Upload
hacong
View
215
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE
RIVERA
TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
(Actualización)
RIVERA, 2016
INTRODUCCIÓN
La Ley General de Archivos Ley 594 de 2000, está orientada básicamente a racionalizar el trámite de los documentos de la Administración Pública; promover la organización técnica de los archivos de gestión; garantizar la conservación de los documentos de valor histórico de las entidades oficiales y estimular la conservación y consulta de los archivos históricos.
En virtud de las disposiciones contenida en la Ley y la reglamentación que expide el Archivo General de la Nación, se registra en este documento las pautas básicas que deben conocer y aplicar los funcionarios de las diferentes dependencias de la administración central del municipio de Rivera, para la organización de los archivos de gestión y el procedimiento para las transferencias documentales al archivo central y al histórico.
Hay que tener en cuenta que la dinámica de la administración pública es cambiante; por tal razón el Archivo General de la Nación establece el seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental de la entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en uno de sus apartes del acuerdo 039 de 2002, etapa quinta del procedimiento o metodología para la elaboración y aplicación de este documento, que al tenor dice: “La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma”.
Al tener en cuenta lo expuesto anteriormente, se elabora este documento de actualización de la Tabla de Retención Documental, pretendiendo dar cumplimiento a los parámetros dados por el Archivo General de la Nación y atendiendo la modificación en la estructura orgánica de la entidad y del ajuste en el manual de funciones establecida con el Acuerdo 013 de 2012, donde se redistribuyen las funciones en la entidad.
Con la aplicación de las TRD, se pretende difundir una cultura archivística con pautas claras y precisas, teniendo en cuenta el orden procedencia y el ciclo vital de los documentos dando la importancia que ellos representan como memoria institucional, garantía de trato y manejo, permitiendo acceder fácilmente a los métodos avanzados de administración informática o digitalización de documento.
METODOLOGIA
Los estudios para el seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental del Municipio de Rivera, se basó en la estructura orgánico funcional
actual de la Alcaldía de Rivera y siguiendo los lineamientos dados por el Archivo General de la Nación, mediante el Acuerdo 039 de 2002 y el Mini manual “Tablas de Retención Documental y transferencias Documentales. Se siguieron las siguientes etapas:
PRIMERA ETAPA.
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Y FUENTES DOCUMENTALES.
Se realizó una compilación de la información institucional que incide en la producción, trámite, conservación y disposición final de los documentos, enmarcando las disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, tomando para la elaboración de la Tabla de Retención Documental, el Organigrama vigente, Actos Administrativos de creación de grupos de trabajo y manuales de funciones y procedimientos; ya que de este ejercicio se identifican las secciones y subsecciones a presentar, con sus respectivas series documentales. Para el conocimiento de las fuentes documentales se procedió a entrevistar a los productores de los documentos, lo establecido en la Encuesta de Unidad Documental definida por el Archivo General de la Nación, para identificar las tipologías documentales de cada dependencia.
SEGUNDA ETAPA.
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA. Partiendo del concepto que la Tabla de Retención Documental es la base para la elaboración del Programa de Gestión Documental y que además son el resultado del análisis e interpretación de la investigación realizada sobre la Institución y su manejo documental, en esta etapa se efectuó un análisis responsable sobre la situación actual de los documentos de la Entidad y se entró a presentar una propuesta racional para su manejo, de tal manera que se apliquen los principios y procesos archivísticos con el fin de dar protección al patrimonio documental desde su producción hasta su disposición final. Se realiza el seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental a cada una de las unidades administrativas descritas en la estructura orgánica actual. Los documentos de apoyo no se registran en la Tabla de Retención Documental, ya que la información que contienen, no inciden en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa y no forman parte de las series documentales de las oficinas. La Tabla de Retención Documental, es una propuesta de reorganización de los archivos, de tal manera que se mejore la gestión documental de la Entidad, por tal motivo, se plantea desde esta propuesta que la documentación original esté bajo la responsabilidad de las unidades
administrativas que tienen las funciones de ejecutar y velar por el cumplimiento de las obligaciones adquiridas (productores de los documentos) y en las demás oficinas que reposen copias de los mismos documentos se manejen, si se considera necesario como documentos de apoyo (por tal motivo no se reflejan en la Tabla de Retención Documental). Lo anterior con el fin de que la documentación de un expediente esté completa en la misma unidad de conservación, cuidando así no fraccionar las unidades documentales y aplicar los principios archivísticos de procedencia y orden original de los documentos. Con el fin de revisar y confrontar el trabajo, en la medida en que se presentaron avances del proceso, se solicitó a los jefes de las oficinas productoras de la documentación, su aprobación en primera instancia.
TERCERA ETAPA. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA MODIFICACIÓN DE LA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA SU APROBACIÓN. En esta etapa se presenta al Comité Interno de Archivo de la Entidad, la propuesta de modificación de la Tabla de Retención Documental, acompañada de la información resultante de las etapas uno y dos. El Comité Interno de Archivo de la entidad hace el estudio correspondiente y produce un Acta, aprobando el documento. Después de aprobada la modificación de la Tabla de Retención Documental por el Comité Interno de Archivo, se iniciará su aplicación en las diferentes dependencias.
CUARTA ETAPA.
APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Una vez que el Comité Interno de Archivo apruebe la modificación de la Tabla de Retención Documental, el Municipio de Rivera (administración central), deberá implementarla y establecer las estrategias de difusión que permitan su aplicación de tal forma que se logre la organización de los archivos de gestión, como principio de un proceso de normalización de la gestión de documentos para cada una de las dependencias de la Entidad.
1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Y FUENTES DOCUMENTALES.
1.1 Investigación preliminar Su naturaleza jurídica la establece la Constitución Nacional de 1991 en el artículo 311 “Al municipio como entidad fundamental de la división político administrativa del Estado le corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley,
construir las obras que demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asigne la constitución y las leyes”.
El municipio verde de Colombia nació en sector de Aguas Calientes en 1888 con el nombre de San Mateo por iniciativa de Vicente Poveda, quien construyó las primeras casas con el apoyo de los vecinos y posteriormente fue adjuntado como corregimiento de Neiva.
La Asamblea del Huila en reconocimiento al magnífico desenvolvimiento del corregimiento de San Mateo resolvió elevarlo a la categoría de municipio, independizándolo de Neiva, lo cual se hace por Ordenanza número 4 de 1943 que le da el nombre de Rivera, en honor del escritor José Eustasio Rivera y señala sus límites; además Rivera fue el primer municipio del Huila que construyo su carretera para comunicarse con la capital.
Hoy 70 años después, Rivera es uno de los municipios ecoturísticos por excelencia contando con una extensión de 435 km cuadrados, con una temperatura de 25 grados centígrados y ubicado a tan solo 20 km de Neiva, cualidades que lo han convertido en uno de los de mayor crecimiento y desarrollo del departamento, siendo así mismo un abanderado por el rescate de los valores socio culturales de la región. En los territorios de este municipio se encuentran dos regiones diferentes: una al oriente: montañosa, perteneciente a la vertiente occidental de la cordillera oriental; la otra al occidente: plana, comprendida en el valle del río magdalena. Por su formación presentan los pisos térmicos cálido, medio y frío, regado por las aguas de los ríos Arrayanal, Blanco, Frío, Negro y Magdalena, además de varias corrientes menores.
Límites del municipio:
Norte: el municipio de Neiva; Sur: el municipio de Campoalegre; Oriente: el departamento del Meta y el municipio de Algeciras; Occidente: el municipio de Palermo. Extensión total:435 Km2 Extensión área urbana:211 Km2 Extensión área rural:224 Km2 Altitud de la cabecera municipal (metros sobre el nivel del mar): 700 Temperatura media: 25º C Distancia de referencia: 20 Km a Neiva
RIVERA; TIERRA DE PROMISORIA.
Hablar de la tierra de José Eustasio Rivera, implica muchas cosas como recordar aquellos momentos de su fundación, describir su acelerado crecimiento y obviamente conocer todo lo que acontece alrededor de ella hoy.
Rivera esconde en la memoria de su gente, sobre el colorido de sus montañas, en el azul de sus cielos y bajo sus cristalinas aguas; inolvidables momentos de su historia, como aquel pasado protagonizado por los primeros pobladores del municipio en los años 1800, cuando esta Tierra de Promisión no tenía nombre, era ingenua, pequeña y tan tímida que se escondía arriba en la montaña. En aquellos tiempos los habitantes de Rivera eran los indígenas Tamas, quienes se caracterizaban por su belicosidad.
Según cuentan los abuelos, esta comunidad indígena huyó de la montaña, porque sintió pánico del hasta hoy supuesto volcán situado por los lados del Salado y Agua Caliente. Fue así, como en el año de 1888 esas personas que venían de la montaña, se unieron con unos colonizadores comerciantes y misioneros agustinianos para fundar a San Mateo. Así se llamó por primera vez este territorio, que ahora conocemos como Rivera en honor al escritor de La Vorágine. Mientras los pobladores de San Mateo se dedicaban a la agricultura, día a día el patrimonio cultural de los riverenses se espesaba más y más, y fueron naciendo las leyendas del “pollo malo”, “la mujer sin cabeza”, “la madre monte”, “la pata sola”, entre otros mitos que, con el tiempo, se quedarían en la tradición oral de nuestro municipio. Estas historias, junto con los rajaleñas, los tamales, el pan chicha y bizcochos, Las aguas termales, las artesanías, la literatura, el Reinado Infantil del San Juanero Huilense, entre otros aspectos fueron enriquecieron las tradiciones y el patrimonio cultural de esta “Tierra de Promisión”. Fue en el año 1943, mediante la ordenanza No 4 que se declaró el corregimiento de San Mateo como municipio, el cual llevaría por nombre Rivera, en honor al escritor de La Vorágine. Con el paso de los años, Rivera llegaría a ser reconocido como el “Municipio Verde de Colombia”, y aunque hoy por hoy, ya no goza de tan distinguido reconocimiento, para esta administración Rivera CON LA GENTE, devolverle al municipio este calificativo es uno de sus mayores retos. Para ello, la inversión en temas ambientales será una realidad, que, junto al desarrollo turístico, su clima, la hospitalidad de su gente, El Reinado Departamental Infantil del San Juanero Huilense, Las Aguas Termales y su gastronomía, le permitirán posicionarse una vez más, como destino turístico por excelencia. A pesar de que Rivera está ubicada en zona de conflicto y de haber vivido algunos momentos violentos como los originados por el bogotazo que se extendió a todos los rincones del país, el intento de toma por parte de la Guerrilla aquel 13 de agosto de 1987, los asesinatos de algunos líderes y políticos del municipio, incluida la masacre de los Concejales, entre otros; Rivera vive tranquila, pues sabe que estos brotes de violencia han sido asilados y no se pueden comparar con la situación de orden público que se vive en otras regiones del país.
Día a Día, los Riverenses sueñan con un mejor futuro para su pueblo y se sienten orgullosos de la tierra que los vio nacer. Y ahora, todo se ve más cerca, pues esta administración que encabeza el doctor Néstor Ramiro Barreiro Andrade, tiene firmes propósitos de ofrecerle a los riverenses en mejores condiciones de vida, todo ello, enmarcado en políticas sociales, de desarrollo económico y seguridad, pilares del Gobierno Rivera CON LA GENTE. 1.2 investigación preliminar sobre las fuentes documentales
1.2.1 Encuesta Estudio Unidad Documental Previo conocimiento de la Institución se procedió a identificar las tipologías y unidades documentales dentro de cada unidad administrativa. En este punto se trabajó la entrevista con los productores documentales, según la encuesta que aparece como anexo y se aplicó siguiendo los pasos descritos en el instructivo para el estudio de tipos documentales, de tal manera que en la primera etapa se persiguió el conocimiento de la unidad productora del documento y en la segunda se recogieron los datos más relevantes de cada unidad documental sobre la generación, trámite, distribución, consulta, conservación y disposición final de los documentos, con la finalidad de obtener la máxima información que permitiera realizar una adecuada y acertada valoración documental en este proyecto. La entrevista fue realizada a cada jefe de la unidad administrativa teniendo en cuenta la primera parte de la encuesta (Estudio de Oficina Productora) y la segunda parte (Estudio de la Unidad Documental).
