15
TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN PERPUSTAKAAN UTM BIL.2/2019 Tarikh : 16 Julai 2019 (Selasa) Masa : 9 Pagi Tempat : Perpustakaan UTM(Bangunan PSZ) UTM Johor Bahru

TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN ...portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/16072019... · TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN

  • Upload
    others

  • View
    17

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN ...portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/16072019... · TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN

TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP)MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN PERPUSTAKAAN UTM

BIL.2/2019

Tarikh : 16 Julai 2019 (Selasa)Masa : 9 PagiTempat : Perpustakaan UTM(Bangunan PSZ)

UTM Johor Bahru

Page 2: TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN ...portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/16072019... · TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN

PENGHARGAAN & TERIMA KASIH

Nama Tarikh Portfolio Perkara

Noraini Yahya 30 Jun 2019- Pengerusi SPP

-Juruaudit DalamBersara Wajib

Mohd Syafiq Firdaus Mohd Nazir 1 Julai 2019 Document ControllerBerpindah ke

Jabatan Lain

Mona Liza Ngadenan 1 Jun 2019AJK Kualiti (Dokumen) -

PRZS

Berpindah ke

Jabatan Lain

Page 3: TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN ...portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/16072019... · TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN

PERLANTIKAN BAHARU

Tahniah!

Nama Jawatan Tarikh Portfolio

Haslina Othman Timbalan Ketua

Pustakawan (Galerium)

1 Jun 2019 Penyelaras KIK/BPT

Norsyuhada Shafie Pustakawan 1 Julai 2019 Document Controller

Haslinda Sabari Pustakawan Kanan 1 Julai 2019 Juruaudit Dalam

*Nurrull Huda Abdul Wahid Pustakawan Kanan 1 Julai 2019 Juruaudit Dalam

Norila Joyos Pembantu Tadbir (P/O) 2 Jun 2019 AJK Kualiti

(Dokumen) - PRZS

Nota: * Perlantikan dibatalkan – Tidak hadir kursus Audit Dalam

Page 4: TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN ...portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/16072019... · TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN

SETIAUSAHA

SALINA

SHAMSHURI

PENGARAH KUALITI

KETUA PUSTAKAWAN

WAKIL PENGURUSAN

TKP(PK)

AUDIT DALAM

KETUA JURUAUDIT

TKP(PP)

JAWATANKUASA KUALITI

PUTM JB

- JUNAIDAH ABDULLAH

- SYAHRANAH A. RAQI

- NORSYUHADA SHAFIE (DC)

- SAPIAH ABD RAHMAN

- NORLIA JOYOSPUTM JB

- KAMARIAH MOHAMED JONG

- HASLINA NASIR

- MOHD NASIR IBRAHIM

- ZAFARINA DOL

- KHAIRULBAHIYAH YAAKUB

- MOHD FUAD MOHD YUSOF

- JUNAIDAH ABDULLAH

- MD. RAZIB KARNO

- SALINA SHAMSHURI

- HASLINDA SABARI

PUTM KL

- SARASYIMA MD SALLEH

- NIK MASRIZA ZAKARIA

- NURULL HUDA ABDUL WAHID

PROGRAM KUALITI

CARTA ORGANISASI

SISTEM PENGURUSAN KUALITI PERPUSTAKAAN UTM

GO

TKP(PRZS)

5S

KPSK

SETIAUSAHA

ZAFARINA DOL

L

- KHAIRUN NADRAH KHALID

- SITI AZNUR MOHD SALLEH

SPP

KPMPS

SETIAUSAHA

NORASHIKIN

JOHARI

LATIHAN

- HAMIZAH SUMIN

- ABAS RAHMAT

- KHAIRUN NADZRAH BINTI

KHALID

AUDIT

- NABILA JAMIL

- JUNAIDAH ABDULLAH

- SARASYIMA MD SALLEH

DOKUMENTASI

- SITI NISRIN MOHD ANIS

- NAZRINDA A SAMAH

- NURRULL HUDA ABDUL

WAHID

PROMOSI

- SYAZWANI SYAMIMI MAT

PAUZI

- NORHAFISAH ZAKARIA

ZON

- BTK – MOHAMAD SYAFIQ SALAMAT

- BPK – NORAZILA SAFRI

- BPMP – NORSYUHADA SHAFIE

- BPSK – HASLINA HUSSIN

- BG – NOR HAFIZA DAUD KAIYIN

- BM – MOHD FUAD MOHAMED YUSOF

- BA – YUSRUL HISHAM MOHD YUSOF

BPMPS – NAZRINDA A SAMAH

- BPMPS – ZUL IZUAN HANAPIAH

- BRM – JUNAIDAH ABDULLAH

- PSZKL - NOOR AYESHA MOHD EZANEE

PROMOSI

- ZURINA ROSMANI

LATIHAN

- LIZA PORIJO

- FAHIEZAN MD.

