Upload
nguyenkhue
View
231
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
© 2008 Witold Dryja - wszelkie prawa zastrzeżone
System Administracji Szkoleniami dokumentacja użytkownika
wersja 1.2
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
2
SPIS TREŚCI
1. Wstęp.......................................................................................................... 3 2. Uprawnienia .................................................................................................. 5 3. Tworzenie kont pracowników.............................................................................. 6 4. Rodzaje dostępu do systemu............................................................................... 7 5. Rejestracja klientów/nauczycieli ......................................................................... 9 6. Słowniki ......................................................................................................10
• Gminy .....................................................................................................11 • Typy gmin ................................................................................................11 • Powiaty ...................................................................................................11 • Typy placówek ...........................................................................................11 • Lokalizacja placówek ...................................................................................11 • Rodzaje form.............................................................................................11 • Statusy form..............................................................................................12 • Adresaci...................................................................................................12 • Odbiorcy ..................................................................................................12 • Obszary szkoleń..........................................................................................12 • Przedmioty ...............................................................................................12 • Miejsca realizacji........................................................................................12 • Oddziały ..................................................................................................13 • Typy kontaktów..........................................................................................13 • Zakresy kontaktów ......................................................................................13 • Projekty...................................................................................................13 • Stopnie awansu ..........................................................................................14 • Stanowiska ...............................................................................................14 • Wyposażenie .............................................................................................14 • Typy kosztów.............................................................................................14
7. Prowadzący szkolenia ......................................................................................15 8. Placówki .....................................................................................................17 9. Nauczyciele..................................................................................................19
• Kontakty ..................................................................................................21 10. Formy szkoleniowe .........................................................................................22
• Dodawanie oferty form szkoleniowych ...............................................................22 • Dodawanie oferty rad pedagogicznych ...............................................................23 • Dodawanie zgłoszeń na rady pedagogiczne..........................................................23 • Edycja formy .............................................................................................24 • Powiązania między szkoleniami .......................................................................26 • Kalendarze ...............................................................................................27 • Kontrakty .................................................................................................28
11. Zgłoszenia ...................................................................................................30 12. Zestawienia..................................................................................................30 13. Procesy systemowe.........................................................................................31
• Tworzenie oferty szkoleniowej........................................................................31 • Zgłoszenia na szkolenia.................................................................................31
14. Moduł dla nauczycieli ......................................................................................32 15. Parametry ...................................................................................................34 16. Backup danych ..............................................................................................36
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
3
1. Wstęp System Administracji Szkoleniami (w skrócie SAS) jest serwisem internetowym zbudowanym
w technologii PHP+MySQL, służącym do zarządzania szkoleniami online (dostęp do systemu poprzez
dowolną przeglądarkę internetową). Został przygotowany głównie dla placówek doskonalenia
nauczycieli (po modyfikacjach możliwe jest użycie systemu w innej firmie szkoleniowej).
Rysunek 1. Ogólny schemat funkcjonowania systemu SAS
Charakterystyka systemu:
• Zgłoszenia online - od strony nauczyciela oraz poprzez moduł dla pracowników
• Ewidencja placówek/miejsc pracy
• Ewidencja osób prowadzących szkolenia
• Ewidencja nauczycieli/klientów
• Informacje dotyczące kontaktów pracowników z nauczycielami/klientami - mini CRM
• Rozbudowana ewidencja form szkoleniowych
• Dowolne zestawienia dostępne dla wybranych pracowników
• Bardzo elastyczny sposób filtrowania/wyszukiwania danych
• 2 odrębne moduły: do administracji, dla nauczycieli/klientów
Szczegółowe możliwości:
• Powiązania form szkoleniowych - przenoszenie zgłoszeń pomiędzy oddziałami
• Export do Excella praktycznie każdego typu danych
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
4
• Możliwość ewidencji kosztów szkoleń
• Archiwum form szkoleniowych oraz powiązań
• Sprawdzanie konfliktów sal
• Możliwość wykorzystania systemu do rezerwacji sal
• Integracja z Google Calendar - dostępne zdalne kalendarze dla nauczycieli i pracowników
• Automatyczne rozsyłanie e-maili dla nauczycieli/klientów lub placówek
• Możliwość obsługi form szkoleniowych oddzielnie z różnych oddziałów firmy
• Rozbudowane uprawnienia, parametry
• Backup bazy danych z poziomu modułu dla pracowników
• Dostęp do danych osobowych jedynie dla Administratorów Danych
• Mapy oraz namiary GPS dla wszystkich miejsc realizacji szkoleń
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
5
2. Uprawnienia W systemie SAS istnieje kilkanaście poziomów uprawnień użytkowników zależnych od oddziałów,
w których pracują poszczególni użytkownicy (pracownicy) oraz poziomu dostępu do danych.
Szczegółową specyfikację przedstawia poniższa tabela.
Lp Nazwa Opis
1 administrator główny Pełny dostęp. 2 administrator globalny Brak możliwości usuwania danych, możliwość tworzenia
powiązań między formami, widoczność danych ze wszystkich oddziałów
3 administrator rzeszów Brak możliwości usuwania danych, widoczność danych tylko z oddziału w Rzeszowie
4 administrator krosno Brak możliwości usuwania danych, widoczność danych tylko z oddziału w Krośnie
5 administrator przemyśl Brak możliwości usuwania danych, widoczność danych tylko z oddziału w Przemyślu
6 administrator tarnobrzeg Brak możliwości usuwania danych, widoczność danych tylko z oddziału w Tarnobrzegu
7 obserwator globalny Brak możliwości edycji i usuwania danych, widoczność danych ze wszystkich oddziałów
8 obserwator rzeszów Brak możliwości edycji i usuwania danych, widoczność danych tylko z oddziału w Rzeszowie
9 obserwator krosno Brak możliwości edycji i usuwania danych, widoczność danych tylko z oddziału w Krośnie
10 obserwator przemyśl Brak możliwości edycji i usuwania danych, widoczność danych tylko z oddziału w Przemyślu
11 obserwator tarnobrzeg Brak możliwości edycji i usuwania danych, widoczność danych tylko z oddziału w Tarnobrzegu
Podczas tworzenia nowego pracownika/użytkownika istnieje jeszcze jedno specyficzne
uprawnienie/flaga, które decyduje o widoczności danych osobowych nauczycieli/klientów oraz osób
prowadzących szkolenia. Jest to pole o nazwie Admin danych. Po zalogowaniu pracownika do
systemu w prawym górnym rogu okna przeglądarki widoczna jest informacja o powyższej fladze –
napis „(AD)” lub jego brak.
Podczas tworzenia/edycji nowego pracownika można dodatkowo ustawić uprawnienia dla
konkretnych słowników danych. Służy do tego pole SŁOWNIKI, gdzie ustawiamy odpowiednio
wartość 0 (brak dostępu) lub 1 (dostęp) w zależności od poziomu dostępu do konkretnego słownika.