2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA Se realizó un análisis a la investigación realizada sobre la Institución y sus fuentes documentales, de tal manera que se retomaron los manuales, los actos administrativos, el organigrama y las encuestas como materia prima fundamental en el análisis e interpretación, ya que la Tabla de Retención Documental propiamente es un instrumento que se genera a partir del análisis e interpretación de una investigación de la Institución y sus fuentes documentales. En esta etapa se contemplaron varios aspectos a saber: 2.1 conformación de series y subseries Para la conformación de las series y subseries documentales, se analizó la relación entre las series, las funciones y actividades de las oficinas productoras de la documentación. Las series y subseries de cada oficina productora de documentos reflejan las funciones y actividades que en virtud del desarrollo de los trámites y procedimientos administrativos se desarrollan para el cumplimiento de los objetivos que les ha sido asignado. La conformación de series y subseries bajo la responsabilidad de unidades administrativas, permite conservar unidades documentales completas, ya que se regulará la generación, trámite y conservación de las mismas, acorde a la necesidad de la institución y siguiendo los principios de la archivística sobre procedencia y orden original de los documentos.
2.1 .1 Codificación Después de estudiar los sistemas de codificación que maneja la entidad y la conveniencia de implementar o cambiar los mismos se concluyó:
El primer digito corresponde al Fondo, el segundo dígito corresponde a la sección y el tercer dígito a la subsección. Ejemplo: FONDO ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIVERA SECCION DESPACHO DEL ALCALDE SUBSECCION DESPACHO DEL ALCALDE 100 FONDO ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIVERA SECCION DESPACHO SUBSECCION SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO 110 FONDO ALCALDÍA MUNICIPALDE RIVERA SECCION DESPACHO SUBSECCION SECRETARIA DE PLANEACION VIAS E INFRAESTRUCTURA 120 FONDO ALCALDIA MUNICIPAL DE RIVERA SECCION DESPACHO SUBSECCION SECRETARIA DE HACIENDA 130 FONDO ALCALDIA MUNICIPAL DE RIVERA SECCION DESPACHO SUBSECCION SECRETARIA DE SALUD Y ASUNTOS SOCIALES 140 FONDO ALCALDIA MUNICIPAL DE RIVERA SECCION DESPACHO SUBSECCION COMISARIA DE FAMILIA 150 FONDO ALCALDIA MUNICIPAL DE RIVERA SECCION DESPACHO SUBSECCION SECRETARIA DE TURISMO YCULTURA 160
2.1 .1.1 Codificación unidades administrativas Las oficinas productoras de los documentos se identifican con la codificación sugerida por el Archivo General de la Nación el cual consiste en asignar a las oficinas principales tres dígitos partiendo del número 100 con intervalo de 10 para las secciones o dependencia y para subsección u oficinas el número consecutivo del intervalo. Por lo tanto, la codificación es la siguiente:
CODIGO SECCION Y SUBSECCION
100 Despacho del alcalde
110 Secretaria general y de gobierno
120 Secretaria de planeación vías e infraestructura
130 Secretaria de hacienda
140 Secretaria de salud y asuntos sociales
150 Comisaria de familia
160 Secretaria de turismo y cultura
2.1.1.2 Codificación de series y subseries La codificación de las series y las subseries documentales constan de cinco dígitos, así: Los dos primeros corresponden a la serie y los tres siguientes a las subseries. Ejemplo: El código para una subseries corresponde a un número de dos dígitos, los cuales se asignan teniendo en cuenta un consecutivo numérico ascendente, dependiendo del orden alfabético. Ejemplo: En resumen, la codificación de las series y las subseries documentales constan de cuatro dígitos, así: Los dos primeros corresponden a la serie y los dos siguientes a la subseries. Ejemplo: 2.2 VALORACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL Al proponer los tiempos de conservación a cada serie o subseries se realizó el proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios, tales como el valor administrativo, jurídico-legal, fiscal, contable, técnico y para establecer los valores secundarios, se estudió el valor histórico de los documentos
SERIE CODIGO SERIE
ACTAS 2
CONTRATOS 3
SUBSERIE CODIGO SUBSERIE
ACTAS DE COMITÉ DE SEGURIDAD 1
ACTAS DE CONSEJO DE GOBIERNO 2
SERIE SUBSERIE CODIGO
ACTAS ACTAS CONSEJO DE GOBIERNO 02-02
teniendo en cuenta su utilidad para la ciencia, la cultura y la investigación. De igual manera, en este proceso se tuvo presente los conceptos de valor mediato predecible y valor mediato no predecible, en todos los casos se estudiaron y establecieron los plazos de vigencia y plazo precaucional para los documentos, atendiendo a la normatividad jurídica existente y para aquellos casos en los que la norma no regula, se entró a establecer dichos plazos con la aprobación inicial de los jefes de cada unidad productora y posteriormente del Comité Interno de Archivo de la Entidad. También se tuvo en cuenta como criterio de valoración la frecuencia de consulta por parte de los usuarios internos y externos. La valoración documental permite establecer la propuesta de retención para cada serie o subseries documental en cada una de las etapas de su ciclo vital, es decir el tiempo de conservación y disposición final en el Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. 2.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN CENTRAL E
HISTÓRICO Al tener en cuenta el ciclo vital de los documentos, el Municipio de Rivera conformará y organizará sus archivos de gestión central e histórico, aplicando la Tabla de Retención Documental propuesta, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original de los documentos. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. La organización de los archivos de gestión se constituye en prioridad porque es allí donde se inician los procesos archivísticos y desde esta perspectiva y con fundamento en la aplicación de las Tablas de Retención Documental se aplicará la guía establecida que tendrá como fin, disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas, normas, métodos y procedimientos archivísticos implantados en la entidad, relacionados con la producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental. Dicha guía se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los archivos de oficina de la entidad. Para la organización de los archivos de gestión se realizarán los procesos de clasificación atendiendo a las agrupaciones documentales presentadas en la TRD de cada oficina productora de documentos. Y en cuanto a ordenación documental se considerará que el sistema de ordenación para los expedientes de una serie o subseries, facilite la localización y recuperación de la información. Los sistemas de ordenación que se implementarán según las necesidades, podrán atender a la siguiente clasificación: Alfabético, Numérico, Cronológico y Geográfico. Es de aclarar que en los archivos de gestión solo se
destruirán documentos de apoyo y documentos producto de una selección natural, ya que solo el Archivo Central con previa autorización del Comité Interno de Archivo de la Entidad está facultado para realizar eliminaciones documentales. Una vez organizado el archivo de gestión de cada oficina productora a partir de la implementación de la Tabla de Retención Documental, aparecerán algunos documentos que no es posible ubicar dentro de las series. Dichos documentos se constituyen en los llamados documentos de apoyo. Archivo Central: Se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente y se conservarán durante un tiempo precaucional, con la finalidad de atender posibles reclamaciones o consultas por parte de las entidades de control y los ciudadanos. La organización de los archivos centrales e históricos, obedece a lo estipulado en la TRD, es decir debe atender a las series documentales y tiempos de retención establecidos, entendiendo que los documentos de conservación permanente integrarán el Archivo Histórico. Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de archivo de conservación permanente. En este archivo no se realiza selección. 2.4 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Al implementar la aplicación de la Tabla de Retención Documental, surgen las trasferencias documentales primarias, que consiste en la remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, una vez hayan cumplido su tiempo de retención; y las transferencias documentales secundarias, que consisten en la remisión de los documentos del Archivo Central al Archivo Histórico. Las Trasferencias documentales primarias, deberán efectuarlas los jefes de cada una de las dependencias de la Entidad, remitiendo al Archivo Central los expedientes o carpetas, con sus respectivos tipos documentales. Los cuales deberán estar ordenados respetando la secuencia de su producción y trámite, previamente depurados, eliminando sus duplicados, fotocopias, invitaciones entre otros; es decir todo aquel material que no sea documento de archivo.
Por definición es el proceso archivístico mediante el cual la unidad administrativa de la entidad transfiere series documentales al archivo central, una vez cumplido el tiempo de retención estipulado en la TRD para el archivo de gestión.
Para efectuar las transferencias se debe tener en cuenta lo siguiente:
Tenga en cuenta la fecha programada en el calendario de transferencias
Solicite asesorías a la oficina de Secretaría General y de Gobierno.
Seleccione los expedientes de las series y subseries Documentales que según la TRD deben transferirse.
Realice la selección natural, retire documentos que no son esenciales en el expediente como son: impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos, impresos), formatos y hojas en blanco, borradores, copia o fotocopias cuyos originales se encuentren en expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no hagan parte integral del expediente entre otros.
Ordenación de tipo Documentales. Los documentos se ubican uno a tras de otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el último documento recibido aparezca al final del total de documentos que contiene la carpeta.
Foliación. Debe efectuarse diariamente en orden ascendente en atención a la cronología siendo el número uno el documento más antiguo, y el número mayor el documento más reciente.
Ordene los expedientes por años y de manera secuencial siguiendo el código y la cronología en forma ascendente.
Utilice carpetas desacidificadas para conformación de expedientes
Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n) tanta carpeta vaya a transferir.
Ubique las carpetas en cajas para archivo, siga el orden ascendente del número de carpetas
Diligencie el formato único documental registrando cada uno de las series a transferir.
2.5 DISPOSICIÓN FINAL En la disposición final se plantea en la Tabla de Retención Documental para algunas series o subseries documentales, teniendo en cuenta la frecuencia de consulta y su importancia para soportar la información en medios magnéticos, concretamente se recomienda la digitalización. Así mismo, para la disposición final y teniendo en cuenta el resultado del proceso de valoración documental, se propone realizar selección, no solo para conservar en otros soportes, sino también para eliminar y conservar parcial o totalmente, según cada caso. Para normalizar estos procesos se plantea:
Eliminación Documental: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor primario y que no reúnen las características para ser valorados como poseedores de valores secundarios, para realizar dicho proceso se implementará el formato de autorización para la eliminación en archivos de gestión y central, emitido por al Archivo General de la Nación.
Es de anotar que ninguna serie documental se destruirá si no está reflejada y autorizada en la Tabla de Retención Documental, las eliminaciones documentales corresponderán entonces a la aplicación misma de la Tabla de Retención Documental. Las eliminaciones documentales harán partes del proceso de transferencias documentales primarias y secundarias, anotando que en las transferencias primarias los archivos de gestión solo estarán facultados para eliminar documentos de apoyo y selección natural. Así mismo para las transferencias secundarias se aplicarán las modalidades de muestreo descritas a continuación:
Muestreo: En la columna disposición final del cuadro de Tablas de Retención Documental para cada subseries en que se requiera realizar selección documental, se explicará cual es la modalidad de muestreo a aplicar. En el desarrollo de esta propuesta se trabajó el muestreo aleatorio y el sistemático. Y dentro del muestreo sistemático se contempló el muestreo cronológico y el muestreo por polos de interés.
Muestreo Aleatorio: Cuando la muestra se toma al azar y no depende de pautas o períodos. Se parte del supuesto de que cualquier unidad de la serie tiene todas las posibilidades de representar a la serie. Mientras más homogénea sea la base menor ha de ser la muestra.
Muestreo Sistemático: Cuando la muestra depende del criterio o establecimiento de una pauta predeterminada de selección (geográfico, alfabético, sociológico, etc.).
Muestreo cronológico: Consiste en tomar como criterio especifico la fecha de los documentos, así: el día tal, el mes tal, etc. y eliminar los demás de la serie.
Muestreo por polos de interés: Consiste en seleccionar de la población de muestra aquellos documentos que tienen un interés particular para la entidad.
2.6 RETENCIÓN DOCUMENTAL Los periodos de retención y las modalidades de selección fueron tenidos en cuenta según lo establecido por ley, reglamentación o propuestas de los gestores de la documentación. La retención documental se fijó en años, tanto para el Archivo de Gestión como para el Archivo Central, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. Los
plazos empezarán a contar desde el momento en que la serie o subseries ha cumplido su trámite en la oficina productora, es decir a partir de la fecha en que han perdido vigencia. 2.7 APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL La modificación de la Tabla de Retención Documental será aplicada a partir de que sea aprobada por el Comité Interno de Archivo, según lo establecido en el acuerdo 039 de 2002. Esta constituirá la base y el referente para la organización de los archivos, podrá aplicarse a los documentos producidos con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó su elaboración, para el resto de la documentación deberán elaborarse las Tablas de Valoración Documental. 2.7.1 Actualización y Seguimiento de la Tabla de Retención Documental El Jefe o responsable del Archivo realizará un cronograma de seguimiento junto con el Comité Interno de Archivo, para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y elaborará según las necesidades un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de las oficinas productoras de los documentos, deberán ser evaluadas por el Jefe o responsable del Archivo y presentadas al Comité Interno de Archivo de la Entidad para su estudio y aprobación. Es importante tener en cuenta que la Tabla de Retención Documental requiere revisión y actualización periódica, por lo que de no solicitarse modificaciones a la misma en un periodo mínimo de un año se recomienda estudiar y evaluar si efectivamente no han surgido cambios en la producción documental. 2.8 EXPLICACIÓN DEL FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL La Tabla de Retención Documental para el Municipio de Rivera, consiste básicamente en un listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales de la documentación tramitada por cada una de las dependencias en cumplimiento de sus funciones específicas, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en el archivo de gestión, en el archivo central y una vez cumplida su vigencia, se determina su disposición final, bien sea su eliminación, selección o conservación total. El ejercicio de asumir la ciencia Archivística de una forma objetiva es compromiso de todos por tal razón, es importante que todos los servidores públicos se ilustren de los diferentes componentes integradores de la Tabla de Retención Documental, para su aplicabilidad en el ejercicio de la eficiencia y eficacia de la gestión pública. En la Tabla de retención documental se identifican con letra mayúscula fija y negrilla las series documentales; las subseries con mayúscula fija; mientras que los tipos documentales se identifican con un guion. 2.8.1 Cómo interpretar la Tabla de Retención
2.8.1 Cómo interpretar la Tabla de Retención Documental
El primer elemento que aparece es el nombre de la entidad y la dependencia productora, esta última acompañada de su respectivo código de identificación. Ejemplo:
Entidad Productora: Se registra el nombre de la Alcaldía Municipal de Rivera (H).
