Upload
amal-herring
View
37
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Számlafeldolgozás a felhőben. Máté Krisztián értékesítési igazgató DoqSys Business Solutions. Tartalom. Az automatizált számlafeldolgozás Az invoicehotel.hu technológiai partnerei Mit kínál az invoicehotel.hu szolgáltatás? Kiknek ajánljuk? Mi szükséges a szolgáltatás elindításához? - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
1/30
Számlafeldolgozás
a felhőben
Máté Krisztiánértékesítési igazgató
DoqSys Business Solutions
2/30
• Az automatizált számlafeldolgozás• Az invoicehotel.hu technológiai partnerei• Mit kínál az invoicehotel.hu szolgáltatás?• Kiknek ajánljuk?• Mi szükséges a szolgáltatás elindításához?• Miért éri meg?• Biztonságos? – Igen!• Szolgáltatási modellek• Összefoglalás
Tartalom
3/30
Számlafeldolgozás automatizálásának főbb mozgatórugói
Forrás: Aberdeen Group
Számlák és kapcsolódó dokumentumok átláthatóságának hiánya
A működési költségek csökkentésének szükségessége
Jobb készpénz menedzsment
Nehezen kezelhető papír alapú dokumentum archívumok
A kockázatok csökkentése (kontroll növelése)
A határidő előtti fizetési kedvezmények (skontó) kihasználása
4/30
Hatékonyságés megtakarítás
Legjellemzőbb számlafeldolgozással kapcsolatos kérdések
Kontroll és megfelelőség
Teljes átláthatóság
5/30
Kontroll és megfelelőség: kihívások
Kihívások
•Jóváhagyási szabályozás következetlen, vagy nincs betartva
•Nincs naplózott számlatörténet, a kifizetéseknek gyakran nincs megfelelően előkészített dokumentációja a könyvvizsgálatokhoz, nagy a hibázás kockázata
•Teljes folyamat betartása SOX, IFRS és egyéb elvárások szerint
Kontroll és megfelelőség
ElőnyökKépességek
6/30
Kontroll és megfelelőség: a mi megoldásunk
Kihívások
•Szervezeti hierarchia
•Felhasználói jogosultságok, egyéni jóváhagyási keretek
•A számlák teljes életciklusának áttekinthetősége (ki, mikor, mennyi ideig, mit hagyott jóvá...)
•Rendszer szintű figyelmeztetések (pl. duplikált számlák)
•Feldolgozást követő elemzési lehetőség, riportok (pl. különböző megrendelési számon érkezett azonos tartalmú számlák, soha le nem szállított áru, stb.)
ElőnyökKépességek
Kontroll és megfelelőség
7/30
Kontroll és megfelelőség: előnyök
Kihívások
•Belső szabályozás betartása
•Teljes számlatörténet megrendeléstől kifizetésig
•Többszöri vagy késői kifizetés elkerülése
•Túlfizetések elkerülése
•Könnyen auditálható folyamat
•SOX, IFRS, stb. megfelelés
ElőnyökKépességek
Kontroll és megfelelőség
8/30
Teljes átláthatóság: kihívások
Kihívások
•Nem átlátható a folyamat
•Nincs valós idejű cash flow kimutatás
•Nincs konszolidált adat a teljes költésről
ElőnyökKépességek
Teljes átláthatóság
9/30
Teljes átláthatóság: a mi megoldásunk
Kihívások
•Könyvelői ellenőrző felület
•Riasztások és figyelmeztető kiemelések
•Státusz figyelés
•Cash menedzsment
•Beszállítónkénti költés kimutatások
•Személyes archívum
Teljes átláthatóság
ElőnyökKépességek
10/30
Teljes átláthatóság: előnyök
Kihívások
•Rövidebb átfutási idő
•Folyamat fejlesztés
•Gyorsabb kivétel kezelés
•Pénzeszközök jobb kihasználása
•Dinamikus kedvezmény kezelés
•Összevont költési adatok
ElőnyökKépességek
Teljes átláthatóság
11/30
Hatékonyság és megtakarítás: kihívások
Kihívások
• Magas költségek
• Papír alapú számlák
• Kihasználatlan engedmények
• Nem értéknövelt feladatok
Hatékonyságés megtakarítás
ElőnyökKépességek
12/30
Hatékonyság és megtakarítás: a mi megoldásunk
Kihívások
•100% elektronikus számlakezelés
•Egyeztetés a megrendelésekhez
•Egyeztetés a szerződésekhez
•Előre definiált sablonok
•Meghatározott munkafolyamatok
•iPhone / iPad / Android lehetőség
ElőnyökKépességek
Hatékonyságés megtakarítás
13/30
Hatékonyság és megtakarítás: előnyök
Kihívások
•100% elektronikus számlakezelés az első naptól
•Rövidebb számla kezelési ciklus
•Skontó kihasználás lehetősége
•Kevesebb hibalehetőség
•Alacsonyabb költségek
ElőnyökKépességek
Hatékonyságés megtakarítás
15/30
Hagyományos (papír vagy elektronikus) folyamat
Automaticallymatch invoice
and PO, or invoice
and contractpayment schedule.
