SUPPLY-CHAIN

FARMASI RUMAH SAKIT

Angga P. K, Apt., MARS

Semester Gasal 2014/2015

Prodi Apoteker

Fakultas Farmasi

UNPAD

2014

Tujuan Pembelajaran

Mahasiswa mampu:

1. Menjelaskan definisi supply-chain

2. Menjelaskan istilah yang sering digunakan

dalam supply-chain

3. Melakukan analisis perencanaan dengan

salah satu metode dan evaluasinya

Ruang Lingkup FRS

Pasien Selamat

Supply chain

SDM

ICT

Marketing

Mutu

Visite

PTO

TDM

PIO

Konseling

Apoteker

Dokter

Perawat KIE

Non-Klinis

Klinis

P

r

o

d

u

k

s

i

Infection

control

TPN

Struktur Organisasi FRS3

PERBEDAAN SUPPLY CHAIN,

LOGISTIK, DAN

INVENTORY???

Global Supply Chains

8

Global Supply Chains

9

2011 Pearson Education, Inc. publishing as Prentice Hall

A Supply Chain for Beer

Materials Movement

RE

CE

IVIN

G

Storage

Work

center

Work center Work center

Storage

Work

center

Storage

Shipping

Supply Chain Management

CONCEPT: Importance of Relationship

SUPPLY CHAIN = VALUE CHAIN

INTEGRATED

ORGANIZATIONS

Supply chain management is the

integration of the activities that procure

materials and services, transform them into

intermediate goods and final products, and

deliver them through a distribution system

Council of Logistics Management, 1988:

Logistics is the process of planning,

implementing, and controlling the efficient, cost

effective flow and storage of raw materials, in-

process inventory, finished goods, and related

information from point of origin to point of

consumption for the purpose of conforming to

consumer requirements.

SUMBERDAYA RS Sumberdaya manusia

Sumberdaya non-manusia: PERALATAN

PERLENGKAPAN

METODE/TEHNOLOGI

BAHAN LOGISTIK

INFORMASI

U A N G

Produksi

Transaksi

Perebutan

Pelanggan

S D M

Pelanggan

Konsumen

Jasa YanMed

dan JangMed

Non-SDM

Manajemen

RS

S O P

Obat-obatan dan bahan farmasi

Alat medis habis pakai

Alat tulis kantor

Cetakan

Lauk pauk

Suku cadang pemeliharaan

Alat rumah tangga dan kebersihan

Bahan Logistik

OBAT dan BAHAN

FARMASI

S I F A T ?

DISTRIBUSI ?

1. Drugs save lives and improve health

2. Drugs promote trust and participation in

health services

3. Drugs are costly

4. Drugs are different from other consumer

products

5. Substantive improvement in the supply and

use of drugs are possible

S I F A T ?

DISTRIBUSI ?

ALAT MEDIS

HABIS PAKAI

Tujuan Supply Chain

Ketersediaan dan Kesiapan (ready for use) setiap

saat dibutuhkan, mencakup

Jumlah

Jenis

Kualitas / Fungsi (spesifikasi)

Waktu

Secara EFISIEN

22

Pengendalian

Perencanaan

Penyimpanan

Pengadaan

Penganggaran Pemusnahan

Distribusi

Meliputi perencanaan:

Prosedur pengadaan

Perencanaan kebutuhan fisik, seperti ruangan dan peralatan.

Target Pelayanan Kesehatan

Indeks satuan kebutuhan

Penggunaan bahan logistik yang lalu

Alokasi Anggaran

Alokasi Pengadaan dan Waktu

Perencanaan KEBUTUHAN untuk satu tahun

Biasanya perencanaan kebutuhan logistik tersebar dalam perencanaan kegiatan / mata anggaran

Usulan kebutuhan dari setiap satuan kerja

Mencakup setiap jenis bahan logistik

Perhitungan kebutuhan berdasarkan Rencana Kegiatan Operasional

Pemakaian tahun lalu

Persediaan gudang

Lanjutan

Penetapan jenis, jumlah dan spesifikasi berdasarkan

kebijakan Direksi

Disusun menurut time frame (setahun, semester, triwulan,

bulanan)

Target Kegiatan

Jenis Kegiatan

Kebutuhan bahan logistik setiap jenis kegiatan

Kebutuhan cadangan / tak terduga

Indeks Kebutuhan

Standar Baku Kebutuhan Bahan Logistik

Ditetapkan oleh Kepala Dinas/Direktur

Direview secara berkala

Prosedur darurat / penyimpangan

Perencanaan dlm SCM pemenuhan kebutuhan

Penentuannya dipengaruhi oleh :

Pemakaian tahun yang lalu

Sisa persediaan (stok akhir)

Anggaran

Epidemilogi (pola penyakit)

Slow & Fast Moving

VEN & ABC

Rekomendasi KOMDIK

Pengembangan

METODE PERENCANAAN

Metode Perencanaan 1.Metode Konsumsi

2.Metode Epidemiologi (Morbiditas)

3.Gabungan Keduanya

TUGAS 1 1. Kerjakan perencanaan dengan metode

Epidemiologi/Morbiditas

2. Kerjakan perencanaan dengan metode

Adjusted Consumption

Bahan: http://goo.gl/BqF3op

Masalah Perencanaan Mutu data

Staf yang kurang memenuhi syarat

Pemilihan jenis obat kurang tepat utk beban peny. Yg dihadapi

Obat terlalu banyak/sedikit

Memasukkan obat2 yg kurang diperlukan

Memilih sediaan yg mahal padahal bentuk sediaan murah tersedia.

Perencanaan Harus Dapat

Menjawab Apa yang dibutuhkan

Dimana dibutuhkan ( ruang/Instalasi)

Kapan dibutuhkan

Jumlah yg dibutuhkan

Anggaran yang dibutuhkan

Siapa yg mengurus (Bertanggung jawab)

Mengapa barang tersebut diperlukan

Bagaimana cara mengadakannya.

1. Bottom up User

2. Generic Name / Istilah baku

3. Pola penyakit & Standar terapi & VEN Komite Medik (KFT)

4. Berapa banyak Jml. Kunjungan , Jml Tind., BOR, ALOS

5. Ketentuan yg berlaku :

Daftar Kebutuhan

Barang Farmasi

(Generic name)

FORMULARIUM

(Brand-Name )

EVALUASI ABC analisis - Nilai Inves. - Pemakaian - Kritis

METODE ANALISIS EVALUASI

KLASIFIKASI OBAT ( VITAL, ESSENSIAL ,NON ESSENSIAL )

V = X VA VB VC

E = Y EA EB EC

N = Z NA NB NC

Lanjutan

F

VA S

F

VB S

F

VC S

F

EA S

F

EB S

F

EC S

F

NA S

F

NB S

F

NC S

Analisis VEN

TUGAS 2 1. Kerjakan analisis evaluasi dengan metode

VEN

Bahan: http://goo.gl/7ZFpnA

Analisis ABC

ABC INDEKS KRITIS ABC Nilai Kritis

A= 2,1-3 B = 1,1- 2 C = 0,1 1

ABC Nilai Investasi

A =3 B = 2 C = 1

ABC Nilai Pakai

A = 3 B = 2 C = 1

TIAP BARANG MEMPUNYAI 3 NILAI : Kritis; Investasi; Pemakaian

( W1 W2 W3 )

Lanjutan .

Analisis ABC- NILAI KRITIS

- Daftar kebutuhan barang

- Minta user mengevaluasi

1. Kelompok X Tdk dapat diganti (hrs selalu tersedia)

2. Kelompok Y dapat diganti & kosong < 48 jam

3. Kelompok Z dapat diganti & kosong > 48 jam

4. Diluar X,Y,Z Kelompok O = 0

Tiap kelompok dijumlah dan dibagi dengan jumlah pemakai nilai kritis rata rata dari tiap barang /obat

Nilai Investasi dan Pemakaian Caranya :(Untuk Investasi)

1. Hitung jumlah pemakaian/tahun : utk satuan unit barang

2. Kalikan dengan harga per-unit (nilai pemakaian setahun)

3. Urut ke bawah, mulai dari yg tertinggi

4. Hitung persen kumulasi

5. 0-70% A

71-90 % B

91-100 % C

Lanjutan .

