Upload
trinhquynh
View
236
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
TAKLIMAT PENUTUPAN AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (QMS)
ISO 9001:2008 UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
-------------------- 22 April 2016 (Jumaat)
3.00 petang Dewan Taklimat Serdang, Bangunan Pentadbiran
Melaksanakan Pengurusan Kualiti berdasarkan keperluan standard MS ISO 9001:2008 dengan efektif selaras dengan Dasar Kualiti UPM serta objektif dan sasaran Sistem Pengurusan Kualiti UPM; dan
Untuk menentukan sama ada UPM:
Bersedia untuk menghadapi Audit Pensijilan Semula oleh badan pensijilan
Objektif
Perkhidmatan pengajian pendidikan di peringkat tertiary,
pengurusan dan pelaksanaan penyelidikan, perhubungan
industri dan masyarakat, pengurusan pembangunan
pelajar dan alumni, dan perkhidmatan korporat
Skop Audit
Pembahagian Juruaudit
Melaksanakan audit pada 4-6,
7-8 (Bintulu sahaja), 11 – 13 dan
18 – 19 April 2016
Pembahagian Kumpulan
KETUA JURUAUDIT : ENCIK SUHAIFI SULAIMAN TIMBALAN KETUA JURUAUDIT : ENCIK KRISHNAN MARIAPPAN
KUMP KETUA/TIMBALAN KETUA BIL. SUB KUMP
A Encik Suhaifi Sulaiman (K)
Encik Krishnan Mariappan (TK) 1
B Encik Mohd. Sopian Mohd. Zin (K)
Puan Rahiza Abu Hanifah (TK) 15
C Tn. Hj. Mokhtar Dahari (K)
Puan Nor Azlin Aminudin (TK) 12
D Encik Jamali Janib (K)
Encik Abdul Rahim Utar (TK) 16
E Puan Noraihan Noordin (K)
Puan Mazitah Ahmad (TK) 19
Jumlah Sub Kumpulan 75
F Encik Abdul Mohammad Omar (K)
Cik Norbayah Ahmad (TK) 12
1. KPI UPM dan Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras berjaya dikenal pasti.
2. Komitmen untuk menambah baik kualiti perkhidmatan - integrasi pensijilan QMS, EMS dan ISMS bermula tahun 2016 untuk fasa pertama.
3. Dokumen QMS boleh dirujuk oleh semua staf menerusi Putra-ID masing-masing. Capaian sistem e-ISO boleh diakses di luar kampus.
4. Komitmen Pengurusan PTJ yang baik dalam melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti di PTJ masing-masing.
Kekuatan
5. Ekosistem kualiti UPM adalah baik dan teratur menerusi pembentukan Pusat Jaminan Kualiti (CQA) yang melibat jaminan kualiti universiti secara menyeluruh merangkumi kualiti akademik dan kualiti perkhidmatan.
6. Program Pembudayaan Kualiti yang menyokong
matlamat ke-lima Pelan Strategik UPM 2014-2020 iaitu “Mempertingkat Kualiti Tadbir Urus” , merupakan satu komitmen tinggi UPM bagi memantapkan sistem kualiti secara berterusan dan menjadikannya satu budaya yang diguna pakai oleh warga UPM. Pembudayaan kualiti dan inovasi akhirnya dapat diterjemahkan melalui pengiktirafan oleh badan pensijilan serta disokong oleh program dan aktiviti pengukuhan kualiti dan inovasi perkhidmatan yang diperkenalkan universiti.
... Kekuatan
Hasil Penemuan dan Perbandingan mengikut Tahun
PERKARA
JUMLAH NCR (KLAUSA) MENGIKUT
TAHUN
JUMLAH BUKTI OBJEKTIF (OE) MENGIKUT TAHUN
2016 2015 2014 2013 2012 2016 2015 2014 2013 2012
KETAKAKURAN
(NCR) 26 NCR (Klausa)
24 NCR (KLAUSA)
25 NCR (KLAUSA)
35 NCR (KLAUSA)
40 NCR (KLAUSA) 190 184 222 264 269
PELUANG PENAMBAHBAIKAN
(OFI)
23 OFI (Klausa)
29 OFI (KLAUSA)
32 OFI (KLAUSA)
53 OFI (KLAUSA)
26 OFI (KLAUSA)
129 217 198 243 171
54
23
21
18
11 10
8
6 5
4 4 3 3 3
4
2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1
7.5.1 4.2.4 4.2.3 6.3 7.6 8.2.3 7.5.5 7.4.1 7.5.3 5.5.1 8.2.4 6.4 8.4 7.5.2 8.5.2 8.3 6.2.2 4.1 7.1 7.2.1 7.2.3 7.3.4 7.4.2 7.4.3 7.5.4 8.2.1
JUMLAH NCR
Penemuan NCR Mengikut Klausa
7.5.1 Kawalan Pengeluaran Dan Penyediaan Perkhidmatan (54)
4.2.4 Kawalan Rekod (23)
4.2.3 Kawalan Dokumen (21)
20
13
11
10 10
9
8 8
7
6 6 6
5 5
4 4 4
3 3 3 3 3 3 3 3
2 2 2 2 2 2
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
FPSK
FSTM
FPA
S
FP
FPV
iDEC
FBSB IB
S
FK FH
PEN
D
TPU
FSP
M
INTR
OP FS
IPP
H
PK
PP
BH
EP
FBM
K
FEP
FSK
TM
ITM
A
PP
KK
P
PU
PM
SPS
BK
U
FPP
ITA
PSA
S
PK
U
CA
De
AS
AK
AD
FEM
FRSB
IKD
PM
IPP
M
K1
5
KM
R
K1
0
KTP
BU
R
PP
PA
TNC
PI
PA
SP PIU
PK
KSS
AA
S
PP
DN
CA
RE
JUMLAH NCR
Penemuan NCR Mengikut PTJ
Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan (20)
Fakulti Sains dan Teknologi Makanan (13)
Fakulti Pengajian Alam Sekitar (11)
Senarai PTJ tiada NCR
1. Bahagian Audit Dalam 2. Pusat Pembangunan Keusahawanan dan Kebolehpasaran Graduan (CEM) 3. Pusat Hubungan dan Jaringan Industri (CIRNET) 4. Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi (COSCOMM) 5. Pusat Jaminan Kualiti (CQA) 6. Hospital Veterinar Universiti (HVU) 7. Institut Penyelidikan Matematik (INSPEM) 8. Institut Pengajian Sains Sosial (IPSAS) 9. Kolej Kedua 10. Kolej Tun Dr. Ismail (KTDI) 11. Kolej Canselor 12. Kolej Kelima
...Senarai PTJ tiada NCR
13. Kolej Keenam 14. Kolej Sultan Alaeddin Suleiman Shah (KOSASS) 15. Kolej Pendita Za’ba (KPZ) 16. Kolej Ke Sebelas 17. Kolej Kedua Belas 18. Kolej Ketiga Belas 19. Kolej Keempat Belas 20. Kolej Keenam Belas 21. Kolej Ketujuh Belas
27
24
22
21
17
14
10
7 7 7
6
4 4 4
3
2 2 2 2
1
2
1 1
PS OSH LAB PY S CAL PYG HEPA IDEC TPU KEW HVU PEL PEND KOLEJ CADE PKU PPPA PUPM KES PGR PR PSAS
JUMLAH NCR
Penemuan NCR Mengikut Proses
Prasiswazah (27)
Pengurusan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan (24)
Pengurusan Makmal (22)
Senarai Proses tiada NCR
1. Pengurusan Sumber Manusia 2. Teknologi Maklumat dan Komunikasi 3. Jaringan Industri dan Masyarakat 4. Pengurusan Latihan 5. Pusat Islam Universiti 6. Pejabat Naib Canselor 7. Pejabat Penasihat Undang-undang
