Suport Curs Gestionarea Documente Scolare

  • View
    70

  • Download
    0

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Educatie

Transcript

  • Gestiunea Documentelor n unitile colare

    Curs de formare elaborat de Corpul de Control din

    Ministerului Educaiei, Cercetrii , Tineretului i Sportului

    coordonator curs, consilier superiorprof. Robert Berezovski

    Formatori:Mirela Olteanu

    Maria AngheluLiliana Georgescu

    Ioana StamaViorica Drgan

    CCD Bucureti 2010

    MODULUL I: GESTIONAREA DOCUMENTELORMODULUL II: SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITIIMODULUL III: PROCEDURI I INSTRUCIUNI DE LUCRU UTILIZATE N UNITILE COLARE

    Gestiunea Documentelor n unitile colare

  • MODULUL I: GESTIONAREA DOCUMENTELOR

    Capitolul 11.Fondul Arhivistic Naional al Romniei2.Obligaiile creatorilor i deintorilor de documenteCapitolul 21.Gestionarea Documentelor

    1.Circuitul documentelor2.Evidena documentelor3.Constituirea dosarelor cu documente4.Clasarea documentelor

    2.Arhivarea dosarelor cu documente3.Inventarierea, selecionarea i predarea la arhiv a dosarelor cu documente4.Regimul documentelor secrete de stat5.Scoaterea documentelor din arhiv i predarea spre redepozitare6.Evidena i gestiunea documentelor colare i a actelor de studii7.Evidena i gestiunea registrelor si a documentelor justificative i contabileCapitolul 31.Managementul informatic al documentelor2.Semntura documentelor n format electronic3.Consultarea arhivei electroniceCapitolul 4

    1. Caracteristicile tehnico-funcionale ale spaiilor i echipamentelor de depozitare i conservare a arhivelor aflate n administrarea creatorilor

    publici i privai de arhiv2. Compartimentarea depozitelor de arhiv3. Circuitele funcionale ale arhivei4. Comisia tehnic de avizare

    MODULUL II: SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITII

    Capitolul 51. Sistemul de management al calitii

    1.Scurt descriere a procedurilor documentate cerute expres de ISO 9001:20082.Procedurile documentate cerute de ISO 9001:20083.Sistemul de management al calitii

    2. Strategii i metode de mbuntire a calitii

  • MODULUL III: PROCEDURI I INSTRUCIUNI DE LUCRU UTILIZATE N UNITILE COLARE

    Capitolul 61. Cerine referitoare la documentaie

    1.1. Generaliti1.2. Manualul Calitii1.3. Controlul Documentelor

    1.4. Controlul nregistrrilor2. Structura unei proceduri documentate3. Exemple de proceduri

    3.1. Instruciunea de Lucru: Elaborarea procedurilor i instruciunilor de lucru, cod IL01-P05.01.3.2. Procedura General:Controlul Documentelor, cod PG 04-013.3. Procedura Operaional: Informare i comunicare la nivelul instituiei de nvmnt, codP03.013.4. Procedura Operaional: Realizarea raportului ISJ/ISMB privind starea nvmntului din jude/municipiul Bucureti, cod p07.033.5. Procedura Operaional: Elaborarea documentelor sistemului de management al calitii, cod P05.01

    BIBLIOGRAFIE

    Adina Berciu Drghicescu Arhivistic i Documentaristic, Prelegeri universitare, Bucureti 2002.Archival Information System (AIS), 1992, by Standard Technology IncorporatedAurelian Scerdoeanu Arhivistic, Bucureti, Ed. tiinific 1970.Berndt Bruegge & Allen H. Dutoit, Object-Oriented Software Engineering. ConqueringBruce Silver Associates, Workflow,Document Management, and Customer InteractionCommonwealth of Australia, Impro-ving Electronic Document Management, 1996;Complex Changing Systems , Pretince Hall, 2000;Cristiana Dinu, Vasile Nicula, Constituirea dosarelor pe termene de pstrare, n Revista Arhivelor, an LV, vol.X2, nr.4/1978, DECIZIE Nr. 1130 din 19 noiembrie 2008 privind normele tehnice i metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic;Elena Ciuc, Din experiena Filialelor Arhivelor Statului Municipiului Bucureti pe linia activitii de ndrumare i control la arhivele B.D.S., n Revista Arhivelor, an LXII, vol. XLVII, nr. 4/1985;Emilia Cohn, Nomenclatorul de dosare i indicatorul de termene de pstrare instrumente de baz n activitatea arhivistic, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare i restaurare a arhivelor, n Arhiva Romneasc, tom I, 1995, HOTRRE Nr. 479 din 1 iulie 1995 pentru modificarea H.C.M. 19/1972 privind unele msuri n legtura cu aprarea secretului de stat

  • Marcel Dumitru Ciuc, Ordonarea i inventarierea documentelor aflate n depozitele arhivelor statului, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr.3/1979;Maria Dogaru, Instrumentele de eviden i informare tiinific pentru izvoarele sigilare, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLII, nr.2/1979;Marin Radu Mocanu, Arhivele Naionale n competiie cu timpul, Arhiva romneasc, tom II, 1996, Arhivele Naionale i Societatea romneasc, Bucureti, Edit. M.I., 1997; Normativul privind caracteristicile tehnico-funcionale ale spaiilor i echipamentelor de depozitare i conservare a arhivelor aflate n administrarea creatorilor publici i privai de arhiv.Normativul privind caracteristicile tehnico-funcionale ale spaiilor i echipamentelor de depozitare i conservare a arhivelor aflate n administrarea creatorilor publici i privai de arhiv.Optical Digital Image Storage System, 1991, by National Archives and Records AdministrationOrdonana de urgen a Guvernului nr. 39/2006, pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996;Regulamentului privind actele de studii i documentele colare n nvmntul preuniversitar, aprobat prin O.M.Ed.C. nr. 3502 din 3 martie 2005;Regulamentului privind regimul actelor de studii n sistemul de nvmnt superior, aprobat prin O.M.E.C.T. nr. 2284 din 28 septembrie 2007;

    BIBLIOGRAFIE

    Romeo Mihai Pavelescu, Metodologie de proiectare a unui sistem de gestiune si arhivare electronica a documentelor, Revista Informatic Economica, nr. 2(26)/2003;Romeo Mihai Pavelescu,Arhivarea electronica a documentelor, Revista Informatic Economic, nr. 10/1999;Study on the Automation of the Archiving System, 1995, by AmpacoTechnology, www.brsilver.com,november 1998;Vasile Cplnean, Consideraii privind selecionarea arhivelor la creator, n Revista Arhivelor, editat de Asociaia Arhivitilor David Prodan, Cluj-Napoca, seria a III-a, vol.I, 1995, nr.1-2;Voica Coman, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor, n Revista Arhivelor, an LXI, vol. XLVI, nr.4/1984;Hotrrii nr. 733 din 21 octombrie 1998 cu privire la tipurile de diplome, certificate i atestate acordate n nvmntul superior;INSTRUCIUNI privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996;Ion Cozac, Consideraii asupra ordonrii i inventarierii documentelor din epoca contemporan, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979;James Boyle, A good Electronic Document Management System can bring together document storage, workflow, and indexing, 1997;LEGE Nr. 111 din 21 noiembrie 1995, republicat, privind Depozitul legal de documente;Legea Arhivelor Naionale, n Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996;

    BIBLIOGRAFIE

  • Legea nr. 260/2007 privind nregistrarea operaiunilor comerciale prin mijloace electronice.r. 358/2002, pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996;Legea nr. 455 din 18 iulie 2001, privind semntur electronicLegea nr. 474/2006, privind aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 39/2006 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996;Legislaie arhivistic, Bucureti 2001; Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat;

    BIBLIOGRAFIE

    Scopul acestui capitol este acela de a v explica ce este i cu ce se ocup arhivistica, ce este Fondul Arhivistic Naional al Romniei i ce sunt creatorii i deintorii de documente. Dup parcurgerea lui i respectiv, dup realizarea aplicaiilor de la sfritulcapitolului, vei putea: s definii conceptele de document, de creator i de deintor de documente; s difereniai ntre concepiile de creator i de deintor de documente; s distingei tipurile de documente existente; s identificai diferitele tipuri de arhive; s identificai documentele care se depun spre pstrare la Arhivele Naionale precum i termenele de pstrare.

    DOCUMENTELORFondul Arhivistic Naional al

    Romniei

  • n cazul unui sistem de management al documentelor situaiile posibile pot fi: nregistrarea unui document;nregistrarea unui dosar;transferul unui document; transferul unui dosar;arhivarea unui document; dezarhivarea unui document; arhivarea unui dosar;dezarhivarea unui dosar.

    MODULUL I: GESTIONAREA DOCUMENTELOR

    Document = text scris sau tiprit, o inscripie sau orice alt mrturie care servete la cunoaterea unui fapt real, din trecut sau din prezent, redactat ntr-o form clar i o unitate de coninut i neles de sine stttor.

    Document = act scris, ntocmit cu prilejul efecturii diferitelor operaii, pentru a servi ca dovad a nfptuirii lor i ca mijloc de fundamentare a nregistrrilor

    Un act scris ndeplinete condiiile: dovedete efectuarea unei anumite operaii; conine descrierea detaliata si completa a operaiei: calitativ, cantitativ si valoric; conine confirmarea realitii si exactitii operaiei, prin semnturile persoanelor participante.

    MODULUL I: GESTIONAREA DOCUMENTELOR

  • MODULUL I: GESTIONAREA DOCUMENTELOR

    CLASIFICARE DOCUMENTELOR

    Dup numrul operaiilor consemnate: documente primare (singulare), exemplu: chitana, bonul de consum etc.; documente cumulative), n care se consemneaz mai multe operai similare, exemplu: centralizatorul bonurilor de consum; documentele centralizatoare care nsumeaz mai multe documente primare.

    Dup modul de ntocmire: originale; copii; duplicate: copii conforme cu originalul, care au calitatea de original, dar numai n lipsa originalului i se elibereaz de emitent cnd originalul este pierdut sau distrus.

    Dup natura operaiilor la care se refer: documente de dispoziie, exemplu: comanda dat de client furnizorului, ordinul de plat dat bncii de o instituie pentru achitarea unei sume din disponibilul propriu etc.; docume