Kolejność słowników:
(1) Gminy; (2) Typy gmin; (3) Powiaty; (4) Typy placówek; (5) Lokalizacja placówek; (6) Rodzaje
form; (7) Statusy form; (8) Adresaci; (9) Odbiorcy; (10) Obszary szkoleń; (11) Przedmioty;
(12) Miejsca realizacji; (13) Oddziały; (14) Typy kontaktów; (15) Zakresy kontaktów; (16) Projekty;
(17) Stopnie awansu; (18) Stanowiska; (19) Wyposażenie; (20) Typy kosztów;
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
6
3. Tworzenie kont pracowników Aby korzystać z systemu konieczne jest posiadanie unikalnego konta użytkownika (lub inaczej konta
pracownika). Prawo do tworzenia nowych pracowników posiada jedynie administrator główny –
Administracja->Pracownicy.
UWAGI:
• Pola Login oraz E-mail muszą być unikalne
• Długość hasła – minimum 8 znaków
Rysunek 2. Tworzenie nowego konta pracownika/użytkownika
Po zalogowaniu się pracownika w prawym górnym rogu przeglądarki widoczne są następujące
informacje:
• typ konta
• flaga Admin-danych (AD)
• imię i nazwisko
• skrót oddziału.
Każdy pracownik po zalogowaniu ma możliwość zmiany swojego hasła dostępowego - opcja Profil,
widoczna w głównej belce menu.
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
7
4. Rodzaje dostępu do systemu SAS został rozdzielony na dwa całkowicie odrębne moduły pracujące na pojedynczej bazie danych
typu MySQL. Pierwsza część jest przeznaczona dla osób administrujących systemem – panel
administracyjny, druga dla klientów/nauczycieli – moduł dla nauczycieli. Każdy moduł jest
widoczny na zewnątrz z innego adresu url (osobne katalogi na serwerze). W przypadku gdy serwer
WWW znajduje się w sieci lokalnej firmy, pracownicy mogą korzystać z panelu administracyjnego
wewnątrz sieci – w tzw. Intranecie (odpowiednia konfiguracja serwera). W każdym jednak
przypadku istnieje możliwość dostępu przez Internet. Koniecznym jest jednak ustawienie
odpowiednich zabezpieczeń dla panelu administracyjnego np. poprzez blokowanie wybranych IP,
domen, użycie plików .htaccess itp. . Sugeruje się połączenie kilku metod zabezpieczenia.
Rysunek 3. Schemat dostępu do systemu przez administratorów
Ponadto od strony bazy danych są zdefiniowane odpowiednie dwa konta użytkowników - jedno
z pełnym dostępem do danych, na drugie natomiast nałożone są ograniczenia (zmiana i zapis tylko
do odpowiednich tabel).
Rysunek 4. Ograniczenia użytkowników na bazie danych
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
8
Do systemu mogą logować się zarówno pracownicy, jak również klienci/nauczyciele. Każda
z wymienionych grup ma prawo „wejścia” do SAS jedynie z odpowiednich odrębnych adresów WWW.
Rysunek 5. Schemat dostępu do systemu
Nie ma żadnych ograniczeń dostępu do modułu dla nauczycieli od strony WWW, panel
administracyjny ze względów bezpieczeństwa powinien być bardziej chroniony (najlepiej kilka
metod jednocześnie).
Rysunek 6. Ograniczenia w dostępie do modułów
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
9
5. Rejestracja klientów/nauczycieli Istnieją dwie metody, aby dodać nowego klienta/nauczyciela:
• Ręczne dodanie przez pracownika w panelu administracyjnym – Nauczyciele-> przycisk
Dodaj
• Automatyczną rejestrację przez klienta/nauczyciela w module dla nauczycieli - Rejestracja.
Rysunek 7. Dodawanie nowych klientów
UWAGI:
• Wszystkie pola oznaczone żółtym kolorem są polami wymaganymi
• Pola Login oraz E-mail muszą być unikalne
• Długość hasła – minimum 8 znaków
Po udanym procesie rejestracji automatycznie na wskazany adres zostanie wysłany e-mail ze
wszystkimi danymi wprowadzonymi podczas rejestracji (ręczne dodanie w panelu administracyjnym
klienta/nauczyciela nie powoduje wysyłki wiadomości – ewentualna zmiana parametru). Od tego
momentu można już się zalogować.
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
10
6. Słowniki
W Systemie Administracji Szkoleniami w panelu administracyjnym istnieje wiele słowników danych
niezbędnych podczas tworzenia oferty szkoleniowej. Poniżej widoku przykładowego słownika gmin
znajduje się pełna lista słowników dostępna z menu Administracja->Słowniki.
Rysunek 8. Przykładowy słownik - gminy
Opcje wyświetlania:
• Liczba jednocześnie wyświetlanych wierszy we wszystkich tabelach widocznych w SAS
• Kolejność sortowania: rosnąco czy malejąco we wszystkich tabelach widocznych w SAS
• 3 wielkości czcionki napisów w całym systemie.
Pola filtrów – jest to zbiór kontrolek/pól, które służą do filtrowania danych wyświetlanych pod
filtrami. Przycisk Szukaj powoduje zastosowanie wybranego filtru. Napis Brak filtru obok przycisku
oznacza, że filtr nie został wskazany.
Poniżej filtrów znajdują się przyciski sterujące: Dodaj, Usuń zaznaczone. Za ich pomocą można
dodać (poprzez odpowiedni formularz) lub usunąć wskazane pozycje. Usuwać dane może jedynie
administrator główny, dla pozostałych użytkowników przycisk jest nieaktywny.
Pod przyciskami sterującymi znajduje się główna tabela z danymi, podzielona na strony. Znajdują
się tam odpowiednie kolumny danych wraz z polami checkbox, które identyfikują poszczególne
wiersze.
W belce podsumowującej widoczny jest numer aktualnej strony, liczba wierszy na stronie oraz
liczba wszystkich rekordów w tabeli.
Przefiltrowane dane (ze wszystkich stron) można wyeksportować do plików .csv – dalsza obróbka
danych w Excelu.
Opcje wyświetlania
Pola filtrów
Przyciski sterujące
Rekordy podzielone na strony
Eksport do pliku .csv przefiltrowanych danych
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
11
Kliknięcie na nazwę powoduje przejście do jego edycji. Akceptacja zmiany – przycisk Zmień.
Poniżej znajduję się lista wszystkich słowników występujących w systemie.
• Gminy
Słownik z nazwami gmin, do których przypisane będą placówki. Dołączony filtr do wyszukiwania po
nazwie.
• Typy gmin
Słownik z nazwami typów gmin, do których przypisane będą placówki. Dołączony filtr do
wyszukiwania po nazwie. Przykładowe wpisy: GM, M, M-GM itp.
• Powiaty Słownik z nazwami powiatów, do których przypisane będą placówki. Dołączony filtr do wyszukiwania
po nazwie.
• Typy placówek
Słownik z nazwami typów placówek, do których będą przypisani klienci. Dołączony filtr do
wyszukiwania po nazwie. Przykładowe wpisy: szkoła podstawowa, centrum kształcenia
praktycznego, placówka oświatowo-wychowawcza itp.
• Lokalizacja placówek
Słownik z nazwami lokalizacji placówek, do których będą przypisani klienci. Dołączony filtr do
wyszukiwania po nazwie. Przykładowe wpisy: miasto pow. 5 tyś, miasto do 5 tys., wieś itp.
