T-106.1061 Tietotekniikan työkurssi

T-106.1061 Tietotekniikan työkurssi

Luento 2Excel 2

T-106.1061 Tietotekniikan työkurssi Luento 2 Kalvo 2

Kertausta edelliseltä luennolta

• MS Office ohjelmakokonaisuus, jonka ohjelmat suunniteltu tehokkaaseen yhteiskäyttöön

• Office-ohjelmat koostuvat objekteista (sovellus, työkirja, sivu, alue)

• Excel:– Suhteellinen ja suora viittaus– Funktioita eri tarkoituksiin (Matematiikka ja trigonometria,

Tilastolliset funktiot, Loogiset funktiot, Aikafunktiot, Tietokantafunktiot jne.)

– Help-valikko


Luennon sisältö ja tavoitteet

• Kaavioiden luomisen ja muotoilun eri vaiheiden opettelu

• Pivot –taulukoiden käyttö• Solun muotoilun tarjoamiin mahdollisuuksiin

tutustuminen• Lomakepohjan tekemiseen liittyvien tärkeimpien

asioiden opettelu• Solun teema- ja tyylimäärittely-ominaisuuksien esittely• Esikatselu ja tulostus• Muihin ominaisuuksiin tutustuminen


Vielä kaavoista Excelissä

• Kaavoissa voidaan viitata toiseen taulukkoon muodossa Sheet2!A3

• Kaavoissa voidaan viitata toiseen työkirjaan muodossa [taulukko.xlsx]Sheet3!C5


Tietojen linkittäminen ja upottaminen

• Linkittäminen– Kopioi– Liitä määräten: liitä linkki (paste special – paste link)– Kun lähdeasiakirjaa muutetaan, muuttuu myös

kohdeasiakirja• Upottaminen

– Toisella ohjelmalla luodun objektin lisääminen asiakirjaan– Inset – Object– Taulukkoon lisätään rasteroidulla reunuksella erotettu osio– Osiota voidaan muokata lähdeohjelmalla, kaksoisnapautus


Vielä listoista excelissä

• Oman listan luominen: – Excel options– Popular– Creat e lists...

Hiiri ja alueet

• Maalaus• Kopiointi• Siirto


Vielä ehdollisesta muotoilusta Excelissä

• Home – styles – conditional formatting• Sääntöjä esim:

– Suurimmat / pienimmät arvot– Duplikaatit– Tiettyä arvoa suuremmat / pienemmät arvot– Määrittele omia sääntöjä


Kaaviot Excelissä 1

Pylväskaaviot

Viivakaaviot

Ympyräkaaviot

Palkkikaaviot



Aluekaaviot

Pistekaaviot

Rengaskaaviot



KuplakaaviotSäteittäiset kaaviot



Pintakaaviot

Pörssikaaviot


Kaavion luominen

• Tietojen järjestys taulukkoon– Ympyrä- ja kuplakaavioissa tarkkana

• Tietojen valinta– Otsikkokentät

• Kaaviotyypin valinta

Nopein tapa tehdä kaavio on valita alue ja painaa näppäintä F11.


Kaavion muotoilun välilehdet

• Design (rakenne) – Kaaviolaji– Kaavion tallennus malliksi– Arvot riveittäin tai sarakkeittain– Kaavion lähdetietojen muutos– Valmisasettelu- ja muotoiluasetukset– Kaavion sijainti

• Layout (asettelu)– Kaavion osien näkyvyyys– Piirtotyökalut, teksti ja kuvat kaavioon

• Format (muotoilu)– Täyttövärit– Viivojen tyylit– Tehosteet

Kuvaajan eri osia muokataan joko välilehdiltä tai pikavalikosta


Akselien muotoilu

• Akselien skaalautuvuus (Scale)– Minimi ja maksimiarvot– Akselien leikkauspiste– Gridlines-viivojen välit

• (Akselien muotoilu– Tekstin täyttöväri– Akselin väri– Akselin viivan tyyli– Varjostus– 3D tehosteet)

• Otsikot– Suunta (Alignment)


Kaavion taustan muotoilu (Plot Area)

• Täyttö• Reunan väri• Reunan tyyli• Varjostus• 3D-asetukset


Kaavion arvojen muotoilu

• Data-arvon merkki voi olla melkein mitä vain: 3D, kuva,...• Numeroarvo pisteen yhteyteen

(Data Labels)


Virherajojen tekeminen

• Erikseen vaaka- ja pystysuuntaan• Toiseen tai molempiin suuntiin

(Both, Plus, Minus, None)• Vaihtoehdot

– Kiinteä/vakio (Fixed)– Suhteellinen/prosentuaalinen (Percentage)– Keskihajonta (Standard Deviation)– Standardivirhe (Standard Error)– Yksittäin määritelty (Custom)

Huom: Virhesuorien piirtäminen. Laske uudet pisteet virherajojen perusteella ja piirrä uusi kaavio.


Käyrän sovitus dataan

• Vaihtoehdot– Suora (y=ax+b)– Eksponenttifunktio – Potenssifunktio– Logaritmifunktio– Polynomi, 2–6. asteen– Liukuva keskiarvo (2–6) näytteen

• Valintoja (nollakohdan asettaminen, yhtälö näkyviin jne.)

• Selviää lähes kaikista fysiikan labroista


Kaavion osat


Kaavion tallennus malliksi

• Jos olet tehnyt paljon muutoksia kaavioosi (vaihtanut värejä, korjaillut muotoiluja jne..), sinun kannattaa tallettaa kaaviosi malliksi muille kaavioille

• Design – Type – Save As Template

• Tallennetun tyylin saa käyttöönsä Design – Change Chart Type - Template


Pivot eli yhteenvetotaulukko

• Yhteenvetoja suurista tietomääristä analyyseja tai toistuvia malleja varten

• Tietoja voidaan järjestellä joustavasti alkuperäisten säilyessä muuttumattomina

Demo yhteenvetotaulukon käytöstä.


Rivien ja sarakkeiden koko

• Rivin korkeus– Määritelty (pisteinä, pt)– Automaattinen (AutoFit)– Piilotettu (Hide/Unhide)

• Sarakkeen leveys– Määritelty (merkkeinä)– Automaattinen– Piilotettu– Standardi koko Sheet:lla

• Home – Cells• Suoraan hiirellä


Solun nimeäminen

• Solulle voidaan antaa nimi nimilaatikosta (Name Box)• Samalla solulla voi olla useampia nimiä – sama nimi ei voi

olla kahdella solulla• Nimi voi kuulua taulukkoon tai koko työkirjaan• Soluihin voidaan viitata nimillä osoitteiden lisäksi

– Laskentataulukon toiminnan ymmärtäminen helpottuu– Kätevää VBA -ohjelmoinnissa

• Nimien hallinta: Formulas – Name Manager


Solun muotoilu

Number

(Wrap, Merge)Alignment

(Border, Fill)Font

Styles

Cells

Editing

Solu

Huom.Voidaan muotoilla myös ’vanhaan tapaan’ pikavalikon (joka aukeaa hiiren oikealla napilla) ’Format Cells’ –optiolla.


Teksti (Font)

• Kirjasintyyli• Vahvennus tai vinous• Kirjasimen koko• Alleviivaus• Kirjasimen väri• (Tehosteet

– yläindeksi (Superscript)– alaindeksi (Subscript))


Reunaviivat (Border)

• Mille puolelle solua– Ylös, alas, vasemmalle, oikealle,

ympärille, ristikkäin• Reunaviivan väri• Eri vahvuisia ja kuvioisia viivoja


Sijoittelu (Alignment)

• Vaakasuuntainen sijoittelu (Horizontal)– Vasemmalla, oikealla tai keskellä, tasattu, täytetty,

keskitetty usean solun keskelle• Pystysuuntainen sijoittelu (Vertical)

– Ylhäällä, alhaalla tai keskellä, tasattu• Tekstin suunta• Sisennys • Erikoistoiminnat

– Wrap - katkaisee tekstin– Merge Cells – yhdistää solut– (Shrink to Fit - pienentää tekstin niin, että se mahtuu

soluun)


T-106.1061 Tietotekniikan työkurssi Kalvo 28

2,07612.07.1996

67%

-11 765,05 mk

Numeron esittämismuoto (Number)

• General – yleinen muoto• Number – numerot• Currency - valuutta• Accounting - kirjanpito• Short Date - pvm• Long Date – pvm• Time – aika• Percentage - prosentti

• Fraction - murtoluku• Scientific -

eksponenttimuoto• Text – teksti • Oma muotoilu

– Tarkempia määrittelyjä sisällön esittämiseen


Solujen suojaus ja lomakepohja (Protection)

• Excelin solut on oletusarvoisesti suojattu• Jos suojaus otetaan käyttöön, suojaus tulee poistaa niistä

soluista, joita käyttäjän on lupa muokata• Pikavalikko – Format Cells – Protection• Review – Protect Sheet• Lomakepohjaan on syytä tehdä selkeä rakenne• Soluihin voidaan laittaa myös ohjeita

– Insert > Comment• Sheetin nimeäminen auttaa ymmärtämisessä• Visual Basicilla saadaan lisää ominaisuuksia


Solujen muotoilusta

• Näyttää kivalta– Ehdollinen muotoilu

• Soluille voidaan antaa muotoiluoptioita säännöstöjen mukaan

– Taulumuotoilu• Laajempaa käyttöä

– Tyylit– Teemat

• Koko dokumentin ulkoasua hallitaan kerralla

Vuosi Yritys A Yritys B Yritys C

2003 400000 150000

2004 550000 200000

2005 750000 500000

2006 1000000 800000 10000

2007 1200000 1000000 150000


Taulukko ja sen käsittely

• Home - Styles - Format as Table• Taulukon lajittelu nousevasti, laskevasti, mukautetusti• Taulukon pikasuodatus

– Piilottaa taulukosta työskentelyn ajaksi tarpeettomat rivit– Kätevä suurien tietomäärien hallinnoimisessa

• Ehdolliset muotoilut


Solun tyyli

• Excelissä voidaan luoda soluille tai tauluille tyylejä• Lukuisia valmistyylejä• Tyyli luodaan Home – Styles - Cell Styles• Kun tyyliä muuttaa muuttuvat kaikki

kyseisellä tyylillä määritellyt solut• Tyyleistä on hyötyä

– Laajat taulukot, tulosteet– Lomakepohjat– VBA -ohjelmointi

• Muotoilusivellin (Format Painter) on kätevä kopioitaessa solun ominaisuuksia muihin soluihin


Esikatselu ja tulostus

• Page Layout View• Joka sivulla kertautuvat solut• Sivun asettelu

– Paperin koko, tulostussuunta, marginaalit• Tulostusotsikot• Pakotetut sivunvaihdot• Mahduttaminen (skaalaus)• Rivit/Sarakkeet näkyviin / pois• Ruudukko näkviin / pois• Kommenttien tulostus


Excelin muita ominaisuuksia

• Tarkastus (Trace Precedents, Trace Dependents) • Transpoosi (Paste - Transpose)• Split – Freeze Panes• Tavoitteenhaku (What if analysis)


Kysymyksiä

Documents

T-106.1061 Tietotekniikan työkurssi