Suport Curs Mpe 2010

Embed Size (px)

Citation preview

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    1/58

    SCOALA NAIONAL DE TIINE POLICITICE I ADMINSTRATIVE

    FACULTATEA DE ADMINISTRATIE PUBLIC

    Specializare Administraie European, Anul III

    MANAGEMENTUL PROIECTELOR EUROPENE

    SUPORT DE CURS

    Semestrul II

    2009 - 2010

    Profesor: lector univ. dr. Drago JALIU

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    2/58

    2

    1

    Abordri i concepte folosite n

    managementul proiectelor

    2

    Noiuni i concepte

    Proiect

    Managementul proiectelor

    Ciclul de via al proiectelor

    Factori de succes n proiecte

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    3/58

    3

    3

    PCM PM(BOK)

    70

    Dezvoltat de CE

    PCM Manual guidelines 2001,

    2004

    www.europa.eu

    70

    Dezvoltata de Project

    Management Institute(PMI)

    PMBOK(Project Management

    Body of Kowledge)2001, 2005

    www.pmi.org

    4

    Ce este un proiect?

    Definiii:

    PCM:succesiune logic de activitactivitii coordonate i controlate,

    de natur diferit, realizat ntr-o manier organizat metodic

    i progresiv, avnd constrngeri de timp, resurse i cost,

    destinat obinerii de noi rezultate, necesare pentru

    ndeplinirea unor obiective clar definite

    PM(BOK): efort temporar pentru a crea un produs sau serviciuunic

    Istoric, conceptul a fost folosit prima oar dearhiteci, i anume de Filippo Brunelleschi, nsecolul XV, cnd a conceput domul catedralei dinFlorena (projetto)

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    4/58

    4

    5

    Caracteristici

    Orice proiect are obiectiv(e)

    Limitat n timpResurse limitate

    Se desfoar n mod progresiv

    Produs/serviciu/rezultat unic

    Se deruleaz organizat, planificat,controlat

    Realizat de oameni

    Se desfoar ntr-un mediu de risc

    6

    Managementul proiectelor

    Ce verb ar caracteriza cel mai bine

    managementul de proiect?

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    5/58

    5

    7

    Managementul proiectelor

    A organiza

    A prioritiza

    A planifica

    A comunica

    A conduce

    A motiva

    A rezolva

    A controla

    A negocia

    A achiziiona

    A pune la dispoziie

    A informa

    A delega

    A urmri

    A evalua

    A asculta

    A avertiza

    A vinde

    A mpciui

    A filtra

    A accepta

    A refuza

    A antrena

    A facilita

    8

    Managementul proiectelor

    PCM

    Managementul de proiect reprezint o utilizare abil atehnicilor pentru atingerea rezultatelor la nivelul

    stabilit, cu bugetul i n perioada de timp prevzute.

    PM(BOK)

    Arta de a conduce i coordona resursele de-a lungul

    vieii unui proiect utiliznd tehnici moderne de

    conducere pt atingerea obiectivelor predeterminate de

    scop, cost, timp, calitate i satisfacerea participanilor

    Making the project happen.

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    6/58

    6

    9

    Fazele proiectuluiFazele proiectului

    PCM

    Programare

    Identificare

    Formulare

    Implementare

    Evaluare i Audit

    PM(BOK)

    Initiere

    Planificare

    Implementare

    Incheiere

    10

    6 Faze ale unui Proiect

    Ideile altor oameni

    Incheiere usoara

    Recompensarea celorcare nu au participat

    Deziluzia

    Panica

    CautareaVinovatilor

    PedepsireaNevinovatilor

    Entuziasm

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    7/58

    7

    11

    Factori de succes n proiecte

    Obiective clare, stabile si bine definite (cerinele

    produsului). nelegerea nevoilor reale, avand cerine complete i

    bune. Ateptrile tuturor celor implicai, mediul, resursele i

    planificarea trebuie s fie realiste Viziune i strategie clar de la bun nceput Buna comunicare ntre factorii interesai Toi membrii echipei trebuie s aib aceeai imagine

    despre proiect.

    12

    Identificarea problemele (simptomele) din vreme ireacie rapidi corect. Urmrirea i controlul execuiei. Adaptarea planurilor. Msurarea i nelegerea progresului proiectului. Invarea din leciile fiecrui proiect, situaie,

    eveniment, Gestionarea modificrilor i riscurilor. Plan bine definit.

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    8/58

    8

    De la idee la proiect

    2

    De la idee la proiect

    Pentru a transforma o idee ntr-un proiect,

    trebuie identificate urmtoarele elemente:

    Problemape care o rezolv proiectul

    Scopuli obiectiveleproiectului

    Activitileprin care se vor atinge obiectiveleproiectului

    Resurselenecesare realizrii activitilor

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    9/58

    9

    3

    De la idee la proiect

    De asemenea, se va descrie situaia la care se

    dorete s se ajung cu ajutorul proiectului:

    Impactulproiectului

    Rezultateleproiectului

    Produselegenerate de activitile proiectului

    Costulrealizrii activitilor

    4

    Analiza problemelor

    Se analizeazsituaia existent relevantpentru ideea de proiect

    Se identificproblemele principale

    Se structureaz problemele identificate pebaza relaiei cauz efect

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    10/58

    10

    5

    Analiza problemelor O problem bine formulat...