XML vagy egyéb hitelesítettadatstruktúrák,
esetlegadatkinyerés
OCR technológia
segítségével.
Kézi kontírozás, amit általában
szakembervégez.
Számla alakiés tartalmi
ellenőrzése, amit
általában szakember
végez.
Számlajóváhagyása(jóváhagyási
szintekés szabályok
szerint).
Számla adatoktovábbításakifizetésre
az ERP-be, vagypénzügyi
rendszerbe
e-számla OCR Kézi kontírozás
Kéziellenőrzés
Kézijóváhagyás
Könyvelés és kifizetés
16/30
Inteligens folyamat
XML vagy egyéb hitelesítettadatstruktúrák ésadatkinyerés a legmodernebb
ICRtechnológia
segítségével.
Számla automatikus
alaki és tartalmi
ellenőrzése,egyeztetés.
Ha nincs egyezés,
akkor köröztetés,sablonok,
„kedvencek”szerinti
kontírozás.
Automatikusszámla
jóváhagyás(jóváhagyási
szintekés szabályok
szerint).
Számla adatoktovábbításakifizetésre
az ERP-be, vagypénzügyi
rendszerbe
e-számla ICR Kézi kontírozás
Kéziellenőrzés
Kézijóváhagyás
Könyvelés és kifizetés
Számla egyeztetés
17/30
3 utas egyeztetés: megrendelés – TIG – számla
Számla egyeztetésa jóváhagyott
rendeléssel és TIG-gel
Számla nem egyezika megrendeléssel és/vagy TIG-gel
(eltérés)
Automatikus feladás
Jóváhagyási workflow
IgénylésIgény
jóváhagyásMegrendelés TIG Számla
beérkezésSzámla
egyeztetés
Könyvelés és kifizetés
Számlajóváhagyás
ICR
18/30
Visszatérő számlák feldolgozásának automatizálása (energia, bérleti díjak, stb.)
Számla egyezik a jóváhagyott
szerződéssel vagy kerettel
Számla nem egyezik a szerződéssel vagy kerettel(kivételek)
Automatikus feladás
Jóváhagyási workflowKönyvelés és
kifizetés
Számlajóváhagyás
Számla beérkezés
Számla egyeztetés
Szerződés vagy keret
létrehozása
Szerződés vagy keret
jóváhagyása
ICR
19/30
Egyeztetés előnyei
Folyamat- Teljes
automatizálás- Részleges
automatizálás- Automatikus
kontírozás- Automatikus
workflow- Kevesebb
emberi hibalehetőség
- Több idő jut az értéknövelt feladatokra
Kontroll- Beszerzési
szabályok érvényesítése
- Auditálás fenntartása
- Sor szintű egyeztetés
- 3-utas egyeztetés (PO-TIG-Számla)
Megtakarítás-Rutin feladatok automatizálása-PO-TIG-Számla kapcsolat-Kontírozás-Workflow-Korai fizetési (skontó) kedvezmény lehetőségek
Megtakarítás
Kontroll
Folyamat
20/30
Történet• 1985-ben alapították• Független tanácsadó
cégek az 1.-2. helyre rangsorolják a P2P automatizálásban és e-számla kezelésben
• 11 iroda a világon
Vállalati adatok• Nettó bevétel >107 M
EUR 2011-ben
• 1000+ alkalmazott• 30 országban rendelkezik
partnerrel• >1 M felhasználó 60
országban
Nyílt hálózat• 1.9 M beszállító• >20 M
e-számla/PO 2011-ben
• 175 Mrd EUR éves forgalom a hálózaton keresztül
• >50 e-számla formátum
• 130+ partner
Technológia partnerünk(workflow):BasWare Corporation
21/30
Driving content in the right direction
Technológia partnerünk (ICR):Top Image Systems
22/30
• Nemzetközi és magyar legjobb gyakorlatokon alapuló, magas rendelkezésre állású, felhő alapú szolgáltatást • biztonságos és bárhonnan elérhető elektronikus számlafeldolgozást• gyors és pontos mező szintű adatkiemelést a legkorszerűbb OCR/ICR technológiával • tetszőleges formátumú e-számlák fogadását és feldolgozását• könnyű elindulást: nem igényel beruházást, sem hónapokig tartó bevezetést, és csak tranzakciós díja van• azonnali megtérülést, átlátható folyamatot, egy kattintásra hozzáférhető informciókat
Mit kínál az invoicehotel.hu?
