Suport Curs Manager Proiect

  • View
    1.063

  • Download
    5

Embed Size (px)

Transcript

SUPORT DE CURS

MANAGER DE PROIECT Cod COR: 241919

2011

1

Cuprins1. Stabilirea scopului si cerintelor de management al proiectului 1.1. Introducere in managementul proiectelor 1.2. Stabilirea scopului proiectului 1.2.1. Stabilirea obiectivelor strategice ale proiectului 1.2.2. Identificarea si selectarea optiunilor pentru proiect 1.2.3. Argumentarea necesitatii si fezabilitatii proiectului 1.2.4. Pregatirea propunerii de proiect 1.3. Stabilirea cerintelor de management integrat al proiectului 1.3.1. Sistemul de Management Integrat 1.3.2. Stabilirea obiectivelor operationale ale proiectului 1.3.3. Descompunerea proiectului in structuri elementare 1.3.4. Pregatirea specificatiilor proiectului si asigurarea conformitatii cu prevederile lor 2. Planificarea activitatilor si realizarea procedurilor de achizitii pentru proiect 2.1. Planificarea activitatilor si jalonarea proiectului 2.1.1. Identificarea si prioritizarea activitatilor si evenimentelor cheie ale proiectului 2.1.2. Elaborarea planului detaliat al proiectului 2.1.3. Monitorizarea si adaptarea planului proiectului pentru corectarea devierii. Solutii 2.2. Gestiunea utilizarii costurilor si resurselor operationale pentru proiect 2.2.1. Planificarea resurselor si costurilor necesare proiectului 2.2.2. Modalitati de procurare si asigurare a resurselor proiectului 2.2.3. Managementul fiunanciar al proiectului 2.3. Realizarea procedurilor de achizitii pentru proiect 2.3.1. Elaborarea documentelor necesare contractelor de achizitii pentru proiect 2.3.2. Selectarea furnizorilor 2.3.3. Realizarea negocierii si verificarea contractelor 3. Managementul factorilor implicati 3.1. Managementul riscurilor 3.1.1. Identificarea si evaluarea riscurilor2

3.1.2. Strategii de prevenire a riscului 3.2. Managementul echipei de proiect 3.2.1. Echipa de proiect 3.2.2. Formarea echipei de proiect 3.2.3. Planul si metodele de lucru 3.2.4. Repartizarea sarcinilor, monitorizarea si controlul performantelor echipei 3.2.5. Evaluarea performanelor si asigurarea feedback-ului 3.3. Managementul comunicarii 3.3.1. Cerinte de comunicare in cadrul organizatiei 3.3.2. Asigurarea comunicarii in cadrul proiectului 3.3.3. Monitorizarea si raportarea progresului proiectului 3.4. Managementul calitatii proiectului 3.4.1. Identificarea cerintelor de calitate in cadrul proiectelor 3.4.2. Proceduri de planificare, urmarire si control a calitatii 3.4.3. Evaluarea calitatii rezultatelor proiectului 4. Legislatie in domeniu

3

1. STABILIREA SCOPULUI SI CERINTELOR DE MANAGEMENT AL PROIECTULUI 1.1. Introducere in managementul proiectelor Proiectul este o ntreprinde, un efort concret, practic si orientat spre rezultat, pentru soluionarea unei probleme. In sine, el se constituie dintr-o succesiune de activitati noi, specifice, structurate si desfasurate conform unui plan in vederea atingerii unor obiective clare si a unor rezultate anticipate. Proiectul are o durata limitata in timp, este conditionat de existenta unor resurse, limitate si ele, trebuie atent planificat, iar rezultatele trebuie supuse evaluarii. Un proiect trebuie sa aiba un scop, sa fie realist si sa se constituie intr-o soluie unica de rezolvare a unor probleme specific intr-un context clar definit. Proiectul are un anumit grad de autonomie fa de activitile curente ale organizaiei. Ciclul de viata al proiectelor include in mod obligatoriu urmatoarele etape: Identificarea necesitatilor, problemelor, premiselor, ipotezelor de lucru si conditiilor specifice; Analiza conditiilor existente si a starii de fapt Structurarea si pregtirea proiectului Evaluarea preliminar a activitatilor si etapelor de realizare Analiza resurselor existente si a modalitatilor de atragerea de noi resurse Implementarea proiectului: demararea si desfasurarea activitatilor, mobilizarea resurselor si atingerea rezultatelor etapelor intermediare Monitorizarea modului de implementare a proiectului - controlul activitatilor, modul de utilizare a resurselor, actiuni corective Evaluarea rezultatelor, partiale si finale. In principal se dezvolta proiectele pentru: Satisfacerea unor cerinte specifice Indeplinirea unor obective independente Pentru a raspunde unor motivatii de natura tehnica, educativa etc O activitate tip proiect introduce modificari si deplasari de activitati si personal intr-un dispozitiv organizational stabil. Aceasta se intampla din cauza ca se intreprinde ceva nou si ca acestei activitati i se aloca temporar fonduri si personal. Elementele definitorii ale unui proiect sunt urmatoarele: a. Scopul Orice proiect trebuie sa conduca la imbunatatirea situatiei existente, la atingerea unor indicatori superiori, obtinerea de noi realizari, a unor elemente de noutate si beneficii viitoare durabile. Elementele de noutate vor incepe sa apara inca pe parcursul proiectului. Scopul proiectului va trebui de asemenea, sa evidentieze beneficii echitabile pentru toti. b. Obiectivele Fiecare proiect trebuie sa aiba un obiectiv general. In anumite cazuri in care proiectele au chiar mai multe obiective generale. Acestea sunt proiectia in plan concret a scopului, evidentiind rezultate concrete, beneficii pe termen lung pentru entitati, grupuri de interese, sau chiar pentru societate in general. Definirea obiectivelor generale demonstreaza modul in care proiectul se circumscrie politicilor si strategiilor organizationale, sectoriale, regionale, nationale etc. Obiectivele secundare deriva din cele generale.

4

c. Activitatile Activitatile sunt actiuni si sarcini specifice care trebuie intreprinse pentru a se produce reuzultatele scontate si a se atinge obiectivele propuse. Ele rezuma ceea ce se va face in proiect. d. Planul de actiune Planul de actiune stabileste momentul, durata si succesiunea activitatilor. Planul de actiune poate sa identifice si sa ofere puncte de reper pentru monitorizarea progresului inregistrat in implementare proiectului, responsabilitatile pentru realizarea activitatilor propuse si mijloacele de verificare a indeplinirii obiectivelor.

e. Sustenabilitatea Prin sustenabilitatea proiectului se intelege capacitatea acestuia de a continua, sustine si de a furniza o suma acceptabila de beneficii si dupa incheierea asistentei tehnice si financiare primite. Sustenabilitatea proiectului este obligatorie si ea se demonstreaza atat din punct de vedere financiar, cat si institutional si la nivel de politici. f. Bugetul Reprezinta transpunerea baneasca a tuturor demersurilor unui poriect. Un buget trebuie sa fie realist si sa respecte termenii impusi de regulele de finantare. g. Ipoteze si riscuri In cazul proiectelor ipotezele sunt modele predictive de natura calitativa sau cantitativa de derulare a proiectului. Riscurile sunt factori perturbatori externi, ce decurg din contextul general in care se implementeaza proiectul sau din alte activitati, proiecte, conditii la care se face raportare in implementarea proiectului. Managementul proiectului nu are control direct asupra riscurilor, acestea pot afecta progresul sau succesul proiectului, dar poate realiza scenarii de prevenire si minimizare a efectelor acestora. Este foarte important sa se formuleze de la inceput cat mai multe ipoteze, pentru a facilita identificarea, prevenirea si minimizarea efectelor riscurilor. Termenul management este de origine latina, dar este de preferat folosirea denumirii de management de proiect celui de gestionare a proiectului = conducere + gestionare. Managementul de proiect consta in coordonarea activitatilor pentru desfasurarea lor in conformitate cu graficul stabilit si in conditiile previzionate, gestionarea si mobilizarea, stabilirea sarcinilor si evaluarea rezultatelor. Managementul urmareste in principal atingerea obiectivului general si a obiectivelor secundare in conditii concret stabilite de timp si resurse, cu respectarea bugetelor si costurilor aprobate. Managementul de proiect poate fi privit din mai multe perspective: - Managementul de proiect ca o sarcina - Managementul de proiect ca un sistem social - Managementul de proiect ca un proces Domeniile cheie in care se desfasoara managementul de proiect sunt: a) Managementul / gestionarea timpului - Incheierea proiectului la termenul stabilit - Planificarea in timp a resurselor - Replanificarea in timpul derularii proiectului - Predictia problemelor inaintea aparitiei lor5

b) Managementul resurselor umane - Asigurarea disponibilitatii la timp a persoanelor implicate in proiect - Asigurarea ca persoanele implicate in proiect isi cunosc sarcinile si le pot indeplini in mod correct - Rezolvarea conflictelor c) Managementul resurselor materiale - Alocarea la timp a resurselor materiale necesare proiectului - Proiectarea si desfasurarea activitatilor in conformitate cu resursele allocate - Resursele allocate sa aiba un impact maxim Managementul unui proiect performant trebuie sa fie flexibil si orientat pe: - obiective - schimbare - inovatie - performanta Proiectul fiind in general un proces complex, managerul trebuie: - se adapteze in permanenta la modificari frecvente si deseori importante - sa propuna in permanenta solutii care tin seama nu numai de consturi, dar si de termene si calitatea realizarilor - sa conduca echipe pluridisciplinare Sistemul managementului de proiect este un sistem complex cu multe interconexiuni intre activitati pe durata elaborarii si desfasurarii proiectului. Proiectele implica in realizarea lor un mare numar de persoane cu diferite calificari, opinii si interese. In centrul metodologiei sistemului de management de proiect trebuie sa se afle un proces de rezolvare a problemelor, impartit in doua componente: a) Un sistem proiectat pentru gasirea unor solutii noi. In acesta, atat obiectivul cat si mediul de lucru sunt cele mai importante aspecte (definirea necesitatilor si a problemelor, cautarea si selectarea solutiilor optime.) b) Gestionarea problemelor provenind din organizarea si coordonarea proiectului, aspect