Tự học Excel và thực hành tổ chức số liệu kế toán …...chọn Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạo vị

http://www.ebook.edu.vn

Tự học Excel và thực hành tổ chức số liệu kế toán trên Excel


Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel.........................5

1.1. Thao tác với bảng tính............................................................ 5 1.1.1. Tạo một bảng tính mới....................................................... 5 1.1.2. Thêm mới một bảng tính.................................................... 5 1.1.3. Xoá một bảng tính.............................................................. 6 1.1.4. Đặt tên cho bảng tính ......................................................... 7 1.1.5. Lưu cửa sổ bảng tính.......................................................... 8 1.1.6. Tính chất của bảng tính.................................................... 10 1.1.7. Chọn ô trong bảng tính .................................................... 10 1.1.8. Các bước cơ bản trong soạn thảo ..................................... 11 1.1.9. Sao chép và di chuyển dữ liệu ......................................... 12 1.1.10. Định dạng bảng tính....................................................... 22

1.2. Sử dụng lệnh.......................................................................... 41 1.2.1. Sử dụng Menu Bar ........................................................... 41 1.2.2. Sử dụng biểu tượng.......................................................... 42 1.2.3. Sử dụng phím chuột phải ................................................. 42 1.2.4. Sắp xếp trật tự các dòng................................................... 43 1.2.5. Sắp xếp trật tự các cột ...................................................... 45

1.3. Định dạng dữ liệu.................................................................. 47 1.3.1. Xử lý Font chữ ................................................................. 47 1.3.2. Canh lề cho dữ liệu .......................................................... 51 1.3.3. Công cụ Formatting ......................................................... 55 1.3.4. Sử dụng công cụ Format Painter...................................... 56 1.3.5. Kiểm tra lỗi chính tả ........................................................ 56

1.4. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu ............................................... 58 1.4.1. Tìm kiếm dữ liệu.............................................................. 58 1.4.2. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu ........................................... 60

1.5. Làm việc với các Cell ............................................................ 63


1.5.1. Di chuyển nhanh đến một ô hay vùng.............................. 63 1.5.2. Định dạng cho ô hay khối văn bản................................... 65 1.5.3. Địa chỉ ô........................................................................... 72 1.5.4. Cách chọn ô và khối ô cho công thức .............................. 74 1.5.5. Gắn tên cho ô hay khối ô ................................................. 75 1.5.6. Tạo chú thích ................................................................... 77

1.6. Làm việc với biểu đồ ............................................................. 80 1.6.1. Tạo biểu đồ ...................................................................... 80 1.6.2. Định dạng biểu đồ............................................................ 89 1.6.3. Định dạng biểu đồ............................................................ 93 1.6.4. Thêm bớt dữ liệu trên biểu đồ........................................ 101

1.7. Kiểu dữ liệu ......................................................................... 104 1.7.1. Các kiểu dữ liệu cơ bản.................................................. 104 1.7.2. Mảng .............................................................................. 108 1.7.3. Các phép toán................................................................. 109

1.8. Công thức và hàm ............................................................... 114 1.8.1. Công thức....................................................................... 114 1.8.2. Kiến thức cơ bản về hàm trong Excel ............................ 114 1.8.3. Các hàm cơ bản.............................................................. 119

1.9. Làm việc với cơ sở dữ liệu .................................................. 148 1.9.1. Khái niệm....................................................................... 148 1.9.2. Tìm kiếm bản ghi........................................................... 149 1.9.3. Xem mẫu tin................................................................... 151 1.9.4. Thêm bản ghi mới .......................................................... 151 1.9.5. Lọc các bản ghi .............................................................. 152 1.9.6. Xoá bản ghi.................................................................... 158 1.9.7. Pivot Table..................................................................... 158

1.10. Các vấn đề khác ................................................................ 163


1.10.1. Chèn hình ảnh vào bảng tính........................................ 163 1.10.2. Thay đổi dấu phân cách giữa các đối số....................... 170 1.10.3. Autocorrect Options..................................................... 172 2.10.4. Bảo mật dữ liệu............................................................ 174 1.10.5. In ấn ............................................................................. 178

Phần 2 – Tổ chức số liệu kế toán trên Excel........189

2.1. Sổ Nhật ký chung ................................................................ 189 2.1.1. Thiết kế sổ Nhật ký chung ............................................. 189 2.1.2. Cách nhập dữ liệu vào sổ Nhật ký chung....................... 190

2.2. Bảng cân đối số phát sinh................................................... 194 2.2.1. Thiết kế Danh mục tài khoản ......................................... 194 2.2.2. Thiết kế Bảng cân đối số phát sinh ................................ 196 2.2.3. Xử lý dữ liệu trong Bảng cân đối số phát sinh............... 197

2.3. Sổ cái tài khoản ................................................................... 205 2.3.1. Thiết kế sổ cái tài khoản ................................................ 205 2.3.2. Xử lý dữ liệu trên sổ cái tài khoản ................................. 211

2.4. Sổ chi tiết tài khoản............................................................. 226 2.4.1. Thiết kế sổ chi tiết tài khoản .......................................... 227 2.4.2. Xử lý dữ liệu trong sổ chi tiết tài khoản......................... 229

2.5. Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải thu, phải trả ............... 234 2.5.1. Bảng danh mục khách hàng ........................................... 235 2.5.2. Bảng danh mục nhà cung cấp ........................................ 238 2.5.3. Sổ tổng hợp công nợ phải thu ........................................ 242 2.5.4. Sổ chi tiết công nợ phải thu ........................................... 246


Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel

1.1. Thao tác với bảng tính

1.1.1. Tạo một bảng tính mới

- Bạn nhấp vào biểu tượng New trên thanh công cụ, hộp tác vụ xuất hiện như hình dưới đây.

- Trong hộp tác vụ, bạn nhấp chọn Blank Worbook để tạo một cửa sổ bảng tính mới.

Chú ý: Bạn có thể tạo nhanh một bảng tính mới mà không cần đến bảng tác vụ.

- Từ thanh Menu Bar vào File\New…

- Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+ N

Bảng tính mới được tạo ra sẽ mang tên mặc định là Book 1, nếu bạn tạo tiếp một bảng tính khác nữa nó sẽ có tên là Book 2.

1.1.2. Thêm mới một bảng tính

- Trong cửa sổ giao diện của chương trình, từ thanh Menu Bar vào Insert\Worksheet.


- Hoặc bạn cũng có thể thêm mới một bảng tính bằng cách nhấp chuột phải trên thanh Sheet Tab chọn Insert.

Chú ý: Nếu tạo nhiều Sheet trên nhãn Sheet, có thể một số bảng tính bị che khuất. Để xem tên các bảng tính hãy nhập vào mũi tên màu đen kế bên trái của nhãn Sheet Tab.

1.1.3. Xoá một bảng tính

- Sử dụng menu


+ Chọn bảng tính cần xoá

+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Delete Sheet.

+ Một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn nhấp nút Delete để thực hiện lệnh xoá.

- Xoá bằng chuột phải:

+ Di chuyển chuột đến Tab Sheet chọn bảng tính cần xóa, nhấp chuột phải và chọn dòng Delete.

1.1.4. Đặt tên cho bảng tính

+ Nhấp chọn vào từng Sheet trên nhãn Sheet Tab nội dung bảng tính đó sẽ hiển thị trên màn hình.

+ Để đặt tên cho bảng tính, nhấp đúp vào bảng tính cần đặt tên khi thấy tên cũ được tô đen lúc này hãy nhập tên mới cho bảng tính.


Ngoài ra bạn cũng có thể đổi tên cho Sheet bằng cách nhấp chuột phải tại Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab sau đó chọn Rename.

1.1.5. Lưu cửa sổ bảng tính

Bạn cũng có thể thực hiện việc đặt tên cho bảng tính khi thực hiện thao tác lưu bảng tính đó lại.

- Từ thanh Menu Bar vào File\Save As. Hộp thoại Save As xuất hiện.


Bạn nhập tên của Sheet vào mục File name của hộp thoại, khi đặt tên bạn không nên đặt tên có dấu, hoặc dấu cách.

Chọn đường dẫn để lưu file của bạn trong mục Save as type.

- Nhấn Save để thực hiện việc lưu và đóng hộp thoại Save As lại.

Chú ý: Sau mỗi lần bạn thực hiện việc thay đổi cho file của bạn, bạn nhớ ấn tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại những thay đổi đó.

Để tránh hiện tượng mất mát dữ liệu trong quá trình làm việc, bạn nên đặt chế độ lưu tự động cho file vì trong quá trình làm bạn thường quên thao lưu. Bạn nhấp Menu Tool/Options, hộp thoại Options xuất hiện bạn nhấp chọn Tab Save.


Nhập thời gian mà chương trình sẽ thực hiện việc lưu trong ô Minutes. Chương trình sẽ mặc định đơn vị thời gian là phút, bạn có thể thay đổi giá trị bằng các phím mũi tên bên phải hộp thoại hoặc nhập trực tiếp giá trị vào ô.

Nhập xong, bạn nhấn OK để chương trình xác lập và đóng hộp thoại lại.

1.1.6. Tính chất của bảng tính

- Trong một cửa sổ có tối đa là 255 bảng tính, là tập hợp các Sheet.

- Một bảng tính được tập hợp bởi ô (Cell). Trong một Cell được mặc định 9 ký tự vào chiều dài tối đa trong một ô là 256 ký tự.

- Tập hợp các ô theo chiều dọc xuống gọi là cột (Column). Có tất cả 256 cột, được ký hiệu từ A đến IV.

- Dòng (Row) là tập hợp các ô theo hàng ngang. Có tất cả 16.384 dòng. Chiều rộng của một dòng tối thiểu là 0cm và tối đa là 16.36cm và chiều rộng mặc định của một dòng là 0,68cm.

1.1.7. Chọn ô trong bảng tính


Chọn một Cell

Đưa chuyển chuột đến vị trí của Cell muốn chọn sau đó nhấp chuột trái. Bạn cũng có thể chọn từ bàn phím, dùng các phím mũi tên để di chuyển Cell chọn đến nơi cần chọn. Cell được chọn gọi là Cell hiện hành, Cell hiện hành được tô một viền đậm.

Chọn một khối các Cell

Bạn có thể sử dụng chuột hoặc bàn phím để thực hiện việc chọn một khối ô.

- Sử dụng chuột:

+ Đưa chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn.

+ Nhấp chuột trái vào Cell đầu và kéo đến Cell cuối cùng của vùng chọn.

- Sử dụng bàn phím để chọn: Đưa trỏ chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn, nhấn giữ phím Shift+ các phím mũi tên để di chuyển đến cuối vùng chọn.

1.1.8. Các bước cơ bản trong soạn thảo

Nhấp chuột vào một ô và tiến hành nhập nội dung thì trên thanh công thức sẽ hiển thị nội dung của ô đó. Bạn cũng có thể thêm bớt nội dung cho ô đang chọn bằng cách nhấp chuột để đặt điểm chèn vào nơi cần thêm, bớt trên thanh công thức từ đó bạn có thể thêm hoặc bớt nội dung cho ô hiện hành.

Soạn thảo cho Cell đầu tiên

+ Chọn Cell cần soạn thảo.

+ Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hãy nhấp đúp vào Cell hiện hành đó hay nhấp chuột vào thanh công thức để soạn thảo hoặc chọn Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạo vị trí Cell hiện hành.

Nhập dữ liệu vào từ bàn phím


- Excel sẽ tự động che lấp các Cell khác khi bạn thực hiện việc nhập các ký tự quá một ô.

- Nhấn tổ hợp phím Alt+ Enter để ngắt dòng trong một Cell.

- Để chuyển sang nhập dữ liệu cho Cell khác. Nhấp chuột vào Cell muốn soạn thảo tiếp theo, nhấn phím Enter để nhập Cell kế dưới, hay nhấp các phím mũi tên để di chuyển qua lại lên xuống.

Chỉnh sửa nội dung của Cell

Để thay đổi hay chỉnh sửa nội dung trong một ô nào đó, hãy chọn ô cần chỉnh sửa và nháy kép chuột vào ô đó. Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển qua lại, đến đúng chỗ cần thay đổi.

Nếu không chèn con nháy, khi đó bạn gõ nhập dữ liệu vào thì nội dung cũ bị mất hoàn toàn và thay thế vào là nội dung mới.

Bạn có thể thực hiện theo một cách khác, đó là chọn Cell cần chỉnh sửa nội dụng nhấp F2.

Thay đổi nội dung của Cell

- Nhấp chọn Cell cần thay đổi

- Nhập thêm hay nhấn Delete để xoá ký tự đứng sau con nháy, nhấn phím BackSpace có hình mũi tên ( ) nằm trên phím Enter để xoá ký tự đứng trước con nháy.

- Thay đổi toàn bộ nội dung của Cell bằng một nội dung mới, bôi đen toàn bộ nội dung của Cell đó và nhập nội dung khác, tự động nội dung cũ sẽ bị xoá.

Xoá nội dung trong Cell

- Chọn một hoặc nhiều Cell cần xoá

- Nhấn phím Delete trên bàn phím để xoá tất cả nội dung trong những Cell được chọn.

1.1.9. Sao chép và di chuyển dữ liệu

Lệnh Copy


Bạn có thể thực hiện lệnh Copy theo nhiều cách khác nhau và bằng nhiều công cụ khác nhau.

- Chọn một ô hay một khối các ô cần sao chép.

- Sau đó tiến hành thực hiện theo một trong số các cách sau:

+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Copy.

+ Nhấp vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ

+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phải chọn lệnh Copy.

+ Nhấn phím tắt Ctrl+ C.

Khi thực hiện lệnh Copy thì ô hay khối ô được chọn sẽ có viền đen trắng chạy bao quanh.

Sử dụng tuỳ chọn Clipboard

Tùy chọn Clipboard dùng để sao chép từng ô, từng khối riêng lẻ trên một File hay nhiều File khác nhau.


Copy bằng bảng tác vụ thực hiện theo các bước sau:

Bật tác vụ Office Clipboard từ Menu Edit.

Đánh dấu và copy các nội dung. Bạn có thể đánh dấu liên tục hay từng đoạn và thực hiện lệnh Copy. Mỗi lần thực hiện lệnh Copy thì trong bảng tác vụ Office Clipboard xuất hiện nội dung của phần mà bạn vừa thực hiện copy.

Bạn sẽ thấy việc sử dụng bảng tác vụ Office Clipboard để sao chép dữ liệu có một tính điểm khác vượt trội đối với việc sử dụng lệnh copy thông thường. Đó là bạn có thể copy 24 nội


dung cùng lúc. Và bạn có thể đánh dấu và thực hiện lệnh Copy trên nhiều file khác nhau.

- Để giải phóng cho bảng tác vụ Clipboard bạn nên xoá nội dung đã được dán bằng cách nhấp vào mũi tên kế bên và chọn Delete.

Xoá tất cả các nội dung trong bảng tác vụ Clipboard bạn hãy nhấp vào Clear All phía trên bảng tác vụ.

- Khi dán xong, không cần đến bảng tác vụ nữa, hãy nhấp vào dấu (x) trên bảng tác vụ (ở góc trên bên phải để đóng tác vụ lại).

Sử dụng chuột.

- Chọn ô hay khối cần di chuyển hoặc Copy, đưa con trỏ đến khung đậm bao xung quanh ô hay khối đến khi thấy con trỏ có hình mũi tên bốn đầu xuất hiện.

- Nếu muốn Copy thì nhấn giữ phím Ctrl và kéo chuột đến nơi cần Copy, thả chuột ra.

- Nếu di chuyển thì không cần nhấn giữ phím Ctrl, chỉ rê chuột đến nơi cần, thả chuột ra.


Lệnh cắt (Cut)

Được thao tác giống như với lệnh Copy.

- Chọn một ô hay một khối các ô cần di chuyển.

- Sử dụng menu, thanh công cụ hoặc phím tắt để thực hiện lệnh:

+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Cut

+ Nhấp vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ.

+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phải chọn lệnh Cut.

+ Nhấn phím tắt Ctrl+ X.

Khi thực hiện lệnh Cut thì ô hay khối ô được chọn có viền đen trắng chạy xung quanh, đến khi bạn thực hiện dán thì nội dung trong ô hay khối ô gốc bị xoá đi.


Chú ý: Lệnh Copy và Cut sẽ không tác dụng với cách chọn từng ô hay khối riêng lẻ.

Dán dữ liệu

- Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán.

- Sử dụng một trong số cách sau để dán dữ liệu:

+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Paste.


+ Nhấp vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ.

+ Di chuyển chuột đến ô cần dán, nhấp chuột phải chọn lệnh Paste.

+ Nhấn phím tắt Ctrl+ V.

Trước khi dán dữ liệu:

Khi thực hiện lệnh Paste thì ô hay khối ô được Copy sẽ xuất hiện bắt đầu tại vị trí có ô hiện hành ấn định khi dán.

Fillhand

Điền dữ liệu tự động là bạn sao chép những dữ liệu giống nhau hay sắp số thứ tự tăng dần. Điều này giúp bạn ít tốn thời gian hơn khi nhập một số lượng dữ liệu giống nhau, hay rất hiệu ích khi bạn đánh số thứ tự cho một danh sách dài.

* Điền nội dung

- Nhập vào một số để kéo điền các số tiếp theo.


- Di chuyển con trỏ đến chấm hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung hình chữ nhật với đường viền được tô đậm.

- Nhấp chuột trái và kéo đến nơi cần thiết rồi thả chuột ra.

- Lúc này xuất hiện biểu tượng Fillhand ( ) di chuyển chuột đến biểu tượng, nhấp vào mũi tên để xuất hiện một menu danh sách của biểu tượng, bạn chọn một kiểu điền thích hợp.

+ Copy calls: Điền các số như nhau.

+ Fill series: Điền số thứ tự tăng dần.


- Bạn cũng có thể điền một nội dung khác tương tự như trên. Chọn nội dung bất kỳ và đặt con trỏ ở vị trí điểm hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung chọn và kéo xuống hay kéo ngang, chọn một một điền dữ liệu thích hợp.

* Thay đổi trật tự các vùng.

- Chọn khối muốn chuyển dòng thành cột.

- Thực hiện lệnh Copy để sao chép ra một vùng khác.

- Từ thanh Menu Bar vào Edit\Paste Special.


- Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Paste Special với các lựa chọn để bạn lựa chọn.

- Trong hộp thoại Paste Special, bạn chọn chức năng Transpose và nhấp OK để thực hiện lệnh.


1.1.10. Định dạng bảng tính

Thao tác với cột

Sử dụng chuột điều chỉnh độ rộng cho cột

- Di chuyển chuột đến hàng chứa các chữ A, B… (hàng trên cùng của cửa sổ bảng tính và nằm dưới thanh công thức).

- Khi đó con trỏ chuột có dạng một mũi tên hai đầu, nhấp chuột trái và kéo qua phải để tăng kích thước cột hoặc kéo qua trái để giảm kích thước cột. Khi đạt độ rộng vừa ý thì thả chuột ra. Trong khi kéo chuột, giá trị độ rộng cột xuất hiện ở phía trên với khung màu vàng.

Sử dụng menu lệnh điều chỉnh độ rộng cho cột.

- Nhấp chọn cột cần điều chỉnh.

- Từ Menu Bar vào menu Format\Column\Width…


Khi đó hộp thoại Column Width xuất hiện (hình 2.20).

- Nhập giá trị vào ô Column Width ( bạn cần lưu ý giá trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 255), nhập xong nhấp OK.

Chú ý: Số trong khung Column Width được tính theo đơn vị là ký tự.

Tự động điều chỉnh chiều rộng cột.

Sử dụng tính năng điều chỉnh tự động cho cột mà chương trình cung cấp, độ rộng của cột sẽ được điều chỉnh sao cho vừa với dữ liệu có trong cột. Việc này sẽ giúp bạn có được một bảng tính đẹp và khoa học hơn.

- Chọn cột cần điều chỉnh

- Từ Menu chọn Format\Column\AutoFit Selection.


Chiều rộng tiêu chuẩn của cột

- Chọn cột mà bạn muốn trả về kích thước tiêu chuẩn

- Từ Menu Bar vào Format\Column\Sbạnndard With…Hộp thoại Sbạnndard width xuất hiện.

- Trong ô Sbạnndard column width của hộp thoại là giá trị độ rộng của cột mặc định của chương trình, bạn chỉ cần nhấp Ok để trả về chiều rộng tiêu chuẩn cho cột.

Chèn thêm cột


+ Chọn cột mà bạn muốn chèn vào trước nó.

+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung chọn và kéo qua phải, thả chuột. Lúc này cột được tạo và đẩy cột dữ liệu kế bên qua phải.

- Sử dụng lệnh:

+ Chọn cột muốn chèn.


+ Chọn Menu Insert có lệnh để chèn cột là Column.

+ Chèn một cột: Chọn Entire Column với chức năng này cho phép bạn tạo một cột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hành sang phải.

+ Nếu chọn Column thì chèn thêm cột trống vào phía trái ô hiện hành và đẩy ô hiện hành qua phải.

* Xoá cột


+ Chọn cột cần xoá.

+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung chọn và kéo qua trái, thả chuột. Lúc này cột trống được xoá, với cột được xoá thì dữ liệu ở cột bên chuyển qua.

- Sử dụng lệnh

+ Chọn cột cần xoá.

+ Chọn Menu Edit\Delete


- Chọn Entire Column với chức năng này cho phép bạn xoá một cột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột kế phải sang trái.

- Chọn xong, nhấp OK.

* Chèn một ô

- Chọn ô cần chèn mà ô mới sẽ được chèn bên cạnh nó.

- Nhấp chọn menu Insert\Cells. Hộp thoại Insert xuất hiện.

- Trong hộp thoại ban chọn Shift Cell s Right để tạo một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành sang phải.

- Chọn xong, nhấp OK.

* Xóa một ô

- Chọn ô cần xóa.


- Nhấp chọn menu Edit\Delete. Khi đó hộp thoại Delete xuất hiện.

- Chọn Shift Cells left với chức năng này cho phép bạn xoá một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô kế phải sang trái.

Thao tác với dòng

* Chèn thêm dòng

- Sử dụng chuột: bạn có thể thêm dòng trực tiếp bằng các thao tác sử dụng chuột.

+ Chọn vị trí dòng cần thêm.

+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung chọn và rê xuống dưới, thả chuột. Lúc này dòng trống được tạo và đẩy toàn bộ dữ liệu ở dưới xuống.

- Sử dụng lệnh:

+ Chọn vị trí dòng muốn chèn.

+ Từ Menu Bar vào Insert. Trong menu con xuất hiện, bạn có hai lệnh để chèn dòng là Row và Cells.


Row: chèn thêm dòng trống vào dòng hiện hành và đẩy dữ liệu dòng hiện hành xuống dưới.

Cells: làm xuất hiện hộp Insert.

Với những tùy chọn của hộp thoại, bạn có thể thực hiện việc thêm dòng với nhiều trạng thái khác nhau.

+ Chèn một ô - Shift Cells down với chức năng này cho phép bạn tạo một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành xuống dưới.

+ Chèn một dòng - Entire Row với chức năng này cho phép bạn tạo một dòng trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hành xuống dưới.


+ Chọn xong nhấp OK

* Xoá dòng

- Chọn dòng cần xoá.

- Từ Menu Bar vào Edit\Delete.

+ Shift Cells Up: cho phép bạn xoá một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy dữ liệu ở cột có ô hiện hành lên.

+ Entire Row: cho phép bạn xoá một dòng trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy dữ liệu ở dưới lên.

+ Chọn xong nhấp OK.

* Tự động điều chỉnh chiều cao dòng.

Cũng giống như với cột, bạn có thể sử dụng chế độ điều chỉnh tự động chiều cao của hàng. Giá trị của độ rộng này cũng phụ vào dữ liệu có trong hàng đó của bạn.

- Chọn dòng cần điều chỉnh

- Từ Menu Bar vào Format\Row\AutoFit.


* Điều chỉnh chiều cao dòng

- Nhấp chọn dòng cần điều chỉnh

- Chọn Menu Format\Row\Height… hộp thoại Row Height xuất hiện.

- Nhập giá trị vào khung Row Height (giá trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 409) và nhấp OK.

* Làm ẩn các dòng

- Chọn các dòng không cần thiết trong bảng tính.