Oficina Productora. Aparece el nombre de la unidad administrativa de la Alcaldía Municipal de Rivera Huila, que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Posteriormente el control del número de hojas que conforman la Tabla de Retención Documental para cada una de las dependencias que componen la estructura orgánica de la Entidad. Ejemplo: Hoja No. 1 de (n) = número total de hojas de la TRD Hoja No. 1 de 10 Hoja No. 2 de 10
Código. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de Clasificación documental establecido en la Alcaldía Municipal de Rivera Huila.
Ejemplo: 100 Despacho del Alcalde - (sección) 110 Secretaria de Gobierno y desarrollo Comunitario - (sección) 120 Secretaria de Planeación - (sección) 130 Secretaria de Hacienda - (sección) 140 Secretaria de Salud - (sección) 150 Comisaria de Familia - (sección) 160 Secretaria de Cultura y Turismo - (sección)
Posteriormente aparecen dos dígitos que identifican la serie documental y los dos siguientes señalan la subseries documental.
Serie. Registra el nombre asignado al conjunto de Unidades Documentales emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. De ser pertinente también se listarán las Subseries correspondientes.
Ejemplo: 110. 14 CONTRATOS – (Serie) 110.14.01 Contratos de Obra – (Subserie)
Retención. Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el Archivo Central. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida en las oficinas.
Ejemplo:
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN
D S SB
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
230 10 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 2 8
230 10 2
COMPROBANTES DE EGRESO
Egreso
Orden de pago
Disponibilidad presupuestal
Registro
Cotización
Acta de recibo
Factura
D: DEPENDENCIA S: SERIE SB: SUBSERIE
Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que la soliciten.
Archivo Central. Es en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la contraloría Departamental, cuya consulta no es muy frecuente.
Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras permanente a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.
En esta columna se establece el destino final para la respectiva Serie o Subserie documental, una vez cumplido su tiempo de retención en el Archivo Central y está estructurado así:
CT. (Conservación Total o Permanente): Se marca esta casilla con una equis (X), para señalar que la serie o Subserie documental se debe conservar permanentemente por su valor cultural, científico e histórico.
CODIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION
FINAL
D S Sb Archivo Gestión Archivo Central CT E M S
100 45
RESOLUCIONES 2 2 X
D: Dependencia S: Serie Sb: Subserie
Conservación Total. Se aplica en aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que tienen por disposición final o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo son Patrimonio Documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación la ciencia y la cultura.
Eliminación. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.
Ejemplo: Se debe Interpretar: La Serie CONSECUTIVOS DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA, se debe eliminar totalmente, una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión. Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose éste como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o
especial durante la selección con criterios alfabéticos numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos entre otros.
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION
FINAL
D S Sb Archivo Gestión
Archivo Central CT E M S
100 12
CONSECUTIVOS DE CORRESPONDENIA DESPACHADA 2 2
x
Correspondencia
Ejemplo:
CODIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION
FINAL
D S Sb
Archivo Gestión
Archivo Central CT E M S
100 10 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
2 8 x
100 10 2 COMPROBANTE DE EGRESO
Egreso
Orden de pago
Disponibilidad presupuestal
Registro
Acta de recibo
Microfilmación. Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos. Ejemplo:
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION
DISPOSICION FINAL
D S Sb Archivo Gestión
Archivo Central CT E M S
100 18 DECRETOS 2 20 X X
D: Dependencia S: Serie Sb: Subserie Se debe interpretar: La serie DECRETOS, se puede conservar totalmente y microfilmar, una vez haya cumplido los 20 años en el archivo central, pero no se puede destruir el soporte físico por tratarse de una serie con valor histórico. (Parágrafo del artículo 2º de la ley 80 de 1989 y artículo 49 de la ley 594 de 2000). Procedimientos. En esta columna se consigna los procesos aplicados en modalidad de muestreo microfilmación y eliminación.
3. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA MODIFICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA SU APROBACIÓN.
En esta etapa se presenta al Comité Interno de Archivo de la Entidad, la propuesta de modificación de la Tabla de Retención Documental, acompañada de la información resultante de las etapas uno y dos. El Comité Interno de Archivo de la entidad hace el estudio correspondiente y produce un Acta, aprobando el documento.
Después de aprobada la modificación de la Tabla de Retención Documental por el Comité Interno de Archivo, se iniciará su aplicación en las diferentes dependencias. Con la información recopilada y debidamente tabulada, analizada, evaluada y con base en el cuadro de clasificación, se construyó la versión 2 de la Tabla de Retención Documental, adoptando el formato establecido por el Archivo General de la Nación. Desarrollados los estudios para la elaboración de la Tabla de Retención Documental, esta se remitió a cada una de las unidades administrativas para que fuera revisada, estudiada, analizada por los productores y se hicieran las recomendaciones necesarias.
Se presentan los cuadros de Tablas de Retención Documental, para cada una de las Unidades Administrativas descritas en la estructura orgánica vigente; teniendo en cuenta el análisis e interpretación realizada en las etapas anteriores.
4. APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
La Tabla de Retención Documental para el Municipio de Rivera se enmarca teniendo como referencia la Normatividad Colombiana en materia de Administración Pública y Archivística.
En Primer lugar, se tuvo en cuenta la Constitución Política de Colombia, que establece en el título I, dentro de los Principios Fundamentales: “Es obligación del Estado y de las Personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación” Art 8.
“El Patrimonio cultural de la Nación está bajo la Protección del Estado. El Patrimonio Arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad Nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles.” Art 72.
“Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos Públicos salvo en los casos que establezca la ley.” Art 74.
La ley General de Cultura el título II, el artículo 4 define el patrimonio cultural de la Nación.
“El Patrimonio Cultural de la Nación está constituido por todos los bienes y valores culturales que son expresión de la Nacionalidad Colombiana, tales como las Tradiciones, las costumbres y los hábitos, así como el conjunto de bienes inmateriales y materiales, muebles e inmuebles, que poseen un especial interés histórico, artístico, estético, arquitectónico, urbano, arqueológico, ambiental y ecológico, lingüístico, sonoro, audiovisual, fílmico, testimonial, documental.”
Ley 4 de 1913. Que en su artículo 289 establece que los jefes de las oficinas vigilarán que los secretarios reciban los Archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo de sus funciones.
Ley 57 de 1985. Por el cual se ordena la publicidad y el acceso de los actos y documentos oficiales.
Ley 80 de 1989. Por medio del cual se crea el Archivo General de la
Nación.
Ley 27 de 1992. Por la cual se expiden normas sobre administración de personal al servicio del Estado.
Ley 87 de 1993. Normas para el ejercicio de control interno.
Acuerdo 07 de 1994 “Reglamenta General de Archivos.” Tiene como ámbito de aplicación a todos los Archivos oficiales, del orden Nacional, Distrital y Municipal, así como las entidades territoriales indígenas, entidades territoriales que se creen por ley, las divisiones administrativas y a los Archivos Históricos especiales. Así mismo el reglamento contiene elementos teóricos y técnicos que regulan los procesos Archivísticos dentro de las entidades que intervienen en su aplicación. Ley 136 de 1994. Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de los municipios modificada parcialmente por la ley 617 de 2001.
Circular 02 de 1997. Por medio del cual se establecen los requisitos, procedimientos y recomendaciones para la adopción de nuevas tecnologías en los Archivos Públicos dirigida a los Alcaldes y Gobernadores.
Ley 388 de 1997. Ley de desarrollo territorial.
Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos.
Acuerdo 049 de 2000. Fija los parámetros que se deben tener en cuenta como condiciones de construcción y dotación de los edificios para archivo.
Acuerdo 038 de 2002. Establece el formato del inventario documental.
Acuerdo 039 de 2002. Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental.
Acuerdo 042 de 2002. Establece criterios para la organización de los archivos de gestión de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas.
Decreto-Ley 019 de 2012. Por medio del cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios en la Administración Pública.
Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos y deroga el Decreto 4124 de 2004.
Decreto 2609 de 2013. Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado.
Circular externa No. 001 del Archivo General de la Nación. Establece directrices para el cumplimiento e implementación del decreto 2578 de 2012.
Acuerdo 04 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.
