VEJLEDNING

TABULEX FLEKSIBEL SKEMALÆGNING 2016

IST.DK

2

IST.DK

Indhold Velkommen til Tabulex Fleksibel Skemalægning! ......................................................................................... 4

Backup ............................................................................................................................................................... 4

Tabulex Trio, opsætning .................................................................................................................................... 4

Grupper ............................................................................................................................................................. 4

Overførsel til Tabulex Fleksibel Skemalægning ................................................................................................. 5

Adgang til Tabulex Fleksible Skemaer ............................................................................................................... 7

Indstillinger ........................................................................................................................................................ 8

Skemavisning ................................................................................................................................................. 8

Roller.............................................................................................................................................................. 8

Hvem kan gøre hvad i Tabulex Fleksibel Skemalægning ................................................................................... 9

Hurtigt i gang - Udrulning af skemaer ............................................................................................................. 10

Overfør skemaskabelon til Skema ............................................................................................................... 11

Forsiden ........................................................................................................................................................... 13

Menu- og tegnforklaring på forsiden .......................................................................................................... 14

Klassefarver og tid ....................................................................................................................................... 14

Skift skoleår ................................................................................................................................................. 15

Hjælp på tabulex.dk ..................................................................................................................................... 16

Log-ud .......................................................................................................................................................... 16

Skema .............................................................................................................................................................. 17

Vis Fleksibel ringetidsvisning ....................................................................................................................... 17

Vis Ringetidsvisning ..................................................................................................................................... 17

Fleksibel ringetidsvisning ................................................................................................................................. 18

Klik på lektioner ........................................................................................................................................... 19

Rediger varigheden af lektionen ................................................................................................................. 21

Indsætte en lektion ..................................................................................................................................... 21

Ringetidsvisning ............................................................................................................................................... 22

Klik på lektioner - Ringetidsvisning .............................................................................................................. 22

Indsætte en lektion – Ringetidsvisning ....................................................................................................... 24

Flytte en lektion – Ringetidsvisning ............................................................................................................. 24

Visninger i Skema ............................................................................................................................................ 24

3

IST.DK

Ændringer i skema – kladde ............................................................................................................................ 25

Redigering af skemakladde.......................................................................................................................... 28

Gem kladde til skema .................................................................................................................................. 30

Dan skemabrikker ............................................................................................................................................ 32

Bindinger ......................................................................................................................................................... 33

Aktiviteter ........................................................................................................................................................ 35

Lokalebooking .................................................................................................................................................. 38

Statistik ............................................................................................................................................................ 42

Brikker.......................................................................................................................................................... 42

Ansatte ........................................................................................................................................................ 43

4

IST.DK

Velkommen til Tabulex Fleksibel Skemalægning!

Backup Vær opmærksom på at backup-funktionen i Trio også inkluderer Tabulex Fleksibel Skemalægning, og

dermed også de ændringer personalet laver her.

Tabulex Trio, opsætning For at sikre at skolen har en licensnøgle til Tabulex Fleksibel Skemaer, skal du (i Trio) gå i ”Værktøj |

Basisopsætning | Licensnøgler.

Klik på ”Hent licensnøgle” under Trio Flex. Det tomme felt vil blive udfyldt med ”stjerner”, hvis licensen er

oprettet hos IST Tabulex. Klik ”Gem”.

Grupper Gå i ”Grunddata | Personale | Grupper”.

Opret de grupper/teams som skolen benytter. Husk at tilknytte ringetidssæt og klasser ved hjælp af

”Ringetidssæt”- valgboksen og ”Tilknyt/fjern hold”- knappen. Her vises eksempelvis ”Mellemtrin” med

dertilhørende lærere og klasser:

5

IST.DK

Overførsel til Tabulex Fleksibel Skemalægning For at overføre fagfordeling og skemadata fra Trio til Tabulex Fleksibel Skemalægning, skal du gå i ”Værktøj

| Trio Flex”:

6

IST.DK

Her skal du starte med at vælge indstillinger for, hvornår og hvordan brugerne af Tabulex Fleksibel

Skemalægning må kopiere skemaer.

