Upload
others
View
7
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
• Takrif Acara
• Takrif Pengurusan Acara
• Tujuan Penganjuran Acara
• Panduan Umum Pengurusan Acara
• Jenis-Jenis Majlis
• Tahap Pengendalian Acara
• Rumusan
ISI KANDUNGAN
• Sesuatu aktiviti yang dirancang secara sistematik olehseorang individu atau lebih seperti aktiviti seminar,persembahan dan sebagainya bagi mencapaimatlamat dan objektif berfaedah kepadaindividu,kumpulan tertentu atau masyarakat
TAKRIF ACARA
• Pengurusan acara ialah satu proses perancangan, penyediaan danpelaksanaan acara/majlis/program.
• Ia melibatkan kerjasama antara pelbagai PTJ dan agensi dalammenganjurkan sesuatu acara/majlis/program.
• Pengurusan acara berperanan dalam mempromosi danmemartabatkan reputasi organisasi. Pengurusan acara yangsistematik dan mengikut garis panduan tertentu bukan sahaja dapatmelancarkan penganjuran majlis tersebut tetapi ia juga dapatmenepati sasaran atau tujuan penganjuran majlis.
TAKRIF PENGURUSAN ACARA
TUJUAN PENGANJURAN ACARA
• Hebahan kepada khalayak dan tetamu jemputanmengenai majlis yang hendak dianjurkanHebahan
• Mempromosi majlis kepada tetamu dengan tujuan samaada mendapatkan tajaan tertentu atau mendapatkanpersetujuan kehadiran
Promosi
• Sebagai kempen untuk memberi kesedaran sertamemberi input baharu kepada khalayak dan tetamujemputan mengenai acara yang dianjurkan
Kempen
PANDUAN UTAMA PENGURUSAN ACARABagi memastikan sesuatu acara atau majlis itu dapat dilaksanakandengan lebih kemas, tersusun serta sempurna dan boleh dibanggakanpada masa akan datang, maka setiap PTJ perlu memberi perhatiankepada aspek-aspek berikut:
• Menentukan objektif acara atau majlis yang diadakan.
• Menentukan peringkat sesuatu acara sama ada peringkat Universiti, daerah, negeri, kebangsaan ataupun antarabangsa.
• Mengenal pasti jemputan perasmi dan tetamu kehormat.
• Menetapkan tarikh, masa dan tempat yang sesuai untuk perasmi dari dalam Universiti seperti Naib Canselor, Timbalan Naib Canselor dan Pegawai Kanan Universiti.
PANDUAN UTAMA PENGURUSAN ACARA
• Menyediakan atur cara mengikut kesesuaian majlis.
• Memastikan jumlah jemputan dan jangkaan kehadiran adalah bersesuaian dengan taraf perasmi serta kapasiti ruang.
• Mengenal pasti bentuk promosi dan publisiti yang diperlukan.
• Mengenal pasti keperluan jemputan media.
• Menentukan bentuk dan jenis cenderamata yang diperlukan.
• Mengenal pasti implikasi kewangan yang terlibat
• PTJ yang bercadang untuk mengadakan sesuatu majlis rasmi danmelibatkan tetamu kenamaan, hendaklah mematuhi prosedur berikut:
i. Surat jemputan kepada tetamu kenamaan atau VVIP bagisesuatu program atau majlis mestilah ditandatangani olehNaib Canselor. PTJ perlu menyediakan deraf suratjemputan rasmi tersebut dan majukan kepada JabatanKomunikasi (JK) untuk tindakan rasmi.
Rujukan: Majlis Eksekutif Universiti Bil 28/2018 7 November 2018
PROSEDUR JEMPUTAN KENAMAAN
Rujukan: Majlis Eksekutif Universiti Bil 28/2018 7 November 2018
Rujukan: Majlis Eksekutif Universiti Bil 28/2018 7 November 2018
(samb..)• ii. Pemilihan tarikh majlis atau program hendaklah dirujuk kepada Pejabat Naib
Canselor atau Jabatan Komunikasi terlebih dahulu bagi mengelakpertembungan tarikh majlis dengan program universiti yang lain.
• iii. Semasa PTJ membuat perancangan untuk menetapkan tarikh, masa dantempat majlis, sila pertimbangkan beberapa perkara penting seperti berikut:
• Tarikh dan masa yang sesuai bagi tetamu jemputan
• Tarikh dan masa yang sesuai untuk kehadiran Naib Canselor,Timbalan NaibCanselor dan Pegawai-Pegawai Utama Universiti
• Implikasi perbelanjaan
• Kesesuaian tarikh tetamu utama yang lain
• Hari kuliah, cuti semester dan minggu peperiksaan
• Tarikh cuti bagi hari kelepasan am atau cuti perayaan
CONTOH SURAT JEMPUTAN
CONTOH SURAT JEMPUTAN
PENUTUP ATUR CARA
JENIS-JENIS MAJLIS DI UiTM
1) MAJLIS PENUH ISTIADAT
• Majlis yang melibatkan protokol khas dan pelaksanaannya penuh adat istiadat dengan prosedurpelaksanaan serta kelengkapan peralatan yang khusus.
• Ini termasuk kawalan kehormatan, pakaian istiadat, pembawa cokmar, pengurniaan ijazah danlain-lain berkaitan. Majlis seumpama ini pada lazimnya melibatkan keberangkatan KebawahDuli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong dan Duli Yang Maha MuliaSultan dan Raja-raja.
• Contoh Majlis Penuh Istiadat yang dilaksanakan di UiTM ialah:
Istiadat Pemashyuran Ke bawah Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda Yang di-PertuanAgong sebagai Canselor UiTM
Istiadat Konvokesyen UiTM dan
Istiadat Pentauliahan Kadet Palapes Universiti
JENIS-JENIS MAJLIS DI UiTM
2) MAJLIS RASMI DAN FORMAL
• Majlis atau upacara anjuran universiti di pelbagai peringkat yang melibatkantetamu kehormat seperti Perdana Menteri, Timbalan Perdana Menteri, Menteri-Menteri Kabinet, Pro Canselor, Naib Canselor dan Pegawai-Pegawai Kanan UiTM.Majlis ini dibiayai dengan menggunakan peruntukan universiti dan mempunyaiprotokol dan tatacara khusus bersesuaian dengan tetamu kehormat yangdiraikan.
• Contoh Majlis Rasmi dan Formal yang dilaksanakan di UiTM ialah:
Konvensyen Nasional/ Negara yang diadakan di universiti
Majlis Amanat Naib Canselor, Konferensi, Majlis Kemuncak Bulan Inovasi dan
Majlis Menandatangani Perjanjian Persefahaman dan Persetujuan (MoU/MoA)
JENIS-JENIS MAJLIS DI UiTM3) MAJLIS TIDAK RASMI
Merupakan majlis santai yang dianjurkan oleh pelbagai peringkat jabatan dan tidak terikat dengan aspek protokol universiti atau berkaitan .
Contoh Majlis Tidak Rasmi ialah seperti:
• Hari keluarga,
• Majlis Sukaneka,
• Majlis Sua Raya,
• Teambuilding peringkat PTJ
TAHAP PENGENDALIAN PENGURUSAN ACARA UNIVERSITI
3 TAHAP PENGENDALIAN ACARA
pre-event at-event
post-event
SEBELUM ACARA BERLANGSUNG (Pre-Event)
• Persediaan peringkat awal bermula dengan perancangan untukmengadakan sesuatu program hingga ke hari acara.
• Antara komponen yang perlu disediakan di peringkat ini adalah:Kertas Kerja/ Kertas Cadangan
Penubuhan Jawatankuasa Kerja
Peruntukan Kewangan
Senarai Semak (Checklist)Nota : Senarai semak boleh digunakan oleh PTJ sebagai panduan perancangan untukmemastikan segala keperluan acara dipantau agar pelaksanaannya mengikut perancangan, mencapai objektif dan mencapai tempoh akhir (deadline).
Aktiviti-Aktiviti Sebelum Acara Berlangsung
1. Tubuh Jawatankuasa
2. Tarikh, Masa, Tempat dan Atur cara
3. Kenal pasti tetamu kehormat dan sedia kad jemputan
4. Buku Program Cenderamata
5. Promosi dan publisiti
6. Lantik juruacara, teks ucapan
7. Jamuan
8. Sambutan dan protokol, susunan tempat duduk
9. Keperluan teknikal, persiapan pentas, banner, banting dan backdrop
10. Keselamatan, perubatan dan kemudahan asas
11. Gerak cara, raptai dan senarai semak
PENYEDIAAN KERTAS KERJA
KANDUNGAN KERTAS KERJA: • Tajuk Kertas Kerja/ Nama Acara atau Majlis • Tujuan Kertas Kerja • Latar Belakang:
Maklumat majlis atau program secara menyeluruh• Objektif Acara atau Majlis • Peringkat Acara • Anjuran • Tarikh dan Tempat Acara • Tema • Profil Peserta/Tetamu Jemputan dan Tetamu Khas
Perasmi : SPB Yang Di-Pertuan Agong Tetamu Jemputan Lain: Pengurusan Kanan/Staf dan Pelajar UiTM/Pihak Industri / Alumni
• Atur cara • Anggaran Perbelanjaan/Pendapatan jika ada • Penutup
PENUBUHAN JAWATANKUASAAHLI JAWATANKUASA INDUK
• Penaung • Penasihat • Pengerusi • Timbalan Pengerusi (sekiranya perlu) • Setiausaha • Bendahari • Penolong Setiausaha (sekiranya perlu) • Pengerusi-Pengerusi Jawatankuasa Kecil (mengikut kesesuaian
acara/majlis)
AHLI JAWATANKUASA KECIL (pilih mengikut kesesuaian acara/ majlis)
• Pengerusi Jawatankuasa Kecil Kewangan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Kertas Kerja • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Jemputan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Sambutan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Tajaan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Publisiti • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Bengkel/ Resolusi • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Cenderamata • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Pendaftaran • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Penerbitan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Penginapan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Makanan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Teknikal • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Logistik dan Persiapan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Majlis Makan Malam • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Perasmian/ Penutup • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Riadah • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Pengangkutan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Pameran • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Persembahan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Multi Media dan Rakaman • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Teks Ucapan/ Doa • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Keselamatan/ Lalu lintas • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Perubatan • Pengurus Acara (Event Manager) • Floor Manager • Stage Manager Nota: Penubuhan Sekretariat dan Jawatankuasa
ATUR CARA MAJLIS• Atur cara majlis ialah urutan acara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir.
• Bagi semua majlis rasmi Universiti, Lagu Negaraku dan Wawasan Setia Warga dinyanyikan sebelum bacaan doa.
Contoh Atur cara Majlis
ATURCARA MAJLIS KEMUNCAK SAMBUTAN ULANG TAHUN UiTM KE-60
Tarikh : 14 Oktober 2016 Masa : 10.00 pagi Tempat : Dewan Agung Tuanku Canselor
8.30 pagi Ketibaan Staf & Pelajar 9.00 pagi Ketibaan Pengurusan Kanan UiTM 9.15 pagi Ketibaan Naib Canselor UiTM 9.30 pagi Ketibaan Tetamu-Tetamu Kehormat 9.45 pagi Ketibaan YB Menteri Pendidikan Tinggi 10.00 pagi Ketibaan YAB Dato’ Seri Najib Tun Razak Perdana Menteri Malaysia
Lagu Negaraku dan Wawasan Setia Warga Bacaan Doa Ucapan Aluan Naib Canselor Ucapan oleh Menteri Pendidikan Tinggi Ucapan Perasmian Majlis Kemuncak Sambutan UiTM 60 Tahun oleh Perdana Menteri Pelancaran Gimik UiTM 60 Tahun Pelancaran Tabung Dana Keusahawanan Penyampaian Anugerah Ikon Alumni Berjaya Lawatan ke Tapak Pameran UiTM Sepanjang Zaman
11.30 pagi Jamuan
JEMPUTANSenarai jemputan dibahagikan kepada 3 bentuk senarai, iaitu:
1)Ringkasan Senarai:
Tujuan untuk menyediakan senarai ringkas adalah supaya kita dapat mengetahui kategori tetamu,bilangan dan peringkat tetamu. Dengan adanya senarai ringkas ini, PTJ dapat membuatperancangan tempahan jamuan, anggaran perbelanjaan, jumlah ahli jawatankuasa kerja, tempatletak kenderaan serta pelan susun atur di dalam dewan atau lokasi majlis.
