SYRIUSZ SP. Z O.O. 35-111 Rzeszów, ul. Sportowa 3 tel. (017)86 31 555, fax: (017)85 66 020 www.syriusz.com.pl, e-mail: programy@syriusz.eu

Środki Trwałe

System informatyczny wspomagający działalność firmy Rzeszów, 2011

UWAGA!!!

1. Korzystanie z systemu ŚRODKI TRWAŁE nie zwalnia użytkownika od kontroli i akceptacji dokumentów otrzymywanych przy użyciu tego systemu.

2. W związku z występowaniem realnego zagrożenia zainfekowaniem niniejszego systemu wirusami komputerowymi nie należy eksploatować wspólnie z tym systemem innych programów bliżej niewiadomego pochodzenia. Bagatelizowanie tego może doprowadzić do utraty systemu oraz wykorzystywanych przez niego plików z danymi.

3. Celowe jest kopiowanie plików z bazami danych na trwałe nośniki informacji i przechowywanie ich w bezpiecznym miejscu. Pozwoli to na ewentualne odtworzenie systemu w przypadku awarii sprzętowej serwera baz danych.

4. Rozpowszechnianie w dowolnej formie kopii plików składających się na niniejszą aplikację powoduje naruszenie praw autorskich i jest bez zgody firmy „SYRIUSZ” Sp. z o.o. prawem zabronione.

5. Producent nie bierze odpowiedzialności za skutki wynikłe z błędnego działania systemu spowodowane próba wykonania nieautoryzowanych kopii programu.

6. Przed zainstalowaniem programu należy dokładnie zapoznać się z instrukcją.

UWAGA! Korzystanie z programu Środki Trwałe jest jednoznaczne z akceptacją licencji załączonej do instrukcji

Spis treści  WSTĘP ................................................................................................... 5 I. INSTALACJA PROGRAMU ŚRODKI TRWAŁE ....................................................... 6 

1.1 Praca jednostanowiskowa ................................................................... 6 1.2. Praca wielostanowiskowa w sieci peer ................................................... 6 1.3. Praca wielostanowiskowa w sieci dedykowanej MS Windows ......................... 7 1.4. Praca wielostanowiskowa w sieci dedykowanej ze stanowiskami klienckimi MS Windows i serwerem opartym o system operacyjny Linux .................................. 7 1.5. Przebieg instalacji ........................................................................... 8 

II. SZYBKI START ..................................................................................... 18 2.1. Początek pracy z programem ............................................................ 18 2.2. Skrócony opis konstrukcji programu .................................................... 20 

III. KONFIGUROWANIE PROGRAMU ................................................................ 21 3.1. Lista użytkowników........................................................................ 21 3.2. Konfiguracja lokalna programu .......................................................... 22 3.3. Kopia danych / Odtworzenie danych ................................................... 24 3.4. Serwis........................................................................................ 25 

IV. OGÓLNE ZASADY STOSOWANE W TRAKCIE EDYCJI TABEL ................................. 28 4.1. Dopisywanie, poprawianie, usuwanie................................................... 28 4.2. Wyszukiwanie danych ..................................................................... 28 4.3. Filtrowanie danych ........................................................................ 30 4.4. Grupowanie danych ....................................................................... 32 4.5. Okna dialogowe ............................................................................ 35 4.6. Wydruk analiz .............................................................................. 37 

V. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH/WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH i PRAWNYCH - SZCZEGÓŁY ........................................................................................... 38 

5.1. Słowniki danych ............................................................................ 38 5.2. Dodawanie nowego środka trwałego.................................................... 42 5.3. Modyfikowanie ............................................................................. 49 5.4. Usuwanie .................................................................................... 50 5.5. Manipulowanie szczegółami środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych........................................................................................ 50 

5.5.1. Dokonane odpisy..................................................................... 51 5.5.2. Ulepszenia i Wyceny ................................................................ 55 5.5.3. Zmiana mnożnika.................................................................... 57 5.5.4. Zmiana miejsca użytkowania ...................................................... 59 5.5.5. Zakończenie amortyzacji........................................................... 59 

5.6. Ewidencja Wyposażenia .................................................................. 60 5.7. Naliczanie bieżącej amortyzacji ........................................................ 63 

VI. PLAN AMORTYZACJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH/WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH i PRAWNYCH......................................................................................................... 67 

6.1. Analiza Miesięczna/Roczna............................................................... 68 6.2. Tabela amortyzacyjna wybranego środka trwałego lub WNiP ...................... 69 6.3. Plan amortyzacji ........................................................................... 71 6.4. Finansowanie ............................................................................... 74 

6.5. Wyposażenie................................................................................ 76 6.6. Eksport danych do Skarbnik NG.......................................................... 78 6.7. Skarbnik ..................................................................................... 80 6.8. Zamknięcie.................................................................................. 80 

XI. UWAGI UŻYTKOWE .............................................................................. 82 

WSTĘP

Program ŚRODKI TRWAŁE NG jest nowoczesną aplikacją wspomagającą politykę ewidencjonowania i amortyzowania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Umożliwia pracę jednostanowiskową, jak również pracuje efektywnie w sieci komputerowej, zarówno lokalnej jak i rozległej. Aplikacja umożliwia dokonywanie amortyzacji zarówno metodą liniową jak i degresywną. Wszelkie zmiany dotyczące ewidencjonowanych środków trwałych odbywają się w oparciu o generowanie stosownych dokumentów – OT przyjęcia, likwidacji, ulepszenia czy też zbycia środka trwałego. W aplikacji zaimplementowano bogaty zestaw analiz i podsumowań, dzięki czemu użytkownik posiada pełną wiedzę dotyczącą wielkości umorzeń amortyzacyjnych w dowolnym, wybranym przez siebie okresie czasu. Dzięki prostocie aplikacji dokonywanie miesięcznych odpisów amortyzacyjnych nie było jeszcze nigdy tak proste i przyjemne. System ŚRODKI TRWAŁE NG posiada system identyfikacji użytkowników skojarzony z systemem blokad dostępu do poszczególnych funkcji programu. Pozwala to w firmach, w których oprogramowanie użytkuje kilka osób, przydzielać dostęp do poszczególnych opcji programu osobom o zadanym poziomie kompetencji. Aplikację wzbogacono rozbudowanym systemem pomocy, pozwalającym szybko i rzeczowo znaleźć i rozwiązać szeroką gamę problemów związanych z jego użytkowaniem. System ŚRODKI TRWAŁE NG pracuje w następującym środowisku:

1. system operacyjny serwera – Linux, Windows 2000 Server 2. system operacyjny stacji roboczych – Windows 2000/XP/VISTA/7 3. serwer baz danych - Interbase SQL, FireBird.

Wymagania sprzętowe: ·komputer z zegarem procesora 2700 MHz ·1GB pamięci RAM ·napęd CD -ROM ·pracująca w systemie Windows ·operacyjny Microsoft Windows 2000/XP/VISTA/7 ·protokół sieciowy TCP/IP

I. INSTALACJA PROGRAMU ŚRODKI TRWAŁE   

1.1 Praca jednostanowiskowa   Instalacja polega na zainstalowaniu serwera baz danych oraz aplikacji ŚRODKI TRWAŁE NG na jednym komputerze, z uruchomionym systemem operacyjnym MS Windows 95/98, ME, NT, 2000 lub XP. Po włożeniu płyty instalacyjnej zgłosi się instalator systemu. W przypadku, gdy to nie nastąpi, np. z powodu wyłączonej opcji auto-odtwarzania, należy uruchomić plik STSetup.exe z dołączonego CD. Najpierw zainstaluj serwer baz danych, następnie aplikację. Po zainstalowaniu tych składników w systemach klasy NT aplikacja jest od razu gotowa do pracy po restarcie komputera. Natomiast w przypadku Windows 95/98/NT należy dodać skrót uruchamiający serwer bazy danych do Autostartu, a następnie przeładować system operacyjny.