    se refer la o situaie existent

    definete un aspect negativ

    indicefectele negativepe care le genereaz

    este raportat launul sau mai multe grupuri saucategoriibine determinate de persoane fizice sau

    juridice, a cror situaie e afectat de existena sa

    6

    Analiza problemelor

    1. Identificareaproblemelor

    2. Selectarea unei probleme principale3. Structurarea celorlalte probleme n funcie de

    problema principal, pe baza legturii cauz-efect Problemele care genereaz direct problema principal

    sunt aezate sub aceasta, ca i cauze

    Problemele care sunt generate direct de problemaprincipal sunt aezate deasupra acesteia, ca efecte

    4. Completarea schemeicu alte cauze/ efecte aleproblemelor identificate deja

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    11/58

    11

    8

    EFECTE

    CAUZE

    STAREA DE SNTATEDEFICITAR A

    COPIILOR STRZII DINORAUL X

    PERICOL DERSPNDIRE A UNOR

    BOLI

    NIVEL DE SIGURANREDUS PENTRU

    POPULAIA DIN ZON

    MORTALITATE

    RIDICAT

    ACCENTUAREA UNORMANIFESTRIANTISOCIALE

    CONDIII DEVIA INSALUBRE

    ACCESUL LIMITAT LASERVICIILE DE

    SNTATE

    INSUFICIENTE SPAIIDE CAZARE

    SLABA CALITATE AALIMENTAIEI

    PRECARITATEAVENITURILOR

    POSIBILITATEAREDUS DE A OBINE

    LOCURI DE MUNC

    LIPSA TRATAM.MEDICAL

    NECESAR

    DEZV. PROBLEME DESNTATE MINTAL CE

    INCLUD AGRESIVITATE

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    12/58

    12

    9

    Analiza problemelor

    Dac se urmrete ncadrarea viitorului proiect ntr-un

    program de finanare:

    Se va pune accent pe argumentarea problemelor

    identificate cu date oficiale, studii, rapoarte etc.

    Se va alege problema principalinnd cont i de

    problemele considerate de program ca prioritare

    10

    Scopul i obiectivele proiectului

    = soluii pentru rezolvarea problemelor identificate:

    Scopul proiectuluieste reprezentat de schimbarea

    care trebuie realizat pentru rezolvarea problemei

    principale

    Obiectivele proiectuluisunt principalii pai care

    trebuie realizai pentru a realiza schimbarea definit

    n cadrul scopului

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    13/58

    13

    11

    Scopul i obiectivele proiectului

    pot fi privite ca reformulri pozitiveale problemei

    principale, respectiv a primului nivel de cauzeidentificate n cursul analizei problemelor

    Exemplu:

    Problema principal: starea deficitar de sntate a

    copiilor strzii din oraul x

    Scop:mbuntirea strii de sntate a copiilor strzii

    din oraul x

    12

    Scopul i obiectivele proiectului

    Exemplu:

    Cauze (primul nivel):1. Condiiide viainsalubre

    2. Accesul limitatla servicii de sntate

    3. Slaba calitatea alimentaiei

    Obiective:

    1. Dezvoltarea niveluluide salubritate a condiiilor devia...

    2. mbuntirea accesuluila serviciile de sntate...

    3. Ameliorareaalimentaiei...

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    14/58

    14

    13

    Scopul i obiectivele proiectului

    Legturadintre scop i obiective trebuie s fie direct

    Exemplu:

    Scopulmbuntirea strii de sntate a copiilor strzii dinoraul x

    se va atinge prin urmtoarele obiective:

    1. Dezvoltarea nivelului de salubritate a condiiilor de via...

    2. mbuntirea accesului la serviciile de sntate...

    3. Ameliorarea alimenta

    iei...

    14

    Scopul i obiectivele proiectului:recomandri privind formularea

    Scopuli obiectivele:

    Trebuie s fie exprimate prin cuvinte care denot unproces, parcurgerea unui drum:

    mbuntirea, creterea, scderea, nfiinarea, crearea,promovarea, dezvoltareaetc.

    Scopul:

    Fiecare proiect va avea un singur scop.

    Obiectivele:

    Fiecare proiect va avea cte 2-3 obiective.

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    15/58

    15

    16

    Scopul i obiectivele proiectului

    Dac se urmrete ncadrarea viitorului proiect ntr-un

    program de finanare se va verifica dac:

    Scopulproiectului contribuiela realizarea

    obiectivelor programului

    Obiectiveleproiectului se ncadreaz n domeniile

    eligibilepentru finanare n cadrul programului

    15

    Scopul i obiectivele proiectului:recomandri privind formularea

    De asemenea, orice obiectivtrebuie s fie:

    Specific ce? n avantajul cui?

    Msurabil poate fi msurat?

    Accesibil poate fi atins un asemenea obiectiv, ngeneral?

    Realist poate fi atins cu mijloacele/ resurseleexistente?

    Temporal determinat se raporteaz la un anumittermen/ anumit durat de realizare?