Cuadro de clasificación
documental
Rivera, 2016
CODIGO SERIES DOCUMENTALES SUBSERIES DOCUMENTALES TIPO DOCUMENTAL
1 ACCIONES CONSTITUCIONALES
1 ACCIONES DE TUTELA Demanda
Notificaciones
Contestacion
Fallo
2 ACCIONES POPULARES Demanda
Notificaciones
Contestacion
Fallo
2 ACTAS 1 ALMACEN Citacion, actas y anexos
2 POSESION Citacion, actas y anexos
3 DE COMISION DE PERSONAL Citacion, actas y anexos
4 DE COMITÉ COORDINACION CONTROL INTERNO
Citacion, actas y anexos
5 DE COMITÉ DE ATENCION DE DESASTRES Citacion, actas y anexos
6 DE COMITÉ DE ATENCION HUMANITARIA Citacion, actas y anexos
7 DE COMITÉ DE CREDITO EDUCATIVO Citacion, actas y anexos
8 DE COMITÉ DE LICITACIONES Y CONTRATOS Citacion, actas y anexos
9 DE CONSEJO MUNICIPAL DE ATENCION PSICOSOCIAL A LA POBLACION DEL CONFLICTO ARMADO
Citacion, actas y anexos
10 DE COMITÉ DE SANEAMIENTO CONTABLE Citacion, actas y anexos
11 DE COMITÉ DE SISBEN Citacion, actas y anexos
12 DE COMITÉ LOCAL DE AREAS PROTEGIDAS Citacion, actas y anexos
13 DE ESTILOS DE VIDA SALUDABLES Citacion, actas y anexos
14 DE COMITÉ MUNICIPAL DE DIRECTIVOS DOCENTES
Citacion, actas y anexos
15 DE COMITÉ MUNICIPAL DE DISCAPACIDAD Citacion, actas y anexos
16 DE COMPROMISO Citacion, actas y anexos
17 DE CONSEJO JUSTICIA TRANSICIONAL Citacion, actas y anexos
18 DE CONCILIACION JUDICIAL Citacion, actas y anexos
19 DE CONSEJO CONSULTIVO DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL
Citacion, actas y anexos
20 DE CONSEJO DE GOBIERNO Citacion, actas y anexos
21 DE CONSEJO DE SEGURIDAD Citacion, actas y anexos
22 DE CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVO Citacion, actas y anexos
23 DE SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA Citacion, actas y anexos
24 DE CONSEJO TERRITORIAL DE PLANEACION Citacion, actas y anexos
25 DE NUTRICION Citacion, actas y anexos
26 DE CONSEJO MUNICIPAL DE POLITICA SOCIAL Citacion, actas y anexos
27 DE CONSEJO TERRITORIAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
Citacion, actas y anexos
28 DE CONSEJO TERRITORIAL DE PLANEACION Citacion, actas y anexos
29 *Actas de consejo municipal de cultura Citacion, actas y anexos
30 DE DEMOLICION Citacion, actas y anexos
31 DE ENTREGA Y RECIBO Citacion, actas y anexos
32 DE INSPECCION OCULAR Citacion, actas y anexos
33 DE CONCILIACION JUDICIAL Citacion, actas y anexos
34 DE CUSTODIA Citacion, actas y anexos
35 ACTAS DE CONSEJO MUNICIPAL DE TURISMO Citacion, actas y anexos
36 DE PRESENTACION Citacion, actas y anexos
37 DE COMITÉ DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA (COVE)
Citacion, actas y anexos
38 DE VISITA Citacion, actas y anexos
39 DE PREVENCION Y CONTROL DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS
Citacion, actas y anexos
40 DE CERTIFICACION MUNICIPAL Citacion, actas y anexos
41 DE SEGUIMIENTO DE PAGO Citacion, actas y anexos
42 DE COMITÉ DE ADULTO MAYOR Citacion, actas y anexos
43 PROGRAMACION DE JORNADA DE VACUNACION
Citacion, actas y anexos
44 DE ASEGURAMIENTO DE LA POBLACION NO AFILIADA AL MUNICIPIO
Citacion, actas y anexos
45 LESION DE MADRES LIDERES Citacion, actas y anexos
3 ACUERDO DE PAGO 1 PREDIAL Emplazamiento
copia de cedula
Copia de NIT
Letras de cambio
Declaraciones
2 INDUSTRIS Y COMERCIO Resoluciones
Emplazamiento
copia de cedula
Copia de NIT
Letras de cambio
Declaraciones
4 AUTORIZACIONES Y 1 CONSTRUCCION Solicitud,anexos y respuestas
LICENCIAS 2 DE FUNCIONAMIENTO Solicitud,anexos y respuestas
3 EVENTOS EN EL MUNICIPIO Solicitud,anexos y respuestas
4 TRANSPORTE DE SEMOVIENTES Y MUEBLES Solicitud,anexos y respuestas
5 USO DE BIENES PUBLICOS Solicitud,anexos y respuestas
6 USO DE SUELOS Solicitud,anexos y respuestas
5 BOLETINES 1 CONTABLES Boletin
2 DE PRENSA
6 CIRCULARES 1 INFORMATIVAS Circular
2 NORMATIVAS Circular
7 COBRO COACTIVO Titulo contribuyente moroso
Notificacion al deudor del titulo
Edicto
Recursos de apelacion, consignacion o comprobantes de estar al dia
Auto de archivo
Notificacion de la decision
Publicacion en diario
Mandamiento de pago
Solicitud de embargo ante oficina de registro de instrumentos publicos
Oficios a entes financieros para embargos de cuentas
Oificio de notificacion del embargo
Orden de retencion del Vehiculo
notificacion del mandamiento
Excepciones del contribuyente
Resolucion de recursos
Decision sobre excepciones
Orden de ejeucion y remate de bienes
Notificacion
Acta o documento de ejecutoria del remate
Avaluo del bien
Notificacion del avaluo
Solicitud de nuevos avaluos por el contribuyente
Acuerdo de pago
Auto de cierre
Oficio de devolucion de valor embargado
8 COMPROBANTES DE ALMACEN
1 ORDEN DE ALTA Contrato
Actas parciales de entrga y recibo
Acta final de entrega y recibo
Factura
Orden de alta
2 ORDEN DE EGRESO Bono de dotacion
Autorizacion de retiro del bien
Actas de entrega
Orden de entrega
9 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
1 CREDITOS Y CONTRACREDITOS Comprobantes y soportes
2 DE AJUSTES Documento obejto de ajuste
3 NOTAS CONTABLES Comprobantes y soportes
4 TRASLADO DE FONDOS Comprobantes y soportes
10 COMUNICACIOES OFICIALES
Registro de sistemas de informacion
11 CONCEPTOS 1 ADMINISTRATIVOS Solicitud
Respuesta
2 JURIDICOS Solicitud
Respuesta
3 TECNICOS Solicitud
Respuesta
12 CONCILIACIONES 1 BANCARIAS Estado de cuenta o extracto
Conciliacion
2 PREJUDICIALES Auto de aprobacion de la conciliacion
Actas de conciliacion
3 TITULOS JUDICIALES Titulo u orden de pago
13 CONTRATOS OFICIALES 1 CON FORMALIDADES PLENAS Estudio previo
Solicitud de certificado de personal insuficiente o sin conocimiento para el objeto contractual
Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de CDP
Certificado de aprobacion pre-contractual
Pre-pliego de condiciones o terminos de referencia
Resolucion de apertura del proceso
Oficio de autorizacion de venta de pliegos
Primera publicacion en diario
Segunda publicacion en diario
Pliego definitivo de condiciones o terminos de referencia
Resolucion de designacion del comité evaluador
Acta de visita de obra o inspeccion
Certficado d visita de obra de inspeccion
Acta de audiencia de aclaracion
Adendas
Acta de entrega de propuestas
Propuestas
Informe de evaluacion
Analisis juridico
Orden de elegibilidad y recomendación
Resoluicion de declaratoria de desierta
Acta de sorteo
Acta de audiencia de adjudicacion
Resolucion de delegaccion de adjudicacion
Resolucion de adjudiciacion
Solicitud de Resistro presupuestal
Registro presupuestal
Minuta de contrato
Polizas
Comprobante de papgo de derechos de publicacion o impuestos
Certificado de antecedentes disciplinario
Certificado de antecedentes fiscales
Registro unico tributario
Fotocopia de cedula de ciudadania
Fotocopia pasado judicial
Acta de iniciacion
Actas de supervicion e interventoria
Actas de reconocimiento de creditos y obligaciones patriminiales
Actas que reconozcan obligaciones generadoras de pago a favor del contratista
Actas de modificiacion, adicion, ampliacion, aclaracion de las prestaciones contratadas,
Actas parciales
Informe de interventoria
Otro si
Anexos de modificacion de poliza
Resolucion de terminacion unilateral
Acta de suspension del contrato
Acta de reiniciacion del contrato.
Acta de terminacion
Acta de liquidacion
2 SIN FORMALIDADES PLENAS Estudio previo
Solicitud de certificado de personal insuficiente o sin conocimiento para el objeto contractual
Certificado de personal insuficiente o sin conocimiento para el objeto contractual
Soliciitud certificado de CDP
Certificado de CDP
Certificado de aprobacion pre-contractual
Invitaciones a proponer
Propuestas
Analisis juridico
Minuta de contrato
Camara de comercio
Certificado de antecedentes disciplinario
Certificado de antecedentes fiscales
Registro unico tributario
Fotocopia de cedula de ciudadania
Fotocopia pasado judicial
Solicitud de registro predupuestal
Registro presupuestal
Polizas
Comprobantes de pago de derechos de publicacion o impuestos
Notificacion de asignacion de interventor
Acta de iniciacion
Acta de supervision e interventoria
Actas de modificiacion, adicion, ampliacion, aclaracion de las prestaciones contratadas,
Otro si
Acta de suspension del contrato
Acta de reiniciacion del contrato.
Acta de recibo a satisfaccion
Informe de interventoria
Informe final
Acta de liquidacion
3 DE EMPRESTITO Y PEGNORACION DE RENTAS Acuerdo de autorizacion al alcalde para celebrar operaciones de credito
Contrato
Constancia de publicacion del contrato
Oficio de registro del contrato de Ministerio de Hacienda
Constancia de registro en contraloria departamental
Solicitud de desembolso
Pagare
Otro si
Constancia de pubicacion del otro si
Pagare original candelado y devuelto por el ente financiero
14 CONTRIBUYENTES DE PREDIAL E INDUSTRIA Y COMERCIO
1 PREDIAL Identificacion
Notifcacion de asignacion de interventor
Certificado de catastro
Estado de cuenta
2 INDUSTRIS Y COMERCIO Camara de comercio
Copia de Nit
Copia de cedula de ciudadania del representante legal
Relacion de productos y/o servicios inscritos
Registro de invima de cada producto
Formulario de inscripcion o renovacion
15 CONVENIOS Proyecto de convenios
Estudios
CDP
Certificado de aprobacion pre-contractual
Acta de nombramiento y/o posesion
Camara de comercio
Certificado de antecedente disciplinario
Certificado de antecedentes fiscales
Rut
Fotocopia de cedula de ciudadania
Convenios
Polizas
Acta de iniciacion
Acta de supervision e interventoria
Informe de interventoria
Acta de liquidacion
16 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 DE FONDO DE GANADO Formulario de declaracion
2 DE INDUSTRIA Y COMERCIO Formulario de declaracion
3 DE PORCICULTURA Formulario de declaracion
4 DE REGALIAS DE EPLOTACION MINERA Formulario de declaracion
5 DE RETENCION DE LA FUENTE Formulario de declaracion
6 DE SOBRETASA A LA GASOLINA Formulario de declaracion
17 DECLARACIONES JUDICIALES
1 DECLARACIONES DE RESIDENCIA Declaracion
18 DECRETOS Decretos
19 DENUNCIAS 1 QUERELLAS CONVENCIONALES Citaiones
Orden de conduccion
20 DERECHOS DE PETICION Derechos De Peticion y repuesta
21 EGRESOS Contrato o resolucion
Polizas
Recibo de pago de publicacion
Acta de iniciacion
Acta de recibo parcial
Acta derecibo y/o liquidacion del contrato
Informe de interventoria
Cuenta de cobro, factura o constancia
Comprobante de almacen
Orden de pago, de giro, de traslado o fondos o reoslucion
Reportes de egreso del sistema
22 ESTADISTICAS 1 CENSOS Estadisticas
2 DEFUNCIONES Estadisticas
3 ECONOMICAS Estadisticas
4 EDUCATIVAS Estadisticas
5 ESTRATIFICACION SOCIECONOMICA Estadisticas
6 NACIDOS VIVOS Estadisticas
7 variables de ficha de sisben cada tres meses Estadisticas
23 ESTADOS FINANCIEROS 1 BALANCE GENERAL Balances
24 ESTUDIOS 1 DE IMPACTO AMBIENTAL Estudios
2 DE MODERNIZACION INSTITUCIONAL Estudio, Mejoramiento continuo
3 SOCIO ECONOMICOS Estudios
25 EXPEDIENTES 1 VEHICULOS Comprobante de almacen
Fatura de compra
Manifiesto de importacion
Tajeta de propiedad
Polizas
Formulario de pago de impuestos
Copia certificado de gases
Constancia de firmas de traspaso
Comprobante de legalizacion de traspaso
Oficio de reclamaciones por ocurrencia de siniestro
Oficio de reconocimeinto de pago del siniestro
Oren d epago de la aseguradora
Resolucion de baja del vehiculo
Infracciones de transito
26 HISTORIAS LABORALES Hoja de vida
certficacion laboral
certficacion de estudios
copia de cedula de ciudadania
pasado judicial-certficiado de antecedentes penales
certficiado de antecedentes fisacales
certficiado de antecedentes disciplinarios
Declaracion de bienes y rentas
Decreto de nombramiento
Notificacion de nombramiento
Acta de posesion
examen de aptitud medica
Afiliaciones al sistema de seguridad social (formularios de salud,pension, y ARL, Cesantias).
Solicitud de inscripciones en carreras administrativas
Notificiacion de inscritos en carrera administrativas
Solicitud de vacaciones
Resolucion de vacaciones
Notificacion de vacaciones
Resolucion de aplazamiento de vacaciones
Solicitud de reconocimiento de primas
Resolucion de pagos de prima u oficio de negacion
Evaluacion del desempeño del periodo
Decreto de traslado o ascenso
Resolucion de actualizacion en escalafon de carrera administrativa
notifiacin de resoluicon de actualizacion o escalafon
solicitud de licencia o compensacion
certfiado de incapacidad o licencia de maternidad
certficadp de servicios (jurado) o de votante
resolucion de licencia de materniadad
actualizacion de hoja de vida (formato unico)
oficio de amonestacion
constancias laborales
resolucion de desvinculacion, destitucion, supresion de cargos, declaratoria de insubsitencia o aceptacion de renuncia
Solicitud parcial de cesantias
Liquidacion parcial de cesantias
27 INFORMES 1 A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL INFORME
2 DE GESTION DEL PLAN DE INTEREVENCIONES COLECTIVAS
INFORME
3 DE COBERTURA DE POBLACION POBRE NO ASEGURADA ( SISBEN Y CONFLICTO DE ARMADO Y MAS FAMILIAS EN ACCION
INFORME
4 DE CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVO Informe
5 DE EJECUCION PRESUPUESTAL Informe
6 DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES DEL PLAN DE INTERVENCIONES
Informe
7 DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Informe
8 DE GESTION Informe
9 DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL
Informe
10 DE VISITAS Informe
11 FINANCIERO Informe
12 TECNICO Informe
13 Informe a los entes de control contribucion parafiscal
Informe
14 informe al ministerio de cultura copia a la contraloria
Informe
15 Infome Secretaria de Gobierno Informe
16 Informe a planeacion departamental Informe
17 Informe a planeacion nacional Informe
28 INGRESOS Soporte de pago
Recibo de caja
Reporte diario de ingrersos del sistema
29 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION CONSULTA
1 INVENTARIO DOCUMENTAL Inventario
2 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Tabla
30 INVENTARIOS 1 DE DEVOLUTIVOS Inventario
2 GENERAL DE BIENES Expediente de inventario devolutivo por funcionario
3 Inventario patrimonio cultural Inventario
4 Inventario de instrumentos musicales Inventario
31 INVERSIONES oferta de bancos
comunicación al banco de constitucion delCDT
Aviso de constitucion
CDT
solicitud de renovacion o de cancelacion
Nota debido de traslado de fondos
32 LIBROS AUXILIARES 1 DE BANCOS Libro
2 DE CAJA Libro
33 LIBROS OFICIALES 1 DE DIARIO Libro
2 DE PRESUPUESTO Libro
3 MAYOR Y BALANCE Libro
34 MANUALES 1 DE AUDITORIA Manual
2 DE CARACTERIZACION DE PROCESO Manual
3 DE CONTRATACION E INTERVENTORIA Manuel
4 DE CONTROL INTRNO Manual
5 DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN Manual
6 DE PROCEDIMIENTOS Manual
7 DE TALENTO HUMANO Manual
8 ESPECIFICO DE FUNCIONES Y REQUISITOS Manual
35 NOMINA Nomina del periodo
Novedades de nomina
36 PLANES 1 DE ACCION Plan
2 ANUAL DE COMPRAS Reporte de necesidad del plan
3 DE INTERVENCIONES COLECTIVAS plan
4 DE ATENCION BASICA plan
5 DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL plan
6 FINANCIERO plan
7 OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES plan
8 DE CULTURA Plan
9 DE TURISMO Plan
10 Plan operativo Plan
11 Colombia Mayor Plan
37 PRESUPUESTO DE INGRESOS GASTOS E
1 PRESUPUESTO DE INGRESOS Y RECUROSO DE CAPITAL
Listados
INVERSIONES 2 PRESUPUESTO DE GASTOS E INVERSIONES Listados
38 PROCESOS 1 ADMINISTRATIVO DE RESTABLECCIMIENTO DEL DERECHO
2 AUTO INTERLOCUTORIO DE FUNCIONAMIENTO
3 CONTRAVENCIONAL
4 DISCIPLINARIOS Comunicación de queja o actuacion de oficio
Auto de indagacion preliminar o de inhibicion
Comunicación de inhibicion al quejoso
Oficios de requerimiento de prueba
Notificacion de autos de indagacion al presunto responsable
Auto de comision
Comunicación del auto al comisionado
Informe del comisionario
Solicitud de pruebas del disciplinado
Auto de consesion o negacion de la solicitud
Notificacion del auto de concesion o negacion de la solicitud
Auto de apertura de investigacion o de archivo
Notificacion del auto al quejon del auto de apertura de investigcacion o comunicación
Notificacion del auto de archivo al quejoso o edicto
Comunicación a la procuraduria para ejercer o no el poder preferente
Auto remisionario del proceso a la procuraduria cuando decida ejercer poder preferente
Comunicación a la oficina de registro y control - procuraduria general de la nacion
Solicitud al responsable del recurso humano de datos de historia laboral del disciplinado
Soliitud de antecedentes disciplinario
Practica pruebas
Pliego de cargos o auto de archivo definitivo
Notificacion personal o edcto de pliego de cargos
Comunicación de archivo definitivo al quejoso
Descargos
Solicitud de pruebas
Auto de alegatos de conclusion
Fallo
Recursos de apelacion del disciplinado ( para fallo sancionatorio)
Recursos de apelacion al quejoso ( para fallo absolutorio)
Traslado a segunda instancia
Auto decisorio de la segunda instancia
Comunicación del fallo a procuraduria general
Comunicación del fallo a responsable del recurso humano
5 EJECUTIVOS Embargo
Notificacion de demanda
Mandamiento de pago
Excepciones
fallo
Liquidacion de juzgados
Oficio de traslado para pago
6 ORDINARIO LABORAL Demanda
Notificaicon y traslado
poder
contestacion de la demanda
conciliacion
auto de traslado de las excepciones
auto de vencimiento de traslado
auto decreto de pruebas
auto de traslado para alegatos de conclusion
fallo
constancia ejecutoria de fallo
7 ORDINARIO POLICIVO Querella
conciliacion
auto decisorio
8 POLICIVO EN PRIMERA INSTACIA Querella
conciliacion
auto decisorio
9 POLICIVO EN SEGUNDA INSTACIA Proceso en primera instancia
Recursos de apelacion
Auto admisorio
Constancia de estado fijado
Fijacion en lista para alegatos
Memorial sobre alegadtos
Constancias de recibo de memorial
Fallo
Constanca de estado dijado en caso de auto
Edicto en caso de sentencia
Liquidacion de costas
Oficio de devolucion de valor embargado
Recibo de consignacion de certificados
Constancia de devolucion a direccion de justicia municipal
10 SANCIONATORIO Queja y visita de oficio
Auto de conocimiento
Notificaidon de inicio de proceso
Pliego de cargos
Oifcios de requerimiento de pruebas
Prueba
Descargos
Fallo
Recursos
39 PROGRAMAS 1 ANUAL DE CAJA Programa
2 DE ADECUACION Y MANTENIMIENTO DE OBRAS DE INSFRAESTRUTURA
Programa
3 DE ASESORIA Y ASISTENCIA TECNICA , POLITICA FISCAL Y FINANCIERA
Programa
4 DE ATENCION A DESPLAZADOS POR LA VIOLENCIA
Programa
5 DE ATENCION BASICA Programa
6 DE DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL Programa
7 DE EDUCACION Y CAPACITACION Programa
8 DE FORTALECIMIENTO FINANCIERO MUNICIPAL
Programa
9 DE MTO DEL MEDIO AMBIENTE Y REC. NATURALES
Programa
10 DE PREVENCION DE VIOLENCIA INTRAFIMILIAR
Programa
11 DE PREVENCION Y ATENCION DE EMERGENCIA Y DESASTRES
Programa
12 DE SEGURIDAD Y PRESERVACION DEL ORDEN PUBLICO
Programa
13 Programas de promoción de arte y cultura Programa
14 Programa Rivera, Municipio de Gente culta Programa
15 Programa Rivera Prospera y Produce Programa
16 Localizacion y caracyerizacion de las personas con discapacidad.
Programa
17 Coordinacion insectorial Programa
18 Desarrollo de capacitaciones Programa
19 Gestion administrativa y financiera Programa
20 Gestion de Aseguramiento Programa
21 Gestion del conocimiento Programa
22 Gestion de insumos de interes en salud publica
Programa
23 Gestion de talento humano Programa
24 Gestion de las interveciones colectivivas Programa
25 Gestios de la prestacion de servicios individual
Programa
26 Participacion social Programa
27 Planeacion integral en salud Programa
28 Vigilancia en salud publica Programa
29 Inspeccion vigilancia y control Programa
30 Programa de Familia en Accion y Adulto Mayor
Programa
40 PROYECTO 1 AGROPECUARIOS Proyeccto
2 CULTURA Proyeccto
3 DE ACUERDO Proyeccto
4 DE CONSTRUCCION, MEJORAMIENTO, REHABILITACION, CONSERVACION DE LA RED VIAL.
Proyeccto
5 DE INVERSION Proyeccto
6 DE OBRAS CIVILES Proyeccto
7 DE PRESUPUESTO Proyeccto
8 DE VIVIENDA Proyeccto
9 FORESTALES Proyeccto
10 PRODUCTIVOS Proyeccto
41 PQR (QUEJAS Y RECLAMOS) Solicitudes y respuestas
42 RESERVAS PRESUPUESTALES
Reporte
43 RESOLUCIONES 1 RESOLUCION ADMINISTRATIVA Resolucion
2 RESOLUCION POLICIA Resolucion
44 SEGUROS Polizas
45 SISTEMA DE INFORMACION Software
Base de datos
46 FUNCIONAMIENTO DE ESTABLECIMIENTO COMERCIALES (LEY 232 DE 1995)
Comunicación de envio y recibo
Diligencia de libre apremio y juramento
Auto para presentar documentos
47 CORRESPONDENCIA Recibida
Enviada
48 BASE DE DATOS Cedula de beneficiarios
Inscripciones de situacion de desplazamiento
49 REGISTROS Directorio de Madres Lideres
Cambios de IPS
Traslado de Municipio
Novedades
Entradas de Beneficiarios al Programa
Retiro de beneficiarios
Verifiacion de compromisos en eduacion y salud
Cambio de madre Tituar
Correpcion de datos personales
Carpeta suspendidos
Actualizacion de documento de indentidad
Actualizacion escolar
50 CERTIFICACIONES DE MARCA
DE RECOMENDACIONES
Certificaciones de Estudio
Retiro
51 FORMATOS Registro y Control de Correspondencia Recibida
Registro y Control de Correspondencia Enviada
solicitud e aplicación de encuesta
cambio de domicilio
inconformidad
52 SOLICITUDES Solicitud de encuesta nueva
solicitud Modificacion ficha
Solicitud de retiro de personas
solicitud de retiro de ficha
inclusion de personas
Tablas de retención
documental
Despacho
Rivera, 2016
GESTION DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ALCALDIA DE RIVERA
100. DESPACHO DEL ALCALDE
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO GENERAL
CT E M S
100-05 BOLETINES 1 0 x La información solo es importante para la gestión de la entidad y no desarrolla valores históricos. 100-05-002 De prensa (marketing)
100-06 CIRCULARES 1 0 x Agotado su valor informativo, no desarrollara valores históricos 100-06-001 Informativas
100-06-002 Normativas 2 8 x x Constituyen para el patrimonio histórico documental porque registran aspectos normativos de la administración municipal.
100-17 ACTAS 1 10 x
x
Constituyen parte del patrimonio histórico documental de la administración municipal 100-17-003 *Posesión
100-18 DECRETOS 4 18 x
x
Constituyen parte del patrimonio histórico documental porque registran aspectos normativos de la administración municipal
*Decretos
100-28 CERTIFICADOS 1 4 x Una vez cumplan su tiempo de retención estos documentos por carecer de valor primarios y secundarios, se procederá a levantar inventario y acta 100-28-006 *De marcas
100-28-011 *De recomendaciones 1 4 x del Comité de archivo para el cumplimiento de la decisión tomada.
100-44 RESOLUCIONES 3 17 x
x
Refleja la decisión de la administración por tanto se convierte en patrimonio histórico. *resoluciones
100-47 PROCESO 2 5 x Cumplido el tiempo en el archivo central se seleccionará una muestra del 10% por cada 5 años de producción documental teniendo en cuenta el tipo de investigación, el funcionario y la jurisprudencia con el fin de dejarlos como testimonio para la historia.
100-47-001 POLICIVO SEGUNDA INSTANCIA
Proceso en primera instancia
Recurso de apelación
Auto admisorio
Constancia de estado fijado
Fijación en lista para alegatos
Memorial sobre alegatos
Constancia de recibo memorial
fallo
Constancia de estado fijado en caso de auto
Edicto en caso de sentencia
Liquidación de costas
Oficio de devolución
Recibo de consignación de certificados
Constancia de devolución a dirección de justicia municipal
Tablas de retención
documental
Secretaria de Gobierno y
Desarrollo Comunitario
Rivera, 2016
GESTION DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ALCALDIA DE RIVERA
110. SECRETARIA DE GOBIERNO Y DESARROLLO COMUNITARIO
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO GENERAL
CT E M S
110-01 ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 5 x Seleccionar un 5% en cada una de las acciones constitucionales y que sirven como muestra histórica, teniendo en cuenta la importancia de su contenido. 100-01-001 ACCIONES DE TUTELA
Demanda
Notificaciones
Contestación
Fallo
Escrito de Impugnación
110-01-002 ACCIONES POPULARES 1 5 x Seleccionar un 5% en cada una de las acciones constitucionales y que sirven como muestra histórica, teniendo en cuenta la importancia de su contenido.
Demanda
Notificaciones
Contestación
Fallo
Escrito de Impugnación
110-02 ACTAS 1 19 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse. 110-02-003 DE COMISION DE PERSONAL
Citación, actas y anexos
110-02-004 DE COMITÉ DE COORDINACION CONTROL INTERNO
1 19 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse.
Citación, actas y anexos
110-02-006 DE COMITÉ DE ATENCION HUMANITARIA
1 19 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse.
Citación, actas y anexos
110-02-014 DE COMITÉ MUNICIPAL DE DIRECTIVOS DOCENTES
1 19 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldia, por lo tanto deben conservarse.
Citacion, actas y anexos
110-02-015 DE COMITÉ MUNICIPAL DE DISCAPACIDAD
1 19 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldia, por lo tanto deben conservarse.
Citacion, actas y anexos
110-02-002 DE COMITÉ DE LICITACIONES Y CONTRATOS
1 19 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldia, por lo tanto deben conservarse.