1.2. Praca wielostanowiskowa w sieci peer   Ta opcja pozwala na prace w małych sieciach(max 3 komputery). Przeznaczona jest głównie dla małych firm, w których zastosowanie dedykowanego serwera jest nieekonomiczne. Aby uzyskać najlepszą wydajność sieci, zainstaluj serwer baz danych i aplikację ŚRODKI TRWAŁE NG na najmocniejszym komputerze. Pozostałe stanowiska kliencie będą korzystały z części zasobów tego komputera, wykonując operacje na bazie danych. Zalecanym środowiskiem serwera baz danych jest w tym przypadku MS Windows klasy NT. Wymogiem tego typu rozwiązania jest stały adres IP komputera będącego serwerem baz danych. Na tej maszynie zainstaluj serwer baz danych i ŚRODKI TRWAŁE NG tak, jak w punkcie 1.1. Po restarcie systemu możesz uruchomić aplikację. Inna metoda instalacji będzie dotyczyć stanowisk klienckich. Ponieważ nie jest potrzebny serwer baz danych, podczas instalacji zainstaluj wyłącznie aplikację klienta. Po uruchomieniu aplikacji, program otworzy lokalną bazę danych. Aby skonfigurować poprawnie połączenie z odpowiednią bazą danych należy je właściwie skonfigurować w menu INNE->LOKALIZACJA DANYCH. Poprawne skonfigurowanie polega na podaniu ścieżki dostępu do bazy danych. W przypadku sieci peer będzie to wyglądać następująco: AdresSerwera:dysk:\folder\baza, np.: 192.168.0.11:c:\firma\srod_tr.gdb

aliasserwera:c:\firma\srod_tr.gdb Podaj alias serwera, gdy jest on wpisany do serwera DNS. Zastępczo można taki alias dopisać do pliku hosts każdego stanowiska klienckiego. Plik ten w systemach znajduje się w katalogu głównym Windows (z reguły c:\windows). Po instalacji systemu plik będzie miał rozszerzenie sam. Przemianuj go poleceniem np.: ren hosts.sam hosts z linii komend. W systemach NT w %SystemRoot%\system32\drivers\etc (z reguły c:\winnt\system32\drivers\etc). Edycję tego pliku może przeprowadzić wyłącznie Administrator lub członek grupy Administratorzy.

1.3. Praca wielostanowiskowa w sieci dedykowanej MS Windows   Cała instalacja przebiega dokładnie tak, jak dla punktu 1.2. Na serwerze bazy danych powinny być zainstalowane wyłącznie niezbędne aplikacje i usługi, tak, aby nie ograniczać wydajności serwera. W żadnym wypadku nie należy uruchamiać aplikacji zabierających duże zasoby procesora, dysku czy pamięci. Uruchamianie aplikacji przeznaczonych dla systemu MSDOS może spowodować również znaczny spadek wydajności sieci (dotyczy to szczególnie Norton Commander). Serwer baz danych będzie uruchamiany automatycznie, jako usługa (service), więc nie trzeba podawać hasła i odrębnie uruchamiać serwera bazy.

1.4. Praca wielostanowiskowa w sieci dedykowanej ze stanowiskami klienckimi  MS Windows i serwerem opartym o system operacyjny Linux  W tym typie instalacji różnicą jest system operacyjny, pod kontrolą którego będzie pracował serwer bazodanowy Firebird/Interbase. UWAGI:

1. Do poprawnej pracy systemu ŚRODKI TRWAŁE wymagany jest poprawnie działający protokół TCP/IP. Zainstaluj go w panelu sterowania systemu MS Windows.

2. Minimalne wymagania dla aplikacji klienckiej to: a. processor Intel Celeron 2700GHz, b. pamięć RAM 1 GB, c. dysk twardy o wolnej powierzchni 500MB.

3. Minimalne wymagania dla serwera bazy danych dla Windows: a. procesor Intel Celeron 2700MHz, b. pamięć RAM dla dyspozycji serwera 1 GB + 8MB/klienta,

c. dodatkowy dysk twardy o pojemności pozwalającej na zapis bazy. 4. Minimalne wymagania dla serwera bazy dla Linux:

a. jeden lub więcej procesorów Intel 2700 MHz,

b. pamięć RAM 1 GB + 8MB/klienta, c. dysk twardy o pojemności wystarczającej do zapisu bazy danych.

5. Przy pracy w sieci lokalnej zaleca się instalację sieci cat. 5 6. Baza danych dostarczona w pakiecie instalacyjnym ma nazwę

srod_tr.gdb i instaluje się w katalogu aplikacji. Zalecane jest archiwizowanie bazy danych.

7. Do prawidłowej pracy aplikacji konieczne jest zainstalowanie karty graficznej, pracującej z rozdzielczością min. 800x600 pikseli oraz obsługę co najmniej 256 kolorów.

1.5. Przebieg instalacji   Po uruchomieniu instalatora programu ŚRODKI TRWAŁE NG, nastąpi instalacja wszystkich niezbędnych modułów aplikacji. W celu instalacji należy postępować zgodnie z kreatorem instalacji.

Następnie należy zaakceptować warunki licencji.

Kolejnym krokiem jest zapoznanie się z warunkami instalacji systemu.

Instalator zapyta o miejsce zainstalowania aplikacji (domyślnie c:\SrodkiTrwałe)

Podczas pierwszej instalacji zostanie zadane pytanie o stworzenie folderu, które należy zaakceptować.

Następnie pojawi się pytanie o to, jakie elementy aplikacji mają być

zainstalowane:

• Pusta baza danych • Programy wykonywalne • Motor bazodanowy by Borland • Serwer Firebird

Następnie należy wskazać miejsce instalacji skrótów w menu Start.

Następne okienko zawiera posumowanie wybranych opcji instalacji.

Po wybraniu typu instalacji pozostaje tylko dokonać instalacji, wybierając ikonkę (Klawisz Instaluj). Jeżeli na komputerze był instalowany wcześniej program Firebird instalator poinformuje o tym. Dotychczasowa wersji Firebirda zostanie zastąpiona bieżącą.

Podczas instalacji zostaniemy poproszeni o akceptację certyfikatu bezpieczeństwa firmy Syriusz..

Aby zakończyć instalację naciśnij Zakończ.

II. SZYBKI START  

2.1. Początek pracy z programem   Po zainstalowaniu, system Środki Trwałe NG jest gotowy do pracy. Po wykonaniu niezbędnych przygotowań, w celu autoryzacji dostępu do danych, program zapyta o nazwę użytkownika oraz hasło. Domyślnym użytkownikiem jest ADMIN, jego hasło to „kubus”. Pierwszą czynnością po uruchomieniu aplikacji powinno być zdefiniowanie użytkownika systemu. W tym celu należy obowiązkowo:

• określić lokalizację bazy danych programu Środki Trwałe • dopisać dane firmy, • wprowadzić numer licencyjny otrzymany przy zakupie, określić rok

podatkowy w firmie • zdefiniować nagłówek wydruku.

Lokalizacje baz danych określ, wybierając opcję INNE ->LOKALIZACJA DANYCH. Dane firmy dopisz, wybierając opcję INNE -> FIRMA z menu głównego.

Po wpisaniu numeru licencji należy zamknąć i ponownie uruchomić aplikację w celu pobrania przez nią właściwych danych. Po ponownym uruchomieniu przejdź do opcji konfiguracji nagłówka wydruku ->WYDRUK -> NAGŁÓWEK. Wpisane tutaj w czasie instalacji dane są przykładowe i mają na celu pokazanie sposobu wypełniania nagłówka.