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    16/58

    16

    18

    Analiza strategiei proiectului

    Alte criterii folosite pentru determinarea structurii finale a proiectului (ex.):

    Msura n care contribuie la ndeplinirea obiectivelor politicilor/

    strategiilorrelevanteConsistena schimbrilorgenerate n favoarea beneficiarilor

    Complementaritateacu alte proiecte i programe

    Oportunitile de finanarerelevante

    Raportul cost/ beneficiu

    Contribuia la consolidarea capacitii organizaiei

    Impactul asupra mediului

    17

    Analiza strategiei proiectului

    Se pstreaz n structura final a problemelor,

    scopuluii obiectivelorproiectului doar anumite

    elemente, selectate pe baza unor criterii ca:

    Nesuprapunerea cu iniiative aflate deja n derulare

    Capacitateaorganizaiei/ organizaiilor

    Posibilitatea acoperirii costurilornecesare

    Respectarea politicilor/ strategiilorn domeniu

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    17/58

    17

    19

    Analiza strategiei proiectului

    n urma acestei etape, se vor determina:

    Problemelecrora proiectul li se poate

    adresa n mod realist

    Scopuli obiectivelepe care i le poate

    propune proiectul n mod fezabil

    Cea mai eficient structur a interveniei/

    soluiei propuse de proiect

    20

    Analiza strategiei proiectului

    La finalul etapei de analiz a strategiei vomavea toate elementele necesare privind:

    Problema =>scopul impactul

    obiectivele rezultatele

    activitile rezultateleimediate

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    18/58

    18

    IDENTIFICAREA PROIECTELORANALIZA FACTORILOR INTERESAI

    2

    FACTORII INTERESAI - CINE SUNT EI?

    Orice persoan, grupuri de persoane, instituii,

    asociaii sau firme care sunt sau ar putea deveniimplicate in proiect:

    direct sau indirect,

    pozitiv sau negativ

    au un interes n proiect

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    19/58

    19

    3

    DE CE ANALIZA FACTORILOR INTERESAI ?

    DE CE?

    ntelegerea nevoilor clientilor interni si externi

    Implicarea si motivarea celor interesati pentru aasigura succesul proiectului

    Asigurarea ca ceea ce se implementeaza este ceeace s-a planificat si este ceea ce doresc stakeholderii

    Consultantul

    Contractorul

    Subcontractorul

    Statul

    Finantatorul/ Sponsorul

    Beneficiarul(rii)

    Bncile

    Proiectantul

    4

    ROLUL FACTORILOR INTERESAI

    Acord sprijin i sunt resurs know how/

    financiar pt problemele/ necesitileproiectului.

    Contribuie la fluxul informaional al proiectului

    Se pot opune direciei de evoluie a proiectului

    n funcie de interesele i nevoile proprii

    Lipsa consultrii poate genera blocaj.

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    20/58

    20

    6

    Matricea Caracteristicilor

    PAS IVPAS IIIPAS IIPAS I

    Capacitatea simotivatia de asusine proiectul

    (voin &atitudine fa deproiect)

    Actiuni posibile -Strategia

    Posibile actiuni pentru

    a adresa interesele

    stakeholderilor

    Interese & asteptari(cum va fi afectat deproiect)

    interese,asteptaricum sunt afectati deproiect

    BeneficiiPierderi

    Stake-holder(VIS)

    5

    NU POATE

    POATE

    NU VREA VREA

    PRIORITIZAREA PARTILOR INTERESATE

    IdentificareaIdentificarea grupurilorgrupurilor importanteimportanteCCineine vreavrea sisi cinecine poatepoate (willing & able)(willing & able)

    MasuraVIS

    (VeryImportantStakeholder

    )

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    21/58

    21

    7

    Concluzii pentru proiect

    Cum se poate ine cont de FI?Ce actiuni se pot/trebuie intreprinse?

    Cum se pot aborda FI?

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    22/58

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    23/58

    23

    3

    Work Breakdown Structure

    Defalcarea/spargerea ierarhica a proiectului

    Pe baza WBS se definesc lucrarile ce vor fi

    realizate, responsabilitatile pentru fiecare

    parte de lucrare si se stabilesc datele si

    bugetul pentru acestea.

    Reprezinta baza pentru metodele de

    planificare si control

    4

    Reguli de elaborare:

    Totalul pentru fiecare nivel trebuie sa fie egal cu

    suma totalurilor elementelor componente

    Fiecare element va fi introdus doar o data

    Work Breakdown Structure

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    24/58

    24

    5

    PROIECT/Scop1

    Activitatea1.1.

    Activitatea1.2.

    Subactivitate1.2.2

    ETC.

    1.2.3.Subactivitate

    1.2.1

    Pasul 3.Descompuneti

    fiecare com-ponenta inelementele

    sale, si asa maideparte pentru

    nivelele maidetaliate

    Pasul 2: Descompunetiproiectul in activitati

    si introduceti-le pe nivelulal doilea

    Pasul 1: Introduceti

    numele proiectului

    Work Breakdown Structure

    6

    Proces/Produs/Combinatie

    OrganizareConferinta FS in RO

    1.1

    Planificare simonitorizare

    1.1.1.

    Organizare masa festiva1.1.2.

    Locatie1.1.3.

    Formare echipaProiect1.1.1.1

    Planificareactivitati1.1.1.2.

    ElaborareBuget1.1.1.3.

    Intocmirerapoarte1.1.1.4.

    Intocmire listaCumparaturi

    1.1.2.1.