• Rodzaje form
Słownik z nazwami rodzajów form szkoleniowych, dostępnych dla klientów/nauczycieli. Dodatkowe
pole Widoczność oznacza, że forma jest widoczna tylko dla pracowników (nie będzie widoczna na
zewnątrz w module dla klientów/nauczycieli). Pole to można wykorzystać np. do ewidencji
rezerwacji sal na dowolne zdefiniowane wydarzenia, które nie mają być dostępne „na świat”.
Dołączony filtr do wyszukiwania po nazwie.
Istnieją specjalne rodzaje form przypisane do rad pedagogicznych oraz do rad kontraktowych
(ustawienia w parametrach). Zgłoszenia na rady pedagogiczne i kontrakty może wykonać jedynie
nauczyciel zarejestrowany jako dyrektor szkoły.
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
12
• Statusy form
Słownik z nazwami statusów form szkoleniowych, dostępnych dla klientów/nauczycieli. Dodatkowe
pole Aktywny oznacza, że istnieje lub nie istnieje możliwość zgłoszenia się na formę. Każdy status
ma zdefiniowany kolor w postaci szesnastkowej. Pole Widoczność oznacza, że forma z tym statusem
jest widoczna tylko dla pracowników (nie będzie widoczna na zewnątrz w module dla
klientów/nauczycieli). Domyślnie takim statusem jest Propozycja rady - specjalny status
określający zgłoszenie na radę pedagogiczną (ustawienia w parametrach). Dołączony filtr do
wyszukiwania po nazwie.
• Adresaci
Słownik z nazwami typów adresatów form szkoleniowych. Dołączony filtr do wyszukiwania po
nazwie. Przykładowe wpisy: nauczyciele, kko, jst, doradcy itp.
• Odbiorcy
Słownik z nazwami odbiorców form szkoleniowych. Dołączony filtr do wyszukiwania po nazwie.
Przykładowe wpisy: przedszkola, szkoły podstawowe, gimnazja itp.
• Obszary szkoleń
Słownik z nazwami obszarów form szkoleniowych. Dołączony filtr do wyszukiwania po nazwie.
Przykładowe wpisy: wychowanie i profilaktyka, awans zawodowy nauczyciela itp.
• Przedmioty
Słownik z nazwami przedmiotów, do których będzie przypisana forma szkoleniowa. Dołączony filtr
do wyszukiwania po nazwie.
• Miejsca realizacji
Słownik z nazwami miejsc realizacji szkoleń (najlepiej rozdzielone już na konkretne sale), do
których będzie przypisany dany termin szkoleń.
Dodatkowe pola:
Szczegóły – dłuższy opis miejsca realizacji
Mapa – link do adresu WWW reprezentujący dane miejsce na mapie (np. uzyskany z zumi czy google
maps)
GPS – namiary dla urządzeń nawigacyjnych GPS
Kod do lokalnego kalendarza google – wklejony kod z kalendarza google osadzający lokalny
kalendarz danego miejsca realizacji, pole widoczne jedynie podczas edycji
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
13
Kod do publicznego kalendarza google - wklejony kod z kalendarza google osadzający publiczny
(widoczny tylko dla klientów/nauczycieli) kalendarz danego miejsca realizacji, pole widoczne
jedynie podczas edycji
Widoczność - oznacza, że formy odbywające się w danym miejscu są widoczne tylko dla
pracowników (nie będą widoczne na zewnątrz w module dla klientów/nauczycieli).
Sprawdź konflikt - ustawione na „TAK” oznacza, że dane miejsce nie będzie brane pod uwagę
podczas badania konfliktów sal/miejsc w systemie.
Podczas edycji miejsca realizacji (kliknięcie na nazwę) widoczne są wszystkie terminy szkoleń,
które odbywają się w bieżącym miejscu/sali.
Dołączony filtr do wyszukiwania po nazwie.
Istnieje specjalne miejsce o nazwie siedziba własna szkoły (odpowiedni identyfikator podany
w parametrach), domyślne używane przy obsłudze rad pedagogicznych i kontraktowych.
• Oddziały
Słownik z nazwami oddziałów firmy. Do oddziałów przypisani są pracownicy i formy szkoleniowe,
dzięki temu jest możliwie zdefiniowanie specjalnych uprawnień dla pracowników. Ponadto istnieje
możliwość przenoszenia zgłoszeń na formy powiązane w ramach oddziałów.
Dodatkowe pola:
Skrót – skrót oddziału, widoczny w wielu miejscach systemu
Adres – adres oddziału
Dołączony filtr do wyszukiwania po nazwie.
• Typy kontaktów
Słownik z nazwami typów kontaktów, jakie może wykonywać pracownik z klientem/nauczycielem.
Dołączony filtr do wyszukiwania po nazwie. Przykładowe wpisy: e-mail odebrany, e-mail wysłany,
tel. wykonany itp.
• Zakresy kontaktów
Słownik z nazwami zakresów kontaktów pracownika z klientem/nauczycielem. Dołączony filtr do
wyszukiwania po nazwie. Przykładowe wpisy: obsługa form, reklama itp.
• Projekty
Słownik z nazwami projektów, do których może (lecz nie musi) należeć forma szkoleniowa.
Dołączony filtr do wyszukiwania po nazwie.
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
14
• Stopnie awansu
Słownik z nazwami stopni awansu nauczycieli. Może być wykorzystane w dowolny sposób, gdyż nie
bierze ono udziału w żadnym istotnym procesie w systemie. Dołączony filtr do wyszukiwania po
nazwie.
• Stanowiska
Słownik z nazwami stanowisk, jakie są przypisane do pracowników. Dołączony filtr do wyszukiwania
po nazwie. Pole wyłącznie informacyjne.
• Wyposażenie
Słownik z nazwami środków, jakie są niezbędne podczas przeprowadzenia szkolenia. Do jednej
formy można przypisać wiele pozycji. Dołączony filtr do wyszukiwania po nazwie. Przykładowe
wpisy: projektor, laptop, flipchart itp.
• Typy kosztów
Słownik z nazwami typów kosztów, jakie trzeba ponieść podczas szkolenia. Do jednej formy można
przypisać wiele różnych kosztów. Dołączony filtr do wyszukiwania po nazwie. Przykładowe wpisy:
Koszty delegacji, Materiały biurowe, Materiały szkoleniowe, Usługi ksero itp.
UWAGA:
Usuwanie jakiekolwiek pozycji słownikowej jest bardzo niebezpieczne, gdyż może spowodować
kaskadowe usunięcie wszystkich powiązanych informacji! Przed usunięciem upewnij się, że nie
jest ono powiązane z innymi obiektami w bazie!
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
15
7. Prowadzący szkolenia Aby utworzyć formę szkoleniową niezbędne jest wcześniejsze zdefiniowanie osób prowadzących –
menu Administracja->Prowadzący. Do jednej formy szkoleniowej można przypisać wielu
prowadzących.
Rysunek 9. Okno - Administracja - Prowadzący
Rozkład poszczególnych kontrolek w oknie jest analogiczny jak w przypadku słowników danych.
Zostały jednak rozbudowane pola filtrów. Można ograniczyć wyszukiwanie prowadzących po polach:
• Nazwisko
• PESEL
• NIP
• Specjalizacja
• Miasto
• Pracownik PCEN
Dodano możliwość wybrania kolumny, po której dane zostaną posortowane – pole Sortuj wg.
W tabeli z danymi pojawił się nowy element , oznaczający edycję danego wiersza. Od tej pory
we wszystkich kolejnych omawianych tabelach będzie on nieodłącznym elementem. Kolumna LForm
– oznacza liczbę wszystkich form (aktualnych i archiwalnych) danego prowadzącego.
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
16
Jeżeli zalogowany użytkownik nie jest Adminem danych, to:
• pola: Tel., Tel. kom., PESEL, NIP są niewidoczne
• przycisk Eksport do Excela jest niedostępny
• nie można dodać lub edytować danych prowadzących.
Kliknięcie na link w kolumnie Imię i Nazwisko powoduje wyświetlenie wszystkich informacji
o prowadzącym oraz o formach, które prowadzi/prowadził. Pracownicy, którzy nie powinni mieć
dostępu do form, które prowadzi dany prowadzący (np. form z innego oddziału), zobaczą jedynie
faktyczną liczbę form szkoleniowych oraz tylko te formy, do których posiadają dostęp.
Ponadto jednoznacznie można stwierdzić, jaki użytkownik (pracownik) był odpowiedzialny za
utworzenie oraz aktualizację informacji o prowadzącym – informacje w formacie:
Utworzenie: 2008-05-16 11:29:51 - jkowalski
Ostatnia zmiana: 2008-05-16 11:29:51 - jkowalski
Informacje dotyczące czasu utworzenia/aktualizacji danych oraz loginy użytkowników są widoczne
w wielu miejscach w systemie.
W systemie sztucznie dodano prowadzącego o nazwie - nieokreślono – celem przypisania do form,
w których podczas tworzenia nieznana jest informacja o wykładowcy. Jeżeli osoba ta zostanie już
wskazana (znane już będą jego dane), należy odpowiedniego prowadzącego przypisać (przepiąć) do
formy – edycja formy.
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
17
8. Placówki W procesie dodawania nowego nauczyciela/klienta należy wskazać miejsce zatrudnienia – placówkę,
która musi być już zdefiniowana w systemie – menu Placówki.
Rysunek 10. Okno - Placówki
Pola filtrów zostały odpowiednio zmodyfikowane (powyższy rysunek). Z uwagi na duża liczbę pól
filtrowania wprowadzono możliwość czyszczenia filtru – Wyczyść filtry placówek.
Nowe przyciski:
• przycisk Zaznacz wszystko – zaznacza (wybiera dane wiersze) wszystkie widoczne na
ekranie pola checkbox w tabeli danych
• przycisk Odznacz wszystko – odznacza (anuluje wybór danych wierszy) wszystkie widoczne
na ekranie pola checkbox w tabeli danych.
Istnieją one w wielu miejscach w systemie – pełnią identyczną rolę.
Graficzne przyciski sterujące – za ich pomocą można wykonać pewne zdefiniowane operacje
grupowe, korzystając z zaznaczonych danych przez użytkownika. Dla placówek utworzono
możliwość zbiorowej wysyłki wiadomości e-mail. Listy wysyłane są pojedynczo, do każdego adresata
osobno (w nagłówkach wiadomości jest informacja o pojedynczym adresacie). Należy pamiętać
o rozsądnej jednorazowej liczbie wysyłanych wiadomości, w przeciwnym wypadku trzeba się liczyć
z dużym obciążeniem serwera pocztowego lub innymi problemami.
Graficzne przyciski sterujące
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
18
Kolumna LNaucz – oznacza liczbę wszystkich nauczycieli/klientów w danej placówce (tych, którzy
istnieją w systemie SAS).
Kliknięcie na link w kolumnie Nazwa powoduje wyświetlenie wszystkich informacji o placówce oraz
o nauczycielach/klientach, którzy są do niej przypisani, co więcej, możliwe jest dodanie nowego
nauczyciela w kontekście danej placówki – przycisk Dodaj.
Słownik placówek powinien być wprowadzony ręcznie lub wcześniej zaimportowany. Dla PCEN został
wykonany import z baz danych Kuratorium w Rzeszowie. Należy wykluczyć dublowanie się takich
samych bądź prawie identycznych wpisów w słowniku, gdyż będzie to wprowadzać dodatkowe
kłopoty podczas rejestracji nauczycieli/klientów (niejednoznaczność wyboru).
W systemie sztucznie dodano placówkę o nazwie - nieokreślono – , przydatną w sytuacji, gdy nie
jest ważna konkretna nazwa placówki (miejsce zatrudnienia nauczyciela).
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
19
9. Nauczyciele Nauczyciel jest ostatecznym klientem, który jest zainteresowany naszym produktem – formami
szkoleniowymi (stąd używana zamiennie forma nauczyciel/klient). Istnieją 2 metody dodania
nowego nauczyciela:
• ręczne z panelu administracyjnego przez danego pracownika (administratora danych)
• poprzez rejestrację w module dla nauczycieli przez danego nauczyciela.
Bardzo istotną informacją podczas procesu dodawania/rejestracji jest pole Dyrektor NIE
Jeżeli nauczyciel jest dyrektorem placówki, posiada dodatkowe uprawnienia. Ma możliwość
wysyłania zgłoszeń na rady pedagogiczne i kontrakty. Zwykły nauczyciel nie ma takich praw.
Dostęp do ewidencji i prowadzonych kontaktów z nauczycielami jest możliwy jedynie poprzez panel
administracyjny – menu Nauczyciele. Rozbudowane zostały pola filtrów – jak widać na poniższym
rysunku, ponadto pojawiła opcja Kontakty, umożliwiająca zapisywanie historii wszelakich
kontaktów firmy (konkretnych pracowników) z nauczycielem.
Rysunek 11. Nauczyciele - widok filtrów
Dostęp do ewidencji nauczycieli mają wszyscy użytkownicy/pracownicy, niezależnie od posiadanych
uprawnień.
W systemie sztucznie dodano nauczyciela o nazwie wirtualny nauczyciel, przypisanego do placówki
o nazwie - nieokreślono -. Wpis taki może być przydatny w sytuacji, gdy w danej chwili nie znane
są dane personalne nauczyciela a konieczne jest np. dodanie zgłoszenia rady kontraktowej.
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
20
Rysunek 12. Nauczyciele - tabela danych
Opis wybranych kolumn:
• Z – liczba zgłoszeń,
• K – liczba kontaktów,
• Autor – login użytkownika, który dodał nauczyciela lub oznaczenie A – automatyczna
rejestracja nauczyciela.
Grupowe zaznaczenie wierszy poprzez wybór odpowiedniego pola checkbox można wykorzystać do:
• wysłania wiadomości e-mail (wielu nauczycieli – jeden e-mail),
• dodania kontaktów (wielu nauczycieli – jeden kontakt),
• zgłoszenia wybranych osób na szkolenia (wielu nauczycieli – jedno szkolenie).
