SUSETYA - jurnal

Rancang Bangun

Sistem Informasi Perpustakaan pada Universitas X

Susetya

Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Narotama Surabaya

Jl. Arif Rahman Hakim 51

Surabaya

Universitas X mempunyai sebuah sub bagian yang tidak terpisahkan dari keseluruhan operasional yaitu

perpustakaan, dimana pada perpustakaan tersebut tersimpan ratusan bahkan ribuan buku dengan jumlah

peminjam yang tidak kalah banyaknya. Perpustakaan tersebut berusaha untuk menghimpun informasi

tentang buku-buku yang dimiliki termasuk buku-buku yang sedang dipinjam oleh para anggotanya,

tetapi hal tersebut tidak dapat terlaksana dengan cepat dan akurat, karena jumlah datanya banyak sekali

sedangkan sistem yang digunakan tidak memadai. Untuk itu diusulkan pembuatan sistem informasi

yang dapat mengatasi permasalahan tersebut.

Dengan adanya sistem informasi ini maka proses registrasi anggota baru dapat ditangani dengan cepat,

registrasi buku baru dapat dilakukan dengan cepat. Dengan adanya katalog maka anggota dapat

mencari koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan dengan cepat. Untuk sirkulasi peminjaman dan

pengembalian buku dapat ditelusuri dengan cepat dan akurat.

1. Latar Belakang

Universitas X mempunyai

sebuah sub bagian yang tidak

terpisahkan dari keseluruhan

operasional yaitu perpustakaan,

dimana pada perpustakaan tersebut

tersimpan ratusan bahkan ribuan buku

dengan jumlah peminjam yang tidak

kalah banyaknya. Perpustakaan

tersebut berusaha untuk menghimpun

informasi tentang buku-buku yang

dimiliki termasuk buku-buku yang

sedang dipinjam oleh para

anggotanya, tetapi hal tersebut tidak

dapat terlaksana dengan cepat dan

akurat, karena jumlah datanya banyak

sekali sedangkan sistem yang

digunakan tidak memadai. Apabila

seorang anggota ingin meminjam

sebuah judul buku, maka sang

pustakawan akan kesulitan untuk

tahu apakah buku tersebut dimiliki

oleh perpustakaan, ataukah buku

tersebut sedang dipinjam oleh

anggota lainnya.

Sistem yang digunakan

adalah sistem berkas, dimana calon

anggota baru wajib mengisi form data

pribadi dan menyertakan bukti

kemahasiswaan kemudian anggota

tersebut dibuatkan kartu data

peminjaman buku untuk anggota.

Untuk proses peminjaman buku,

maka anggota yang ingin meminjam

buku harus mencari buku yang

dimaksud dirak buku perpustakaan

setelah itu mengisi bukti peminjaman,

dan bukti peminjaman tersebut di file

tersendiri serta data buku yang

dipinjam dituliskan di kartu data

peminjaman masing-masing anggota.

Proses pendataan buku pun dilakukan

secara manual sehingga

membutuhkan waktu yang lama untuk

dapat terselesaikan.

2. Perumusan Masalah

Dari latar belakang masalah seperti

disebutkan diatas maka dapat

dirumuskan permasalahan yang ada

pada perpustakaan tersebut adalah

sebagai berikut :

1. Proses inventarisasi buku

yang dilakukan secara

manual, sangat

Narotama Collectionhttp://ejournal.narotama.ac.id

http://ejournal.narotama.ac.id

memperlambat proses

pendataan buku dan peluang

untuk kehilangan buku

sangat besar.

2. Proses penerimaan anggota

baru yang menggunakan

sistem berkas.

3. Proses peminjaman buku

yang juga menggunakan

sistem berkas sangat sulit

untuk melakukan pendataan

terhadap buku-buku yang

keluar.

4. Tidak tersedianya katalog

yang dapat digunakan untuk

pengaksesan koleksi yang

ada di perpustakaan.

3. Tujuan

Dari perumusan masalah yang telah

disebutkan sebelumnya maka

dibuatlah usulan untuk pembuatan

sistem komputerisasi basis data yang

dapat digunakan untuk mendukung

proses-proses atau kegiatan

operasional yang berlangsung

didalam perpustakaan tersebut.

4. Landasan Teori

4.1. Klasifikasi Buku Manajemen suatu perpustakaan

meliputi pendataan terhadap

inventaris perpustakaan tentunya yang

terutama adalah buku, jurnal ilmiah

dan sebagainya, melakukan

klasifikasi untuk menyusun koleksi

buku yang ada agar buku yang

jenisnya sama yang diletakkan secara

berdekatan sehingga dapat

memudahkan untuk proses pencarian

maupun pengembalian, pendataan

terhadap tata letak buku jurnal ilmiah

dan sebagainya, pendataan terhadap

anggota, pendataan terhadap transaksi

peminjaman buku.

Untuk melakukan hal tersebut

perpustakaan harus memiliki standar

klasifikasi yang baku untuk

diterapkan. Ada beberapa macam

sistem klasifikasi buku namun yang

umum diterapkan di Indonesia adalah

sistem Dewey Decimal Classification

atau dapat pula disebut DDC.