    Cumparareproduse1.1.2.2.

    Stabilire menu1.1.2.3

    Alegere locatie1.1.3.1.

    Pregatiremancare1.1.2.4

    Decorare sala1.1.3.2

    Instalare echipamente1.1.3.3.

    Invitati1.1.4.

    intocmire lista invitati1.1.4.1.

    Tiparire invitatii1.1.4.2.

    Transmitere invitatii1.1.4.3.

    RSVP1.1.4.4.

    Transport1.1.4.5.

    Intocmire scrisorimultumire1.1.4.6.

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    25/58

    25

    8

    4.

    3.

    2.

    1.

    Etc3.2.1.

    Unitate de Timp

    DurataActivitati

    Pasul 1:Stabiliti lista deactivitati/subact

    Pasul 4:Afisati relatiilecritice dintreactivitatiutilizand sageti

    Pasul 2: Stabiliti cea mai

    potrivita unitate de timp (ex:zile, luni, trimestru)

    Pasul 3:Stabiliti durata fiecarei

    activitati si desenatibarele activitate.Reprezentati momentulde inceput si sfarsit

    Pasul 5:Afisatievenimenteleimportantecu triunghiuri

    Graficul GANTT

    7

    Scop:

    Stabilirea duratei si desfasurarii in timp a proiectului

    Descriere:

    Afisarea grafica a informatiilor privind desfasurarea in timp a

    proiectului

    Include relatiile de interdependenta si evenimentele importante din

    viata proiectului (milestones)

    Instrumente ajutatoare:

    Program Evaluation & Review Technique (PERT)

    Analiza Drumului Critic (ADC)

    Programe de Management de Proiect (ex: Primavera, Microsoft

    Project)

    Graficul GANTT

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    26/58

    26

    9

    PROIECT: STABILIREA UNITATILOR DE PLANIFICARE, MINISTERUL AGRICULTURII

    ACTIVITATI ANUL 1

    Luna 1 Luna 2 Luna 3 Luna 4 Luna 5 Luna 6 Luna 7 Luna 8 Luna 9 Luna 10 Luna 11 Luna 12

    1,1 Stabilirea Unitatii de Planificare

    1.1.1 Organizarea birourilor si a echipamentelor

    1.1.2 Identificarea si recrutarea personalului omolog

    1,2 Legatura cu departamente guvernamentale 1 2 3

    relevante

    1.2.1 Convocarea comitetului consultativ

    1.2.2 Organizarea ntlnirilor comitetului consultativ

    1.2.3 Organizarea de informari regulate pentru

    Minister si functionarii de conducere

    1,3 Realizarea unor studii de planificare 4 5 6 7 8 9

    1.3.1 Stabilirea impreuna cu Guvernul a unor

    domenii prioritare pentru studiile de planificare

    1.3.2 Organizarea unor grupuri de lucru pentru realizarea

    unor studii de planificare

    1.3.3 Realizarea unor studii de planificare impreuna

    cu Guvernul

    1,4 Furnizarea de planuri st rategice Guvernului 10

    1.4.1 Recomandari facute Guvernului

    1.4.2 Asistarea guvernului in dezvoltarea unuicadru pentru formularea de politici

    Jaloane importante

    1 In cadrul Comitetului Director al Proiectului sunt prezenti si reprezentanti cu functii de conducere din toate departamentele relevante2 Stabilirea Termenilor de Referinta si programarea Comitetelor Consultative3 Primele 3 intalniri de informare organizate conform planului4 Acorduri scrise asupra ariilor de prioritate

    5 Stabilirea grupurilor de lucru convocate si a programarii activitatii6 Primele drafturi de studii distribuite7 Comentarii de la Ministerele&departamentele relevante8 ncheierea studi i lor9 Stabilirea grupurilor de lucru pe baza recomandarilor10 Recomandarile de strategie transmise guvernului

    EXPERTI

    PM OM E1 E2 E3

    L

    L

    L S

    L

    L

    L

    L L L

    L L L

    L S S S

    L S S S

    PM = Managerul proiectuluiOM = Director de birouE1 = Econom ist Ag.E2 = Specialist in Poli t iciE3 = Economia septelului

    L = Rolu l de conducereS = Rolu l de spri ji n

    CHEIE

    10

    ADC

    ansamblu de metode si procedee de planificare, urmarire si controla proiectelor

    Drumul Critic

    Reprezinta drumul cu lungimea cea mai mare si cu durata minimaposibila de realizare a proiectului

    Procedee Critical Path Method (C.P.M.) Precedence Diagramming Method (P.D.M.) Program Evaluation and Review Techniques (PERT)

    Analiza drumului critic(ADC)

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    27/58

    27

    11

    A0

    A2 A4A7

    A5

    A1

    A3

    A6

    A8

    Precedence Diagramming Method (P.D.M)

    Activitati pe Nod

    Critical Path Method (C.P.M.)Activitati pe sageti

    A0A1

    A3 A6

    A2A5

    A7

    A4

    Analiza drumului critic(ADC)

    12

    Calculul Direct

    Sens de parcurgere: De la nodul initial la nodul final Stabileste termenele cele mai devreme (ES, EF) prin

    insumarea duratelor activittilor ce converg intr-un

    nod, comparand aceste valori si alegand valoarea

    maxima

    Activitatea din nodul initial incepe la momentul 1

    ES2 = EF1 + 1

    EF2 = ES2 + Durata2 - 1

    Analiza drumului critic(ADC)

