Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
127
Tartalom III. A szobafoglalás rendszere, informatikai támogatottsága ............................................ 128
1. Bevezetés ........................................................................................................................ 128
2. Szállodai szoftverek a magyar piacon ............................................................................. 128
2.1.1 HostWare .......................................................................................................... 129
2.1.2 Fidelio ............................................................................................................... 131
2.1.3 FLEXIS ............................................................................................................ 132
2.1.4 Hotel 3000 ........................................................................................................ 134
2.1.5 Hotel System Reception+ ................................................................................. 134
2.1.6 Visual Hotel ...................................................................................................... 136
3. A Szobafoglalás menete a két kiemelt szállodai szoftverben......................................... 138
3.1 A HostWare használata ........................................................................................... 138
3.1.1 Szobafoglalás ................................................................................................... 138
3.1.2 A vendég érkeztetése és a terhelések ............................................................... 143
3.1.3 A vendég kijelentkeztetése ............................................................................... 145
3.2 A Fidelio használata ................................................................................................ 148
3.2.1 Szobafoglalás ................................................................................................... 148
3.2.2 A vendég érkeztetése és a terhelések ............................................................... 151
3.2.3 A vendég kijelentkeztetése ............................................................................... 156
4. A két kiemelt szoftver jellemzőinek összehasonlítása ................................................... 160
4.1 A szoftver oktatásának lehetőségei és követelményei ............................................. 163
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
128
III. A SZOBAFOGLALÁS RENDSZERE, INFORMATIKAI
TÁMOGATOTTSÁGA
1. Bevezetés
Jelen tanulmány központi témája a szállodai szobafoglalás, illetve az azt
támogató rendszerek által nyújtott lehetőségek vizsgálata, oktatási lehetőségeinek,
elvárásainak feltárása. Itt kell azonban megjegyezni, hogy a szobafoglalással
kapcsolatos feladatokat nem érdemes kizárólagosan kiemelni, célszerű azt annak
integrált rendszerében kezelni, így az oktatási anyagként javasolt szoftvercsomagok
teljes egészében kerültek elemzésre, természetesen nyomatékosabban feltárva a
szobafoglalás sajátosságait.
A szállodai működés elképzelhetetlen egy jól működő, szervezethez jól
illeszkedő szállodai szoftver(csomag) nélkül, így ennek oktatása az idegenforgalmi
jellegű képzések esetén lényeges sarokpont. Ennek oka nem csak az, hogy sok
esetben a teljes működési rendszert összefogja, így annak átlátását, megértését
biztosítja, hanem az is, hogy már a pályakezdő munkavállalótól is elvárják a
programok kínálta lehetőségek ismeretét, hiszen ezek a szoftverek, mint az élet más
területein is, nagyban megkönnyítik a nagymennyiségű adathalmaz tárolását,
rendszerezését, az információk áramlását, a kommunikációt.
2. Szállodai szoftverek a magyar piacon
Az Eszterházy Károly Főiskola hallgatóinak a képzés ideje alatt két szoftverrel
van lehetőségük testközelből is megismerkedni, gyakorlatban alkalmazni. Jelen
tanulmányban ezen két szállodai szoftver, a HostWare winFRO v7.8 (továbbiakban:
HostWare1) és a MICROS-Fidelio Suite8 (továbbiakban: Fidelio) szállodai
programokat hasonlítjuk össze részletesen, külön kiemelve a szobafoglalás menetét.
A piacon természetesen számos más szállodai szoftver is megtalálható, ezek
bemutatására csak röviden térünk ki, mert az általunk megkérdezett szállodai
szakemberek a két kiemelt szoftvert használják és ajánlják. Egerben és az Észak-
magyarországi régióban a két és háromcsillagos szállodák között a HostWare az
elterjedtebb.
1 Mi most kiemelten az értékesítési szoftver ’bázisával’, a HostWare winFRO szállodai front office szoftverrel
foglalkozunk; a továbbiakban, ahol külön nem jelöljük, ezt hívjuk HostWare-nek.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
129
Ahhoz, hogy a vizsgált rendszerek jól összehasonlíthatóak legyenek,
összegyűjtöttük a szállodai szoftverekkel szemben támasztott követelményeket,
melyek a következők:
megbízhatóság,
naprakész, törvényi előírásoknak megfelelő,
egyszerűen kezelhető,
rugalmasan változtatható és javítható,
a szálloda igényeihez alkalmazkodó (személyre szabható),
jó ár/érték arányú,
és a legfontosabb: hatékonyabb legyen, mint a hagyományos, papír alapú
ügyintézés.
2.1.1 HostWare
A HostWare magyar fejlesztés, az ötlettől a szoftver megvalósulásáig két év
telt el, és 1990-ben kezdték el az értékesítést. A teljes rendszer értékesítési,
háttérirodai, kereskedelmi, web alapú szoftverekből és éttermi hardverből áll, ezek
mindegyike tud kommunikálni a többi alegységgel, egymással teljesen
kompatibilisek.
A Hostware Front Office (winFRO) szoftvert a cég honlapja szerint 402 hotel
használja jelenleg országszerte.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
130
A HostWare a szálloda működése szempontjából a legalapvetőbb, legszükségesebb adatokat tartalmazza:
szobák száma,
szobák típusa,
szobák kapacitása,
szobák árai (szezonális),
csomagajánlatok,
vendégre vonatkozó adatok.
A szoftver tulajdonképpen egy keretprogram, a működéshez szükséges
adatokkal a szállodák töltik fel, ezáltal teljesen egyénre szabható. A szállodák
általában nem használják ki a szoftver összes funkcióját, csak azokat, amelyek a
működésükhöz kellenek.
A szoftver előnye, hogy rendkívül felhasználóbarát (pl. ha a gombok felett
állunk az egérrel, akkor a gomb funkciója megjelenik a képernyőn), logikusan van
felépítve, nagyrészt magyar nyelvű, használatát egy alapszintű számítógépes
ismeretekkel rendelkező személy könnyen el tudja sajátítani, kompatibilis a Microsoft
Office-szal.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
131
A felhasználók nagy hiányosságnak tartják, hogy az újdonságokról a fejlesztő
cég nem tájékoztatja őket automatikusan, és értékelik ugyan, hogy teljes körű,
huszonnégy órás ügyeletet tart a fejlesztő cég, de a szolgáltatások (karbantartás,
javítás, kiszállás, segítségnyújtás) a piaci viszonyokhoz képest drágák. A kötelező
frissítésekről (pl. vonatkozó jogszabály változása miatti frissítés) értesítést kap a
felhasználó, de a frissítés pénzbe kerül. Ingyenesek azonban – a vételár magában
foglalja – a vásárlástól számított egy éven belüli frissítések. A vételár megfizetése
után a felhasználó nem fizet havidíjat, csak az egyes szolgáltatások igénybe
vételekor.
A HostWare fő moduljai:
Recepció
Kassza
Housekeeping
Kimutatások
Éjszakai zárás
Alapadatok
Szerviz
2.1.2 Fidelio
A MICROS-Fidelio Suite8-t Németországban fejleszti egy nemzetközi hátterű
cég. A rendszer kompatibilis a Microsoft Office Outlook és Excel szoftverekkel.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
132
A Fidelio az előzőleg bemutatott HostWare-hez hasonlóan teljesen egyénre
szabható. Nagy különbség azonban a két program között, hogy amíg a HostWare
(különálló, de egymással teljesen kompatibilis) modulokból áll, addig a Fidelio
minden szolgáltatást magába foglal, tehát nincs lehetőség külön megvásárolni
azokat az egységeket, amelyekre szükségünk van azért, hogy a vételárat
csökkentsük. A modul részei:
Customer Relationship Management (CRM – ügyfélkapcsolat-kezelés);
Property Management (PMS – szállodairányítás);
Conference & Catering Management (CCM – konferencia- és
cateringmenedzsment);
Materials Control (készletellenőrzés);
Online Booking (online foglalás).
Mivel a rendszer alapvetően külföldi, nem a magyar az alapnyelv.
Felhasználói kérésre elkészült a magyar fordítás, ez azonban nem tökéletes. Vannak
olyan előreugró ablakok, ahol a magyar nyelven feltett kérdésre Yes vagy No választ
adhatunk. Azokat a fogalmakat, amelyek angol nyelven terjedtek el a szakmán belül
(Out of Order, Guest in House for Restaurant, stb.), nincs lefordítva, ezek mindig
angolul jelennek meg.
2.1.3 FLEXIS
A magyar FLEXYS hosszú évek idegenforgalmi, szállodaipari, ügyviteli és
rendszerfejlesztői tapasztalatát fektette be termékei előállításába. A piac tényleges
igényeinek ismeretében rendszerei kifejlesztése során olyan alapelveket tart szem
előtt, melyek alapjaiban határozzák meg bármely számítástechnikai rendszer
használhatóságát, hatékonyságát és népszerűségét.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
133
A FLEXYS a Magyar Szállodaszövetség társult tagjaként, illetve az IBM
elismert Business Partnereként nagy súlyt helyez a partnereivel való folyamatos és
szoros kapcsolattartásra, a magas szintű, naprakész üzemeltetői támogatásra és
tanácsadásra, valamint a színvonalas oktatásra és betanításra. Partnerköre
hónapról-hónapra bővül, ismerőinek és híveinek tábora egyre nő.2
A Front-Office rendszer magában foglalja a szállodai főtevékenységek, a
rendelés felvétel és nyilvántartás, a szobagazdálkodás, a portai munka, a
housekeeping és a terhelés-számlázás összehangolt támogatását, mindezt akár
önálló rendszerként, akár kapcsolódva értékesítési, internetes értékesítési, éttermi,
rendezvény gyógyászat főkönyv, pénzügy, telefonközpont, Pay-TV, kártyás ajtózár-
rendszer, illetve egyéb rendszerekhez.3
A rendszer jellemzői:
a recepciós képernyő könnyen áttekinthető (érkező, bentlakó és utazó
vendégek)
billentyű vagy billentyűkombinációk használata a gyakran használt portai
műveletekhez
foglalások (egyéni, csoportos) egyszerű kezelése
2 A cég honlapja szerint ma Magyarországon mintegy 202 szálloda használja a Front Office rendszerét. Emellett
17 intézményben oktatják a szoftvert. 3 forrás: www.flexis.hu, letöltve: 2010. augusztus 4.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
134
egyszerű számlakészítés, engedmény számítása, idegennyelvű számlák
kibocsátása
listák készítése és kezelése
automatizált zárás
2.1.4 Hotel 3000
A magyar HGPartner Számítástechnikai Fejlesztő-Szolgáltató Kft. 20 éves
fejlesztői és üzemeltetői tapasztalattal rendelkezik, és a szállodai, éttermi
vendéglátás ügyvitelének gépesítésével igyekszik támogatást nyújtani a vendéglátás
szakembereinek.
