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Synthèse de la procédure KYC
Responsable universitaire : Claude BOTTON Tuteur : Magdalena GALKIEWICZ Année 2016
1
IUT Paris Descartes Nicolas DESMONTS
• Mise en conformité du stock de dossiers clients PRO
• Respect de la règlementation KYC
SOCIÉTÉ GÉNÉRALE
• Lecture et résumé de la procédure sous forme de diapositives
• Participation aux activités de mise en conformité des dossiers
• Diffusion auprès des acteurs concernés
MISSIONS
• Logiciels informatiques
• Web
• Intranet
• Documentation et procédures internes
OUTILS ET MÉTHODES
2
Contexte du stage
3
Société Générale : présentation du cadre
Secteur d’activité : Autres intermédiations monétaires : banque / finance / assurance
Branche : Prestation de services
Taille : 146 000 collaborateurs Présence dans 66 pays
Capital social : 1 900 380 011,25 € (à juin 2016)
Emplois : Crédits à l’exportation ; crédits de trésorerie ; crédits à l’habitat ; crédits à l’équipement ; autres crédits à la clientèle ; prêts à la clientèle financière
Statuts juridiques : Société anonyme à conseil d’administration
Métiers : Banque de détail en France ; banque à l’international ; services financiers ; banque de financement et d’investissement ; banque privée ; gestion d’actifs.
Concurrence : AXA Banque ; Alliance ; CIC ; BPCE ; BNP Paribas ; Crédit Agricole ; Finaref ; Fortis Banque ; Fortunéo ; Groupama ; HSBC ; ING Direct ; LCL ; la Banque Postale ; Monabanq ; Natixis ; Sofinco
Dates clés : - 1864 : création du Groupe (pour favoriser le développement du commerce et des entreprises en France)
- 1870/71 : ouverture d’une succursale à la City - 1914 : lancement d’une politique de grands travaux - 1920 : développement de crédits acheteurs et couverture de change - 1970 : premières offres de crédit-bail - 1980 : création de dérivés, actions et services en ligne - 1990 : création de Boursorama et développement d’applications mobiles - 2007 : affaire Kerviel - 2009 : démission de Daniel Bouton
Organigramme d’une délégation régionale
Délégué Régional
Responsable Risques
Opérationnels Directeur
Commercial
Animateur du markéting régional
Accompagnateur du développement et de la
performance
Responsable Contrôle de
Gestion
Contrôleur de Gestion
Responsable logistique
Gestionnaire des Moyens de Paiement
Directeur Ressources Humaines
Chargé d’Etudes Gestionnaire Ressources Humaines
4
Organigramme d’une Direction d’Exploitation Commerciale
Directeur de DEC
Contrôleur des risques et
Superviseur des risques
Directeur commercial
particuliers et professionnels
Animateur du markéting local
Animateur des partenariats et
de la prescription
Conseiller en banque privée
Directeur commercial entreprises
Responsable commercial entreprises
Conseiller Clientèle
entreprises
Responsable RH et logistique
5
Responsable commercial
local
Conseiller Clientèle
PRO
Conseiller en gestion de patrimoine
Responsable d’agence
Conseiller clientèle PRO
Conseiller clientèle PRI Chargé d’accueil
Adjoint responsable
d’agence
Organigramme du Pôle Service Clients - Jemmapes
Directeur PSC (Philippe
BOUVIER)
RDO PRI/PRO (Michel SEVENO)
RT PRI (Magda
GALKIEWICZ)
CCB (x 3)
Techniciens (x9) Stagiaires (x3) Alternante (x1)
RT PRO (Juliette
BARANES)
CCB (x2)
Techniciens (x8)
RDO ENT (François JOULIN)
RDO MDP/OPE (Caroline
HACCOUN)
Flux France et Etranger
Flux de portefeuilles
Opérations diverses
Cartes bancaires
Réquisitions judiciaires
Espèces
Responsable Pilotage
Prestation (en cours de
remplacement)
Responsable Ressources Humaines & Logistique
(Valérie VIDEAU)
6
soutient l’activité des 7 DEC :
- Bobigny - Chessy sur Marne - Neuilly - Paris Lafayette - Paris Champs-Elysées - Paris Saint-Michel - Rueil Malmaison
149 agences
Interactions autour du P.S.C
P.S.C.