Wybranie adresu pocztowego w kolumnie E-mail powoduje wysłanie wiadomości do jednej
wskazanej osoby poprzez domyślnego klienta poczty.
Kliknięcie na link w kolumnie Imię i Nazwisko powoduje wyświetlenie wszystkich informacji
o nauczycielu (w zależności od uprawnienia – Admin danych) oraz powiązanych z nim zgłoszeń
i kontaktów. Możliwe jest dodanie nowego zgłoszenia lub kontaktu dla aktualnie wybranego
nauczyciela. Zgłoszenia na szkolenia są rozdzielone na 3 grupy: zgłoszenia na rady pedagogiczne,
zgłoszenia na kontrakty, pozostałe zgłoszenia.
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
21
• Kontakty
Pracownicy bezpośrednio lub pośrednio kontaktują się z nauczycielami w różnych sprawach.
Ewidencja takich kontaktów biznesowych (z różnych zakresów) udostępniona jest wszystkim
pracownikom, w zależności od posiadanych uprawnień (widoczność w ramach danego oddziału).
Rysunek 13. Kontakty pracowników z nauczycielami
Kontakt opisuje następujące dane:
• Nazwa kontaktu
• Nauczyciel, którego dotyczy kontakt
• Forma, której dotyczy kontakt (pole nie jest wymagane)
• Typ kontaktu (zdefiniowany w słownikach)
• Zakres kontaktu (zdefiniowany w słownikach)
• Informacja o realizacji kontaktu (wykonaniu) - TAK/NIE
• Koszt związany z kontaktem
• Data rozpoczęcia i zakończenia
• Szczegółowy opis
Kliknięcie na link w kolumnie Nazwa spowoduje wyświetlenie wszystkie powyższych informacji.
Przechowywanie historii kontaktów firmy z klientem/nauczycielem może być bardzo pomocne
w wielu procesach i analizach, jak również podczas podejmowania ważnych decyzji marketingowych
i nie tylko.
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
22
10. Formy szkoleniowe Forma jest ostatecznym produktem/towarem, którym zainteresowani są nauczyciele. Rodzaj formy
określa, czy jest ona widoczna, czy nie, w module dla nauczycieli, natomiast status formy
determinuje możliwość zgłoszenia się dane szkolenie. Formę można dodać jedynie korzystając
z panelu administracyjnego dla pracowników – menu Formy. Rozbudowane zostały pola filtrów – jak
widać na poniższym rysunku, ponadto pojawiła opcja Powiązania, umożliwiająca łączenie form
szkoleniowych pomiędzy oddziałami oraz opcja Kalendarz, udostępniająca zdalne kalendarze
terminów form szkoleniowych w formacie iCalendar.
Rysunek 14. Formy szkoleniowe - widok filtrów
W zależności od posiadanych uprawnień, dostęp do form szkoleniowych jest filtrowany w ramach
oddziałów.
Opis wybranych pól filtra:
Po zebraniu grupy – wszystkie formy, dla których nie będą wyświetlane terminy szkoleń
Tylko liczba uczestników – wszystkie formy, które mają wpisaną na sztywno liczbę uczestników
większą niż 0
• Dodawanie oferty form szkoleniowych
Podczas dodawania nowej formy (przycisk Dodaj) koniecznym jest wybranie przynajmniej jednego
prowadzącego. Jeżeli jest włączony parametr KONFLIKTY_SAL program sprawdzi również
dublowanie się terminów szkoleń w tym samym miejscu/sali i nie pozwoli na zapisanie zmian.
Przycisk sprawdź konflikt umożliwia sprawdzenie takiego konfliktu przed akceptacją formularza.
Jeżeli dane miejsce/sala nie jest brane pod uwagę podczas sprawdzania konfliktów, nigdy nie będą
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
23
występować konflikty. W przypadku ustawienia parametru KONFLIKTY_SAL_WSZYSTKIE_TERMINY na
wartość 0, badanie wszystkich konfliktów odbywa się tylko od daty aktualnej daty.
Pola Prowadzący i Wyposażenie są elementami, które umożliwiają multiselekcję – wybranie wielu
pozycji (włączony klawisz CTRL).
Jeżeli włączona będzie flaga – Po zebraniu grupy – oznacza to, że wszędzie w systemie nie będą
wyświetlane terminy szkolenia. Pamiętać należy, że jeden termin ZAWSZE będzie przypięty do
formy (nawet jeżeli nie będzie widoczny). Sortując np. ofertę szkoleniową po datach pojawi się ona
w tabeli wynikowej w odpowiednim miejscu.
Pole – Tylko liczba uczestników – można wykorzystać w sytuacji gdy nie ma potrzeby zapisywania
zgłoszenia na formę każdej konkretnej osoby. Wystarczy wpisać ogólną liczbę osób. Pole to jest
wykorzystywane przede wszystkim przy zgłoszeniach rad pedagogicznych i kontraktowych (lecz
można je wykorzystać dowolnie).
• Dodawanie oferty rad pedagogicznych
Oferta szkoleniowa jest logicznie rozdzielona na 3 bloki:
1. Rady pedagogiczne – dla dyrektorów.
2. Rady kontraktowe (kontrakty) – dla dyrektorów.
3. Pozostałe szkolenia – dla wszystkich.
Aby utworzyć ofertę rady pedagogicznej należy dodać nową formę z rodzajem – rada pedagogiczna
(ustawienia w parametrach – może być wiele takich rodzajów: np. rada pedagogiczna, rada
pedagogiczna oferta specjalna). Pola, które są uwzględniane (wyświetlane) w przypadku rad
pedagogicznych: Identyfikator, Rodzaj, Treści, Liczba godzin, Prowadzący, Odpłatność, Oddział,
Adresat - szczegóły, Odbiorca, Obszar, Przedmiot, Cel, Projekt, Opiekun, Uwagi. Pozostałe pola nie
są istotne (należy jednak pamiętać, aby status pozostał domyślny – nie zmieniać statusu) dla takich
form szkoleniowych. Z uwagi na fakt, iż cena danej rady zależy od wewnętrznych ustaleń,
powiązanych często z innymi danymi (inna cena w rejonie działania oddziału inna zaś poza terenem)
informacje taką najlepiej umieszczać w uwagach.
• Dodawanie zgłoszeń na rady pedagogiczne
Od strony modułu dla nauczycieli ofertę rad pedagogicznych widzą wszyscy, nawet bez zalogowania.
Po poprawnym zalogowaniu formy takie widzą jedynie dyrektorzy i to oni mogą tworzyć zgłoszenia
na rady. Nie można jednocześnie zgłosić się na wiele rad – możliwe tylko pojedyncze zgłoszenia.
