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Agenda
• EASY Software AG
• E-Mail Archivierung – gesetzlicher Hintergrund
• EASY xBASE – löst drei Probleme reduziert Exchange Volumen findet E-Mails gesetzliche Vorgaben
• EASY xBASE – die Theorie
• EASY xBASE – die Praxis
• Ihre Fragen
Das Unternehmen EASY SOFTWARE AG
• Firmensitz: Mülheim a.d. Ruhr• Gründung: 1990• Börsengang: 1999• Mitarbeiter: 150• Vertrieb: Direkt- und Partnervertrieb• Kunden: mehr als 8700 weltweit
alle Branchen und Unternehmensgrößen
• Strategische Partnerschaften mit Microsoft, IBM und SAP
1. Vier Alleinstellungsmerkmale als Antwort auf die Frage nach der Marktpositionierung der
EASY SOFTWARE AG
EASY Kunden-Referenzen
ECM-Rundgang
GDPdU
• E-Mail gehört zur Geschäftskorrespondenz
• E-Mail ist heute ein vor Gericht anerkanntes Beweismittel
• Versand von Handelsbriefen und steuerrelevanten Dokumenten• Handelsbrief: ein Schriftstück (Papier oder digital) betrifft ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat. (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34)
• Solche E-Mails sind nach § 147 Abgabenordnung aufzubewahren• eine elektronisch übersandte E-Mail stellt ein „originär digitales Dokument“ dar, das im Originalformat für die Zeit der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht revisionssicher gespeichert und maschinell auswertbar vorgehalten werden muss (z.B. interne Reisekostenabrechnung als Excel-Dokument).
Kommt Ihnen das bekannt vor ?
E-Mail – verzweifelt gesucht…
Server Farm erweitern
Postfächer limitierten
auslagern in pst-Dateien
Festplatten vergrössern
Bisherige Massnahmen
ausdrucken und abheften
sortieren und löschen
zusätzliche Kosten, Wartung und Administration
hohes Risiko - geringe Transparenz und Nachvollziehbarkeit
A D M I N I S T R A T O RA D M I N I S T R A T O R
A N W E N D E RA N W E N D E R
Was macht EASY xBASE ?
• reduziert das Exchange Datenvolumen
• unterstützt bei der Exchange Server Migration
• konsolidiert Server Farmen und löst pst-Dateien auf
• integriert sich als Suchmaschine optimal im Outlook
• indexiert Inhalte, Dokumente und Anhänge im Volltext
• speichert die Daten revisionssicher und GDPdU konform
Reduzierung des Datenbankvolumens
• regelbasierte Auslagerung• aus allen Postfächern und öffentlichen Ordnern
• nach unterschiedlichen Kriterien (z.B. Alter, Grösse)
• Unterstützung unterschiedlicher Methoden• interaktiv durch den Anwender
• als Prozess zeitgesteuert und automatisch
•drastische Reduzierung des gesamten Datenvolumens• Datenspeicherung im EASY xBASE Storage mit einer Kompressionsrate von bis zu 60%
• Einsparungspotential für jedes ausgelagerte Objekte von bis zu 98% im Exchange Server
E-Mails finden mit EASY xBASE
• Volltextindexierung• rekursive Indexierung beliebiger Verschachtelungstiefen
• für Betreff, Nachrichtentext und typische Attribute (Von, An, Cc, Datum)
• für alle üblichen Anlagen und Office-Dokumente (z.B. doc, xls, pdf, zip, html)
• komfortable Recherche• innerhalb eines bestimmen Zeitraumes
• nach Begriffen und Textfragmenten (* ?)
• mit boolschen Operatoren (UND ODER NICHT)
• gleichzeitiger Zugriff ohne Wartezeiten• in ausgewählten Postfachordnern
• in bestimmten öffentlichen Ordnern
• in aktiven EASY Unternehmensarchiven
Aktuelle Situation
• E-Mail Flut steigt jährlich um mehr als 30%• Unternehmenskommunikation erfolgt bis zu 70% per E-Mail
• viele Produkte nutzen E-Mail als Trägermedium für ihre Daten
• E-Mail Management wird immer anspruchsvoller• aufwendige Ordnerstrukturen in Postfächern
• langwierige Recherchen nach Inhalten und Dokumenten
• problematische Aufbewahrung großer Datenmengen über Jahre
• immer mehr steuerrelevante E-Mails im Umlauf• Reisekostenabrechnungen, Zahlungsvereinbarungen (Preise, Rabatte)
• Handelsbriefe, Kalkulationsgrundlagen, vertragliche Vereinbarungen (Termine)
Exchange Server
EASY xBASE Storage Externe Medien
Backup
EASY xBASE – so funktioniert es…
vor der Einführung von EASY xBASEregelbasierte Auslagerung der Daten und
drastische Reduzierung des Exchange Datenvolumens
Offlineverfügbarkeit aller ausgelagerten Daten inkl. Volltextrecherche
Nutzung externer Speichermedien ermöglicht ein unbegrenztes, virtuelles
Postfach
xBASE Ordnerstruktur
Archivierung im Detail
Das spricht für EASY xBASE…
• optimale Integration und intuitive Bedienung im Outlook
• keine Software-Installation am Arbeitsplatz
• einmalige und wartungsfreie Systemkonfiguration
• Exchange Verschlankung
• gesetzeskonforme Revisionssicherheit nach GDPdU
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Susanne PodschadlyPartner Account ManagerBusiness Unit Microsoft