Contoh seperti berikut:
Bil Jemputan Jumlah Jemputan
1. Kementerian Pengajian Tinggi 5 orang
2. Ketua Jabatan Kementerian/Agensi Luar 20 orang
3. Pengurusan Kanan Universiti 60 orang
4. Mahasiswa UA 200 orang
JUMLAH 285 orang
JANGKAAN JUMLAH TETAMU JEMPUTAN
SENARAI JEMPUTAN
MAJLIS KEMUNCAK SAMBUTAN ULANG TAHUN UiTM KE-60
14 OKTOBER 2016
DEWAN AGUNG TUANKU CANSELOR
BIL FAKULTI / JABATAN JUMLAH
A Jemputan Pelajar
25 Fakulti X 40 orang 1000
12 kampus X 80 orang 960
B Jemputan Staf
Staf 1000
2960
JEMPUTANSenarai jemputan dibahagikan kepada 3 bentuk senarai, iaitu:
2) Senarai Nama Jemputan:• Merupakan maklumat terperinci mengenai tetamu-tetamu utama dengan menyenaraikan nama- nama
tetamu yang dijemput ke sesuatu majlis. Senarai tetamu ini dibuat mengikut kategori.
• Jika dalam kategori tetamu kehormat, terdapat 2 orang menteri, maka nama 2 orang menteri yang akandijemput tersebut hendaklah ditulis dengan maklumat terperinci yang mengandungi butiran sepertiberikut:
• Nama penuh, gelaran dan darjah kebesaran yang disandang• Nama isteri• Jawatan atau pangkat• Alamat pejabat• Nombor telefon pejabat dan rumah• Alamat rumah• Nama setiausaha sulit dan nombor telefon
JEMPUTANSenarai jemputan dibahagikan kepada 3 bentuk senarai, iaitu:
3) Senarai Jawapan Kehadiran Lengkap:• Senarai jawapan kehadiran perlu ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan pada
senarai nama jemputan untuk ditandakan hadir dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah sertamerta ditanda sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak hadir ketika maklum balaskehadiran dibuat oleh penganjur. Senarai ini adalah sebagai rujukan khususnya bagiJawatankuasa Jemputan dan Sambutan.
• Dengan ini kita dapat mengetahui dan mengemaskini maklum balas tetamu yang menjawabhadir atau tidak hadir dan secara langsung memudahkan urusetia membuat susunan tempatduduk.
