Curs 2

Procese business logistice SAP ERP

Ce reprezintă procesele logistice ale unei companii

Sistemul SAP gestioneaza procesele logistice ale unei companii, automatizand pe cat posibil

pasii necesari a fi intreprinsi si oferind o imagine clara a etapelor ce trebuie parcurse si a

interdependentelor existente intre diferitele sectoare ale companiei.

Productia, vanzarile si achizitiile reprezinta procese operationale cheie, gestionate in general

in departamente functionale diferite ale companiei; cu toate acestea, fiecare dintre aceste procese

declanseaza activitati in alte procese. Spre exemplu, productia poate fi declansata de o comanda de

vanzari sau de o planificare independenta a cererii, iar necesarul de achizitii este declansat de

necesarul ce rezulta din planificarea produselor sau de vanzarea produselor stocabile.

Toate procesele logistice ale unei companii fac parte din solutia SAP ERP. Vanzarile,

achizitiile si productia sunt considerate activitati operationale esentiale. Activitatile secundare includ

managementul calitatii, intretinerea echipamentelor, service clienti si gestiunea stocurilor.

Prioritizarea proceselor se face insa in concordanta cu nevoile specifice ale unei companii. Toate

procesele operationale cheie se integreaza unul cu altul si pot fi efectuate intr-un singur sistem ERP,

gestionat central. Aceste procese nu numai ca sunt interdependente, dar au efecte si asupra SAP ERP

Financials si SAP ERP Human Capital Management. In cele ce urmeaza, vor fi prezentate in detaliu

procesele de baza ale SAP ERP – vanzare, achizitie si productie.

Procesul de vânzare

Procesul de vanzare este esential pentru a asigura continuitatea companiei pe piata. Modalitatea

traditionala de gestionare a acestui proces presupune birocratie excesiva, ce are ca urmare

dificultatea urmarii datelor si lipsa de transparenta. Intr-o lume in care vanzarile se realizeaza printr-

o varietate de canale de distributie (on-line, retail, distributie), monitorizarea profitabilitatii si a

satisfactiei clientilor, respectiv eficientizarea fluxurilor monetare sunt imposibil de realizat fara

ajutorul unui soft competent. SAP propune gestionarea acestui flux intr-o maniera competenta;

utilizatorii urmaresc o serie de etape pentru inregistrarea procesului in sistem, putand in orice

moment sa apeleze la sistemele de raportare pentru a avea o imagine in ansamblu in ceea ce

priveste, spre exemple, livrarile scadente, platile ce trebuie incasate, procentajul de oferte de

vanzare ce se transforma in comenzi ferme, etc.

SAP ofera transparenta activitatilor interne corespunzatoare procesului de vanzare,

incluzand cereri de oferta, oferte, generarea comenzii, contractare si gestiunea ciclului de facturare.

Companiile beneficiaza, datorita informatizarii vanzarilor, de o imagine completa asupra ciclului de

viata al clientului, putand monitoriza starea comenzii, facturare, plata si managementul creditului. In

plus, in SAP ERP pot fi gestionate atat vanzarile pe internet, vanzarile de pe terminale mobile (ca de

exemplu PDA-uri) cat si functionalitatile de call center. Scenariul „Procesarea comenzii de vanzare”

descrie procesul complet, incapand cu activitatile premergatoare vanzarii, continuand cu creare

comenzii de vanzare si completarea acesteia si incheindu-se cu facturarea comenzii si procesarea in

paralel a crearii postarilor corespunzatoare in contabilitate financiara. Diagrama de mai jos ilustreaza

activitatile ce compun procesul de vanzare.

Primul pas in procesul de vanzare il reprezinta activitatile premergatoare vanzarii. Asadar,

acest flux poate incepe cu o cerere de oferta primita de la client. Utilizatorul introduce in sistem

aceasta cerere si ii trimite acestuia o oferta ferma. Conform reglementarilor legale in vigoare la ora

actuala, o data trimisa oferta ferma, aceasta nu mai poate fi revocata, deoarece acest lucru ii poate

cauza pierderi fundamentale clientului. In sistem, oferta de vanzare poate fi creata cu referinta la

cererea de oferta a clientului (sistemul preia in mod automat datele din cererea clientului, fara a mai

fi necesara reintroducerea acestora). Utilizatorul poate modifica in oferta data de livrare, cantitatea

sau pretul produselor oferite clientului.

O oferta acceptata de catre client se considera o comanda ferma de vanzare. Comanda se

inregistreaza in sistem, cu referinta la oferta, pentru a prelua in mod automat datele deja existente.

In comanda exista date referitoare la conditiile de desfasurare a vanzarii: termene de plata,

modalitate de plata, conditii de livrare, data de livrare, incoterms, locul de unde se face livrarea,

moneda de facturare, etc. In cazul in care acest lucru este necesar, comenzile pot fi blocate manual

pentru a nu putea fi livrate si/sau facturate.

Verificarea disponibilitatii se face doar prin simpla apasare a unui buton, in momentul

inregistrarii comenzii. Prin apasarea butonului de verificare disponibilitate, sistemul verifica in

background daca produsele comandate de client sunt disponibile pentru livrare (exista in stoc si nu

au fost facute rezervari). In cazul in care produsele exista pe stoc, sistemul le rezerva pentru

comanda de vanzare creata si, prin salvarea comenzii, se poate trece la pasul urmator – livrarea. In

cazul in care produsele nu sunt disponibile in stoc, acestea trebuie sa fie produse/ aprovizionate

(integrare cu modulele gestiune materiale sau planificare productie) si se va trece la urmatorul pas –

livrarea – o data ce produsele au ajuns in stoc. In functie de rezultatul verificarii disponibilitatii,

sistemul propune o data de livrare sau emite un mesaj de avertizare in cazul in care data de livrare

nu va putea fi respectata.

Livrarea produselor se inregistreaza in sistem cu referinta la comanda de vanzare, in vederea

preluarii automate a datelor din comanda de vanzare. Documentul cel mai utilizat in sistemul SAP

pentru a sustine procesarea livrarii este livrarea de iesire. Aceasta sustine toate activitatile de

expeditie, inclusiv ridicarea bunurilor, impachetarea, transportul si iesirea bunurilor din depozit. In

timpul procesarii livrarii de iesire informatiile legate de expeditie sunt inregistrate, iar starea

acestora este monitorizata. Livrarea de iesire reprezinta baza postarii iesirii bunurilor. Datele

necesare pentru postarea iesirii bunurilor sunt copiate din livrarea de iesire in documentul de iesire

din stoc, iar acesta din urma nu poate fi modificat manual. Pentru a aparea in acest document,

modificarile trebuie facute direct in livrarea de iesire. Cu toate acestea, pentru a asigura acuratetea

documentelor si conformitatea lor cu situatia reala, nu mai pot fi facute modificari esentiale in

documentul de iesire din stoc dupa ce acesta a fost postat.

Etapa finala a procesului de vanzare o reprezinta facturarea produselor expediate clientului.

La fiecare etapa de procesare a comenzii, respectiv a livrarii sunt disponibile informatii despre

facturare. Functionalitatile facturarii includ creare facturii in baza livrarii si a serviciilor prestate,

emiterea de credit memo-uri, debit memo-uri si facturi pro forme, anularea tranzactiilor de

facturare, metode de plata, acordarea de reduceri si transferul de date in contabilitate financiara.

Atunci cand sumele sunt incasate de la client, utilizatorul inregistreaza acest lucru in sistem, iar

sistemul posteaza in mod automat sumele in conturile corespunzatoare din contabilitate financiara.

Procesul de vanzare inregistrat in sistemul SAP este semi-automatizat, fiecare document

fiind creat cu referinta la documentul anterior. In acest fel, timpul de operare este considerabil

redus, este posibila gestionarea transparenta a intregului proces, iar probabilitatea de eroare scade.

De asemenea, problemele ce pot aparea ulterior pot fi rezolvate mult mai rapid, datorita faptului ca

sistemul faciliteaza accesul utilizatorilor la datele din perioadele anterioare.

Procesul de achizitie

Procesul de aprovizionare in SAP ERP este mai eficient decat cel traditional datorita trasabilitatii si a

imbunatatirilor aduse de automatizarea pasilor. Acesta faciliteaza achizitiile in baza planurilor de

necesar, gestiunea completa a stocurilor si raportarea tuturor activitatilor. Pe langa facilitarea

accesului la instrumentele de gestionare a relatiilor cu furnizorii, sistemul permite selectarea si

evaluarea furnizorilor si negocierea contractelor incheiate cu acestia. In imaginea de mai jos este

prezentat fluxul complet de activitati ce compun procesul de achizitie:

Primul pas in procesul de aprovizionare il reprezinta determinarea necesarului de

materiale. Acesta este identificat fie prin insumarea referatelor de necesitate intocmite de

fiecare departament, fie utilizand functionalitatea de planificare si control al materialelor.

Referatele de necesitate pot fi inregistrate de utilizatori in sistem sau pot fi generate automat

in momentul in care cantitatea existenta in stoc scade sub un anumit nivel stabilit de utilizator

(parametrizarile se fac in functie de cerintele clientului).

Dupa ce necesarul de materiale a fost determinat, urmatoarea etapa ce trebuie

parcursa este determinarea susrsei. SAP ERP ajuta la identificarea potentialilor furnizori,

luand in considerare atat furnizorii specificati in comenzile anterioare, cat si contractele de

aprovizionare pe termen lung ce au fost semnate in prealabil de companie. Acest lucru

diminueaza timpul de procesare necesar pentru crearea cererilor de oferta, iar acestea pot fi

trimise furnizorilor in forma electronica, direct din sistem.

Selectarea furnizorului poate fi facuta in mod automat, in baza unei comparatii intre

ofertele primite. Utilizatorul trebuie doar sa confirme alegerea facuta de sistem. Mai mult,

scrisori de refuzare a ofertei primite pot fi trimise in mod automat furnizorilor respinsi.

Comenzile de aprovizionare pot fi create automat sau manual, de catre utilizator, si

adopta informatiile din referatul de necesitate. De asemenea, in sistem pot fi introduse si

contractele de aprovizionare.

In cazul in care furnizorul trimite confirmari sau notificari de livrare, acestea pot fi

operate in SAP, asigurandu-se astfel posibilitatea urmaririi starii comenzii pe tot parcursul

derularii procesului de aprovizionare. Mai mult, sistemul verifica perioadele de notificare ce

au fost in prealabil specificate si, daca este necesar, tipareste sau expediaza in mod automat

aceste documente la intervale de timp predefinite. In sistem pot fi vizionate oricand starile

actuala ale tuturor referatelor de necesitate, ofertelor si comenzilor de aprovizionare

existente.

Personalul responsabil cu receptia bunurilor confirma intrarea acestora in stoc prin

simpla introducere a numarului comenzii de aprovizionare in sistem.. Prin specificarea

marginilor de toleranta, cumparatorii pot limita receptia de cantitati ce nu corespund celor din

comanda de aprovizionare.

Procesul de achizitie se incheie cu verificarea facturii, activitate in timpul careia

facturile sunt introduse in sistem, iar acuratetea preturilor este verificata. Aceasta etapa finala

creeaza o conexiune intre achizitii si contabilitate. In cazul in care exista discrepante intre

comanda de aprovizionare sau documentul de receptie a bunurilor in stoc si factura, sistemul

avertizeaza utilizatorul si, in functie de parametrizarea initiala a sistemului, blocheaza plata

facturii. Postarea facturii completeaza aceasta etapa si deci incheie procesul de aprovizionare;

istoricul comenzii de aprovizionare este actualizat si platile pentru itemii deschisi din factura

sunt initiate din contabilitatea financiara.

Gestionarea eficienta a procesului de aprovizionare este esentiala pentru a mentine

profitabilitatea unei companii la un nivel ridicat. Aceasta nu permite ca stocurile de materiile

prime necesare in procesul de productie sa se epuizeze si ajuta la evitarea stocurilor excesive,

ce duc la cheltuieli suplimentare si deci diminueaza profiturile. Utilizarea unui software

competent pentru automatizarea si monitorizarea permanenta a etapelor procesului de

aprovizionare este vitala pentru a castiga avantaje competitive in fata concurentei.

Procesul de productie

Procesul de productie joaca un rol foarte important in activitatea unei companii, de eficienta

acestuia depinzand succesul pe piata. Transparenta acestui proces este primordiala deoarece

numai monitorizand atent fiecare etapa se pot observa si corecta greselile inerente. Problema

este ca aceasta monitorizare aflata permanent in actualitate nu poate fi realizata utilizand

metodele traditionale.

Procesul de productie in SAP ERP cuprinde atat productia propriu-zisa, cat si

planificarea productiei, incluzand si conexiunile cu alte procese necesare, cum ar fi cel de

vanzari sau cel de aprovizionare. Modulul de productie din SAP ERP include si productia la

comanda cu sau fara configurarea variantelor, productia pe stoc, productia repetitiva,

reprelucrarea rebuturilor si managementul calitatii produselor, castigand astfel teren in fata

soft-urilor concurente si evidentiind caracteristicile ce il fac sa fie lider pe piata mondiala.

Planificarea productiei in SAP este un proces individual, independent, a carei

finalitate o reprezinta procesul propriu-zis de productie (asamblare). Planificarea se

realizeaza in baza previziunilor existente, putand lua insa in considerare si promotiile,

influentele sezoniere sau valorile individuale ale cererii din perioadele trecute. Planificarea

capacitatilor se efectueaza la acest nivel pentru a determina din timp lipsa de resurse necesare

productiei. O viziune completa a procesului de planificare productie este prezentata in figura

de mai jos.

Cerintele de productie sunt reflectate in sistem sub forma cantitatilor planificate de

produs pentru o anumita perioada de timp si nu sunt create numai in baza cerintelor

clientului. In general, planul de productie este realizat utilizand cantitati ce rezulta atat din

cerintele anterioare, cat si din previziunile legate de nivelul viitor al vanzarilor. Planificarea

vanzarilor si operatiilor (PVO) genereaza planuri de productie si/sau de vanzare, ce pot fi

valabile pentru o anumita perioada de timp (spre exemplu: zilnic, saptamanal, lunar, etc.).

Managementul cererii face legatura intre functionalitatile neceasre in productie si

cantitatile ce rezulta din plan. In aceasta etapa, in baza planurilor existente, sunt determinate

cantitatile necesare si datele la care produsele finite trebuie sa fie disponibile in stoc.

Planificarea datelor de productie (PDP) este o etapa optionala, rar utilizata in procesul

de planificare productie. Aceasta permite ca resursele critice sa fie planificate cu atentie

sporita.