- Từ Menu Bar vào Format\Row\Hide


Sau khi chọn lệnh này các dòng được chọn sẽ ẩn không nhìn thấy, ở nơi đó, xuất hiện một gạch đen đậm, đến khi bạn di chuyển con trỏ đi nơi khác, gạch đen này sẽ mất.

* Làm ẩn các cột


- Chọn các cột không cần thiết trong bảng tính.

- Từ Menu Bar vào Format\Column\Hide.

* Hiển thị các dòng

- Từ Menu Bar vào Format\Row\Unhide (hình 2.34).

Sau khi sử dụng lệnh Unhide thì các dòng bị ẩn sẽ được hiển thị trở lại.

* Hiển thị các cột

- Từ Menu Bar vào Format\Column\Unhide

Sau khi sử dụng lệnh Unhide thì các cột bị ẩn sẽ hiển thị.

Tạo khung bao cho bảng tính

* Tạo đường viền bằng lệnh Border

- Chọn vùng cần tạo đường viền. Sau đó chọn Menu Format\Cells…Trong hộp thoại xuất hiện bạn chọn Tab Border (hình 2.35).


- Khung Presets:

+ None: Bỏ tất cả các đường viền.

+ Outline: Tạo đường viền bao quanh khung chọn.

+ Inside: Tạo đường viền cho từng ô nhỏ.

- Khung Border:

+ - Tạo đường viền trên cùng trong vùng chọn.

+ - Tạo đường gạch các dòng cho vùng chọn.

+ - Tạo đường viền dưới cùng trong vùng chọn.

+ - Tạo đường chéo phải trong từng ô nhỏ của vùng chọn.

+ - Tạo đường viền bên trái trong vùng chọn.

+ - Tạo đường gạch các cột cho vùng chọn

+ - Tạo đường viền bên phải trong vùng chọn.


+ - Tạo đường chéo trái trong từng ô nhỏ của vùng chọn.

- Khung Line:

+ Style: Cho phép bạn chọn lựa kiểu đường thẳng, nhấp chọn một kiểu đường thẳng để vẽ cho vùng chọn và nhấp vào đường viền muốn thay đổi, lập tức đường viền đó thay đổi theo kiểu mới vừa chọn. Nếu nhấp None là không chọn kiểu nào cả có nghĩa là bạn vẽ không được.

+ Color: Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách màu, nhấp chọn một màu theo ý thích (mặc định là màu đen và màu này dùng để tô cho đường viền. Chọn màu xong, nhấp vào biểu tượng các đường viền hay nhấp vào các đường viền trong hình chữ nhật có 4 chữ Text để đổi màu đường viền

- Sau khi chọn xong loại đường viền và các tùy chọn của nó, bạn nhấn OK để chương trình áp dụng và thoát khỏi hộp thoại.

* Tạo đường viền bằng thanh công cụ.

- Chọn vùng cần tạo đường viền.

- Di chuyển chuột đến thanh công cụ Formatting và nhấp vào mũi tên của biểu tượng Borders để xuất hiện danh sách các biểu tượng đường viền.

- Đưa chuột trên các biểu tượng này, các biểu tượng đổi thành màu xanh. Nhấp chuột chọn hay bỏ chọn trên các biểu tượng này.


Tô màu nền cho bảng tính

* Sử dụng hộp thoại Format Cells

- Chọn ô hay các ô trong bảng tính cần tô màu.

- Chọn Menu Format\Cells… chọn tab Patterns

+ Color: Cho phép bạn chọn màu tuỳ thích, nhấp No Color là không chọn màu nào cả và trả về màu mặc định trong Excel.

+ Sample: Cho phép bạn xem trước dạng đường sọc vừa chọn cũng như các màu của nó.

- Nhấn OK để hàn tất quá trình tô màu.

* Sử dụng thanh công cụ

- Chọn ô hay trong bảng tính cần tô.

- Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên biểu tượng Fill Color trên thanh công cụ Formatting.


- Chọn một màu trong bảng màu, nếu không muốn chọn màu thì nhấp vào No Fill.

Chèn ký tự vào trong bảng tính

- Nhấp chuột vào vị trí muốn chèn ký tự.

- Từ Menu Bar vào Insert\Symbol… chọn Symbol.


Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Symbol để bạn có thể lựa chọn những ký tự muốn chèn.

Bạn chọn Font chữ hiển thị cho các ký tự bằng ô Font trong hộp thoại. Nhấp vào nút tam giác để có được danh sách font chữ.

- Nhấp Insert để đưa ký hiệu đó ra bảng tính.

- Chèn ký hiệu xong, nhấp Close để đóng hộp thoại lại.

Sao chép hoặc di chuyển bảng tính

Bạn có thể sao chép hay di chuyển bảng tính hiện hành đến bảng tính khác trong cùng một tập bảng tính hoặc sang một cửa sổ bảng tính khác.

- Chọn bảng tính cần di chuyển hay sao chép.

- Chọn Menu Edit\Move or Copy Sheet… Hộp thoại Move or Copy xuất hiện.


+ To Book: Có nghĩa chứa bảng tính mà bạn thực hiện lệnh Copy.

+ Before Sheet: Cho phép bạn chỉ định nơi để di chuyển hay sao chép bảng tính tới.

+ Create a Copy: Dùng để chỉ định sao chép hay di chuyển nếu không chọn thì di chuyển, ngược lại chọn là sao chép.

Nếu bạn muốn di chuyển hay sao chép đến tập tin mới, trong khung To Book nhấp chọn New Book.

- Sauk hi chọn xong bảng tính cần sao chép và đích đến của nó, bạn nhấp OK để thực hiện lệnh và đóng hộp thoại.

Quản lý bảng tính

* Dấu cửa sổ bảng tính

- Kích hoạt cửa sổ bảng tính, có nghĩa nhấp vào một ô bất kỳ trong bảng tính.

- Từ Menu Bar vào Window\Hide


Khi đó bảng tính của bạn sẽ bị ẩn.

Để làm hiển thị lại cửa sổ bảng tính, bạn vào menu Bar vào Window\UnHide… hộp thoại sau hiện lên:

- Nếu có nhiều bảng tính trong hộp danh sách Unhide, bạn nhấp chọn tên cửa sổ bảng tính cần hiển thị. Nhấn Ok để hiển thị cửa sổ bảng tính.

* Dấu bảng tính

- Kích hoạt bảng tính


- Chọn MenuFormat\Sheet\Hide

* Hiển thị tập bảng tính

- Chọn Menu Format\Sheet\UnHide


1.2. Sử dụng lệnh

1.2.1. Sử dụng Menu Bar

Thanh Menu Bar của Excel được chia thành nhiều nhóm lệnh, mỗi nhóm lệnh khác nhau sẽ có chứa những thanh lệnh đơn khác nhau.

- Di chuyển chuột trên Menu bar, đến trình đơn cần chọn.

- Khi chuyển chuột đến trình đơn bạn nhấp trái chuột một Menu sẽ được đổ xuống cho bạn lựa chọn.

- Di chuyển chuột trên Menu sổ xuống, chọn một lệnh và nhấp chuột trái để thực hiện lệnh đó.

Chú ý: Khi Menu xuất hiện một số chức năng sẽ bị dấu, bạn nhấp vào mũi tên phía dưới những chức năng còn lại sẽ được hiển thị trên Menu.

Hoặc bạn có thể sử dụng bàn phím để mở thực đơn lệnh, mỗi lệnh sẽ có một chữ cái được đánh dấu bằng chữ cái gạch chân. Thực hiện chọn lệnh bằng cách nhấn giữ phím Alt + (ký tự


được gạch dưới).

Một số lệnh trong menu có thể được thực hiện bằng phím tắt trên bàn phím, điều này khá tiện dụng khi bạn thực hiện việc nhập dữ liệu và thực hiện các lệnh. Các phím tắt của lệnh được trình bày bên phải của lệnh trong menu (Ví dụ lệnh Copy là Ctrl+C)

Bạn sẽ thấy đằng sau một số lệnh có những ký tự đặc biệt:

+ Các lệnh có dấu ba chấm(…) kế bên câu lệnh tức lệnh đó có hộp thoại.

+ Những câu lệnh có ký hiệu phím chức năng và một chữ cái. Tổ hợp phím đó được gán cho lệnh tương ứng đứng trước nó.

1.2.2. Sử dụng biểu tượng

Trên thanh công cụ chứa các biểu tượng, mỗi một biểu tượng chứa một câu lệnh.

Ví dụ: Bạn dùng biểu tượng Save ( ) trên thanh công cụ Sbạnndard thay vì dùng lệnh Save trên thanh Menu bar.

Để sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ bạn thực hiện theo các bước sau:

- Chọn ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị… cần thực hiện.

- Sau đó chọn biểu tượng của lệnh mà bạn muốn áp dụng.

1.2.3. Sử dụng phím chuột phải

- Chọn ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị… cần thực hiện.

- Di chuyển chuột đến ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị… vừa chọn và nhấp chuột phải, một Menu tắt hiện lên, di chuyển chuột trong Menu tắt này đến một lệnh cần thiết nhấp trái chuột để thi hành lệnh đó cho vùng được chọn.


Chú ý: Sử dụng bàn phím để thực hiện trong menu. Nhấn tổ hợp phím Shift+ F10 và dùng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển lên xuống trong Menu tắt, nhấn Enter thi hành lệnh.

1.2.4. Sắp xếp trật tự các dòng

- Chọn vùng hay các ô cần sắp xếp.

- Từ Menu Bar vào thực đơn Data\Sort…


Chương trình cung cấp cho bạn hộp thoại Sort.

+ Sort By là khoá chính, Excel sẽ dựa trên khoá này để sắp xếp thứ tự các dòng trong bảng tính. Nhấp nút mũi tên hình tam


giác để bật danh sách các trường và chọn một trường trong danh sách này để làm khoá sắp xếp. Có hai tùy chọn:

Ascending Excel sẽ sắp xếp tăng từ A đến Z.

Descending Excel sẽ sắp xếp giảm dần từ Z đến A.

+ Then By là khoá phụ, hai khoá này hỗ trợ cho khoá Sort By. Nếu khoá Sort By bằng nhau thì Excel sử dụng khoá thứ hai để so sánh, nếu khoá thứ hai bằng nhau thì Excel sử dụng khoá thứ ba để so sánh.

+ My data range has có hai chức năng để bạn lựa chọn:

Header Row: Nếu chọn chức năng này thì khi sắp xếp Excel sẽ trừ dòng đầu.

No Header Row: Nếu chọn chức năng này thì khi sắp xếp Excel kể cả dòng đầu.

- Chọn các chức năng cần thiết xong, nhấp Ok để thực hiện việc sắp xếp.

1.2.5. Sắp xếp trật tự các cột

Bạn có thể sắp xếp các cột theo một trật tự của mình để phục vụ cho việc quản lý trong công việc soạn thảo của mình.

- Chọn vùng hay các ô cần sắp xếp.

- Từ Menu Bar vào Data\Sort…

- Nhấp vào nút Options… hộp Sort Options xuất hiện.


+ Chọn chức năng Sort Left to Right và nhấp OK để đóng hộp thoại Sort Options lại.

+ Nhấp chọn Ascending trong hộp Sort By.

- Nhấp OK để sắp xếp theo cột.


1.3. Định dạng dữ liệu

1.3.1. Xử lý Font chữ

Định dạng Font chữ

Để thực hiện việc định dạng font chữ, bạn chọn ô hay khối ô chứa văn bản, bạn chọn Menu Format\Cell … hộp thoại Format Cell xuất hiện, chọn nhãn Font từ hộp thoại này (hình 2.52).

- Khung Font: Cho phép lựa chọn Font chữ. Bạn dùng thanh cuộn để tìm font trong danh sách của hộp thoại.

- Khung Font style: Cho phép bạn chọn loại chữ in nghiêng (Italic), in đậm (Bold), in nghiêng đậm (Bold- Italic), chữ bình thường (Normal). Với font chữ được gạch dưới chân, bạn có thể định dạng loại đường gạch chân trong ô Underline. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách chọn những kiểu gạch: None - không gạch dưới, Single - gạch dưới đơn, Double - gạch dưới đôi, Single Accounting - gạch dưới không cắt chữ, Double Accounting - gạch dưới đôi không cắt chữ.

- Khung Size: Cho phép bạn chọn kích cỡ chữ to hay nhỏ.


- Khung Color: Cho phép bạn chọn màu chữ.

- Normal font: Nhấp chọn chức năng này, Excel trả về giá trị mặc định Font cho chữ.

- Khung Effects: Cho phép bạn chọn gạch ngang trong chữ. Strikethrough - gạch ngang chữ, Superscript - gạch ngang và thu chữ về góc trên bên trái, Subscipt - gạch ngang và thu chữ về góc dưới bên phải.


- Khung Preview: Cho phép bạn xem trước kết quả.

- Nhấp Ok để áp dụng.

Hiệu chỉnh Font

- Bật cửa sổ bảng tính mới.

- Nhấp vào mũi tên hình tam giác của khung Sbạnndard font để bật danh sách các Font.


- Chọn Menu Tools\Options… chọn nhãn General trong hộp thoại Options.

- Di chuyển thanh trượt và chọn một Font thích hợp.

- Nhấp chuột vào mũi tên hình tam giác của khung Size kế bên để bật danh sách các kích cỡ, chọn một kích cỡ thích hợp.


- Chọn các chức năng xong, nhấp OK để xác lập.

1.3.2. Canh lề cho dữ liệu

Tab Alignment trong hộp thoại Format Ceels dùng để hiệu chỉnh Text, cho phép bạn có thể hiệu chỉnh căn lề cho các dữ liệu với các chức năng trong hộp thoại.

- Bật hộp thoại Format Cells từ Menu Bar vào Format\Cells, nhấp chọn tab Alignment trong hộp thoại.

- Text alignment

+ Horizontal: Cho phép bạn xác định vị trí dữ liệu trong ô.


+ General: Hiển thị tại vị trí mặc định trong ô, nhãn nằm bên trái ô, số nằm bên phải ô.

+ Left: (Indent) Căn dữ liệu sát cạnh bên trái của ô. Bạn có thể đặt khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên trái của ô bằng cách nhập thông số vào khung Indent kế bên.

+ Center: Căn dữ liệu vào giữa ô.

+ Right (Indent): Căn dữ liệu sát cạnh bên phải của ô. Bạn có thể đặt khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên phải của ô bằng cách nhập thông số vào khung Indent kế bên.

+ Fill: Lặp lại các dữ liệu trong ô sao cho điền đầy ô.

+ Justify: Dữ liệu được canh xuống dòng trong ô và canh đều bên phải. Chức năng này chỉ có tác dụng khi chiều dài của chuỗi dữ liệu lớn hơn chiều rộng của ô.

+ Center Across Selection: Căn dữ liệu vào giữa một khối cột, có nghĩa là dữ liệu trên cột đầu của khối ô được canh vào giữa theo hàng trong khối ô đó. Các ô trong những cột không phải là


cột đầu thì không được chứa dữ liệu. Các ô trong khối ô được chọ không được hợp nhất.

+ Distributed: Căn dữ liệu đều hai bên phải và trái của ô. Bạn có thể đặt trong khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên phải và bên trái của ô bằng cách nhập thông số vào khung Indent kế bên.

- Vertical: Cho phép bạn xác định dữ liệu theo chiều đứng.

+ Top: Căn dữ liệu nằm sát cạnh trên của ô.

+ Center: Căn giữa dữ liệu so với cạnh trên và cạnh dưới của ô.

+ Bottom: Căn dữ liệu nằm sát cạnh dưới của ô.

+ Justify: Căn đều các dòng trong ô theo chiều đứng.

+ Distributed: Căn phần trên và phần dưới của dữ liệu.

- Indent: Dùng để nhập khoảng để hỗ trợ cho các chức năng Left (Indent), Distributed (Indent), Right (Indent) trong khung Horizonbạnl và Top, Bottom, Distributed trong khung Vertical.

- Orienbạntion


+ Text: Cho phép bạn dùng chuột quay dữ liệu trong ô. Nhấp chuột vào nút đỏ đưa lên để quay dữ liệu ngược lên trên, đưa xuống để quay dữ liệu ngược xuống.

+ Degrees: Cho phép bạn quay dữ liệu bằng số nhập vào từ bàn phím, số này tính theo độ.

- Text Control

+ Wrap: nếu dữ liệu trong một ô có chiều dài lớn hơn chiều rộng của cột (ô) thì Excel tự động xuống hàng, bạn có thể ngắt hàng và xuống dòng bằng cách nhấn Alt + Enter.

+ Shrinhk to fit: tự động điều chỉnh kích cỡ chữ trong ô, sao cho thấy được toàn bộ dữ liệu trong ô mà không cần điều chỉnh lại cột. Sau đó khi tăng độ rộng cột thì kích cỡ chữ trong ô tự động tăng theo đến kích cỡ qui định ban đầu.

+ Merge Cells: hợp nhất các ô trong khối ô đã được chọn thành một ô.

- Right- to- left

+ Text Direction: Dùng để thiết lập văn bản chạy từ trái sang


phải hoặc từ phải sang trái.

- Chọn các kiểu định dạng thích hợp, nhấp Ok để áp dụng.

1.3.3. Công cụ Formatting

Thanh công cụ Formatting chứa các lệnh dùng để điều khiển sự hiển thị của dữ liệu trong bảng tính của bạn. Bạn chỉ cần nhấp chọn các biểu tượng công cụ trên thanh công cụ để sử dụng nó.

+ Font: Cho phép bạn chọn Font chữ.

+ Font Size: Cho phép bạn chọn cỡ chữ.

+ Bold: Làm đậm chữ.

+ Ibạnlic: Tạo chữ nghiêng

+ Underline: Tạo gạch dưới cho chữ.

+ Align Left: Căn trái.

+ Center: Căn giữa.

+ Align Right: Căn phải.

+ Merge and Center: Dùng để canh giữa dữ liệu trên nhiều ô.

+ Currency Style: Dùng để định dạng tiền tệ.

+ Percenbạnge Style: Dùng để định dạng phần trăm.

+ Comma Style: Dùng dấu phẩy để ngăn cách ba số.

+ Increase Decimal: Dùng để tăng số sau dấu chấm thập phân. Nghĩa là cho hiển thị nhiều số lẻ.

+ Decrease Decimal: Dùng để giảm số sau dấu chấm thập phân. Nghĩa là cho hiển thị ít số lẻ.

+ Increase Indent: Dùng để canh dữ liệu với lề trái nhấp mỗi lần


là một Tab.

+ Decrease Indent: Dùng để canh dữ liệu với lề phải nhấp mỗi lần là một Tab.

+ Borders: Dùng để tạo đường viền cho khung nhấp vào hình tam giác để có danh sách các đường.

+ Fill Color (Brown): Dùng để tô màu nền (ô).

+ Font Color: Dùng để tô màu chữ.

+ Format Cell s: Dùng để bật hộp thoại Format Cells.

1.3.4. Sử dụng công cụ Format Painter

Chương trình cung cấp cho bạn tính năng Format Painter để cho phép bạn sao chép các định dạng từ ô này đến ô khác. Điều này giúp bạn có thể tạo ra các ô có các định dạng như nhau một cách nhanh chóng mà không cần phải qua các thao tác định dạng lại từ đầu.

- Chọn ô muốn sao chép định dạng cho ô khác.

- Nhấp vào biểu tượng Format Painter trên thanh công cụ Sbạnndard.

- Di chuyển con trỏ đến ô cần sao chép định dạng.

- Nhấp vào một ô để sao chép định dạng hoặc quét qua những ô cần sao chép định dạng này.

1.3.5. Kiểm tra lỗi chính tả

Chọn ô hay dãy ô cần kiểm tra lỗi chính tả, nếu muốn kiểm tra toàn bộ bảng tính thì nhấp vào một ô bất kỳ.

- Nhấp chọn biểu tượng Spelling trên thanh công cụ Sbạnndard.

Khi bộ kiểm tra lỗi chính bạn nhận dạng một từ không có trong từ điển, hãy thực hiện thay đổi bằng cách sử dụng các tuỳ chọn


trong hộp thoại này.

Nếu muốn kiểm tra lỗi chính tả Text bằng một ngôn ngữ khác, trong hộp thoại Dictionary Language, nhấp chọn ngôn ngữ mà bạn muốn thực hiện kiểm tra.


1.4. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu

1.4.1. Tìm kiếm dữ liệu

- Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặc lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm.

- Từ Menu Bar vào Edit\Find… hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F.

Chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Find and Replace với cá tùy chọn để bạn có thể xác lập các và nhập các thông tin cần tìm kiếm của mình.


Hãy tìm hiểu các choc năng của hộp thoại để có thể sử dụng nó một cách dễ dàng.

+ Find What: Để nhập dữ liệu cần tìm.

+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng tính.

+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng. By Column tìm theo cột.

+ Look in:

Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức.

Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.

Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.

+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm sẽ phân biệt chữ hoa và chữ thường.

+ Format… Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find What.

+ Find All: Tìm kiếm tất cả.

+ Find Next: Tìm từng mục một.

+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm.

- Nhập dữ liệu cần tìm kiếm.


- Nhấp Find All hay Find Next: để thực hiện tìm kiếm.

- Nhấp Close để đóng hộp thoại.

1.4.2. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu

Lệnh Replace cho phép bạn tìm kiếm và thay thế dữ liệu cũ bằng dữ liệu mới trên những dữ liệu cũ trong file của bạn.

- Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặc lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm và thay thế.


- Từ Menu Bar vào Edit\Replace…hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+H.

Hộp thoại Find and Replace xuất hiện với những tùy chọn để bạn xác lập.

+ Find what: Để nhập dữ liệu cần tìm kiếm.

+ Replace with: Dữ liệu mới dùng để thay thế.

+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng tính

+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng, By Columns tìm theo cột.

+ Look in: Có ba chức năng sau:

Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức.

Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.

Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.

+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm phân biệt chữ hoa và chữ thường.

+ Format… Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find What và khung Replace with.

+ Replace All: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế tất cả.


+ Replace: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế từng từ một.

+ Find All: Tìm tất cả.

+ Find Next: Tìm từng mục một.

+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm và thay thế.

- Nhập dữ liệu cần tìm kiếm và thay thế.

- Nhấp Replace All hay Replace để thực hiện tìm kiếm và thay thế. Từ hộp thoại này bạn cũng có thể tìm kiếm mà không thay thế dữ liệu mới hãy nhấp Find All hay .

- Nhấp Close để đóng hộp thoại.


1.5. Làm việc với các Cell

1.5.1. Di chuyển nhanh đến một ô hay vùng

Từ Menu Bar vào Edit\Goto…hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Crtl+G.

Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Go to để bạn thực hiện việc xác lập cho việc tìm kiếm và di chuyển.


+ Reference: để bạn nhập địa chỉ ô hay tên vùng cần di chuyển đến.

+ Special… : Cung cấp cho bạn hộp thoại Go to Special, bạn dùng những tùy chọn trong hộp thoại này để xác lập cho ô mà bạn chọn với những xác lập theo ý muốn. Sử dụng những tùy chọn này hết sức đơn giản, bạn chỉ việc đánh dấu vào tùy chọn cần áp dụng trong hộp thoại.

+ Comments: Chọn các ô có chứa phần chú thích.


+ Consbạnnts: Dùng để chọn các giá trị không đổi trong bảng tính như: số, chữ, và các giá trị được nhập từ bàn phím.

+ Formulas: Cho phép bạn chọn ô hay dãy ô được tính từ công thức.

+ Number: Chọn số – Text; Chọn chữ - Logicals; Chọn các giá trị - Logic; Chọn các ô chứa lỗi - Errors.

+ Blanks: Cho phép bạn chọn các ô trống.

+ Current Region: Cho phép bạn chọn toàn bộ bảng tính.

+ Current array: Cho phép bạn chọn các giá trị là mảng.

+ Objects: Cho phép bạn chọn các đối tượng.

+ Row Differences và Column Differences: Cho phép bạn bỏ chọn cột hay hàng đầu tiên với vùng đã chọn trước.

+ Visible Cell s Only: Cho phép bạn chọn các ô hiển thị trong một dãy đi ngang qua các hàng hay cột bị che đầu.

Nhấp OK để áp dụng tùy chọn đó sau khi đã thực hiện xong việc lựa chọn.