SENARAI JEMPUTAN
MAJLIS KEMUNCAK SAMBUTAN ULANG TAHUN UiTM KE 60
14 OKTOBER 2016
DEWAN AGUNG TUANKU CANSELOR
BIL
SENARAI JEMPUTAN
HADIR
TIDAK
HADIR
NO. PLAT
KENDERAAN
A Jemputan VVIP
1
YAB Dato Sri Mohd Najib Tun Razak
Perdana Menteri Malaysia
√
2
Encik Saiful Azhar
Pegawai Khas YAB PM
/ PREVE MERAH
G1M945
B Jemputan VIP
3
YB Dato' Seri Idris Jusoh
Menteri Pendidikan Tinggi
√ PERDANA /
WB7098Q
4
YB Dato' Sri Ismail Sabri
Menteri Kemajuan Luar Bandar dan Wilayah
5
YB Dato’ Razali Bin Ibrahim
Timbalan Menteri di Jabatan Perdana Menteri
√ PERDANA
WSW 505
6
YBhg Tan Sri Dr Ali Hamsa
Ketua Setiausaha Negara x
Ke Singapore
7
YB Datuk Mary Yap Kain Ching
Timbalan Menteri Pendidikan Tinggi
√
PERDANA HITAM /
W198P
8
Danial Nicholas
Pegawai Pengiring
TOYOTA
LB5799
9
Dhanyraam
Pegawai Pengiring
PROTON
PKE 7205
10
YBhg Tan Sri Dr Noorul Ainur Mohd Nur
Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan
tinggi (KSU KPT) √
WSK 989
ACCORDANA
HITAM
En Fauzee
Pegawai Khas KSU KPT
√
PROTON IRIZ
WB9794L
11
Tan Sri Dato' Seri Utama Arshad Ayub
Pro Canselor
√ KEN UiTM
12
Tan Sri Datuk Seri Panglima Dr Abdul Rahman
Arshad
Pro Canselor
√ KEN UiTM
13
Tan Sri Dato' Sri Sallehuddin Mohamed
Pro Canselor
√
14
Tan Sri Nuraizah Abdul Hamid
Pro Canselor
x
15
Tan Sri Dato' Academician Ir Dr Ahmad Zaidee
Laidin
Pengerusi Lembaga Pengarah
√
16
YBhg. Dato’ Maznah Abdul Jalil
Ahli Lembaga Pengarah
√
17
YBhg. Datuk Prof. Dr. Asma Ismail
Ahli Lembaga Pengarah
x
15
YBhg. Datuk Mohamed Azahari Mohamed
Kamil
Ahli Lembaga Pengarah
√
16
YBhg. Dato’ Mohd Zaini Hassan
Ahli Lembaga Pengarah
√
17
YBhg. Dato’ Aminuddin Md Desa
Ahli Lembaga Pengarah
x
18
YB Datuk Dr. Shahruddin Md. Salleh
Ahli Lembaga Pengarah
x
KAD JEMPUTAN
• Kad jemputan hendaklah
mengandungi butiran berikut:
Logo Universiti
Tajuk Majlis
Penganjur atau yang
menjemput
Ruang nama jemputan
Tarikh
Tempat Majlis
Masa Majlis Bermula
Panduan Pakaian
Nama dan nombor telefon
urus setia
Atur cara Majlis (jika perlu)
Kad Jawapan (jika perlu)
• Pekeliling Naib Canselor Bil 18/2011 bertarikh 29 September 2011 telah membuat ketetapan berikut:
i. Kad jemputan diberikan kepada tetamu/jemputan dari luar UiTMsahaja
ii. Jemputan untuk staf UiTM dibuat melalui e-mail atau surat.
iii. Urusan perolehan kad jemputan rasmi UiTM untuk seluruh sistemUiTM dibuat oleh Jabatan Komunikasi Korporat.
iv. Bahagian / Fakulti / UiTM kampus cawangan/Negeri tidakdibenarkan mencetak / mengeluarkan kad jemputan rasmi UiTM. Jika terdapat keperluan untuk menggunakan kad jemputan rasmiUiTM, PTJ hendaklah memohon kad tersebut daripada JK
Nota : Kad Jemputan & Kad Jawapan
GERAK CARA MAJLISMengandungi susunan gerak cara secara terperinci untuk semua tindakan yang perlu dilakukan dannama Ahli Jawatankuasa yang bertanggungjawab melaksanakan tugasan yang telah ditetapkan bagimemastikan kesempurnaan majlis.
Antara tujuan gerak cara majlis adalah :• Sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut.• Sebagai panduan kepada semua pegawai dan staf yang terlibat dalam majlis
tersebut.• Untuk menentukan majlis berjalan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima
pakai oleh pengurusan universiti.• Untuk mengawal masa.• Sebagai panduan dan rujukan untuk masa yang akan datang
Gerak cara yang tepat perlu mengandungi butiran seperti berikut:: Masa Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci Pegawai yang bertanggungjawab
Nota : Gerak Cara Majlis
Penyediaan Buku Program
1. Kulit Buku
• Logo UiTM • Nama Program atau Majlis • Tarikh • Tempat • Tetamu Kehormat • Penganjur
2. Isi Kandungan Bahagian Hadapan
• Kata alu-aluan Penaung/Tetamu Kehormat • Kata alu-aluan Naib Canselor • Kata alu-aluan Pengerusi Jawatankuasa Induk/Pengarah Projek • Satu kata alu-aluan 1 halaman berserta gambar saiz pasport.