Urmatorul pas ce trebuie efectuat in cadrul procesului de planificare productie il

reprezinta planificarea necesarului de materiale (PNM). Acest pas reprezinta planificarea

detaliata a programului de productie pentru componentele si materialele necesare. PNM-ul

este o functionalitate a sistemului si se ruleaza pe intreaga unitate logistica, fie restrictionat,

in functie de anumite produse sau persoane responsabile, fie pentru toate materialele

planificate in unitatea logistica respectiva. Rezultatul rularii PNM-ului il constituie comenzile

planificate de productie (pentru materialele ce sunt produse in unitatea logistica), respectiv

referate de necesitate (pentru materialele ce sunt achizitionate de la furnizori).

Ultima parte a procesului de planificare productie o reprezinta conversia comenzilor

planificate in comenzi de productie, respectiv a referatelor necesitate in comenzi ferme de

aprovizionare, dupa caz. Aceasta conversie se poate face fie manual, pentru fiecare material

in parte sau colectiv, pentru mai multe materiale, fie in mod automat, potrivit specificatiilor

utilizatorilor.

Procesul de executie productie este procesul in care fluxul de activitati ce trebuie

intreprinse pentru a produce un material sunt mapate in sistemul SAP. O imagine detaliata a

procesului de executie productie este prezentata in imaginea de mai jos.

Obiectul central in procesul de executie productie il reprezinta comanda ferma de

productie. Aceasta rezulta din conversia comenzii planificate de productie. Materialele ce

sunt incluse in comanda de productie trebuie sa aiba create in sistem un LDM (lista de

materiale) si o fisa tehnologica. Lista de materiale reprezinta o descriere a materialelor,

respectiv cantitatilor, necesare pentru asamblarea produsului finit. Fisa tehnologica reprezinta

o lista a operatiunilor ce trebuie intreprinse in departamentul de productie pentru a rezulta

produsul finit.

Inainte de salvarea comenzii, sistemul efectueaza o verificare a disponibilitatii

capacitatilor, pentru a evita supraincarcarea centrelor de lucru. In acelasi timp, este efectuata

si o verificare a materialelor disponibile, rezultand in mod automat, fie referate de necesitate,

fie comenzi de aprovizionare pentru materiile prime necesare pentru asamblarea produsului

finit, dar care nu sunt disponibile in stoc in momentul lansarii comenzii de productie.

Un alt pas premergator salvarii comenzii este eliberarea acesteia, devenind astfel

vizibila angajatilor din departamentul de productie. In functie de parametrizarile realizate,

comanda poate fi tiparita la salvare. Dupa salvarea comenzii, materiile prime si materialele

intermediare necesare in procesul de productie sunt transferate din depozitele in care se afla

in depozitul de productie, pentru a putea fi utilizate la asamblarea produsului finit. In

momentul incheierii executiei comenzii de productie se inregistreaza consumurile si se face

receptia produselor finite in stoc.

Ultimul pas al procesului de executie productie il reprezinta inchiderea comenzii de

productie si inregistrarea costurilor acesteia, activitate ce interactioneaza cu modulul de

contabilitate financiara.

Procesul de productie este poate cel mai complex proces din sistemul SAP, avand

numeroase variante pentru a satisface nevoile diversificate ale clientilor. Transparenta oferita

de sistem este un atu pentru o mai buna gestionare a afacerilor. Utilizand software-ul pentru a

gestiona procesele de productie se castiga in transparenta si trasabilitate si se evita birocratia

excesiva si lipsa de control asupra documentelor lipsite de actualitate.

Date de baza SAP ERP utilizate in procesul de aprovizionare

In SAP nivelurile organizatorice reprezinta o replica a structurii organizatorice legale a unei

companii. Determinarea nivelurilor organizatorice este un par important in proiectul unui client. Mai

mult, este esential ca aceasta determinare sa fie adecvat in vederea realizarii cu succes a activitatilor

ulterioare. Nivelurile organizatorice sunt definite in Customizare, Structura intreprinderii.

Client

In SAP clientul reprezinta o unitate superioara tuturor celorlalte structuri, care este

independenta atat din punct de vedere legal, cat si organizatoric, avand date de baza si seturi de

tabele separate. Din punct de vedere business clientul reprezinta, de exemplu, o corporatie.

Clientul este situat la cel mai inalt nivel ierarhic in SAP R/3. Specificatiile sau datele efectuate

la acest nivel sunt aplicabile tuturor codurilor de companie si tuturor unitatilor organizatorice.

Asadar, datele si specificatiile introduse la nivel de client nu se introduc decat o singura data, ceea ce

asigura un statut unitar al datelor.

Cod de companie

Codul de companie este cea mai redusa unitate organizatorica de contabilitate externa

pentru care poate fi intretinut un sistem separat de inregistrari contabile. Din punct de vedere

business un cod de companie poate reprezenta o unitate independenta ce isi creeaza propriul bilant

contabil, de exemplu o sucursala a corporatiei.

Intr-un client pot fi create mai multe coduri de companie pentru a crea seturi separate de

documente contabile. O functionalitate specifica de customizare poate fi utilizata pentru a copia un

cod de companie existent. Specificatiile independente de codul de companie trebuie create

individual pentru fiecare cod de companie in parte.

Unitate logistica

Unitatea logistica este o unitate organizatorica ce imparte companie din punct de vedere al

productiei, aprovizionarii si planificarii materialelor.

Ca exemplu business, o unitate logistica poate reprezenta o varietate de entitati intr-o

companie, cum ar fi:

• Centru de productie

• Centru de distributie

• Centru de vanzare regional

• Locatie de efectuare a service-ului

Atunci cand se creeaza o noua unitate logistica este indicat ca aceasta sa fie creata utilizand

functionalitatea de copiere.

Loc de depozitare

Locul de depozitare este o unitate organizatorica a carei utilitate este facilitarea diferentierii

stocurilor de material dintr-o unitate logistica. Gestiunea stocurilor pe baza cantitativa este

efectuata in unitatea logistica la nivel de loc de depozitare. Inventarul fizic este de asemenea

efectuat la acest nivel.

Structura companiei este creata prin alocarea nivelurilor organizatorice unul altuia. Un client

poate deci sa contina mai multe coduri de companie, un cod de companie poate contine mai multe

unitati logistice, etc. Cu toate acestea, o unitate logistica poate apartine unui singur cod de

companie in SAP.

Grup de aprovizionare

Grupul de aprovizionare este o cheie pentru un cumparator sau un grup de cumparatori care

sunt responsabili pentru anumite activitati de aprovizionare. Pe plan intern, grupul de aprovizionare

este responsabil pentru aprovizionarea unui grup de materiale sau unei clase de materiale. Pe plan

extern, grupul de aprovizionare este principalul canal prin intermediul caruia compania

achizitioneaza materii prime de la furnizorii sai. In structurile organizatorice SAP, grupul de

aprovizionare nu este alocat altor unitati ale structurii organizatorice. Grupurile de aprovizionare

sunt definite in customizare pentru gestiunea materialelor.

Organizatie de aprovizionare

Organizatia de aprovizionare este o unitate organizatorica logistica ce divide companie in

concordanta cu necesarul sau de aprovizionare. Organizatia de aprovizionare achizitioneaza

materiale sau servicii, negociaza conditiile de aprovizionare cu furnizorii si isi asuma

responsabilitatea pentru aceste tranzactii.

Aprovizionarea poate fi integrata in structura companiei alocand organizaria de

aprovizionare unui cod de companie sau unor unitati logistice. Aceasta inseamna ca SAP permite

efectuarea aprovizionarii la nivel centralizat sau la nivel descentralizat, in functie de nevoile

companiei. De asemenea, combinatii intre aceste forme de organizare sunt posibile, iar trei tipuri

diferite de organizatii de aprovizionare au luat nastere:

Organizatii de aprovizionare specifice unitatii logistice

In aprovizionarea specifica pentru o unitate logistica, o organizatie de aprovizionare este

responsabila pentru achizitionarea materialelor pentru o singura unitate logistica.

Organizatii de aprovizionare cross-plant

In cazul in care o organizatie de aprovizionare achizitioneaza materiale si servicii pentru mai

multe unitati logistice apartinand aceluiasi cod de companie, se utilizeaza organizatiile de

aprovizionare „cross-plant”. Pentru a realiza acest lucru, organizatia de aprovizionare se aloca in

customizare codului de companie. Ulterior, unitatile logistice trebuie alocate la randul lor

organizatiei de aprovizionare responsabila.

Organizatii de aprovizionare cross-company-code

In cazul in care o organizatie de aprovizionare achizitioneaza materiale si servicii pentru un

cod de companie, se utilizeaza organizatiile de vanzare „cross company code”. Pentru a crea o

organizatie de vanzare „cross-company-code” nu este necesara alocarea organizatiei de

aprovizionare la un cod de companie in Customizare. Pentru a utiliza acest tip de organizatie de

aprovizionare, la crearea comenzii de aprovizionare sistemul va solicita introducerea codului de

companie pentru care doriti sa achizitionati materialul.

Nomenclator articole

Datele de baza ale materialului contin descrieri ale articolelor si partilor pe care o companie

le cumpara, produce si stocheaza. Baza de date ce contine materialele este depozitul central ce

contine informatii specifice materialelor (toate datele despre stocurile existente si evaluarea

materialelor). Integrar tuturor datelor caracteristice unui produs intr-un singur set de date de baza

elimina problema redundantei datelor si face posibil ca datele stocate sa fie utilizate atat de

departamentul de aprovizionare, cat si de alte departamente.

Datele stocate in material sunt separate in imagini individuale reflectand departamentele

din companie care utilizeaza aceste date; acestea vor fi prezentate in continuare:

Date de baza: Informatii generale (de exemplu, text scurt material, unitate de masura de baza,

greutate, volum)

Vanzari: Informatii legate de comenzile de vanzare si preturi (de exemplu, pretul de vanzare,

cantitatea minima ce poate fi comandata, numele responsabilului din departamentul de vanzari)

Aprovizionare: Date pentru un material caracteristice aprovizionarii (de exemplu, grupul de

aprovizionare responsabil, limite de toleranta pentru supra- si sub-livrari, unitatea de achizitie a

materialului, etc.)

Planificarea necesarului de materiale (PNM): Informatii despre planificarea necesarului de materiale

(stoc de siguranta, timp planificat de livrare, punct de reinnoire a comenzii, etc.)

Contabilitate: Informatii relevante pentru evaluarea materialului respectiv si pentru calculul costului

(de exemplu, control de pret, pret curent si pret viitor, evaluare actuala)

Depozitare: Informatii cu privire la depozitarea si stocarea unui material (de exemplu, unitate de

iesire din stoc, conditii de stocare, dimensiunile ambalajului, etc.)

Datele de baza ale unui material sunt intretinute la diferite niveluri organizatorice. Din

punctul de vedere al aprovizionarii, datele de baza ale unui material sunt intretinute la nivelurile

organizatorice de client si respectiv de unitate logistica.

Client

La nivel de client sunt intretinute toate datele aplicabile grupului de companii dintr-un trust,

tuturor unitatilor logistice si tuturor depozitelor apartinand unei corporatii. Exemple de date de

material valabile la nivel de client sunt grupul materialului, descrierea acestuia, conditiile de

depozitare (temperatura, mentiuni suplimentare ca de exemplu daca materialul este exploziv sau

perisabil, etc.) si campul text de comanda de aprovizionare.

Unitate logistica

La nivel de unitate logistica sunt intretinute datele relevante pentru bransele individuale ale

trustului, unitati logistice sau departamente dintr-o anumita companie. Datele specifice

aprovizionarii sunt in general intretinute la acest nivel. Exemple de astfel de date sunt grupul de

aprovizionare, unitatea de aprovizionare si diferiti indicatori de control (cum ar fi necesarul de liste

de surse pentru comenzi de vanzare automate, sau utilizarea aranjamentelor pe baza de cote).

Tipuri de material

La crearea datelor de baza de material, un tip de material trebuie alocat acestuia (ca de

exemplu materii prime sau semifabricate). Tipul de material determina selectia conturilor in care se

efectueaza inregistrarile atunci cand un material este receptionat in depozit sau atunci cand iese din

depozit. Mai mult, tipul de material determina gama de numere alocata materialului si tipul de

alocare a numarului (daca numarul este alocat intern de catre sistem sau extern de catre utilizator).

Tipul de material determina si/sau controleaza:

• Procesele business in care este utilizat materialul

• Tipul de alocare a numarului

• Ce imagini apar si in ce ordine

• Utilizatorii apartinand caror departamente pot introduce / modifica date

• Tipul de aprovizionare a materialului (daca materialul este produs intern, achizitionat extern,

sau ambele variante sunt posibile)

• Actualizarea cantitatilor si a valorilor in zonele de evaluare relevante

Nomenclator furnizori

Datele de baza ale furnizorilor contin informatii cu privire la furnizorii unei companii. Aceste

informatii sunt inregistrate in date de baza individuale pentru fiecare furnizor. Pe langa numele si

adresa furnizorului, datele de baza contin date cum ar fi:

• Moneda utilizata in tranzactiile cu furnizorul respectiv

• Termenii de plata

• Numele persoanelor de contact importante (echipa de vanzari)

Tinand cont de faptul ca furnizorul este un creditor pentru companie, datele de baza ale

furnizorului contin de asemenea date de contabilitate, cum ar fi contul de reconciliere (control) din

contabilitatea de Carte Mare.

Datele de baza ale furnizorului contin date structurate pe trei niveluri:

Date generale: Aceste date se aplica in mod egal tuturor codurilor de companie si fiecarei organizatii

de aprovizionare din compania utilizatorului SAP (de exemplu, adresa, numerele de telefon si limba

in care se comunica cu furnizorul).

Date la nivel de cod companie: Aceste date sunt intretinute la nivel de cod de companie (astfel de

date sunt tranzactiile de plata sau numarul de cont de reconciliere).

Date de aprovizionare: Aceste date sunt importante pentru aprovizionare si sunt intretinute la

nivelul fiecarei organizatii de aprovizionare existente (de exemplu, persoane de contact si termeni

de livrare).

Rolurile partenerului de afaceri

Partenerul de afaceri (furnizorul) isi poate asume mai multe roluri vis-a-vis de companie. De

exemplu, intr-o tranzactie de aprovizionare, un partener de business este in primul rand cel caruia i

se adreseaza comanda, apoi furnizorul de bunuri, apoi cel ce factureaza si in cele din urma cel ce

este platit. O conditie esentiala pentru utilizarea rolurilor partenerului de afaceri este existenta unor

date de baza corespunzatoare pentru partenerul respectiv.

Nu intotdeauna toate rolurile intr-o transactie sunt asumate de acelasi partener de afaceri;

un numar de firme poate fi implicat in asumarea acestor roluri. Din acest motiv utilizatorul SAP are

optiunea de a defini rolurile relevante ale partenerilor in datele de baza ale furnizorilor, fie la nivel

de organizatie de aprovizionare, fie la nivel de unitate logistica. Acesti parteneri sunt ulterior utilizati

ca valori standard in documentele relevante. De exemplu, partenerul care factureaza este extras din

datele de baza ale furnizorului in comanda de aprovizionare si va aparea ca valoare standard atunci

cand factura este inregistrata in sistem.

Nomenclator surse de aprovizionare

In aceasta ultima parte a cursurilor va fi prezentata modalitatea de definire a preturilor

materialelor in functie de furnizor in sistem. Aceste date de baza sunt in general tratat ca surse de

aprovizionare. Sursele de aprovizionare posibile sunt info recorduri de aprovizionare si contracte

generale de aprovizionare (contracte si contracte cu programare).

Info Record Aprovizionare

Info record-ul de aprovizionare reprezinta o sursa de informatie pentru departamentul de

aprovizionare. El contine date despre anumite materiale si furnizorii acestore. Poate contine date ca

pretul actual al materialului pentru fiecare furnizori. Preturile si celelalte date stocate in info record

sunt utilizate ca valori standard in documentele specifice (de exemplu: comenzi de aprovizionare).

Acorduri de aprovizionare

Contractele de aprovizionare generale sunt contracte pe termen lung intre o organizatie de

aprovizionare si un furnizor, continand furnizarea de materiale sau de servicii, in conditii

predeterminate. Acestea se aplica pentru o perioada predefinta de timp si o cantitate predefinita

sau o valoare totala de aprovizionare. Cele doua tipuri de acorduri generale de aprovizionare sunt

contractele si acordurile de programare.

Info record

La crearea unui info record, anumite date sunt extrase din datele de baza de material si

respectiv cele ale furnizorului si introduse in info record ca date standard. Daca info record-ul se

genereaza automat atunci cand un document de aprovizionare este creat sau modificat, datele

relevante din documentul in cauza sunt transferate in info record ca valori standard (de exemplu,

preturile dintr-o cotatie sunt adoptate in info record). Un info record contine informatii ca:

• Pretul actual si costurile de livrare pentru organizatie de vanzare responsabila sau pentru

unitatea logistica

• Numarul ultimei comenzi de aprovizionare

• Numarul cererii de oferta, daca info-record-ul este generat automat

• Istoricul de preturi din comenzile de vanzare

• Limitele de tolerante pentru supra- si sub-livrari

• Timpul de livrare planificat al furnizorului pentru materialele comandate

• Date de evaluare ale furnizorului

Exista doua tipuri de info record:

Info record-uri cu date de baza material (de exemplu, materiale stocabile): acestea reflecta relatia

dintre material sau serviciu si furnizor

Info record-uri fara date de baza material (de exemplu, material consumabil): acestea reflecta relatia

dintre material sau serviciu fara date de baza si furnizor

Acorduri generale de aprovizionare

Acordurile generale de aprovizionare sunt contracte pe termen lung cu un anumit furnizor,

prevazind furnizarea de materiale si de servicii ce fac subiectul unor conditii nedeterminate. Acestea

se aplica pentru o perioada de timp predefinita si o cantitate predefinita sau o valoare de achizitie

totala.

Un acord general de aprovizionare nu contine date specifice de livrare sau cantitatile exacte

ce urmeaza a fi livrate. Aceste date sunt transmise furnizorului intr-o anumita modalitate, in functie

de tipul de acord general care este utilizat. Furnizorul poate fi notificat de cantitatile si datele

livrarilor fie intr-o forma specializata de comanda de aprovizionare ce poarta numele de comanda de

eliberare contract sau printr-un program de livrare.

Un acord general de aprovizionare poate fi un contract sau un contract cu programare. Exista doua

diferente de baza in utilizarea acestor doua tipuri de acorduri:

Volumul documentelor

In cazul unui contract, ca regula generala, sunt create noi comenzi de aprovizionare in sistem

ori de cate ori se doreste livrarea bunurilor sau serviciilor in baza contractului. In cazul acordului de

programare, pe de alta parte, exista un singur document in afara acordului propriu-zis; acesta

contine programul de livrare, care este extins in mod continuu pe masura ce noi date de livrare si

cantitati necesare sunt adaugate

Utilizarea in planificarea automatizata a materialelor

Planificarea necesarului poate fi customizata astfel incat materilele ce fac obiectul

contractului sa fie alocate in mod automat unui material ce face obiectul contractului ca sursa de

aprovizionare. Cu toate acestea, necesarul trebuie sa fie convertit in comanda de aprovizionare

(comanda de eliberare contract). In cazul unui acord de programare este posibil sa se genereze firesc

liniile de programare pentru livrare la rularea planificarii, reducand asadar timpul de procesare al

departamentului de aprovizionare.