1.5.2. Định dạng cho ô hay khối văn bản

Trước khi định dạng cho ô hay khối ô hãy chọn ô hay khối ô cần định dạng, nếu không chọn thì việc định dạng được áp dụng cho ô hiện hành.

- Bật hộp thoại Format Cell, từ Menu Bar vào Format\ Cells, nhấp chọn Tab Number trong hộp thoại.


- Khung Category chứa các kiểu định dạng cho ô hay các khối ô.

- General: Dùng để định dạng chung, không có dạng số đặc biệt. Nếu bạn soạn thảo bình thường hãy chọn kiểu này.

- Number: Dùng để định dạng kiểu số. Nhấp chuột vào Number


để có được các tùy chọn cho việc xác lập.

+ Decimal plases: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặc không lấy số lẻ. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung Negative numbers thay đổi các số lẻ.

+ Nhấp chọn chức năng Use 1000 Separator (,) là dùng dấu phẩy (,) để ngăn cách 3 số cho dễ đọc.

+ Negative numbers: Để bạn chọn số âm hay dương, trong ngoặc…

- Curreney: định dạng tiền tệ chung, khi áp dụng kiểu định dạng này kết quả sẽ tự động thêm dấu đô la hay một ký hiệu khác vào trước, dấu phẩy (,) dùng ngăn cách 3 số để dễ đọc và dấu chấm(.) dùng để thể hiện số lẻ của các số.

+ Decimal places: Lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung negative numbers thay đổi.


+ Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ. Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vị tiền tệ.

+ Negative numbers: Để bạn chọn số âm hoặc dương, trong ngoặc…

- Accounting: Dùng để định dạng sắp thẳng hàng kí hiệu và dấu thập phân ở trong một cột.

+ Decimal places: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung negative numbers thay đổi.

+ Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ. Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vị tiền tệ.

- Date: Dùng để định dạng kiểu ngày tháng.

+ Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị ngày tháng. Di chuyển thanh trượt kế bên để kéo danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách này một kiểu hiển thị thích hợp.


+ Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị ngày tháng năm theo nước. Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danh sách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn một kiểu hiển thị thích hợp.

- Time: Dùng để định dạng kiểu giờ phút giây.

+ Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị giờ. Di chuyển thanh trượt kế bên để kéo danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách này một kiều hiển thị thích hợp.

+ Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị giờ theo nước (Quốc gia). Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danh sách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn một kiểu hiển thị thích hợp.

- Percenbạnge: Cho phép bạn định dạng kiểu phần trăm, nếu ô hiện hành cần định dạng theo kiểu phần trăm có chứa số thì Excel tự động nhân số đó với 100 và trả về kết quả với ký hiệu phần trăm, ngược lại với ô trống thì khi nhập số sẽ xuất hiện dấu phần trăm theo sau.


+ Decimal places: lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung Negative numbers thay đổi.

- Fraction: Để định dạng kiểu thể hiện phần sau dấu chấm thập phân (phần số lẻ).

+ Type: Chứa danh sách các kiểu định dạng, di chuyển thanh trượt và chọn một kiểu định dạng thích hợp.

- Scientific: Dùng để định dạng hiển thị các số đứng sau dấu chấm thập phân thành số dạng mũ (dạng số khoa học).

+ Decimal places: lấy số lẻ của số thực (sau dấu thập phân), nhấp vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặc không lấy số lẻ.

- Text: Dùng để định dạng văn bản, khi bạn dùng định dạng Text nó sẽ chuyển tất cả dữ liệu về kiểu văn bản.

- Special: Định dạng đặc biệt dùng để theo dõi những giá trị


danh sách và cơ sở dữ liệu.

- Custom: Dùng để định dạng hay xoá kiểu định dạng, di chuyển thanh trượt trong danh sách Type (trong danh sách này chứa toàn bộ các kiểu định dạng) và chọn một kiểu định dạng, nhấn Delete để xoá, nhấn OK để áp dụng.


1.5.3. Địa chỉ ô

Địa chỉ tương đối

Bạn gọi A1 là địa chỉ tượng đối của ô A1, A1:B3 là địa chỉ tương đối của vùng dữ liệu từ ô A1 đến ô A3. Được sử dụng khi chúng bạn tham chiếu tới một ô hay một vùng dữ liệu nào đó. Khi bạn kéo Fillhand cho các ô khác địa chỉ sẽ thay đổi chỉ số hàng cột theo.

Địa chỉ tuyệt đối

Có dạng: $Cột$Dòng

Là loại địa chỉ khi đứng trong công thức tính toán, sao chép công thức đi nơi khác, nó không thay đổi địa chỉ.

Ví dụ: Bạn có bảng tính sau nhưng nhập công thức cho ô D1 là: =$B&1, thì khi Copy công thức đến bất kỳ ô nào trong bảng tính, địa chỉ này không thay đổi và cho kết quả luôn giống nhau:


Địa chỉ hỗn hợp

Địa chỉ hỗn hợp có hai loại.

Loại 1: Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dòng.

Có dạng: $Cột Dòng

Là loại địa chỉ mà khi bạn đứng trong công thức tính toán sao chép công thức đi nơi khác nó không bị thay đổi địa chỉ cột mà chỉ thay đổi địa chỉ dòng.

Loại 2: Địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối dòng

Có dạng: Cột$Dòng

Là loại địa chỉ mà khi bạn đứng trong công thức tính toán, sao chép công thức đi nơi khác nó không bị thay đổi địa chỉ dòng mà chỉ thay đổi địa chỉ cột.


1.5.4. Cách chọn ô và khối ô cho công thức

Chọn một ô cho công thức

- Nhấp chọn vào ô trống để kích hoạt nó

- Đặt con trỏ trên thanh công thức và nhập vào dấu bằng

- Di chuyển con trỏ đến ô cần tính, nhấp chuột, lập tức trên thanh công thức xuất hiện địa chỉ của ô đó.

Chọn một khối ô cho công thức:

- Nhấp chọn vào ô trống để kích hoạt nó.

- Đặt con trỏ trên thanh công thức và nhập vào dấu bằng.

- Di chuyển con trỏ đến ô đầu của khối cần tính, nhấp chuột trái và kéo xuống ô cuối của khối thả chuột, lập tức trên thanh công thức xuất hiện địa chỉ của khối ô được chọn. Cách ghi trên thanh công thức như sau A1:C3 có nghĩa chọn từ ô A1 đến ô C3.

Nếu bạn cần tính một ô hay một khối ô trong khối ô đã chọn,


hãy nhấp chọn trong khối ô đã chọn một cách bình thường.

1.5.5. Gắn tên cho ô hay khối ô

- Đánh dấu ô hay khối ô cần đặt tên.

- Nhấp chuột vào khung Name Box trên thanh công thức.

- Nhập tên cho ô hay khối ô.

- Đặt tên xong, nhấn Enter để chấp nhận.

Chia cửa sổ

- Kích hoạt bảng tính cần chia

- Từ Menu Bar vào Window\Split

Khi chọn lệnh này lập tức cửa sổ bảng tính sẽ được chia thành bốn phần, bốn khung cửa sổ nhỏ này đều chứa dữ liệu của cùng bảng tính đang được chia. Bạn có thể di chuyển các thanh trượt để xem từng phần riêng trong bảng tính.

Bỏ đường chia

Bạn muốn bỏ đường chia làm theo cách sau đây:

- Nhấp để kích hoạt trang bảng tính.


- Chọn Menu Window\Remove Split

Tạo chế độ Freeze

- Nhấp chọn ô để đặt đường Freeze, thường chúng bạn chọn ô của cột bắt đầu chứa số liệu phần bên trái sẽ là diễn giải cho dòng, ví dụ một báo cáo công nợ khách hàng thì chúng bạn sẽ chọn ô kết thức phần thông tin về khách hàng như mã, tên, địa chỉ và đặt đường Freeze cho các cột còn lại. Khi chúng bạn thu lại vẫn có thể biết các số liệu bị lấp là của khác hàng nào.

- Chọn Menu Window\Freeze Panes.

Khi nhấp chọn lệnh này hai đường gạch ngang và đứng hiện lên màn hình, trong bảng tính, bạn có thể dùng thanh trượt di chuyển dữ liệu trong bảng tính thì cột nằm phía trái của gạch đứng và trên gạch ngang của bảng tính không bị cuốn, nó vẫn luôn hiện trên màn hình để bạn nhìn thấy được.


Bỏ chế độ Freeze

- Nhấp chọn một ô bất kỳ trong bảng tính.

- Chọn Menu Window\UnFreeze Panes.

Sau khi chọn lệnh này bảng tính sẽ trở lại bình thường bạn có thể cuộn tất cả các dòng các cột trong bảng tính.

1.5.6. Tạo chú thích

- Chọn ô cần tạo chú thích


+ Chọn Insert\Comment.

+ Trên thanh công cụ Formula Auditing nhấp vào biểu tượng New Comment.

+ Nhấp chuột phải tại ô cần tạo chú thích chọn lệnh Insert Comment.

- Bật hộp thoại Font để định dạng nội dung chú thích, chọn một


trong các cách sau:

+ Từ Menu Bar vào Format\Comment…

+ Nhấp chọn biểu tượng Format Comment trên thanh công cụ Picture.

+ Nhấp chuột phải tại vị trí bên trong khung chú thích lệnh Format Comment.

- Di chuyển chuột đến viền của khung chú thích khi nào thấy hình mũi tên bốn đầu xuất hiện thì nhấp đúp chuột để hiện hộp thoại Font.

Định dạng Font cho chú thích cũng tương tự như định dạng Font trong các ô.


1.6. Làm việc với biểu đồ

1.6.1. Tạo biểu đồ

Tạo nhanh bằng phím F11

- Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.

- Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ, như các tiêu đề theo dòng, cột và dữ liệu cần minh hoạ.

- Nhấn phím F11, lập tức biểu đồ được thể hiện trong một bảng tính có tên Chart.

Tạo biểu đồ bằng lệnh

- Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.

- Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ như: các tiêu đề theo dòng, cột và dữ liệu minh họa.

- Bật hộp thoại Chart Wizard- Setp of 4- Chart Type bằng thực đơn Bar vào Insert\Chart…

Hoặc bạn nhấp vào biểu tượng Chart Wizard( ) trên thanh công cụ Sbạnndard để mở hộp thoại Chart Winzard-Step of 4-Chart Type.


Tab Stanndard Types

- Chart type: Trong khung này chứa danh sách các loại biểu đồ có sẵn mà chương trình cung cấp cho bạn.

+ Column : Biểu đồ dạng cột.

+ Bar : Biểu đồ dạng thanh.

+ Line : Biểu đồ dạng đường kẻ.

+ Pie : Biểu đồ dạng hình tròn.

+ XY(Scatter) : Biểu đồ XY(phân tán).

+ Area : Biểu đồ vùng.

+ Doughnut : Biểu đồ hình vành khuyên.

+ Radar : Biểu đồ hình ra da (theo tia).

+ Surface : Biểu đồ mặt dạng 3- D.

+ Bubble : Biểu đồ dạng các hình tròn.


+ Stock : Biểu đồ dạng hình cột.

+ Cylinder : Biểu đồ dạng hình trụ 3- D.

+ Cone : Biểu đồ dạng hình chóp trụ 3- D.

+ Pyramid : Biểu đồ dạng hình chóp 3- D.

- Chart Sub- type: Biểu diễn từng biểu đồ cụ thể trong mỗi danh mục.

- Press and Hold to View Sample: Cho phép bạn xem trước kết quả.

Tab Custom Types

Khi chọn xong một kiểu biểu đồ chuẩn trong nhãn Sbạnndard Types và chuyển qua nhãn Custom Types, ở đây bạn có thể chọn các thay đổi khác như nền, màu sắc hay kiểu Font chữ cho biểu đồ.

Sau chọn xong các chức năng vừa ý, nhấp Next để tiếp tục công việc tạo biểu đồ.

- Sau nhấp Next.


+ Tab Data Range

Data Range: Nếu trong bước 2 bạn đã chọn dữ liệu đó sẽ xuất hiện ở khung Data Range.

+ Khung Series in: Cho phép bạn hiển thị dữ liệu theo dòng hay cột

+ Tab Series:

Series: Trong khung này hiển thị các cột dữ liệu chứa số, có hai nút Add và Remove cho phép bạn cộng thêm hay bớt đi cột, để tham gia vào tính toán lập nên biểu đồ.

Name: Cho bạn biết ô đầu của cột được chọn ở khung Series, và nội dung của ô nãy sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ.

Values: Cho bạn biết khối ô của cột được chọn ở khung Series, bạn có thể giới hạn lại các ô này.

Category (X) axis labels: Khung này chứa số thứ tự và chuỗi hiển


thị lên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi để quyết định nhãn nào được hiển thị lên biểu đồ.

Nhấp Next để tiếp tục công việc tạo biểu đồ.

Chú ý: Bạn có thể quay ngược lại bước trước bằng cách: nhấp vào nút Back trên hộp thoại. Nếu không muốn tiếp tục công việc tạo đồ thị nửa, hãy nhấp Cancel để huỷ bỏ.

- Sau khi nhấp Next hộp thoại tiếp theo xuất hiện:

Tab Titles

+ Chart Title: Dùng để tạo tiêu đề cho biểu đồ.

+ Category (X) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ số cho trục X

+ Value (Y) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ số cho trục Y.

Tab Axes


+ Category (X) Axis: Nhấp chọn chức năng này có nghĩa cho hiển thị các nhãn trong từng cột của biểu đồ, bỏ chọn thì không hiển thị.

+ Value (Y) Axis: Nhấp chọn chức năng này có nghĩa hiển thị các nhãn trong từng dòng của biểu đồ, bỏ chọn tức là không hiển thị.

Tab Gridlines

+ Category (X) Axis: Cho phép hiển thị hay không hiển thị các đường gạch đứng.

+ Value (Y) Axis: Cho phép hiển thị hay không hiển thị các đường gạch ngang.


Tab Legend

+ Show Legend: Cho phép hiển thị hay không hiển thị bảng chú thích.

+ Bottom: Hiển thị phía dưới ở giữa của biểu đồ.


+ Corner: Hiển thị ở góc trên bên phải của biểu đồ.

+ Top: Hiển thị phía trên ở giữa của biểu đồ.

+ Right: Hiển thị bên phải của biểu đồ.

+ Left: Hiển thị bên trái của biểu đồ.

Tab Data Labels

Label contains:

+ Series Name: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị chữ của dòng đầu trong cột số.

+ Category Name: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị chữ trong cột đầu.

+ Value: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị giá trị số trong cột tham gia vào lập nên biểu đồ.

Separator: Cho phép bạn chọn dấu để ngăn cách khi trong khung Label Conbạnins chọn hai chức năng trở lên.

Lagend Key: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị màu của từng cột trong biểu đồ tương ứng.

Tab Data Table


Show Data Table: Excel cho phép hiển thị hai số đầu của giá trị tham gia vào lập nên biểu đồ.

Show Legend Key: Excel cho phép hiển thị màu của từng cột có trong biểu đồ.

Chọn xong các chức năng thích hợp, nhấp Next để tiếp tục.

- Sau khi nhấp Next hộp thoại sau hiện lên màn hình.

Trong hộp thoại này cho phép bạn chọn nơi để hiển thị biểu đồ với hai chức năng sau:

+ As New Sheet: Cho phép bạn tạo biểu đồ ở bảng tính mới và nhập tên vào khung màu trắng kế bên.


+ As Object In: Cho phép bạn tạo biểu đồ ngay trên bảng tính hiện hành và chọn bảng tính ở khung kế bên.

- Nhấp nút Finish trong hộp thoại để tạo biểu đồ.

1.6.2. Định dạng biểu đồ

Điều chỉnh kích thước các thành phần

- Chọn đối tượng cần di chuyển.

- Nhấp chuột trái vào đối tượng kéo đi nơi khác, thả chuột.

- Để điều chỉnh kích thước toàn biểu đồ: Nhấp vào nền trong của biểu đồ, di chuyển chuột vào các nút hình vuông nhỏ trên viền của nền trong, khi thấy xuất hiện mũi tên hai đầu, nhấp chuột trái kéo để điều chỉnh kích thước thích hợp. Kích thước của biểu đồ rộng bằng hoặc nhỏ hơn kích thước của nền ngoài.

- Di chuyển toàn bộ biểu đồ: Nhấp vào nền trong của biểu đồ để chọn, nhấp chuột trái vào nền trong của biểu đồ một lần nữa và kéo đi nơi khác, những thành phần nằm trên biểu đồ sẽ di chuyển theo biểu đồ.

Định dạng tiêu đề của biểu đồ

- Nhấp chọn tiêu đề của biểu đồ.

- Bật hộp thoại Format Chart Title để định dạng tiêu đề chọn một trong các cách sau:

- Từ Menu Bar vào Format\Selected Chart Title…

- Di chuyển chuột đến viền khung trên tiêu đề, nhấp đôi vào biểu đồ. Hộp thoại Format Chart Title xuất hiện.


Tab Pattem

Định dạng nền và đường viền cho tiêu đề, trong nhãn này có các chức năng sau:

- Khung Border: Cho phép định dạng đường viền bao quanh tiêu đề.

- Automatic: Định dạng khung tự động theo mặc định.

- None: Không tạo đường viền.

- Custom: Cho phép bạn lựa chọn theo ý thích với các chức năng sau:

+ Style: Cho phép bạn lựa chọn đường viền. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách các kiểu đường viền, nhấp chọn một kiểu đường viền thích hợp.

+ Color: Cho phép bạn chọn màu cho đường viền. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách màu, nhấp chọn một màu thích hợp.


+ Weight: Cho phép bạn chọn kiểu chữ đậm hay nhạt cho đường viền. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách các kiểu đường viền, nhấp chọn một kiểu đường viền đậm hay nhạt thích hợp.

- Shadow: Dùng để tạo bóng cho khung tiêu đề.

- Khung Sample: Cho bạn xem trước kết quả.

- Khung Area: Có tác dụng để định dạng nền cho tiêu đề.

- Nếu chọn chức năng Automatic: Định dạng nền tự động theo mặc định là màu trắng.

- Nếu chọn chức năng None: Không chọn nền cho tiêu đề.

- Trong bảng màu bạn có thể nhấp chọn một màu tuỳ ý.

Nhấp vào nút Fill Effects để bật hộp thoại Fill Effects và chọn nền có sẵn trong hộp thoại này.

Tab Font

Định dạng (Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ và các chức năng khác có trong hộp thoại) cho tiêu đề.


Tab Alignment

Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh (canh chữ, xoay chữ và các chức năng khác) cho tiêu đề.


- Chọn các chức năng xong nhấp OK để áp dụng

1.6.3. Định dạng biểu đồ

Định dạng các cột của biểu đồ.

- Nhấp chọn cột của biểu đồ.

- Bật hộp thoại Format Data Series để định dạng các cột, chọn một trong các cách sau:

- Từ Menu Bar vào Format\Selected Data Series…

- Di chuyển chuột đến cột và nhấp đôi vào đó.


Tab Patterns: định dạng đường viền bao xung quanh các cột biểu đồ.

Tab Axis: hiển thị các cột chồng lên nhau và chia các giá trị hai bên của biểu đồ, có hai chức năng sau:

Primary Axis: hiển thị các cột riêng lẻ, và tính theo một giá trị bên trái của biểu đồ.

Secondary Axis: hiển thị các cột chồng lên nhau, và tính theo hai giá trị ở hai bên của biểu đồ.

Tab Data Labels: thêm dữ liệu vào trên đầu cột. Nhãn này tương tự trong phần tạo biểu đồ.

Tab Series Order: đổi vị trí của các cột trong biểu đồ. Với các chức năng sau:

Move Up: đổi dữ liệu từ dưới lên trên (mỗi lần chỉ xuống một hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi các cột cũng đổi theo.

Move Down: Cho phép đổi dữ liệu từ trên xuống dưới(mỗi lần chỉ xuống một hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần


đổi các cột cũng đổi theo.

Tab Options: Có tác dụng di chuyển khoảng cách giữa hai cột và giữa các nhóm cột với nhau. Với các chức năng sau:

Overlap: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trong nhóm, giá trị này nằm trong khoảng từ - 100 đến 100.

Gap Width: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trong biểu đồ, giá trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 500.

Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.

Định dạng dữ liệu trên các trục

Nhấp vào dữ liệu dưới trục nằm ngang trong biểu đồ.

Bật hộp thoại Format Axis để định dạng cho dữ liệu dưới trục nằm ngang, chọn một trong hai cách sau.

- Từ Menu Bar vào Format\Selected Axis…

- Di chuyển chuột đến dữ liệu dưới trục nằm ngang, nhấp đôi vào đó. Hộp thoại Format Axis xuất hiện (hình 2.120).

Tab Patterns: định dạng đường trục đi theo dữ liệu ở khung Lines và các chức năng khác.

Tab Scale: định dạng dữ liệu trên cột đứng hiện lên bên trái hay bên phải của biểu đồ và các chức năng khác.

Tab Font: định dạng Font cho dữ liệu.

Tab Number: định dạng kiểu hiển thị của dữ liệu dưới cột nằm ngang.

Tab Alignment: Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh khoảng cách chữ với trục và xoay chữ.


Chọn các chức năng xong nhấp Ok để áp dụng.

Định dạng dữ liệu trên các cột của biểu thức.

Nhấp chọn dữ liệu trên cột của biểu đồ.

Bật hộp thoại Format Data Labels để định dạng dữ liệu.

- Từ Menu Bar vào Format\Selected Data Labels… Hoặc di chuyển chuột đến dữ liệu trên cột và nhấp đôi. Hộp thoại Format Data Labels xuất hiện (hình 2.121).

Tab Patterns: định dạng đường bao quanh dữ liệu trên các cột trong biểu đồ

Tab Font, Number, Alignment: định dạng dữ liệu trên các cột của biểu đồ như: định dạng Font, định dạng kiểu hiển thị và định dạng chữ xoay…


Chọn các chức năng xong nhấp Ok để hoàn tất.

Định dạng các đường gióng trong biểu đồ.

- Nhấp chọn đường gióng.

- Bật hộp thoại Format Gridlines để định dạng đường gióng bằng cách di chuyển chuột đến đường gióng và nhấp đôi vào đó. Khi đó hộp thoại Format Gridlines xuất hiện (hình 2-122).

Tab Patterns: định dạng như: Kiểu, màu và kích cỡ cho đường gióng.

Tab Scale: định dạng kích cỡ đường gióng, kiểu hiển thị cột biểu đồ ngược hay thuận… Với các chức năng sau.

Minimum: chỉ định số bắt đầu của toạ độ trục.


Maximum: chỉ định số cuối cùng của toạ độ trục.

Major Unit: chỉ định khoảng các giữa hai số trong trục toạ độ .

Category (X) Axis: chỉ định số bắt đầu của trục X so với gốc.

Logarithmic Scale: Nếu chọn chức năng này, có nghĩa số tại gốc toạ độ được tính bằng 1 và đến đường gióng kế tiếp thì thêm số 0 vào sau.

Values in Reverse Order: Nếu chọn chức năng này biểu đồ sẽ bị đảo ngược và tăng lên theo số trong chức năng Major Unit.

Category (X) Axis Crosses at Maximum Value: Nếu chọn chức năng này biểu đồ sẽ bị đảo ngược và giữ nguyên các số liệu như cũ.

- Sau khu chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.

Định dạng bảng chú thích

- Nhấp chọn bảng chú thích.


- Bật hộp thoại Format Legend để định dạng bảng chú thích, chọn một trong các các sau:

- Từ Menu Bar vào Format\Selected Legend…

- Di chuyển chuột đến bảng chú thích và nhấp đôi vào đó. Hộp thoại Format Legend xuất hiện.

Tab Patterns: định dạng đường viền bao quanh bảng chú thích trong biểu đồ.

Tab Font: định dạng Font cho dữ liệu trong bảng chú thích.

Tab Placement: định vị trí hiển thị bảng chú thích trong biểu đồ.

- Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.

Định dạng nền ngoài của biểu đồ.

- Nhấp trái chuột vào nền ngoài của biểu đồ để chọn.

- Bật hộp thoại Format Chart Area để định dạng nền ngoài của biểu đồ, chọn một trong các cách sau:


- Từ Menu Bar vào Format\Selected Chart Area…

- Di chuyển chuột ra nền ngoài của biểu đồ và nhấp đôi vào đó. Hộp thoại Format Chart Area xuất hiện.

Tab Patterns: định dạng đường viền xung quanh nền ngoài của biểu đồ.

Tab Font: định dạng Font chữ cho toàn bộ biểu đồ bất kỳ nơi nào trên biểu đồ.

- Sau khi nhấp chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.

Định dạng nền trong của biểu đồ.

- Nhấp trái chuột vào nền trong của biểu đồ để chọn.

- Bật hộp thoại Format Plot Area để định dạng nền trong của biểu đồ, chọn một trong các cách sau:

- Từ Menu Bar vào Format\Selected Plot Area…

- Di chuyển chuột vào khoảng trống của nền trong và nhấp đôi vào đó. Hộp thoại Format Plot Area xuất hiện.


Tab Patterns: định dạng đường viền xung quanh nền trong và màu nền trong của biểu đồ.

- Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.

1.6.4. Thêm bớt dữ liệu trên biểu đồ.

- Nhấp chuột vào biểu đồ để chọn biểu đồ đó.

- Từ Menu Bar vào Chart\Source Data… hộp thoại Source Data xuất hiện.


Tab Data Range

+ Data Range: Hiển thị dữ liệu cũ tham gia vào lập nên biểu đồ. Từ khung này bạn có thể thêm hay bớt vùng dữ liệu tham gia vào để lập nên biểu đồ, bằng cách nhấp chuột trái vào khung Data Range và nhập lại các địa chỉ ô.

+ Series In: Cho phép bạn thay đổ cách hiển thị dữ liệu theo dòng hay cột.

Tab Series


+ Series: Hiển thị các cột dữ liệu chứa số, có hai nút Add và Remove cho phép bạn thay đổi thêm hay bớt đi cột tham gia vào tính toán lập nên biểu đồ.

+ Name: thay đổi đầu của cột được chọn ở khung Series, và nội dung của ô này sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ.

+ Values: thay đổi khối ô (khối ô này là chứa số tham gia vào tính toán và lập nên biểu đồ) của cột được chọn ở khung Series, bạn có thể giới hạn lại các ô này.

+ Category (X) Axis Labels: thay đổi số thứ tự và chuỗi để hiển thị lên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi để quyết định nhãn nào được hiển thị lên biểu đồ.


1.7. Kiểu dữ liệu

1.7.1. Các kiểu dữ liệu cơ bản

Kiểu chuỗi

Kiểu dữ liệu này bao gồm các ký hiệu từ a đến z, từ A đến Z và các phím số trên bàn phím ngoài ra nó còn có một số các ký hiệu trên bàn phím.

Dữ liệu loại chuỗi thường được dùng để mô tả, giải thích các thành phần cho rõ ràng nó không dùng trong tính toán.

Nếu các kiểu dữ liệu được nhập vào không hợp lệ thì Excel tự động chuyển các dữ liệu này thành dữ liêu loại chuỗi.

Dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức phải được rào trong cặp dấu nháy kép (" ").

Mặc định của Excel là dữ liệu loại chuỗi canh trái, tuy nhiên có thể định dạng dữ liệu loại chuỗi trực tiếp bằng các ký hiệu

?: Canh trái dữ liệu trong ô

": Canh phải dữ liệu trong ô

^: Canh giữa dữ liệu trong ô

\: Lấp đầy ô bằng các ký tự theo sau dấu\.

Bạn hãy chọn chức năng Transition Navigation bằng cách vào trong Menu Bar vào Tools\Options, chọn nhãn Transition trước khi sử dụng kiểu dữ liệu này.


Kiểu ngày tháng

Kiểu dữ liệu ngày tháng được thể hiện ngày tháng năm giờ phút giây hay tháng ngày năm… cách thể hiện ngày tháng tuỳ theo sự lựa chọ của chúng bạn

Chọn cách thể hiện ngày tháng

Chọn ô cần thao tác

Từ Menu Bar vào Format\Cells… chọn Tab Number.


Trong khung Category chọn chức năng Date

Nhấp vào mũi tên trong khung Locale, để hiện lên danh sách và chọn Vietnamese ở cuối danh sách hay một kiểu khác.

Chọn kiểu hiển thị trong khung Type.

Chọn cách thể hiện giờ

Nhấp vào chức năng Time trong khung Category và chọn tương tự như chọn ngày tháng.


Một số dạng thể hiện.

Thể hiện của ngày tháng

m/d/yy

d- mmm- yy

d- mmmm

mmm- yy

Thể hiện của giờ phút giây

h:mm AM/PM

h:mm:ss AM/PM

h:mm

h:mm:ss

m/d/yy h:mm

Kiểu dữ liệu Formula


Kiểu dữ liệu dạng công thức bắt buộc đầu tiên phải là dấu bằng (=), tiếp theo sau là các hằng, biến, hàm và kết hợp với các toán tử (số học, luận lý, quan hệ).

Trong ô có kiểu dữ liệu dạng công thức, sau khi chuyển con trỏ qua ô khác thì Excel chỉ hiển thị kết quả tính toán của công thức chứ không hiển thị công thức.

Kiểu số học

Kiểu dữ liệu này bao gồm các phím số từ 0 đến 9 và các ký hiệu như + , - , * , (), ., =, $, %.

Dữ liệu kiểu số mặc nhiên được canh phải trong ô, nếu độ dài của số lớn hơn độ rộng của ô thì nó tự động chuyển sang hiển thị kiểu khoa học (số mũ) hoặc hiển thị trên các ô ký tự (###), lúc này bạn chỉ cần nới rộng ô.

1.7.2. Mảng

Bạn có thể sử dụng công thức mảng (Array formula) để thiết kế công thức vốn cho ra nhiều kết quả.

Công thức mảng làm việc với hai hoặc nhiều tập hợp giá trị khác nhau gọi là đối số của mảng, nó sẽ cho ra một hay nhiều kết quả khác nhau.

Nội dung của mảng có thể chứa giá trị số, chuỗi, các giá trị luận lý hoặc giá trị lỗi.

+ Giá trị số trong mảng bao gồm các giá trị số nguyên, số thập phân hay số kỹ thuật.

+ Chuỗi trong mảng phải nằm trong cặp dấu nháy kép.

+ Giá trị luận lý là Ture hoặc False.

Trong mảng không có những ký hiệu đặc biệt như %, $...

Mảng thể hiện theo nhiều cách khác nhau, ví dụ: Một ma trận hàng thể hiện qua mảng như sau: (1,2,3,4,5,6,7,8,9)

Các đối số của mảng phải có kích thước hàng, cột bằng


nhau.

1.7.3. Các phép toán

Dữ liệu chuỗi

Dữ liệu chuỗi cho phép bạn thực hiện được trên các phép toán quan hệ và phép toán nối chuỗi.

= Bằng

< Nhỏ hơn

<= Nhỏ hơn hoặc bằng

> Lớn hơn

>= Lớn hơn hoặc bằng

<> Khác nhau

Thực hiện phép so sánh, kết quả sẽ là: Nếu đúng cho ra giá trị TRUE, ngược lại sai cho ra giá trị FALSE.

Dữ liệu số học

Dữ liệu số cho phép bạn thực hiện được trên các phép toán: Toán học, luận lý, và quan hệ.

Toán tử số học có các ký hiệu

+ Phép cộng

- Phép trừ

* Phép nhân

/ Phép chia

% Phần trăm

^ Số mũ

Toán tử NOT

Số 0 mang giá trị True và các số khác 0 mang giá trị False. Tại ô A5 bạn nhập 0, ô A6 bạn nhập 1. Tại ô B5 bạn gõ công thức:


NOT(A5) rồi nhấn Enter bạn kéo Fillhand cho ô còn lại (hình3.4).

Toán tử AND

Bạn nhập lại giá trị vào ô B5 là 1 ô B6 là 1, di chuyển tới ô C5 và gõ vào công thức: =IF(AND(A5=1,B5=1) ,TRUE, FALSE), sau đó bạn nhấp Enter, rồi kéo Fillhand cho ô còn lại:

Toán tử OR

Với bảng dữ liệu như hai ví dụ trên, bạn di chuyển chuột tới ô C5 và nhập lại công thức sau: =IF(OR(A5=1,B5=1,TRUE, FALSE), nhập xong nhấn Enter.

Toán tử quan hệ có các ký hiệu

= Bằng


< Nhỏ hơn

<= Nhỏ hơn hoặc bằng

> Lớn hơn

>= Lớn hơn hoặc bằng

<> Khác nhau

Thực hiện phép so sánh, kết quả sẽ là: Nếu đúng cho ra giá trị là TRUE, ngược lại nếu sai cho giá trị là FALSE.

Độ ưu tiên của các toán tử

Trong công thức toán tử nào có độ ưu tiên cao, được thực hiện trước. Các toán tử có độ ưu tiên bằng nhau, Excel tự động thực hiện từ trái qua phải.

Toán tử Độ ưu tiên

() 1 (cao nhất)

^ 2

* và / 3

+ và - 4


=, <, <=, >, >=, <> và NOT, AND, OR

5 (thấp nhất)

Dữ liệu ngày tháng

Bạn có thể sử dụng các phép toán số học (cộng và trừ) và các phép toán tử quan hệ.

Ví dụ: Bảng tính trên cột A và B là những dữ liệu được nhập từ bàn phím. Trước khi thực hiện công thức hãy chọn kiểu hiển thị cho ô đó. Ô A1 và B1 chọn kiểu hiển thị Ngày/ Tháng/Năm (trong hộp thoại là: 14/3/2001, Vietnamese, Date).

Ô A2, B2 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm (trong hộp thoại là: 14/march/2001, Vietnamese, Date).

Ô A3, B3 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm (trong hộp thoại là: 14/Mar/01, Vietnamese, Date).

Ô C1,C2, C3 chọn kiểu hiển thị số (trong hộp thoại là: - 1234, Number).

Ô D1,D2,D3 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm.

Công thức ô C1 =B1- A1



Công thức ô D1 =A1+ 5

Công thức ô D2 =B2+ 5

Công thức ô D1 =A3+ 5

Công thức ô E1 =A1<B1

Công thức ô E2 =A2>B2

Công thức ô E3 =A3=B3.


Chú ý: Muốn cho ô hay khối ô hiển thị số bình thường hãy nhấn Ctrl+ Shift+ ~.


1.8. Công thức và hàm

1.8.1. Công thức

Một công thức luôn có dạng tổng quát như sau:

= (Công thức).

- Công thức chỉ gồm các số: Loại công thức này gồm các toán tử và toán hạng

- Công thức chỉ có các địa chỉ ô: Loại công thức này gồm các toán tử và các địa chỉ ô hoặc địa chỉ các vùng.

- Công thức vừa có địa chỉ ô vừa có số: Loại công thức này gồm các toán tử, các địa chỉ ô hoặc địa chỉ các vùng và các con số.

- Công thức chỉ có các hàm: Loại công thức này sử dụng các hàm trong Excel.

- Công thức tổng quát: Thành phần của các loại công thức này bao gồm các hàm, các phép toán, số, ký tự, ô địa chỉ.

1.8.2. Kiến thức cơ bản về hàm trong Excel

Hàm là một công thức được định nghĩa sẵn trong Excel nhằm thực hiện một chức năng tính toán riêng biệt nào đó. Trong quá trình tính toán và xử lý đôi khi các hàm do Excel cung cấp không đáp ứng được vì vậy bạn có thể viết ra những hàm mới thích hợp cho riêng mình.

Các nhóm hàm trong Excel

- Nhóm hàm Financial (tài chính): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về mặt tài chính như: tính tiền đầu tư, tính tiền lợi nhuận.

- Nhóm hàm Date & Time (ngày tháng và thời gian): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về thời gian giữa hai mốc ngày, đổi một ngày sang dạng số…

- Nhóm hàm Math & Trig (toán học và lượng giác): Nhóm hàm


này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về toán học và kỹ thuật căn bản.

Nhóm hàm Sbạntistical (thống kê): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về thống kê như tính toán xác suất…

- Nhóm hàm Lookup & Reference (tìm kiếm và tham chiếu): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn những thông tin về bảng tính như: trả về số cột của một tham chiếu…

- Nhóm hàm DaTabase (cơ sở dữ liệu): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhăm trợ giúp những thông tin về cơ sở dữ liệu chẳng hạn: Tính giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong cơ sở dữ liệu…

- Nhóm hàm Text (văn bản): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm quản lý văn bản.

- Nhóm hàm Logical (luận lý): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán các giá trị bằng các biểu thức luận lý dựa trên những điều kiện của bảng tính.

- Nhóm hàm Information (thông tin): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán và trả về các thông tin chung trong bảng tính.

Cấu trúc chung của hàm

Cú pháp:

= Tên hàm (đối số 1, đối số 2, …, đối số n)

Các thành phần trong hàm:

- Dấu (=): Bắt buộc phải có trước hàm, nếu không có dấu bằng Excel sẽ hiểu đó là một chuỗi bình thường, nó không tính toán gì cả.

- Tên hàm: Muốn sử dụng một hàm nào đó bạn phải ghi tên hàm đó ra, tên hàm không có khoảng trắng để Excel nhận diện và thực hiện đúng hàm cần dùng.


- Dấu ngoặc đơn bật "(": Sau tên hàm là dấu ngoặc đơn mở, nó phải được đứng ngay sau tên hàm không được có khoảng trắng.

- Các đối số (đối số 1, đối số 2, …, đối số n): Là giá trị hay ô hoặc khối ô được hàm sử dụng, ngoài ra chúng bạn có thể sử dụng các hàm làm đối số cho hàm khác hay nói khác đi là hàm lồng nhau, trong Excel cho phép tối đa 7 mức hàm lồng nhau.

- Dấu ngoặc đơn đóng ")": Dùng để kết thúc một hàm.

Hộp thoại chứa các hàm

Để sử dụng các hàm trong Excel, bạn có thể nhập trực tiếp tên hàm và các đối số từ bàn phím, hoặc dùng hộp thoại Insert Function.

- Từ thực đơn Bar vào Insert\ Function…

Hộp thoại Insert Function xuất hiện.


Nhấp vào mũi tên hình tam giác của chức năng Or select a function để xuất hiện danh sách các nhóm hàm.

Trong khung Select a function thể hiện các hàm của nhóm hàm được chọn trong khung Or Select a function.

Phía dưới khung Select a function cho bạn biết những thông tin về hàm được đánh dấu trong khung Select a function.


Nhấp vào Help on this Function để biết thêm cách sử dụng của hàm.

- Chọn một hàm thích hợp cần sử dụng, nhấp OK hộp thoại Function Arguments hiện lên.

- Trong hộp thoại, nhập các thông số cần tính toán cho hàm.

Nếu không muốn nhập trực tiếp trong hộp Function Arguments, hãy nhấp chuột để đặt điểm chèn tại vị trí bên trong cặp dấu ngoặc và nhập các thông số bình thường.

Nhập dữ liệu xong, nhấp OK hay nhấn phím Enter để thực hiện tính toán.

Chú ý: Bạn có thể bật nhanh hộp thoại Insert Function bằng cách nhấp vào biểu tượng fx trên thanh công thức.

Hiển thị tất cả các công thức trong bảng tính

Hiện các công thức được sử dụng trong bảng tính

- Chọn Menu Tool\Formabạnuditing\Formula Auditing Mode.

- Bỏ hiển thị các công thức trên bảng tính, chọn chức năng


Formula Auditing mode một lần nữa.

Hiển thị các đường chỉ dẫn

- Chọn ô có công thức

- Chọn Menu Tool\ Formula Auditing\ Trace Precedents

Dùng thanh công cụ Formula Auditing để tạo đường dẫn. Nhấp chọn ô có công thức, nhấp vào biểu tượng Trace Precedents.

Trong ô D1 công thức có sử dụng hai ô dữ liệu A1 và A2

Trong ô D2 công thức có sử dụng hai ô dữ liệu A2 và C2

Trong ô D3 công thức có sử dụng một ô dữ liệu A3

Bỏ các đường dẫn

Nhấp chọn ô cần bỏ đường dẫn, trên thanh công cụ Formula Auditing kích vào biểu tượng Remove Precedent Arrows. Hay chọn lệnh Remove Precedent Arrows từ Menu Tool\Formula Auditing

1.8.3. Các hàm cơ bản

Nhóm hàm ngày tháng

- Date

Hàm này trả về kết quả là ngày tháng được định dạng ứng với ngày tháng năm nhập vào.

Cú pháp: =DATE(Year, Month, Day)

Giải thích:

Year: Số năm, số năm này nằm trong khoảng từ 1990 đến 1999.

Month: Số tháng trong năm, nếu giá trị này lớn hơn 12 thì Excel tự đổi là 12 tháng =1 năm và trả về kết quả số năm + số năm đã quy đổi và số tháng trong năm.

Day: Số ngày trong tháng. Nếu số này lớn hơn số ngày trong


tháng, lúc này Excel tự động đổ 30 hay (28, 29, 31) ngày=1 tháng, và trả về kết quả là số tháng+ số tháng đã qua đổi và số ngày trong tháng.

DATEVALUE

Hàm này trả về số thứ tự (với ngày 1 tháng 1 năm 1900 là số thứ tự 1, ngày 2/1/1900 là ngày số thứ 2…, ngày 1/2/1900 là ngày thứ 32) của chuỗi ngày đã nhập.

Cú pháp: =DATEVALUE(Date_text)

Giải thích:

Date_text: Là chuỗi ngày tháng muốn chuyển thành số thứ tự.

Bạn có thể nhập thử vào ngày 17/07/2006 là ngày thứ bao nhiêu ứng với hàm trên.

- DAY

Trả về giá trị ngày của dữ liệu loại ngày tháng năm, chuỗi số có thể là một chuỗi văn bản chẳng hạn: "4- 5- 03" hoặc "15- Apr- 1995", Excel sẽ tự động chuyển thành dữ liệu ngày tháng năm.

Cú pháp: =DAY(Serial_number)

Giải thích:

Serial_number: Là giá trị ngày, tham chiếu ô chứa ngày tháng hay văn bản trong cặp dấu ngoặc.

- DAYS360

Hàm này trả về ngày giữa hai ngày cho trước dựa trên một năm là 360 ngày. Nó được sử dụng cho hệ thống kế toán dựa trên 12 tháng mỗi tháng có 30 ngày.

Cú pháp: =DAYS360(Sbạnrt_date, End_date, Method)


Giải thích:

Sbạnrt_date: Mốc thời gian đầu.

End_date: Mốc thời gian cuối muốn tính toán.

Nếu mốc thời gian đầu lớn hơn mốc thời gian cuối thì Excel cho ra giá trị âm.

Method: Là đối số Logic có hai giá trị FALSE và TRUE cho biết hàm sẽ được tính toán theo phương pháp nào.

+ Nếu nhập giá trị FALSE hay bỏ trống, hàm sẽ tính toán theo phương pháp Mỹ.

+ Nếu nhập giá trị TRUE, hàm sẽ tính toán theo phương pháp châu Âu.

- HOUR

Hàm này có tác dụng trả về giá trị giờ.

Cú pháp: =HOUR(Serial_number)

Giải thích:

Serial_number: Là giá trị giờ, tham chiếu ô. Bạn nhập giờ phút, giây hàm này sẽ trả về giá trị giờ được đưa vào.

- MINUTE

Hàm này có tác dụng trả về giá trị phút.

Cú pháp: =MUNITE(Serial_number)

Giải thích:


- MONTH

Hàm này trả về giá trị tháng của dữ liệu loại ngày tháng năm


Cú pháp: =MONTH(Serial_number)

Giải thích:


- NOW

Hàm này trả về ngày giờ hiện hành trong hệ thống máy tại vị trí ô hiện hành.

Cú pháp: =NOW(). Hàm này không có đối số.

- SECOND

Hàm này trả về giá trị giây tại ô hiện hành

Cú pháp: =SECOND(Serial_number)

Giải thích:


- TIME

Hàm này trả về giá trị giờ phút giây tại ô hiện hành, với các giá trị được nhập trong những đối của hàm.

Cú pháp: =TIME(Hour, Munite. Second)

Giải thích:

- HOUR

Giá trị chỉ giờ.

Cú pháp:


Hour()

- MINUTE

Là giá trị chỉ phút. Nếu số này lớn hơn 60 thì Excel sẽ tự động chuyển đổi 60 phút =1 giờ. Kết quả trả về là giá trị số chỉ giờ + số giờ đã quy đổi và giá trị số phút sau khi đổi.

Cú pháp: Minute()

- SECOND

Là giá trị chỉ giây. Nếu số này lớn hơn 60 Excel sẽ tự động chuyển đổi 60 giây=1 phút. Kết quả trả về là giá trị số chỉ phút + số phút đã quy đổi và giá trị số giây sau khi đổi.

Cú pháp: Second()

- TIMEVALUE

Hàm này trả về giá trị số thập phân, với giá trị giờ phút giây được nhập vào đối của hàm.

Cú pháp: =TIMEVALUE(Time_Text)

Giải thích:

Time_Text: Là giá trị giờ phút giây để quy đổi thành dạng số thập phân.

- TODAY

Hàm này trả về giá trị ngày tháng năm hiện hành tại ô được kích hoạt. Nhưng chỉ cho biết ngày tháng năm không hiệ giờ phút giây.

Cú pháp: =TODAY() Hàm này không có đối số.


- WEEKDAY

Hàm này trả về giá trị thứ trong tuần (số nguyên) tại ô hiện hành của dữ liệu được nhập vào là loại ngày tháng năm.

Cú pháp: =WEEKDAY(Serial_number, Return_type)

Giải thích:

Serial_number: Chứa giá trị ngày tháng năm, nó có thể là chuỗi văn bản hay một dạng khác của ngày tháng năm, chẳng hạn: "4- 29- 03" hoặc "29- Apr- 2003" với các dạng này Excel sẽ tự động chuyển sang dạng ngày tháng năm.

Return_type: Đối này quyết định cách biểu diễn kết quả, có ba giá trị 1, 2 và 3 để biểu diễn kết quả như sau:

Nếu nhập vào giá trị số 1 cho đối Return_type: Excel quy định số 1 alf chủ nhật, số 2 là thứ hai… số 7 là thứ bảy.

Nếu nhập vào giá trị số 2 cho đối Return_type: Excel quy định số 1 là thứ hai, số 2 là thứ ba… số 7 là chủ nhật.

Nếu nhập vào giá trị số 3 cho đối Return_type: Excel quy định số 0 là thứ hai, số 1 là thứ ba… số 6 là chủ nhật.

Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là giá trị số 1.

- YEAR

Hàm này trả về giá trị năm, tại ô hiện hành của loại dữ liệu là ngày tháng năm.

Cú pháp: =YEAR(Serial_number)

Giải thích:

Serial_number: Chứa giá trị ngày tháng năm, nó có thể là chuỗi văn bản hay một dạng khác của ngày tháng năm, chẳng hạn: "9- 15- 03" hoặc "15- Sep- 2003" với các dạng này Excel sẽ tự động chuyển sang dạng ngày tháng năm.


Nhóm hàm cơ sở dữ liệu

- DAVERAGE

Tính trung bình cộng của những mẫu tin thoả điều kiện trên cột khai báo trong cơ sở dữ liệu.

Cú pháp:

=DAVERAGE(DaTabase, Field, Criteria)

Giải thích:

DaTabase: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.

Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột muốn lấy trung bình.

Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định những giá trị trong trường cần tính trung bình.

- DCOUNT

Đếm số các ô thoả tiêu chuẩn được định nghĩa trong đối Criteria.

Cú pháp: =DCOUNT(DaTabase, Field, Criteria)

Giải thích:


Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột muốn cần đếm. Nếu không chọn đối số này thì Excel sẽ đếm toàn bộ cơ sở dữ liệu.

Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định trường không trống trong khi đếm.

- DMAX

Có tác dụng lấy giá trị lớn nhất trong một cột của những mẫu tin dữ liệu.


Cú pháp: =DMAX(DaTabase, Field, Crieria)

Giải thích:


Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất.

Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định ràng buộc trên những mẫu tin nào cần tìm giá trị lớn nhất.

- DMIN

Có tác dụng lấy giá trị nhỏ nhất trong một cột của những mẫu tin dữ liệu.

Cú pháp: =DMIN(DaTabase, Field, Criteria)

Giải thích:


Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất.

Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định mấu tin cần tìm giá trị nhỏ nhất.

- DSUM

Lấy tổng các số trong cột thoả mãn những tiêu chuẩn đã cho.

Cú pháp: =DSUM(DaTabase, Field, Criteria)

Giải thích:


Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất.


Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định mấu tin cần tính.

Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu

- HLOOKUP

Hàm này có công dụng là tìm trong hàng trên cùng của bảng và trả về một giá trị trong hàng trên cùng, với sự kiểm tra cột tương ứng của giá trị được trả về thoả mãn điều kiện.

Cú pháp: = HLOOKUOP ( lookup_value, Table_array, Row_ index_num , Range_lookup)

Giải thích:

Lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm.

Table_array: Là mảng, tên, dãy hay vùng để tìm kiếm thông tin.

Row_index_num: Thứ tự của hàng cần tìm

Range_lookup: Là giá trị Logic (TRUE=1, FALSE=0) quyết định hàm sẽ so chính xác hay tương đối với đối số Lookup_value.

Nếu Range_lookup=1 (TRUE): So tương đối.

Nếu Range_lookup=0 (FALSE): So chính xác.

Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là Range_lookup =1.

- INDEX

Hàm INDEX có hai chức năng: Chức năng mảng và chức năng tham chiếu ô.

Cú pháp: =INDEX(Array, Row_num, Column_num)

Giải thích:

Array: Là mảng được xác định trước.


Row_num: Số hàng trong mảng.

Column_num: Số cột trong mảng.

Chức năng tham chiếu

Dùng để tìm phần tử trong địa chỉ ô hay dãy ô tại dòng và cột bạn qui định, kết quả trả về là nội dung hay địa chỉ ô của ô trong bảng.

Cú pháp: =INDEX (Reference, Row_num, Column_num, Area_num)

Giải thích:

Reference: Là một dãy hay nhiều dãy gọi là khu vực (Area) nội dung khu vực có thể là các con số, chuỗi, công thức.

Row_num: Số hàng trong bảng.

Column_num: Số cột trong bảng.

Area_num: Đối số này dùng để nhận diện từng khu vực, chẳng hạn số 1 là khu vực đầu…

- MATCH

Hàm này trả về vị trí của giá trị thoả mãn điều kiện cho trước.

Cú pháp: =MATCH(Lookup_valua, Lookup_array, Match_type)

Giải thích:

Lookup_valua: Là giá trị để tìm trong bảng cho trước.

Lookup_array: Là bảng giới hạn để tìm giá trị.

Match_type: Là đối sẽ nhận một trong ba giá trị 1, 0, và -1, nó quyết định so sánh đối Lookup_valua như thế nào.

Nếu Match_tyoe = -1: Tìm (tìm trong bảng) số lớn hơn gần nhất


hay bằng số đã cho, và điều kiện trong bảng dữ liệu phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

Nếu Match_type = 0: Tìm (tìm trong bảng) số bằng số đã cho.

Nếu Match_type = 1: Tìm (tìm trong bảng) số nhỏ hơn gần nhất hay bằng số đã cho, và điều kiện trong bảng dữ liệu phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

Nếu bỏ qua đối này, Excel hiểu Match_type = 1.

- VLOOKUP

Hàm này thực hiện tìm giá trị được chỉ định trong đối Lookup_value, và tìm ở cột đầu tiên trong bảng cho trước. Kết quả là giao của hàng vừa tìm đó với cột chỉ định trong đối Col_index_num.

Cú pháp: =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Giải thích:

Lookup_value: Giá trị cần tìm trong cột thứ nhất của bảng giới hạn.

Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm.

Col_index_num: Số thứ tự cột trong bảng giới hạn để trả về kết quả.

Range_lookup: Là giá trị Logic (TRUE=1, FALSE=0) quyết định so chính xác hay so tương đổi với bảng giới hạn.

Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): So tương đối.

Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): So chính xác.

Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là Range_lookup = 1.

Hàm toán học

- ABS


Hàm này lấy giá tị tuyệt đối của một số và cho kết quả tại ô hiện hành.

Cú pháp: =ABS(Number)

Giải thích:

Number: Là số hay địa chỉ ô cần lấy giá trị tuyệt đối.

- CEILING

Làm tròn một số theo hướng tăng đến số gần nhất hay một bội số gần nhất của một số có nghĩa.

Cú pháp: =CEILING(Number, Significance)

Giải thích:

Number: Là giá trị số (tham chiếu ô chứa số hay công thức trả về số) muốn làm tròn.

Significance: Là giá trị bội số mà bạn muốn làm tròn.

- COMBIN

Hàm này trả về số tổ hợp của một số đối tượng tuỳ theo con số của mỗi lần chọn.

Cú pháp: =COMBIN(Number, Significance)

Giải thích:

Number: Số đối tượng tham gia vào tính tổ hợp.

Significance: Số đối tượng cho mỗi lần chọn trong tổ hợp.

- EVEN

Hàm này có tác dụng làm tròn lên số nguyên chẵn gần nhất.

Cú pháp:


=EVEN(Number)

Giải thích:

Number: Là giá trị số muốn làm tròn.

- EXP

Tính toán giá trị hàm mũ của cơ số e (khoảng 2.71828183) được nâng lên luỹ thừa đã định. Hàm này là nghịch đảo của hàm LN.

Cú pháp: =EXP(Number)

Giải thích:

Number: Là số muốn biểu diễn tới cơ số e.

- FACT

Hàm này tính giai thừa của một số.

Cú pháp: =FACT(Number)

Giải thích:

Number: Là số cần tính giai thừa.

- FLOOR

Hàm này làm tròn xuống bội số đã cho gần nhất và tiến đến 0

Cú pháp: =FLOOR(Number, Significance)

Giải thích:

Number: Là số bạn muốn làm tròn.

Significance: Là bội số muốn làm tròn đến.

- INT


Hàm này trả về giá trị là phần nguyên của một số thực và nó làm tròn xuống của số thực đó

Cú pháp: =INT(Number)

Giải thích:

Number: Là số cần làm tròn.

- LN

Trả về Lôgarit tự nhiên của một số dương. Các số lôgarit tự nhiên thì dựa vào hằng số dư (2.71828182845904).

Cú pháp: =LN(Number)

Giải thích:

Number: Là số thực dương bạn muốn tính Lôgarit tự nhiên.

- LOG

Trả về Logarit của một số dương theo cơ số đã định.

Cú pháp: =LOG(Number, base)

Giải thích:

Number: Số thực dương muốn tính Lôgarit.

Base: Cơ số, nếu bỏ qua thì Excel sẽ hiểu là cơ số 10.

- LOG10

Hàm này trả về Logarit của một số dương theo cơ số 10

Cú pháp: =LOG10(Number)

Giải thích:


Number: Là số thực dương muốn tìm Lôgarit.

- MDETERM

Tìm định thức của ma trận vuông.

Cú pháp: =MDETERM(Array)

Giải thích:

Array: Là một mảng hay truy cập bằng địa chỉ các ô trong bảng tính.

- MINVERSE

Hàm này trả lại ma trận ngược với ma trận đã cho.

Cú pháp: =MINVERSE(Array)

Giải thích:

Array: Là một mảng trong hàm hay địa chỉ các ô trong bảng tính.

- MOD

Hàm này trả về phần dư của phép chia.

Cú pháp: =MOD(Number, Divisor)

Giải thích:

Number: Số bị chia.

Divior: Số chia (phải khác 0, nếu là số 0 Excel báo lỗi).

- SQRT

Hàm này có tác dụng tính căn bậc hai của một số.

Cú pháp:


=SQRT(Number)

Giải thích:

Number: Là số dương lớn hơn 0 cần tính căn bậc hai, nếu số này là số âm hàm trả về lỗi.

- SUM

Hàm này trả về tổng của một chuỗi số.

Cú pháp: =SUM(Number1, Number2,…)

Giải thích:

Number1, Number2,… có thể là những giá trị số, công thức, địa chỉ ô hay dãy ô… trong hàm này có thể lấy tới 30 đối số.

- SUMIF

Hàm này trả về một giá trị là tổng của một dãy ô trong hàm thoả điều kiện.

Cú pháp: =SUMIF(Range, Criteria, Sum_range)

Giải thích:

Range: Là dãy ô để thực hiện việc kiểm tra theo tiêu chuẩn nào đó.

Criteria: Là một số, biểu thức hay chuỗi để xác định cái nào cần tính tổng và đối này dựa trên đối Range để kiểm tra.

Sum_range: Dãy ô được tính tổng.

- SUMPRODUCT

Hàm này có tác dụng nhân hai dãy số rồi cộng từng kết quả lại với nhau.

Cú pháp: =SUMPRODUCT(Array1, Array2, …)


Giải thích:

Array1, Array2, … Là các dãy số và trong hàm này có thể sử dụng đến 30 dãy số khác nhau.

- SUMSQ

Hàm này có tác dụng tính tổng các số mà trong đó từng đối số đã được bình phương.

Cú pháp: =SUMSQ(Number1, Number2, …)

Giải thích:

Number1, Number2, … Là các số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức. Trong hàm này bạn có thể dùng đến 30 đối.

Một số hàm thống kê

- AVERAGE

Hàm này trả về giá trị trung bình cộng của các số.

Cú pháp: =AVERAGE(Number1, Number2, …)

Giải thích:

Number1, Number2, … Là các số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức. Trong hàm này bạn có thể dùng đến 30 đối.

- COUNT

Đếm số ô trong dãy ô, đếm các ô có chứa số hoặc ngày tháng còn các kiểu dữ liệu khác không đếm.

Cú pháp: =COUNT(Value1, Value2, …)

Giải thích:

Value1, Value2, … Có thể là những giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức. Trong hàm này bạn sử dụng tối đa là 30 đối số.


- COUTA

Đếm số ô trong dãy ô, đếm các ô có nội dung bất kỳ.

Cú pháp: =COUNTA(Value1, Value2, …)

Giải thích:

Value1, Value2, …Có thể là những giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức.

- MAX

Hàm này trả về giá trị lớn nhất của các số.

Cú pháp: =MAX(Number1, Number2, …)

Giải thích:

Number1, Number2, … Có thể là giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức.

- MIN

Hàm này trả về giá trị nhỏ nhất của các số.

Cú pháp: =MIN(Number1, Number2, …)

Giải thích:


- MODE

Hàm này trả về số nào xuất hiện nhiều nhất trong dãy số đã cho. Nếu trong dãy số không có số nào xuất hiện lần thứ hai thì hàm sẽ trả về thông báo lỗi.

Cú pháp:


=MODE(Number1, Number2, …)

Giải thích:


- RANK

Hàm này trả về thứ hạng của một số trong dãy ô cho trước.

Cú pháp: =RANK(Number, Ref, Order)

Giải thích:

Number: Là số muốn xem thứ hạng.

Ref: Một mảng, địa chỉ ô hay dãy ô có chứa số muốn tìm thứ hạng.

Order: Đối này có giá trị số 0 và 1, qui định cách xếp thứ hạng.

Nếu Order=1: Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.

Nếu Order=0: Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ lớn đến nhỏ.

Nếu bỏ qua đối này thì Excel sẽ hiểu Order = 0.

Nhóm hàm xử lý chuỗi

- LEFT

Hàm này trả về số ký tự bên trái của chuỗi cho trước ở đối Text.

Cú pháp: =LEFT(Text, Num_chars)

Giải thích:

Text: Là chuỗi văn bản để lấy ký tự.

Num_chars: Là tổng số ký tự cần lấy ra (số nguyên).


- LEN

Hàm này trả về chiều dài của chuỗi ký tự, một khoảng trắng được xem như một ký tự.

Cú pháp: =LEN(Text)

Giải thích:

Text: Là chuỗi văn bản cần tính chiều dài.

- LOWER

Hàm này có tác dụng chuyển tất cả các chữ hoa thành chữ thường.

Cú pháp: =LOWER(Text)

Giải thích:

Text: Là chuỗi cần chuyển đổi thành chữ thường.

- MID

Hàm này có công dụng chọn và lấy ra các ký tự trong chuỗi cho trước. Ký tự đầu được lấy ra căn cứ vào đối Sbạnrt_num và tiếp tục lấy ký tự kế tiếp cho đến khi số ký tự lấy ra bằng đối Num_chars thì kết thúc.

Cú pháp: =MID(Text, Sbạnrt_num, Num_chars)

Giải thích:

Text: Là chuỗi để lấy các ký tự.

Sbạnrt_num: Là vị trí bắt đầu lấy ký tự.

Num_chars: Tổng số ký tự cần lấy ra.

- PROPER


Hàm này có tác dụng chuyển chuỗi bất kỳ sang dạng các chữ cái đầu trong một từ thành chữ hoa.

Cú pháp: =PROPER(Text)

Giải thích:

Text: Là chuỗi văn bản cần chỉnh sửa.

- REPT

Hàm này trả về chuỗi ký tự được lặp nhiều lần.

Cú pháp: =REPT(Text, Number_times)

Giải thích:

Text: là chuỗi ký tự muốn lặp lại

Number_times: Là số lần lặp của chuỗi Text.

Ví dụ:

Bạn muốn có 20 dấu chấm liền nhau mà không phải gõ từng dấu một, bạn nhấp vào ô cần thêm các dấu chấm và gõ vào công thức sau:

= Rept(".",20)

- RIGHT

Hàm này tương tự hàm LEFT nhưng nó lấy ký tự bên phải của chuỗi ký tự.

Hàm RIGHT trả về số ký tự.

Cú pháp: =RIGHT(Text, Num_chars)

Giải thích:

Text: Là chuỗi văn bản để lấy ký tự.


Num_chars: Là tổng số ký tự cần lấy ra (số nguyên).

- TEXT

Hàm này chuyển kiểu dữ liệu số hay ngày tháng thành kiểu dữ liệu chuỗi theo một định dạng cho trước.

Cú pháp: =TEXT(Value, Format_text)

Giải thích:

Value: Là giá trị số, tham chiếu ô chứa số hay công thức trả về số.

Format_text: Đối này dùng để xác định chuỗi kết quả hiển thị như thế nào? Có thể dùng các ký hiệu để định dạng cho chuỗi.

- UPPER

Hàm này chuyển chuỗi văn bản bất kỳ thành chuỗi hoa.

Cú pháp: =UPPER(Text)

Giải thích:

Text: Là chuỗi văn bản hay tham chiếu ô chứa chuỗi văn bản cần chuyển thành chữ hoa.

- VALUE

Hàm này chuyển chuỗi số thành giá trị số.

Cú pháp: =VALUE(Text)

Trong đó:

Text: Là chuỗi số muốn chuyển sang dạng giá trị số.

Nhóm hàm luận lý

- AND


Hàm này trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số đúng với điều kiện, ngược lại chỉ cần một đối số sai thì hàm sẽ trả về FALSE.

Cú pháp: =AND(Logical1, Logical2, …)

Giải thích:

Logical1, Logical2, …Là các đối số biểu diễn từng điều kiện bạn có thể sử dụng tối đa 30 đối.

- FALSE

Hàm này trả về giá trị FALSE, bạn có thể thay thế bằng cách nhập giá trị này bằng bàn phím.

Cú pháp: =FALSE() hàm này không có đối số.

- IF

Hàm này dùng để lựa chọn một trong hai, kiểm tra điều kiện ở đối Logical_test nếu đúng thì trả về đối Value_if_true, ngược lại sai trả về đối Value_if_false.

Cú pháp: =IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false)

Giải thích:

Logical_test: Là điều kiện cho trước bất kỳ, điều kiện này phải trả về TRUE hay =1 hoặc FALSE hay =0.

Value_if_true: Đối số này là bất kỳ, nó được thể hiện nếu kiểm tra điều kiện ở đối Logical_test là đúng (TRUE hay =1).

Value_if_false: Đối số này là bất kỳ, nó được thể hiện nếu kiểm tra điều kiện ở đối Logical_test là sai (FALSE hay =0).

- NOT

Hàm NOT lấy phủ định một điều kiện trong đối Logical và nó


trả về kết quả một giá trị Logic TRUE=1 (đúng) hoặc FALSE=0 (sai).

Cú pháp: =NOT(Logical)

Giải thích:

Logical: Là giá trị biểu thức luận lý bất kỳ có thể đánh giá TRUE hay FALSE.

- OR

Hàm OR trả về hai giá trị là TRUE hoặc FALSE. Hàm này chỉ cần một đối đúng trả về TRUE, tất cả các đối đều sai trả về FALSE.

Cú pháp: =OR(Logical1, Logical2, …)

Giải thích:

Logical1, Logical2, … Là một số hay một điều kiện nào đó có thể là TRUE hoặc FALSE. Trong hàm này bạn có thể sử dụng đến 30 đối.

- TRUE

Hàm này trả về trị TRUE, bạn có thể thay thế bằng cách nhập giá trị này từ bàn phím.

Cú pháp: =TRUE() Hàm này không có đối số.

Nhóm hàm thông tin

- CELL

Hàm này trả về thông tin của ô được chọn như: sự định dạng, vị trí hay nội dung…

Cú pháp:


=CELL (Info_Type, Reference)

Giải thích:

Info_Type: Đối này chứa một trong những chức năng và những chức năng này được viết dưới dạng Text, hay tham chiếu ô chứa chức năng.

Tên chức năng ý nghĩa

Address Trả về tham chiếu ô tuyệt đối.

Col Trả về số cột của đối Reference.

Color Trả về 1: nếu màu định rõ cho số âm ngược lại trả về 0.

Contents Trả về nội dung của ô trái trên, đây là giá trị không có bất kỳ xác lập nào.

Filename Trả về đường dẫn và tên tập tin của bảng tính chứa ô cần tính.

Format Trả về ký hiệu định dạng của ô được chọn. Nếu tập tin này chưa lưu hàm trả về giá trị 0.

Parenthesis Trả về 1: nếu ô được định dạng với dấu ngoặc cho số dương, ngược lại trả về số 0.

Prefix Trả về một ký hiệu để định dạng cho ô.

Protect Trả về giá trị 1 nếu ô bị khoá, 0 nếu ô bị khoá.

Row Trả về số hàng của đối Reference.


Type Trả về ký hiệu mô tả loại ô:b chỉ ô đó là ô trắng, 1 là nhãn hay chuỗi ký tự, v là giá trị.

Width Trả về chiều rộng của cột tính theo ký tự.

Reference: Là tham chiếu ô muốn biết thông tin, nếu bỏ qua đối này, Excel sẽ tham chiếu đến ô chứa hàm.

- ERROR.TYPE

Trả về giá trị lỗi để định rõ dạng lỗi đang được đánh giá.

Cú pháp: =ERROR.TYPE(Error_val)

Giải thích:

Trong đó Error_val: Là giá trị lỗi.

Giá trị lỗi Kết quả

#NULL! 1

#DIV/0! 2

#VALUE! 3

#REF! 4

#NAME? 5

#NUM! 6

#N/A 7

Các giá trị lỗi khác #N/A

- INFO


Trả về thông tin về môi trường tính toán hiện hành.

Cú pháp: =INFO(Type_text)

Giải thích:

Type_text: Là chuỗi văn bản xác định thông tin cần chọn hay là tham chiếu ô chứa chuỗi.

- ISBLANK

Hàm này dùng để xác định xem liệu có ô trống trong dãy ô muốn kiểm tra hay không. Kết quả trả về của hàm là giá trị logic nếu tham chiếu đến ô trống.

Cú pháp: =ISBLANK(Value)

Giải thích:

Value: Là một giá trị. Giá trị này có thể là: nội dung bất kỳ được nhập vào hay tham chiếu ô.

- ISERROR

Hàm này kiểm tra để tìm lỗi trong Excel bất kỳ. Trả về một giá trị logic TRUE hoặc FALSE.

Cú pháp =ISERROR(Value)

Giải thích:

Value: Là một giá trị. Giá trị có thể là nội dung bất kỳ hoặc tham chiếu ô.

- ISNONTEXT

Hàm này có tác dụng kiểm tra giá trị không phải là chuỗi. Nếu là chuỗi trả về giá trị FALSE, ngược lại không phải thì trả về TRUE.


Cú pháp: =ISNONTEXT(Value)

Giải thích:


- ISNUMBER

Hàm này có tác dụng kiểm tra giá trị có phải là số hay không? Nếu phải thì trả về TRUE, ngược lại trả về giá trị FALSE.

Cú pháp: =ISNUMBER(Value)

Giải thích:


- ISTEXT

Hàm này kiểm tra để tìm chuỗi và trả về giá trị TRUE nếu đúng, ngược lại là FALSE.

Cú pháp: =ISTEXT(Value)

Giải thích:

Value: Có thể là địa chỉ ô hoạc một giá trị xác định

- N

Hàm này có tác dụng đổi một giá trị sang một số.

Cú pháp: =N(Value)

Trong đó:

Value: Là một giá trị muốn đổi sang số. Bảng dưới đây liệt kê


kết quả trả về của hàm N>

Giá trị Kết quả

Giá trị số Chính số đó

Ngày Số xê- ri

TRUE 1

Các giá trị khác 0

- TYPE

Trả về kiểu số đại diện cho loại giá trị chứa trong ô.

Cú pháp: =TYPE(Value)

Giải thích:

Value: Có thể là trị số, chuỗi, giá trị logic, giá trị lỗi và mảng. hàm Type trả về một trong các kết quả sau đây.

Giá trị Kết quả

Trị số 1

Chuỗi 2

Giá trị logic 4

Giá trị lỗi 16

Mảng 64


1.9. Làm việc với cơ sở dữ liệu

1.9.1. Khái niệm

- Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các mẫu tin được tổ chức theo cấu trúc cột và dòng để có thể dễ dàng thực hiện các công việc quản lý.

- Bảng tính chính là một cơ sở dữ liệu, được tập hợp bởi hai thành phần là chiều ngang và chiều dọc đó là một bảng hai chiều.

+ Theo chiều ngang: Trong cơ sở dữ liệu các cột này còn gọi là các trường (Fields), mỗi trường có kiểu dữ liệu của nó như: trường số thứ tự, trường họ tên, trường số ngày làm việc…

+ Theo chiều dọc : Mỗi dòng trong bảng tính gọi là mẫu tin hay còn gọi là bản ghi (Tập hợp các kiểu dữ liệu để mô tả một đối tượng nào đó gọi là bản ghi (Record)). Bản ghi này khác bản ghi kia bởi giá trị dữ liệu xác định trong các trường.

Tập hợp các bản ghi là một cơ sở dữ liệu. Trong Excel mỗi lần tạo bảng tính đồng nghĩa với việc bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu.

Bạn có thể thao tác với bảng ghi mà mình đã tạo ra:

- Xem và sửa nội dung của các bản ghi.

- Thêm hoặc xoá bản ghi.

- Sắp xếp và lọc bảng ghi theo các khoá.

- Tính tổng và tổng con cho các trường dữ liệu kiểu số.

- Chuyển đổi các trường thành các bản ghi cho một đối tượng nào đó.

+ Trước khi thực hiện các lệnh về cơ sở dữ liệu, bạn phải đặt ô hiện hành trong phạm vi cơ sở dữ liệu mới thực hiện các lệnh áp dụng cho cơ sở dữ liệu.

+ Khi thực hiện áp dụng các lệnh cho cơ sở dữ liệu thì Excel sẽ tự động khoanh vùng các ô liền nhau và xem đó là một cơ sở dữ


liệu trong bảng tính. Nếu bạn muốn nhiều hơn một cơ sở dữ liệu trong cùng bảng tính thì các danh sách phải cách nhau ít nhất bởi một dòng hay cột trống.

+ Các quy tắc để tạo cơ sở dữ liệu trong một bảng tính.

+ Dòng đầu tiên trong bảng tính phải là tiêu đề cột của danh sách.

+ Trong một danh sách không được có dòng trống hay cột trống, nếu có khoảng trống trong bảng tính thì Excel xem dữ liệu sau khoảng trống là một cơ sở dữ liệu khác.

1.9.2. Tìm kiếm bản ghi

Trong cơ sở dữ liệu có vài ngàn mẫu tin, việc tìm kiếm một mẫu tin trong cơ sở dữ liệu này gặp rất nhiều khó khăn vì nó quá lớn. Để khắc phục điều này Excel cung cấp cho bạn công cụ tìm kiếm các mẫu tin theo một điều kiện nào đó. Tìm kiếm một mẫu tin trong cơ sở dữ liệu bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

- Bật và kích hoạt tập tin cơ sở dữ liệu cần thêm mẫu tin.