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    28/58

    28

    13

    A5

    1 5

    B10

    6 15

    C20

    16 35

    D20

    6 25

    E25

    26 50

    F5

    51 55

    G10

    56 65

    Analiza drumului critic(ADC)

    Drumul CriticReprezinta drumul cu lungimea cea mai mare sicu durata minima posibila de realizare aproiectului

    14

    ES Start cel mai devreme Momentul in care oactivitate poate incepe cel mai devreme posibil

    EF Finish cel mai devreme Momentul in care oactivitate poate sa se incheie cel mai devreme posibil

    LS Finish cel mai devreme Momentul in care oactivitate poate incepe cel mai tarziu posibil fara saafecteze momentul de incheiere a proiectului

    LF - Finish cel mai devreme Momentul in care oactivitate se poate incheia cel mai tarziu posibil farasa afecteze momentul de incheiere a proiectului

    Analiza drumului critic(ADC)

    Activ.

    ESLS

    Dur

    EFLF

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    29/58

    29

    15

    Calculul Invers:

    Sens de parcurgere: De la nodul final la nodul initial

    Stabileste termenele cele mai tarzii (LS, LF) prinscaderea duratelor activittilor ce diverg din nodulrespectiv, comparand aceste valori si alegandvaloarea minima

    Activitatea din nodul final incepe la momentul LS

    LS2 = LF2 Durata2 + 1

    LF2 = LS3 - 1

    Analiza drumului critic(ADC)

    16

    A 5

    1 5

    B 10

    6 15

    C 20

    16 35

    D20

    6 25

    E25

    26 50

    H10

    56 65

    1 5 16 25 36 55

    6 25 26 50

    G

    5151

    5

    5555 56 65

    Analiza drumului critic(ADC)

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    30/58

    30

    17

    Activitatea B nu se poate

    incheia pana cand nu incepe

    activitatea A

    SF: Start-Finish

    Activitatea B nu se poate

    incheia pana cand nu se

    incheie activitatea A

    FF: Finish-Finish

    Activitatea B nu poate incepe

    pana cand nu incepe activitatea

    A

    SS: Start-Start

    Activitatea B nu poate incepe

    pana cand nu se incheie

    activitatea A

    FS: Finish-StartA

    B

    A

    B

    A

    B

    A

    B

    Analiza drumului critic(ADC)

    18

    Abordarea Determinista

    Durata activitatilor este direct proportionata cucantitatea de lucrare si implicit cu volumul demunca si invers proportionala cu numarul demuncitori din formatia de lucru

    Unitatea de masura este unica pentru toateactivitatile: ora, ziua, saptamana, luna

    Durata activitatilor se alege totdeauna ca numarintreg de unitati de timp

    Estimarea duratei activittii

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    31/58

    31

    19

    Abordarea Probabilista

    Ia in considerare caracterul aleator al duratelor activitatilor

    Durata unei activitati este o variabila aleatoare a carei functie

    de repartitie se aproximeaza cu o repartitie (beta)

    Se stabilesc trei estimari:

    Durata optimista (a) durata minima de executie

    Durata Pesimista (b) durata maxima de realizare

    Durata Cea Mai Probabila (m) estimarea cu cea mai mare

    sansa de realizare

    Estimarea duratei activittii

    20

    a

    m b

    t

    % d= a+4m+b6

    Estimarea duratei activittii

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    32/58

    32

    2

    Tipuri de bugete

    buget pe categorii de cheltuieli - grupeaz veniturile i

    cheltuielile pe categorii. buget pe categorii de cheltuieli i pe activiti -

    grupeaz cheltuielile pe categorii i pe activiti, ncadrul acelui proiect.

    buget pe surse - grupeaz cheltuielile pe categorii ipe surse de finanare care particip cu fonduri.

    acest tip de buget reprezint, de obicei, forma sub carebugetul i se prezint finanatorului cruia i se solicitafonduri, avnd n vedere faptul c orice finanatordorete stie cine mai susine din punct de vederefinanciar proiectul respectiv i n ce msur

    PLANIFICAREA PROIECTELOREstimarea resurselor si bugetarea costurilor

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    33/58

    33

    3

    Etape n realizarea bugetului

    I. defalcarea proiectului n activiti careconsum resurse;

    II. calcularea resurselor pentru fiecare activitatei subactivitate;

    III. estimarea cheltuielilor n detaliu, pentrufiecare activitate i subactivitate precum ia celor totale;

    IV. estimarea potenialelor surse de venituri.

    4

    I. Defalcarea proiectului n activiticare consum resurse

    Rezultate ce trebuie obinute,

    List de sarcini pentru fiecare dintre acestea.

    Nu trebuie omise sarcini precum: realizarea

    documentaiei, instruirea membrilor echipei,

    evaluri intermediare, revizuiri aduse

    proiectului, rapoarte etc.

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    34/58

    34

    5

    II. Calcularea resurselor pentru fiecare activitate

    Resurse legate de personal

    Pentru a calcula resursele legate de personal,referii-vn primul rnd la volumul de munc

    exprimat n ore sau n zile.