ZAN

AUDIT

- MUZAIMAH MOHD

YUNUS YUNUS

- HALIZA ZAINAL

PENYELARAS AKTIVITI (PSZ)

MOHD NASIR IBRAHIM

PENYELARAS AKTIVITI (PRZS)

NOOREFFENDY HAMZAH

PUTM KL

Kemaskini: 1 Julai 2019

KIK/BPT

TKP(G)

Page 5: TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN ...portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/16072019... · TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN

MESYUARAT PERPUSTAKAAN UTM 2019

MESYUARATINDUK BAHAGIAN

BIL.1 BIL.2 BIL.3 BIL.4 BIL.1 BIL.2

Mesyuarat JKTS

Perpustakaan & Sumber

Pendidikan

13/2/2019 7/4/2019 7/7/2019 6/10/2019

Mesyuarat Semakan

Pengurusan

19/3/2019 16/7/2019 PP- 5/3/2019

PK- 5/3/2019

PRZS - 20/2/2019

PSZKL - 4/3/2019

PP-10/7/2019

PK- 8/7/2019

PRZS-14/7/2019

PSZKL-15/7/2019

Mesyuarat Jawatankuasa

Eksekutif Perpustakaan

UTM

16/2/2019 24/6/2019 18/9/2019 4/12/2019

Mesyuarat Audit MS ISO

9001:2015

Audit Dalam

Pembukaan -

21/7/2019

Penutup –

6/8/2019

Audit Sirim

Pembukaan

- 24/9/2019

Penutup –

25/9/2019

Page 6: TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN ...portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/16072019... · TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN

36 PROSEDUR

7 WP

1 MANUAL KUALITI

6 PROSEDUR MENDIRI

29 PROSES

- 17 PSZJB

- 4 PRZS

- 8 PSZKL

2 PROSEDUR BERGABUNG

(PSZ & PRZS)

Prosedur Pengurusan Fasiliti(AKT(PB)/7.1.3)

Prosedur PengendalianMaklumbalas Perkhidmatan

Perpustakaan (AKT(MP)/8.2.1)

DOKUMENTASI MS ISO 9001:2015 PERPUSTAKAAN UTM 2019

Page 7: TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN ...portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/16072019... · TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN

KEMASKINI PROSEDUR

BIL. PERKARA TINDAKAN

1. 2.0 SKOPPindaan kepada pernyataan lama :

`Prosedur ini juga mengambil kira pengurusan risikoyang terlibat di dalam proses kerja berkenaan sepertidi Dashboard Pengurusan Risiko dilampiran’

Dipinda kepada:

`Prosedur ini juga mengambil kira pengurusan risiko yang terlibat di dalam proses kerja berkenaan seperti di Dashboard Pengurusan Risiko’

2. 7.0 REKOD KUALITI Tambahan maklumat dalam senarai rekod kualiti:

Fail Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 Perpustakaan UTM – Pengurusan Risiko.Lokasi : Jawatankuasa Kualiti

3. DASHBOARD PENGURUSAN KUALITI 1. Dikeluarkan dari prosedur.2. Disimpan dalam satu fail induk untuk rujukan_JK Kualiti3. Salinan untuk rujukan di peringkat Bahagian

Page 8: TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN ...portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/16072019... · TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN

BENGKEL PENGURUSAN RISIKO

17-18 JUN 2019 (PUTM JB) – Ketua Juruaudit & Wakil Pengurusan1JULAI 2019 (PUTM KL) – Wakil Pengurusan

Peserta: Pemilik Proses

Pengenalan Kepada Risk Management

Dashboard

Penggunaan Risk Management

Dashboard Baharu

Semakan Semula Risk Management

Dashboard Mengikut Prosedur

Penilaian Risiko Mengikut Prosedur

Kemaskini Prosedur

Page 9: TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN ...portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/16072019... · TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN

LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN AUDIT PEMATUHAN (SURVEILLANCE) SIRIM

MS ISO 9001:201513-14 November 2018 (Selasa-Rabu)

Page 10: TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN ...portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/16072019... · TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN

CLAUSE ISU TINDAKAN STATUS

6.1.2

Actions To Address Risks And

Opportunities

The Organisation has yet to evaluate the

effectiveness of the actions identified/taken

as listed in their Risk Management

Dashboard

Risks which has been established mostly at

core processes/procedures, however, risks

at macro level align with the strategic

planning of the Organisation has yet to be

established.

Penilaian dan semakan semula

pengurusan risiko proses telah

dibuat semasa Bengkel

pengurusan risiko pada 17-18

Jun 2019.

Dashboard Risiko korporat

Perpustakaan UTM telah

dibangunkan pada 25 Jun 2019

Tutup

9.3.2

Management review input

Inputs as required by clause 9.3.2 (b)

changes to internal and external issues,

9.3.2 ( e ) effectiveness of actions taken to

address risks and opportunities has yet to

be reported clearly in the meeting.