UWAGA!!! Pamiętaj o tym, że ŚRODKI TRWAŁE NG obsługuje wydruki zarówno do drukarek graficznych, np. atramentowych, laserowych, jak i drukarek tekstowych, np. OKI. Niestety, mimo iż aplikacja obsługuje oba typy wydruków, istnieją pewne ograniczenia ich wyglądu, podyktowane sposobem działania drukarek i tak np. drukarka działająca w trybie tekstowym może mieć problemy z poprawnym wydrukiem grafiki (np. LOGO firmy, wykresów itp.), natomiast drukarka laserowa czy atramentowa drukuje na raz tylko jeden egzemplarz wydruku. Drukarka drukująca w trybie tekstowym przelicza współrzędne wydruku z dokładnością jednego wiersza, natomiast drukarki graficzne z dokładnością 1 piksela. W czasie konfiguracji wydruku nagłówka, jak też podczas późniejszej pracy z aplikacją należy pamiętać o tych zależnościach. Definiowanie nagłówka dokumentu zostało maksymalnie uproszczone:

• tekst rozmieścić metodą drag & drop (przeciągnij i upuść), • opcje wydruku dostępne są pod prawym przyciskiem myszki

(praworęcznej), • tam też, po wskazaniu obiektu, dostępne są opcje wielkości tekstu, • elementy wybierz tak, jak opcje z menu, • teksty dodatkowe edytuj, wpisując dowolny tekst, np. telefony.

Po zdefiniowaniu nagłówka, zatwierdź zapis. Drugą czynnością jest wybranie drukarki. Wybierz opcję INNE -> USTAWIENIA LOKALNE. Otwórz zakładkę DRUKARKA i skonfiguruj parametry drukarki

służącej do większości wydruków.

2.2. Skrócony opis konstrukcji programu   Aplikację możesz obsługiwać myszką lub klawiaturą. Najczęściej używane skróty klawiaturowe to:

Insert

dopisanie pozycji

BackSpace poprawa pozycji

Delete usunięcie pozycji

Ctrl+P wydruk standardowy

Alt+P wydruk użytkownika (patrz: dokumentacja

szczegółowa) Ctrl+ Q zatwierdzenie dokumentu, operacji

F5 sortowanie listy według aktualnie zaznaczonej

kolumny Alt+F rozpoczęcie wyszukiwania w aktywnej kolumnie Alt+C kontynuacja wyszukiwania na liście

F2 rozpoczęcie filtrowania listy

F3 przy filtrowanej liście przejście na poziom

poprzedniego filtru „+” z klawiatury

numerycznej

wywołanie menu szczegółowego specyficznego dla listy

Alt+T podsumowanie Ctrl+Home skok na początek listy Ctrl+End skok na koniec listy Ctrl+ PageUp skok na początek strony listy Ctrl+ PageDown skok na koniec strony listy Wszystkie pola wyboru typu CheckBox rozwijają listę opcji po wciśnięciu klawisza Insert. Aplikacja Środki Trwałe charakteryzuje się tym, że każda z operacji wykonywanej na ewidencjonowanej pozycji wpływa bezpośrednio na kształt tworzonej tabeli amortyzacji, a co za tym idzie na wartość rocznych odpisów umorzeniowych. Po zainstalowaniu aplikacji, przykładowe pozycje umieszczono w systemie celem zobrazowania poprawnego wykorzystania aplikacji.

III. KONFIGUROWANIE PROGRAMU  

3.1. Lista użytkowników   Obsługa użytkowników systemu jest możliwa w opcji INNE -> UŻYTKOWNICY. Wszystkie jej elementy są dostępne tylko wówczas. Gdy program został uruchomiony z pozycji administratora. Po zainstalowaniu aplikacji Środki Trwałe NG domyślnym hasłem administratora jest hasło KUBUS. Osoba zajmująca się konfiguracją programu powinna hasło to zmienić, ustawiając się na pozycji a następnie wciskając BackSpace, bądź też wybierając ikonę lub opcję Popraw z menu głównego. Pamiętane uprawnienia administratora pozwalają na pełną kontrolę nad ustawieniami programu. Hasła tego nie należy ujawniać pozostałym użytkownikom programu. Logując się hasłem administratora, możesz dokonać zmian na liście użytkowników programu. Przy pomocy klawiszy funkcyjnych (Delete i BackSpace) lub za pomocą ikon możesz dopisywać kolejnych użytkowników, bądź edytować użytkowników już istniejących, nadając im odpowiednie uprawnienia. W trakcie dopisywania użytkownika oprócz identyfikatora(imię i nazwisko) podaj jego hasło. Ważne jest, aby użytkownik, logując się do systemu, podał dokładnie te same wartości. Użytkownik logując się później własnym identyfikatorem i hasłem, może zmienić tylko swoje hasło.

Pamiętaj o zdefiniowaniu praw nowo wpisanego użytkownika, gdyż zatwierdzenie jego okna edycyjnego bez zmiany jakiejkolwiek opcji da mu nieograniczony dostęp do wszystkich elementów programu.

Administrator systemu może nadać każdej osobie indywidualne uprawnienia dostępu do programu w tym celu ustaw kursor na danym użytkowniku, a następnie wciśnij klawisz „+” przy klawiaturze numerycznej lub wybierz ikonę Pojawi się wówczas nowe okno edycyjne. Ustawiając się na odpowiedniej opcji, nadaj danej osobie prawa dostępu do wskazanej pozycji. Zmiany możesz dokonać klawiszem spacji. Jasny kolor na danej opcji oznacza brak dostępu do tej pozycji. Zatwierdź ustalone prawa.

hcąc zmienić użytkownika, nie musisz zamykać i powtórnie uruchamiać

3.2. Konfiguracja lokalna programu  

ostęp do konfiguracji lokalnej znajduje się w menu głównym INNE ->

Cprogramu. Wystarczy wcisnąć klawisz (zmiana operatora), a następnie podać identyfikator i hasło. Po zakończeniu pracy użytkownik powinien się wylogować, aby nikt niepowołany nie mógł ingerować w opcje jego konta ani dokonywać na nim niepożądanych zmian. Klawisz F2 (wyjście) wyłączy wszystkie opcje programu. Po jego wciśnięciu dostępne są tylko opcje zamknięcia albo zmiany operatora – klawisz F3.

DUSTAWIENIA LOKALNE. Opcja ta umożliwia dostosowanie aplikacji Środki Trwałe NG tylko na tym stanowisku, na którym został zainstalowany.

W zakładce możesz ustalić rozmiar czcionki, jej rodzaj oraz kolor tekst i kolor tła w wyświetlanych tabelkach. W zakładce DRUKARKA określ parametry wydruku drukarki domyślnej:

• Rodzaj wydruku – rodzaj „graficzny” przy drukarce atramentowej lub laserowej, rodzaj „tekstowy” przy drukarce igłowej,

• Wydruk do – wydruk możesz skierować na „drukarkę” lub do „pliku”. Przy wyborze wydruku do pliku program przed wydrukiem zapyta o nazwę i miejsce zapisania pliku wydruku,

• Wydruk nagłówka – wybór opcji „tak” sprawi, że na każdym wydruku będzie drukowany nagłówek zdefiniowany w opcjach INNE -> WYDRUK -> NAGŁÓWEK,

• Sumowanie – wybór opcji dotyczy sposobu podsumowania na końcu strony przy wydruku analiz,

• Odstęp między liniami – umożliwia zastosowanie standardowego odstępu między liniami lub wydruku z jego brakiem,

• Ilość kopii dokumentu – ustal standardową ilość kopii dokumentu, którą program będzie proponował przed każdym wydrukiem,

• Linia rozdzielająca pozycję w analizach – definiuje linię rozdzielającą pozycje tylko w analizach,

• Linia rozdzielająca pozycję na dokumentach – definiuje linię rozdzielającą pozycje tylko w dokumentach,

• Stronicowanie na dokumentach – można zdefiniować w trybie tekstowym, natomiast w trybie graficznym wydruki zawsze są drukowane z podziałem na strony,

• Cofanie papieru przed wydrukiem – podaj w calach; ”0” oznacza brak cofania papieru,

• Wysuw papieru po wydruku – podaj w calach; ”999” oznacza wysuw papieru do końca strony,

• Polskie znaki – wydruk polskich znaków w trybie tekstowym, ustal standard (Emulacja, Mazovia, Latina, lub bez polskich znaków),

• Ilość linii na stronie – zdefiniuj w trybie tekstowym jak i graficznym, podając ilość linii.