4.2. Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem

di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian,

mendukung operasi, bersifat

manajerial, dan kegiatan strategi dari

suatu organisasi dan menyediakan

kepada pihak luar tertentu dengan

laporan-laporan yang diperlukan

5. Perancangan Sistem

5.1. Flow Chart Registrasi Anggota

Baru

proses diawali dengan memasukkan

kode anggota yang dalam hal ini

adalah sama dengan Nomor Induk

Mahasiswa, dari data yang

dimasukkan tersebut selanjutnya akan

dilakukan pencocokan data di file

anggota, hasilnya akan ditampilkan di

layar monitor dan apabila kode yang

dimasukkan tidak terdapat dalam

database anggota, maka proses

registrasi akan dilakukan.



5.2. Flow Chart Pemilihan Kategori

proses pemilihan kategori ini dapat

dilakukan dengan asumsi bahwa

pengakses sistem informasi ini sudah

tercatat sebagai anggota. Proses ini

dimulai dengan melakukan inputan

kode kategori, kemudian dilanjutkan

dengan proses pengecekan kategori di

file kategori, setelah itu akan

ditampilkan di layar monitor untuk

hasil kategori yang dipilih.

5.3. Flow Chart Peminjaman Buku

proses peminjaman diawali dengan

menginputkan kode buku yang ingin

dipinjam, setelah itu akan dilakukan

proses pencarian data buku di file

buku dan hasil pencarian akan

ditampilkan di layar monitor. Apabila

buku jadi dipinjam akan dilakukan

proses penyimpanan data transaksi

dan pencetakan bukti peminjaman

buku.

5.4. Konteks Diagram

Perancangan sistem ini melibatkan

dua entitas yaitu anggota, pustakawan

dan buku. Dan terdiri dari beberapa

data yang meliputi data anggota, data

buku, data buku dipinjam, data

operator. Seperti yang digambarkan

pada konteks diagram diatas.

5.5. DFD Level 1 Proses Registrasi

Anggota

Untuk melakukan input data anggota

baru maka sebelumnya operator harus

melakukan entri kode operator

sehingga dapat dilakukan pencatatan

data operator yang melayani. Apabila

data operator sudah dimasukkan maka

selanjutnya pendataan terhadap

anggota baru yang akan mendaftar

dapat dilanjutkan. Setelah data

anggota tersebut selesai diinput maka

sistem akan menjalankan proses

pengecekan dan pemaduan data di

penyimpanan, jika data tidak valid

atau data sudah ada selanjutnya

sistem akan menolak inputan data

anggota baru tersebut. Tetapi apabila



data anggota baru tersebut valid,

maka sistem akan meneruskan proses

penyimpanan data

5.6. DFD Level 1 Proses Input Data

Buku Baru

untuk melakukan proses input data

buku baru maka operator terlebih

dahulu memasukkan data operator,

baru kemudian data buku dapat

diinputkan. Tujuan dilakukannya

input data operator terlebih dahulu

adalah agar dapat diketahui operator

mana yang melakukan input data

buku sehingga validitas inputan data

buku dapat dipertanggung jawabkan.

Setelah data buku baru dimasukkan,

maka dilanjutkan dengan proses

pengecekan dan pemaduan data di

penyimpanan data, jika data kurang

lengkap atau tidak valid maka sistem

akan menolak inputan data tersebut.

Tetapi jika data valid maka sistem

akan meneruskan ke proses

penyimpanan data

5.7. DFD Level 1 Proses Transaksi

Peminjaman Buku

Untuk proses transaksi peminjaman

buku ini maka terdapat tiga aliran

data yang diperlukan untuk

pemrosesan yaitu data anggota, data

buku yang akan dipinjam dan data

operator. Data operator diperlukan

sebagai pertanggung jawaban bahwa

transaksi tersebut dilayani oleh

operator yang bertugas pada saat itu.

Setelah data – data yang diperlukan

selesai dimasukkan, maka sistem akan

melakukan pengecekan data buku

yang dipinjam apakah ada atau tidak

ada. Jika hasil pengecekan

menyatakan bahwa buku tidak ada

maka sistem akan menolak

permintaan peminjaman buku, tetapi

jika ada maka sistem akan

meneruskan dengan menampilkan

data transaksi peminjaman buku yang

dimaksud yang dilanjutkan dengan

perekaman data di basis data. Proses

tersebut dapat dilihat pada gambar

dibawah ini

5.8. DFD Level 1 Proses

Pengecekan Buku Jatuh

Tempo

Pada proses pengecekan buku yang

telah jatuh tempo terdapat dua inputan

yang diperlukan yaitu data operator

dan data transaksi. Setelah kedua

komponen data tersebut dilengkapi

maka dilanjutkan dengan pengecekan

buku yang telah jatuh tempo dan

diteruskan dengan proses penampilan

data. Apabila diperlukan maka data

tersebut dapat dilanjutkan dengan

proses pencetakan sebagai dasar

untuk penindakan terhadap anggota

yang terlambat mengembalikan buku

yang dipinjam. Proses tersebut dapat

dilihat pada gambar dibawah ini



5.9. Diagram Hubungan Entitas

Pada gambar diatas dapat dijelaskan

bahwa terdapat lima tabel yang saling

terhubung yaitu tabel anggota,

pustakawan, buku, kategori dan

transaksi. Pada tabel anggota dan

kategori terdapat hubungan memilih

dimana pada satu waktu anggota

hanya dapat memilih satu kategori.