Laporan keberkesanan tindakan

risiko proses akan dibentangkan

dalam Mesyuarat Semakan

Pengurusan Perpustakaan UTM

mengikut keperluan.

Tutup

OPPORTUNITIES FOR IMPROVEMENT (OFI)

Page 11: TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN ...portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/16072019... · TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN

CLAUSE ISU TINDAKAN STATUS

7.1.4

Infrastructure

Perpustakaan Zarith Sofiah – Main

entrance (sliding door) found not in

working order since 2017.

Timbalan Ketua Perpustakaan PRZS telah

menghantar surat rasmi kepada Pengarah

PHB bertarikh 10 Disember 2018 (Ruj.

UTM.J.04.08/11.17/4(51) berkaitan auto

sliding untuk tindakan sewajarnya bagi

memastikan keselamatan bangunan

PRZS terjamin.

Tutup

9/5/2019

8.5.4

Preservation

Rh (relative humidity) readings in

Bilik Thesis found exceeding the

acceptable limit ( 50-55 Rh) since

January 2018 till day of audit.

6 dehumidifier machines was set up to

running concurrently 24 hours by 7 days

as prevention measure to control the

humidity 2 other machines will be in as

standby unit. The humidity and

temperature reading will be monitored and

noted for 3 months starting 15th November

2018 until 15th February 2019. The date

will be summarized and analysed into a

report.

Tutup

18/3/2019

OPPORTUNITIES FOR IMPROVEMENT (OFI)

Page 12: TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN ...portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/16072019... · TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN

CLAUSE ISU TINDAKAN STATUS

7.1.4

Environment for the operation

of processes

Noted that the air conditioning system at

the 2 and 3 floor of the library was not

effective and there were numerous

complaints from students. The course of

action to address this issue could be

demonstrated.

Laporan kerosakan telah dibuat ke

Pejabat Harta Bina (PHB) melalui

beberapa siri laporan (rujuk lampiran

1).

Maklumbalas dari PHB berkaitan kerja-

kerja pembaikan juga telah direkodkan

(rujuk lampiran 2).

Masalah kerosakan ‘aircond’ telah

selesai diambil tindakan pada 17

Disember 2018.

Tutup

8.5.1

Control of production and

service provision

1. Students are allowed to borrow books

for a specified period of time. In the

event students fail to return the books

reminders are issued through LESTARI

and subsequently notification is issued

manually. Noted that after several

reminders and notifications the book is

still overdue and since only copy

available in the library, the next course of

action could be specified.

Jangka Pendek

- Membuat pesanan naskhah

tambahan bagi judul buku berkaitan

mengikut keperluan.

Jangka Panjang

- Perpustakaan UTM sedang melihat

semula keberkesanan tindakan yang

akan diambil bagi pelajar yang

meninggalkan UTM tanpa sebarang

notis (kes terpencil)

Tutup

Julai

2020

OPPORTUNITIES FOR IMPROVEMENT (OFI)

Page 13: TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN ...portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/16072019... · TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN

CLAUSE ISU TINDAKAN STATUS

2. The last stock take was carried out in 2016

and the number books sighted was 63,594

compared to 82,940 as recorded in LMS

and interms percentage there was a

difference of 23 percent and interms value

based on RM200.00 per book it amounts to

RM3.8 million. Improvement action plan to

address above issue could be

demonstrated.

Jangka Pendek

- Mendapatkan naskah salinan melalui

perkhidmatan Inter Library Loan (ILL) dari

Perpustakaan UTM Cawangan atau

Perpustakaan Institusi Pengajian Tingga

Awam.

Jangka Panjang

- Mengadakan perbincangan dengan pihak

Bahagian Automasi Perpustakaan UTM

bagi penyediaan senarai yang lebih tepat.

- Pelaksanaan Stock take akan dibuat

secara berperingkat-peringkat.

Tutup

22/7/2019

Julai

2020

OPPORTUNITIES FOR IMPROVEMENT (OFI)

Page 14: TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN ...portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/16072019... · TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN

CLAUSE ISU TINDAKAN STATUS

3. Noted that new books are installed with

book strip for security reasons.

However verification of the functionality

of the strip prior to shelving could be

considered.

3. Buku yang diterima daripada Unit

Katalog akan disemak ke mesin

desentizer sebelum disusun di rak.

Proses ini akan ditambah dalam

prosedur. Tarikh jangkaan selesai

Julai 2019.

Tutup

8.5.4

Preservation

Noted that some of the reference materials

are maintained in compact disks. The

preservation of the these materials under

controlled environment namely at specified

temperature and relative humidity could be

demonstrated.

Laporan kerosakan telah dibuat

kepada Pejabat Harta Bina UTM KL

pada 17 November 2017. Penghawa

dingin telah berfungsi semula dalam

keadaan yang baik pada 17 Disember

2018.

Tutup

OPPORTUNITIES FOR IMPROVEMENT (OFI)

Page 15: TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN ...portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/16072019... · TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN (WP) MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN