UNIT PENGURUSAN ASET ALIHBAHAGIAN PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASETKEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

LATAR LATAR BELAKANGBELAKANG

1Government Financial Management Accounting System (1GFMAS)

Merekod aset dan liabiliti

1.Aset Alih

2.Aset Tak Alih

3.Akaun Belum bayar

4.Akaun Belum Terima

Perakaunan Akruan memberikangambaran penuh prestasi dan kedudukan kewangan Kerajaan.

HasilHasil

PerbelanjaanPerbelanjaan

Lebihan / KuranganLebihan / Kurangan

• Perbandingan hasil dan kos• Maklumat kos bagi setiap

polisi dan aktiviti yang dijalankan

KPM telah diarahkan oleh Perbendaharaan untuk memastikan pelaksanaan peluasan SPA ke semua 1,537 PTJ selesai selewat-lewatnya Jun 2014

Pengemaskinian data aset hendaklah dilaksanakan melalui

Sistem Pengurusan Aset (SPA)

SPA dibangunkan mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007 dan berfungsi daripada penerimaan aset sehingga

kepada proses pelupusan atau hapuskira.

PENGGUNA SISTEM

PENGGUNA SISTEM

Pendaftar AsetPendaftar Aset

Pegawai Penempatan

Pegawai Penempatan

Pegawai PengesahPegawai

Pengesah

KEPERLUANKEPERLUANPELAKSANAAN SPA

BAGI

Sebelum SPA dapat dilaksanakan di Jabatan, Data Asas SPA perlu disediakan. Ini bertujuan untuk ‘membina rumah’ Jabatan masing-masing dalam SPA sebelum pendaftaran aset boleh dimulakan.

Borang yang perlu diisi

Kod EMIS

Contoh Carta Organisasi

1

23 4

Borang yang perlu diisi

Nama seperti dalam kad pengenalan, huruf besar,

tanpa gelaran

No. KP tanpa ‘-’

Jawatan seperti dalam waran,

tiada singkatan

Gred jawatan semasa

Tetap / Kontrak / Sementara / Sambilan / Pinjaman

Format fail : MS Excel

E-mel rasmi

PPD: Unit-unit utama

Sekolah: Nama sekolah

Sila rujuk kepada maklumat lokasi daripada Sistem Pengurusan Aset Tak Alih

(mySPATA)

Sila rujuk kepada maklumat lokasi daripada Sistem Pengurusan Aset Tak Alih

(mySPATA)

Blok Bangunan

Blok Bangunan

ArasAras

RuangRuang

Kaedah penentuan dan daftar lokasi perlu mengikut

peringkat seperti berikut:

Kaedah penentuan dan daftar lokasi perlu mengikut

peringkat seperti berikut:

Bangunan atau suatu binaan yang mempunyai bumbung, dinding, pintu

masuk dan boleh diakses dengan sempurna dalam

sesuatu premis

Aras lantai bagi setiap tingkat bangunan

Bahagian bangunan yang dikepung oleh

dinding atau bahagian bangunan yang terbuka

dan mempunyai elemen yang memerlukan

penyenggaraan

Contoh penentuan blok:

CB

H

G

FE

D

A

IJ

KL

M

N

O

P

• Pelan keseluruhan agensi yang telah dilabelkan kod perlu dikemukakan

• Kod blok perlu selari dengan mySPATA

Kaedah penentuan aras:

Aras 3

Aras Tanah Aras 1

Aras 2

Kiraan bermula daripada aras pertama yang menyentuh tanah dan ke atas

Aras Atas Tanah

Kaedah penentuan aras:

Kiraan bermula daripada aras pertama yang menyentuh tanah dan ke bawah

Aras Bawah Tanah

Aras Tanah

Aras B1

Aras B2

Aras 1

Kaedah penentuan aras:

Penentuan aras bagi blok ini adalah berpandukan kepada pintu masuk utama blok tersebut. Aras di mana terletaknya pintu masuk utama itu akan dinamakan Aras 1.

Blok yang mempunyai 2 aras

berbeza dan terletak di atas tanah

* Pintu utama ditentukan oleh agensi itu sendiri.

001

002 003

004005

006007

008

009

010

011012013

014

015

016

RUANG MULA

Contoh penentuan ruang:

Borang yang perlu diisi

• A, B, C,.., AA, AB,…., ZZ• Senarai perlu mengikut

turutan

01, 02, 03,.. (2 digit)

001, 002, 003,.. (3 digit)

Mengikut nama bangunan asal / sebenar

Diskripsi hendaklah unik, tidak sama

dengan ruang lain

Borang yang perlu diisi

• Sila ikut kod binaan luar MySpata.

• Senarai perlu mengikut turutan.

01, 02, 03,.. (2 digit)

Diskripsi hendaklah unik, tidak sama

dengan ruang lain.

001

002 003

004005

006007

008

009

010

011012013

014

015

016

RUANG MULA

Borang yang perlu diisi

Pastikan setiap pelan lantai

dilabel dengan jelas

KEW.PA-8 yang dikemukakan akan menjadi asas perkiraan prestasi daftar masuk aset ke SPA

KEW.PA-8 SPAx 100 %

KEW.PA-8 Manual

Peratus Kemasukan Data

=

Borang yang perlu diisi

Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA

Menyatakan status perkahwinan dalam

Lampiran B

Maklumat kod ruang dalam pelan lantai (Lampiran D) tidak selari dengan senarai kod lokasi

(Lampiran C)

Menggunakan kod ruang yang salah. Contoh:

“B01”, “R1”, “01.002” dsb

Cara penentuan kod ruang yang tidak tepat:•Kod ruang dikira terus menerus daripada aras/blok pertama hingga aras/blok terakhir•Kod ruang ditentukan tidak mengikut arah jam atau tidak berturutan

Meletakkan kontraktor / pembekal sebagai

pegawai bertanggungjawab di

lokasi

Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA

Cara penentuan kod ruang yang tidak tepat:•Kod ruang dikira terus menerus daripada aras/blok pertama hingga aras / blok terakhir

001

002003

004 005

006007

008

009

010

011012

013

014

015

016

RUANG MULA

017

018019

020 021

022023

024

025

026

027028029

030

031

032

RUANG MULA

Blok AAras 1

Blok AAras 2

Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA

Cara penentuan kod ruang yang tidak tepat:•Kod ruang ditentukan tidak mengikut arah jam atau tidak berturutan

001

009 010

008011

016007

002

012

013

015003014

004

005

006

RUANG MULA

Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA

Meletakkan kontraktor / pembekal sebagai pegawai bertanggungjawab di lokasi

Pegawai bertanggungjawab lokasi hendaklah

merupakan kakitangan agensi

Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA

Menggunakan kod lokasi yang salah. Contoh: “B01”, “R1”, “01.002” dsb

Format kod ruang SPA ialah tiga digit (001, 002, 003,…)

Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA

Maklumat kod ruang dalam pelan lantai (Lampiran D) tidak selari dengan senarai kod lokasi (Lampiran C)

001

002003

004 005

006007

008

009

010

011012013

014

015

016

RUANG MULA

Semua kod ruang perlu disenaraikan dalam

Lampiran C

SEKIAN,SEKIAN, TERIMA KASIH

SYUHAIDA SAFIAN | 8884 6836 | syuhaida.safian.moe@1govuc.gov.my

NORZULSYAZWANI ZULKIFLI | 8884 6924 | syazwani.zu.moe@1govuc.gov.my