    Pentru a calcula volumul de munc, ncercai s

    estimai ct i-ar trebui unui singur om s o duc la

    capt.

    n funcie de numrul de oameni disponibili vei

    putea calcula durata sarcinii

    6

    Resurse care nu sunt legate de personal

    Echipamente (calculatoare, copiatoare,

    mobilier, etc.) Consumabile (hrtie, cartue de imprimant,

    diskete, CD-uri, etc.)

    Transport i diurn

    Costuri pentru organizarea de evenimente

    Costuri administrative

    Publicaii

    Servicii contractate

    Alte costuri

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    35/58

    35

    8

    ELIGIBILITATEA COSTURILORcosturi care trebuie luate n considerare pentru finanarea nerambursabil

    Costuri directe eligibile

    Costuri indirecte eligibile

    Costuri neeligibile

    Contribuii n natur

    7

    III. Estimarea costurilorcostul unitar - cum?

    din informaiile furnizorilor,

    de la membrii echipei, n special de la cei

    din departamentele specializate - estimare,

    din proiecte asemntoare anterioare ale

    organizaiei voastre sau ale altora.

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    36/58

    36

    9

    COSTURI DIRECTE ELIGIBILECategorii

    Costul pentru personalul angajat pentru proiect;

    Transportul i costurile de subzisten pentru personalulimplicat n proiect;

    Achiziiile de echipamente (noi !!!) i servicii;

    Costuri pentru consumabile i bunuri;

    Costuri de subcontractare;

    Costuri generate (diseminarea informaiilor, evaluareaproiectului, auditul, traduceri, tiprire, asigurare, costul pentru

    transferuri i garanii financiare).

    10

    Costurile suport indirecte eligibile

    Costurile indirecte (sau de regie)

    Costurile accidentale

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    37/58

    37

    11

    COSTURI INDIRECTE ELIGIBILE -OVERHEADS

    O sum global de 5% - 7% din

    costurile directe eligibile ale proiectului

    care acoper costurile administrative

    efectuate de Beneficiar pentru

    implementarea proiectului.

    12

    Costurile administrative

    Acest capitol nu poate fi amendat n nici osituaie.

    Acest capitol nu poate fi modificat nici mcarn limita de 15%, limit pn la care nu sesolicit amendament.

    Suma prevzuti aprobat iniial pentrucheltuieli administrative nu poate fi n nici osituaie realocat, total sau parial, unei altelinii din buget.

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    38/58

    38

    13

    Costurile accidentale

    Categorie de rezerva Cuprinde un procent de maxim 5% din

    costurile directe ce poate fi bugetat in scopul

    de a asigura suport financiar pentru

    eventualele evenimente imprevizibile aparute

    pe parcursul implementarii proiectului.

    14

    COSTURI NEELIGIBILE

    Datorii i provizioane pentru pierderi sau datorii;

    Dobnzi;

    Costuri deja finanate n alt cadru;

    Achiziionarea de terenuri sau cldiri, cu excepieexpres prevzut 10%;

    Pierderi datorate diferenelor de curs valutar;

    Taxe, incluznd TVA.

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    39/58

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    40/58

    40

    17

    Recomandri:

    Bugetul trebuie s corespund activitilor,reflectndu-le.

    Detaliai justificrile costurilor, pentru ademonstra necesitatea lor!

    inei cont de taxele aferente salariilor(impozitul pe venit, asigurrile sociale etc.), ide numrul de ore lucrate (normntreagsau parial).

    18

    Recomandari

    nu uitai s calculai costurile legate de depreciereai ntreinerea echipamentului pe care l folosii (dac

    sunt eligibile);

    includei i costurile legate de evaluarea proiectului;

    marj de siguran - rata inflaiei, scderea puterii de

    cumprare, alinierea preurilor la cele internaionale

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    41/58

    41

    19

    Documentele justificative necesareraportrii financiare

    Condiii s reflecte o cheltuial care are legtur

    direct cu activitile proiectului; s fie datate i s conin toate informaiile

    necesare; s fie copii lizibile, originalul fiind pstrat la

    organizaia solicitant sau la respectivulpartener;

    alturi de documentele care solicit o plat(facturile) s existe i documentele care atestplata (chitane, ordine de plat).

    20

    Situaii speciale

    Facturile pro-form nu vor fi acceptate,

    Pentru plile care au fost deja fcute sevor accepta numai facturile finale iarBeneficiarul trebuie s fie capabil sfurnizeze documentele bancare sau altedovezi de plat.

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    42/58

    42

    21

    Neacceptarea unor cheltuieli

    n cazul n care Beneficiarul finanrii nu poate furniza

    documente justificative adecvate pentru cheltuielilelegate de proiect

    Dac documentele nu satisfac cerinele menionate n

    aceast seciune, Autoritatea Contractant i rezerv

    dreptul de a exclude costurile n cauz din totalul

    costurilor eligibile.

    Pentru orice cheltuial efectuat trebuie s existe

    documente care s justifice ntreaga sum raportat.

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    43/58

    43

    Managementul riscurilor

    2

    Risc

    Orice factor care poate influenta in mod negativ

    succesul proiectului(timp, buget si calitate) Orice proiect are riscuri!