DEC
AGENCES
BDDF
SEGLJUR
P.S.C.
TRESOR PUBLIC
NOTAIRES
AVOCATS
7
Agents « périmètre bancaire » Agents « hors périmètre bancaire »
Superviseur et contrôleur des risques
Logiciels de gestion de contrôle de conformité
des comptes IMAGE
PERLA
WEB
ISAPI
GDOC
• 1 RT • 3 CCB • 9 techniciens • 2 stagiaires
8
1. Envoi demande de mise en conformité 2. Demande de complétude (si nécessaire)
3. Contrôle et met à jour ISAPI 4. Numérise en GED les éventuels
doc manquants 5. Valide ou renvoie au conseiller si
dossier obsolescent ou incomplet 6. Reporte les statistiques dans un
tableur CONTACT
EXCEL 7. La Responsable de
Traitement remonte le taux de conformité
Étapes de mise en conformité d’un dossier client
Direction du contrôle et de la supervision
Objectif : délai de
réponse à J + 2 max
OUTLOOK
Know Your Customer
Les étapes et rôles successifs de chaque intervenant et les bonnes astuces
Société générale a décidé d’établir l’ordre de priorité de mise en
conformité du stock des dossiers comme suit :
ü 1 – clients non résidents et clients EMIR (European Market Infrastructure Regulation*)
ü 2 – clients relevant d’un secteur d’activité « très sensible » ü 3 – autres clients
La liste exhaustive des documents indispensables afin que le dossier KYC soit conforme est accessible via : disque p / CLIPRO / KYC / KYC mise en conformité du stock.
* Clients faisant des opérations de dérivés dont le change à terme
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La réalisation
Clients voulant ouvrir un compte Vie professionnelle
Exerçant leurs activités sous forme d’entreprise individuelle
(personne physique)
Exerçant leurs activités sous forme de société
(personne morale) � Artisans, commerçants, prof lib, TPE, agriculteurs de – de 1,5M€ de CA ou – de 10 salariés
Professions libérales régies par un Ordre quelques soient leurs
effectifs ou CA
Le marché CLIPRO VP
Les acteurs du marché CLIPRO VP10
Etape 1 J
• Lors du constat d’un dossier banque non-conforme, le PSC alerte l’acteur PRO via ISAPI • L’acteur PRO explique la démarche au client et le prévient de l’envoi d’un courrier
Etape 2 J + 5
• Le PSC envoi la lettre de de demande au client des documents manquants (modèles de courrier disponible dans ISAPI + enveloppe T)
Etape 3 J + 30
• Le PSC relance par mail via ISAPI l’acteur PRO (copie RCL) • L’acteur PRO relance le client
Etape 4 J + 60
• Le PSC demande à l’acteur PRO de rédiger un mémo (copie RCL et CDR). Le mémo (grille d’analyse) devra être argumenté et consigné au dossier banque afin de statuer ou non sur le maintien de la relation.