Pada tabel anggota dan pustakawan

terdapat hubungan memandu dimana

satu anggota pada satu waktu tersebut

akan dipandu atau dibantu untuk

peminjaman buku oleh satu orang

operator atau pustakawan yang

bertugas. Sedangkan pada tabel

anggota terhadap transaksi terdapat

hubungan melakukan dimana artinya

pada satu saat seorang anggota dapat

melakukan transaksi peminjaman

buku lebih dari satu. Pada tabel

pustakawan dan buku juga terdapat

relasi memproses, artinya pada satu

waktu seorang pustakawan

memproses banyak inputan data buku

baru

5.10. Tabel-tabel

Anggota

Field Tipe

Data

Ukr

kdAnggota <pk> Text 10

Nama Text 30

Alamat Text 50

Kota Text 20

Telepon Text 15

TTL Text 30

kdOpr <fk> Text 10

Tabel anggota berfungsi untuk

meyimpan data-data keanggotaan

kode anggota diset sebagai

primari key

Buku

Field Tipe

Data

Ukr

kdPanggil <pk> Text 10

Judul Text 30

Pengarang Text 30

Penerbit Text 30

Tahun Number Integer

Harga Number Integer

kdOpr <fk> Text 10

Tabel buku digunakan untuk

menyimpan data-data tentang

buku dan kode panggil diset

sebagai primary key

Transaksi

Field Tipe Data Ukr

kdTrans Text 10

kdOpr Text 30

kdBuku Text 10

jatuhTempo Date/Time Medium

Date tglKembali Date/Time Medium

Date

Tabel transaksi digunakan untuk

merekam data transaksi

peminjaman buku oleh anggota

kode transaksi diset sebagai

primary key dan kode operator

serta kode buku merupakan kunci

tamu atau foreign key

Pustakawan

Field Tipe

Data

Ukr

kdOpr Text 10

Nama Text 30

Jabatan Text 20

Tabel pustakawan merupakan

tabel bantu untuk menyimpan

data kode operator dan nama,

akan diperlukan untuk banyak

proses.

Kategori

Field Tipe

Data

Ukr

kdKategori Text 10

nmKategori Text 20



Tabel kategori digunakan sebagai

tabel bantu, digunakan untuk

menyimpan data kategori.

6. Perancangan Input – Output

Menu Pencarian Data Anggota

Menu cari anggota dapat digunakan untuk

melihat atau mencari anggota yang telah

tercatat pada basis data. Submenu ini bisa

digunakan atau bisa juga tidak digunakan

karena pada saat memasukkan data

anggota baru, maka terlebih dahulu akan

dijalankan proses pencarian dan

pencocokan data untuk menghindari

terjadinya data ganda

Menu Input Data Buku Baru

Menu buku baru digunakan untuk

memasukkan data buku baru yang belum

tercatat di basis data. Pada saat

memasukkan data buku baru maka

dilakukan proses pencarian dan

pencocokan data terlebih dahulu untuk

menghindari terjadinya data ganda.

Menu Lihat Daftar Buku

Pada submenu ini disediakan menu

bantuan yaitu menu Lihat Daftar Buku,

digunakan untuk melihat secara

keseluruhan daftar buku beserta informasi

detil lainnya yang telah tercatat di basis

data.

Menu Transaksi Buku

Submenu Transaksi baru difungsikan

untuk mencatat data transaksi peminjaman

dan pengembalian buku. Untuk

mengaktifkan form maka digunakan Kode

Anggota sebagai kunci pembuka. Setelah

Kode Anggota dimasukkan maka akan

dilakukan proses pencarian dan

pencocokan data anggota, jika data

anggota telah ditemukan, maka form

transaksi akan diaktifkan untuk mencatat

pinjaman buku.

Apabila data anggota tidak ditemukan,

maka akan dialihkan ke menu anggota

baru untuk proses pencatatan data anggota

baru.

Untuk transaksi peminjaman buku akan

dibatasi hingga maksimal lima buah buku

untuk setiap anggota.



7. Kesimpulan dan saran

7.1. Kesimpulan

Dengan adanya sistem informasi

perpustakaan ini, maka proses pencatatan

anggota, data buku, dan transaksi

peminjaman buku dapat terorganisir.

Namun sistem ini bersifat tertutup untuk

anggota saja.

7.2. Saran

Sistem ini dapat dibuat terbuka dan

diakses oleh masyarakat umum jika

menggunakan sistem online (berbasis

web), namun terbatas pada akses

informasi umum seperti jurnal ilmiah,

laporan hasil skripsi, thesis, audio, video

yang boleh dipublikasikan.

Untuk peminjaman buku tetap pada sistem

tertutup untuk anggota.



Documents

SUSETYA - jurnal