UNIVERSIDAD GALILEOFISSICC – IDEALITAEAUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 1 – SAB 08:00 AMPROCEF PETÉNDOUBLAS JAVIER MEJÍA GARCÍA

Tarea 2Semana 5

Nájera García, Douglas AlejandroIDE13241009

Sábado 14/02/2015

INTRODUCCIÓN

La información es uno de los principales activos estratégicos dentro de las

organizaciones, ya que se puede utilizar para tomar decisiones importante dentro de la

empresa, pero también se le puede acceder, robar, adulterar, etc. Por lo que a continuación

pondremos en práctica los conocimientos adquiridos sobre automatización de procesos

administrativos, con respecto a la información. Utilizaremos cierta problemática que sufre el

área de ventas de la empresa el súper mueble de oficina, para identificar los problemas,

analizarlos, y sobre todo proponer soluciones, que nos permitan mejorar el proceso de

información en el área de ventas.

OBJETIVOS

- Adquirir los conocimientos necesarios para identificar los problemas de la información dentro de las diversas áreas dentro de una empresa

- Comprender y Analizar lo que es la Productividad (objetivo que se viene arrastrando desde el ejercicio anterior, pero es importante).

- Saber la diferencia entre los diversos sistemas de información.

- Identificar qué tipos de sistemas se necesitan en diversas áreas de la empresa, y según la necesidad que se tenga.

ANÁLISIS DEL PROBLEMA Y PROPUESTAS DE SOLUCIÓNES

Primero debemos verificar el proceso de flujo de información para determinar el fallo en el

orden, y en base a esto identificar donde están los errores, implementar un proceso de

verificación de códigos de productos, en el cual, quede almacenados los códigos de los

productos lo más exactos posibles.

Se debe trabajar por responsabilidades, y manejar criterios de confidencialidad con la

información que trabaja, los empleados de cada área serán responsables de su información. Y

deberán brindarla únicamente a quienes deben según la estructura organizacional. Así mismos

establecer entre las normas de la empresa, incisos en los que se castigue a quienes se

encuentren intentando accesar o manipular información que no le compete. Si el acceso a la

información fuese por medio de un programa informático, es posible establecer medios de

autenticación para que únicamente puedan acceder a los datos, los empleados con privilegios

para ello.

Para Segmentar clientes correctamente será necesario implementar una base de datos que

recoja, al menos, los datos transaccionales, generados cuando dichos clientes adquieren

bienes o servicios que ofrece la empresa. De esta manera los clasificaremos, por regularidad,

frecuencia de compra, tipo de gastos, tipo de productos que gusta comprar, de esta forma

sabremos que tipos de clientes tenemos y podrimos esa información para planear y para tomar

decisiones

Para minimizar el tiempo al procesar los datos, y de esta forma evitar el atraso en respuesta a

clientes, debemos determinar en base a un flujograma los pasos para el procesamiento de

datos, tanto pasos físicos como procesos informáticos, para que en base a esto se pueda hacer

una reingeniería al proceso, automatizar muchos de los procesos, y de esta forma mejorar la

productividad y evitar el atraso en respuesta a los clientes.

Para evitar la Subjetividad e inexactitud de la previsión de ventas, lo que debemos hacer es

analizar los sistemas de elaboración de presupuestos empresariales, debemos realizar un

análisis al cálculo que hace el departamento comercial de la empresa sobre el volumen de

ventas que realizará el año próximo, y en base a esto determinar si existen errores en el

cálculo, se está realizando una previsión fuera de valores alcanzables o se está omitiendo algún

paso indispensable en la exactitud de los datos. El análisis del cálculo de previsión de ventas

deberá hacerlo otra persona, y no el mismo personal que facilita la información, de esta forma

se evita que el problema se analice únicamente por un solo punto de vista.

Recordemos que la realización de una correcta previsión de ventas es vital para la empresa

puesto que de ella se deriva el presupuesto de ingresos y de gastos y por consiguiente, las

previsiones de fabricación, aprovisionamiento, logística, recursos humanos, entre otros.

PROPUESTA DE CÓMO PROTEGER LA INFORMACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS

Para resguardar y proteger la información en el Departamento de Ventas, debemos buscar las

mejores formas para mantener la confidencialidad, asegurar la disponibilidad, y la integridad de

la misma, verificando también que sea oportuna y concisa.

Para esto se pueden implementar políticas de confidencialidad, estipular reglas, implementar

sanciones a quienes hagan mal uso de la información, y crear métodos de autenticación, para

que de esta manera se garantice que la información de ventas será accesible únicamente para

personal autorizado. Para garantizar que la información sea Oportuna y esté disponible,

debemos analizar la manera en la que se resguarda la información, que tan accesible es y cuán

segura está, y de esta manera automatizar y optimizar el proceso de resguardo y búsqueda de

la información, para que de esta forma nos aseguremos que la información siempre va a estar

disponible y en el momento oportuno.

También debemos asegurarnos que la manipulación de la información de ventas no sea

alterada o modificada, para esto podemos analizar el proceso del flujo de la información,

determinar en qué se puede mejorar y los riesgos que puede correr, en base a esto

implementar las modificaciones necesarias que nos permitan asegurar que la información

siempre íntegra y por supuesto que podemos confiar plenamente en ella.

ANÁLISIS Y PROPUESTAS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE PERMITAN MEJORAR EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN, COMUNICACIÓN Y ELEVAR LA PRODUCTIVIDAD EN

EL ÁREA DE VENTAS.

Para mejorar el manejo de la información, propongo implementar el uso de Programas de

Manipulación de Datos, como procesadores de Palabras, Hojas de Cálculo, paquetes

estadísticos, Administradores de Bases de datos.

Para mejorar la Comunicación, propongo el uso de correos electrónicos, videoconferencias,

sistemas de radio, en los que se puede informar a los interesados sobre el proceso que lleva la

información relevante en el área de ventas.

Para aumentar la productividad propongo, el uso de suites ofimáticas, gestores de tareas,

grabadores de discos, compresores de archivos, Sistemas de Apoyo a la toma de decisiones.

Pero sobre todo Sistemas de Procesamiento de Transacciones, que permitirán administrar

adecuadamente las actividades de ventas, recordemos que como dice en el libro en el cual me

he basado para realizar el presente trabajo, Los sistemas de procesamiento de transacciones,

son sistemas que apoyan las operaciones de la organización y son la base para la generación

de los sistemas de información empresario o de inteligencia empresarial.

CONCLUSIÓN

En base a la realización del presente trabajo, puedo decir que, he puesto en práctica los

conocimientos adquiridos para identificar los problemas que aquejan a las empresas, realizar

análisis de ellos y proponer soluciones, haciendo énfasis en la importancia que tiene la

información como activo estratégico de las Organizaciones. He aprendido también a identificar

que sistemas de información de adecuan más para mejorar el proceso de información,

comunicación y la productividad.

RECOMENDACIONES

- Analizar la importancia que tienen los sistemas de información en las Organizaciones.

- Practicar el usos de sistemas de información para mejorar la información, comunicación y productividad dentro de la empresa.

- Poner en práctica los conocimientos adquiridos en el presente ejercicio práctico.