• L’acteur PRO transfère le mémo à la CDR • La CDR vise le mémo • La Direction de la DEC (DCPP en cas d’absence) a 30 jours pour statuer et notifie sa décision (par mail ou visa du mémo) qu’il retourne par mail à l’acteur PRO (copie CDR)
Etape 5 J + 90
• En cas de refus par la DEC du maintien de la relation, le PSC rédige la L60 et procédera à la clôture du compte à l’issue de délai imparti (soit J + 150 maximum)
Etape 6
• Le PSC saisit dans « SAPI-Conformité KYC » chaque mise à jour de dossier. • L’application détermine les prochaines dates de revu KYC en fonction du risque LAB (cf. diapo : « Risque LAB ») • Pour les cas de transfert de compte, le PSC coche : « revue terminée » et précise lors de l’envoi au PSC d’accueil :
1- qu’il s’agit d’un transfert 2- le niveau de risque LAB du client (1, 2 ou 3)
Procédure KYC
Nota bene : L’application « SAPI-conformité KYC » permet de visualiser les statistiques des dossiers traités : Agence par Agence ; DEC par DEC et recense :
1 – le nombre de dossiers revus sur une période donnée 2 – les dossiers conformes 3 – les dossiers non conformes mais avec accord de maintien de relation (mémo reçu) 4 – les dossiers non conformes (sans mémo reçu)
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Statuts enregistrés • Sont enregistrés auprès du centre des impôts de domicile de l’un des associés ou du siège de la société. Depuis le
1/07/15, il faut recueillir les statuts déposés au greffe
Statuts publiés • Sont déposés au greffe, doivent faire apparaître le tampon du greffe et être publiés sur : https://infogreffe.fr/societe/
CNI ou passeport en cours de validité
• Pour les étrangers hors CEE et Suisse
Carte de séjour, carte de résident, titre de séjour en cours de validité
• Recevable si les client est déjà PRI, si elle était valide lors de l’EER et que le KYC est conforme dans CONTACT
• Recevable si les client est déjà PRO VP, si elle était valide lors de l’EER PRO VP du compte principal et que le KYC est conforme dans CONTACT
Cas spécifiques de la pièce d’identité périmée
Les entrées en relation PRO VP
Les EER PRO VP doivent être topées « conformes » dans ISAPI même en l’absence de K-Bis, bail ou immatriculation INSEE si elles sont accompagnées d’une demande de financement pour achat ou création de fonds de commerce.
COMPTE DE K ET COMPTE 20 : Les pièces à recueillir sont identiques, à la distinction qu’il faudra pour le second : la fiche d’identification des BE, le risque LAB, le CRC et le justificatif officiel d’exercer pour les professions réglementées
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Les interrogations Banque de France!FCC – FIBEN – forces on line – IOCR – Indicateur de risque interne
• Fichier qui recense l’ensemble des incidents caractérisés de paiement d’un client ou prospect
FCC
• Personnes morales (modules 27, 51 et 56) • Personnes physiques (module 27 et 56)
FIBEN
• Nom de la société ; nom des actionnaires de plus de 25% ; nom des dirigeants et du gérant ; noms des éventuels mandataires (permet de vérifier qu’un client ne fait pas l’objet de mesure d’embargo et/ou ne figure pas sur une liste quelconque de sanctions. Interdiction formelle d’entrer en relation avec une société ou une personne recensée sur cet outil ; le non respect de ces procédures expose la banque et son client à des sanctions)
FORCES ON LINE
• Permet de vérifier qu’un pays ne fait pas l’objet de mesures d’embargo et/ou ne figure pas sur une liste quelconque de sanctions
IOCR
• Indicateur de risque interne. Notation définit en fonction des paramètres informatiques prédéfinis d’après les mouvements enregistrés sur le compte du client. Définit le risque LAB (lutte anti blanchiment)
CONTACT
L’acteur PRO effectue les interrogations Le PSC vérifie qu’elles aient bien été faîtes
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Le risque LAB par client et par secteur d’activité
« peu sensible » risque
moyennement faible
« assez sensible » Risque
moyennement élevé
« très sensible » Risque élevé
La détermination du niveau de risque LAB est du ressort de l’acteur PRO de la DEC en fonction des critères détaillés dans la cartographie des niveaux de risque et de sa propre appréciation. Si nécessaire, la DEC demandera l’avis du PSC qui peut lui-même obtenir l’avis du CDR avant la détermination définitive.
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L’identification des bénéficiaires effectifs
Client (société commerciale)
Actionnaire 1 10%
Actionnaire 2 60%
Actionnaire 4 20%
Actionnaire 5 50%
Actionnaire 6 30%
Actionnaire 7 30%
Actionnaire 8 70%
Actionnaire 3 30%
• 1 – l’acteur PRO définit le(s) BE lors de l’EER • 2 – Le PSC contrôle. En cas de doute, ils peuvent s’aider
de : - examen du K-bis - examen du Registre des actionnaires - interrogations FIBEN - organigramme certifié et de - de 3 mois - recherches @ : http://www.coface.fr/
Dans cet exemple, sont BE :Actionnaire 3 ; détient directement 30%!Actionnaire 5 ; détient indirectement 30%*!
