Tabela de Temporalidade - MEMOVIP · É de conhecimento de todos que a lei brasileira é um mar de burocracia. Contudo, para evitar a guarda de uma pilha de documentos desnecessariamente

Tabela de TemporalidadeComo Elaborar uma Tabela de Temporalidade de Documentos

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Índice

Introdução

Capítulo 1

Capítulo 2

Capítulo 3

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04

07

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Memovip | Gestão Inteligente da Informação

Como Elaborar uma Tabela de Temporalidade de Documentos

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Introdução

A Organização de Documentos tem como finalidade criar instrumentos decontrole e monitoramento do armazenamento para empresas que possuem umagrande demanda documental e que necessitam que os mesmos sejamcatalogados corretamente.

É de conhecimento de todos que a lei brasileira é um mar de burocracia. Contudo,para evitar a guarda de uma pilha de documentos desnecessariamente se faznecessário um estudo aprofundado na lei do tempo de guarda dos documentosgerados por sua empresa.

Esse é o objetivo da Tabela de Temporalidade de Documentos, fornecer umrespaldo técnico e conceitual para a gestão física e eletrônica dos documentos deuma empresa



A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)

Capítulo 1

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O que é uma TTD

Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento/meio com o qual sedetermina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e suadestinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardadospor mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira epessoal. (Wikipédia)

A tabela de temporalidade representa para cada departamento da empresa umaordenação de sua produção documental com a discriminação da identificação dedocumentos que devem ter tempo de guarda específicos, possibilitando adistinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente.

A TTD se compõe da identificação de documentos produzidos pelosdepartamentos da empresa, como resultado do cumprimento de suas atribuições,informando os prazos operacionais de cada documento, consideradas asexigências legais e fiscais, com o estabelecimento de tempo pelo qual o mesmodeve permanecer em seu departamento gerador, propondo, em última estância, odestino de cada documento, visando a eliminação dos mesmos cujo valor sejatemporário, garantindo a preservação através da transferência ao Arquivo GeralInativo, daquelas cujas informações justifiquem um prazo de guarda mais longoou permanente.



6Como Elaborar uma Tabela de Temporalidade de Documentos

Para que serve umaTTD?

Além de promover uma economia de espaço e recursocom mapeamento e acompanhamento dosdocumentos para o descarte correto, como resultadode sua utilização, adquiri-se a informação com rapideze confiabilidade.

Com a agilidade necessária aos dias de hoje, ficamuito mais prático saber quais documentos que, porsua importância, devem ser mantidos em local de fácillocalização e conservados durante determinadoespaço de tempo em atendimento ao que dispõe a lei.

“Com organização e tempo,

acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito.”

PITÁGORAS


O Passo a Passo para Elaboraruma TTD

Capítulo 2

Pesquisar a estrutura da empresa, competências e funções de cadadepartamento,inclusive daquelas constituídas informalmente.

Entrevistar os funcionários de cada departamento, até o nível de seção,identificando-se, com isso, os tipos de documentos gerados por suasatribuições e atividades.

Identificar os documentos, classificando-os em grupos.

Analisar os dispositivos legais que impliquem prazos de guarda para osdocumentos identificados.

Elaboração de Tabelas por departamento.

Promover novas entrevistas para a discussão do destino de cada tipo dedocumento.

Apresentar as tabelas ao profissional responsável pela implantação do SID.

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Montando uma TTD

Com o intuito de definirmos um modelo para uso na sua empresa, destacamos osprincipais itens para a elaboração TTD:


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Entendendo a Estrutura daEmpresa

O primeiro passo para elaboração da tabela éentender a estrutura administrativa da empresa a quala tabela se destina, para desenhar o fluxo e hierarquiada informação.

O ideal é que nesta etapa os gestores dodepartamento junto com o profissional responsávelpela elaboração da TTD se reunam para consentir nasdefinições.

Esta etapa é marcada por reuniões e entrevistas defuncionários/colaboradores dos departamentos paraidentificar quais são os tipos documentais geradospela área e seus suportes (papel, cd, dvd, etc).



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Documentos Principais

São documentos que refletem a atividade-fim dodepartamento, essenciais à sua manutenção.

Documentos Auxiliares

Decorrentes da atividade-fim, são de caráterefêmero, dado que suas informações existemou são condensadas nos documentos principais.

Documentos de Apoio

Inerentes a todos os departamentos, resultamdo gerenciamento de seus recursos materiais ehumanos.

Classificação dos DocumentosCom a identificação dos tipos documentais gerados, é necessários classificá-los conforme os seguintes grupos:



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Análise dos Dispositivos Legais

Este item talvez seja o mais crítico e não pela dificuldadeda execução, mas devido ao grande número de leis,decretos, portarias, e etc., totalmente pulverizados nosmais diversos órgãos.

Ou seja, a base legal que justifique a guarda dedeterminado documento por algum tempo não vai serencontrado em um guia ou repositório listado juntamentecom todos os tipos documentais possíveis.

Infelizmente não. É um trabalho de garimpo. O queconseguimos aqui é uma direção para encurtar o tempogasto em pesquisas . Por exemplo, para os tiposdocumentais do RH/DP, é provável que as principaisinformações estejam dispostas no Ministério do Trabalhoe Sindicato do segmento.

A seguir selecionamos os principais órgãos, fontes depesquisa para cada departamento:



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Departamento Pessoal

Ministério do Trabalho

Sindicatos do Segmento

Contabilidade

Receita Federal

Secretarias Estaduais e Municipais

Comercial

Códigos jurídicos

CDC (Código de Direito do Consumidor)

Jurídico

Constituição brasileira

Códigos jurídicos

Fiscal

Receita Federal

Secretarias Estaduais e Municipais



Decreto 3048 /99 –Artigo 348.“O direito da seguridade social de apurar e constituir seus créditos extingue-se após dez anos”[Guias de Previdência, Folha de Pagamento, etc.]

Lei 8036/90 – 5º do Artigo 23“O processo de fiscalização, de autuação e de imposição de multas reger-se-á pelo disposto no Título VII da CLT, respeitado o privilégio do FGTS àprescrição trintenária”[Guias de FGTS, SEFIP, GFIP, GRFC, etc.]

Artigo 173 –Código Tributário Nacional“O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-seapós 5 (cinco) anos”[DCTF, DIRF, DACON, DIF, etc.]

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Algumas Referências LegaisAo Prazo de Guarda de Documentos

Abaixo seguem algumas das principais leis e decretos com menção ao prazo de Guarda de Documentos:


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3

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O Modelo de Tabela (TTD)

Capítulo 3


Fase Corrente: período de guarda em arquivo ativo

Via Original:Tempo de prescrição do

Documento

Definição da Empresa:Preencher com a opção da empresa

pelo prazo legal ou prorrogação

Tipo Documental:Qual o nome do documento

a ser analisado

Destinação Final:Após o prazo de prescrição definir o que

fazer com os documentos – Descarte, Digitalização, Guarda, Microfilme.

Amparo Legal:Registrar a Lei, Decreto, Portaria que justifique o

prazo de arquivo sugerido

Observações:Utilize este espaço para alguma

consideração adicional

Código:Crie uma abreviatura ou

código para o documento

Os Itens da Tabela de Temporalidade (TTD)


O Modelo de Tabela Preenchido

Clique no botão ao lado para fazer o download do modelo editável da Tabela de Temporalidade.

Baixar Modelo da Tabela

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Pioneira em Minas Gerais, com fundação em 1993, a Memovip iniciou suasoperações oferecendo serviços de gestão de documentos. Com o passar dosanos, acompanhando as constantes evoluções do mercado, passou a oferecerum mix de produtos e serviços em soluções personalizadas de gestão deinformação, organização de documentos, consultoria e implantação deprojetos em gestão documental, digitalização de documentos, armazenagemmonitorada e climatizada de mídias, entre outros.

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