Citacion, actas y anexos
110-02-20 DE CONSEJO DE GOBIERNO 1 19 X X Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldia, por lo tanto deben conservarse.
Citacion, actas y anexos
110-02-021 DE CONSEJO DE SEGURIDAD 1 19 X X Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldia, por lo tanto deben conservarse.
Citacion, actas y anexos
110-02-022 DE CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVO
1 19 X X Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse.
Citación, actas y anexos
110-02-026 DE CONSEJO MUNICIPAL DE POLITICA SOCIAL
1 19 X X Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse.
Citación, actas y anexos
110-02-031 DE ENTREGA Y RECIBO 1 19 X X Constituyen parte del patrimonio historio de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse.
Citación, actas y anexos
110-10 COMUNICACIONES OFICIALES 2 3 X Seleccionar algunas comunicaciones representativas y anexar al grupo respectivo.
110-11 CONCEPTOS 1 10 x x Reflejan el que hace administrativo de la sección y se constituyen en parte de la memoria histórica de la alcaldía. 110-11-001 ADMINISTRATIVOS
Solicitud
Respuestas
110-11-002 JURIDICOS 1 10 x x Reflejan el que hace administrativo de la sección y se constituyen en parte de la memoria histórica de la alcaldía. Solicitud
Respuestas
110-13 CONTRATOS OFICIALES 2 5 x Seleccionar el 10% una vez cumplido el tiempo en AC teniendo en cuenta la cuantía o que hayan representado
situaciones contractuales con la administración central y que testimonien obras civiles o desarrollos técnicos de
importancia regional o nacional.
110-13-002 SIN FORMALIDADES PLENAS
Estudios previos
Solicitud de certificado de personal insuficientes o sin
conocimiento para el objeto contractual
Certificación de personal insuficiente o sin conocimiento
para la solicitud del CDP
Certificación de CDP
Certificación de aprobación pre-invitaciones a proponer
Propuestas
Análisis jurídico
Minuta de contrato
Cámara de comercio
Certificado de antecedentes
Registro único tributario
Fotocopia de pasado judicial
Fotocopia cedula de ciudadanía
Solicitud de registro presupuestal
Registro presupuestal
Pólizas
Notificación de asignaciones interventor
Acta de iniciación
Actas de supervisión e interventoría
Actas de modificacion, adicion, ampliacion, aclaracion de las
prestaciones contratadas.
Otro si
Acta de suspensión
Acta de reiniciación
Actas de recibo a satisfacción
Informe de interventoría
Informe final
Acta de liquidación
110-15 CONVENIOS 2 18 x Seleccionar el 10% cumplido en el tiempo en AC teniendo en cuenta aquellos que hayan representado situaciones contractuales con la administración y además por su
importancia cultural, científica y tecnológica.
Proyecto de convenios
Estudios previos
CDP
Certificado de aprobación pre-contractual
Acta de Nombramiento y/o posesión
Cámara de comercio
Certificado de antecedentes fiscales
Rut
fotocopia de cedula de ciudadanía
convenios
Pólizas
acta de inicio
acta de supervisión e interventoría
Informe de interventoría
Acta de liquidación
110-20 DERECHOS DE PETICION 1 5 x Seleccionar muestra del 3% cumplido el tiempo en AC teniendo en cuenta la importancia y el impacto sociocultural
y político que tenga. Derechos de petición y respuesta
110-28 INFORMES 2 4 x x La información se consolida en el plan de acción de la
110-27-004 DE CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVOS
secretaria de planeación y sirve como soporte del despacho institucional
110-27-007 DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
2 4 x x Consolidan la información que se convierte como fuente de consulta para el estudio social y político de la alcaldía.
110-27-008 DE GESTION 1 0 x La información se consolida en planeación del informe de seguimiento al plan de acción.
100-27 HISTORIAS LABORALES 2 80 x x se deben conservar por ser patrimonio documental de la alcaldía hoja de vida
certificación laboral (formatos 1,2, y3B)
certificación de estudios
copia de cedula de ciudadanía
pasado judicial - certificado de antecedentes penales
Certificado de antecedentes fiscales
Certificado de antecedentes disciplinarios
declaración de bienes y rentas
decreto de nombramiento
notificación de nombramiento
acta de posesión
examen de aptitud medica
afiliación a la seguridad social
solicitud de inscripciones en carreras administrativas
notificación de inscritos en carrera administrativas
solicitud de vacaciones
resoluciones de vacaciones
notificación de vacaciones
resolución de aplazamiento de vacaciones
solicitud de reconocimiento de primas
resolución de pagos de prima u oficio de negación
evaluación del desempeño del periodo
decreto de traslado o ascenso
resolución de actualización en escalafón de carrera
administrativa
notificación de resolución de actualización a escalafón
solicitud de licencia o compensación
certificado de incapacidad o licencia de maternidad
certificado de servicios (jurado) o de votante
resolución de licencia de maternidad
Actualizacion de hoja de vida (formato único)
oficio de amonestación
constancias laborales
resolución de desvinculación, destitución, supresión de cargos, declaratoria de insubsistencia o
aceptación de renuncia.
solicitud parcial de cesantías
liquidación parcial de cesantías
reliquidación de cesantías
solicitud de cesantías definitivas
liquidación definitiva de cesantías
liquidación definitiva de pensiones
110-30 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION Y CONSULTA
1 5 x x Son documentos que dan testimonio de la función de la dependencia en cuanto al manejo documental
110-30-001 Inventario documental
inventario
110-30-002 Tabla de retención documental 1 5 x x Son documentos que dan testimonio de la función de la dependencia en cuanto al manejo documental
Tabla
110-35 MANUALES 2 8 x x Registra la estructura organizacional y funcional de la administración, por ser de Actualizacion constante, se
conservan un año después de su Actualizacion y se consideran de valor histórico.
110-35-001 De auditorias
110-34-002 De caracterización de proceso 2 8 x x
110-34-003 De contratación e Interventoría 2 8 x x
110-34-004 De control interno 2 8 x x
110-34-005 De información y comunicación 2 8 x x
110-34-006 De procedimientos 2 8 x x
110-34-007 De talento Humano 2 8 x x
110-34-008 Especifico de funciones y requisitos
2 8 x x
110-39 PROCESOS 1 5 x Cumplido el tiempo en el archivo central se seleccionará una muestra de 10% por cada 5 años de producción documental teniendo en cuenta el tipo de investigación, el funcionario y la jurisprudencia con el fin de dejarlos como testimonio para
la historia.
110-39-004 Disciplinario
comunicación de queja o actuación de oficio
auto de indagación preliminar o de inicio
comunicación de inhibió al quejoso
oficios de requerimiento de pruebas
notificación de autos de indagación al presunto
responsable
auto de comisión
comunicación del auto al comisionado
informe del comisionario
solicitud de pruebas del disciplinado
auto de concesión o negación de la solicitud
notificación del auto de concesión o negación de la solicitud
auto de apertura de investigación o de archivo
notificación del auto al quejón de apertura de investigación
notificación del auto de archivo al quejoso o edicto
comunicación a la procuraduría para ejercer o no el poder
preferente
auto remisorio del proceso a la procuraduría cuando decida
ejercer poder preferente.
comunicación a oficina de registro y control- procuraduría general de
la nación
solicitud al responsable del recurso humano de datos de
historia laboral del disciplinario
solicitud de antecedentes disciplinarios a procuraduría
practica de pruebas
pliego de cargos o auto de archivo definitivo
notificación personal o edicto de pliego de cargos
comunicación de archivo definitivo al quejoso
descargos
solicitud de pruebas
informe del comisionado
auto de alegatos de conclusión
Fallo
notificación personal o edicto
recursos de apelación del disciplinado (para fallo
sancionatorio)
recursos de apelación al quejoso (para fallo absolutorio
traslado a segunda instancia
auto decisorio de la segunda instancia
comunicación del fallo a procuraduría general de la nación
comunicación del fallo a responsable del recurso humano
110-30-011 Sancionatorios 1 5 x Cumplido el tiempo en el archivo central se seleccionará una muestra de 10% por cada 5 años de producción documental teniendo en cuenta el tipo de investigación, el funcionario y la jurisprudencia con el fin de dejarlos como testimonio para
la historia.
auto de conocimiento
queja
notificación de inicio de proceso
pliego de cargos
pruebas
descargos
110-40 PROGRAMAS 1 5 x x Por ser documentos misionales con el cumplimiento de la función de la secretaria se conservan permanentemente. 110-40-013 De seguridad y preservación del
orden publico
110-40-005 De atención de desplazados por la violencia
1 5 x Seleccionar una muestra del 5% por cada 5 años de producción documental teniendo en cuenta la importancia
de la queja o reclamo y la ampliación dentro de la historia de la gestión administrativa.
110-40-012 De prevención y atención de emergencias y desastres
1 5 x x Por ser documentos misionales con el cumplimiento de la función de la secretaria se conservan permanentemente.
110-41 QUEJAS Y RECLAMOS 1 4 x Seleccionar una muestra del 5% por cada 5 años de producción documental teniendo en cuenta la importancia
de la queja o reclamo y la ampliación dentro de la historia de la gestión administrativa.
solicitudes y respuestas
110-44 SEGUROS 1 2 x Cumplida su vigencia se selecciona una muestra representativa de un 5% como representación historia de
estos Pólizas
110-46 SISTEMAS DE INFORMACION 2 8 x Seleccionar los programas más representativos, pues se están actualizando periódicamente.
Software
Base de datos
110-47 AUTORIZACIONES 2 3 x Seleccionar un 5% como dato representativo una vez cumplida su vigencia. 110-47-001 Eventos en el municipio
110-50 FUNCIONAMIENTO DE ESTABLECIMIENTO COMERCIALES
(LEY 232 DE 1995)
1 4 x x
Comunicación de envió y recibo
Diligencia de libre apremio y juramento
Auto para presentar documentos
Tablas de retención
documental
Secretaria de Gobierno y
Desarrollo Comunitario
(familia en acción)
Rivera, 2016
GESTION DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ALCALDIA DE RIVERA
110. 1 FAMILIA EN ACCION
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO GENERAL
CT E M S
100.1.1 ACTAS 1 10 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.
100.1.1.1 Actas de certificación Municipal
100.1.1.2 Acta de seguimiento de pago 1 10 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.
100.1.1.3 Actas de Comité de adulto mayor 1 10 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.
100.1.1.4 Actas de programación de jornada de vacunación
1 10 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.
100.1.1.5 Acta de aseguramiento de la población de la población no
afiliada del municipio
1 10 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.
100.1.1.6 Acta de lesión de madres lideres 1 10 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.
100.1.2 RESOLUCIONES 3 17 x x Refleja la decisión de la administración por tanto se convierte en patrimonio
histórico. resoluciones
100.1.3 CORRESPONDENCIA
Recibida
Enviada
100.1.4 PROGRAMAS
100.1.4.1 Programa de Familia en Acción y Adulto Mayor
100.1.5 BASE DE DATOS
Cedula de beneficiarios
Inscripciones de situación de desplazamiento
100.1.6 REGISTROS
Directorio de Madres Lideres
Cambios de IPS
Traslado de Municipio
Novedades
Entradas de Beneficiarios al Programa
Retiro de beneficiarios
Verificación de compromisos en educación y salud
Cambio de madre Titular
Corrupción de datos personales
Carpeta suspendidos
Actualizacion de documento de identidad
Actualizacion escolar
100.1.7 PLANES
Plan operativo
Colombia Mayor
100-1-8 CERTIFICACIONES
Certificaciones de Estudio
Tablas de retención
documental
Secretaria de Gobierno y
Desarrollo Comunitario
(ventanilla única)
Rivera, 2016
GESTION DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ALCALDIA DE RIVERA
110. 2 VENTANILLA UNICA
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO GENERAL
CT E M S
110.2.1 INFORMES
110.2.1.1 Informe Secretaria de Gobierno
110.2.2 PQR (PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
110.2.3 FORMATOS PARA VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA
110.2.3.1 Registro y Control de Correspondencia Recibida
110.2.3.2 Registro y Control de Correspondencia Enviada
110.2.4 CIRCULARES
Tablas de retención
documental
Secretaria de Gobierno y
Desarrollo Comunitario
(comisaria de familia)
Rivera, 2016
GESTION DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ALCALDIA DE RIVERA 110.3 COMISARIA DE FAMILIA
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO GENERAL
CT E M S
110-03 ACTAS 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía. 110-03-016 DE COMPROMISO
Citación, actas y anexos
110-03-018 DE CONCILIACION JUDICIAL 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía. Citación, actas y anexos
110-03-029 DE CUSTODIA 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.
Citación, actas y anexos
110-03-036 DE PRESENTACION 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.
Citación, actas y anexos
110-03-038 DE VISITAS 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.
Citación, actas y anexos
150-10 COMUNICACIONES OFICIALES 2 5 x Seleccionar el 5% como dato representativo y que sean de importancia para la toma de decisiones.
150-12 CONCILIACIONES 1 3 x Son de interés para el usuario y una vez cumplido el tiempo en archivo central carecen de valor legal 150-04-002 EXTRAJUDICIALES
150-17 DECLARACIONES JUDICIALES 1 3 x Son de interés para el usuario y una vez cumplido el tiempo en archivo central carecen de valor legal 150-17-001 DECLARACIONES DE RESIDENCIA
150-19 DENUNCIAS 1 4 Seleccionar el 5% como dato representativo una vez cumplida la vigencia.
150-19-001 QUERELLAS CONVENCIONALES
Actas de Conciliación
150-28 INFORMES 1 0 x La información se consolida por función en planeación en el informe de seguimiento al plan de acción
150-28-002 DE GESTION
Informe
150-39 PROCESOS 2 5 x Cumplido el tiempo en el archivo central se seleccionará una muestra del 10% por cada 5 años de producción documental teniendo en cuenta el tipo de investigación, el funcionario y la jurisprudencia con el fin de dejarlos como testimonio para la historia.
150-39-001 ADMINISTRATIVO DE RETABLECIMIENTO DE DERECHO
Auto
Declaración
Resolución
Informe psicológico
Informes médicos
150-39-003 CONTRANVECIONAL 2 5 x
150-39-006 ORDINARIO POLICIVO 3 5 x
Querella
Conciliación
Auto decisorio
150-39-009 POLICIVO PRIMERA INSTANCIA 3 5 x
Querella
Conciliación
Auto decisorio
150-40 PROGRAMAS 1 5 x x Por ser documentos misionales ameritan su conservación como documento Histórico.
150-40-001 DE PREVENCION DE VIOLENCIA INTRAFAMILIA
150-44 RESOLUCIONES 2 3 x Seleccionar un 5% como dato representativo para el control administrativo.
110-44-002 POLICIVO
Tablas de retención
documental
Secretaria de planeación e
infraestructura
Rivera, 2016
GESTION DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ALCALDIA DE RIVERA
120. SECRETARIA DE PLANEACION, VIAS E INFRAESTRUCTURA
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO GENERAL
CT E M S
120-02 ACTAS 1 19 x x Conservar valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía
120-02-005 COMITÉ DE ATENCION Y DESASTRES
citación, actas y anexos
120-02-012 DE COMITÉ LOCAL DE AREA PROTEGIDA
1 19 x x Conservar valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía
citación, actas y anexos
120-02-019 DE CONSEJO CONSULTIVO DE ORDENAMIENTO TARRITORIAL
1 19 x x Conservar valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía
citación, actas y anexos
120-02-24 DE CONSEJO TERRITORIAL DE PLANEACION
1 19 x x Conservar valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía
citación, actas y anexos
120-02-30 DE DEMOLICION 1 19 x x Conservar valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía
citación, actas y anexos
120-02-32 DE INSPECCION OCULAR 1 19 x x Conservar valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía
citación, actas y anexos
120-04 AUTORIZACIONES Y LICENCIAS
2 6 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse. 120-04-001 DE CONSTRUCCION
120-04-005 APROVECHAMIENTOS, TALAS, PODAS.
2 3 x Seleccionar un 5% como dato representativo una vez cumplida su vigencia.
120-04-007 USO DE BIENES PUBLICOS 2 10 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse.
120-04-008 USO DE SUELOS 2 3 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse.
120-10 COMUNICACIONES OFICIALES
2 5 x Seleccionar un 5% como dato representativo y que sean de importancia para la toma de decisiones.
120-11 CONCEPTOS 1 10 x x Reflejan el que hacer administrativo de la sección y se constituyen en parte de la memoria histórica de la alcaldía.
120-11-001 TECNICOS
Consulta
Respuesta
120-20 DERECHOS DE PETICION 1 5 x Seleccionar un 10% de los más
Derechos de petición y respuesta
representativos una vez cumplid su vigencia en el archivo central.
120-22 ESTADISTICAS 2 3 x x Se constituyen en fuentes primarias para el desarrollo de investigaciones históricas.
120-22-001 CENSOS
Estadísticas
120-22-003 ECONOMICAS 2 3 x x Se constituyen en fuentes primarias para el desarrollo de investigaciones históricas.
Estadísticas
120-22-005 ESTRATIFICACION SOCIO ECONOMICAS
2 3 x x Se constituyen en fuentes primarias para el desarrollo de investigaciones históricas.
Estadísticas
120-24 ESTUDIOS 1 10 x x Dadas las características de la información que contienen forman parte del patrimonio documental de la alcaldía.
120-24-001 De impacto ambiental
120-24-002 Socioeconómicos 1 10 x x Dadas las características de la información que contienen forman parte del patrimonio documental de la alcaldía.
120-28 INFOMES 2 4 x La información se consolida en el plan de acción en la oficina de planeación
120-28-008 DE GESTION
120-28-011 DE SEGUIMIENTO PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL
2 4 x La información se consolida en el plan de acción en la oficina de planeación
120-28-014 INFORME TECNICO 2 4 x Seleccionar un 10% de los más representativas una vez cumplida su vigencia en el archivo central.
120-37 PLANES 2 4 x x Se consolidan para generar el plan de acción ameritan conservación en el AH.
120-37-001 DE ACCION
plan
120-37-006 DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL
2 4 x x Por ser documentos misionales relacionados con la función del Municipio de deben conservar. Plan
120-40 PROGRAMAS 1 5 x x La información se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de gestión de la respectiva sección.
120-40-002 DE ADECUACION Y MANTENIMIENTO DE OBRAS E INFRAESTRCUTURA
Programa
120-40-004 DE ASESORIA Y ASISTENCIA TECNICA
1 5 x x La información se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de gestión de la respectiva sección. Programa
120-40-007 DESARROLLO ECONOMICO 1 5 x x La información se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de gestión de la respectiva sección.
Programa
120-40-010 DE MANTENIMIENTO DEL MEDIO AMBIENTE Y DE LOS RECURSOS NATURALES
1 5 x x La información se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de gestión de la respectiva sección.
Programa
120-41 PROYECTOS 2 4 x x Por ser documentos misionales de la alcaldía se debe conservar como documento histórico.
120-41-001 AGROPECUARIOS
120-41-004 DE CONSTRUCCION, MEJORAMIENTO, REHABILITACION, Y CONSERVACION DE LA RED VITAL
2 4 x x Por ser documentos misionales de la alcaldía se debe conservar como documento histórico.
120-41-006 OBRAS CIVILES 2 4 x x Por ser documentos misionales de la alcaldía se debe conservar como documento histórico.
12-41-008 DE VIVIENDA 2 4 x x Por ser documentos misionales de la alcaldía se debe conservar como documento histórico.
12-41-009 FORESTALES 2 4 x x Por ser documentos misionales de la alcaldía se debe conservar como documento histórico.
12-41-010 PRODUCTIVOS 2 4 x x Por ser documentos misionales de la alcaldía se debe conservar como documento histórico.
120-42 RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS
3 17 x x Refleja la decisión de la administración por tanto se convierte en patrimonio histórico.
Resolución
Tablas de retención
documental
Secretaria de planeación e
infraestructura
(sisen)
Rivera, 2016
GESTION DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ALCALDIA DE RIVERA
120.1 SISBEN
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO GENERAL
CT E M S
120.1.1 ACTAS
120.1.1.1 Acta de comité técnico del sisben
120.1.2 SOLICITUDES
120.1.2.1 Solicitud de encuesta nueva
120.1.2.2 solicitud Modificación ficha
120.1.2.3 Solicitud de retiro de personas
120.1.2.4 solicitud de retiro de ficha
120.1.2.5 inclusión de personas
120.1.3 INFORME
Informe a planeación departamental
Informe a planeación nacional
120.1.4 ESTADISTICAS
120.1.4.1 variables de ficha de sisben cada tres meses
120.1.5 PQR (PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
120.1.6 COMUNICACIONES OFICIALES
120.1.7 DERECHOS DE PETICION
Solicitud
Respuesta
120.1.8 CERTIFICACIONES
Retiro
120.1.9 FORMATOS
120.1.9.1 solicitud e aplicación de encuesta
120.1.9.2 cambio de domicilio
120.1.9.3 inconformidad
120.1.10 POBLACION
Población Ancianos (Tercera Edad)
Población Desplazada
Población LGBTBI
Población Desmovilizada
Tablas de retención
documental
Secretaria de Hacienda
Rivera, 2016
GESTION DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ALCALDIA DE RIVERA
130. SECRETARIA DE HACIENDA
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO GENERAL
CT E M S
130-002 ACTAS 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la Alcaldía. 130-002-001 DE ALMACEN
Citación, Actas y Anexos
130-002-007 DE COMITÉ DE CREDITO EDUCATIVO
1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la Alcaldía.
Citación, Actas y Anexos
130-002-010 DE COMITÉ DE SANEAMIENTO CONTABLE
1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la Alcaldía.
Citación, Actas y Anexos
130-03 ACUERDO DE PAGO 2 3 x Cumplida su vigencia administrativa, no desarrolla valores secundarios y la información se condena en los balances generales.
130-03-001 PREDIAL
Emplazamiento
Copia de Cedula
Copia de Nit
Letras de cambio
Declaraciones
Resoluciones
130-03-002 INDUSTRIA Y COMERCIO 2 3 x Cumplida su vigencia administrativa, no desarrolla valores secundarios y la información se condena en los balances generales.
Emplazamiento
gCopia de Cedula
Copia de Nit
Letras de cambio
Dlecaraciones
Resoluciones
130-05 BOLETINES 2 4 x Seleccionar una muestra aleatoria del 5% cumplido el tiempo en archivo central 130-05-001 Boletines Contables
130-07 COBROS COACTIVOS 2 10 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio historico de la alcaldia. Titulo contribuyente moroso
Notificacion al deudor del titulo
Edicto
Rescurso de apelacion, consignacion o comprobante de estar al dia
Auto de archivo
Notificacion de la decision
Publicacion en diarios
Mandamiento de pago
Solicitud de embargo ante oficina de registro de instrumentos publicos
Oficios a entes financieros para embargo de cuentas
Orden de retencion del vehiculo
Notificacion del Mandamiento
Exepciones del contribuyente
Orden de ejeucion y remate de bienes
Acta o documentos de ejecutoria del remate
Avaluo del bien
Notificacion del avaluo
Solicitud de nuevos avaluos por el contribuyente
Auto de cierre
Oifcio de dvolucion del valor embargado
130-08 COMPROBANTE DE ALMACEN 2 4 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se elimina el soporte en papel. 130-08-001 ORDEN DE ALTA
Contrato
Actas parciales de entrega y recibo
Acta final de entrega y recibo
Factura
Orden de alta
130-08-002 ORDEN DE EGRESO 2 4 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se elimina el soporte en papel.
Bono de dotacion
Autorizacion de retiro del bien
Actas de entrega
Orden de egreso
130-09 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
1 10 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se elimina el soporte en papel.
130-09-001 DE CREDITOS Y CONTRACREDITOS
130-09-002 DE AJUSTES 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se elimina el soporte en papel.
Documento objeto de ajuste
Comprobante
130-09-003 NOTAS CONTABLES 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se elimina el soporte en papel.
130-09-004 DE TRASLADO DE FONDOS 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se elimina el soporte en papel.
130-12 CONCILIACIONES 2 8 x Cumplida su vigencia legal y contable, no desarrolla valores secundarios y su informacion se consolida en libros oficiales y auxiliares.
130-12-001 BANCARIAS
Estado de cuentas
Extractos y consignaciones
130-13 CONTRATOS OFICIALES 2 5 x Seleccionar el 10% una vez cumplido el tiempo en AC teniendo en cuenta la cuantia o que hayan representado situaciones contractuales con la administracion central y que testiomonien obras civiles o desarrollos tecnicos de importancia regional o nacional.
130-13-003 DE EMPRESITITOS Y PIGNORACION DE RENTAS
Acuerdo de autoricizacion al alcalde para celebrar operaciones de credito
Contrato
Constancia de publicacion del contrato
Oficio de registro del ontrato en Ministerio de Hacienda
Constancia de registro en contraloria departamental
Solicitud de desembolso
Pagare original cancelado y devuelto por el ente financiero
Otro si
Constancia de publicacion del otro si
130-16 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 1 10 x La informacion se halla condensada en los libros oficiales y en la DIAN
130-16-001 DE FONFO DE GANADO
Formulario de declaracion
130-16-002 DE INDUSTRIA Y COMERCIO 1 10 x La informacion se halla condensada en los libros oficiales y en la DIAN Formulario de declaracion
130-16-003 DE PORCICULTURA 1 10 x La informacion se halla condensada en los libros oficiales y en la DIAN Formulario de declaracion
130-16-004 DE REGALIAS DE EXPLOTACION MINERA
1 10 x La informacion se halla condensada en los libros oficiales y en la DIAN
Formulario de declaracion
130-16-005 DE RETENCION EN LA FUENTE 1 10 x La informacion se halla condensada en los libros oficiales y en la DIAN Formulario de declaracion
130-16-006 DE SOBRETASA A LA GASOLINA 1 10 x La informacion se halla condensada en los libros oficiales y en la DIAN
Formulario de declaracion
130-20 EGRESOS 2 8 x Cumplida su vigencia legal,fiscal,y contable no desarrolla valores secundarios y la informacion se consolida en los libros auxiliares y oficiales.
Contrato o resolucion
Poliza
Recibo de pago de publicacion
Acta de incio
Acta de recibo parcial
Acta de recibo y/o liquidacion del contrato
Informe de interventoria
Cuenta de cobro, factura o constancia
Comprobante del almacen
Orden de pago, de giro, de traslado de fondos o resolucion
Reportes de egresos de sistemas
130-22 ESTADISTICAS 2 3 x x Se constituyen en fuentes primarias para el desarrollo de investigaciones historicaas. 130-22-003 ESTADISTICAS ECONOMICAS
Balances
130-23 ESTADOS FINANCIEROS 2 20 x x Por ser libros de balance general donde se consolidan todos lo moviemientos contables se deben conservar
130-23-001 BALANCE GENERAL
Balance
130-23-002 normas internacionales de informacion financiera
1 10 x x
130-25 EXPEDIENTES 2 8 x x Seleccionar de acuerdo a la depreciacion del vehiculo
130-25-001 DE VEHICULOS
Comprobante de almacen
Factura de compra
Manifiesto de importacion
Tarjeta de propiedad
Poliza
Formulario de pago de impuestos
Copia de certifciado de gases
Contancia de firmas de traspaso
Comprobante de legalizacion de traspaso
Oficio de reclamaciones por ocurrencia de siniestro
Oficio de reconocimiento de pago del siniestro
Orden de pago de la aseguradora
Resolucion de baja del vehiculo
Infracciones de transito
130-28 INFORMES 2 4 x Transcurrido el tiempo en el AC se selecciona un 10% teniendo en cuenta que sirvan como fuente de consulta historica para la acaldia.
130-28-001 A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL
Informe
130-28-005 DE EJECUCION PRESUPUESTAL 2 4 x Cumplida su vigencia administrativa, no desarrolla valores secundarios y la informacion se consolida a los libros auxiiliarres y oficiales. Informe
130-28-008 DE GESTION 2 4 x La informacion se consolida por funcion en la oficina de planeacion en los informes de seguimientos en el plan de accion. Informe
130-28-013 FINANCIERO 2 4 x Cumplida su vigencia administrativa, no desarrolla valores secundarios y la informacion se consolida a los libros auxiiliarres y oficiales. Informe
130-29 INGRESOS 2 8 x Cumplida su vigencia administrativa, no desarrolla valores secundarios y la informacion se consolida a los libros auxiiliarres y oficiales.
Soporte de pago
Recibo de caja
Reporte diario de ingresos del sistema
130-31 INVENTARIOS 2 4 x La informacion se consolida en los libros oficiales por tanto no amerita su conservacion en el archivo historico.
130-31-001 DE EVOLUTIVOS
Inventario
130-31-002 GENERAL DE BIENES 2 4 x
Expediente de inventario devolutivo por funcionario
Inventario documental
130-32 INVERSIONES 2 8 x x Da a conocer los planes financieros de la alcaldia y sus niveles de ejecucion por lo tanto amerita su conservacion.
Oferta de bancos
Comunicación al banco de constitucion del CDT
Aviso de Constitucion
Solicitud de renovacion o de cancelacion
Nota debito de traslado de fondos
130-33 LIBROS AUXILIARES 2 8 x x La informacion se consolida en los libros oficiales en la secretaria hacienda. 130-33-001 DE BANCOS
Libro
130-33-002 DE CAJA 2 8 x x La informacion se consolida en los libros oficiales en la secretaria hacienda.
Libro
130-34 LIBROS OFICIALES 2 8 x x Constituyen parte del patrimonio cultural de la alcaldia consolidan el movimiento contable y financiero de la alcaldia , basicos para estudios economicos del Municipio.
130-34-001 De diario
130-34-002 De presupuesto 2 8 x x
130-34-003 De mayor y balance 2 8 x x
130-36 NOMINA 5 15 x x Cumplido el tiempo en AC se seleccionan las nominas semestrales ya anuales. Nomina del periodo
Novedades de nomina
130-37 PLANES 2 4 x x Documentacion que sirve de soporte a la gestion administrativa y no desarrolla valores secundarios. 130-37-002 ANUAL DE COMPRAS
Plan
Reporte de necesidades
130-37-006 FINANCIERO 2 4 x x La informacion se consolida en el plan de accion
Plan
130-37-007 OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES
2 4 x Documentacion que sirve de soporte a la gestion administrativa y no desarrolla valores secundarios.
Plan
130-38 PRESUPUESTO DE INGRESOS, GASTOS E INVERSIONES
1 5 x Se eliminaran por que la informacion de condensa en los libros de presupuesto.
130-38-001 Presupuesto de ingresos y recursos de capital
130-38-002 Presupuesto de gastos e inversiones
1 5 x
130-40 PROGRAMAS 1 5 x La informacion se halla consolidada en el presupuesto general de la Alcaldia. 130-40-001 Anual de caja
Solicitud de modificacion
Modificacion
Programa
130-40-003 DE ASESORIA Y ASISTENCIA TENCICA EN POLITICA FISCAL Y FINANCIERA
1 5 x Seleccionar una muestra del 10% cumplido su tiempo en AC de aquellas asistencias en mayor importancia en la gestion administrativa de la Alcaldia y demas entes.
130-40-009 DE FORTALECIMIENTO FINANCIERO MUNICIPAL
1 5 x
130-41 PROYECTOS 2 4 x Son presentadas para discusion y aprobaccion del consejo municipal. 130-41-003 De acuerdo
130-41-005 De presupuesto 2 4 x Cumplida su vigencia administrativa no desarrolla valores secundarias y la informacion se consolidan en el presupuesto de cada vigencia.
130-41-007 De inversion 2 4 x Cumplida su vigencia administrativa no desarolla valores secundarios.
130-43 RESERVAS PRESUPUESTALES Cumplida su vigencia administrativa no desarrolla valores secundarias y la informacion se consolidan en el presupuesto de cada vigencia. Reporte
Tablas de
retención documental
Secretaria de Salud
Rivera, 2016
GESTION DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ALCALDIA DE RIVERA
140. DIRECCION LOCAL DE SALUD
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO GENERAL
CT E M S
140-02 ACTAS 1 19 X x Conservan valor legal y sirve d patrimonio Historico de la Alcaldia. 140-02-001 DE CONSEJO MUNICIPAL DE ATENCION
PSICOSOCIAL A LA POBLACION DEL CONFLICTO ARMADO
140-02-002 DE CONSEJO JUSTICIA TRANSICIONAL 1 19 X x Conservan valor legal y sirve d patrimonio Historico de la Alcaldia.
140-02-003 DE COMITÉ DE SISBEN 1 19 X x
140-02-004 DE CONSEJO TERRITORIAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
1 19 X x Conservan valor legal y sirve d patrimonio Historico de la Alcaldia.
140-02-005 DE COMITÉ DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA (COVE)
1 19 x x
140-02-006 DE PREVENCION Y CONTROL DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS
1 19 x x Conservan valor legal y sirve d patrimonio Historico de la Alcaldia.
140-02-007 DE ESTILOS DE VIDA SALUDABLES 1 19 x x
140-02-008 DE DISCAPACIDAD 1 19 x x Conservan valor legal y sirve d
140-02-009 DE SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA 1 19 x x patrimonio Historico de la Alcaldia.
140-02-010 DE NUTRICION 1 19 x x Conservan valor legal y sirve d patrimonio Historico de la Alcaldia.
140-03 CONTRATOS OFICIALES 4 10 x x Reflejan el que hacer administrativo de la seccion y se constituyen en parte de la memoria Historico de la Alcaldia.
140-03-001 Con formalidades plenas
Estudios previos
Solicitud de CDP
140-13 ESTADISTICAS 2 3 x x Se constituyen en fuentes primarias para el desarrollo de investigaciones Historicas.
140-13-001 Estadisticas Vitales
140-28 INFORME 1 4 x x Consolidan la informacion que se convierte en fuente de consulta para el estudio de la historia economica, social y politica del municipio.
140-28-001 DE COBERTURA DE POBLACION POBRE NO ASEGURADA ( SISBEN Y CONFLICTO DE ARMADO Y MAS FAMILIAS EN ACCION
140-28-002 DE GESTION DEL PLAN DE INTEREVENCIONES COLECTIVAS
1 4 x x
140-28-003 DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES DEL PLAN DE INTERVENCIONES
1 4 x x
140-37 PLANES 2 4 x x Por ser documentos misionales relacionados con la funcion del Municioio se deben conservar.
140-37-001 PLANES DE INTERVENCIONES COLECTIVAS
plan
140-38 PROGRAMAS PARA LA GESTION EN SALUD PUBLICA
1 5 x x Por ser documentos misionales ameritan su conservacion como documento Historico. 120-38-001 Localizacion y caracyerizacion de las
personas con discapacidad.
140-38-002 Coordinacion insectorial 1 5 x x
140-38-003 Desarrollo de capacitaciones 1 5 x x
140-38-004 Gestion administrativa y financiera 1 5 x x
140-38-005 Gestion de Aseguramiento 1 5 x x
140-38-006 Gestion del conocimiento 1 5 x x
140-38-007 Gestion de insumos de interes en salud publica
1 5 x x
140-38-008 Gestion de talento humano 1 5 x x
140-38-009 Gestion de las interveciones colectivivas 1 5 x x
140-38-010 Gestios de la prestacion de servicios individual
1 5 x x
140-38-011 Participacion social 1 5 x x
140-38-012 Planeacion integral en salud 1 5 x x
140-38-013 Vigilancia en salud publica 1 5 x x
140-38-014 Inspeccion vigilancia y control 1 5 x x
140-44 QUEJAS Y RECLAMOS 1 4 x Seleccionar una muestra del 5% por cada 5 años de la produccion documental teniendo en cuenta la importanciia de a queja o reclamo y la implicacion dentro de la historia de la gestion administrativa.
Tablas de retención
documental
Secretaria de cultura
Rivera, 2016
GESTION DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ALCALDIA DE RIVERA
160. SECRETARIA DE CULTURA Y TURISMO
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO GENERAL
CT E M S
160-02 ACTAS 2 10 x x Finalizada la retencion en el AC, se conserva totalmente el soporte fisico, se microfilma y digitaliza para efectos de consulta
160-02-001 *Actas de consejo municipal de cultura
Citaciones
Actas
Anexos
160-02-002 *Actas de consejo municipal de turismo
2 10 x x Finalizada la retencion en el AC, se conserva totalmente el soporte fisico, se microfilma y digitaliza para efectos de consulta
Citaciones
Actas
Anexos
160-03 CIRCULARES 1 4 x
160-03-01 Circulares informativas
160-03-02 Circulares normativas 1 4 x
160-04 DERECHOS DE PETICION 1 4 x
Solicitud
Respuesta
160-04 INFORMES
160-04-01 Informes de gestion
Solicitud
informe
Anexos
160-04-02 Informe a los entes de control contribucion parafiscal
160-04-03 informe al ministerio de cultura copia a la contraloria
160-06 INVENTARIO 2 18 x x
160-06-02 Inventario patrimonio cultural
160-06-03 Inventario de instrumentos musicales 2 18 x x
160-09 PLANES x x
160-09-3 Plan de cultura
*Contratos
*Proyectos
*Solicitud
*Respuesta
160-09-04 Plan de turismo
*Contratos
*Proyectos
*Solicitud
*Respuesta
160-10 PROGRAMAS x
160-10-03 Programas de promoción de arte y cultura
*Proyectos
*Constancias
*Solicitud
*Respuesta
160-10-04 Programa Rivera, Municipio de Gente culta
x
*Proyectos
*Constancias
*Solicitud
*Respuesta
160-10-05 Programa Rivera Prospera y Produce
*Proyectos
*Constancias
*Solicitud
*Respuesta
160-11 DECRETOS x
Decretos
160-12 CONSTANCIAS x
160-12-001 Constancias de servicio social