Od strony panelu również istnieje możliwość zgłoszenia danej szkoły na radę. W tym przypadku
dodanie zgłoszenia polega tak naprawdę na edycji (odpowiedniej zmianie informacji) samej
rady pedagogicznej. Na rady pedagogiczne jak również kontraktowe nie przypisuje się prawdziwych
zgłoszeń, tak jak ma to miejsce w pozostałych szkoleniach. Podaje/zmienia się natomiast tylko
następujące dane:
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
24
1. Status formy zmienia się na status Propozycja rady (specjalny status w parametrach).
2. Uzupełnia się pole Tylko liczba uczestników – liczba osób na radzie.
3. Wybiera się dyrektora danej szkoły – pole Dyrektor. Jeżeli nie istnieje w systemie,
wybieramy wirtualnego nauczyciela a w przyszłości należy pamiętać o przepięciu
odpowiedniej osoby (późniejsze dodanie do SAS).
4. Uzupełnia się pozostałe niezbędne informacje: miejsce (najczęściej będzie to siedziba
własny szkoły – ustawienia w parametrach), terminy itp.
Aby odnaleźć zgłoszenia na rady pedagogiczne od strony panelu, należy szukać takich
informacji w formach, a nie w zgłoszeniach (patrz wyżej – uwagi dotyczące zgłoszeń na rady).
Przykładowy wybór filtrów do wyszukiwania zgłoszeń na rady pedagogiczne:
Rodzaj Rada pedagogiczna
Status Propozycja rady
Oddział Rzeszów
Archiwum NIE
oznacza wybranie aktualnych zgłoszeń na rady pedagogiczne tylko z Rzeszowa.
UWAGA! Nowe zgłoszenie na radę pedagogiczną skutkuje zmianą jej danych, skutkiem czego
forma staje się niejako zgłoszeniem. Po takim zgłoszeniu system automatycznie klonuje
(kopiuje) taką formę i umieszcza ją na nowo w ofercie (klonowanie to jest zależne od parametru
RP_AUTOMAT), aby nie było potrzeby ponownego tworzenia.
• Edycja formy
Edytując wybraną formę (ikona ) otrzymujemy dostęp do modyfikacji danych wybranego
szkolenia oraz linki dotyczące dodatkowych informacji opisujących szkolenie – widoczne poniżej.
TERMINY
KOSZTY
Rysunek 15. Edycja formy - modyfikacja terminów, zmiana kosztów
Forma może posiadać wiele terminów (co najmniej jeden), gdzie każdy z nich może się odbyć
w innym miejscu (w innym miejscu realizacji/innej sali).
Podobnie do każdej formy można przypisać dowolną liczbę pozycji budżetowych (kosztów). Dzięki
temu można sprawdzić rzeczywiste koszty szkolenia (suma wszystkich pozycji budżetowych).
Informacje dodatkowe można z powodzeniem wykorzystać podczas tworzenia różnego rodzaju
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
25
analiz finansowych używając ich w zestawieniach. Na poniższym ekranie widać przykład obrazujący
ewidencję kosztów formy.
Rysunek 16. Edycja kosztów
Opis wybranych kolumn w tabeli danych form:
• Z – liczba zgłoszeń na formę,
• W – liczba wolnych miejsc (ujemna liczba oznacza większą liczbę zgłoszeń niż ustalono).
• R – liczba osób, które zrezygnowały
Rysunek 17. Formy szkoleniowe - tabela danych
Grupowe zaznaczenie wierszy poprzez wybór odpowiedniego pola checkbox można wykorzystać do:
• zgłoszenia jednej osoby na wiele wskazanych szkoleń,
• zmiany statusów wskazanych szkoleń (jeden status – wiele form),
Dodawanie nowych wierszy
Akceptacja wszystkich zmian
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
26
• powielenia (zduplikowania) wszystkich wskazanych form (mogą pojawić się konflikty sal),
• wydrukowania wskazanych form wraz z powiązanymi informacjami o zgłoszeniach
i kontaktach,
• przekazania zaznaczonych form do archiwum (formy archiwalne nie są widoczne w module
dla nauczycieli).
Kliknięcie na link w kolumnie:
• Nazwa - spowoduje wyświetlenie strony ze wszystkimi informacjami o formie wraz
z powiązanymi zgłoszeniami i kontaktami, gdzie możliwe jest ponadto:
1. dodanie nowego zgłoszenia lub kontaktu dla aktualnie wybranej formy
2. wysłanie wiadomości e-mail do zgłoszonych na formę nauczycieli
3. dodanie kontaktu do zgłoszonych na formę nauczycieli
4. przeniesienia wskazanych nauczycieli na formę powiązaną
• Miejsce rozpoczęcia - spowoduje wyświetlenie w przeglądarce odpowiedniej strony
(zdefiniowanej w słowniku miejsc realizacji),
• Termin rozpoczęcia - spowoduje przejście do podstrony edycji terminów szkoleń.
Informacja o zwykłym zgłoszeniu (1/0 – liczba zgłoszeń/liczba rezygnacji):
Zgłoszenia (Razem: 1/0)
Informacja o zgłoszeniu, gdy wpisana jest liczba uczestników:
Zgłoszenia (Razem: 100 - brak danych o uczestnikach)
• Powiązania między szkoleniami W ramach wszystkich oddziałów można powiązać (połączyć) ze sobą dowolne formy szkoleniowe,
aby umożliwić przenoszenie zgłoszonych nauczycieli/klientów pomiędzy powiązanymi szkoleniami –
menu Formy->Powiązania. Forma może być powiązana tylko jeden raz.
Powiązania można przenosić do archiwum niezależnie od przenoszenia form do archiwum (są to
odrębne dwa pojęcia). Domyślnie ustawionym filtrem jest ARCHIWUM: NIE.
Tabela danych powiązań została podzielona na oddziały. W poszczególnych wierszach są
odzwierciedlone pojedyncze powiązania (liczba w nawiasie oznacza liczbę zgłoszonych osób na
formę). Powiązania mają na celu przesunięcie wybranych nauczycieli z jednej formy na drugą
w innym oddziale. Zwiększa to szanse na odbycie szkolenia w planowanym terminie przynajmniej
w jednym oddziale.
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
27
Rysunek 18. Okno tworzenia powiązań form szkoleniowych
• Kalendarze Dla każdego tworzonego miejsca realizacji automatycznie są dodawane 2 kalendarze. Są to pliki
w formacie .ics (iCalendar) dostępne zdalnie. Pierwszy z nich jest tzw. Publicznym kalendarzem,
który bez żadnych ograniczeń jest widoczny na zewnątrz (kalendarz dla nauczycieli), drugi
natomiast jest lokalnym kalendarzem i dostęp do niego jest zawężony do panelu
administracyjnego. W rzeczywistości lokalny kalendarz jest również widoczny na zewnątrz, tylko
jego adres jest ukryty dla nauczycieli/klientów. Ma on służyć głównie dla osób administrujących
systemem SAS.
Kalendarze można wykorzystać w wielu aplikacjach obsługujących format iCal - np. Google
Calendar, Thunderbird wraz z nakładką Sunbird, MS Outlook i wielu innych, również stronach typu
netvibes.com czy iGoogle.
System zdalnych kalendarzy został zintegrowany z Kalendarzem Google. Dzięki temu system za
pomocą dostępnych rozwiązań Google, prezentuje w atrakcyjnej formie graficznej terminy szkoleń
z wybranego miejsca realizacji (wybranej sali).