23/30
• mindenkinek, akinek van szállítói számlája, függetlenül attól, hogy ez papír alapú, vagy e-számla• akiknek az alacsony számlamennyiség miatt nem indokolt dedikált rendszert bevezetni, de szeretne költséget megtakarítani és átláthatóságot növelni • aki már tudja, hogy erre van szüksége, de nem tud vagy nem akar beruházni licencekbe és hardverbe• akik igazodni szeretnének a nemzetközi nagyvállalatoknál alkalmazott legjobb gyakorlat szerinti pénzügyi folyamatokhoz
Kinek ajánljuk?
24/30
• a változtatáshoz elengedhetetlen elhatározás• felsővezetői döntés és elkötelezettség (kultúraváltás)• internet hozzáférés• 1 folyamatgazda és 1 informatikus • 4 hét közös munka
Mi szükséges hozzá?
25/30
• tranzakció alapú árazásának köszönhetően jól kalkulálható költséget jelent• egy számla feldolgozási költsége töredékea manuális feldolgozás költségének, ezáltala megtakarítás a bevezetéstől azonnal jelentkezik• a szolgáltatás tranzakciós díján felül nincs egyéb költség, nincsenek további licenc díjak, nincsenek egyéb járulékos hardver és üzemeltetési költségek• hatékony és átlátható folyamatot teremt, amely néhány hétről pár napra rövidül
Miért éri meg?
26/30
• a legmagasabb fokozatú adatbiztonságot nyújtó sztenderd technológia alkalmazása• SSL (https) titkosítás• magas rendelkezésre állású Amazon Web Service, a világ egyik legbiztosabb infrastruktúrája• egymástól jól elszeparált válallati (nem személyes!) adatok• fizikailag biztonságos helyszín, védett objektum (Prime Rate szolgáltató centrum)
Biztonságos? – Igen!
27/30
I. Modell (teljes outsourcing)
Számla befogadás (DoqSys)
Szkennelés(DoqSys)
Adatkiemelés és ellenőrzés (DoqSys)
Számlaköröztetés és jóváhagyás (Ügyfél)
28/30
II. Modell (részleges outsourcing)
Számla befogadás (Ügyfél)
Szkennelés(Ügyfél)
Adatkiemelés és ellenőrzés (DoqSys)
Számlaköröztetés és jóváhagyás (Ügyfél)
29/30
1. globális technológia, „holnap” is jelen lesz2. nemzetközi és magyar legjobb gyakorlat, helyi
támogatás3. jelentős átfutási idő rövidülés, hatékonyság növekedés4. törvényi megfelelőség, mindenkori átláthatóság5. valós idejű kötelezettség és ÁFA információk6. nincs induló beruházás, azonnali költségcsökkenés7. stabil, biztonságos szolgáltató és szolgáltatás
Összefoglalás
30/30
[email protected] www.doqsys.com
www.invocehotel.huwww.facebook.com/invoicehotel.hu
Köszönöm a figyelmet!