3.3. Kopia danych / Odtworzenie danych  Podstawowym zabezpieczeniem jest systematyczne kopiowanie zbiorów z danymi na nośnik zapasowy. Zaleca się codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających. Wskazane jest naprzemienne używanie sześciu egzemplarzy nośnika zapasowego (np. w każdym dniu tygodnia - inny). W mniejszych jednostkach rolę nośnika mogą pełnić dyskietki, przy większej ilości danych praktyczniejsze jest wykorzystanie zapasowego twardego dysku, streamera czy nośników CD-RW. W przypadku dokonywania kopii bezpieczeństwa należy posłużyć się odpowiednimi narzędziami np. programem gbak.exe lub też ibconsole. Bezpośrednie kopiowanie bazy danych (przy włączonym serwerze Interbase) może spowodować jej uszkodzenie.

UWAGA !

Jedynie aktualna kopia bezpieczeństwa pozwala na odtworzenie danych w przypadku awarii systemu komputerowego. Brak kopii zabezpieczających może spowodować NIEODWRACALNĄ utratę danych księgowych!!! W celu wykonania kopii danych należy wybrać funkcję: Inne->Kopia danych->

Wykonanie.

Program w sposób automatyczny podpowie lokalizację źródłowej bazy oraz zaproponuje lokalizację kopii. Nazwa kopii składa się z dwóch członów: nazwy bazy oraz daty wykonania kopii. W celu jej wykonania należy wybrać klawisz WYKONAJ. Należy zwrócić szczególną uwagę na opcję Odtworzenia kopii. Wywołanie powyższej funkcji (Inne->Kopia danych->Odtworzenia) skutkuje utratą dotychczasowych danych i odtworzeniu ich z kopii. Proces odtwarzania jest nieodwracalny.

3.4. Serwis  Funkcja Serwis służy do wczytania bazy danych z innych źródeł np. Pliku tekstowego, Excela itp. Plik zawierający dane dotyczące środków trwałych musi mieć określoną strukturę.

Dane w pliku importu muszą zawierać następujące pola oddzielone średnikiem (;):

1. Nr ewidencyjny środka trwałego 2. Datę nabycia w układzie RRRR.MM.DD 3. Stawkę amortyzacji bilansowej w % 4. Stawkę amortyzacji podatkowej w % 5. Metodę amortyzacji: LINIOWA, JEDNORAZOWA lub DEGRESYWNA 6. Wartość brutto środka trwałego 7. Umorzenie bilansowo 8. Umorzenie podatkowo 9. Nr klasyfikacji ST (3 cyfry) 10. Nazwa środka trwałego

Plik ma format pliku tekstowego (.txt) Plik zawierający ww dane jest zapisywany do systemu pod datą bilansu na wskazany okres.

W celu zaimportowania danych należy powtórzyć kod zabezpieczający w okienku (kod generowany losowo).

IV. OGÓLNE ZASADY STOSOWANE W TRAKCIE EDYCJI TABEL  

4.1. Dopisywanie, poprawianie, usuwanie   Do poruszania się po aktualnie przeglądanej tabeli służą następujące klawisze: PageUp przejście o jedną stronę w górę PageDown przejście o jedną stronę w dół Home przejście do pierwszej kolumny tabeli End przejście do ostatniej kolumny tabeli Ctrl Home skok na początek tabeli Ctrl End skok na koniec tabeli Przy przeglądaniu danych w tabeli należy posługiwać się skrótami klawiszy lub ikonami opisanymi w podrozdziale 2.2.

4.2. Wyszukiwanie danych   W systemie Środki Trwałe NG można przeszukiwać dane w dwojaki sposób. Poprzez:

• pozycjonowanie • zawężanie

Naciśnięcie klawiszy Alt+F zawsze uruchomi szukanie pozycjonowaniem w kolumnie, w której znajduje się kursor. w oknie edycyjnym Szukaj w kolumnie w polu Wyszukaj wpisz szukany łańcuch znaków, a następnie zatwierdź:

W wyniku szukania pozycjonowaniem kursor ustawi się na pierwszej pozycji w kolumnie, która zawiera zadany ciąg znaków. Aby kontynuować, wciśnij Alt+C. Wówczas kursor będzie się ustawiał na kolejnych pozycjach z tym ciągiem znaków - aż do końca danej kolumny. Jeśli w danej kolumnie nie ma już więcej pozycji z tym ciągiem znaków, na ekranie pojawi się następujące okno edycyjne:

Szukanie pozycjonowaniem, zwłaszcza w obszernej liście, trwa zwykle dłużej. Dlatego nawet w trakcie szukania, aby usprawnić pracę, można zmienić tryb – z pozycjonowania na zawężanie. Szukanie za pomocą zawężania polega na wyselekcjonowaniu z tabeli wszystkich pozycji w kolumnie zaczynających się od zadanego ciągu znaków do odrębnej, zawężonej tabeli. Aby przeszukać tabelę poprzez zawężanie, ustaw się kursorem na odpowiedniej kolumnie i zacznij wpisywać ciąg znaków, od którego zaczyna się szukany element. Pojawi się wówczas okno edycyjne, w którym możesz wybrać opcję wyszukiwania poprzez zawężanie i wpisać łańcuch znaków, rozpoczynający szukany element:

Jednocześnie w tle program rozpocznie już zawężanie tabeli do pozycji rozpoczynających się od zadanego ciągu znaków. Po zatwierdzeniu klawiszem Enter lub przyciskiem Zatwierdź, możesz wybrać jedną pozycję bądź onownie przeszukać zawężoną tabelę.

ej tabeli możesz szukać jedynie pozycjonowaniem (klawisze Alt+F Alt+C).

p W zawężoni

Aby powrócić z tabeli zawężonej do pełnej listy danych, wciśnij klawisz Tab.

lement się rozpoczyna. w przeciwnym wypadku program go nie odnajdzie.

iektóre kolumny można przeszukiwać jedynie pozycjonowaniem.

.3. Filtrowanie danych 

kolumnie a ianym warunkiem możesz sformułować następujące relacje:

b - koniunkcja warunków

ciśnij klawisz F2. W środkowej części ekranu pojawi się okno Poziom 1.

UWAGA! o ile szukając pozycjonowaniem możesz podać ciąg znaków znajdujący się w dowolnym miejscu szukanego elementu, o tyle szukając poprzez zawężanie musisz podać ciąg znaków, od którego szukanye N

4 Filtrowanie danych selekcjonuje z aktualnie przeglądanej tabeli pozycje, które spełniają zadane warunki. Pomiędzy danymi zapisanymi wstaw

= - równy # - różny > - większy < - mniejszy jak - zgodnie z wzorcem bez - zaprzeczenie warunku lu - alternatywa warunków i

Aby rozpocząć filtrowanie, na

W

[bez] [nazwa kolumny] [znak r warunek] i potwierdź klawiszem Enter.

pisz do niego warunek filtrowania według następującej reguły: elacji] [

UWAGA! Naciskając klawisz Insert, uzyskasz podpowiedź o tym, co w danej chwili powinieneś wpisać, np. w pustym oknie Poziom X otworzy się okno z listą kolumn – wybierz jedną z nich. Po kolejnym naciśnięciu Insert, pokaże się okno Podpowiedź z listą możliwych warunków:

Ponownie wybierz jeden z nich.

Jeśli filtrowanie wykonywane jest według pola tekstowego, to jeszcze raz możesz wcisnąć Insert i wybrać podpowiedź „TEKST”: Po wybraniu tej podpowiedzi, zastąp słowo „TEKST” własną żądaną wartością i naciśnij Enter. W analizowanej tabeli zostanie wyszukany i wyświetlony na ekranie podzbiór, który spełnia warunki nałożonego filtru. Filtrowanie można zagnieżdżać do 5 poziomów, tzn. naciskając F2, możesz filtrować zbiór uzyskany jako efekt poprzedniego filtrowania. Jeżeli pole z nazwą kolumny jest polem znakowym lub polem typu data, to wprowadzany warunek poprzedź i zakończ znakiem ‘. Powrót do stanu zbioru przed ostatnim filtrowaniem następuje po naciśnięciu F3.