    Nivelul riscului si incertitudinea controlate pentru ca

    proiectul sa poata fi finalizat cu succes.

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    44/58

    44

    3

    Planul de gestionare a riscurilor

    Cuprinde:

    Procesul prin care riscurile sunt identificate, analizate,evaluate si gestionate de-a lungul ciclului de viata al

    unui proiect

    Procesul de transferare a costurilor de gestionare a

    riscurilor in bugetul proiectului

    Procesul de transferare a strategiilor/act de

    gestionare a riscurilor in WBS

    Responsabilitatile pentru monitorizarea/gest riscurilor

    Planul de raportare al monitorizarii riscurilor

    Matricea de gestionare

    4

    DE CE?

    Instrument pt gestionarea si reducerea riscurilor

    Asigura comunicarea modului de gestionare a

    riscurilor catre toti factorii interesati

    Reprezinta baza rapoartelor catre management

    Cuprinde strategiile de gestionare a riscurilor

    Planul de gestionare a riscurilor

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    45/58

    45

    5

    Cand?

    Riscurile trebuie identificate si analizate devreme inproiect

    Ce avem nevoie?

    Intelegerea proiectului

    Intelegerea factorilor interesati

    Informatii despre ce inseamna managementul

    riscurilor in proiecte

    Planul de gestionare a riscurilor

    6

    Cum?

    etape:

    Identificarea riscurilor

    Analiza riscurilor

    Elaborarea matricei de gestionare a riscurilor

    Planul de gestionare a riscurilor

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    46/58

    46

    7

    Identificarea riscurilor

    Intalnire factorii interesati reprezentativi in proiect Se defineste riscul pentru proiectul respectiv

    Sesiune brainstorming

    Categorii de riscuri(exemple)

    Buget

    Timp

    Scop

    Resurse

    Comunicare

    8

    Probabilitatea de aparitie

    Impact

    Grad de expunere al riscului(GE)=

    (probabilitatea de aparitie x impactul)/2

    Analiza riscurilor

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    47/58

    47

    9

    Analiza riscurilorProbabilitatea

    de aparitie

    Grad inalt de aparitie ariscurilor

    100Foarte mare

    Foarte posibil sa apara;

    evenimentele de declansare a

    riscului se pot petrece

    80Mare

    Probabil sa apara60Medie

    Exista sanse sa apara, totusi

    ele sunt mici

    40Mica

    Cel mai putin probabil sa apara;

    trebuie monitorizat in special pe

    parcursul implementarii pr

    20Foarte mica

    DescriereScorProb de aparitie

    10

    Analiza riscurilorImpact

    Impact major > 25%100Foarte mare

    10-25%80Mare

    Impact 5%-10%60Mediu

    Impact minor asupra

    proiectului(< 5% asupra

    bugetului, timpului si scopului)

    40Mic

    Impact nesemnificativ. Imposibil sa

    se masoare impactul.20Foarte mic

    DescriereScorProb de aparitie

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    48/58

    48

    11

    Analiza riscurilor

    f mare8010080

    mare7040100....

    mare706080....

    mediu508020....(codificare.ID)

    RatingGE/ScorImpactPb aprtieRisc

    0-20 - f mic21-40 - mic41-60 - mediu

    61-80 - mare81-100 - f mare

    12

    Matricea de gestionare a riscurilor

    ...Mare

    Monitorizare permanenta a relatiei intre factorii

    interesati, informare si comunicare asupra derularii

    proiectului autoritatea centrala si locala

    Implicare

    Camera de

    Comert

    2.1.Foarte

    mare

    Strategia/Act. de gest a riscurilorAct preventiveIDGE/

    Rating

    Studiu de caz: CCB. Risc 2.1.- conflict administratia locala, adm centralain ceea ce priveste controlul proiectului si accesul la finantare

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    49/58

    49

    13

    Reguli ale riscului

    Sunt 3 reguli simple pentru a avea un proiect lipsit deriscuri. Din pacate, nimeni nu le stie.

    Fiecare proiect inceput tb finalizat dar nu orice proiecttrebuie sa inceapa

    Proiectele nu sunt periculoase, riscurile sunt! Surprize mari, probabilitate de succes mica si invers! Invata din greselile celorlalti, nu vei trai suficient de

    mult ca sa le faci tu pe toate. Fii in permanenta atent! intotdeauna e ceva ce ai uitat

    sa faci. Incepi cu 2 sacose: una plina cu noroc, cealalta goala

    de experienta. Important este sa umpli sacosa deexperienta inainte ca sa o golesti pe cea de noroc.

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    50/58

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    51/58

    51

    3

    Sarcini de monitorizare

    STRUCTURA ACTORI SARCINIComitetul

    Consultativ

    Factorii Interesai Controlul evoluiei generale Luarea deciziilor importante Sprijinirea proiectul la nivel

    comunitar/regional & politic Asigurarea complementaritii cu alte

    proiecte

    Echipa de

    Implementare

    a Proiectului

    Manager de Proiect

    + Personal

    Asigurarea disponibilitii resurselor INTRRI

    Asigurarea ndeplinirii activitilorAsigurarea producerii rezultatelor IEIRIAsigurarea respectrii bugetuluiMonitorizarea evoluieiComunicarea cu i informarea factorilor

    interesai.

    4

    Ce se monitorizeaz?

    Exemple ntr-un program de finanare:- Ieiri:

    Nr. de evenimente de informare realizate

    Nr. de cursuri ncheiate/ % de reuit la examen

    Nr. de persoane n excursii de studii/ deplasri

    Rezultate:

    Calitate ridicat a fielor de proiect

    Rata de contractare mbuntit

    Impact:

    O mai bun absorbie a fondurilor DRI

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    52/58

    52

    5

    Exemple ntr-un proiect:

    Detalii despre beneficiari

    Detalii despre personal

    Evoluia activitilor proiectului/ jaloanele / respectarea

    termenelor limit fa de planificarea iniial

    Calitii

    Prezena nregistrat

    Aspecte financiare: venituri, costurile realizate fa de

    bugetul planificat

    Ce se monitorizeaz?

    6

    Monitorizarea trebuie s respecte planul dedesfurare a activitilor cheie din proiect.

    Sistemul de culegere a datelor i cel de

    monitorizare trebuie stabilite la nceputul

    proiectului.

    Colectarea datelor trebuie s fie iniiat la

    nceputul proiectului.

    Cum se realizeaz monitorizarea?

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    53/58

    53

    7

    Cteva principii ale M&E

    ntotdeauna trebuie avute n vedere nevoileutilizatorului de informaie. Pentru cine sunt

    informaiile? Cum vor fi ele folosite?

    Mai multe informaii nu nseamn neaprat o mai

    bun informare.

    Se recomand realizarea unui echilibru ntre

    informaiile cantitative i cele calitative.

    Colectarea i folosirea informaiilor cere timp i

    resurse acestea trebuie alocate n faza deelaborare a proiectului.

    8

    Indicatori, proiecte i programe

    Obiectivul specific, odatndeplinit, devine impact alproiectului (somajul delung durat redus).

    Obiectivele operationaleaduse la ndeplinire devinrezultate (potenialul crescutde angajare a omerilor delung durat, prin instruire).

    Activittile realizategenereaz ieiri (cursurilelivrate pentru omeri).Intrri

    Obiective

    operaionale

    Obiectivspecific

    (scop)

    Ieiri(bunuri,servicii, produse)

    Rezultate(efecte directe, imediate)

    Impact(efecte pe termen lung)

    Activiti

    Obiectivele

    programului

    / proiectului

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    54/58

    54

    9

    Evaluarea proiectului

    Un proces structurat ce cuprinde:

    Colectarea informaiilor relevante

    Analizarea acestor informaii potrivit criteriilor

    stabilite

    Prezentarea rezultatelor analizei

    Includerea acestor rezultate n planificarea

    viitoare

    10

    Definiia evalurii

    Proces prin care se analizeaz relevana,

    performana, succesul i eficiena n cadrul unui

    anumit interval de timp, a programelor i

    proiectelor n derulare i a celor care s-au

    ncheiat.

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    55/58

    55

    11

    Criterii de Evaluare

    Nevoi

    Obiective Intrri Activiti Ieiri

    Rezultat

    Impact

    Relevana

    Sustenabilitate

    Eficacitate

    Eficien

    Probleme socio-economice

    Programe

    Evaluare

    12

    Situaie dorit

    PROIEC

    T

    Evaluare intermediar

    Evaluare la finalul proiectului sauevaluare final

    Evaluarea impactului

    Evaluare iniial

    Timp

    Beneficii durabilei impact

    Situaie iniial

    Stadii ale evalurii

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    56/58

    56

    13

    nregistrri ale datelor standard aleproiectului

    Date suplimentare Teste Reacii din partea factorilor interesai Reacii din partea beneficiarilor Observaii fie de monitorizare Procese verbale ale ntlnirilor

    Surse de informaie

    14

    Relevan

    Eficien

    Eficacitate

    Impact

    Durabilitate (sustenabilitate)

    Criterii de evaluare

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    57/58

    57

    15

    Relevan

    Proiectul se ocup de problemele reale ale

    beneficiarilor vizai i contribuie semnificativ la

    obiectivele de dezvoltare pe termen lung.

    Eficien

    Rezultatele sunt realizate la un cost rezonabil.

    Eficacitate

    Rezultatele contribuie n mod direct la realizareascopului proiectului.

    Criterii de evaluare

    16

    Impact

    Prin ndeplinirea scopului su, proiectulgenereaz schimbri asupra mediului n

    care se desfoar.

    Durabilitate

    Beneficiile produse ca urmare a

    proiectului se vor menine/ dezvolta i

    dup ncetarea finanrii.

    Criterii de evaluare

  • 8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010

    58/58

    17

    Obiective, rezultate, impactIntrri, activiti, ieiriAccentpe:

    Se identific elementele careau dus la succesul sau laeecul proiectului, sensuesc lecii aplicabile i ncazul altor programe/proiecte etc.

    Se urmrete evoluia, seiau msuri de remediere,se actualizeazplanificarea iniial

    De ce?

    Periodic intermediar, lancheierea proiectului, dupo perioad de timp de lancheierea proiectului

    Pe parcursul proiectuluiCnd?

    De obicei ncorporeazcontribuii externe(obiectivitate)

    Responsabilitate amanagementului intern la toate nivelurile

    Cine?

    EvaluareMonitorizare