Penemuan OFI Mengikut Klausa
29
15
14
11
10
9
5
4 4 4 4
3 3 3
2 2
1 1 1 1 1 1 1
4.2.3 8.2.3 6.2.2 6.3 7.5.1 6.4 4.2.4 8.4 7.2.3 7.5.2 8.5.1 7.5.3 7.5.5 8.2.1 5.5.1 7.5.4 7.1 7.4 7.6 5.5.3 7.2.2 8.2.4 8.5.3
JUMLAH OFI
4.2.3 Kawalan Dokumen (29)
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses (15)
6.2.2 Kekompetenan, Latihan dan Kesedaran
(14)
Penemuan OFI Mengikut PTJ
10
9
8
6 6
5
4 4 4 4
3 3 3 3 3 3
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
AK
AD
PU
PM
FEP
FSP
M
PK
U
TPU FK
BU
R
PP
PA
CO
SCO
MM
FBSB
FPA
S
FPP
FPSK FS
SPS
FP
FPV
IBS
IKD
PM
IPP
M
INTR
OP
KM
R
K1
7
PSA
S
PA
SP
CQ
A
PK
PP
CA
De
iDEC P
S
AS
BH
EP
FBM
K
FEM
FRSB
FSTM
FSK
TM
IPSA
S
IPP
H
ITA KC K6
K5
KP
Z
K1
1
KO
SASS
K1
3
KTP
PN
C
TNC
PI
CA
RE
JUMLAH OFI
Bahagian Akademik (10)
Penerbit UPM (9)
Fakulti Ekonomi Pengurusan (8)
Penemuan OFI Mengikut Proses
22
18
16
9
8 8
7
6
5 5 5
4
3 3
2 2 2
1 1 1 1
PS OSH PY S KOLEJ LAB TPU PKU HEPA PNC PUPM PPPA BEN CAL KEW PGR PSAS BUM IDEC PEL PYG
JUMLAH OFI
Prasiswazah (22)
Pengurusan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan (18)
Penyelidikan dan Inovasi (16)
1. Pengurangan peruntukan kewangan kepada PTJ memberi kesan kepada hampir keseluruhan program dan aktiviti di PTJ. PTJ perlu merangka dan merancang program/aktiviti yang boleh memberi penjimatan dan nilai tambah kepada PTJ, dan boleh menjana pendapatan.
Kelemahan
2. Kawalan ke atas rekod masih lagi lemah. Banyak penemuan ketakakuran yang dicatatkan dalam setiap program Audit Dalaman. Proses perlu ditambah baik atau diringkaskan proses berkenaan tanpa menjejaskan keperluan standard.
...Kelemahan
3. Kawalan ke atas dokumen didapati mencatatkan peningkatan penemuan pada audit kali ini yang melibatkan penggunaan dokumen lapuk dan tiada semakan keatas dokumen oleh Peneraju walaupun proses telah berubah. Diharap dengan peningkatan tahap kesedaran staf berkaitan perubahan dokumen dan sensitiviti Peneraju keatas keperluan perubahan dokumen selaras proses kerja terkini boleh mengatasi isu ini.
4. Komitmen pegawai akademik dalam penyediaan keperluan pengajaran dan pembelajaran iaitu berkaitan dengan fail kursus masih kurang. Kewujudan sistem dalam talian diharap akan dapat membantu pensyarah melengkapkan semua keperluan yang telah ditetapkan dengan lebih mudah
Penutupan NCR
PTJ hendaklah mengambil tindakan dalam tempoh 21 hari bekerja atau
tarikh yang ditetapkan dan dipersetujui antara Juruaudit dan
Auditi
Tarikh Penting Pelaksanaan Tindakan Penemuan Audit
25/4/2016 Edaran Penemuan Audit Kepada PTJ yang terlibat
24/5/2016 Tarikh Penutupan Penemuan Audit
(kecuali tarikh lain yang dipersetujui)