Przykłady:

• wszystkie POZYCJE, których metoda amortyzacji jest LINIOWA METODA JAK ‘LINIOWA’

• wszystkie pozycje kolumny WARTOSC_POCZ większe od 100 000.00 WARTOSC_POCZ > 100 000

• wszystkie pozycje których data nabycia jest „2011.07.12” DATA_NAB = ”2011.07.12”

• wszystkie pozycje które w kolumnie OPIS mają słowo „SAMOCHÓD” lub „AUTO” OPIS JAK ”SAMOCHÓD” LUB OPIS JAK ”AUTO”

Warunek filtrowania można zapamiętać i wielokrotnie używać bez ponownego wpisywania. w tym celu wybierz z menu Filtruj -> Zapamiętaj lub użyj skrótu Ctrl+Z. Program zapyta o tytuł zapamiętywanego warunku filtra. Aby odczytać zapamiętane filtry, wybierz z menu Filtruj -> Odtwórz. Na ekranie pojawi się wówczas okno z zapamiętanymi warunkami filtra. Po wybraniu warunku z listy, zaakceptuj klawiszem Enter.

4.4. Grupowanie danych   Opcja grupowania służy do samodzielnego tworzenia analiz (grup) na podstawie przeglądanej analizy. Funkcja grupowania znajduje się w menu GRUPUJ lub pod klawiszem skrótu Alt+G.

Aby grupować dane, ręcznie lub przez generator sformułuj warunek grupowania. w rezultacie otrzymasz wiersze reprezentujące wyniki grupowania. Automatyczne generowanie warunków grupowania znajduje się w menu EDYCJA -> WIERSZ-> AUTOMAT lub pod odpowiadającą ikoną. W oknie podaj kolumnę, według której chcesz grupować (lub wybierz ją z listy dostępnych kolumn - klawisz Insert). Możesz również podać wzorzec grupowania - X oznacza znak grupujący, ? - dowolny znak.

Zatwierdź klawiszem ENTER Ręczne generowanie warunków grupowania znajduje się w menu Edycja -> Wiersz -> Dopisz. Podaj warunek grupowania lub skorzystaj z podpowiedzi klawiszem Insert. Warunek grupowania utwórz tak samo, jak warunek filtrowania np. DOKUMENT JAK 'FV'. Zostanie wówczas utworzona grupa dokumentów „FV”. Następnie podaj logo reprezentujące warunek grupowania.

Logo może być użyte przy tworzeniu wykresów na podstawie pogrupowanej analizy. Zatwierdzaj klawiszem ENTER. Edytuj wiersz klawiszem BackSpace. Usuwaj klawiszem Delete. TWORZENIE KOLUMN Aby utworzyć kolumnę, wybierz z menu EDYCJA -> KOLUMNA -> DOPISZ lub użyj skrótu Alt+Insert. w okienku podaj metodę obliczeń: SUMA, ŚREDNIA, MIN, MAX, ILOSC POZ. Następnie podaj nazwę kolumny lub kolumn (np.cena_netto*ilosc) z analizy -podpowiedź pod klawiszem Insert. w kolejnym polu edycyjnym podaj nazwę, która będzie reprezentowała wiersz w grupowaniu. Należy pamiętać, że nazwy muszą się różnić od nazw w analizie. Zatwierdź klawiszem Enter. w ten sposób program wygenerował kolumnę z wynikami grupowania.

Możliwe jest wygenerowanie nieograniczonej liczby kolumn. Oczywiście wiąże się to z tym, że przy ponownym odczycie takiej analizy będzie ona wygenerowana po dłuższym czasie. Zapamiętanie stworzonego grupowania nastąpi po wybraniu z menu WZÓR -> ZAPISZ lub po naciśnięciu klawisza skrótu +Q. Podaj wówczas nazwę grupowania i zatwierdź klawiszem Enter. Odtwarzanie zapamiętanych grupowań umożliwia opcja z menu WZÓR -> OTWÓRZ lub skrótu Alt+O. z prawej strony ekranu pojawi się lista zapamiętanych grupowań. Poruszając się kursorami w górę i w dół, możesz automatycznie otwierać i wyświetlać zapamiętane grupowania. EKSPORT DANYCH GRUPOWANIA Możliwe jest zapisanie do pliku wyniku grupowania w formacie pliku tekstowego (.txt), dbase III (.dbf), excel. Opcja ta znajduje się w menu EKSPORT. SPORZĄDZANIE WYKRESÓW

W menu WYKRESY znajduje się opcja do wykonywania wykresów reprezentujących pogrupowaną analizę.

Po wybraniu tej opcji, zdefiniuj typ wykresu -słupkowy, kołowy i liniowy. Możesz również utworzyć wykres przedstawiony jako 3D (trójwymiarowy) - możesz wówczas dowolnie ustawiać głębie perspektywy i kąt rysowania wykresu. Wybierając wykres słupkowy, możesz zdefiniować typ figury przedstawiającej wartości na wykresie (słupkowy, piramida, piramida odwrócona, walec itp.).Następnie wybierz, którą kolumnę z grupowania ma reprezentować wykres. Utworzony wykres zapisz do pliku w formacie: bmp, wmf lub w schowku. Opcja eksportu do pliku znajduje się w menu. Drukuj wykres, wybierając z menu DRUK.

4.5. Okna dialogowe   Wyjaśnienia wymaga sposób poruszania się po oknach dialogowych. Za przykład niech posłuży okno Dodawanie Środka Trwałego.

Aby przejść do kolejnego pola, naciśnij klawisz Enter, lub klawisz Tab. aby cofnąć się do poprzedniego pola, naciśnij Shift Tab. Jeśli aktualnym polem jest pole, obok którego znajduje się strzałka, to zawartość tego pola wybierz z listy, która rozwinie się po naciśnięciu klawisza Insert. Naciśnięcie klawisza PageDown spowoduje zaznaczenie klawisza Zatwierdź. Jeśli wtedy naciśniesz Enter, okno zamknie się, a wszelkie wprowadzone w nim zmiany zostaną zapamiętane. Naciśnięcie Esc spowoduje zamknięcie okna bez zapamiętywania wprowadzonych zmian.

4.6. Wydruk analiz   Aby wydrukować analizę, wybierz z menu DRUKUJ->WYDRUK TYPOWY (klawisz skrótu CTRL+P) lub DRUKUJ->WYBRANE KOLUMNY (klawisz skrótu ALT+P)

Przy Wydruku typowym zostanie analiza według pierwszego zdefiniowanego dla niej wzorca. W przypadku braku zdefiniowanego wzorca wydruku wydrukowane zostaną wszystkie kolumny znajdujące się w analizie. Opcja Wybrane kolumny na wybranie kolumn do wydruku. w oknie Wybór kolumn do wydruku lewej stronie znajduje się lista kolumn do drukowania Drukuj, a po prawe stronie lista kolumn do pominięcia na wydruku Pomiń. Delete możesz przenosić kolumny z listy Drukuj do Pomiń. Aby sformatować kolumnę do drukowania, ustaw na niej kursor i wybierz opcję FORMAT, lub wciśnij klawisz Insert, prawym klawiszem myszki ustawiając się na zadanej nazwie kolumny. Gdy jest to kolumna znakowa, podaj jej długość. Gdy jest to kolumna numeryczna, podaj jej długość całkowita i długość po przecinku oraz czy ma być sumowana. Następnie zatwierdź klawiszem Enter. Gdy chcesz zmienić położenie kolumny na wydruku, wybierz myszką nazwę kolumny na liście kolumn do drukowania i trzymając lewy klawisz, przesuń w dowolne miejsce na liście. Aby zapamiętać zdefiniowany wzorzec wydruku, kliknij na ikonę „KARTKA

z ZIELONYM PLUSEM” . Wzorzec otrzyma kolejny numer. Wzorzec

usuniesz ikoną „KARTKA z MINUSEM” . Zmiany na wzorcu wydruku

zachowasz, klikając na ikonkę „KARTKA z ŻÓŁTĄ STRZAŁKĄ” .

V. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH/WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH i PRAWNYCH ­ SZCZEGÓŁY   Podstawową rozpoczęcia pracy z programem Środki Trwałe jest wprowadzenie wszystkich pozycji środków. Aby dane były kompletne należy uzupełnić wszystkie słowniki danych.

5.1. Słowniki danych  W celu uzupełnieni poszczególnych danych słownikowych należy z menu głównego wybrać opcje SŁOWNIKI

Lista słowników do uzupełnienia: 1. Fundusze - źródła finansowania środka trwałego lub WNiP 2. Oddziały - Lista oddziałów w Firmie 3. Wydziały - Lista wszystkich Wydziałów

4. Dysponenci - Osoby lub stanowiska odpowiedzialne za wybrane środki

5. Konta - Konta księgowe syntetyczne / analityczne Wybranie odpowiedniej funkcji spowoduje wyświetlenie nowego okna w którym należy dokonać założenia odpowiednich pozycji, np. Oddziały

Edycja poszczególnych pozycji odbywa się na ogólnych zasadach funkcjonowania programu. W celu dodania nowej pozycji należy wcisnąć klawisz Insert lub wybrać odpowiednią ikonkę, w której wprowadzamy nową pozycję.

Z poziomu edycji słowników dostępne są następujące opcje: -dodaj pozycję Insert, EDYCJA-DODAJ -popraw pozycję BackSpace , EDYCJA POPRAW -usuń pozycję Delete, EDYCJA USUŃ

Słownik FUNDUSZE

Firma może posiadać wiele źródeł finansowania wybranych środków

trwałych np.: 1. Własne źródła finansowania 2. Dotacje z UE 3. Dotacje z UM 4. PFRON, itp. W związku z różnym sposobem finansowania sposób naliczania amortyzacji może być różny. W celu identyfikacji tych źródeł dla poszczególnych środków należy zdefiniować takie fundusze. W tym celu wybieramy funkcję ŚŁOWNIKI – FUNDYSZE, w której wprowadzamy istniejące fundusze.

Słownik KONTA Program pozwala na automatyczną dekretacje amortyzacji w programie księgowym Skarbnik za wybrany okres. W celu prawidłowej dekretacji musimy określić wszystkie konta, które biorą udział w dekretacji dokonanych odpisów amortyzacyjnych. W opcji SŁOWNIKI-KONTA należy wprowadzić wszystkie konta księgowe syntetyczne/analityczne na ogólnych zasadach funkcjonowania programu.

5.2. Dodawanie nowego środka trwałego  Pierwszą czynnością po skonfigurowaniu aplikacji powinno być dodanie do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych prawnych, nowych pozycji. Aby dodać nową pozycję, wybierz z menu EWIDENCJA -> ŚRODKI TRWAŁE, a następnie: przyciśnij klawisz Insert, lub odpowiednią opcję z menu, Edycja->Dodaj, lub kliknij na ikonę

W otwartym w ten sposób formularzu istnieje szereg pozycji, które należy uważnie wypełnić. Wypełnienie części z nich jest obowiązkowe, a części nie. W wypadku nie wypełnienia wymaganego pola lub wypełnienia go błędną wartością zostanie zgłoszony stosowny komunikat. Opis dostępnych pól formularza: DANE PODSTAWOWE Grupa – grupa, do której zalicza się wprowadzana pozycja. Wybór grupy oparty jest o zaimplementowaną w programie klasyfikację środków trwałych. Aby uzyskać do niej dostęp, użyj klawisza Insert.

Poruszanie się po drzewie klasyfikacji środków trwałych realizowane jest przy użyciu klawiszy strzałek. Zatwierdzenie wyboru środka trwałego dokonujemy naciskając ENTER. w wyniku tej operacji wypełnione zostają automatycznie pola: Grupa, Nazwa KST.

KST– numer środka trwałego pochodzący bezpośrednio z Klasyfikacji Środków Trwałych, uzupełniany automatycznie w chwili wyboru grupy Nazwa – nazwa wprowadzanej pozycji (max. 50 znaków). Opis – dodatkowy opis wprowadzanej pozycji Grupa – program na podstawie KST sam wprowadza odpowiednią grupę wprowadzanego środka trwałego Nr Ewidencyjny – w polu tym należy wprowadzić numer ewidencyjny. Możemy wprowadzić go ręcznie wg przyjętej wcześniej ewidencji lub pozwolić wygenerować go przez program. Schemat nr ewidencyjnego:

KST/Oddział/Wydział/Rok Nabycia/Kolejny Numer z analogicznego wcześniej ciągu WNiP – zaznaczenie opcji, powoduje, że dana pozycja jest traktowana jako wartość niematerialna i prawna. Pole odznaczone oznacza, że wpisywana pozycja jest środkiem trwałym, Importowany – czy środek trwały importowany czy nie importowany, Używany – czy zakupiony jako nowy czy jako używany, Fabrycznie nowy lun Używany Jeżeli sposób liczenia amortyzacji bilansowej różni się od amortyzacji podatkowej należy wskazać odpowiednią zakładkę (Bilansowa/Podatkowa) i uzupełnić dane oraz zaznaczyć opcję: INNA AMORTYZACJA PODATKOWA Nabycie – data nabycia środka trwałego / WNiP Data wprowadzenia do ew. – data wprowadzenia nowej pozycji do ewidencji, wykorzystywana do odpowiedniego wystartowania amortyzacji (jest to w zasadzie data przekazania pozycji do użytkowania). Amortyzacja będzie wyliczana od następnego miesiąca, co będzie widoczne w oknie Początek Amortyzacji Stawka - w zależności od wyboru Stawka[w %] lub Okres amortyzacji[w latach] w pole Stawka należy wpisać stosowną wartość rocznej stawki amortyzacyjnej lub też podać długość amortyzacji wyrażoną w latach, Metoda amortyzacji – wybór metody amortyzacji. Dostępnymi metodami są: LINIOWA, DEGRESYWNA i JEDNORAZOWA, Mnożnik – współczynnik podnoszący roczną stawkę amortyzacyjną, Wartość początkowa – wartość początkowa środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej. Powinna być to wartość od której wyliczana jest amortyzacja (wartość brutto-zawierająca np. koszty transportu itp.) W przypadku gdy środek trwały jest finansowa w całości lub częściowo z obcych funduszy należy wypełnić tabelkę zawierającą listę funduszy. W innym przypadku tabeli nie wypełniamy. UWAGA!!!Wartość początkowa być równa sumie wszystkich funduszy.

DODATKOWE INFORMACJE Oddział – oddział, w którym znajduje się dany środek trwały(bądź wartość niematerialna i prawna) lub do którego został przypisany, Wydział – wydział, w którym znajduje się dany środek trwały(bądź wartość niematerialna i prawna) lub do którego został przypisany, Dysponent – osoba odpowiedzialna za dany środek trwały lub wartość niematerialną i prawną. Wybór stosownego Oddziału, Wydziału i Dysponenta z listy dostępnych wartości uzyskujemy naciskając klawisz Insert, będąc ustawionym na wybranym polu. Dostawca / wykonawca – pole umożliwia określenie producenta lub

wykonawcę wprowadzanej pozycji, Dokument nabycia - Numer dokumentu zakupu Rok produkcji Numer Fabryczny Informacje o przedmiocie – w polu tym możemy zapisać szereg informacji dotyczących wprowadzanego środka trwałego, które nie zostały podane we wcześniejszych opcjach. Liczba informacji jest nieograniczona lecz nie są one dostępne w opcji analiz.

KONTA:

W przypadku gdy chcemy przekazywać dane do systemu Skarbnik należy uzupełnić tabelkę zawierającą konta księgowe. Po lewej stronie konta znajduje się pole edycyjne WSP, w którym należy określić wskaźnik procentowy. Stanowi on informacje dla programu, jaki procent całości umorzenia winno być przerzucone, na skojarzone z nim konta. W przypadku wpisania tam wartości mniejszej niż 100%, należy dokonać powyższą operacje jeszcze raz, tak aby współczynnik równał się 100%.

Po wypełnieniu wszystkich potrzebnych pól formularza, zapisz nową pozycję w bazie danych programu klikając Zatwierdź. Kliknięcie na ten przycisk równoznaczne jest z przyjęciem do ewidencji nowego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej. Po wykonaniu tej operacji program umożliwia dokonanie wydruku dokumentu OT - przyjęcia nowego środka trwałego poprzez wybranie ikonki drukarki z napisem OT.

5.3. Modyfikowanie  Aby poprawić (zmodyfikować) pozycję znajdującą się już w ewidencji, wybierz z menu EWIDENCJA->ŚRODKI TRWAŁE, następnie: ustaw kursor na wybranym środku i przyciśnij klawisz Backspace lub odpowiednią opcję z menu, Edycja->Popraw, lub kliknij na ikonę. Analogicznie, jak to ma miejsce przy dodawaniu nowego środka trwałego, zatwierdzenie zmian następuje po przyciśnięciu zatwierdź. Wprowadzenie zmiany odnośnie zmiany miejsca użytkowania program przy zatwierdzaniu zapyta o przyczynę zmiany.

Po wykonaniu tej operacji użytkownik zostanie zapytany o rodzaj dokumentu do wydruku, dokumentującego zmianę danej pozycji – podobnie jak to ma miejsce podczas operacji dodawania nowej pozycji.

5.4. Usuwanie   Aby usunąć pozycję znajdującą się w ewidencji, wybierz z menu EWIDENCJA -> ZMIANY, następnie: przyciśnij klawisz Delete, lub kliknij na ikonę Odpowiadając usuniesz daną pozycje z listy. Nie jest możliwe usunięcie środka trwałego dla którego został dokonany odpis amortyzacyjny oraz zamknięty okres.

5.5. Manipulowanie szczegółami środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych   Szczegóły środka trwałego/wartości niematerialnej i prawnej, to miejsce, w którym odnotowywane są wszelkie ulepszenia(pogorszenia), wyceny, odpisy, zmiany mnożnika, zmianę miejsca użytkowania jak również informacje o ewentualnej metodzie zakończenia amortyzacji. Aby wyświetlić szczegóły dla wybranej pozycji z ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, wejdź do ewidencji (EWIDENCJA ->

ŚRODKI TRWAŁE), ustaw wskaźnik położenia kursora na wybranej pozycji, a następnie: przyciśnij klawisz Num +(szary plus), lub wybierz odpowiednią opcję z menu, Więcej Informacji, lub kliknij na ikonę a następnie wybierz opcję Definiowanie szczegółowych cech pozycji.

5.5.1. Dokonane odpisy  Powyższa funkcja pozwala na wprowadzenie lub modyfikację odpisów amortyzacyjnych. W przypadku gdy do tej pory amortyzacja była prowadzona w sposób ręczny lub przy użyciu innego programu musimy wprowadzić dotychczasowe odpisy amortyzacyjne zgodnie z wyliczonymi wartościami. W tym celu dla każdego środka trwałego lub WNiP należy wprowadzić zaszłości (Zaszłości to w rozumieniu programu amortyzacja wpisywana przez użytkownika ręcznie, za wybrany okres czasu w przeszłości. Celem jej stosowania jest wyrównanie możliwych odchyłek w umorzeniach, na moment startu programu). Aby tego dokonać należy wybrać opcję „DOKONANE ODPISY”.

Z menu głównego wybieramy opcję „NALICZANIE”: 1. Całość – program nalicza amortyzację dla całego okresu 2. Okres – program naliczy amortyzację tylko za wskazany okres

W przypadku wybrania opcji „OKRES” zostaniemy poproszeni o podanie okresu za jaki mam być naliczona amortyzacja.

Program dokona obliczenia odpisów amortyzacyjnych zarówno dla amortyzacji bilansowej jak i podatkowej wg wskazanych stóp procentowych.

A ogólnych zasadach funkcjonowania programu możemy dokonać modyfikacji amortyzacji lub jej usunięcia.

W przypadku gdy finansowanie odbywało się z różnych źródeł finansowania pod klawiszem „Więcej Informacji” możemy zobaczyć szczegóły amortyzacji.

5.5.2. Ulepszenia i Wyceny  Podczas swojej eksploatacji środek trwały może zmienić swoją wartość niezależnie od dokonywanych odpisów amortyzacyjnych. Można dokonać jego ulepszenia, bądź też może zmienić on swą wartość na skutek zniszczenia. Taki stan rzeczy należy odnotować. Do tego celu służy funkcja „ULEPSZENIA i WYCENY”, która zmienia wartość środka trwałego i jego podstawy amortyzacyjnej.

Na ogólnych zasadach programu dokonujemy odpowiednich wpisów (Insert – Dodanie lub Backspace – zmiana, Delete – usuwanie).

5.5.3. Zmiana mnożnika  W celu zmiany mnożnika amortyzacji należy wywołać funkcję „ZMIANA MNOŻNIKA”.

Wybierając odpowiednią funkcję (Insert, Backspace, Delete) dokonujemy dodania, poprawy lub usunięcia zmiany mnożnika.

5.5.4. Zmiana miejsca użytkowania  Funkcja ta przedstawia historię zmian miejsca użytkowani wybranego środka trwałego lub WNiP. W celu zmiany miejsca należy skorzystać z opcji poprawy środka trwałego EWIDENCJA->ŚRODKI TRWAŁE i pod klawiszem Backspace poprawić informacje dodatkowe ODDZIAŁ, WYDZIAŁ i DYSPONENT.

5.5.5. Zakończenie amortyzacji  Kończenie amortyzacji polega na określeniu sposobu „pozbycia” się środka trwałego/wartości niematerialnej i prawnej, z aktualnego stanu jego posiadania. Zakończenie amortyzacji może odbyć się z kilku powodów:

a) Zakończenie czasu amortyzacji b) Likwidacja środa trwałego np. ze względu na zniszczenia c) Sprzedaż – zbyt d) Przekazania do innego podmiotu gospodarczego e) Aport – wniesienie aportem wskazanego środka trwałego do innego

podmiotu gospodarczego W celu zakończenia amortyzacji należy wybrać opcję „ZAKOŃCZENIE

AMORTYZACJI” w której podajemy metodę zakończenia, datę oraz przyczynę.

5.6. Ewidencja Wyposażenia  Program pozwala na ewidencję wyposażenia czyli „środków trwałych” których wartość nie przekracza określonej w zasadach rachunkowości firmy kwoty np. 3500,00 PLN. Przykładem tego mogą być zestawy komputerowe, których nie zaliczamy do środków trwałych lecz chcielibyśmy znać ich stan. Do tego celu służy funkcja EWIDENCJA -> WYPOSAŻENIE.

W celu dodania lub modyfikacji posługujemy się standartowymi opcjami programu: Insert, Backspace Delete.

W przypadku likwidacji wskazanego wyposażenia należy odczytać jego numer ID a następnie wybrać klawisz Insert. Spowoduje to wywołanie nowego okna dialogowego – identycznie jak przy zakładaniu wyposażenia.

W polu „Dotyczy (LP)” należy wskazać nr ID likwidowanej rzeczy. Program sam wprowadzi nazwę tego środka, my natomiast musimy wprowadzić wartość

likwidowaną. W przypadku np. likwidacji całkowitej należy wprowadzić wartość początkową.

W przypadku likwidacji kolumna stan zmieni swój status z JEST na WYKR (wykreślono) a likwidowany środek będzie wyświetlany na innym tle.

5.7. Naliczanie bieżącej amortyzacji  Funkcja z menu głównego „NALICZANIE” służy do bieżącego naliczania amortyzacji dla wszystkich wprowadzonych środków trwałych.

W odróżnieniu od opcji „ODPISY AMORTYZACYJNE” z opcji Ewidencja->Środki trwałe nalicza ona odpisy tylko za 1 okres-miesiąc dla wszystkich środków (funkcja Odpisy Amortyzacyjne pozwalała na obliczenie odpisów dla tylko jednego środka ale można było wskazać więcej niż jeden okres). Wywołanie funkcji NALICZENIE spowoduje pojawieniem się okna dialogowego w którym należy podać okres odliczenia.

Po jego wprowadzeniu pojawi się komunikat:

Istnieje możliwość kilkukrotnego naliczania odpisów za jeden okres do momentu zamknięcia danego okresu lub przekazania amortyzacji do programu Skarbnik (finansowo-księgowego).

VI. PLAN AMORTYZACJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH/WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH  i PRAWNYCH   Aplikacja oferuje użytkownikowi mechanizm przeprowadzania analiz: całościowej i szczegółowej. Analiza całościowa bilansuje umorzenia amortyzacyjne dla wszystkich wyświetlanych pozycji generując podsumowanie zbiorcze wyników tej analizy. Analiza szczegółowa prezentuje w czytelniejszy sposób, niż to ma miejsce w tabeli, zestawienie wybranych informacji o wybranej pozycji. Stosując ogólne zasady funkcjonowania programu (filtrowanie, grupowanie, sortowanie itp.) sami decydujemy co i w jaki sposób chcemy analizować.

6.1. Analiza Miesięczna/Roczna  Aplikacja umożliwia podgląd stanu środków trwałych / WNiP w dwóch płaszczyznach:

· wg pozycji – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje z ewidencji, · wg grup – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje zapisane w

odpowiedniej grupie. W obu przypadkach należy określić czy ma być prezentowana roczna, czy tez miesięczna tablica odpisów amortyzacyjnych. W zależności od wyboru opcji pojawia się okno dialogowe z odpowiednimi polami edycyjnymi do wypełnienia. W zależności od wybranego okresu analiz (miesięczna czy roczna) program wyświetli dane szczegółowe lub zgrupowane wg grup KST.

Powyższe analizy pokazują amortyzacje naliczoną. Ważną rzeczą jest aby zwróci uwagę okres analiz (lewy górny róg ekranu). W wyżej przedstawionym przykładzie analiza pokazuje dokonane odpisy na koniec rok 2011. Podsumowanie analizy pokazuje zbiorcze zestawienie wszystkich odpisów w rozbiciu na amortyzację bilansową i podatkowa jak również w rozbiciu na miesiące.

Wszystkie analizy możemy wydrukować w dowolnej zdefiniowanej konfiguracja. Program pozwala również wyeksportować wskazaną analizę do Excela, OpenOffice, Dbase czy pliku tekstowego jak również zapisać ją do archiwum.

6.2. Tabela amortyzacyjna wybranego środka trwałego lub WNiP  Tabela amortyzacji tworzona jest dla wybranego środka trwałego/własności niematerialnej i prawnej, i przedstawia całość odpisów amortyzacyjnych począwszy od jego wprowadzenie do ewidencji, a skończywszy na pełnym jego zamortyzowaniu, bądź też zbyciu lub likwidacji. Opcja ta jest podzielona na analizę przedstawiającą naliczoną amortyzację wskazanego środka lub na przewidywaną jego amortyzację.

Analiza naliczona

W celu dokonania analizy należy ustawić kursor na wybranym środku a

następnie zaakceptować go klawiszem ENTER lub wybrać z menu głównego WYBIERZ. Po dokonaniu tej operacji pojawi się okno dialogowe zawierające szczegóły dokonanych odpisów.

Analiza Przewidywana Funkcja wywołana z menu ANALIZA – TABELA – PRZEWIDYWANA przedstawia analogiczne dane do opcji Naliczona za wyjątkiem okresu danych. Jak sama nazwa wskazuje pokazuje ona dane dotyczące przyszłości a więc okres gdzie nie zostały jeszcze dokonane odpisy (naliczenia amortyzacji). Obsługa powyższej analizy jest analogiczna do funkcji Naliczona.

6.3. Plan amortyzacji  Funkcja Plan amortyzacji przedstawia dane dotyczące wybranego okresu. Nie ma znaczenia czy zostały już dokonane odpisy amortyzacji czy nie. Opcja ta podobnie jak analiza Miesięczna/Roczna podzielona jest na dwie części:

a) wg grup b) wg pozycji

Wybranie jednej z nich zaowocuje pokazaniem się okna dialogowego w którym należy podać okres analiz.

Po podaniu żądanego okresy program przeliczy plan amortyzacji wg pozycji lub grup za wybrany okres.

6.4. Finansowanie  Funkcja „Finansowanie” przedstawia źródła finansowania poszczególnych środków trwałych za wybrany okres. Analiza Szczegółowo Powyższa analiza przedstawia wszystkie środki trwałe zakupione w wybranym okresie z poszczególnych funduszy.

Analiza Ogółem Analiza „Ogółem” przedstawia zbiorcze zestawienie funduszy.

Pod klawiszem „Więcej informacji” możemy zobaczyć szczegóły finansowania poszczególnych środków wchodzących w wybrany fundusz.

6.5. Wyposażenie  W celu dokonania analizy posiadanego wyposażenia należy wybrać opcję z menu głównego: ANALIZA – WYPOSAŻENIE. Przedstawia ona w formie tabelarycznej wszystkie pozycje wyposażenia, zarówno te które są na stanie jak i te które zostały zlikwidowane. Pozycje nieaktualne wyświetlone są na innym tle jak również w kolumnie STAN mają zapis WYKR (wykreślono z ewidencji).

W celu analizy tylko bieżących środków należy dokonać filtracji danych (F2):

W powyższych analiza można drukowania, filtrowania, sortowania eksportu do programów zewnętrznych na ogólnych zasadach funkcjonowania programu opisanych we wcześniejszych częściach instrukcji.

6.6. Eksport danych do Skarbnik NG   Aplikacja umożliwia dokonanie eksportu miesięcznych odpisów amortyzacyjnych z programu do programu Skarbnik NG w postaci pliku. Dokonanie takiej operacji możliwe jest tylko w przypadku gdy wszystkie środki trwałe mają uzupełnione (wypełnione) konta. Jeżeli którykolwiek środek trwały nie ma uzupełnionych danych dotyczących kont księgowych taki przekaz nie będzie możliwy. Pozycje zaznaczone na różowym tle w analizie EWIDENCJA-ŚRODKI TRWAŁE oznaczają błędy dotyczące uzupełnienia planu kont.

Opcja ANALIZA-KSIGOWANIE-AMORTYZACJA przedstawia zestawienie danych do księgowania w rozbiciu na konta księgowe. Można również podglądnąć szczegóły pod opcją „Więcej informacji”.

6.7. Skarbnik 

Opcja dostępna w kolejnej wersji programu Po zatwierdzeniu zostanie dokonany eksport danych do formatu DB, rozpoznawanego przez mechanizm importujący Skarbnika NG. Po zakończeniu operacji eksportu zostanie zgłoszony stosowny komunikat. Utworzony podczas eksportu danych pliki zostanie umieszczony w katalogu aplikacji. Może on następnie zostać zaimportowany przez program finansowo – księgowy Skarbnik NG.

6.8. Zamknięcie  Funkcja Zamknięcie z menu głównego powoduje całkowite zablokowania możliwości poprawy danych dotyczących amortyzacji za wskazany okres. Wywołanie powyższej funkcji skutkuje pojawieniem się nowego okna dialogowego, w którym podajemy rok i miesiąc do zamknięcia.

XI. UWAGI UŻYTKOWE   Po poprawnym wprowadzeniu do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych należy pamiętać o tym, iż program nie pokaże w tabeli zbiorczej amortyzacji środków amortyzowanych za pomocą zaszłości. Istotą zaszłości jest wyrównanie różnic pomiędzy dokonanymi odpisami amortyzacyjnymi, a odpisami wygenerowanymi przez program, a nie wnikanie w odpisy dokonane przed zakupem wdrożeniem programu. Ze względów praktycznych zaleca się dokonywanie odpisów w programie od początku roku rozliczeniowego w firmie. W celu spójnego ewidencjonowania pozycji może zaistnieć potrzeba wpisania do ewidencji środków zamortyzowanych w momencie startu programu. Aby ująć taki środek w ewidencji, w sposób analogiczny jak pozostałe pozycje. .