* Méthode de calcul : actionnaire 2 X actionnaire 5 / 100 soit, 60 x 50 /100 = 30% ; soit plus de 25%
Si l’ensemble de ces méthodes s’avèrent infructueuses, l’acteur PRO remplit la fiche d’identification des BE et du niveau de risque LAB. Cette fiche doit être signée par le représentant de la PM ou de l’un de ses actionnaires
En cas de démembrement de propriété d’actions, il faut prendre en compte le % de nue-propriété, le % d’usufruit de chacun des actionnaires ; sera BE toute personne détenant + de 25% de la nue-propriété et/ou + de 25% de l’usufruit
Lors du décès d’un BE, l’acte notarié ou l’attestation notariée de dévolution successorale permettra l’identification des héritiers. S’il n’est fait aucune mention de la quote-part détenue par chacun d’eux, le client devra fournir une attestation précisant la répartition du capital entre les héritiers du BE décédé.
Cas particuliers des groupes familiaux : il faut rechercher l’existence d’un pacte d’actionnaires et identifier chaque membre du groupe. À défaut de pacte, il faut identifier les représentants de la famille (souvent les dirigeants ou actionnaires) afin de connaître les personnes habilitées aux prises de décisions d’investissement. Si les BE sont de nationalité ou résidents dans un pays sous embargo, il faudra impérativement l’accord de SEGL/CFT/BDG/BDF. La notoriété publique des clients permettra certaines exceptions quant aux pièces à recueillir
Il se peut qu’il n’y ait aucun BE : une attestation sur l’honneur de – de 3 mois signée par le représentant légal de la PM doit alors mentionner : « qu’aucune personne ne détient plus de 25% du capital de la société actionnaire. »
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Syndicat de copropriétaires : • C’est une personne morale qui regroupe l’ensemble des copropriétaires d’un ensemble immobilier :
- original convention d’ouverture de compte - copie de règlement de copropriété (5 pages min) - copie du PV de l’AG ayant nommé le syndic - copie du PV de l’AG ayant mandaté le syndic professionnel pour l’ouverture - attestation SIREN de – de 3 mois pour les syndicats sirénés
Syndic de copropriété : • C’est le représentant légal du syndicat des copropriétaires ; il gère notamment l’administration et la finance de la
copropriété - si déjà client SG : documents identiques à ceux ci-dessus + mise à jour de la pièce d’identité du mandataire et sa
procuration - si non client SG : réaliser le KYC conforme du syndic à partir de la fiche de liaison EER PRO VP-Syndic professionnel (disponible dans Canal PRO et Atlas)
• Copie de l’extrait d’immatriculation de – de 3 mois au Registre du Commerce et des Sociétés + copie de la déclaration de début d’activité du Centre de Formalité des Entreprises
Commerçants
• Copie de l’immatriculation de – de 3 mois au Registre des métiers + copie de la déclaration de début d’activité du CFE + BEP, CAP ou autre diplôme homologué pour les activités définies à l’art. 16-I de la loi du 5/07/1996 (mécaniciens, métiers de la bouche, plombiers, électriciens, ramoneurs, esthéticiens, prothésistes dentaires, maréchal-ferrant...). A défaut de diplôme, le justificatif de 3 années d’expérience en tant que travailleur indépendant ou de salarié.
Artisans
• Copie de la déclaration de début d’activité du CFE. La liste des prof lib est accessible via le lien : http://ciep.fr/enic-naric-page/vérifier-si-profession-reglementee
Professions libérales
Quelques spécificités16
Remerciements
Magdalena GALKIEWICZ et le PSC Jemmapes :
ü la confiance accordée ü la diversité des tâches confiées ü le soutien et la disponibilité permanente
Claude BOTTON et Corinne BENESTROFF :
ü le partage de leurs enseignements ü leur patience pédagogique ü leurs pertinents conseils
Et bien sûr chaque enseignant et intervenant !
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IUT Paris Descartes Nicolas DESMONTS