I første kolonne skal der vælges, om brugerne må ændre på skemaer, der allerede er afviklede. Der kan her

differentieres mellem, om brugerne slet ikke må redigere i skemaer - bagud i tiden i forhold til dags dato -

eller om de gerne må redigere dem - bagud i tiden i forhold til dags dato.

I anden kolonne skal der tages stilling til, om brugerne må slette vikardækkede lektioner, hvis de laver

skemaændringer. Der kan her differentieres mellem, om brugere må ændre/slette vikardækkede lektioner

efter et bestemt antal angivne dage ud i fremtiden fra dags dato, eller om de slet ikke må ændre/slette

vikardækkede lektioner ud i fremtiden fra dags dato.

Klik herefter på knappen

Marker de ønskede brikker til overførsel (Ctrl A) og klik på ”Dan brikker” for at overføre fagfordelingen fra

Trio til Tabulex Fleksibel Skemalægning. Tryk ”Afslut”.

Vælg for at overføre klassernes grundskemaer fra Trios skemakladde til Tabulex

Fleksibel Skemalægning. Marker de ønskede perioder og klasser. Vælg ”Udfør” og tryk ”Luk”.

Nu er du klar til at fortsætte i Tabulex Fleksibel Skemalægning.

7

IST.DK

Adgang til Tabulex Fleksible Skemaer

Du får adgang til Tabulex Fleksibel Skemalægning via:

https://tfs.tabulex.net/

Her skal du logge ind med dit UNI-Login eller dit TEA login.

Du kan evt. også logge på via et link til Tabulex Fleksibel Skemalægning, som er oprettet af din Intra-

administrator på Personaleintra.

8

IST.DK

Indstillinger

Skemavisning

Her kan du vælge, hvilken skemavisning skemalæggerne kan få adgang til i de respektive grupper.

Hvis der ikke er flueben på en gruppe, er der kun adgang til ringetidsvisning

Roller

9

IST.DK

Hvem kan gøre hvad i Tabulex Fleksibel Skemalægning

Inden Tabulex Fleksibel Skemalægning kan tages i brug, skal der tildeles rettigheder til de brugere, der har

adgang.

Ved at klikke på Administration | Roller får du en oversigt over de tre standard-roller, der er i Tabulex

Fleksibel Skemalægning, samt hvad de enkelte roller har adgang til.

Herefter kan du klikke på Administration |Personalerettigheder.

Her kan du tildele roller til dit personale.

10

IST.DK

Hurtigt i gang - Udrulning af skemaer

Din fagfordeling og din skemakladde er nu overført til Tabulex Fleksibel Skemalægning. Skemakladden i Trio

er benævnt ”Skabelon” i Tabulex Fleksibel Skemalægning.

Det overførte skema kan du finde i Grunddata | Skabelon.

Her vil du kunne se de skemaskabeloner, du har adgang til jf. dit gruppe-medlemskab.

11

IST.DK

Overfør skemaskabelon til Skema

Klik på

Vælg den periode skemaet/skemaerne skal gælde for:

Markér de skemaer, der skal overføres og klik på ”Overfør”.

12

IST.DK

Du får nu en status på overførslen:

Skemaerne er nu synlige i menuen ”Skema” og er klar til, at du kan overføre dem til Skoleintra. Hjælp og

vejledning til dette kan du få hos Itslearnning.

13

IST.DK

Forsiden

Når du er logget på Tabulex Fleksibel Skemalægning, bliver du mødt af din egen forside.

Du kan altid komme til forsiden ved ak klikke på teksten ”Fleksible Skemaer” i topmenuen.

På forsiden kan du se dit eget skema i indeværende uge.

14

IST.DK

Menu- og tegnforklaring på forsiden

Hvilken gruppe er jeg logget ind i. Hvilke grupper du har adgang til styres fra Trio.

På alle siderne i Tabulex Fleksibel Skemalægning vil du altid kunne hente hjælp ved at klikke på spørgsmålstegnet.

Klik for at vælge, hvilken visning du ønsker i dit skema.

Skift frem eller tilbage mellem ugerne ved at klikke på pile-tasterne.

I ”Mine brikker” kan se din egen fagfordeling, og hvor meget af den der er planlagt med.

Klassefarver og tid

Du kommer ind til indstillinger for Tabulex Fleksibel Skemalægning ved at klikke på dit navn i topmenuen.

15

IST.DK

Du kan vælge, hvilken baggrundsfarve hver enkelt klasse eller hold skal have. De valg du foretager er udelukkende gældende for din visning i Tabulex Fleksibel Skemalægning. Alle andre brugere kan selv definere deres egen visning. Du kan vælge, hvilket tidsinterval skemavisningen skal dække hver dag. Sæt tidsintervallet så det passer til din skole

Skift skoleår

Ønsker du at arbejde med Tabulex Fleksibel Skemalægning i tidligere eller kommende skoleår, skal du klikke

på ”Skift skoleår”.

16

IST.DK

Herefter vælger du det år, du gerne vil skifte til.

Hjælp på tabulex.dk

Du kan finde hjælp og vejledning på vores supportsider ved at klikke på ”Hjælp”.

Log-ud

Du logger af Tabulex Fleksibel Skemalægning ved at klikke på ”Log ud”:

17

IST.DK

Skema

I Tabulex Fleksibel Skemalægning kan du arbejde i fleksibel- eller normal ringetidsvisning.

Det er ledelsen på skolen, der afgør, om der er adgang til fleksibel skemavisning.

Vis Fleksibel ringetidsvisning

Vis fleksibel ringetidsvisning betyder, at der kan skemalægges uden at tage hensyn til det ringetidssæt, der

evt. kommer fra Trio.

Skemalæggerne kan selv, vha. drag-and-drop, trække i de enkelte lektionsbrikker, og derved selv bestemme

længden af en given lektion.

Beregningen af forbrugt uv-tid vil ske jf. den valgte lektionstid.

Vis Ringetidsvisning

I ringetidsvisning bliver skemaet og lektionerne vist, så det afspejler det/de ringetidssæt, der er oprettet i

Trio. Der kan ikke redigeres i lektionernes længde. Det er udelukkende lektionernes placering, der kan

redigeres.

Beregningen af forbrugt uv-tid vil ske jf. længden af de lektioner, der er defineret i ringetidssættet.

18

IST.DK

Fleksibel ringetidsvisning

Ved at klikke på linjerne ”Hold”, ”Lærere”, ”Fag” og ”Lokaler” får du vist, hvilke muligheder du har for

visning.

Klikker du fx på 4A og derefter på ”Søg”, får du vist 4A´s skema i indeværende uge.

I toppen kan du vælge, hvilken visning du ønsker.

Du kan vælge mellem Dagsvisning (Dag), Ugevisning (Uge), Månedsvisning (Måned) eller arbejdsugevisning

(Arbejdsuge).

19

IST.DK

Klik på lektioner

Når der klikkes på en lektion, vil alle andre lektioner med samme lærer og fag blive highlightet, således at

du hurtigt kan se lektionernes placering. Samtidig vil brikken være markeret i venstre margen, så du kan se

det aktuelle klokketimeforbrug.

I dette tilfælde er der skemalagt 148,5 timer ud af 147 tilgængelige.

20

IST.DK

Den lektion, du har markeret, vil endvidere åbne for en undermenu:

Rediger lektionen (længde, lærer, besked)

Fjern lektionen fra skemaet (kun denne)

Vis statistik på fag og lærer

Tilføj en besked på lektionen

Erstat nuværende lærer på lektionen

21

IST.DK

Rediger varigheden af lektionen

Ved at klikke og holde muse-tasten nede på den centrerede linje i bunden af lektionsbrikken, kan du trække

lektionen til den længde, du ønsker, den skal have. Når du trækker, vil lektionen ændre sig i 5 minutters

intervaller.

Indsætte en lektion

Du indsætter en lektion ved at markere den i ”Brikker” (menuen til venstre) og derefter dobbeltklikke der,

hvor lektionen ønskes indsat.

Dobbeltklik der,

hvor lektionen

skal være. Du

kan derefter

redigere

længden af

lektionen ved at

trække i den.

22

IST.DK

Ringetidsvisning

I ringetidsvisningen får du vist skemaet jf. det ringetidssæt, der er lavet i Trio.

Klik på lektioner - Ringetidsvisning

Når der klikkes på en lektion, vil alle andre lektioner med samme lærer og fag blive highlightet, således at

du hurtigt kan se lektionernes placering. Samtidig vil brikken være markeret i venstre margen, så du kan se

det aktuelle klokketimeforbrug.

I dette tilfælde er der skemalagt 148,5 timer ud af 147 tilgængelige.

23

IST.DK

Den lektion, du har markeret, vil endvidere åbne for en undermenu:

Rediger lektionen (lærer, besked)

Fjern lektionen fra skemaet (kun denne)

Vis statistik på fag og lærer

Tilføj en besked på lektionen

Erstat nuværende lærer på lektionen

24

IST.DK

Indsætte en lektion – Ringetidsvisning

Du indsætter en lektion ved at markere den i ”Brikker”(menuen til venstre) og derefter klikke på ”Tilføj”,

der, hvor lektionen ønskes indsat.

Flytte en lektion – Ringetidsvisning

Hvis du gerne vil flytte en lektion fra en placering til en anden, skal du blot trække den med musen.

Bemærk, at tidsforbruget under ”Brikker” vil justere sig alt efter, hvor du placerer brikken jf.

ringetidssættet.

Visninger i Skema

Ved at klikke på ”Mere” kommer denne menu frem:

25

IST.DK

Fjern brikker Mulighed for at fjerne skemabrikker i en periode du definerer

Statistik Få vist statistik på lektionerne

Lokaleoversigt Få vist en lokaleoversigt

Tilstedeværelsestid Få vist en oversigt over tilstedeværelsestiden på de lærere, der er tilknyttet gruppen

Skemabrik placeringer Lav en søgning over skemabrikker for at se, hvor de er placeret.

Ændringer i skema – kladde

Hvis der skal foretages skemaændringer i én eller flere uger, fx i forbindelse med faguger, er det en fordel

at benytte en kladde.

Når du har lavet en skemakladde, kan den efterfølgende gemmes ”oveni” det eksisterende skema (i den

valgte periode) og derved ændre skemaet til det, du ønsker.

Du kan lave kladder ved at klikke på ”Grunddata | Kladde”.

Under ”Kladde” klikker du på

26

IST.DK

Giv kladden et navn, fx ”4A MAT og Dansk dage uge 4”.

Du skal herefter vælge, hvilken type af kladde.

1. Skabelon Kladden skal tage udgangspunkt i skemaskabelon fra Trio for en eller flere klasser.

27

IST.DK

Vælg, hvilke klasser der skal med.

Vælg, hvor mange uger kladden skal gælde for. Gem herefter.

2. Tom kladde Du skal selv opbygge et skema fra bunden.

Vælg, hvor mange uger kladden skal gælde for. Gem herefter.

3. Klasseskema Du vil tage udgangspunkt i en allerede eksisterende skemauge(r) for en eller flere klasser.

28

IST.DK

Vælg, hvilke klasser der skal med. Vælg, hvor mange uger kladden skal gælde for. Gem herefter.

Efter kladden er gemt, vil den komme frem på listen under ”Grunddata | Kladder”.

Redigering af skemakladde

Ved at klikke på hhv eller vælger du, om der skal redigeres i Ringetidsvisning eller i Fleksibel

visning.

29

IST.DK

Du kan nu tilrette kladden, så den passer.

I dette eksempel fjernes alle lektioner mandag til fredag og erstattes med Mat og Dansk.

30

IST.DK

Gem kladde til skema Nu skal kladden gemmes til skemaet i Uge 4. Klik på ”Mere | Overfør kladde til skema”.

Vælg perioden. Vælg, om der skal valideres, og vælg om klassens eksisterende skema skal slettes i uge 4:

Klik

31

IST.DK

Du kan nu skifte til uge 4 i skemavisning, og se dine ændringer her.

Fremgangsmåden er den samme i ringetidsvisning. Her skal lektionerne blot lægges enkeltvis.

32

IST.DK

Dan skemabrikker

Du har i Tabulex Fleksibel Skemalægning mulighed for at danne dine ”egne” brikker. Det vil sige brikker, der

ikke er oprettet i Trio, men som kan bruges i skemaet til fx møder, forberedelse, pauser mm.

Klik på for at danne brikker.

Udfyld betegnelse, personale (initialer), fag, evt. tid, evt. klasse, evt. lokale. Klik på ”Gem”

33

IST.DK

Brikken er herefter klar til brug, og kan placeres i den pågældende lærers skema.

Bindinger

I ”Bindinger” kan du lave bindinger af ikke-skemalagte brikker.

Klik op ”Opret” for at komme til bindingsvinduet.

34

IST.DK

Markér de klasser hvorfra du vil udsøge brikker til bindinger, og klik på søg.

Navngiv bindingen – fx 4AB Idræt.

Klik på 4A IDR og klik tilføj. Klik på 4B IDR og klik tilføj.

Klik herefter ”Gem”. Du har nu oprettet en binding.

35

IST.DK

Bindingen er herefter synlig sammen med 4A og 4B´s skemaer og kan skemalægges som almindelige

lektioner.

Aktiviteter Ønsker du at oprette en aktivitet for en eller flere klasser, klikker du på ”Grunddata | Aktiviteter”.

Klik på

36

IST.DK

Indtast en betegnelse, vælg hvilken lærer der skal med, vælg dato samt tidsrum.

Vælg herefter om der skal andre klasser/lærere med. Afslut med at trykke ”Gem”

Aktiviteten bliver nu synlig i klassens skema.

37

IST.DK

Du kan nu vælge, om klassens ”normale” lektioner skal blive liggende, og dermed tælle undervisning, eller

om de skal fjernes. Du kan også placere et fag i samme tidsperiode som aktiviteten for at kunne ”trække

tid” fra dette.

38

IST.DK

Lokalebooking

Når du klikker på ”Lokalebooking”, får du en oversigt over alle skolens lokaler. Hvis der mangler

lokalebetegnelser, skal de oprettes i Trio.

39

IST.DK

Ved at klikke på et lokale, fx GYM, kommer GYM´s ugeskema frem.

Såfremt du ønsker at booke GYM, skal du blot dobbelt-klikke på den ønskede placering.

40

IST.DK

Udfyld de relevante informationer og klik ”Gem”.

41

IST.DK

Du kan nu se din lokalebooking i lokaleskemaet:

42

IST.DK

Statistik

Under ”Statistik” kan du mellem ”Brikker” og ”Ansatte”.

Brikker

Under ”Brikker” kan du vælge, hvilke brikker du ønsker statistik for. Du kan fx søge statistik for ”4A og

DAN”. Klik på ”Søg”.

43

IST.DK

Du får nu et billede frem, der viser, hvor mange timer der er skemalagt ud af de timer, der er til rådighed:

Ansatte

Klikker du på ”Ansatte” får du en samlet opgørelse over alle lærere.

Du kan her se, hvor mange af lærernes lektioner der er planlagt med, og hvor mange der er skemalagt: