Support de Formation APOGEE Diffusion des résultats … · Cas de figure N° 1 – Tout est géré par le secrétariat des examens sous apogée, tout est OK On va travailler sur

cours-diplomes.doc Créé le 27/10/2005 14:19:00Modifié le18/10/2011 Page 1

Support de Formation APOGEE Diffusion des résultats et édition des diplômes

1 - APOGEE APOGEE : Application pour la gestion des étudiants et des enseignements APOGEE est un logiciel national élaboré par l'AMUE (Agence de Modernisation des Universités et Etablissements) qui est installé dans environ 90 Universités (ou établissements). Son objectif principal est d'assurer la gestion du dossier étudiant qui va de l'inscription administrative jusqu'aux notes en passant par les stages et les thèses. Le produit est constitué de domaines (ou modules) qui peuvent être mis en place progressivement selon les besoins de chaque établissement.

2 – Objectif de cette formation Ce module a pour objectif de vous familiariser avec les différents éléments du domaine ‘Résultat’ pour saisir les notes et/ou résultats aux versions d’étape et version de diplôme et éditer les diplômes.

La connaissance des résultats au niveau Version d’étape est indispensable pour le contrôle de l’autorisation à passer dans l’année d’étude supérieure lors de l’Inscription Administrative (IA). L’information des résultats au niveau Version de diplôme (VDI) est nécessaire pour les mêmes raisons mais aussi afin d’éditer les documents officiels : Attestation de réussite, diplômes… De plus, chaque année, nous avons une obligation d’envoyer au ministère les résultats aux examens des étudiants de notre Université.

1. Consulter les résultats existants (VET, VDI, Individuels)

2. Maîtriser les différents principes de saisie : � Saisie de masse par version de diplôme � Saisie individuelle

3. Savoir éditer les états standards disponibles pour les contrôles de notes et ou résultats.

4. Editer les diplômes, attestations de réussite et les listes s’y rapportant


3 - Définition des domaines APOGEE (rappel) Le logiciel Apogée se décompose en domaines dont les principaux sont : IA : Inscription administrative. DE : Dossier Etudiant Ces 2 domaines permettent d'assurer les inscriptions administratives à l'Université. Les principaux traitements sont :

- Gestion du dossier administratif (etat-civil, historique, …) - Edition de la carte d'étudiant - Calcul des droits universitaires - Transmission des informations aux organismes extérieurs (MEN, Sécu,

Mutuelles, etc …) - Gestion des paiements et remboursements

IP : Inscription pédagogique SE : Structure des Enseignements GRP : groupes Ces 3 domaines permettent d'assurer une partie de la gestion pédagogique Les principaux traitements sont :

- Définition des éléments pédagogiques capitalisables ou non - Inscription pédagogique des étudiants (choix, options, etc …) - Constitution de groupes pour usage divers

MCC : Modalités de contrôle des connaissances RE : gestion des résultats et des notes Ces 2 domaines permettent d'assurer la gestion des épreuves et le calcul des notes. Les principaux traitements sont :

- Définition des épreuves d'examen - Définition des paramètres liés aux sessions - Définition des règles de calcul de moyennes et des résultats. - Edition des P.V. et relevés de notes. - Edition des diplômes et attestations

4 - Définition de quelques termes APOGEE Version de diplôme : Différenciation du contenu d'un diplôme dans le temps (renouvellement de l'habilitation pour un diplôme national ou d'une décision du CA pour un diplôme d'université), éventuellement différenciation géographique. Etape : Fractionnement dans le temps (année, ensemble d'années, semestres...) d'un enseignement conduisant (éventuellement) à un diplôme. Permet de lier les concepts administratifs (paiement des droits annuels, inscription administrative, affiliation...) à l'offre de formation et d'assurer notamment que les étudiants sont en règle administrativement par rapport à la formation qu'ils suivent. Version d'étape : Différenciation du contenu d'une étape, éventuellement différenciation géographique. Elément pédagogique : L'élément pédagogique est le terme générique utilisé pour décrire le contenu d'un enseignement et préciser sa nature : unité d'enseignement, niveau, période, UV, module, bloc, section, certificat, ensemble disciplinaire, groupe d'enseignement, matière. Il peut être décomposé en éléments plus fins selon le niveau de précision souhaité. Un élément pédagogique peut être caractérisé par un mode de validation et des conditions d'accès, dites pré-requis. Unité d'enseignement (UE) (élément pédagogique capitalisable) : Subdivision d'une version d'étape, regroupement d'enseignements qui donne lieu à un résultat. Epreuve : Evaluation d’un enseignement dans le cadre d’une session pour l’admissibilité ou l’admission. L'épreuve est caractérisée par sa nature (écrit, oral, soutenance, rapport, etc) et par son type (contrôle terminal, contrôle continu, contrôle partiel,...)