Integracja dowolnego kalendarza z systemu SAS z Kalendarzem Google:
1. Utworzyć konto Google.
2. Zaimportować plik kalendarza do Kalendarza Google za pomocą funkcji Dodaj wg adresów
URL (wskazać adres pliku .ics) i uczynienie go dostępnym dla wszystkich.
3. Następnie w menu Zarządzanie kalendarzami z pola Osadź ten kalendarz skopiować
widoczny kod do odpowiedniego pola w systemie SAS - edycja miejsc realizacji (pola: Kod
do lokalnego Kalendarza Google, Kod do publicznego Kalendarza Google).
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
28
• Kontrakty Kontrakty (kontraktowane rady pedagogiczne) są to umowy pomiędzy szkołą a PCEN na
przeprowadzenie określonej liczby szkoleń rad pedagogicznych w ustalonym terminie. Aktualnie
w ramach kontraktu można zgłosić maksymalnie 4 rady, gdzie łączna suma godzin nie przekracza
przedziału 12-16 godz. (wartości te można dowolnie zmieniać w parametrach SAS). Dzięki temu
koszty wszystkich szkoleń są mniejsze, a tym samym jest to propozycja bardziej interesująca dla
szkół. Aby przejść do okna zarządzania kontraktami należy wybrać z głównego menu Formy
a następnie Kontrakty z bocznego menu.
Rysunek 19. Widok okna zarządzania kontraktami
Kontrakty są widoczne w SAS tylko w określonym (daty w parametrach – konieczna zmiana raz
w roku) przedziale czasowym – zwykle przełom sierpnia-września. Po przekroczeniu ostatecznego
terminu okno kontraktów będzie zablokowane.
Zgłoszenie kontraktu może być zrealizowane jedynie przez dyrektora szkoły. On też, po zalogowaniu
na swoje konto w systemie, widzi własne zgłoszenia na kontrakty bądź zwykłe, pojedyncze rady
pedagogiczne jak również na wszystkie inne formy szkoleniowe.
Zgłoszenie kontraktu powinno być zaakceptowane przez pracownika PCEN (być może konieczne
będą dodatkowe ustalenia i zmiany) i dopiero wtedy kontrakt można uznać za przyjęty do realizacji.
Istotnym elementem jest tutaj przełącznik AKCEPTACJA, który można zmienić edytując dany
kontrakt.
Kontrakty można archiwizować analogicznie jak formy szkoleniowe, z tym zastrzeżeniem, iż
przeniesienie do archiwum kontraktu skutkuje archiwizacją wszystkich rad pedagogicznych, z jakich
się składa.
Klikając na datę zgłoszenia wyświetlają się wszystkie informacje związane z danym kontraktem.
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
29
Edytując kontrakt można zmienić sposób zapłaty – raty bądź jednorazowa opłata, termin zapłaty,
ogólna cena itp.
Dodanie nowej oferty rady pedagogicznej w ramach kontraktu jest niemalże identyczne jak
dodawanie nowej oferty rad pedagogicznych. Należy wskazać jedynie inny rodzaj formy – rada
pedagogiczna – kontrakt (identyfikator do zmiany w parametrach).
Nie należy mylić dodawania nowego kontraktu z dodaniem nowej oferty rad kontraktowych. Oferta
rad kontraktowych to zbiór wszystkich form, które mają wskazany we wcześniejszym akapicie
rodzaj. Ze zbioru tych wszystkich form dyrektor wybiera kilka (maksymalnie 4), które stanowią
kontrakt. Podsumowując dodanie nowego kontraktu polega na dodaniu kilku rad pedagogicznych
i powiązaniu ich z nowym kontraktem oraz szkołą.
Usunięcie kontraktu skutkuje usunięciem również wszystkich rad pedagogicznych, z jakich się
składa.
UWAGA! SAS automatycznie po zgłoszeniu nowego kontraktu klonuje/kopiuje wybrane rady
pedagogiczne z powrotem do oferty (klonowanie to jest zależne od parametru RPK_AUTOMAT),
aby nie było potrzeby ponownego tworzenia.
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
30
11. Zgłoszenia W menu Zgłoszenia znajduje się wykaz wszystkich zgłoszeń na udostępnione formy szkoleniowe.
Automatyczne filtrowanie ustawione jest w następujący sposób:
• Archiwum: NIE
• Oddział – przypisany oddział dla zalogowanego pracownika
• Adresaci: nauczyciele
Z uwagi na fakt dużej liczby danych dotyczących zgłoszeń, przydatna okazuje się funkcja eksportu
do Excela. Za pomocą tabel przestawnych można na rozmaite sposoby analizować otrzymane
przefiltrowane wyniki.
W zależności od posiadanych uprawnień, dostęp do zgłoszeń filtrowany jest w ramach oddziałów.
Obsługa podstrony zgłoszeń jest analogiczna jak podobnych stron opisanych we wcześniejszych
rozdziałach.
12. Zestawienia Za pomocą zestawień można „wyciągnąć” dowolne dane z bazy korzystając z zapytań SQL. Podczas
definicji zestawienia należy podać:
• Nazwę zestawienia
• Opis, ilustrujący działanie zestawienia
• Treść zapytania rozpoczynającą się słowem SELECT i kończąca klauzulą ORDER BY …
• Listę nazw kolumn oddzielonych średnikiem, np. Lp;Nazwa;Cena;Liczba (liczba porządkowa
jest dodawana automatycznie do tabeli wynikowej)
Jeżeli wyświetlając zestawienie widoczny jest błąd, oznacza to źle skonstruowane zapytanie SQL.
W zapytaniu należy używać znaku | zamiast pojedynczego cudzysłowia.
Eksport wyników zapytania do Excela umożliwia praktycznie nieograniczone możliwości dalszej
obróbki czy analizy danych.
Przykładowe zapytanie wyświetlające wszystkich pracowników wraz z ich loginami:
select v_imie,v_nazwisko,v_login from pracownik order by v_imie
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
31
13. Procesy systemowe
Poniżej za pomocą prostych schematów przedstawiono najważniejsze procesy występujące podczas
pracy z systemem SAS. Kolor zielony odpowiada wykonaniu czynności przez pracowników, zaś żółty
kolor reprezentuje czynności nauczycieli/klientów.
• Tworzenie oferty szkoleniowej
• Zgłoszenia na szkolenia
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
32
14. Moduł dla nauczycieli Moduł dla nauczycieli jest odrębnym fizycznie i logicznie elementem systemu SAS, dostępnym bez
żadnych ograniczeń w Internecie.
Do przeglądania oferty szkoleniowej (menu Formy) nie jest wymagane posiadanie konta w systemie.
W takim jednak przypadku pola filtrów są niewidoczne.
Aby zapisać się na dowolną formę szkoleniową klient/nauczyciel musi jednak posiadać konto. Aby
utworzyć konto należy się zarejestrować (menu Rejestracja) w systemie (możliwe jest również
dodanie nauczyciela z poziomu panelu administracyjnego przez pracownika).
