y siendo la última empresa que se agregó en Octubre del año 2002 al piloto

de Factura Electrónica, hoy podemos comunicar que estamos en condiciones de emitir Documentos

Tributarios Electrónicos (DTES).

Por ello traspasamos nuestra experiencia a esta beneficiosa herramienta que permitirá a nuestro país

dar un salto importante en el comercio electrónico.

Para quienes desean incorporar este sistema es importante tener en consideración los siguientes

aspectos:

Compromiso Gerencial: Es relevante que desde el más alto nivel de la empresa exista la disposición

positiva para abordar este cambio, por las repercusiones que tiene en toda la organización. En nuestro

caso este compromiso fue liderado por el Gerente General quien lo ha observado desde la perspectiva

de la tecnología de la información y de negocio, considerando la siempre preocupante premisa “costo –

beneficio” que a priori se visualiza en mejoras de tipo administrativo, mejoras logísticas y en general las

bondades provenientes del manejo de la información.

Equipo de Trabajo: En el proyecto necesariamente deben trabajar en equipo las áreas de Informática y

las de Administración. Si bien el término electrónico se asocia a temas informáticos, quienes son

indispensables para el proyecto, necesariamente deben trabajar en concordancia con las áreas

administrativas. Se deben sumar a ellos las áreas comerciales, de operaciones, de organización y

métodos, de Abastecimiento, etc. Es decir todas las áreas donde fluya la documentación y/o se tomen

decisiones sobre ella. En el caso de Montecarlo ha existido fundamentalmente coordinación de trabajo

entre el área informática y el área de administración y finanzas, asimismo se contrató los servicios

profesionales de DBNet, quienes han creado el software del proyecto factura electrónica y a e-Cert Chile

para la emisión de certificados digitales. Destacamos que utilizar asistencia técnica externa ha resultado

positivo en nuestro caso dado que no se han desviado en forma exclusiva los recursos humanos

informáticos de nuestra empresa, quienes no pueden desconectarse totalmente de las actividades de

nuestro giro. Esta observación debe considerarse al momento de decidir una empresa incorporarse al

sistema.

Control sobre los sistemas Informáticos: Es condición previa que la empresas tengan control sobre los

sistema informáticos, dado que la incorporación de los documentos electrónicos parten con nueva

foliación, por lo cual nos encontraremos tanto en la recepción (de un proveedor) como en la emisión (a

un cliente) con correlativos o folios similares (ambiente manual versus ambiente electrónico). Por lo

tanto se deberá configurar los libros de compras y ventas. Se hace necesario entonces intervenir los

sistemas informáticos tradicionales para que administre los nuevos documentos tributarios electrónicos,

parametrizando o ajustando los programas de los sistemas. En nuestro caso estamos creando los nuevos

documentos electrónicos sin mayor dificultad ya que poseemos el control sobre los sistemas.

Impresión de Documentos Tributarios Electrónicos: Otro de los elementos a considerar es la

característica que debe poseer la impresión de DTES, puesto que requieren de impresoras con capacidad

gráfica, por la exigencia del Servicio de Impuestos Internos. Este tema posee especial relevancia ante la

elección de un proveedor de estos equipos, asimismo se debe consideran los sistemas que puedan leer

dicha impresión, que mediante la captura de la información contenida en el timbre puede acceder en

forma electrónica a los sistemas de recepción , igual consideración tienen los proveedores de los

certificados digitales y los de firma digital. En el caso de Montecarlo estamos probando con un

proveedor de impresora, obteniendo en nuestras pruebas satisfacción en la impresión de PDF, en el

caso de los lectores aún no se ha abordado, pero consideramos que no es tan relevante porque nuestros

sistemas de radiofrecuencia en el ingreso de facturas resultan bastante eficientes y que para el caso el

contenido del timbre está en el contenido de la factura, la cual al momento de operar con factura

electrónica, esta se encontrará en los sistemas.