Suport Curs Tic 22

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI

T.I.C.

STRUCTURA CURSULUI (competente) C1 Concepte de baza ale T.I. C2 Word si Excel C3 Baze de date (Access) C4 Internet modalitati de conectare -servicii oferite Programele instalate pe calculator pentru folosirea Internetului. C5 Power Point C6 Simulator aplicatia NetFarm.

SUPORT DE CURS TIC

Autor : Prof. Alexandru Matei

1

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI C1 CONCEPTE DE BAZA ALE T.I. Componente: 1)HARDWARE =reprezinta partea fizica a unui sistem de calcul; -reprezentat de : *UC=unitatea centrala *echipamente periferice de intrare (mouse ,tastatura) - de iesire (monitor, scaner, imprimanta etc). 2)SOFTWARE =reprezinta totalitatea programelor, aplicatiilor din calculator. -reprezentat de: * sisteme de operare (WINDOWS) *aplicatii specifice(programe, utiliare etc). NOTIUNI DE OPERARE STRUCTURA INFORMATIEI Unitatea de masura a informatiei este bitul. MEDII DE STOCARE Medii : -magnetice (banda magnetica, discheta, hard disk) -optice (CD-uri, DVD-uri) -memorii statice (card de memorie, stick) FISIERUL (FILES) Informatia este structurata in fisiere(de date , voce, sunet etc) Fisierul este caracterizat prin NUME.extensie Extensia=tipul fisierului, contine 3 caractere. Ex: .doc=Word .xls= Excel .jpg = imagini (poze) .avi= audio-video Fisierele sunt grupate in foldere si subfoldere. Folderele au structura arborescenta. APLICATII STANDARD ALE WINDOWS XP. Din butonul Start standard ale WINDOWS). . Programs(programe) Accessories (accesorii=aplicatii

C2- WORD SI EXCEL.

SUPORT DE CURS TIC


2

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI REALIZAREA DIAGRAMELOR IN WORD SI EXCEL. 2.1.PROGRAMUL MICROSOFT OFFICE INTRODUCERE Microsoft Office reprezinta un pachet de aplicatii (programe) care ne permite diverse utilizari: y WORD= procesor de texte .Este o aplicatie pentru prelucrarea textelor si aranjarea lor sub forma de tiparitura: brosura, pliant, carte etc. y EXCEL= pentru gestionarea folilor de calcul . permite prelucrarea datelor organizate sub forma de tabele(foi de calcul) si afisarea sub forma de diagrame a datelor din tabel. y POWER POINT= aplicati de grafica (diapozitive), pentru realizarea prezentarilor pe calculator, care pot inlocui sau completa o prezentare verbala de informatii. y ACCESS=sistemul de gestiune a bazelor de date.. permite gestionarea datelor organizate sub forma de baze de date. y MICROSOFT OUTLOOK= permite organizarea corespondentei si planificarea activitatilor. y PUBLISHER= pentru crearea publicatiilor speciale, cum ar fi brosuri, foi volante(fluturasi) si carti de vizita.

ISTORIC Exista mai multe variante ale MS Office, primele fiind versiunile:4.0, 4.3, 97, 2000, XP, 2003 , cel mai actual fiind MS Office 2007. 2.2. MICROSOFT WORD =este un procesor de texte eficient si complet echipat, care ne furnizeaza toate instrumentele necesare pentru a realiza documente de foarte multe tipuri: de la documente simple(note si schite), pana la documente complexe (buletine informative ,pagini HTML pentru Internet). Extensia asociata fisierelor administrate de aplicatia Word este doc. Pentru a lansa in executie programul Word trebuie sa urmam cativa pasi: 1) pe suprafata de lucru WindowsXP , executam clic pe Start, All Programs. 2) clic pe pictograma Word. Este afisata fereastra de aplicatie Word. MENIURILE PROCESORULUI WORD Meniurile procesorului de texte Word sunt: -File= contine optiuni pentru lucrul cu fisiere document(doc.) sau sabloane de documente(dot.) pe care le creaza si le actualizeaza Word; -Edit= optiuni pentru operatii de editare( de modificare a documentelor); -View= contine optiuni pentru a stabili modul de afisare a documentului si de configurare a ferestrei de aplicatie;

SUPORT DE CURS TIC


3

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI -Insert= contine optiuni [pentru inserarea documentul activ , in pozitia cursorului , a diferitelor entitati; Din meniul Insert putem insera diagrame. Procesorul Word face apel la aplicatia Excel pentru realizarea diagramelor, de aceea vom dezvlota aceasta optiune in cadrul aplicatie Excel. -Format= contine optiuni pentru formatarea textelor si a obiectelor inserate in text; -Tools= contine optiuni pentru intretinerea documentului; -Table= contine optiuni pentru administrarea tabelelor inserate in document; -Windows= contine optiuni pentru organizarea ferestrelor document ale aplicatiei. MENIUL FILE SEMNIFICATIA Deschide un document nou sau un sablon Deschide un document creat anterior sau un sablon Inchide toate ferestrele documentului activ Salveaza modificarile facute in document, salvarea implicita. Salveaza noua versiune a documentului , sub un alt nume, in alt format(compatibil cu versiunea anterioara), sau in alta locatie Administreaza versiunile unui document Permite alegerea valorii parametrilor care determina: - asezarea in pagina pentru sectiunile selectate: portret (portrait) sau vedere(landscape), -formatul hartie( A5, A4, B 5, Letter, Legal, Comm.env.#10, 4x6, 5x7, Custom size.) -marginile documentului (alinierea stanga-dreapta-susjos ) scurtatura Ctrl+N Ctrl+O Ctrl+W Ctrl +S F 12

OPTIUNEA New Open Close Save Save As

Versions Page Setup

Previzualizarea documentului tiparit inainte de Ctrl+ F12 imprimare (Optiune de tip comutator ). Print Tipareste la imprimanta documentul Ctrl+P Send To > Deschide un submeniu din care putem alege destinatarul catre care poate fi trimis documentul activ folosind posta electronica. Properties Afiseaza informatii despre fisierul care contine documentul activnr pg, nr caractere, data ultimei modificari,data ultimei accesari) Lista de Afiseaza o lista cu ultimele documente deschise (4-9). documente Putem deschide rapid un document din lista executand clic pe numele lui. Exit Inchide aplicatia Word si ne cere sa confirmam salvarea Alt + F4 documentelor scrise. - MENIUL EDIT Print Preview

SUPORT DE CURS TIC


4

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI Undo Redo-Repeat Cut Copy Paste Paste Special... Clear Select All Find... Replace... Anuleaza ultima actiune de corectura in text Repeta ultima actiune de corectura in text Muta obiectul selectat din zona sursa in clipboard Creaza in Clpiboard o copie a obiectului selectat din zona sursa Transfera continutul Clipboard-ului in zona de destinatie selectata(acolo unde este cursorul) Permite alegerea modului in care va fi inserat in document obiectul: prin incapsulare sau prin legare. Sterge zona de document selectata. Selecteaza tot documentul Cauta in document un text sau un stil de formatare Cauta in document un text sau un stil de formatare si il; inlocuieste cu textul , respectiv tipul de formatare precizat. Muta cursorul de inserare in document, in pozitia specificata( pagina , sectiune, linie, marcaje de document etc.). Permite actualizarea legaturilor din document (adaugarea de noi legaturi, stergerea unor legaturi, schimbarea obiectelor legate, schimbarea caii la care a fost adaugata legatura.). Activeaza obiectul selectat prin lansarea in executie a aplicatiei cu care a fost creat. Aplicatia va incarca in fereastra sa de lucru obiectul selectat in document. Optiunea nu este disponibila daca nu a fost selectat un obiect. Ctrl +Z Ctrl+Y Ctrl+X Ctrl+C Ctrl+V

Delete Ctrl +A Ctrl+F Ctrl+H

Go To...

Ctrl+G

Links...

Object

MENIUL VIEW

OPTIUNEA Normal

SEMNIFICATIA

scurtatura

Aceste optiuni formeaza un grup de butoane radio prin Alt+Ctrl care se stabileste modul de vizualizare: -modul normal; +N -recomandat cand scriem rapid textul in prima forma si nu ne preocupa inca cum arata scris pe hartie(tiparit); -modul asezare directa- sunt afisate texte si obiecte din document;nu se mai pastreaza formatarea paragrafelor== se recomanda numai pentru citirea documentului.

Online Layout

Page Layaout

-modul asezare in pagina=afiseaza toate elementele Alt+Ctrl+P ferestrei document: anteturi, subsoluri, numere de pagina, Autor : Prof. Alexandru Matei 5

SUPORT DE CURS TIC

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI margini,riglele, etc.==vedem documentul in forma finala in care va fi tiparit. Outline -modul structura a documentului afiseaza o schita a Alt+Ctrl+O documentului ; putem construi structura de baza a documentului ,titluri si subtitluri, urmand sa completam ulterior documentul. -se afiseaza propria bara de instrumente: Outlining =collapse=restrangere numai titluri; expand= dezvolta =se afiseaza si textul. -promote=promovati= titlu ierarhic superior, la stanga; demote= retrogradati =titlu ierarhic inferior ,spre dreapta. =se recomanda in prima faza cand construim scheletul documentului si cand trebuie sa organizam ideile care stau la baza documentului. -modul document principal =ne ajuta sa organizam un document mare (ex o carte); documentul este impartit in subdocumente; se poate lucra in echipa, de personae diferite, dupa care subdocumentele pot fi asamblate . Deschide un submeniu care contine optiuni pentru administrarea barelor de instrumente (controlarea afisarii lor si personalizarea lor).

Master Document

Toolbar

Thumbnails

Optiune de tip comutator care controleaza afisarea riglelor. Document Optiune de tip comutator care controleaza afisarea Map structurii documentului intr-un panou care se deschide pe marginea stanga a ferestrei documentului . acest panou poate fi folosit pentru o deplasare rapida in document. Header and Deschide zona de editare pentru anteturi si subsoluri si Footer afiseaza bara de instrumente Header and Footer pentru formatarea lor. Footnotes Optiune de tip comutator care permite accesul in zona de editare a notei de subsol sau de sfarsit a documentului. Este disponibila numai daca au fost inserate note de subsol sau de sfarsit. Comments Optiune de tip comutator care permite accesul la fereastra de editare a comentariului. Este disponibila numai daca Ruler

SUPORT DE CURS TIC


6

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI au fost inserate comentarii. Optiune de tip comutator care ,daca este activata, comuta in modul de vizualizare ecran plin. Pe ecran se afiseaza numai continutul documentului si butonul Close Full Screen. Nu sunt afisate bare de instrumente, meniuri, titlu ale ferestrei de aplicatie si ale ferestrei document. Permite modificarea scarii de afisare in fereastra documentului. Zoom To : 200% (> de 2 ori) 100% (normal), 75%(< la 75%); Page Width= afisarea a.i. sa vedem marginile din dreapta/stanga fata de pagina fizica; Whole Page= < afisarea a.i. vedem intraga pagina= vedem incadrarea textului in pagina fara sa-l derulam; Many Page= clic pe pictograma monitorului si selectam nr de pg care vrem sa fie afisat Percent=>sau< textul fata de normal cu un procent pe scrie in zona de editare (intre 10 % si 200%)

Full Screen

Zoom

MENIUL INSERT OPTIUNEA Break ... SEMNIFICATIA Insereaza marcajul de intrerupere de pagina, de coloana sau de sectiune Page Numbers Insereaza numarul paginii ... Date and Permite inserarea datei si a orei preluate din sistem si Time ... stabilirea formatului pentru data si ora. AutoText Deschide un submeniu cu optiuni pentru administrarea intrarilor din AutoText. Field ... Insereaza un camp ales dintr-o lista de campuri. Symbol ... Insereaza un simbol (caracter special) ales din lista de caractere a unui font. Comment Insereaza un comentariu si deschide fereastra pentru administrarea comentariilor definite. Footnote ... Insereaza o nota de subsol sau o nota de sfarsit de document. Caption Insereaza o legenda deasupra sau sub obiectul selectat. CrossInsereaza o referinta la o entitate din acelasi document. reference Index and Insereaza o tabela de index, de cuprins, de obiecte sau de Tables autoritati. Picture Deschide un submeniu cu optiuni care permit inserarea unei imgini preluate dintr-un fisier cu imagini sau dintrscurtatura

Alt+Shift+ P Alt+Shift+ D

SUPORT DE CURS TIC


7

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI o alta aplicatie. Activeaza instrumentul de desenare pentru o caseta de text. Permite inserarea continutului unui alt fisier document. Permite inserarea prin incapsulare sau legare a unui obiect (imagine, ecuatie, organigrama, diagrama,etc). In caseta de dialog care se deschide este afisata lista aplicatiilor instalate pe calculator care pot fi folosite ca aplicatii server pentru crearea obiectului. Administreaza marcajele in document (creare, stergere, localizare). MENIUL FORMAT OPTIUNEA Font... Paragraph... Bullets and Numbering Borders and Shading ... Columns... Tabs... SEMNIFICATIA Formateaza caracterele din zona selectata sau caracterele care vor fi scrise incepand cu pozitia cursorului. Ctrl+D Formateaza paragrafele din zona selectata sau paragrafele care vor fi scrise incepand cu pozitia cursorului. Creaza si formateaza o lista marcata sau numerotata. Formateaza chenarele si umbrele paragrafelor, textelor selectate, tabelellor si celulelor din tabel si formateaza chenarele paginilor. Imparte in coloane zona selectata. Permite stabilirea pozitiei tabulatorilo si a tipului lor de stergerea tabulatorilor pentru paragrafele din zona selectata sau pentrru paragrafele care vor fi scrise incepand cu pozitia cursorului. Formateaza caracterul cu care incepe paragraful selectat (letrina) Stabileste directia de orientare a textului selectat (pe orizontala sau pe verticala) Schimba tipul de litera (din litere mari in litere mici in zona selectata). Permite formatarea automata a textului din zona selectata , cu valorile prestabilite. Permite preluarea unui stil de document din lista de sabloane definite. Administreaza stilurile de formatare (creare, modificare, stergere). Permite stabilirea culorii si modelului fundalului documentului. Formateaza un obiect desenat (linie de contur, model de umplere, dimensiune, pozitie, etc.).

Text box File... Object...

Bookmark...

Drop Cap... Text direction Change Case... AutoFormat... Style Gallery Style... Background... Object...

MENIUL TOOLS

SUPORT DE CURS TIC


8

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI OPTIUNEA Spelling and Grammar Language SEMNIFICATIA Permite verificarea documentului din punct de vedere ortografic si gramatical. F7 Deschide un submeniu care contine optiuni pentru alegerea limbii folosite pentru instrumentele gramaticale, pentru gasirea unui sinonim sau antonim pentru cuvantul selectat (Thesaurus...; scurtatura Shift+ F7) sipentru stabilirea modului in care se face despartirea cuvintelor in silabe(Hyphenation...). Afiseaza o situatie statistica a documentului activ (numar de caractere, de cuvinte, de linii de text, de paragrafe si de pagini.)

Word Count...

AutoSummarize... Afiseaza un sumar al documentului activ pe care il poate insera in documentul activ sau intr-un alt document. AutoCorrect... Track Changes Administreaza intrarile in AutoCorrect (crearea si stergerea lor). Deschide un submeniu cu optiuni pentru evidentierea modificarilor facute in document sipentru compararea a 2 versiuni ale aceluiasi document. Adauga la documentul curent un alt document. Permite stabilirea unor optiuni pentru protejarea documentului (inclusiv stabilirea unei parole). Administreaza documentele postale. Administreaza si tipareste etichete postale. Lanseaza in executie procedura asistent pentru admnistrarea documentelor postale. Inlantuire de comenzi simple cu scopul de a automatiza procesarea textelor. Administreaza macrocomenzile (creare, stergere, lansare in executie). Permite schimbarea sablonului documentului activ sau modificarea valorilor parametrilor acestui sablon Personalizeaza elementele interfetei (bare de instrumente, sistemul de meniuri, si scurtaturi de la tastatura). Stabileste valorile parametrilor pentru operatiile puse la dispozitia de aplicatie Word (editare, tiparire, vizualizare, etc).

Merge Document... Protect Document... Mail Merge... Envelopes and Labels... Letter Wizard... Macro

Templates and Add- ins... Customize...

Options...

SUPORT DE CURS TIC


9


MENIUL TABLE OPTIUNEA Draw Table Insert Delete... Merge Cells Split Cells... Select Row Select column Select Table Table AutoFormat Distribute Rows Evenly Distribute Columns Evenly Cell Height and Width... Headings SEMNIFICATIA Insereaza in document un tabel prin desenarea lui. Insereaza intr-un document un tabel, iar intr-un tabel una sau mai multe celule, linii sau coloane. Sterge tabelul selectat sau celulele, randurile sau coloanele selectate intr-un tabel. Reuneste celulele selectate intr-un tabel, intr-o singura celula. Divizeaza fiecare celula selectata din tabel in doua sau mai multe celule. Selecteaza randul curent din tabel. Selecteaza coloana curenta din table. Selecteaza tot tabelul. Permite stabilirea unei formatari pentru table. Formatarea va fi aleasa dintr-o lista de formatari prestabilite. Atribuie acceasi inaltime randurilor sau celulelor selectate. Atribuie aceeasi latime coloanelor sau celulelor selectate. Permite stabilirea inaltimii si latimii randurilor si/sau coloanelor dintr-un tabel. Optiune de tip comutator cre controleaza daca tabelul va avea un antet ce va fi afisat la inceputul fiecarei pagini. to Transforma textul selectat intr-un table, respective tabelul selectat intr-un text. Rearanjeaza zona de tabel selectata intr-o anumita ordine (crescatoare sau descrescatoare) ifd valorile dintr-o coloana, din 2 sau 3 coloane. Insereaza in celula curenta un amp de tip formula (camp a carui valoare se calculeaza prin aplicarea unei formule de calcul asupra valorilor inregistrate in anumite celule ale tabelului) . Imparte un tabel in 2 tabele, inserand un marcaj de sfarsit de paragraf inaintea liniei curente din tabel. Optiune de tip comutatoer care controleaza daca este afisata pe ecran grila imaginara care desparte intre ele randurile si coloanele tabelului(aceasta grila nu se tipareste; este folosita numai pentru identificarea celulelor tabelului). Autor : Prof. Alexandru Matei 10

Convert Text Tabel.../Convert Tabel to Text... Sort...

Formula...

Split Table Show gridlines

SUPORT DE CURS TIC


MENIUL WINDOW

OPTIUNEA New Window Arrange All

SEMNIFICATIA Deschide o fereastra noua pentru documentul activ. Aranjeaza ferestrele document deschise astfel incat sa nu se acopere unele pe altele(cascada). Imparte documentul din fereastra activa in 2 zone de lucru si permite dimensionarea acestor zone, reespectiv inlatura marcajul dintre cele 2 zone.

Split/ Remote Split

Lista cu ferestre Afiseaza o lista cu numele ferestrelor document deschise. document deschise Putem sa activam rapid un alt document executand clic pe numele documentului din lista.

2.3. PREZENTAREA APLICATIEI DE CALCUL TABELAR EXCEL. INTRODUCERE EXCEL este un program de calcul tabelar care ne ofera urmatoarele operatii: -organizarea si prelucrarea datelor sub forma de tabele; -lucrul cu mai multe tabele; -tiparirea tabelelor; -operatii cu blocuri de texte; -operatii de cautare si inlocuire; -formatarea tabelului(dupa stiluri de formatare predefinite sau definite de utilizator); -formatarea documentului la nivel de pagina ; -crearea forularelor de introducerea datelor; -sortarea datelor din tabele pe baza unui criteriu definit; - realizarea ce calcule stratistice si subtotaluri cu valorile din tabel; -inserarea obiectelor in tabel(imagini, sunete, ecuatii, diagrame); -crearea si folosirea macrocomenzilor, etc. Extensia asociata fisierelor cu tabele, administrate de aplicatia Excel , este xls. Lansarea in executie se face din butonul Start, All Programs, clic pe MS Office Excel . MENIURILE EXCEL MENIUL FILE

SUPORT DE CURS TIC


11

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI OPTIUNEA New Open Close Save Save As Save Workspace Pege Setup Print Area SEMNIFICATIA scurtatura Deschide un registru nou sau un sablon. Ctrl+N Deschide un regisdtru creat anterior, un sablon sau un alt Ctrl+O tip de fisier care poate fi prelucrat de aplicatie. Inchide registrul de lucru active. Ctrl+W Salveaza modificarile facute in registrul de lucru. Ctrl+S Salveaza noua versiune a registrului , sub un alt nume. F 12 Salveaza intr-un fisier configuratia spatiului de lucru.

Permite alegerea valorii parametrilor care determina aranjarea in pagina pentru sectiunile selectate. Deschide un submeniu cu optiuni prin care puteti administra zona care va fi tiparita dintr-o foaie de calcul ( definim limitele zonei sau anulam definitia). Print Optiune de tip comutator pentru stabilirea modului de Ctrl+F2 Preview previzualizare a documentului tiparit. Print Tipareste la imprimanta o singura copie a fisierului text. Ctrl+P Send To Deschide un submeniu din care putem allege destinatarul catre care poate fi trimis documentul active folosind posta electronica. Properties Afiseaza informatii despre fisierul care contine registrul active. Lista cu Afiseaza o lista cu ultimele inregistrari deschise. Putem sa register de deschidem rapid un registru din lista executand clic pe lucru numele lui. Exit Inchide aplicatia Excel si ne cere sa confirmam salvarea documentelor deschise. MENUL EDIT OPTIUNEA Undo Repeat Cut /Copy/ Paste Paste Special Fill Clear SEMNIFICATIA Anuleaza ultima actiune de corectura de text. Repeta ultima actiune de corectura de text. Operatii care utilizeaza zona de memorie Clipboard. Scurtatura Ctrl+Z Ctrl+Y Ctrl+X Ctrl+C Ctrl+V

Delete... Delete Sheet

Permite alegerea modului in care va fi inserat obiectul in document: prin incapsulare sau prin legare. Deschide un submeniu din care puteti sa alegem modul in care vor fi completate cu date celulele selectate. Deschide un submenu din care putem sa alegem ce se va sterge din celulele selectate (continutul, formatarile sau comentariile). Permite stailirea celulelor care vor fi sterse. Sterge foile de calcul selectate din registrul curent.

SUPORT DE CURS TIC


12

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI Move or Copy Sheet... Find... Replace... Go To... Links... Muta sau copiaza foile de calcul selectate intr-un alt registru sau in acelasi registru ,intr-o alta pozitie. Cauta un sir de caractere in celulele sau foile de calcul Ctrl+F selectate. Cauta un sir de caractere in celulele sau foile de calcul Ctrl+H selectate si il inlocuieste cu un sir de caractere. Selecteaza celulele care indeplinesc o anumita conditie. Ctrl+G Permite actualizarea legaturilor din foaia de calcul (adaugarea de noi leggaturi ,stergerea unor legaturi ,schimbarea caii la care a fost adaugata legatura). Activeaza obiectul selectat prin lansarea in executie a aplicatiei cu care a fost creat. Aplicatia va incarca in ferestra sa de lucru obiectul selectat in document. Optiunea nu este disponibila daca nu a fost selectat un obiect. MENIUL VIEW OPTIUNEA Normal/ Page Break/ Preview Toolbar SEMNIFICATIA Aceste optiuni formeaza un grup de butoane radio prin care se stabileste modul de vizualizare: modul normal, sau modul previzualizare a intreruperilor de pagina. Deschide un submeniu care contine optiuni pentru administrarea barelor cu instrumente (controlarea afisarii lor si personalizarea lor). Optiune de tip comutator care controleaza afisarea barei formulei. Optiune de tip comutator care controleaa afisarea barei de stare. Permite editarea antetului si/sau a subsolului de pagina. Optiune de tip comutator care afiseaza comentariului. caseta de editare a

Object

Formula Bar Status Bar Header and Footer... Comments

Custom Views... Report Manager

Permite crearea unor vizualizari ale registrului de lucru. Permite combinarea unei foi de calcul cu o vizualizare si/sau cu un scenariu pentru a realiza un raport care va putea fi tiparit la imprimanta. Optiune de tip comutator care, daca este activata , comuta in modul de vizualizare ecran complet.

Full Screen

SUPORT DE CURS TIC


13

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI Zoom... Permite modificarea scarii de afisare in fereastra document.

MENIUL INSERT OPTIUNEA Cells... Rows Columns Worksheet Chart... Pege Break... Function ... Name SEMNIFICATIA Insereaza celule , randuri sau coloane. Insereaza randuri deasupra celulelor selectate. Insereaza coloane in stanga celulelor selectate. Insereaza o foaie de calcul la stanga foii selectate. Insereaza o diagrama. Insereaza marcajul de intrerupere pagina. Insereaza o functie. Deschide un submeniu pentru administrarea numelor care pot fi atribuite celulelor, unui grup de celule, unei constante sau unei valori calculate. Insereaza un comentariu. Deschide un submeniu cu optiuni care permit inserarea unei imagini preluate dintr-un fisier cu imagini sau dintr-o alta aplicatie. Insereaza o harta. Harta este creata pe baza datelor selectate , care reprezinta referinte geografice. Permite inserarea unui obiect (imagine, ecuatie, organigrama, diagrama etc). In caseta de dialog care se deschide este afisata lista cu aplicaiile instalate pe calculator care pot fi folosite ca aplicatii server pentru crearea obiectului. MENIUL FORMAT OPTIUNEA Cells... SEMNIFICATIA scurtatura

Comment Picture

Map...

Object...

Formateaza valorile din celulelel selectate (stabilirea Ctrl+1 unui format pentru valorile numerice, alinierea , fontul caracterelor, chenarul si fundalul celulelor).

SUPORT DE CURS TIC


14

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI Row Deschide un submeniu cu optiuni pentru formatarea randurilor selectate. Deschide un submeniu cu optiuni pentru formatarea coloanelor selectate. Deschide un submeniu cu optiuni pentru formatarea foii de calcul active. Aplica o selectate. formatare predefinita asupra celulelor

Column

Sheet

AutoFormat

Conditional Formatting...

Style...

Aplica o anumita formatare numai asupra celulelor care corespund unui criteriu construit pe baza unor valori si a unor formule de calcul . Administreaza stilurilor de formare (creare modificare, stergere)

MENIUL TOOLS OPTIUNEA Speeling... SEMNIFICATIA Permite verificarea foii de calcul dpv ortografic F7 Administreaza intrarile in AutoCorrect (creaerea si stergerea lor). Deschide un submeniu cu optiuni pentru evidentierea modificarilor efectuate in foaia de calcul. Permite stabilirea unor optiuni pentru protejarea foii de clcul sau a registrului de lucru (inclusiv stabilirea unor parole). Permite folosirea analizei de tip cauta rezultatul final. Permite folosirea analizei prin construirea scenariilor. Permite revizuirea documentului pentru gasirea erorilor din formulele in executie). Permite folosirea analizei de tip rezolvare. Administreaza macrocomenzile (creare, stergere, lansare in executie). Permite adaugarea unor noi facilitati la interfata aplicatiei Excel. Autor : Prof. Alexandru Matei 15

AutoCorect... Track Changes Protection

Goal Seek... Scenarios... Auditing

Solver... Macro Add- Ins...

SUPORT DE CURS TIC


Customize...

Personalizeaza elementele interfetei (bare cu instrumente, sistemul de meniuri si scurtaturile de la tastatura). Stabileste valorile parametrilor pentru operatiile puse la dispozitie de aplicatia Excel(editare, tiparire, vizualizare, etc.). Deschide un submeniu cu proceduri asistent.

Options...

Wizard

MENIUL DATA OPTIUNE Sort... SEMNIFICATIE Aranjeaza ordonat dupa un anumit criteriu datele din celulele selectate sau dintr-o lista . Deschide un submeniu cu optiuni pentru administrarea filtrelor. Afiseaza un formular pentru introducerea datelor. Calculeaza totaluri cu datele din coloanele specifice . Permite definirea unui criteriu de validare a datelor dintr-o celula sau dintr-o serie de celule . Creeaza un tabel de date care poate fi folosit pentru analize. Transforma un text in coloane. Lanseaza in executie procedora asistent pentru crearea unui sablon . Calculeaza suma valorilor numerice din mai multe zone sursa dintr-o foaie de calculator si afiseaza rezultatul in tabel. Deschide un submeniu cu obtiune pentru creare grupurilor de coloane pentru care se va calcula suma valorilor Lanseaza in executie procedura asistent pentru crearea tabelului pivot.

Filter Form... Subtotals... Validation...

Table... Text to Columns... Template Wizard... Consolidate...

Group and Outline Pivot Table Report

MENIUL WINDOW OPTIUNEA New Window Arrange All SEMNIFICATIA Deschide o noua fereastra Aranjeaza ferestrele document deschise astfel incat sa nu se acopee Autor : Prof. Alexandru Matei 16

SUPORT DE CURS TIC

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI unele pe altele. Ascunde fereastra document curenta. Afiseaza fereastra document ascunsa. Imparte foaia de calcul din fereastra activa in 4 zone de lucru (panouri) si permite dimensionarea acestor zone, respectiv inlatura marcajul dintre cele 2 zone. Blocheaza derularea continutului panoului selectat.

Hide Unhide... Split/ Remove Split

Freeze Panes Lista cu ferestre Afiseaza o lista cu numele registrelor deschise. Putem sa activam document rapid un alt registru executand clic pe numele lui in lista. deschise 2.4. REALIZAREA DIAGRAMELOR IN WORD SI IN EXCEL. REALIZAREA DIAGRAMELOR IN WORD. Procesorul Word cuprinde multe tipuri de diagrame si de reprezentari grafice. Daca avem Excel instalat ,exista posibilitatea de a crea diagrame Excel in Word, facand clic in meniul Insert Object- Microsoft Excel chart (sau Microsoft Graph Chart). Diagramele pe care le cream se vor incorpora in Word, iar datele din acesta se stocheaza intr-o foaie de lucru Excel care este incorporata in fisierul din Word REALIZAREA DIAGRAMELOR IN EXCEL Diagramele permit crearea unei reprezentari grafice a datelor dintr-o foaie de lucru. Diagramele se pot utiliza pentru a face datele mai usor de asimilat pentru persoanele care parcurg foile de lucru tiparite. Diagrama poate fi amplasata in aceeasi foaie de lucru care contine datele reprezentate in diagrama (diagrama inglobata) sau intr-o foaie de lucru separata (foaie tip diagrama).Diagrama inglobata este tiparita alaturi de foaia de lucru, diagrama pe o foaie de lucru este tiparita independent. La modificarea datelor, in ambele cazuri, diagrama va fi actualizata automat.Se poate, de asemenea publica o diagrama pe o pagina Web. Pentru a incepe realizarea unei diagrame care va contine reprezentarea datelor din foaia de calcul curenta, se utilizeaza aplicatia expert- Chart Wizard . Pentru a crea o diagrama, trebuie mai intai introduse datele pe foaia de lucru. Apoi se selecteaza datele respective i se utilizeaz Expertul diagram (Wizard) pentru a ncepe procesul de alegere a tipului diagramei si a diferitelor optiuni pentru diagrame. In Excel putem crea numeroase tipuri de diagrame diferite. Tipul de diagrame selectat depinde de natura datelor pe care incercam sa le reprezentam si de modul in care dorim sa prezentam datele respective. TIPURI DE DIAGRAME Principalele tipuri de diagrame (cu destinatia lor) sunt: *diagrame circulare- pentru a prezenta relatia dintre componentele unui intreg. *diagrame cu bare- pentru a compara valorile inregistrate la un anumit moment de timp. * diagrame de tip coloane- asemanatoare cu diagramele cu bare , folosite pentru a scoate in evidenta diferentele dintre diferitele elemente.

SUPORT DE CURS TIC


17

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI *diagrama cu linii - pentru a scoate in evidenta tendintele si schimbarile de valori in timp. * diagrama de distributie asemanatoare cu o diagrama cu linii, folosita pentru a scoate in evidenta diferentele dintre doua seturi de valori. *diagrama cu suprafete asemanatoare diagramei cu linii, folosita pentru a scoate in evidenta modificarea in timp a unor valori. *diagrama tip radar *diagrama tip puncte= foosita pentru a indica legatura dintre maimulte serii de valori Majoritatea acestor diagrame prezinta si versiuni tridimensionale., ceea ce permite distingerea si mai buna a diferitelor seturi de date. ETAPELE REALIZARII UNEI DIAGRAME. Realizarea diagramelor presupune parcurgerea urmatorilor pasi: 1)Realizarea tabelului.Se introduc datele.Din meniul Format selectam tipul de marigini, tipul de date text pentru cap tabel si numeric pentru restul tabelului,etc . 2)Alegerea tipului de diagrama in functie de rolul acesteia. 3)Selectarea zonei pe care dorim sa o reprezentam grafic. 4) Editarea legendei si a etichetelor. Pentru construirea diagramei se vor folosi urmatoarele obiecte: -Zona diagramei:cuprinde intreaga diagrama , inclusiv legenda si titlul. -Zona graficului-sunt reprezentate seriile de date prin puncte, linii, bare,coloane,arce de cerc.este marginita de axe si cuprinde marcajele datelor, etichetele datelor,etc. -Axele x si y(si z daca diagrama este reprezentata 3-D) pe axa Ox sunt reprezentate categoriile de date, iar pe axa Oy sunt reprezentate valorile datelor.Exceptie fac graficele circulare( care nu au axe), diagramele de tip bare (care inverseaza axele), diagramele de tip puncte(folosesc ambele axe pentru reprezentarea valorilor). -Etichetele axelor (Axis title)= nume care se ataseaza axelor -Marcaje de pe axa(Tick -mark)=linii scurte care intersecteaza axa si pun in evidenta intervalele in care este impartita axa. -Etichete de marcaje de pe axe(tick-mark labels)=sunt nume sau valori atasate marcajelor de pe axa -Marcaje de date( Data marker)=sunt reprezentarile in diagrama ale datelor din seria de date ( puncte, linii, dreptunghiuri, arce de cerc). -Seria de valori grup de valori folosite pentru reprezentarea dupa o axa.poate fi luata dintr-un rand sau dintr-o coloana a tabelului sau a unei foi de calcul. -Etichetele datei(Data labels) =sunt valori care se ataseaza elementelor cu care este construita diagrama (bare, felii, puncte) pentru a stii exact ce valoare reprezinta. -Legenda = este plasata in afara zonei graficului si se utilizeaza pentru identificarea partilor diagramei.ea precizeaza corespondenta dintre culoare sau modul de umplere si numele datei. -Titlul (Chart Title) in partea superioara a diagramei.

SUPORT DE CURS TIC


18

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI -Caroiajul (Gridline)=retea de linii transate pe verticala si/sau pe orizontala, care imparte graficul in mai multe zone. -Linia de tendinte(Trendline)= reprezentare grafic aa tendintei de evolutie a datelor.Nu poate fi folosita in diagrame 3D sau in cele de tip circular. -Barele de erori (Error bars)=bare grafice incluse in diagrame pentru a exprima erorile care apar in reprezentarea datelor. Nu este obligatoriu sa includem in diagrama linia de tendinte, barele de erori, titlul diagramei, legenda, etichetele axelor, sau etichetele datelor, altfel diagrama va deveni greu de citit si de interpretat. 5)Amplasarea diagramei : -in foaia de calcul care contine datele si va fi tiparita impreuna cu datele -intr-o foaie de calcul separata , din acelasi registru, care va fi tiparita separat de datele din foaia de calcul.

SUPORT DE CURS TIC


19

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI C3 BAZE DE DATE = ACCESS Baza de date reprezinta o colectie de date integrata, bine structurata, avand o descriere cat mai exacta a structurii si a relatiilor dintre date. Microsoft Access este o puternica aplicatie de date relationale, care permit crearea unor baze de date simple sau complexe. 3.1. TIPURI DE DATE UTILIZATE IN BD. Tipurile de date utilizate la definirea campurilor intr-o tabela Access 2003 sunt: -Text: este tipul de date implicit; este stocat orice tip de caracter, inclusiv cifre; proprietatea Field Size stabileste numarul maxim de caractere care se stocheaza si are valori cuprinse intre 0 si 255 de pozitii(numere care nu urmeaza a fi utilizate in calcule); -Memo: este un tip similar cu tipul Text, dar stocheaza pana la 64.000 de caractere; -Number: este utilizat pentru stocarea valorilor numerice; proprietatea Field Size precizeaza dimensiunea si tipul valorii numerice; -Date/Time: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei date calendaristice valide si a timpului orar; formatul de reprezentare a datei calendaristice si a timpului orar este precizat in proprietatea Format; -Currency: este utilizat pentru stocarea valorilor monetare in vederea efectuarii de calcule si comparatii monetare(diferite valute); -Autonumber: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei valori unice asociata pentru fiecare inregistrare adaugata in tabel; numeroteaza in mod secvential fiecare inregistrare; -Yes/No: este utilizat pentru stocarea unei valori din maxim doua posibile: true sau false, yes sau no, on sau off conform setarii din proprietatea Format; -OLE (Object Linking and Embledding= legarea si inglobarea obiectelor): este tipul de date utilizat pentru stocarea unui obiect OLE : foaie de calcul Excel, document Word, imagine, sunet, animatie inserat prin comanda Object din meniul Insert; -Hyperlink(hiperlegatura): este tipul de date utilizat pentru stocarea unei hiperlegaturi catre o locatie a unui alt obiect din baza de date, document Office sau pagina Web; hiperlegatura se insereaza prin comanda Hyperlink din meniul Insert; permite trecerea de la campul curent la informatii situate intr-un alt fisier; -Lookup Wizard: acest tip de camp isi allege valorile dintr-un alt table;permite executia aplicatiei wizard Lookup Wizard care asista utilizatorul in operatia de

SUPORT DE CURS TIC


20

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI conversie a campului intr-unul de tip lookup; initial, campul trebuie sa aiba asociat tipul de date Text, Number sau Yes/No. 3.2. MODELE DE BAZE DE DATE. Infunctie de modul de organizare a informatiilor, exista mai multe tipuri de baze de date: -modelul ierarhic( arborescent) -modelul retea -modelul relational. Modelul ierarhic= cu ajutorul modelului conceptual ierarhic, schema bazei de date poate fi reprezentata sub forma unui arbore n care nodurile exprima colectii de date, iar ramurile reflecta relatiile de asociere ntre inregistrarile colectiilor de date superioare si inferioare. Modelul retea=modelul retea se aseamana cu cel ierarhic, diferenta constand in aceea ca unui element inferior ii pot corespunde unul sau mai multe elemente superioare. Modelul relational= este cel mai raspandit model de baze de date. Acest model are o singura structura de date:tabelul sau relatia. Access creaza o categorie speciala de baze de date, numite baze de date relationale (BDR). O baza de date realtionale imparte informatiile in sub-seturi diferite. Fiecare sub-set grupeaza informatiile in functie de o anumita tema, ca de exemplu informatii despre pacienti, despre vanzare, despre produse. In Access aceste sub-seturi de date se gasesc in tabele individuale . 3.3. SISTEME DE GESTIONARE A BAZELOR DE DATE(SGBD). DEFINITIE: SGBD reprezinta un sistem de programe care faciliteaza si supervizeaza introducerea de informatii in baze de date, actualizarea si extragerea din baza, controlul si autorizarea accesului la date.El reprezinta o interfata intre utilizator si sistemul de operare. FUNCTIILE SGBD. Un SGBD trebuie sa indeplineasca urmatoarele functii: -de descriere ,care rezida n definirea structurii datelor, a relatiilor dintre acestea si a conditilor de acces la informatile continute in baza de date; -de actualizare, care presupune inserarea, redactarea i suprimarea datelor; -de interogare a BD, care permite obtinerea diferitor informatii din BD conform unor criterii de cautare; -de obtinere de date noi, care consta in prelucrarea informatiei initiale in scopul obtinerii unor totaluri, medii etc.; -de intretinere, care consta in crearea copiilor de rezerva, compactarea BD si repararea ei n cazul deteriorarii; -de securitate a datelor, care rezida in protejarea BD impotriva accesului neautorizat si in atribuirea drepturilor de acces.

SUPORT DE CURS TIC


21

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI 3.4. 1. PASII URMATI IN PROIECTAREA UNEI BAZE DE DATE

Crearea tabelelor:

-stabilirea numarului de coloane, dimensiunea(numarul de caractere) si tipul datelor(text, number,date/time, currency etc) 2. Definirea cheilor primare -pentru a evita introducerea accidentala a doua sau mai multe valori identice alegem o cheie primara. Ex: intr-un tabel cu pacienti putem alege codul numeric personal(CNP) drept cheie primara, CNP-ul fiind unic. 3. Specificarea valorilor implicite. Ex: valoarea TVA-ului de 9% pentru majoritatea medicamentelor poate fi valoare implicita . 4. Stabilirea unor conditii de validare pentru valoarea fiecarui camp. 5. Editarea formularului pentru achizitia de date(incarcarea bazei de date). 6. Editarea rapoartelor utilizate pentru consultarea bazei de date(ex:sortam din BD numai pacientii cu varsta pana in 18 ani, sau pe cei care nu sunt asigurati, lista medicamentelor compensate etc). 7. Interogarea BD-extragerea anumitor informatii din BD , astfel incat sa obtinem un grup restrans pe care il scoatem cu un titlu(o lista restransa). Etape: a)selectam o parte din BD pe baza unei conditii logice, obtinand o BD mai redusa; b)sortarea= indicam campul dupa care se face sortarea si ordinea (alfabetica, dupa varsta,etc); c)filtrarea- se aplica diferite filtre care au ca rol eliminarea unor inregistrari (a unor linii din tabel), obtinand o reducere a BD pe verticala. d) Aplicarea de masti(mascarea) anumitor coloane =se obtine scurtarea BD pe orizontala. e)Alte operatii:subtotaluri, medii aritmetice, medii geometrice, functii financiare, interogari incrucisate,etc. 8. Mecanisme de intretinere a SGBD( back-up=salvarea periodica a datelor in functie de importanta lor, repararea BD=cu chei de control, reindexarea=schimbarea continutului

SUPORT DE CURS TIC


22

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI prin eliminarea unei pagini-se executa periodic) si de securitate a SGBD(protejarea BD impotriva unui operator neautorizat sau impotriva pierderii accidentale de date).

3.PROIECTAREA BAZELOR DE DATE Proiectarea unei BD se face prin alegerea unui model de BD.

3.1. MODELE DE BAZE DE DATE. Infunctie de modul de organizare a informatiilor, exista mai multe tipuri de baze de date: -modelul ierarhic( arborescent) -modelul retea -modelul relational. Modelul ierarhic= cu ajutorul modelului conceptual ierarhic, schema bazei de date poate fi reprezentata sub forma unui arbore n care nodurile exprima colectii de date, iar ramurile reflecta relatiile de asociere ntre inregistrarile colectiilor de date superioare si inferioare. Accesul la inregistrarile colectiilor de date inferioare se face prin traversarea arborelui, adica se parcurg toate colectiile aflate in subordonare ierarhica dintre colectia radacina si colectia cercetata. Unui element superior ii pot corespunde unul sau mai multe elemente inferioare, iar unui element inferior i corespunde un singur element superior. In modelul ierarhic se foloseste notiune a de element virtual, care inlocuieste dublura unui element prin adresa elementului respectiv, fiecare lement apare astfel o singura data in baza de date. Modelul retea=modelul retea se aseamana cu cel ierarhic, diferenta constand in aceea ca unui element inferior ii pot corespunde unul sau mai multe elemente superioare. Intr-o retea , nodurile corespund entitatilor si relatiile sunt reprezentate prin sageti intre noduri: sageti simple si sageti duble. Operatiile cele mai frecvente pentru modelul retea se impart in doua categorii: -cautarea unor elemente ale unor entitati cu anumite proprietati sau cautarea unor informatii prin utilizarea legaturilor intre entitati; -navigarea in reteaua de date.

SUPORT DE CURS TIC


23

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI Modelul relational= este cel mai raspandit model de baze de date. Acest model are o singura structura de date:tabelul sau relatia. Access creaza o categorie speciala de baze de date, numite baze de date relationale (BDR). O baza de date realtionale imparte informatiile in sub-seturi diferite. Fiecare sub-set grupeaza informatiile in functie de o anumita tema, ca de exemplu informatii despre pacienti, despre vanzare, despre produse. In Access aceste sub-seturi de date se gasesc in tabele individuale . Access permite stabilirea de relatii intre tabele. Aceste relatii se bazeaza pe un camp care este comun unei perechi de tabele.Fiecare tabel trebuie sa contina un camp numit cheie primara . Cheia primara trebuie sa identifice in mod unic fiecare

inregistrare din tael. Asadar, campul cheie primara este, in mod caracteristic, un camp care atribuie o valoare numerica unica fiecarei inregistrari (fara duplicate in tabelul respectiv). De exemplu ,un tabel numit Clienti (Customer) poate contine un camp Identificator Client (Customer ID) care identifica fiecare client pe baza unei valori numerice unice- de exemplu codul numeric personal(CNP). Pana si o baza de date simpla este alcatuita din numeroase tabele corelate.

3.2.

PRINCIPII DE PROIECTARE A BAZEI DE DATE

Structura bazei de date poate fi considerata ca modul in care va arata tabelul fara nicio informatie in el (aspectul tabelului). Pentru a descrie structura tabelului trebuie sa stim: -numarul de campuri (coloane ) din tabel; -numele campurilor (titlurile coloanelor); -tipul de date al fiecarui camp. Inainte de a crea o baza de date, este foarte importanta planificarea ei. Cand planifici o baza de date trebuie sa tii cont de urmatoarele aspecte: aceasta nu este conceputa numai pentru a introduce date, ci si pentru vizualizarea si raportarea datelor incluse in diferite tabele care alcatuiesc baza de date.

SUPORT DE CURS TIC


24

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI Determinarea tabelelor. Tehnic vorbind ,avem nevoie de un singur tabel pentru a alcatui o BD.Deoarece Access este un program de baze de date relationale, este conceput pentru manipularea unui numar mare de tabele si pentru crearea de relatii intre acestea. De exemplu intr-o BD care tine evidenta pacientilor pot fi incluse urmatoarele tabele: -pacienti -zile de spitalizare -analize efectuate -costuri totale,etc Determinarea formularelor: Formularele sunt utilizate pentru inregistrare. Determinarea interogarilor: Interogarile sunt folosite pentru a obtine informatii utile de care avem nevoie dupa informatiile stocate in baza noastra de date, ex: daca pacientul este sau nu asigurat, analize efectuate, costuri etc. Determinarea rapoartelor: Un raport este utilizat pentru publicarea datelor din BD. Acesta insereaza datele intr-una sau mai multe pagini, intr-un format usor de citit.. Rapoartele sunt menite a fi tiparite, spre deosebire de tabele si formulare, care sunt de obicei pe ecran. De exemplu, dorim un raport despre pacientii sub 18 ani sau unul despre pacientii care sufera de boli cronice. introducerea datelor inregistrare dupa

SUPORT DE CURS TIC


25

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI Un raport poate extrage date din diferite tabel simultan, poate efectua calcule cu aceste date si poate prezenta rezultate frumos formatate, foarte utile pentru cei care nu stau alaturi de noi in fata calculatorului. Lansarea in executie a programului Access se face in functie de modul in care l-am instalat: *clic pe Start, apoi optiunea All Programs, apoi clic pe Microsoft Office Access 2003. * prin crearea unei pictograme de acces rapid(Create Shortcut); efectuam dublu clic pe pictograma respectiva . Obtinem o fereastra asemanatoare cu cea din figura de mai jos:

Figura 1

Crearea / accesarea unei baze de date Crearea unei baze de date Microsoft Access 2003 se realizeaza fie pornind de la o baza de date blank, fie de la un sablon de baza de date pus la dispozitie de aplicatia Microsoft Access 2003.

SUPORT DE CURS TIC


26

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI Crearea unei baze de date blank Access 2003 consta in: -in caseta de dialog File New Database, la optiunea Save in: se selecteaza locatia unde va fi salvat fisierul bazei de date; denumirea fisierului bazei de date este introdusa la optiunea File name, iar salvarea pe disc are loc la apasarea butonului Create. Pentru a crea o baza de date noua, n zona Open a ferestrei (figura 1) alegem optiunea Create a new file, iar in caseta urmatoare - optiunea Blank Database. Putem, de asemenea, utiliza comenzile de creare/accesare a bazelor de date din meniul File.

Figura 2 . Pentru a deschide o baza de date existenta n zona Open a ferestrei reprezentate n figura 1 executam un clic pe denumirea uneia din bazele de date utilizate recent sau selectam optiunea More pentru a accesa o baza de date amplasata pe un dispozitiv de memorie auxiliara. In caseta de dialog care apare indicam numele bazei de date.

SUPORT DE CURS TIC


27


Figura 3

(de ex., BIBL) si localizarea ei (discul, dosarul).Obtinem o fereastra n care sunt disponibile cele 7 clase de obiecte Access.

COMPONENTELE FERESTREI ACCESS.

Figura 4

SUPORT DE CURS TIC


28

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI Fereastra Database (figura 4) furnizeaza o lista cu pictograme, situate in partea stanga, pentru obiectele Access: -tabele( Tables)-obiect definit de utilizator in care sunt stocate datele primare; -interogari (Queries)-obiect care ne permite vizualizarea informatiilor obtinute prin prelucrarea datelor din unul sau mai multe tabele si /sau interogari(ne permite sa punem intrebari bazei de date; raspunsul se poate folosi la manipualrea datelor din tabel, precum stergerea inregistrarilor sau vizualizarea acelor date din tabel care satisfac numai anumite criterii);ifd modul de definire si rezultatul actiunii interogarile pot fi: interogari de selectie, de sortare, de excludere a unor inregistrari din BD,de obtinere a unor informatii rezultante in campuri noi (ex. aflarea costului spitalizarii dupa numarul de zile de internare si plata asigurarilor de sanatate), de obtinere a unor totaluri sau interogari incrucisate. -formulare (Forms)-utilizat la introducerea ,editarea si vizualizarea datelor din tabel, inregistrare dupa inregistrare ; -rapoarte (Reports)-permite rezumarea informatiilor din baza de date intr-un format corespunzator pentru tiparire ; -pagini de acces la date ( Pages)-obiect care include un fisier HTMLsi alte fisiere suport in vederea furnizarii accesului la date prin intermediul browser-ului Internet; -macrocomenzi (Macros)-obiect care contine o definitie structurata a uneia sau mai multor actiuni pe care Access le realizeaza ca raspuns la un eveniment; -module (modules)-obiect care contine proceduri definite de utilizator si scrise in limbajul de programare Visual Basic. Aceste obiecte distincte sunt cele care vor compune baza de date.Fiecare obiect trebuie avut in vedere la planificarea unei noi baze de date. Butoanele din bara cu instrumente sunt utilizabile numai daca am creat sau deschis o baza de date.Access este diferit de celelalte aplicatii Office prin faptul ca dispune de o bara cu instrumente pentru fiecare obiect din baza de date.. in unele cazuri, pentru fiecare obiect exista mai multe bare cu instrumente, de exemplu, tabele Access au doua bare de instrumente : -Table Datasheet (foaia de date a tabelului )= pune la dispozitie instrumente care faciliteaza introducerea si manipularea datelor din tabel ; medii si

SUPORT DE CURS TIC


29

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI -Table Design (proiectarea tabelului)= permite manipularea parametrilor de proiectare a tabelului. Un tabel este alcatuit din randuri si coloane. Access stocheaza fiecare consemnare in baza de date in propriul sau rand;aceasta se numeste inregistrare. Fiecare inregistrare contine informatii precise referitoare la datele inregistrate in baza de date. Fiecare inregistrare este impartita in componente diferite de informatii, denumite campuri. Fiecare camp este reprezentat intr-o coloana separata din tabel.Fiecare camp contine o informatie distincta, iar toate campurile dintr-un rand alcatuiesc o anumita inregistrare. Crearea unei baze de date Access 2003 pe baza unui sablon se realizeaza printr-o aplicatie wizard inclusa in Microsoft Access 2003. Operatia consta in: -deschiderea panoului de sarcini New File prin selectia comenzii New din meniul File; shortcut-ul pentru aceasta operatie este CTRL+N; -din panoul de sarcini New File, grupul de optiuni Templates, se selecteaza referinta hyperlink On my computer; -in caseta de dialog Templates, se selecteaza eticheta Databases care permite accesul la sabloanele de baze de date incluse in aplicatia Microsoft Access 2003; butonul Templates on Office Online permite verificarea existentei altor sabloane pe site-ul web Microsoft;

SUPORT DE CURS TIC


30


Caseta de dialog Templates. -selectarea tipului de sablon dorit si salvarea fisierului bazei de date in caseta de dialog File New Database prin apasarea butonului OK; sunt introduse locatia fisierului in optiunea Save in: si denumirea sa la optiunea File name; -se lanseaza aplicatia wizard Database Wizard care permite setarea caracteristicilor bazei de date prin parcurgerea pasilor predefiniti.

SUPORT DE CURS TIC


31


Aplicatia Database Wizard -modificarea obiectelor din baza de date (Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules, Favorites) din Database Window. Accesul la datele stocate in tabele si utilizarea lor se realizeaza prin optiunile predefinite in fereastra Main Switchboard.

SUPORT DE CURS TIC


32

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI Dupa ce am deschis o baza de date , putem crea diferite obiecte in oricare din clasele nominalizate. Dar deoarece fiecare din clasele Queries, Forms, Reports, Pages, Macros i Modules se definesc in baza tabelelor, acestea trebuie create in primul rind. Cu alte cuvinte, daca o BD nu contine cel putin un tabel, crearea altor clase de obiecte devine lipsita de sens. Pentru a crea un tabel nou selectam clasa de obiecte Tables, apoi actionam butonul . Caseta de dialog New Table care apare ne ofera 5 moduri de definire a

structurii tabelului.

Moduri de definire a structurii unui tabel

Daca selectam optiunea Design View si actionam butonul OK, obtinem o fereastra in care definim campurile tabelului si caracteristicile lor.

SUPORT DE CURS TIC


33


Definirea campurilor tabelului. Caracteristicile campurilor Pentru fiecare camp al tabelului se specifica 3 caracteristici, i anume: Field Name (denumirea campului, obligatoriu); Data Type (tipul campului, obligatoriu); Description (descrierea campului, optional).

Stabilirea cheilor primare Daca valorile unui camp sunt unice (nu se repeta), putem semnala acest lucru, pentru a evita introducerea accidental aa dou valori identice. Aceasta procedura poart denumirea de stabilire a cheii primare. Cheia primara poate fi stabilita si pe cateva campuri. Pentru a stabili cheia primara, selectam campul respectiv, apoi executam un clic pe butonul din bara cu

instrumente. Ca rezultat, in partea din stanga a campului respectiv apare semnul cheii. Dupa incheierea procedurii de descriere a campurilor si de stabilire a cheii primare, salvam tabelul (descrierea lui), selectand comanda Save din meniul File si indicand numele tabelului. Daca nu am stabilit o cheie primara (acest lucru nu este obligatoriu), sistemul ne va avertiza, sugerandu-ne stabilirea cheii pe un camp de tip

SUPORT DE CURS TIC


34

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI AutoNumber. Pentru a confirma, actionam butonul Yes. In acest caz sistemul stabileste automat cheia primara pe un camp AutoNumber (dac el exista) sau

creeaza suplimentar un asemenea camp (dac el nu exista), stabilind pe el cheia primara. Pentru a renunta la stabilirea cheii primare, actionam butonul No. Solutions and tutorials for IT&C development Inchiderea / redeschiderea bazei de date Inchiderea unei baze de date poate fi facuta prin executarea comenzii Close din meniul File sau prin actionarea butonului din bara de titlu a bazei de date. De regula, la

inchidere, sistemul salveaza automat baza de date impreuna cu toate obiectele pe care le contine. Inchiderea unei baze de date nu nseamna si inchiderea aplicatiei MS Access, astfel incat putem deschide o alta baza de date sau crea o baza de date noua, in modul descris mai sus. O baza de date este memorata in unul sau mai multe fisiere.Fisierul care contine baza de date va avea extensia .mdb .

Iesirea din Access Iesirea din MS Access poate fi facuta in unul din urmatoarele moduri: -se apasa combinatia de taste Alt+F4; -se executa comanda Exit din meniul File; -se actioneaza butonul din bara de titlu a aplicatiei.

3.3.

TIPURI DE DATE UTILIZATE IN BD.

Tipurile de date utilizate la definirea campurilor intr-o tabela Access 2003 sunt: -Text: este tipul de date implicit; este stocat orice tip de caracter, inclusiv cifre; proprietatea Field Size stabileste numarul maxim de caractere care se stocheaza si are valori cuprinse intre 0 si 255 de pozitii(numere care nu urmeaza a fi utilizate in calcule); -Memo: este un tip similar cu tipul Text, dar stocheaza pana la 64.000 de caractere;

SUPORT DE CURS TIC


35

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI -Number: este utilizat pentru stocarea valorilor numerice; proprietatea Field Size precizeaza dimensiunea si tipul valorii numerice; -Date/Time: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei date calendaristice valide si a timpului orar; formatul de reprezentare a datei calendaristice si a timpului orar este precizat in proprietatea Format; -Currency: este utilizat pentru stocarea valorilor monetare in vederea efectuarii de calcule si comparatii monetare(diferite valute); -Autonumber: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei valori unice asociata pentru fiecare inregistrare adaugata in tabel; numeroteaza in mod secvential fiecare inregistrare; -Yes/No: este utilizat pentru stocarea unei valori din maxim doua posibile: true sau false, yes sau no, on sau off conform setarii din proprietatea Format; -OLE (Object Linking and Embledding= legarea si inglobarea obiectelor): este tipul de date utilizat pentru stocarea unui obiect OLE : foaie de calcul Excel, document Word, imagine, sunet, animatie inserat prin comanda Object din meniul Insert; -Hyperlink(hiperlegatura): este tipul de date utilizat pentru stocarea unei hiperlegaturi catre o locatie a unui alt obiect din baza de date, document Office sau pagina Web; hiperlegatura se insereaza prin comanda Hyperlink din meniul Insert; permite trecerea de la campul curent la informatii situate intr-un alt fisier; -Lookup Wizard: acest tip de camp isi allege valorile dintr-un alt table;permite

executia aplicatiei wizard Lookup Wizard care asista utilizatorul in operatia de conversie a campului intr-unul de tip lookup; initial, campul trebuie sa aiba asociat tipul de date Text, Number sau Yes/No.

SUPORT DE CURS TIC


36


Aplicatia Lookup Wizard. 3.4. PASII URMATI IN PROIECTAREA UNEI BAZE DE DATE

2. Crearea tabelelor: -stabilirea numarului de coloane, dimensiunea(numarul de caractere) si tipul datelor(text, number,date/time, currency etc) 2. Definirea cheilor primare -pentru a evita introducerea accidentala a doua sau mai multe valori identice alegem o cheie primara. Ex: intr-un tabel cu pacienti putem alege codul numeric personal(CNP) drept cheie primara, CNP-ul fiind unic. 3 Specificarea valorilor implicite.Ex: valoarea TVA-ului de 9% pentru majoritatea medicamentelor poate fi valoare implicita . 4. Stabilirea unor conditii de validare pentru valoarea fiecarui camp. 5. Editarea formularului pentru achizitia de date(incarcarea bazei de date).

SUPORT DE CURS TIC


37

SCOALA SANITARA POSTLICEALA FUNDENI - BUCURESTI 6. Editarea rapoartelor utilizate pentru consultarea bazei de date(ex:sortam din BD numai pacientii cu varsta pana in 18 ani, sau pe cei care nu sunt asigurati, lista medicamentelor compensate etc). 7. Interogarea BD-extragerea anumitor informatii din BD , astfel incat sa obtinem un grup restrans pe care il scoatem cu un titlu(o lista restransa). Etape: a)selectam o parte din BD pe baza unei conditii logice, obtinand o BD mai redusa; b)sortarea= indicam campul dupa care se face sortarea si ordinea (alfabetica, dupa varsta,etc); c)filtrarea- se aplica diferite filtre care au ca rol eliminarea unor inregistrari (a unor linii din tabel), obtinand o reducere a BD pe verticala. d) Aplicarea de masti(mascarea) anumitor coloane =se obtine scurtarea BD pe orizontala. e)Alte operatii:subtotaluri, medii aritmetice, medii geometrice, functii financiare, interogari incrucisate,etc. 8. Mecanisme de intretinere a SGBD( back-up=salvarea periodica a datelor in functie de importanta lor, repararea BD=cu chei de control, reindexarea=schimbarea continutului prin eliminarea unei pagini-se executa periodic) si de securitate a SGBD(protejarea BD impotriva unui operator neautorizat sau impotriva pierderii accidentale de date).

SUPORT DE CURS TIC


38

Documents

Suport Curs Tic 22