W procesie rejestracji nauczyciela/klienta wymagane są następujące dane:
• Login (musi być unikalny)
• Hasło
• Imię
• Nazwisko
• Miejsce zatrudnienia (placówka)
• Ulica i nr domu (korespondencja)
• Kod (korespondencja)
• Miejscowość (korespondencja)
• Telefon
• E-mail (musi być unikalny)
Po udanej rejestracji na wskazany e-mail zostanie wysłana wiadomość z potwierdzeniem oraz
podanymi informacjami. W razie problemów z logowaniem należy się skontaktować z właściwą
osobą odpowiedzialną za system SAS – menu Kontakt.
Po zalogowaniu się nauczyciela/klienta do modułu widoczne są wszystkie niezbędne filtry, za
pomocą których w łatwy sposób można wyszukać szkolenie, natomiast pozycja Moje formy
wyświetla wszystkie formy, na które zgłosił się dany nauczyciel.
Jeżeli nauczyciel zarejestrował się jako dyrektor, będzie miał dostęp do rad pedagogicznych
i kontraktów. Na rady możliwe jest tylko pojedyncze zgłoszenie, natomiast kontrakt grupuje kilka
rad pedagogicznych. Własne zgłoszenia będą widoczne odpowiednio na stronach: Moje rady, Moje
kontrakty.
W wersji 1.2 dodano następujące podstrony informacyjne (należy je uzupełnić w zależności od
potrzeb):
1. Informacje o formach
2. Informacje o radach
3. Informacje o kontraktach
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
33
W ofercie szkoleń widoczne są wszystkie formy z każdego typu z odpowiednich rodzajów,
widocznych dla nauczyciela (flaga „widoczność” w słowniku rodzajów form). Miejsca również są
możliwe do ukrycia w module dla nauczycieli (flaga „widoczność”). Udostępnione są również
kalendarze publiczne – analogicznie jak w panelu administracyjnym (tylko dla form innych niż rady
i kontrakty).
Rodzaje zgłoszeń:
• Grupowe – jednocześnie na wiele form
• Pojedyncze – w kontekście aktualnie wyświetlanego szkolenia
Przycisk Drukuj umożliwia szybkie wydrukowanie informacji o wybranych formach szkoleniowych
(kilka jednocześnie).
Program uniemożliwia zgłoszenie się dwukrotnie na tę samą formę.
Jeżeli forma ma status nieaktywny jest ona widoczna w module dla nauczycieli, jednak zgłoszenie
na nią nie jest akceptowalne przez SAS.
W zależności od wartości parametru POTWIERDZENIE_MAIL, możliwa jest automatyczna wysyłka
potwierdzenia zgłoszenia poprzez e-mail.
Bazę form szkoleniowych można również wyeksportować do Excela.
Z menu PROFIL można zmienić swoje hasło dostępowe do SAS.
Pamiętaj, zawsze WYLOGUJ się z systemu!!!
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
34
15. Parametry
Lista domyślnych parametrów systemowych:
Lp Nazwa parametru Administracja Nauczyciele Opis
1 OPTYMALIZACJA_ZGLOSZEN 1 1
optymalizacja działania zgłoszeń - przy niektórych polach sortowanie po identyfikatorach zamiast po pełnych nazwach
2 POKAZ_2TERMIN 0 0 pokazywanie drugiego terminu daty przy wyświetlaniu form
3 POKAZ_KOSZTY 1 0 pokazywanie kosztów przy wyświetlaniu form
4 KONFLIKTY_SAL 1 1 sprawdzanie konfliktów sal
5 KONFLIKTY_SAL_WSZYSTKIE_TERMINY 0 0 badanie wszystkich konfliktów LUB tylko gdy data większa od bieżącej (1 - wszystkie, 0 - bieżące)
6 POTWIERDZENIE_MAIL 1 1 wysyłanie potwierdzeń zgłoszeń na maila
7 MAX_MOZLIWOSC_ZGLOSZEN 1 0 możliwość zgłoszeń jeśli przekroczono max liczbę zgłoszeń (1 - możliwość, 0 -brak możliwości)
8 MAX_ZMIANA_STATUSU 1 1 automatyczna zmiana statusu formy na - brak wolnych miejsc - jeśli liczba zgłoszeń >= max liczba zgłoszeń
9 MAX_ZMIANA_LISTA_REZERWOWA 1 1 automatyczna zmiana zgłoszenia na listę rezerwową - jeśli przekroczono max liczbę zgłoszeń
10 FORMA_NAZWA 100 100 maksymalna liczba znaków w nazwie formy
11 POKAZ_GPS 1 pokazywanie GPS przy wyświetlaniu form
12 RADA_ID 7;10;8 7;10;8 Identyfikatory określające numery ze słownika rodzajów form dla rady pedagogicznej w formacie liczba1;liczba2;
13 RADA_KONTRAKT_ID 8 8 jw. dla rady kontraktowej w formacie liczba1;liczba2;
14 PROPOZYCJA_STATUS_ID 14 14 identyfikator statusu formy automatycznie nadany formie dodanej przez dyrektora - np. propozycja szkolenia
15 SIEDZIBA_ID 24 24 identyfikator miejsca realizacji, do wyboru podczas dodawania nowej formy przez dyrektora - np. siedziba własna
16 BRAK_MIEJSC_ID 4 4 id ze słownika rodzajów form określający status - brak wolnych miejsc
17 PO_ZEBRANIU_GRUPY_NAZWA Po zebraniu
grupy Po zebraniu
grupy po_zebraniu_grupy nazwa
18 RK_MIN 12 12 min liczba godzin dla rad kontraktowych
19 RK_MAX 16 16 max liczba godzin dla rad kontraktowych
20 RK_LICZBA 4 4 liczba rad kontraktowych do wyboru
21 RK_DATA_END 2008-10-01 00:00:00
2008-10-01 00:00:00
ostateczna data wyświetlania oferty rad kontraktowych
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
35
22 RK_DATA_START 2008-09-01 00:00:00
2008-09-01 00:00:00
początkowa data wyświetlania oferty rad kontraktowych
23 RP_AUTOMAT 1 1 automatyczne tworzenie rad po zgłoszeniu nowej rady przez nauczyciela
24 RPK_AUTOMAT 1 1 automatyczne tworzenie rad po zgłoszeniu nowej rady kontraktowej przez dyrektora
25 POTWIERDZENIE_MAIL_RP 1 1 wysyłanie potwierdzeń zgłoszenia na radę pedagogiczną na maila
26 POTWIERDZENIE_MAIL_RPK 1 1 wysyłanie potwierdzeń zgłoszenia na radę kontraktową na maila
27 WIRT_NAUCZYCIEL 19 19 identyfikator wirtualnego nauczyciela
i inne dotyczące komunikatów systemowych.
Zmiana parametrów odbywa się za pomocą odpowiednich plików konfiguracyjnych (config.php),
osobno dla każdego modułu.
aktualizacja: 14 października 2008
System Administracji Szkoleniami – dokumentacja użytkownika
36
16. Backup danych
W menu Administracja->Backup mamy możliwość tworzenia kopii zapasowych bazy danych
z poziomu modułu dla pracowników. Jest on dostępny jedynie dla administratora głównego. Dla
bezpieczeństwa wskazane jest tworzenie systematycznych kopii zapasowych danych.