- Từ Menu Bar chọn Data\Form…


Xuất hiện hộp thoại, từ hộp thoại này hãy nhấp vào nút Criteria một hộp thoại khác xuất hiện.

- Nhập dữ liệu vào hộp thoại để làm tiêu chuẩn tìm kiếm. Đối với dữ liệu kiểu chuỗi: bạn có thể sử dụng các dấu đại diện (dấu ?, dấu * ) để tìm kiếm. Đối với dữ liệu số: bạn có thể sử dụng


các toán tử so sánh (=, >, >=, <, <=) để tìm kiếm.

- Khi nhập xong các điều kiện tìm kiếm, nhấn Enter để thực hiện tìm kiếm. Nhấn nút Close để kết thúc.

1.9.3. Xem mẫu tin

- Từ Menu Bar\Data\Form… hộp thoại xuất hiện.

Trong hộp thoại xuất hiện, bạn sẽ thấy được: tên các trường; khung hiển thị dữ liệu và để nhận dữ liệu; chỉ hiển thị dữ liệu không cho nhập vì kiểu dữ liệu của trường này là kiểu công thức; thanh trượt dùng để di chuyển giữa các mẫu tin trong bảng tính; các nút lệnh để áp dụng cho mẫu tin; hiển thị mẫu tin hiện hanh và tổng số mẫu tin.

- Di chuyển chuột đến mũi tên của thanh trượt và nhấp vào đó để xem các mẫu tin, bạn cũng có thể nhấp vào nút File Prev để xem mẫu tin kế bên trên mẫu tin hiện hành, nhấp vào nút Find Next để xem mẫu tin kế dưới mẫu tin hiện hành.

- Nhấp vào nút Close để đóng hộp thoại.

1.9.4. Thêm bản ghi mới

Trong một cơ sở dữ liệu đã được tạo trước (một bảng tính đã được tạo trước) bây giờ bạn muốn thêm mẫu tin mới vào cơ sở dữ liệu này hãy làm như sau:

- Bật và kích hoạt tập tin dữ liệu cần thêm mẫu tin.


- Từ Menu Bar chọn Data\Form…

- Từ hộp thoại nhấp New để tạo thêm mẫu tập tin mới vào cơ sở dữ liệu.

- Sau khi nhấp lệnh New thì các ô trống xuất hiện, hãy nhập dữ liệu theo các trường của danh sách tại các ô trống này. Di chuyển con nháy trong các trường bằng cách dùng chuột hay nhẫn phím Tab trên bàn phím.

- Khi nhấp xong các trường, nếu muốn thêm mẫu tin tiếp theo hãy nhấn Enter trên bàn phím. Nhấp nút Close để kết thúc công việc thêm mẫu tin.

1.9.5. Lọc các bản ghi

Lọc mẫu tin là cách dễ dàng và nhanh chóng để tìm và làm việc với các mẫu tin trong cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu được lọc hiển thị các mẫu tin đáp ứng tiêu chuẩn mà bạn chỉ định cho một trường. Excel cung cấp hai lệnh: AutoFilter dùng để lọc tự động với tiêu chuẩn đơn giản và Advanced Filter dùng để lọc cho tiêu chuẩn phức tạp hơn.

Việc lọc không giống việc sắp xếp, lọc mẫu tin có tác dụng che tạm thời các mẫu tin mà bạn không muốn hiển thị và nó không sắp xếp trật tự các mẫu tin đó. Khi đã lọc các mẫu tin, bạn có thể chỉnh sửa, định dạng các mẫu tin này trong cơ sở dữ liệu mà không ảnh hưởng đến các mẫu tin khác.

Lọc tự động bằng AutoFilter

Lọc tự động là cách lọc đơn giản và nhanh nhất. Trong đó bạn có thể chọn những tiêu chuẩn do Excel phát hiện thấy có trong trường dữ liệu hoặc bạn cũng có thể sử dụng các câu lệnh đi theo nó. Thực hiện lọc bằng cách:

- Bật và kích hoạt tập tin cơ sở dữ liệu cần lọc các mẫu tin.

- Từ Menu Bar vào Data\Filter\ AutoFilter Khi thực hiện lệnh này thì các hình vuông chứa mũi tên hình tam giác hiện lên ở phía phải trong hàng đầu của mỗi trường.


- Lọc tự động các điều kiện có sẵn.

Nhấp vào mũi tên hình tam giác của trường cần lọc để hiện lên danh sách, từ danh sách này hãy nhấp chọn một mẫu tin có sẵn để lọc và lấy ra các thành phần của nó.

Sử dụng điều kiện trong khi lọc

Nhấp vào mũi tên hình tam giác trong trường cần lọc, xuất hiện danh sách, trong danh sách này ngoài các mẫu tin có sẵn và nó có chứa các lệnh để bạn lọc theo điều kiện.

- Lệnh All: Dùng để hiển thị lại danh sách sau khi lọc.

- Lệnh Top 10: Lệnh này dùng để lọc các mẫu tin lớn nhất và nhỏ nhất. Nhấp lệnh này thì hộp thoại sau xuất hiện.

- Ô trái: Nhấp vào mũi tên để bật danh sách trong danh sách này có hai tùy chọn.

+ Top: Lọc những các mẫu tin từ lớn đến nhỏ.

+ Bottom: Lọc các mẫu tin từ nhỏ đến lớn.

- Ô giữa: Cho phép bạn chọn số mẫu tin. Để thay đổi số này có hai cách: nhấp vào mũi tên lên để tăng, mũi tên xuống để giảm, bạn cũng có thể nhập số này trực tiếp từ bàn phím.

- Ô bên phải: Dùng để chọn mẫu tin, có hai chức năng: Items và Percent. Với chức năng Items: cho phép bạn chọn các mẫu tin toàn, với Percent: cho phép bạn lọc các mẫu tin trên cùng hay dưới cùng theo phần trăm.

Chú ý: Lệnh này chỉ có tác dụng với dữ liệu kiểu số, ngoài ra không có tác dụng với các dữ liệu khác.


- Nhấp Ok để lọc, nhấp nút Cancel để huỷ bỏ chế độ lọc.

- Lệnh Custom: Lệnh này dùng để lọc các mẫu tin có điều kiện. Nhấp chọn lệnh Custom.

- Hàng thứ nhất, khung bên trái: Khung này cho phép bạn chọn điều kiện để lọc các mẫu tin, nhấp vào mũi tên để bật danh sách chứa những điều kiện.

+ Equals: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong cơ sở dữ liệu bằng với mẫu tin ở khung bên phải.

+ Does not Equals: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong cơ sở dữ liệu khác với mẫu tin ở khung bên phải.

+ Conbạnins: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong cơ sở dữ liệu bằng với mẫu tin ở khung bên phải.

+ Does not Conbạnins: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong cơ sở dữ liệu khác với mẫu tin ở khung bên phải.

+ Is Greater than: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong bảng tính lớn hơn so với mẫu tin ở khung bên phải.

+ Is Greater than or Equal to: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong cơ sở dữ liệu lớn hơn hoặc bằng so với mẫu tin ở khung bên phải.

+ Is less than: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong bảng tính nhỏ hơn so với mẫu tin ở khung bên phải.


+ Is Less Than or Equal to: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong bảng tính nhỏ hơn hoặc bằng so với mẫu tin ở khung bên phải.

+ Begin With: Dùng để lọc phần đầu của chuỗi Text.

+ Does not Begins With: Dùng để bỏ lọc phần đầu của chuỗi Text.

+ Ends With: Dùng để lọc phần cuỗi của chuỗi Text,

+ Doex not Ends With: Dùng để bỏ lọc phần đầu của chuỗi Text.

- Hàng thứ nhất, khung bên phải: Dùng để nhập Text hay số từ bàn phím, bạn có thể nhấp vào mũi tên kế bên để chọn trong danh sách này các khoá dùng để so sánh.

+ And: Nếu chọn chức năng này thì Excel thực hiện: với hàng trên và hàng dưới cùng thoả điều kiện thì in mẫu tin đó ra, ngược lại chỉ cần một cái sai thì không in gì cả (tương tự hàm AND).

+ Or: Nếu chọn chức năng này thì Excel thực hiện: với hàng trên hoặc hàng dưới thoả điều kiện thì in mẫu tin đó ra, ngược lại hai cái đều sai thì không in gì cả (tương tự hàm OR).

- Các khung trong hàng thứ hai tương tự các khung trong hàng thứ nhất.

- Nhấp OK để lọc, nhấp nút Cancel huỷ bỏ chế độ lọc.

Lọc cao cấp bằng Advanced Filter

Lọc dữ liệu với cơ chế lọc tự động bằng AutoFilter chỉ có thể tiến hành trên một trường dữ liệu nào đó nên còn rất nhiều hạn chế. Cơ chế lọc cao cấp bằng Advanced Filter sẽ cho phép lọc trên nhiều trường khác nhau gọi là vùng tiêu chuẩn lọc (Criteria Range), nó tạo điều kiện cho việc lọc dữ liệu đa dạng hơn. Lọc cao cấp bằng Advanced Filter hãy thực hiện như sau:

- Bật tập tin cơ sở dữ liệu (bật bảng tính) cần lọc các mẫu tin và


tạo điều kiện dùng để lọc.

- Khi tạo điều kiện xong, di chuyển và nhấp chuột vào một ô bất kỳ bên trong cơ sở dữ liệu cần lọc.

- Từ Menu Bar vào Data\Filter\Advanced Filter… hộp thoại Advanced Filter xuất hiện.

Action: Trong khung này có hai tùy chọn để lựa:

Filter the List, In- Place: Cho phép bạn đặt các mẫu tin được lọc (các mẫu tin thoả mãn điều kiện) ngay trên cơ sở dữ liệu cũ, và tạm thời che các mẫu tin khác không thoả điều kiện trong cơ sở dữ liệu cũ.

Copy to Another Location: Cho phép đặt các mẫu tin được lọc (các mẫu tin thoả điều kiện) ở một nơi khác và nơi này được chỉ định trong hộp Copy to.

List Range: Chứa vùng dữ liệu tham gia vào để lọc trong cơ sở dữ liệu.

Bạn có thể điều chỉnh địa chỉ ô trong hộp này để giới hạn các mẫu tin tham gia vào để lọc bằng hai cách sau:

+ Nhấp chuột vào hộp List Range để chèn con nháy và nhập địa


chỉ tuyệt đối ô vào khung từ bàn phím.

+ Nhấp chuột vào hộp List Range để chèn con nháy, di chuyển chuột đến góc trên bên trái của mẫu tin đầu tham gia vào để lọc, nhấp chuột trái rê xuống góc dưới bên phải của mẫu tin cuối tham gia vào để lọc trong cơ sở dữ liệu, thả chuột. Vùng được chọn sẽ có viền đen trắng chạy xung quanh.

Hộp Criteria Range: Chứa địa chỉ tuyệt đối ô của vùng tiêu chuẩn hay còn gọi là vùng chứa các điều kiện. Bạn càn phải điền rõ địa chỉ khối ô nào chứa điều kiện để Excel căn cứ cào các điều kiện đó mà lọc ra những mẫu tin theo đúng yêu cầu.

+ Nhấp chuột vào hộp Criteria Range để chèn con nháy và nhập địa chỉ tuyệt đối ô chứa điều kiện vào khung từ bàn phím.

+ Nhấp chuột vào hộp Criteria Range để chèn con nháy, di chuyển chuột đến góc trên bên trái của đầu khối ô chứa điều kiện, nhấp chuột trái rê xuống góc dưới bên phải của cuối khối ô chứa điều kiện trong cơ sở dữ liệu, thả chuột. Vùng được chọn có viền đen trắng chạy xung quanh.

Copy to: Nếu chọn chức năng Copy to Anther Location ở phần trên, thì hộp Copy to cho phép bạn chỉ định địa chỉ ô để chứa các mẫu tin được lọc.

Unique Records Only: Nếu chọn hộp kiểm này thì Excel cho phép hiển thị một mẫu tin duy nhất trong các mẫu tin giống nhau. Ngược lại không chọn thì Excel cho hiển thị hết tất cả các mẫu tin giống nhau.

- Lựa chọn các chức năng trong hộp thoại xong, nhấp OK để áp dụng

Chú ý: Để hiển thị các mẫu tin bị che do việc lọc gây ra hãy vào Menu Bar vào Data\Filter\Show All.


1.9.6. Xoá bản ghi

Để loại bỏ toàn bộ mẫu tin hiện hành ra khỏi cơ sở dữ liệu bạn hãy thực hiện như sau:

- Bật cơ sở dữ liệu cần chỉnh sửa, nhấp vào cơ sở dữ liệu để kích hoạt.

- Từ Menu Bar vào Dat\Form…

- Bạn có thể sử dụng nút Criteria để tìm kiếm mẫu tin cần xoá hay dùng các nút Find Prev và FindNext để di chuyển đến mẫu tin cần xoá.

- Khi đã tìm được mẫu tin cần xoá, nhấp nút Delete để xoá mẫu tin hiện hành. Sau khi nhấp Delete hộp thông báo hiện lên màn hình, nhấp Ok để chấp nhận xoá hay nhấp Cancel để bỏ lệnh xoá.

1.9.7. Pivot Table

Tạo Pivot Table

Tính năng Pivot Table rất hữu dụng khi chúng bạn cần xem từng phòng, bạn có bao nhiêu người hay tổng lương các phòng ban và tổng lương trong toàn đơn vị… một cách nhanh chóng. Để tạo Pivot Table bạn làm như sau:


- Nhấp chuột vào một ô bất kỳ trong bảng tính

- Từ Menu Bar vào Data\ Pivot Table and PivotChart Report. Hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 1 of 3 xuất hiện.

Where is the Data that you want to:

+ Microsoft Excel List or DaTabase: Danh sách hoặc cơ sở dữ liệu của Microsoft.

+ Enternal Data Source: Sử dụng nguồn dữ liệu khác.

+ Multiple Consolidation Ranges : Hợp nhất các vùng dữ liệu lại.

+ Another Pivot Table Report or PivotChart Report: Từ một Pivot Table hay từ một PivotChart Report khác.

+ What kind of Report do you want to Creat có các chức năng sau:

+ PivotTable: Tạo một Pivot Table.

+ PivotChart Report (with PivotTable Report:): Tạo một biểu đồ cùng với một Pivot Table

Nhấp Cancel để huỷ bỏ công việc tạo Pivot Table


Nhấp Finish để thực hiện tạo Pivot Table nhanh và không có lựa chọn.

- Chọn xong các chức năng trong hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 1 of 3, nhấp vào nút Next hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 2 of 3 hiện lên màn hình:

Range: Cho phép bạn chọn vùng dữ liệu trong bảng tính để tạo nên Pivot Table. Thông thường Excel tự động chọn vùng dữ liệu, nếu thấy thích hợp bạn nên chọn vùng dữ liệu này.

- Chọn vùng dữ liệu cho hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 2 of 3 hãy nhấp Next để bật hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 3 of 3.

Net Worksheet: Nếu chọn chức năng này thì Pivot Table được tạo trên một Sheet mới.

Existing: Nếu chọn chức năng này thì Pivot Table được tạo ngay trong bảng tính chứa dữ liệu, và ô bắt đầu của Pivot Table được chỉ ra trong khung kế dưới.


Layout: Nhấp vào nút Layout để bật hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Layout

Các nhãn: Là tên các nhóm của trường mà bạn muốn tạo Pivot Table được hiển thị trong các nút trường tại vị trí số (1) xem hình trên, bạn có thể chỉ định vị trí hiển thị các nhãn này bằng cách: Nhấp chuột vào một nhãn và rê đến một trong các vị trí của số (2). COLUMN: Hiển thị theo cột, Row: Hiển thị theo dòng, PAGE: Hiển thị theo từng trang (nhóm), Data: Hiển thị dữ liệu.

Đưa các nhãn ở vị trí số (1) vào các khung ở vị trí số (2) xong, nhấp OK để trở về hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 3 of 3.

Options: Nhấp nút Option để bật hộp thoại Pivot Table Options, bạn có thể chọn các chức năng trong hộp thoại này và nhấp OK để trở về hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 3 of 3.

- Sau khi chọn các chức năng PivotChart Wizard- Step 3 of 3 xong, nhấp Finish để tạo Pivot Table.

Chỉnh sửa Pivot Table


Sau khi tạo được một Pivot Table, bạn có thể chỉnh sửa và thay đổi các trường trên hay cách thể hiện các trường trên Pivot Table đã tạo này.

- Nhấp chuột vào một ô bất kỳ trong Pivot Table cần chỉnh sửa.

- Từ Menu Bar vào Data\Pivot Table and PivotChart Report. Excel sẽ chuyển thẳng vào hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 3 of 3, từ đây bạn có thể chỉnh sửa hay thay đổi cách thể hiện các trường trong hộp thoại này, những thay đổi sẽ được áp dụng cho Pivot Table đã tạo ngay sau khi nhấn Finish trong hộp thoại.

Tạo biểu đồ từ dữ liệu trong Pivot Table

- Nhấp chuột vào một ô kất kỳ trong bảng tính cần tạo biểu đồ.

- Từ Menu Bar vào Data\Pivot Table and PivotChart Report. Xuất hiện hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 1 of 3

- Nhấp chọn chức năng PivotChart Report (with PivotTable Report:) trong hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 1 of 3 và tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo tương tự như các bước tạo Pivot Table.

Sau khi thực hiện các bước trên và bạn nhận được một biểu đồ, và đồng thời Excel sẽ tự động tạo một Pivot Table trên một Sheet khác phù hợp với biểu đồ.


1.10. Các vấn đề khác

1.10.1. Chèn hình ảnh vào bảng tính

- Draw: một Menu hiển thị khi bạn nhấp chọn công cụ này, các lệnh trong Menu này dùng để xử lý các tuỳ chọn cho các đối tượng hình ảnh mà bạn đã tạo ra trên trang bảng tính.

- Select Objects: Khi nhấp vào biểu tượng này thì co trỏ trở thành công cụ để chọn đối tượng đồ hoạ.

- AutoShapes: Nhấp vào nút này để bật Menu, trong Menu hiển thị các Menu con. Các Menu con này chứa đựng các hình dạng vẽ có sẵn.


+ Line: Dùng để vẽ một đường thẳng

+ Arrow: Dùng để vẽ một đường thẳng có mũi tên và đầu mũi tên xuất hiện ở điểm cuối của con chuột trong khi vẽ.

+ Recbạnngle: Dùng để vẽ một hình chữ nhật, hình vuông.

+ Oval: Dùng để vẽ một hình Elip hay hình tròn.

+ Text Box: Dùng để tạo khung chữ tự do, bạn có thể đặt khung này bất kỳ nơi đâu trong bảng tính.

- Word Art: Nhấp vào biểu tượng này để bật hộp thoại Word Art. Trong hộp thoại có các kiểu chữ có sẵn, bạn có thể chọn cho mình một kiểu chữ thích hợp để trang trí cho bảng tính.


- Insert Diagram: Dùng để vẽ lưu đồ, nhấp vào biểu tượng này để bật hộp thoại Diagram Gallery (hình 2.87), trong hộp thoại này hãy chọn một kiểu lưu đồ thích hợp để đưa ra bảng tính.

- Clip Art: Cho phép bạn chèn hình ảnh có sẵn vào bảng tính. Nhấp vào biểu tượng để bật thư viện chứa hình ảnh đồ hoạ, nhấp đôi vào hình thích hợp để đưa ra bảng tính.


- Insert Picture: ngoài những hình ảnh có sẵn của chương trình, bạn cũng có thể chèn hỉnh ảnh bất kỳ nhờ tùy chọn này. Khi đó một hộp thoại sẽ xuất hiện để bạn tìm đường dẫn đến file hình ảnh mà bạn cần chèn.


- Fill Color: Dùng để tô màu cho đối tượng đồ hoạ. Nhấp vào biểu tượng để bật bảng màu, chọn một màu hay chọn màu bằng hiệu ứng khác trong bảng màu.

- Line Color: bạn tô màu cho đối tượng là đường được tạo bởi công cụ vẽ, chẳng hạn như các đường bao quanh. Nhấp vào biểu tượng để bật bảng màu, chọn một màu hay chọn bằng hiệu ứng khác trong bảng màu.

- Font Color: tô màu cho đối tượng dạng chữ. Nhấp vào biểu tượng này để bật bảng màu, chọn một màu thích hợp trong bảng màu


- Line Style: Biểu tượng này cho phép bạn chọn kiểu và độ dày cho đối tượng vẽ các đường cong hay đường thẳng.

- Dash Style: Nhấp vào biểu tượng này bạn có thể chọn các kiểu đường gạch chấm cho đối tượng vẽ.


- ArRow Style: chọn các kiểu mũi tên cho đối tượng vẽ các đường thẳng.

- Shadow Style: tạo ra bóng đổ cho đối tượng vẽ. Nhấp vào biểu tượng để bật danh sách các kiểu bóng đổ, chọn kiểu bóng đổ trực tiếp hay tuỳ biến bóng đổ bằng cách nhấp vào Shadow Setting để điều chỉnh bóng đổ.


- 3- D Style: tạo dạng không gian 3 chiều cho đối tượng.

1.10.2. Thay đổi dấu phân cách giữa các đối số

Thường sử dụng dấu phẩy (,) để dùng làm phân cách các đối số trong tất cả các chương trình kể cả Excel. Nhưng đôi khi cũng có sự thay đổi, do người sử dụng thích phân cách các đối số là dấu chấm phẩy, thì khi dùng chương trình Excel đó bạn phải biết để sử dụng cho đúng hoặc bạn có thể đổi lại dấu chấm phẩy để ngăn cách.

Thay đổi dấu ngăn cách bạn làm theo cách sau.


- Từ Menu Sbạnrt\Setting\Control Panel

Cửa sổ Control Panel xuất hiện:

Nhấp chọn mục Regionl and language Options, hộp thoại Regionl and language Options xuất hiện (hình 2.128), bạn chọn Customize


- Nhấp chọn nhãn Number trong hộp thoại.

- Trong khung List Separator cho phép chọn dấu ngăn của các đối tượng hàm.

Nếu nhập dấu phẩy, có nghĩa ngăn cách giữa các đối là dấu phẩy (,).

- Chọn kiểu dấu ngăn cách thích hợp, nhấp vào nút Apply để chấp nhận dấu ngăn cách.

- Nhấp OK để đóng hộp thoại.

1.10.3. Autocorrect Options.

Autocorrect có tác dụng giúp bạn định dạng những từ khóa cho một cụm từ nào đó. Khi đó bạn chỉ cần gõ từ khóa, nhấn phím cách các cụm từ được gán từ khóa sẽ tự động được thay thế.


- Bật hộp thoại AutoCorrect: Từ Menu Bar vào Tools\ AutoCorrect Options…

Chương trình cung cấp cho bạn hộp thoại AutoCorrect để bạn thực hiện việc xác lập từ khóa.


Nhấp chon nhãn AutoCorrect.

- Tại Replace: Gõ nhập chữ đại diện cho dòng chữ bên khung With.

- Khung With nhập dòng chữ cần thay.

- Gõ nhập xong, nhấp vào Add để cộng thêm vào.

- Nhấp Ok để chấp nhận.

Khi soạn thảo trong bảng tính, gặp từ vừa đặt nó lập tức thay thế dòng chữ trong khung With.

2.10.4. Bảo mật dữ liệu

Sử dụng lệnh Protection trên Menu Tools.

- Chọn ô, vùng cần bảo vệ.

- Chọn Menu \FormatCell … để gọi hộp thoại FormatCell và


chọn nhãn Protection.

+ Locked: Bật/tắt tính năng khoá dữ liệu.

+ Hidden: Bật/tắt tính năng che dấu dữ liệu.

- Nhấp Ok để chấp nhận.

Thiết lập chế độ bảo mật

- Chọn Menu Tools\ Protection\Protect Sheet…


Hộp thoại Protect Sheet xuất hiện:

Chọn các chức năng trong khung Allow all Users of this


Worksheet to để xác lập bảo mật cho ô, dòng và cột.

- Nhập mật mã vào khung Password to Unprotect Sheet.

- Nhấp OK, một hộp thoại xuất hiện.

- Nhập lại mật mã mới vừa nhập, nếu nhập sai Excel sẽ báo lỗi và cho nhập lại.

- Nhấn OK để hoàn tất quá tình thiết lập.

Chú ý: Khi áp dụng lệnh này, bảng tính của bạn chỉ có xem mà không thể thực hiện được các lệnh trên bảng tính này.

Bỏ chế độ bảo mật

- Chọn Menu Tools\ Protection\ Unprotect Sheet…


Chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại để bạn đăng nhập mật mã cho việc hủy bỏ.

- Nhập mật mã đã nhập trước.

- Nhấp OK để bỏ chế độ bảo vệ.

Bạn cần nhập đúng mật mã của bảng tính mà bạn đã gán thì chương trình mới thực hiện việc huỷ bỏ.

1.10.5. In ấn

Định dạng trang giấy để in

Bạn cần định dạng cho trang in trước khi thực hiện việc in.

- Từ Menu Bar vào File\Page Setup… Hộp thoại Page Setup hiện lên màn hình, từ hộp thoại này chọn Tab Page


+ Orienbạntion: xác định hướng trang giấy để in dữ liệu.

Portrait: in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy.

Landscape: dữ liệ ra theo chiều ngang của trang giấy.

+ Scaling: xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra khít với chiều ngang hay chiều dọc của giấy. Có các chức năng cho bạn chọn như sau:

Adjust to: thay đổi tỷ lệ của dữ liệu khi in ra giấy, giá trị này nằm trong khoảng từ 10% đến 400%, mặc định là 100%.

Fit to: thay đổi vừa khít theo chiều ngang của giấy.

Wide by: thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.

Pager Size: lựa chọn các khổ giấy. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách các khổ giấy và chọn một khổ giấy thích hợp.

Print Quality: lựa chọn chất lượng in (chất lượng in có nghĩa là số chấm điểm trên một Inch, số này càng lớn thì khi in ra dữ liệu sẽ mịn hơn), nhấp vào mũi tên hình tam giác để chọn số


của chất lượng in. Thông thường người bạn chọn 600dpi.

Fist Page Number: chỉ định đánh số trang đầu tiên cho bảng tính có nhiều số trang.

Nhấp các nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.

- Chọn lựa các định dạng trong hộp thoại cho thích hợp với từng tài liệu.

- Chọn xong nhấp OK

Căn lề giấy cho trang in

Từ Menu Bar vào File\Page Setup… Hộp thoại Page Setup hiện lên màn hình, từ hộp thoại này chọn Tab Margins (hình 2.139).

+ Top: định khoảng cách từ mép trên của trang giấy đến nội dung dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 1Inch.

+ Header: định khoảng cách của tiêu đề đầu trang. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.5Inch.


+ Left: định khoảng cách từ mép trái của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.75 Inch.

+ Hộp Right: định khoảng cách từ mép phải của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.75 Inch.

+ Hộp Bottom: định khoảng cách từ mép dưới của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 1 Inch.

+ Hộp Footer: định khoảng cách của tiêu đề cuối trang. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.5Inch.

+ Chức năng Horizonbạnlly: Nếu nhấp chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều ngang, ngược lại không chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.

+ Chức năng Vertically: Nếu nhấp chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều dọc, ngược lại không chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.

Nhấp các nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.

- Điều chỉnh các chức năng trong hộp thoại cho thích hợp với từng tài liệu.

- Chọn xong nhấp OK để áp dụng.

In các tiêu đề đầu và cuối trang.

- Từ Menu Bar vào File\Page Setup… Hộp thoại Page Setup hiện lên màn hình, từ hộp thoại này chọn nhãn Header/Footer (hình 2.131).


+ Header và Footer: chương trình đề nghị sử dụng mục có sẵn dùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách, chọn trong danh sách này một mục để dùng làm tiêu đề đầu hay cuối trang.

+ Custom Header: tạo tiêu đề đầu trang tuỳ ý. Nhấp vào nút Custom Header hộp thoại sau hiện lên màn hình như sau:

Các biểu tượng trong hộp thoại

Biểu tượng Mã Công dụng


Biểu tượng này dùng để

định dạng Font chữ cho tiêu đề,

&[Page] In số trang hiện hành

&[Page] In tổng số trang của bảng

tính.

&[Date] Hiển thị ngày hiện hành

&[Time] Hiển thị giờ hiện hành

&[Path]&[File] Hiển thị tên ổ đĩa chứa tập

tin bảng tính và tên tập tin bảng tính đang sử dụng.

&[File] Hiển thị tên tập tin bảng

tính đang sử dụng.

&[Tab] Hiển thị tên bảng tính hiện

hành.

&[Picture] Có tác dụng lấy hình ảnh

từ bên ngoài vào.

Có tác dụng chỉnh sửa hình

ảnh được đưa vào ở bước trên.

+ Left Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên góc trên bên trái của trang giấy.

+ Center Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ


(chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên giữa trang giấy.

+ Right Section: nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên góc trên bên phải của trang giấy.

+ Custom Footer: Tương tự nút Custom Header.

Nhấp các nút Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trớc khi in và các tuỳ chọn trong khi in.

- Lựa chọn các chức năng trong hộp thoại cho thích hợp với từng tài liệu.

- Chọn xong nhấp OK để áp dụng.

Lựa chọn bảng tính khi in

- Chọn bảng tính cần xem trước

- Chọn một trong những cách sau để thể hiện việc xem trước khi in bảng tính.

- Từ Menu Bar vào File\Print Preview.

- Nhập vào biểu tượng Print Preview trên thanh công cụ Standard.

- Chọn nút Print Preview trong các hộp thoại Print và Page Setup.


+ Next: Nhấp vào nút này để xem trang kế sau trang hiện hành.

+ Previous: : Nhấp vào nút này để xem trang kế trước trang hiện hành.

+ Zoom: Phóng to hay thu nhỏ trang in trên màn hinh.

+ Print: Dùng để in bảng tính ra giấy.

+ Setup: Nhấp vào nút này sẽ hiển thị hộp thoại Page Setup.

+ Margins: Hiển thị các đường kẻ của các lề và các cột để bạn chỉnh các lề, chiều rộng các cột bằng cách nhấp chuột kéo rê tại lề hay các cột.

+ Page Break Preview: Nhấp vào nút này thì toàn bộ dữ liệu sẽ được phân trang và hiển thị ở chế độ soạn thảo bình thường. Để bỏ chế độ này: vào lại chế độ xem bảng tính trước khi in (Print Preview) và nhấp vào nút Normal View.

+ Close: Dùng màn hình xem bảng tính trước khi in và trở về màn hình trang bảng tính.

+ Help: Hướng dẫ về các nút lệnh trong màn hình xem bảng tính trước khi in.


Thực hiện in bảng tính

- Bật hộp thoại Print chọn một trong những các sau:

- Từ Menu Bar vào File\Print…

- In không định dạng: Nhấp vào biểu tượng Print trên thanh công cụ Sbạnndard

- Nhấn Ctrl+ P.


+ Name: chọn lựa máy in bảng tính ra giấy. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách các loại máy in và chọn một loại máy in thích hợp để in.

+ Properties: Nút này dùng để điều chỉnh các thông số cho máy in.

+ Print to File: in dữ liệu vào một File khác. Khi chọn chức năng này và nhấp OK thì xuất hiện hộp thoại Print to File, trong hộp thoại này bạn hãy đặt tên và định vị nơi để lưu tập tin mới, chọn xong hãy nhấn Ok để in dữ liệu tập File mới.

+ Print Range: Có các chức năng sau:

+ All: in tất cả các trang có trong bảng tính và bắt đầu từ trang đầu tiên của bảng tính.

+ Pages (s): in theo số trang được chỉ định sẵn trong hai hộp sau:

+ From: Chứa trang bắt đầu được in ra, nhấp chuột vào hai mũi tên trong hộp From để xác định số trang đầu hoặc bạn chèn con nháy vào hộp và nhập vào số trang đầu từ bàn phím.


+ To: Chứa trang cuối cùng được in ra, nhấp chuột vào hai mũi tên trong hộp To để xác định số trang cuối hoặc bạn chèn con nháy vào hộp và nhập vào số trang cuối từ bàn phím.

+ Print What:

Selection: in theo khối đã chọn.

Active Sheet (s): theo bảng tính đã chọn.

Entire Workbook: in ra toàn bộ cửa sổ bảng tính đã chọn.

+ Copies:

Number of Copies: in nhiều bảng như nhau. Nhấp chuột vào hai mũi tên trong hộp Number of Copies để xác định số bản in hoặc bạn chèn con nháy vào hộp và nhập vào số bản in từ bàn phím.

Collate: hỗ trợ cho việc in nhiều bản sao. Nếu nhấp chọn chức năng này có nghĩa là in toàn bộ dữ liệu trong bảng tính rồi mới lặp lại và in bản sao thứ nhất của tài liệu cũng từ trang đầu đến trang cuối, tiếp tục in cho các bản sao tiếp theo. Ngược lại không chọn chức năng này thì Excel điều khiển in trang đầu tiên của tài liệu với tất cả số bản sao của trang đầu, in xong trang đầu và bản sao của trang đầu rồi mới in tới trang thứ hai và số bản sao của trang thứ hai, tiếp tục đến trang thứ ba…

+ Preview: xem bảng tính trước khi in.

- Chọn các chức năng trong hộp thoại xong, nhấp OK để in bảng tính ra giấy, nhấp Cancel để huỷ bỏ lệnh.


Phần 2 – Tổ chức số liệu kế toán trên Excel

Phần này sẽ giúp các bạn làm kế toán trên Excel từ cách tổ chức dữ liệu đến việc tạo các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết. Để nắm được phần này yêu cầu bạn phải nắm khá vững về nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp và có một số kiến thức cơ bản về Microsoft office excel chủ yếu là phần đã được giới thiệu ở phần trên.

Trước tiên ta tạo 1 Sheet chứa danh sách các sổ kế toán, các bảng biểu và các báo cáo của công ty để dễ dàng quản lý hơn, từ Sheet này bạn có thể rất nhanh chóng nhảy tới các Sheet khác bằng cách nhấp chuột.

Cách làm như sau:

- Khởi động Excel, chương trình sẽ tự động mở ra một Wookbook mới với mặc định là 3 Sheet trắng. Bạn vào Menu File\Save để lưu lại với tên KtExcel.

2.1. Sổ Nhật ký chung

Đây là sổ lưu trữ tất cả các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp. Dữ liệu từ sổ này sẽ được sử dụng để tạo nên hầu hết tất cả các sổ sách và báo cáo của doanh nghiệp.

2.1.1. Thiết kế sổ Nhật ký chung

Bước 1: Mở File KtExcel đã thiết kế ở trên, ở Sheet trắng bên cạnh Sheet Menu ta đổi tên thành SoNKC bằng cách nhấp chuột phải lên trên tên Sheet sau đó chọn Rename rồi nhập tên sổ.


Bước 2: Thiết kế sổ Nhật ký chung

Bạn di chuột về góc phía trên bên trái của sheet và nhập vào tên công ty. Sau đó di chuột xuống dòng bên dưới nhập vào tiêu đề của sổ sao cho đẹp mắt và dễ nhìn.

Tiếp theo bạn tạo mẫu sổ theo mẫu dưới đây:

2.1.2. Cách nhập dữ liệu vào sổ Nhật ký chung

Khi công ty có các chứng từ kế toán phát sinh như hóa đơn mua


hàng, bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… ta lần lượt nhập vào Sổ nhật ký chung với các thông tin có trên chứng từ kế toán:

- Ngày tháng: Nhập ngày ghi sổ của chứng từ kế toán

- Chứng từ:

+ Số hiệu: Nhập vào số hiệu của chứng từ kế toán

+ Ngày, tháng: Ngày tháng của chứng từ kế toán

- Diễn giải: Nhập nội dung của chứng từ kế toán

- TK Nợ: Nhập số hiệu tài khoản bên nợ của nghiệp vụ kế toán phát sinh trên chứng từ.

- TK Có: Nhập số hiệu tài khoản bên có của nghiệp vụ kế toán phát sinh trên chứng từ.

- Số lượng: Nhập số lượng hàng hóa, dịch vụ phát sinh trên chứng từ.

- Số tiền phát sinh: Nhập số tiền hàng hóa, dịch vụ phát sinh trên chứng từ.

Lưu ý: Với mỗi dòng trên Sổ nhật ký chung ta chỉ nhập một định khoản, với nghiệp vụ kế toán nhiều hơn một định khoản thì mỗi định khoản sẽ được nhập vào một dòng.

Ví dụ:

Hóa đơn thanh toán tiền điện thoại cho Viễn thông Hà Nội số 012345 ngày 10/01/2009 số tiền 500.000đ, thuế GTGT 50.000đ.

Với nghiệp vụ này trong Sổ nhật ký chung bạn phải nhập thành hai dòng như sau:

Nợ TK 642 500.000

Có TK 111 500.000

Và một dòng ghi nhận thuế GTGT đầu vào:


Định khoản:

Nợ TK 133 50.000

Có TK 111 50.000

Trong Sổ nhật ký chung sẽ được nhập vào như sau:

Cuối tháng khi đã nhập hết các chứng từ phát sinh trong tháng ta sẽ làm các bút toán kết chuyển để xác định kết quả lãi lỗ.

Ở hàng nhập nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ tại cột Số tiền phát sinh:

- Với nghiệp vụ kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ:

=SUMIF($E$5:$E27;133;$G$5:$G27)+BCDSPS!D13

Trong đó BCDSPS!D13 chính là địa chỉ ô lưu số dư đầu kỳ của Tài khoản 133 trong Bảng cân đối số phát sinh sẽ được giới thiệu chi tiết sau.

- Với nghiệp vụ kết chuyển doanh thu:

Ví dụ với nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ là

Nợ TK 511


Có TK 911

Ta nhập vào công thức sau:

=SUMIF($F$7:$F25; 511; $H$7:$H25)

Tương tự với bút toán kết chuyển Nợ TK 515/Có TK 911 ta cũng làm tương tự chỉ cần thay đổi điều kiện tính tổng.

- Với các bút toán kết chuyển chi phí:

Ví dụ với nghiệp vụ kết chuyển là

Nợ TK 911

Có TK 642

Ta nhập vào công thức sau:

=SUMIF($E$7:$E25;642;$G$7:$G25)

Tương tự với các bút toán kết chuyển chi phí khác ta cung làm tương tự chỉ cần thay đổi điều kiện tính tổng.

- Với bút toán kết chuyển cuối cùng là kết chuyển lỗ, lãi:

+ Nếu lãi: Tại hàng nhập bút toán kết chuyển lãi ta nhập vào cột Số tiền phát sinh (ví dụ là ô G32) công thức:

=SUMIF($F$7:$F31;911;$G$7:$G31)-SUMIF($E$7:$E31;911;$G$7:$G31)

+ Nếu lỗ: Tại hàng nhập bút toán kết chuyển lãi ta nhập vào cột Số tiền phát sinh (ví dụ là ô G32) công thức:

=SUMIF($E$7:$E31;911;$G$7:$G31)

SUMIF($F$7:$F31;911;$G$7:$G31)


Lưu ý: Tùy theo số lượng chứng từ phát sinh mà vùng tham chiếu và vùng tính tổng trong các hàm trên sẽ có sự thay đổi. Hàm trên chỉ có tính chất tham khảo.

2.2. Bảng cân đối số phát sinh

2.2.1. Thiết kế Danh mục tài khoản

Trước khi thiết kế Bảng cân đối số phát sinh, ta sẽ tạo một bảng danh mục tài khoản để tiện cho các công việc về sau.

Bảng danh mục tài khoản được thiết kế như sau:

- Thêm một sheet vào trước sheet SoNKC, đổi tên sheet đó thành DMTK. Thiết kế bảng danh mục tài khoản như sau:


Tiếp đó bạn nhập các tài khoản và tên tài khoản tương ứng vào cột TK và Tên TK.

Ở cột Tên sổ cái bạn nhập bằng chữ in và thêm vào trước tên tài khoản chữ “SỔ CÁI”. Ví dụ: Tương ứng với tài khoản 111 thì Tên sổ cái là “SỔ CÁI TK 111 - TIỀN MẶT”. Mục đích của việc này là khi ta thiết kế sổ cái cho các tài khoản thì ứng với mỗi tài khoản thì tên của sổ cái sẽ được lấy ra từ đây để ta đỡ mất công nhập đi nhập lại.


2.2.2. Thiết kế Bảng cân đối số phát sinh

Chuyển sang sheet bên cạnh sheet SoNKC sau đó đổi tên sheet này thành BCDSPS.

Thiết kế Bảng cân đối số phát sinh trên sheet BCDSPS như sau:


2.2.3. Xử lý dữ liệu trong Bảng cân đối số phát sinh

Tại cột Mã TK ta lần lượt nhập theo thứ tự trong bảng danh mục tài khoản các tài khoản phát sinh trong kỳ kế toán.

Tại cột Tên Tài khoản ta nhập vào công thức sau:

=IF(TYPE(VLOOKUP($C9;TAIKHOAN;2;0))=16;0;

VLOOKUP($C9;TAIKHOAN;2;0))


Hàm này sẽ trả về tên của các tài khoản tương ứng với mã tài khoản được nhập trong cột Mã TK.

Di chuột về góc dưới bên phải của ô vừa nhập công thức đến lúc chữ thập màu trắng chuyển thành màu đen (Fill handle), giữ và kéo chuột đến hết hàng có số hiệu tài khoản tương ứng ở bên cột Mã TK.


Trong hàm nhập tại cột Tên Tài khoản ở phần trên TAIKHOAN là một bảng tham chiếu thuộc bảng Danh mục tài khoản, sử dụng kiểu bảng tham chiếu này rất tiện lợi vì bất cứ khi nào muốn dùng bảng tham chiếu này bạn chỉ việc gõ đúng tên bảng tham chiếu này trong các hàm cần sử dụng đến bảng tham chiếu. Bảng tham chiếu này được tạo như sau:

Vào menu Insert/Name/Define…


Hộp thoại Define Name xuất hiện

Trong hộp Names in workbook nhập tên bảng tham chiếu.

Trong hộp Refers to nhập vào dấu bằng (=)

Nhấp chuột vào nút ở cuối hộp Refers to, sau đó bạn hãy chọn vùng tham chiếu trên bất cứ sheet nào có dữ liệu mà bạn muốn tạo vùng tham chiếu. Ở đây ta tạo vùng tham chiếu ở bảng Danh mục tài khoản thuộc sheet DMTK.


Bảng tham chiếu TAIKHOAN ở đây sẽ là A4:C83 trong bảng Danh mục tài khoản trong sheet DMTK.

Nhấp chuột vào OK.

Bảng tham chiếu này sẽ còn được sử dụng nhiều trong các hàm ở các sổ kế toán sau.

- Cột Số dư đầu kỳ:

+ Bên Nợ: Nhập số dư Nợ đầu kỳ của các tài khoản có số dư nợ. Số dư Nợ đầu kỳ này chính là số dư nợ cuối kỳ trước.


+ Bên Có: Nhập số dư Có đầu kỳ của các tài khoản có số dư có. Số dư Có đầu kỳ này chính là số dư Có cuối kỳ trước.

Lưu ý: Nếu đây là Bảng cân đối phát sinh đầu tiên bạn lập thì bạn phải nhập số dư nợ đầu kỳ của các tài khoản phát sinh vào. Nhưng nếu bạn đã có Bảng cân đối phát sinh của kỳ trước thì bạn chỉ việc lấy dữ liệu từ bảng cân đối phát sinh của kỳ kế toán trước bằng cách nhập vào cột Số dư đầu kỳ:

Bên Nợ:

=VLOOKUP(C9;[KtExcel1.xls]BCDSPS!C$9:I$39;6;0)

Bên Có:

=VLOOKUP(C9;[KtExcel1.xls]BCDSPS!C$9:I$39;7;0)

Trong đó KtExcel1.xls là file sổ kế toán của kỳ kế toán trước.

Sau đó dung Fill handle kéo xuống hết bảng cân đối tài khoản.

- Cột Số phát sinh trong kỳ:

+ Bên Nợ: Nhập vào ô F9 hàm sau:

=SUMIF(SoNKC!$E$7:$E$32;C9;SoNKC!$G$7:$G$32)


Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết Bảng cân đối tài khoản.

+ Bên Có: Nhập vào ô G9 hàm sau:

=SUMIF(SoNKC!$F$7:$F$32;C9;SoNKC!$G$7:$G$32)


- Cột Số dư cuối kỳ:

+ Bên Nợ: Nhập vào ô H9 hàm sau:

=IF((D9+F9)-(E9+G9)<0;0;(D9+F9)-(E9+G9))


+ Bên Có: Nhập vào ô I9 hàm sau:

=IF((E9+G9)-(D9+F9)<0;0;(E9+G9)-(D9+F9))



Tại hàng cuối của Bảng cân đối số phát sinh ở cột Số dư đầu kỳ bên Nợ nhập hàm:

=SUM(D9:D39)

Sau đó dùng Fill handle kéo sang ngang cho hết Bảng cân đối số phát sinh.

Bạn phải lưu ý rằng một điều rất cơ bản của Bảng cân đối số phát sinh là:

Số dư đầu kỳ bên Nợ = Số dư đầu kỳ bên Có

Số phát sinh trong kỳ bên Nợ = Số phát sinh trong kỳ bên Có

Số dư cuối kỳ bên Nợ = Số dư cuối kỳ bên Có

Vì vậy khi bạn thấy tổng bên Nợ và bên Có của cột Số dư đầu kỳ, Số phát sinh trong kỳ hoặc Số dư cuối kỳ thì phải kiểm tra lại ngay.


2.3. Sổ cái tài khoản

2.3.1. Thiết kế sổ cái tài khoản

Ta sẽ có 3 mẫu sổ cái:

- Sổ cái tài khoản có số dư bên Nợ

- Sổ cái tài khoản có số dư bên Có

- Sổ cái tài khoản không có số dư

Sổ cái có số dư bên nợ

Đổi tên sheet 3 thành SoCai1.

Sổ cái tài khoản có số dư bên Nợ sẽ có mẫu như sau:


Lưu ý: Bạn phải dùng AutoFilter cho vùng dữ liệu trong Sổ cái như sau:

Chọn cả vùng sẽ chứa dữ liệu trong sổ cái sau đó vào menu Data/Filter/AutoFilter.


Trong đó:

- Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.

- Chứng từ:

+ SH: Số hiệu chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.

+ Ngày: Ngày chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.

- Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.

- Ghi Nợ: Tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản trên sổ cái hiện hành.

- Ghi Có: Tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản trên sổ cái hiện hành.

- Số dư Nợ: Số dư nợ của tài khoản trên sổ cái hiện hành

- SDĐK: Số dư đầu kỳ


- SPSTK: Số phát sinh trong kỳ

- Cộng SPS: Cộng số phát sinh trong kỳ

- SDCK: Số dư cuối kỳ

Sổ cái có số dư bên Có

Thêm một sheet bên sheet SoCai1, đặt tên là SoCai2.

Sổ cái tài khoản có số dư bên Có sẽ có mẫu như sau:

Trong đó:


- Chứng từ:







- Số dư Có: Số dư Có của tài khoản trên sổ cái hiện hành

- SDĐK: Số dư đầu kỳ



- SDCK: Số dư cuối kỳ

Sổ cái không có số dư

Thêm một sheet bên sheet SoCai2, đặt tên là SoCai3.

Sổ cái tài khoản không có số dư có mẫu như sau:


Trong đó:


- Chứng từ:








Lưu ý: Bạn phải dùng AutoFilter cho vùng dữ liệu trong các Sổ cái như sau:

Chọn cả vùng sẽ chứa dữ liệu trong sổ cái sau đó vào menu Data/Filter/AutoFilter.


2.3.2. Xử lý dữ liệu trên sổ cái tài khoản

Ta thấy 3 mẫu sổ cái trên khá giống nhau và cách xử lý dữ liệu trên cả 3 sổ này cũng vậy, chúng chỉ hơi khác nhau một chút về cách lấy dữ liệu về số dư đầu và cuối từ một cơ sở dữ liệu khác (cụ thể là từ Bảng cân đối số phát sinh).

Sổ cái có số dư bên Nợ

Nhập vào ô A7 tài khoản trên sổ cái mà bạn muốn xem.

Ô A7 được định dạng như sau:

Nhấp chuột vào ô A7 sau đó vào menu Format/Cells. Hộp thoại Format Cells xuất hiện ta chọn trong hộp Category mục Custom sau đó trong hộp danh sách định dạng bên cạnh ta chọn định dạng là ba dấu chấm phẩy (;;;).


Định dạng này sẽ giúp ẩn dữ liệu trong ô A7 đi không xuất hiện trên sổ nhưng vẫn tồn tại.

Trên dòng tiêu đề sổ ta nhập vào hàm sau:

=VLOOKUP($A$7,TAIKHOAN,3,0)

Hàm này sẽ trả về tên của sổ cái tương ứng với tài khoản mà bạn đã nhập vào ô A7.


- Tại ô I8 (Số dư nợ đầu kỳ) ta nhập vào hàm sau:

=VLOOKUP($A$7,BCDSPS!$C$9:$I$39,2,0)

Hàm này sẽ trả về số dư nợ đầu kỳ của tài khoản mà bạn đã nhập vào ô A7 được lấy từ Bảng cân đối tài khoản trong sheet BCDSPS.

- Tại ô A10 nhập vào hàm sau:

=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!A7,"")

Hàm này sẽ trả về ngày tháng ghi sổ của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.

- Tại ô B10 nhập vào hàm sau:

=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!B7,"")

Hàm này sẽ trả về số hiệu của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.

- Tại ô C10 nhập vào hàm sau:


=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!C7,"")

Hàm này sẽ trả về ngày tháng của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.

- Tại ô D10 nhập vào hàm sau:

=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!D7,"")

Hàm này sẽ trả về nội dung của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.

- Tại ô E10 nhập vào hàm sau:

=IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!E7,"")

Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.

- Tại ô F10 nhập vào hàm sau:

=IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!F7,"")

Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.

- Tại ô G10 nhập vào hàm sau:

=IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$G7,"")

Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Nợ của tài khoản đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.

- Tại ô H10 nhập vào hàm sau:

=IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!$H7,"")

Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Có của tài khoản đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.

Đặt chuột vào ô A10, kéo và giữ chuột đến ô H10, dùng Fill handle kéo chuột xuống hết Sổ cái tài khoản.

- Tại ô G40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ


phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:

=SUM(G9:G39)

Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh nợ của tài khoản đã nhập vào ô A7.

- Tại ô H40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:

=SUM(H9:H39)

Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh có của tài khoản đã nhập vào ô A7.

- Tại ô I41 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:

=I8+G40-H40

Hàm này sẽ trả về số dư Nợ cuối kỳ của tài khoản đã nhập vào ô A7.

Lưu ý: Mẫu sổ cái thiết kế phải có số dòng nhiều hơn hoặc tốt nhất là bằng số hàng chứa dữ liệu bên Sổ nhật ký chung. Điều này để chắc chắn rằng sổ cái sẽ lấy đầy đủ dữ liệu.

Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệu xen lẫn những hàng có dữ liệu. Những hàng không có dữ liệu là do không thỏa mãn điều kiện của hàng.


Bạn di chuột đến nút có hình tam giác ở bên phải ô D10, nhấp chuột vào đó sẽ có một danh sách những nội dung diễn giải các nghiệp vụ phát sinh. Di chuột đến dòng cuối cùng có chữ (Nonblanks), nhấp chuột vào đó.


Sau khi nhấp chuột vào Nonblanks thì AutoFilter sẽ lọc ra và chỉ cho hiển thị những dòng nào có dữ liệu (không trống).

Sổ cái có số dư bên Có


Ô A7 được định dạng như ô A7 của Sổ cái có số dư bên Nợ.






- Tại ô I8 (Số dư Có đầu kỳ) ta nhập vào hàm sau:

=VLOOKUP($A$7,BCDSPS!$C$9:$I$39,3,0)

Hàm này sẽ trả về số dư Có đầu kỳ của tài khoản mà bạn đã nhập vào ô A7 được lấy từ Bảng cân đối tài khoản trong sheet BCDSPS.





















=IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!G7,"")



=IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!H7,"")



- Tại ô G40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ


phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:

=SUM(G9:G39)


- Tại ô H40

(tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:

=SUM(H9:H39)


- Tại ô I41 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:

=I8+G40-H40

Hàm này sẽ trả về số dư Có cuối kỳ của tài khoản đã nhập vào ô A7.


Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệu xen lẫn những hàng có dữ liệu. Những hàng không có dữ liệu là do không thỏa mãn điều kiện của hàng.



Sau khi nhấp chuột vào Nonblanks thì AutoFilter sẽ lọc ra và


chỉ cho hiển thị những dòng nào có dữ liệu (không trống).

Sổ cái không có số dư


Ô A7 được định dạng như ô A7 của Sổ cái có số dư bên Nợ.


























=IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!G7,"")



=IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!H7,"")



- Tại ô G40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:

=SUM(G9:G39)

Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh nợ của tài khoản đã nhập vào


ô A7.

- Tại ô H40

(tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:

=SUM(H9:H39)



Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệu xen lẫn những hàng có dữ liệu. Những hàng không có dữ liệu là do không thỏa mãn điều kiện của hàm trong hàng đó.




2.4. Sổ chi tiết tài khoản

Sổ chi tiết tài khoản là sổ chi tiết của một tài khoản, nhìn vào sổ


chi tiết tài khoản ta có thể biết số phát sinh của các tài khoản con của tài khoản đó. Tổng phát sinh của các tài khoản con của một tài khoản bằng số phát sinh của tài khoản đó.

2.4.1. Thiết kế sổ chi tiết tài khoản

Thêm vào một sheet bên cạnh sheet SoCai3 đặt tên là SCT_Tài khoản tương ứng, ví dụ SCT_642.

Sổ chi tiết tài khoản bao gồm các cột sau:

- Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành.

- Chứng từ:

+ SH: Số hiệu chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành.

+ Ngày: Ngày chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành.

- Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành.

- TK Đối ứng: Tài khoản đối ứng với tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành trong nghiệp vụ kế toán phát sinh.

- Mã CP: Mã tài khoản con của tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành.

- Ghi nợ TK: Giá trị phát sinh bên Nợ của tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành. Tùy thuộc là sổ chi tiết của tài khoản nào ta sẽ ghi số hiệu tài khoản đó. Ví dụ: Ghi nợ TK642.

- Các cột Mã của tài khoản con: Tùy thuộc vào tài khoản trên sổ chi tiết có những tài khoản con nào mà sẽ có bấy nhiêu cột. Ví dụ như tài khoản 642 có các cột như:

+ CPPB: Chi phí trả trước phân bổ vào chi phí quản lý trong kỳ.

+ CPKH: Chi phí khấu hao tài sản cố định trích vào chi phí quản lý trong kỳ.


+ CPMN: Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ quản lý trong kỳ.

+ CPDT: Chi phí điện thoại phục vụ nhu cầu quản lý trong kỳ.

+ CPK: Chi phí bằng tiền khác phục vụ quản lý trong kỳ.

+ CPTL: Chi phí tiền lương nhân viên quản lý.

…

Lưu ý: Đặt tên của các cột này phải giống hệt mã tài khoản con của tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành. Những mã này được nhập trên cột Mã KH trong Sổ nhật ký chung tương ứng với các nghiệp vụ phát sinh có tài khoản phản ánh là tài khoản trên sổ chi tiết.

- Ghi chú: Để ghi chú những gì cần thiết.



Chọn toàn bộ vùng dữ liệu trong sổ chi tiết sau đó vào menu Data/Filter/Autofilter


Vậy là ta đã thiết lập xong chức năng lọc Autofilter cho sổ chi tiết.

2.4.2. Xử lý dữ liệu trong sổ chi tiết tài khoản

Lưu ý trước tiên khi làm sổ chi tiết tài khoản là ta phải nhập mã cho tài khoản của sổ chi tiết trên Sổ nhật ký chung. Điều này rất dễ dàng, chỉ cần khi nhập dữ liệu vào Sổ nhật ký chung, với các nghiệp vụ phát sinh có tài khoản phản ánh mà sau này cần mở sổ chi tiết ta chỉ việc nhập thêm mã cho tài khoản đó vào cột Mã KH trong Sổ nhật ký chung. Cột này khi in sẽ được ẩn đi, ta chỉ sử dụng cột này cho mục đích xử lý dữ liệu được dễ dàng.


Dữ liệu trên sổ chi tiết đều được lấy từ Sổ nhật ký chung.

Ở đây sẽ giới thiệu Sổ chi tiết tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh. Các sổ chi tiết khác làm tương tự, chỉ hơi khác một chút nhưng nếu hiểu cách làm của sổ chi tiết 642 bạn sẽ dễ dàng làm được các sổ chi tiết tài khoản khác.

Nhập vào ô A7 tài khoản sổ chi tiết mà bạn muốn xem.

Ô A7 được định dạng như ô A7 của Sổ cái.



=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7;SoNKC!$F7=$A$7);SoNKC!A7;"")













=IF(SoNKC!$E7=$A$7;SoNKC!$F7;IF(SoNKC!$F7=$A$7; SoNKC!$E7;""))

Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng của tài khoản đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.


=IF(SoNKC!$E7=$A$7;SoNKC!I7;"")

Hàm này sẽ trả về mã của tài khoản trên Sổ chi tiết đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.


=IF(SoNKC!$E7=$A$7;SoNKC!$G7;"")




=IF($F9=H$5;$G9;"")

Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPPB, được lấy từ sổ Nhật ký chung.

- Tại ô I9 nhập vào hàm sau:

=IF($F9=I$5;$G9;"")

Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPKH, được lấy từ sổ Nhật ký chung.

- Tại ô J9 nhập vào hàm sau:

=IF($F9=J$5;$G9;"")

Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPMN, được lấy từ sổ Nhật ký chung.

- Tại ô K9 nhập vào hàm sau:

=IF($F9=K$5;$G9;"")

Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPDT, được lấy từ sổ Nhật ký chung.

- Tại ô L9 nhập vào hàm sau:

=IF($F9=L$5;$G9;"")

Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPK, được lấy từ sổ Nhật ký chung.

- Tại ô M9 nhập vào hàm sau:

=IF($F9=M$5;$G9;"")

Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPTL, được lấy từ sổ Nhật ký chung.

- Tại ô N9 nhập vào hàm sau:

=IF(SoNKC!F7=$A$7;SoNKC!H7;"")

Hàm này sẽ trả về số phát sinh bên có của tài khoản trên Sổ chi tiết, được lấy từ sổ Nhật ký chung.


- Tại ô G40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:

=SUM(G9:G39)


Dùng Fill handle kéo từ ô G40 đến ô N40. Đây là hàng tính tổng số phát sinh của các tài khoản con của tài khoản trên sổ chi tiết. Riêng ô N40 là tổng phát sinh bên Có của tài khoản trên sổ chi tiết đã nhập vào ô A7.

Lưu ý: Mẫu sổ chi tiết thiết kế phải có số dòng nhiều hơn hoặc tốt nhất là bằng số hàng chứa dữ liệu bên Sổ nhật ký chung. Điều này để chắc chắn rằng sổ cái sẽ lấy đầy đủ dữ liệu.

Đặt chuột vào ô A9, giữ và kéo chuột đến ô N9, dùng Fill handle kéo đến hết sổ.

Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệu xen lẫn những hàng có dữ liệu. Những hàng không có dữ liệu là do không thỏa mãn điều kiện của hàm trong những hàng đó.




2.5. Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải thu, phải trả


Trước khi tạo sổ tổng hợp và chi tiết công nợ phải, phải trả ta sẽ thiết kế 1 bảng danh mục khách hàng và 1 bảng danh mục nhà cung cấp để tiện cho việc theo dõi công nợ.

2.5.1. Bảng danh mục khách hàng

- Bên cạnh sheet DMTK thêm vào 1 sheet và đặt tên sheet là DMKH.

- Thiết kế một bảng Danh mục khách hàng như bảng sau:

- Với mỗi khách hàng bạn hãy tạo một mã để phân biệt và tuyệt đối không được có mã trùng nhau.

- Nhập mã khách hàng vào cột Mã KH và tên khách hàng vào cột Tên khách hàng.


- Sau khi tạo xong bảng Danh mục khách hàng ta sẽ tạo một bảng tham chiếu là bảng Danh mục khách hàng này để tiện sử dụng.

Cách tạo bảng tham chiếu như sau:

- Vào menu Insert/Name/Define…




Nhấp chuột vào nút ở cuối hộp Refers to, sau đó bạn hãy chọn vùng tham trong bảng Danh mục tài khoản.


Nhấp chuột vào nút đóng màu đỏ của hộp Define Name – Refers to.


Vậy là ta đã có một bảng tham chiếu có tên là DMKH.

2.5.2. Bảng danh mục nhà cung cấp

- Bên cạnh sheet DMKH thêm vào 1 sheet và đặt tên sheet là DMNCC.


- Thiết kế bảng Danh mục nhà cung cấp như sau:

- Với mỗi nhà cung cấp bạn hãy tạo một mã để phân biệt và tuyệt đối không được có mã trùng nhau.

- Nhập mã nhà cung cấp vào cột Mã NCC và tên nhà cung cấp vào cột Tên nhà cung cấp.


- Sau khi tạo xong bảng Danh mục nhà cung cấp ta sẽ tạo một bảng tham chiếu là bảng Danh mục nhà cung cấp này để tiện sử dụng.

Cách tạo bảng tham chiếu như sau:

- Vào menu Insert/Name/Define…




Nhấp chuột vào nút ở cuối hộp Refers to, sau đó bạn hãy chọn vùng tham trong bảng Danh mục nhà cung cấp.


Nhấp chuột vào nút đóng màu đỏ của hộp Define Name – Refers to.


Vậy là ta đã có một bảng tham chiếu có tên là DMNCC.

2.5.3. Sổ tổng hợp công nợ phải thu

Thiết kế sổ tổng hợp công nợ phải thu


Thêm vào một sheet đặt tên là BTH131.

Sổ tổng hợp công nợ phải thu bao gồm các cột sau:

- STT: Số thứ tự khách hàng có phát sinh công nợ.

- Mã khách: Mã khách hàng có công nợ.

- Tên khách hàng: Tên khách hàng có công nợ.

- Số dư đầu kỳ:

+ Nợ: Số dư Nợ TK 131 chi tiết theo từng khách hàng khách hàng (Số còn phải thu đầu kỳ)

+ Có: Số dư Có TK 131 chi tiết theo từng khách hàng (Số tiền ứng trước của khách hàng ở thời điểm đầu kỳ)

- Số phát sinh trong kỳ:

+ Nợ: Phát sinh Nợ TK 131 chi tiết theo từng khách hàng (nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ).

+ Có: Phát sinh Có TK 131 chi tiết theo từng khách hàng (Thu tiền bán hàng hóa dịch vụ)

- Số dư cuối kỳ:

+ Nợ: Số dư Nợ TK 131 chi tiết theo từng khách hàng khách hàng (Số còn phải thu cuối kỳ)

+ Có: Số dư Có TK 131 chi tiết theo từng khách hàng (Số tiền ứng trước của khách hàng ở thời điểm cuối kỳ)

Mẫu Sổ tổng hợp công nợ phải thu của khách hàng như sau:


Xử lý dữ liệu trên Sổ tổng hợp công nợ phải thu

- Nhập vào Ô B9 những mã khách hàng có công nợ.

- Nhập vào Ô C9 hàm sau:

=Vlookup(B9; DMKH; 2; 0)

Hàm này sẽ trả về tên khách hàng (DMKH là bảng tham chiếu đã được hướng dẫn lập ở trên).

- Nhập vào Ô D9 hàm sau:

=VLOOKUP($B9;'[KtExcel1.xls]BTH131'!$B$9:$I$16;7;0)

Trong đó: KtExcel1.xls là file kế toán của kỳ kế toán trước (cấu trúc giống hệt kỳ này).

Hàm này sẽ trả về giá trị số dư Nợ đầu kỳ chi tiết theo từng khách hàng lấy từ Bảng tổng hợp công nợ phải thu của kỳ kế toán trước (cột Số dư cuối kỳ bên Nợ)

- Ô E9 không cần nhập gì cả, bình thường số dư bên Có của tài khoản 131 là khoản tiền người mua hàng ứng trước. Nhưng ở đây nếu số dư bên Nợ đầu kỳ của tài khoản công nợ phải thu


mà âm thì ta sẽ tự hiểu đó là do người mua hàng ứng tiền trước.

- Ô F9 sẽ lấy dữ liệu từ sổ chi tiết của từng khách hàng. Giả sử tại ô B9 mã khách là THIENTAN (Cty CP Thiên Tân), Công ty CP Thiên Tân có sổ chi tiết khách hàng là CT131_THIENTAN thì tại ô F9 ta sẽ nhập hàm sau:

=CT131_THIENTAN!G41

Trong đó G41 là ô tổng phát sinh bên Nợ của tài khoản 131 chi tiết theo khách hàng là Công ty CP Thiên Tân.

- Ô G9 sẽ lấy dữ liệu từ sổ chi tiết của từng khách hàng. Giả sử tại ô B9 mã khách là THIENTAN (Cty CP Thiên Tân), Công ty CP Thiên Tân có sổ chi tiết khách hàng là CT131_THIENTAN thì tại ô G9 ta sẽ nhập hàm sau:

=CT131_THIENTAN!H41

Trong đó H41 là ô tổng phát sinh bên Có của tài khoản 131 chi tiết theo khách hàng là Công ty CP Thiên Tân.

- Ô H9 nhập vào công thức sau:

=D9+F9-G9


Công thức này sẽ trả về số dư Nợ cuối kỳ của tài khoản 131 chi tiết theo từng khách hàng. Nếu giá trị trả về là 1 số âm thì ta có thể hiểu đó là số dư bên Có của tài khoản 131 (người mua ứng trước) chi tiết theo từng khách hàng.

2.5.4. Sổ chi tiết công nợ phải thu

Thiết kế Sổ chi tiết công nợ phải thu

Thêm vào một sheet bên cạnh sheet đặt tên là CT131_Mã khách hàng.

Ví dụ: CT131_THIENTAN.

Mỗi khách hàng sẽ được làm trên 1 sheet riêng.

Sổ chi tiết tài khoản bao gồm các cột sau:

- Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán có phát sinh công nợ phải thu của khách hàng trên Sổ chi tiết công nợ hiện hành.

- Chứng từ:

+ SH: Số hiệu chứng từ kế toán có phát sinh công nợ phải thu của khách hàng trên sổ chi tiết công nợ hiện hành.

+ Ngày: Ngày chứng từ kế toán có phát sinh công nợ phải thu của khách hàng trên sổ chi tiết công nợ hiện hành.

- Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán có phát sinh công nợ phải thu của khách hàng trên sổ chi tiết công nợ hiện hành.

- Ghi Nợ: Tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản công nợ của khách hàng trên Sổ chi tiết công nợ hiện hành.

- Ghi Có: Tài khoản đối ứng bên có của tài khoản công nợ của khách hàng trên Sổ chi tiết công nợ hiện hành.

- Số phát sinh:

+ Nợ: Số phát sinh bên Nợ của tài khoản công nợ của khách hàng trên Sổ chi tiết công nợ hiện hành.

+ Có: Số phát sinh bên Nợ của tài khoản công nợ của khách


hàng trên Sổ chi tiết công nợ hiện hành.

- Số dư: Số dư đầu, sau mỗi lần phát sinh công nợ, số dư cuối tài khoản công nợ của khách hàng trên Sổ chi tiết công nợ hiện hành.

Mẫu Sổ chi tiết công nợ phải thu của khách hàng như sau:

Sau khi tạo mẫu sổ xong, bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu của sổ chi tiết công nợ phải thu sau đó vào menu Data/Filter/ AutoFilter để thiết lập chức năng lọc dữ liệu AutoFilter.


Xử lý dữ liệu trên Sổ chi tiết công nợ phải thu

Dữ liệu trên sổ chi tiết đều được lấy từ Sổ nhật ký chung.

- Tại ô G3 nhập vào mã khách hàng trên Sổ chi tiết công nợ phải thu.

Ví dụ ở sheet CT131_THIENTAN thì sẽ nhập vào ô G3 mã khách hàng là THIENTAN.


=VLOOKUP($G$3;DMKH;2;0)

Trong đó DMKH là bảng tham chiếu trong bảng Danh mục khách hàng đã hướng dẫn lập ở phần trên.

Hàm này sẽ trả về tên của khách hàng có mã đã được nhập vào ô G3.

=VLOOKUP($G$3;BTH131!$B$9:$I$16;3;0)

Hàm này sẽ trả về số dư đầu kỳ của tài khoản 131 chi tiết theo khách hàng có mã đã được nhập vào ô G3.


- Tại ô A6 nhập vào số hiệu tài khoản công nợ phải thu là 131.

Ô A6 được định dạng như sau:

Nhấp chuột vào ô A6 sau đó vào menu Format/Cells. Hộp thoại Format Cells xuất hiện ta chọn trong hộp Category mục Custom sau đó trong hộp danh sách định dạng bên cạnh ta chọn định dạng là ba dấu chấm phẩy (;;;).




=IF(OR(AND(SoNKC!$I7=$G$3;SoNKC!$E7=$A$6);AND(SoNKC!$I7=$G$3;SoNKC!$F7=$A$6));SoNKC!$A7;"")

Hàm này sẽ trả về ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản 131 chi tiết theo khách hàng có mã khách đã nhập vào ô G3.


=IF(OR(AND(SoNKC!$I7=$G$3;SoNKC!$E7=$A$6);AND(SoNKC!$I7=$G$3;SoNKC!$F7=$A$6));SoNKC!$B7;"")

Hàm này sẽ trả về số hiệu của chứng từ kế toán mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản 131 chi tiết theo khách hàng có mã khách đã nhập vào ô G3.


=IF(OR(AND(SoNKC!$I7=$G$3;SoNKC!$E7=$A$6);AND(SoNKC!$I7=$G$3;SoNKC!$F7=$A$6));SoNKC!$C7;"")

Hàm này sẽ trả về ngày tháng phát sinh của chứng từ kế toán mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản 131 chi tiết theo khách hàng có mã khách đã nhập vào ô G3.


=IF(OR(AND(SoNKC!$I7=$G$3;SoNKC!$E7=$A$6);AND(SoNKC!$I7=$G$3;SoNKC!$F7=$A$6));SoNKC!$D7;"")

Hàm này sẽ trả về nội dung diễn giải của chứng từ kế toán mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản 131 chi tiết theo khách hàng có mã khách đã nhập vào ô G3.


=IF(AND(SoNKC!$F7=$A$6;SoNKC!$I7=$G$3); SoNKC!$E7;"")


Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản công nợ phải thu chi tiết theo khách hàng.


=IF(AND(SoNKC!$E8=$A$6;SoNKC!$I8=$G$3); SoNKC!$F8;"")

Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản công nợ phải thu chi tiết theo khách hàng.


=IF(AND(SoNKC!$E7=$A$6;SoNKC!$I7=$G$3); SoNKC!$G7;"")

Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Nợ của tài khoản công nợ phải thu chi tiết theo khách hàng.


=IF(AND(SoNKC!$F7=$A$6;SoNKC!$I7=$G$3); SoNKC!$H7;"")

Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Có của tài khoản công nợ phải thu chi tiết theo khách hàng.

- Tại ô I9 nhập vào công thức sau:

= I7+G9-H9

Tại ô I10 nhập vào công thức sau:

= I9+G10-G11

Đặt chuột vào ô I10 dùng Fill handle kéo hết sổ.

- Tại ô G41 nhập hàm sau:

=SUM(G9:G40)

Hàm này trả về tổng phát sinh Nợ của tài khoản công nợ chi tiết theo khách hàng.

- Tại ô H41 nhập hàm sau:


=SUM(H9:H40)

Hàm này trả về tổng phát sinh Có của tài khoản công nợ chi tiết theo khách hàng.

Lưu ý: Mẫu sổ chi tiết thiết kế phải có số dòng nhiều hơn hoặc tốt nhất là bằng số hàng chứa dữ liệu bên Sổ nhật ký chung. Điều này để chắc chắn rằng sổ cái sẽ lấy đầy đủ dữ liệu.

Đặt chuột vào ô A9, giữ và kéo chuột đến ô H9, dùng Fill handle kéo đến hết sổ.

Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệu xen lẫn những hàng có dữ liệu. Những hàng không có dữ liệu là do không thỏa mãn điều kiện của hàm trong những hàng đó.




(Các sổ chi tiết công nợ của các khách hàng khác làm tương tự)

Documents

Tự học Excel và thực hành tổ chức số liệu kế toán …...chọn Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạo vị