3. Bahagian Tengah
• Penerangan atau Maklumat tentang program atau majlis • Atur cara Majlis
4. Bahagian Belakang
• Senarai Jawatankuasa • Pengiklan (jika perlu) • Ucapan Penghargaan
DASAR DAN SYARAT PEMBERIAN CENDERAMATA
• Rujukan Pekeliling Naib Canselor Bil.18/2011, berkuat kuasa mulai
1 Oktober 2011.
• Dasar dan syarat pemberian cenderamata Universiti bergantung kepada
kategori jemputan dan juga had nilai yang ditetapkan.
BIL KATEGORI
JEMPUTAN/
PENERIMA
CENDERAMATA
TUJUAN
JEMPUTAN
/LAWATAN/
PEMBERIAN
JENIS ITEM
CENDERAMATA
HAD NILAI (RM) CATATAN
1. Ketua Pembesar
Negara
SPB Yang Dipertuan
Agong
SPB Raja Permaisuri
Agong
Sebagai Jemputan
Khas
Merasmikan
sesuatu aktiviti
rasmi Universiti
SempenaHari
Keputeraan
Sempena Hari
Raya
Lawatan semasa
gering
Songket
Batik
Seramik
Painting
ArtworkGaleri Tuanku
Nur Zahirah
Kek/Biskut
Buah-buahan
Item lain yang
bersesuaian
Tidak melebihi
RM3,000.00 bagi
satu program
Jika datang
berpasangan
cenderahati yang
bersesuaian boleh
diberikan kepada
pasangan tersebut
dengan syarat nilai
bagi kedua-dua
cenderahati tidak
melebihi
RM3,000.00
Bagi seluruh
sistem UiTM,
pengecualian
daripada
ketetapan ini
hanya
dibenarkan jika
mendapat
kelulusan Naib
Canselor.
Perincian Kadar Pemberian Cenderamata Kepada Tetamu
BIL KATEGORI
JEMPUTAN/
PENERIMA
CENDERAMATA
TUJUAN
JEMPUTAN
/LAWATAN/
PEMBERIAN
JENIS ITEM
CENDERAMATA
HAD NILAI (RM) CATATAN
2. Ketua Pembesar
Negari
Sultan
Raja Muda
Gabenor
Tuan Yang Terutama
(TYT)
Sebagai Jemputan
Khas
Merasmikan
sesuatu aktiviti
rasmi Universiti
SempenaHari
Keputeraan
Buku
Seramik
Painting
ArtworkGaleri Tuanku
Nur Zahirah
Item lain yang
bersesuaian
Tidak melebihi
RM2,500.00 bagi
satu program
Jika datang
berpasangan
cenderahati yang
bersesuaian boleh
diberikan kepada
pasangan tersebut
dengan syarat nilai
bagi kedua-dua
cenderahati tidak
melebihi
RM2,500.00
Bagi seluruh
sistem UiTM,
pengecualian
daripada
ketetapan ini
hanya
dibenarkan jika
mendapat
kelulusan Naib
Canselor.
Perincian Kadar Pemberian Cenderamata Kepada Tetamu
BIL KATEGORI
JEMPUTAN/
PENERIMA
CENDERAMATA
TUJUAN
JEMPUTAN
/LAWATAN/
PEMBERIAN
JENIS ITEM
CENDERAMATA
HAD NILAI (RM) CATATAN
Perincian Kadar Pemberian Cenderamata Kepada Tetamu
3. Perdana Menteri Sebagai Jemputan
Khas
Merasmikan
sesuatu aktiviti
rasmi Universiti
SempenaHari
Keputeraan
Buku
Seramik
Painting
ArtworkGaleri Tuanku
Nur Zahirah
Item lain yang
bersesuaian
Tidak melebihi
RM2,500.00 bagi
satu program
Jika datang
berpasangan
cenderahati yang
bersesuaian boleh
diberikan kepada
pasangan tersebut
dengan syarat nilai
bagi kedua-dua
cenderahati tidak
melebihi
RM2,500.00
Bagi seluruh
sistem UiTM,
pengecualian
daripada
ketetapan ini
hanya
dibenarkan jika
mendapat
kelulusan Naib
Canselor.
BIL KATEGORI
JEMPUTAN/
PENERIMA
CENDERAMATA
TUJUAN
JEMPUTAN
/LAWATAN/
PEMBERIAN
JENIS ITEM
CENDERAMATA
HAD NILAI (RM) CATATAN
Perincian Kadar Pemberian Cenderamata Kepada Tetamu
4. Sultanah
Raja Puan Muda
Menteri
Menteri Besar/Ketua
Menteri
Timbalan Menteri
Exco
Sebagai Jemputan
Khas
Merasmikan
sesuatu aktiviti
rasmi Universiti
Sempena Hari
Keputeraan (bagi
Sultanah dan Raja
Puan Muda sahaja)
Buku
Seramik
Painting
ArtworkGaleri Tuanku
Nur Zahirah
Item lain yang
bersesuaian
Tidak melebihi
RM500.00 bagi satu
program
Bagi seluruh
sistem UiTM,
pengecualian
daripada
ketetapan ini
hanya
dibenarkan jika
mendapat
kelulusan Naib
Canselor.
PEGAWAI PENGIRING
Pegawai pengiring yang disangkutkan kepada seorang tetamu
kenamaan hendaklah mempunyai pengetahuan yang berkaitan:
Amalan protokol dan etiket
Atur cara program secara terperinci
Biodata tetamu yang berkenaan
Mengenali tetamu yang disangkutkan kepadanya
Ketetapan Masa – Perlu lebih awal tiba daripada tetamu yang
disangkutkan kepadanya
SEMASA ACARA BERLANGSUNG (at event)
Perkara yang perlu dilakukan ketika majlis berlangsung ialah:
Mengedarkan gerak cara majlis kepada semua Petugas dan Ahli Jawatankuasa Majlis.
Memastikan Juruacara majlis hadir.
Memastikan Pembaca Doa hadir
Menyambut Tetamu Kenamaan/Kehormat.
Susunan tempat duduk mengikut susunan protokol.
Bilik menunggu/Bilik tetamu tersedia
Cenderamata (jika berkaitan)
Buku program
Sistem audio berjalan dengan baik
Tempat Jamuan
Bilik Sidang Media (jika berkaitan)
Mengambil foto majlis
SELEPAS ACARA BERLANGSUNG (post-event)
Tindakan yang perlu dibuat Selepas Majlis ialah:
Surat penghargaan dan terima kasih kepada AJK yang terlibat dan tetamu yang
memberikan sumbangan
Laporan majlis (termasuk laporan perbelanjaan dan pendapatan)
Keratan akhbar acara yang berkenaan
Salinan rekod rakaman video atau liputan media
Album gambar sebagai koleksi penganjur
POST MORTERM - Penilaian majlis bagi mengenalpasti kelemahan untuk penambahbaikan
POST MORTEM
Diadakan selepas selesai acara atau majlis bagi mengukur tahapkejayaan serta kelancaran majlis tersebut
Bukan platform atau kaedah untuk mencari kelemahan individutertentu namun lebih kepada proses untuk penambahbaikan
Bertujuan untuk mengenal pasti punca kelemahan serta cara-caramengatasinya bagi penambahbaikan majlis yang akan datang
RUMUSAN (5w 1h)
WHATJenis/Peringkat AcaraProtokol AcaraTemaAtur Cara
WHYLatar belakangObjektif AcaraOutputOutcome
WHOTetamu Utama/KehormatKumpulan SasaranJawatankuasaMedia
WHENTarikh /MasaKalendar Tetamu UtamaKalendar Umum
WHERELokasiPelan Susunatur
HOWKaedah PengendalianPeruntukan KewanganPublisitiPenjanaan Hasil