UNIT AKAUN,

SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN

DAN PEMBANGUNAN

JPWPKL

26 MAC 2014

1

Berstatus

PTJ

Memiliki 2 akaun Vot Kerajaan Kumpulan Wang

Sekolah (KWS)

Contoh peruntukan di Vot emolumen, tuntutan perjalanan dan utiliti

Berstatus

Pusat Kos

Memiliki 1 akaun sahaja

Kumpulan Wang Sekolah (KWS)

Contoh KWS KW Kerajaan KW SUWA KW Asrama

2

Terimaan

Pembayaran

Penyata

Kewangan

Sekolah

Penyata

Penyesuaian

Bank

Buku Tunai

Akaun

Subsidiari

Pemberian dan Bantuan dari KPM

Kutipan Yuran dan Bayaran Tambahan

Lain-lain punca

kewangan

(cth : sewa kantin,

faedah bank, derma)

Perolehan

3

Menyediakan penyata kewangan yang lengkap berakhir 31 Disember setiap tahun dan mengemukakan kepada Ketua PTJ sebelum 28 Februari tahun berikutnya.

Menjawab segala laporan/teguran audit selewat-lewatnya 14 hari dari tarikh terima laporan.

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).

Melakukan pemeriksaan mengejut sekurang-kurangnya du (2) kali setahun.

4

Pengurusan Bajet

Pengurusan Perakaunan

Pengurusan Hasil

Pengurusan Perolehan

Pengurusan Aset dan Stor

Pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan

Laporan Audit Sekolah

5

BUKU TATACARA PENGURUSAN PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH

SURAT PEKELILING KEWANGAN (SPK 8 TAHUN 2012) BANTUAN PERSEKOLAHAN

LAIN-LAIN PEKELILING / SURAT ARAHAN / SURAT SIARAN YANG BERKUATKUASA

6

SEKOLAH

PTJ

SUMBER KEWANGAN

JPN

VOT

EMOLUMEN, T&T, UTILITI

KPM/JPN/PPD

AKAUN SEKOLAH

KWK DAN KWA

LAIN-LAIN

AKAUN SEKOLAH

KW SUWA

PUSAT KOS

SUMBER KEWANGAN

KPM/JPN/PPD

AKAUN SEKOLAH

KWK DAN KWA

LAIN-LAIN

AKAUN SEKOLAH

KW SUWA

7

Bantuan Geran Per Kapita (PCG);

Yuran Khas Sekolah (YKS);

Bantuan Sukan Sekolah (BSS);

Bantuan Kokurikulum Sekolah (BKK);

Bantuan Kokurikulum Prasekolah (BKKP);

Bantuan Kokurikulum Asrama (BKKA);

Bantuan Makan Prasekolah (BMP); dan

Bantuan Makan Asrama (BMA)

Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan (BBTP)

Bantuan Awal Persekolahan RM100

Lain-lain peruntukan dari KPM, JPN dan PPD

8

Kutipan bayaran tambahan dari murid bukan

warganegara;

Derma serta sumbangan;

Faedah Bank;

Sewa kantin;

Sewa kedai buku

Pelbagai

9

Bantuan Kokurikulum Asrama (BKKA);

Bantuan Makan Asrama (BMA);

Yuran Makan Asrama (YMA);

Faedah Bank;

Pelbagai

10

Semua terimaan dan pungutan hendaklah diperakaunkan dengan tepat mengikut prosedur yang ditetapkan bagi mengelakkan kehilangan, penyelewengan wang sekolah berpunca dari kegagalan memungut, merekod dan kecuaian.

11

1. Surat Kuasa Memungut Wang Awam

(AP 69) dikeluarkan oleh Pengurus Sekolah Kepada Pengawai yang dibenarkan memungut wang.

2. Surat Kuasa Menandatangan Resit Murid kepada Guru Kelas oleh Pengurus Sekolah.

12

Pengurus Sekolah bertanggungjawab sepenuhnya terhadap perolehan & perbelanjaan yang dilakukan daripada KWS.

Menentukan sistem perolehan teratur dan sempurna (kertas kerja nota minta baki peruntukan sebutharga pesanan sekolah nota penghantaran inbois baucer ).

Memastikan pengurusan perbelanjaan yang cekap dan

berkesan (bil perlu dijelaskan dalam tempoh 14 hari). Memastikan perolehan mematuhi kehendak undang-

undang dan peraturan. Elakkan daripada dikenakan surcaj dan tindakan

tatatertib akibat kelemahan pengurusan.

13

a) Peruntukan mencukupi.

b) Kuantiti barang yang hendak dibeli berdasarkan keperluan.

c) Berfaedah kepada sekolah.

d) Keputusan mesyuarat diambilkira.

e) Mendapat kelulusan KPTJ dan pihak tertentu (jika perlu).

14

a. Pastikan wang peruntukan mencukupi dan bersesuaian dengan jenis perbelanjaan yang dibuat.

b. Semua bil dijelaskan dalam tempoh 14 hari.

c. Pastikan pembayaran yang dilakukan adalah pembayaran yang sah iaitu disokong dengan baucar bayaran dan dokumen sokongan.

15

d. Pembayaran hendaklah dibuat kepada penerima yang sah.

e. Pastikan perakuan menerima barang-barang telah dibuat di dalam pesanan sekolah, bil/invois.

f. Memastikan bekalan/perkhidmatan telah dimasukkan ke dalam daftar stok berkenaan dengan sempurna.

16

Dokumen sokongan bagi pembayaran tidak

lengkap

Tiada perakuan penerimaan stok pada Pesanan

Sekolah

Peruntukan berbaki negatif

Perakuan Baucar Bayaran tidak mengikut

tatacara Pengurusan Kumpulan Wang Sekolah

17

Mesyuarat JPKA tidak diadakan sekurang-

kurangnya 4 kali setahun

Rekod kewangan tidak diselenggara dengan

betul

Pembayaran bil melebihi tempoh 14 hari

Pesanan Sekolah dikeluarkan selepas

perolehan dibuat

18

Proses yang melibatkan perancangan, pengagihan, dan penggunaan tenaga manusia, wang tunai, aset dan perkhidmatan bagi memenuhi matlamat sekolah.

Mematuhi Arahan Perbendaharaan, Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan KWS serta arahan2 lain yang sedang berkuatkuasa

Menyediakan sistem kawalan dalaman dan struktur organisasi yang sesuai untuk menjalankan tanggungjawab dengan berkesan

19

Gagal menjalankan tanggungjawab untuk mengutip dan menguruskan kutipan yang telah dipertanggungjawabkan ke atasnya;

Telah membuat pembayaran menggunakan wang awam dengan cara yang tidak teratur dan tidak sempurna;

Telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang awam atau harta kerajaan;

Gagal menyelenggara akaun atau rekod kewangan dengan sempurna dan teratur;

20

SEKIAN, TERIMA KASIH

21