5 - principes généraux d'utilisation de l'outil APO GEE 5.1 Connexion à APOGEE

Votre nom

Votre mot de passe

Nom de la base : APOGEE(ou apotest en période test)

Validez vos choix


5.2 Principales fonctions utilisées Mode recherche : les champs sont blancs Pour lancer une recherche, cliquer sur l’icône > ? (1) (ou F7) Pour exécuter une recherche, cliquer sur l’icône ? < (1) (ou taper F8) Mode saisie : les champs sont gris (champs obligatoires) ou verts Pour accéder à une liste de valeurs cliquer sur l’icône (3) (ou F9) On navigue entre les enregistrements avec les icônes ⇐ (précédent), ⇒ suivant (4) (5) pour fermer l’écran ( ou ✖ (2) ) (6) pour enregistrer les données saisies (ou F10) (7) pour supprimer l’enregistrement (ou MAJ+F6) (8) pour créer un nouvel enregistrement. (ou F6)

2 8 7

6 5

4 1 3


6 – Consultation des résultats � Choisir le domaine RESULTATS � Se positionner sur l’année universitaire désirée

Visualisation des résultats déjà saisis

Pour une version d’étape � Saisie calcul/version d’étape � Choisir l’étape et sa version � Sélectionner la session : 1 ou 2 ou unique (si une seule session exemple : concours de médecine) � Puis cliquer sur afficher Les étudiants pour qui on a saisi les notes/résultats pour l’année universitaire et la version d’étape précisée s’affichent. Essayez les différentes icônes. Essayer ‘Liste de contrôle’


Pour une version de diplôme � Saisie/Calcul version de diplôme � Choisir la version de diplôme � Sélectionner la session � Afficher Les étudiants appartenant à une VET diplômante se retrouvent avec la note, le résultat et la mention permettant l’édition des documents officiels (attestations de réussite, diplômes nationaux) Testez les différentes icônes Testez la liste de contrôle.

Consultation Individuelle � Etudiant � Saisie individuelle � Rechercher l’étudiant � Sélectionner la session � Afficher

Pour que les diplômes puissent être édités il faut que cette colonne ait été calculée (cases cochées)


7 – Editions ATTENTION : Les éditions de documents dits officiels (attestations, diplômes,…) ne peuvent se faire que si vous vous êtes assurés que les données qui y seront inscrites sont correctement orthographiées et cohérentes. Données à contrôler car elles sont éditées sur le diplôme: Nom, Prénom - prénom composé en entier avec un tiret exemple Jean-Michel Dates de naissance, lieu de naissance en entier (le ST est tout juste toléré) exemple SAINTE GEMMES D’ANDIGNÉ Sexe (Monsieur, Madame).Il n’existe pas de Mademoiselle. Nom, Prénom et lieu de naissance doivent être accentués et les cédilles doivent être saisies depuis 2005/2006. Ceci pour être en accord avec les "Instructions générales relatives à l'état civil". Ces données peuvent être vérifiées largement avant la saisie des résultats. Il suffit d’aller éditer une liste alphabétique, par étape avec renseignements complémentaires (dans IA/Administration/Autres TRT) Autres données à contrôler : Si le calcul de délivrance ne coche pas ‘deliv auto’, il ne faut pas forcer systématiquement le témoin. Il s’agit d’un dossier qu’il faut contrôler. � L’étudiant n’a pas validé l’année antérieure (exemple, pour avoir la Maîtrise d’histoire nous avons prévu en pré-requis, que

l’étudiant devait avoir acquis la licence d’histoire). � L’étudiant n’était pas inscrit l’année précédente à Angers. Il faut contrôler qu’il a bien acquis les diplômes ou étapes

nécessaires à la délivrance de son diplôme. � L’étudiant n’a pas donné tous les documents lors de son inscription…. � L’étudiant n’est pas en règle sur sa situation militaire (journée appel défense obligatoirement effectuée). Avant de lancer aussi les éditions de diplômes il faut contrôler que la liste des Admis correspond bien à la liste des admis du Procès Verbal de diplôme. Il existe 2 listes qui permettent ces contrôles : Dans Résultats/Administration/ « Edition de liste de contrôle de saisie » (voir annexe 1) ou bien bouton en bas d’écran ‘Liste x’ Dans Résultat/Administration/ « Edition de la liste des résultats » (voir annexe 2) Cas de figure N° 1 – Tout est géré par le secrétariat des examens sous apogée, tout est OK On va travailler sur l’édition de diplômes pour des diplômes complètement gérés par Apogée et complètement terminés.

Résultats OK Calcul délivrance

Session TERMINEE


Edition d’attestations de réussite Dans le menu documentation, choisir Attestations de réussite. Edition possible pour tous les admis ou pour quelques admis.

Les attestations de réussite ne peuvent être éditées pour un diplôme que si le calcul de délivrance a été effectué et si le résultat au diplôme est positif. Pour information, les attestations de réussite peuvent aussi être éditées au niveau d’une étape ou d’un élément pédagogique. Ci-après avec quelques éléments constitutifs. A savoir, on peut intégrer de façon automatique une signature et un tampon.

Intéressant pour faire figurer les éléments pédagogiques (style semestres, UE, )

Niveau Version de diplôme


Signature numérisée Insérée par le CRI


Edition de diplômes nationaux Dans le menu documentation, choisir Diplômes nationaux. Le calcul de la délivrance doit être effectué. Edition pour tous les admis, pour quelques admis, pour les non encore édités (en 2ème session pour éviter ressortir la session 1). Attention, contrairement aux autres éditions, on ne peut visualiser avant d’éditer. Il est bon de ne sortir qu’un seul diplôme, sur papier blanc, pour le contrôler. Pour que cette édition puisse se faire, il faut qu’au préalable, dans la SE ‘Structure des enseignements’, des titres, décrets et dates soient insérés par le service central de scolarité. Contactez la scolarité centrale pour tout message d’erreurs s’y rapportant.

Quand déjà édité, il y a un numéro unique d’affecté

Nouveau 2007 !

Tampons et signatures numérisées


VAE : témoin permettant d’indiquer que l’étudiant b énéficie d’une Validation des Acquis de l’Expérience pour la version de diplôme.

PI : témoin permettant d’indiquer que l’étudiant a obtenu son diplôme dans le cadre d’un Partenariat international .

A savoir, le bouton Valider VAE / PI permet d’enregistrer les modifications des témoins VAE et PI des étudiants présents dans l’écran sans pour autant lancer l’édition de leur diplôme.


Edition de la liste des diplômés (pour émargement, pour le rectorat) Elle ne peut être lancée qu’après avoir édité les diplômes car c’est à ce moment là qu’est affecté un numéro unique de diplôme Aller dans Résultats/Documentation/Edition de la liste des diplômés.

Session 1 ou 2 ou toutes

Présentation alphabétique ou par n° de diplôme


Edition des annexes descriptives (nouveau LMD) Les annexes descriptives n’ont pas encore été élaborées. Accès /Documentation/Edition de l’annexe descriptive au diplôme.

Pour chaque composante un référent administratif et un enseignant sont chargés d’alimenter dans apogée les rubriques concernées. Chaque annexe comporte 4 ou 5 pages.


Edition des Diplômes d’Université Même gestion pour les diplômes d’Université qui doivent aussi être édités sous Apogée.


Nouveau 2007 : Les certificats (exemple le C2i au cufco) Il faut d’abord allez saisir la date de validation des certificats Sous délibération


Sous Documentation / Edition des certificats


Edition des Diplômes de santé Il faut d’abord saisir la date de la validation du diplôme (chacun soutient à une date différente) Il faut aller dans /résultat/Délibération/Saisie de la date de validation des diplômes de santé


Edition des Diplômes Maîtrise IUP, Ingénieur Maître Avant de lancer les éditions de diplômes, on a la possibilité d’indiquer qui aura le titre « Ingénieur Maître ». Aller dans le menu Résultat/délibération/Saisie du titre d’ingénieur-Maître

Puis cliquer sur liste ingénieur-maître


8 – La saisie, les modifications de résultats Il arrivera aussi que le travail préparatoire à l’édition des diplômes ne sera pas fait, pas terminé ou pas correct.

1°) Les résultats ne sont pas saisis (ou que partiellement) , pas calculés au niveau du diplôme. Choisir le diplôme, la bonne version du diplôme et la session à gérer. Cliquez sur « Afficher »

Cliquez sur Lancer le calcul dans le cas où les règles de calcul ont été préparées par le correspondant Apogée. Sinon, faire la saisie complète manuelle (notes et résultats). Selon le même principe, pour des raisons statistiques il est aussi indispensable que les étapes soient correctement renseignées au niveau notes mais surtout au niveau des résultats. Pour information le statut du résultat, de la mention, de la délivrance peut prendre plusieurs valeurs : C = Calculé M = Modifié (après calcul) S = Saisi Et aussi I = Importé N = Non calcul P = Calcul partiel E = En attente de saisie L = En attente de calcul (délivrance)


Si vous cliquez sur « Sans note/résultat » vous verrez ceux qui ne sont pas calculés. Puis choisissez « calcul de la délivrance » opération indispensable à l’édition des attestations et diplômes. Toutes les cases devraient se cocher sauf pour les étudiants à contrôler. Une liste de contrôle est proposée en cas d’erreurs détectées. Vous pouvez alors éditer les diplômes comme vu précédemment ou bien traiter dans la foulée la seconde session.