Untuk Pemakaian : Urut dari pemakaian tersering (terbanyak)

s.d terkecil

Dicari % pemakaian & % Kumulatif Daftar kebutuhan

Berdasarkan A= 70 % pemakaian ;B = 20% pemakaian dan

C = 10% pemakaian

V VA VB VC

E EA EB EC

N NA NB NC

Tabel Daftar Penggunaan

Obat

A: 10-20% items used, spent 75-85% of fund

B: 10-20% items used, spent 15-20% of fund

C: 60-80% items used, spent 5-10% of fund

*fund from value of annual consumption

1. Buatlah daftar penggunaan obat tahun

lewat seperti pada tabel penggunaan obat

sebelumnya, dari kolom 1 sampai 5

2. Jumlah minimal item obat 40 (silakan

tentukan sendiri)

3. Lakukan analisis evaluasi ABC

Bahan: http://goo.gl/qbVIqy

Analisis Kategori

Terapi

Analisis

Perbandingan

Harga

Analisis Lead Time & Waktu

Pembayaran

Analisis Kadaluarsa

Analisis Biaya Tertutup

TUGAS

Dibuat menurut pola baku / kebijakan yang mengatur mekanisme

penyusunan anggaran

Harga satuan yang digunakan, bersumber dari Instansi lain, Daftar

Harga dari pema sok (harus cross

check)

Alokasi anggaran untuk setiap jenis / kelompok jenis bahan logistik

Lanjutan

Penetapan sumber anggaran yang akan

dipakai untuk pengadaan setiap jenis /

kelompok jenis bahan logistik

Antisipasi terjadinya lonjakan harga

Alokasi Anggaran

Besarnya alokasi untuk pengadaan bahan logistik

Sumber anggaran untuk pengadaan bahan logistik

Alokasi Kebutuhan Darurat

Metode Pengadaan

RE

N

G A

R

A D

A

P A

N

DIS

T

P U

S

D A

L

REN

LAK

DAL

? ? ? ? ? ? ?

? ? ? ? ? ? ?

? ? ? ? ? ? ?

SL

M

Strategi Pendanaan

Hitung dulu rencana penerimaan baru berhitung rencana pengeluaran

Hitung dulu rencana pengeluaran / kebutuhan anggaran, baru mencari sumber2 pendapatan untuk membiayai pengeluaran

Meningkatkan penerimaan : Upaya meningkatkan subsidi Pemerintah,

Bantuan Luar Negeri, Grant dll

Meningkatkan Pendapatan Fungsional dan Non Fungsional Rumah Sakit

Lanjutan .

Meningkatkan Pendapatan, dg cara

Meningkatkan jumlah pengunjung dengan

MENINGKATKAN MUTU JASA (Produk)

MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN

(Transaksi, delivery of product)

Meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya

Menyesuaikan (naik dan turun) tarip, sesuai strategi bersaing.

Pengadaan

Pembelian obat jadi langsung atau dengan cara produksi.

Jangka waktu pembelian harus diatur

Pengadaan obat-obatan yang tidak ada di rumah sakit (steril/non steril)

Kualitas yang memadai dan harganya murah,

meliputi :

Obat yang tidak stabil dalam penyimpanan lama.

Obat yang dikendaki dalam bentuk tertentu atau obat dengan formula dan konsentrasi

khusus,

Obat yang dibuat untuk penelitian

Sesuai dengan ketentuan dan kebijakan

pengadaan yang berlaku (untuk RS

Pemerintah: Keppres, Perda, Peraturan

Dinkes, Kebijakan intern RS)

Waktu pengadaan, berdasarkan pada

kriteria bahan (Vital, Esensial, Normal)

dan penyerapan penggunaan (Fast and

Slow moving item)

Lanjutan

Cara Pengadaan

P e m b e l i a n

Produksi sendiri

Sumbangan, grant, hibah

Konsinyasi

Lanjutan ..

Pembelian

Pelelangan

Pemilihan / Perbandingan

Pengadaan Langsung

Pengadaan yang dilakukan dengan pelelangan

sebaiknya barang2 yang SLOW MOVING

Barang2 yang Vital dan Esensial yang sifatnya

FAST MOVING, dengan pengadaan langsung

Penghitungan volume pengadaan

1.Sesuaikan dengan RENCANA

2.Sesuaikan dengan evaluasi kebutuhan

riil saat ini

3.Perhatikan persediaan

4.Perhatikan kapasitas gudang

Penerimaan Barang

Periksa Kesesuaian barang dengan surat pesanan

Periksa kondisi FISIK

Periksa kesesuaian waktu penyerahan barang

Buatkan Berita Acara Penerimaan

Barang

Penyimpanan

Disimpan di dalam gudang barang medik.

beberapa sistem penyimpanan:

Spot location system

Sequence location system

Size location system

Raw material store

Popularity location system

Ruangan khusus

Antisipasi fluktuasi kebutuhan

Antisipasi fluktuasi harga

Menghindari Out of Stock

Menjaga kualitas persediaan

Menjamin kelancaran pendistribusian

Istilah

Persediaan Minimal

Persediaan Maksimal

Persediaan Pengaman

Lead Time

FIFO, LIFO dan FEFO

Bendaharawan Barang dan

Penanggung Jawab gudang

Pencatatan dan Pelaporan

Buku Besar/Buku Induk

Kartu Stok

Kartu Gantung/Stelling

Laporan Bulanan, Triwulan dan

Tahunan

Sentralisasi vs Desentralisasi Gudang

Gudang Farmasi

Gudang Perlengkapan/Umum

Gudang Gizi

Gudang Linen/Laundry

Gudang Pemelihara Sarana RS

SENTRALISASI INFORMASI GUDANG

Distribusi

Mekanisme kontrol terpadu yang menunjang dan mengembangkan interaksi antara apoteker,

dokter, perawat, dan penderita.

Sistem distribusi di rumah sakit:

Individual prescription order system

Total floor stock system

Unit dose system

Automated dispensing1, 2

Combination

Standarisasi jumlah persediaan di setiap satuan kerja

Prosedur Baku Distribusi

Internal cek

Berdasarkan permintaan rutin, berkala atau segera / cito

Penyediaan harian oleh petugas gudang, mengganti bahan / barang yang terpakai (floor stock)

Approval oleh pejabat yang berwenang

Penghapusan

Tujuan : Membebaskan dari tanggung

jawab Bendaharawan Barang

Barang yang dihapuskan :

Barang yang rusak tidak dapat diperbaiki

Biaya perbaikan tidak ekonomis

Barang kadaluarsa

Barang hilang karena pencurian

Cara Penghapusan

Pemusnahan dengan cara

Dibakar

Ditanam

Dijual dengan Pelelangan

Buatkan Berita Acara Penghapusan

Disetor ke Kas Negara Daerah

Daftar Pustaka:

1. Desselle, SP, Zgarrick DP. 2009. Pharmacy Managements: Essentials for All Practice Settings,

2nd ed. USA: McGraw Hill.

2. Nina Yuniawati. 2011. Laporan Praktik Kerja Profesi Apoteker Di Rumah Sakit Muhammadiyah

Bandung.

3. Siregar, C. 2004. Farmasi Rumah Sakit Teori dan Penerapan. Jakarta: EGC.

4. Troy, D. 2005. Remington: The Science and Practice Pharmacist, 21st ed. Philadelphia: Lippincot

Williams and Wilkins.

8. WHO. 2012. Hospital Pharmacy Management.

http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s19622en/s19622en.pdf. downloaded: 5 March 2013.

9. WHO. 2012. Analyzing and Controlling Pharmaceutical Expenditures.

http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s19617en/s19617en.pdf. downloaded: 5 March 2013.

10. WHO. 2012. Ensuring Good Dispensing Practices.

http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s19607en/s19607en.pdf. downloaded: 5 March 2013.

11. Wianti Aisyah. 2012. Laporan Praktik Kerja Profesi Apoteker Di RSUP Dr. Hasan Sadikin

Bandung.

12. Winfield, AJ, Rees, JA, Smith, I. 2009. Pharmaceutical Practice, 4th ed. China: Churchill

Livingstone Elsevier.

13. Suciati, Susi, Adisasmito, Wiku B.B. 2006. Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan Index Kritis di

Instalasi Farmasi. Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, Vol 09, Issue 1 Maret, 19-26.

(Diunduh pada tanggal 12 September 2014)

14. Quick, Jonathan D et al. 1997. managing Drug Supply: The Selection, Procurement, Distribution,

and The Use of Pharmaceuticals. 2nd Edition. Kumarian Press Book. USA