Tipuri de contracte de aprovizionare

Exista trei tipuri de contracte de aprovizionare ce pot fi utilizate, dupa cum urmeaza:

Contract cantitativ (MK)

Contractul este onorat atunci cand o cantitate tinta prestabilita pentru fiecare material ce

face obiectul contractului este livrata ca rezultat al emiterii de comenzi de eliberare.

Contract valoric (WK)

Contractul este onorat atunci cand o valoare tinta totala, prestabilita (valoarea totala a

tuturor materialelor ce fac obiectul contractului) este livrata ca rezultat al emiterii de comenzi de

eliberare.

Contract distribuit

Aceste contract sunt agreate central si sunt facute disponivile altor sisteme R/3 pentru

emiterea de comenzi de eliberare in virtutea contractului. Utilizatorul poate crea contracte intr-un

sistem SAP si le poate face disponibile altor sisteme SAP independente (adica, acestea pot fi

distribuite altor sisteme). Sistemul central in care contractul este creat si sistemele locale care

achizitioneaza utilizand acest contract sunt sisteme SAP independente. Datele trebuie asadar sa fie

identice in fiecare sistem individual. Pentru a asigura consistenta datelor si corespondenta continua

a acestora, acestea sunt schimbate utilizand sistemul ALE (Application Link Enabling).

Acorduri de programare

Un acord de programare este o intelegere pe termen lung cu un furnizor ce vizeaza

furnizarea de materiale in conditii predeterminate. Conditiile sunt valide pentru o perioada

predefinita de timp si pentru o cantitate totala ce trebuie furnizata.

Acordurile de programare au numeroase avantaje printre care:

- Utilizarea acordurilor de programare permite reducerea timpului de procesare si a

documentelor utilizate in companie. Un program de livrare creat pentru un contract de

programare poate inlocui un numar mare de comenzi standard de aprovizionare sau de

comenzi de eliberare in baza contractului.

- Liniile de livrare independente nu constituie un document independent ci fac parte din

programul de livrare. Aprovizionarea prin acorduri de programare permite deci reducerea

volumului de documente utilizate.

- Stocurile pot fi reduse la minim prin intermediul aplicarii principiului de livrari Just-in-Time

(JIT), implicand specificarea timpilor exacti de livrare astfel incat este minimizat intervalul

temporal de stocare a materialelor.

- Furnizorii beneficiaza si ei datorita faptului ca nu trebuie sa livreze intreaga cantitate intr-o

singura transa, ci in mai multe transe, in concordanta cu liniile de livrare individuale. Acestia

primesc notifcari cu privire la cantitatile de necesar si respectiv datele de livrare, cu suficient

timp inainte.

Exista doua tipuri de acorduri de programare, dupa cum urmeaza:

Fara eliberare de documentatie (tip document LP in sistemul standard)

Liniile de programare pentru livrare au caracter oficial – acestea sunt transmise furnizorului

imediat ce sunt salvate in sistem. Sistemul nu documenteaza in detaliu eliberarile ce au fost trimise

furnizorului, efectuate in baza acordului de programare. Asadar, in cazul unui tip de document fara

documentatie de eliberare, facilitatile de control al mesajelor trebuie instalate astfel incat mesajul

este trimis imediat furnizorului in cazul in care schimbarile sunt facute programului de livrare

inregistrat in sistem.

Cu eliberare de documente (tip document LPA in sistemul standard)

Daca utilizati acorduri de programare cu documentatie de eliberare, liniile de programare

livrare nu sunt transmise direct furnizorului. Initial, aceste linii de programare livrare stocate in

sistem in baza unui acord de programare LPA sunt doar pentru informare interna. Mesajul este

transmis furnizorului doar in momentul in care este creata in mod explicit o eliberare, bazata fie pe o

estimare (FRC) fie pe un program de livrare Just-in-Time (JIT). In acest proces reprezentarea liniilor

de programare poate fi modificata. Datorita existentei documentatiei de eliberare, eliberarile pot fi

afisate (programul de livrare trimis furnizorului intr-o anumita perioada de timp). Acest lucru

permite utilizatorului sa vizualizeze datele la care informatiile au fost trimise catre furnizor si deci

ofera trasabilitate.

Exista doua tipuri de acorduri de programare cu eliberare de documente:

- Program de livrare in baza estimarilor. Poate fi utilizata pentru a oferi furnizorului o vedere

in ansamblu cu privire la necesarul de materiale pe termen mediu.

- Program de livrare Just-in-Time. Poate fi utilizat pentru a informa furnizorul de necesarul pe

termen scurt. Acest tip de programare arata necesarul zilnic sau poate chiar orar in unele

cazuri.