C=Calculé

1

2


Validation des résultats de la session 1 TERMINER La SESSION

IMPORTANT : Comme on vient de terminer une session, il est aussi possible de rouvrir une session pour retravailler les résultats ou les calculs de délivrance. Il suffit de changer le T (Terminé) par A (Avant jury). Ne jamais oublier de (re)TERMINER la session. Ceci est très utile pour revenir sur des années antérieures ou sur des jurys ‘Terminés’ alors que les calculs n’ont pas été effectués.


On se positionne sur la seconde session et on reprend la procédure de la 1ère session. Calcul résultat/note ou saisie manuelle. Calcul de délivrance Terminer la session Il est alors possible d’éditer tous les diplômes non encore édités en 1 seule fois. Il faudra toutefois sortir un spécimen pour contrôle. En cas de doute l’envoyer à la scolarité centrale par Fax pour vérification.


2°) Le résultat d’un étudiant doit être modifié. Il est aussi possible de modifier une note ou un résultat sur un étudiant de façon individuelle. Résultat/Etudiants/Saisie individuelle La saisie manuelle est visible ‘M’.

Vérifier dans la saisie par diplôme que son calcul de délivrance est bien coché. Il est alors possible d’éditer le diplôme. C’est ainsi que l’on peut revenir sur des années antérieures, pour saisir le résultat à l’étape et au diplôme et ainsi ressortir les documents. Attention à bien vérifier les dates d’homologation.


9 - Modifications de données administratives sur an nées antérieures Pour rééditer un diplôme revenu en erreur par exemple, ou pour modifier une donnée mal saisie les années antérieures Basculer vers le module Inscriptions pédagogiques

Choisir l’année universitaire antérieure


Modifier la fiche individuelle

Dates de naissance, nom, prénom, lieu de naissance. Possibilité aussi de modifier la situation militaire qui est obligatoirement ‘en règle’ pour sortir le diplôme (si nécessaire bien sûr).

Suivant, suivant, pour passer de page en page, jusqu’à la page des étapes inscrites pédagogiquement. Et enregistrement en fin de saisie. La modification administrative est passée. Vous pouvez rééditer le diplôme erroné.


9 –Inscriptions pédagogiques non effectuées sur ann ées antérieures Toujours sur le module IP et sur l’année concernée. On peut aussi régler ici, sur la page « Choix des étapes » le cas des inscriptions pédagogiques non effectuées, ceci surtout sur les années avant 2000. (édition d’un vieux diplôme non géré par Apogée par exemple). Il faut absolument que dans cette grille figure l’étape concernée. Ce qui prouve que les inscriptions pédagogiques ont bien été faites. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur IAE Réalisées et sélectionnez l’étape souhaitée. Puis enregistrez. Vous venez de faire l’inscription pédagogique.

La modification administrative/et ou pédagogique est effectuée. Vous pouvez (ré)éditer le diplôme attendu (vérifiez ou saisissez le résultat et la délivrance).


Conclusion : Suivre la Chronologie suivante (en gras souligné ce qui concerne le personnel n’éditant que les diplômes) 1. Avant la période chargée, contrôler les informations (nom, prénom, date de naissance…) pour les étudiants

nouvellement inscrits à Angers. (On présume que le contrôle est déjà fait pour les anciens).

2. Contrôler les modalités de collectes et de contrôles des connaissances (VET, VDI, Règles de calcul de Notes et Résultats.)

3. Lancer les inscriptions pédagogiques.

4. Saisir/Evaluer les notes et résultats à la VET (session 1) 5. Terminer la session 1 (ou unique pour DUT, concours) à la VET 6. Lancer les calculs de moyennes (ou saisir les notes et résultats) , de rang, de délivrance à la VDI de la session 1 7. Saisir les titres ingénieurs maître si nécessaire ou les dates de validation pour la médecine ou les Certificats, repérer

les VAE et PI.

8. Terminer la session 1 (ou unique pour DUT, concours) à la VDI. 9. Editer les documents de la session 1 (attestations pas forcément nécessaire, diplômes, listes des diplômés)

10. Saisir/Evaluer les notes et résultats à la VET (session 2) 11. Terminer la session 2 à la VET 12. Lancer les calculs de moyennes (ou saisir les notes et résultats) , de rang, de délivrance à la VDI de la session 2 13. Saisir les titres ingénieurs maître si nécessaire ou les dates de validation pour la médecine ou les Certificats, repérer

les VAE et PI.

14. Terminer la session 2 à la VDI 15. Editer les documents de la session 1(attestations pas forcément nécessaire, diplômes, listes des diplômés)


Annexe 1 – liste de contrôle de saisie


Liste des anomalies


Annexe 2 -Liste des résultats

Documents

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