Hotel 3000 szállodai front office rendszer egy több modulból felépülő,
szállodákra optimalizált szolgáltatás-együttes, melynek segítségével pillanatok alatt
felvihetők a foglalások, a vendégek törzsadatai és egyéb információk. A rendszer
segítséget nyújt visszaigazoló levelek nyomtatásában, csoportos szobafoglalás
kezelésében, housekeeping feladatok összehangolásában, forgalmi adatok
elemzésében és természetesen a számlázásban is.4
A cég honlapján hét szálloda van felsorolva referenciaként, köztük olyan is,
ahol már évek óta nem a Hotel 3000 front office szoftvert használják.
2.1.5 Hotel System Reception+
A nyíregyházi székhelyű DreamCreator Studio Bt. vendéglátó szoftverei között
az alábbi modulokat találhatjuk meg:
HS Waiter, Éttermi rendelésfelvevő és készletkezelő rendszer
HS PDA, Mobil éttermi rendelésfelvevő modul
HS Monitor, Konyhai diszpécser modul
HS Partner, Kedvezmény kártya modul
HS Reception, Szállodai ügyviteli rendszer
HS Cassa, Pénzügyi modul
HS Phone, Telefon tarifáló modul
A HS Reception+ Szállodai ügyviteli rendszer áttekinthető és letisztult
Windows-os kezelői felületével, könnyen elsajátítható használatával, megbízható
4 forrás: www.hgpartner.hu, letöltve: 2010. augusztus 4.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
135
működésével egy elérhető alternatívát kínál a vendéglátás mindennapi
adminisztrációjának megkönnyítésére.
A HS Reception+ megkönnyíti és átláthatóvá teszi a szálloda működését: a
partnerek, szobák, cikkek és árak rögzítése után a rendszerbe egységesen
bevihetőek a személyesen, telefonon, faxon érkező foglalások is. A szobatükör
funkció szemléletesen mutatja a kihasználtság időbeli alakulását, könnyen
áttekinthető formában láthatóak a szabad és foglalt szobák, illetve az aktuális
vendégek adatai. A szobához tartozó számlára terhelhető a vendég minden
fogyasztása, legyen az éttermi vacsora, minibár fogyasztás, vagy valamilyen
szállodai szolgáltatás igénybevétele.
A rendszer a foglalás, a szobatükör és a housekeeping kiemelt egységeken
kívül az alábbi funkciókkal rendelkezik:
Áruforgalmi modul - raktárak, készletek, selejtezés és leltározás
nyilvántartása.
Csomagok kezelése az akciós csomagok szerkesztése és a foglaláson
belüli felhasználása.
Kapcsolat a HS Waiter Éttermi rendelésfelvevő és készletkezelő
rendszerrel, így az éttermi fogyasztásokat automatikusan rá lehet terhelni
a szobaszámlára.
Kontingens szobák nyilvántartása.
Különböző szobaár kategóriák kezelése.
Számlázás, mely megfelel a 34/1999 (XII.26) PM rendelettel módosított
24/1998 (XI.22) PM rendeletnek.
Előre definiált (körlevél jellegű) foglalás visszaigazolás küldése e-mailben.
Szövegszerkesztő előre fogalmazható iratmintákkal
Üzenetküldés
Napi zárás
Vendégek járműveinek nyilvántartása5
A cég honlapja szerint jelenleg 32 cég használja a HS Reception+ szoftvert.
5 forrás: www.hotelsystem.hu, letöltve: 2010. augusztus 4.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
136
2.1.6 Visual Hotel
A fonyódi Com-Passz Kft. Visual Hotel nevű szállodai szoftverét azoknak a
szállodáknak ajánlja, akik egyszerű, könnyen átlátható megoldást keresnek a
szobafoglalások, számlázás és vendég statisztikák vezetéséhez. A honlapon külön ki
van emelve, hogy a termék magyar, illetve, hogy a cég a termékeire élettartam
garanciát vállal.
Azoknak a szállodáknak, ahol étterem is működik, a cég a Visual Hotel &
Restaurant szállodai és éttermi szoftvert ajánlja, amely éttermi modullal van
kiegészítve.
A program szolgáltatásai:
Szobafoglalások, vendégek:
o Egyedi foglalás kezelés
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
137
o Csoportos foglalás kezelés
o Internetes foglalás támogatás - kiegészítő modul - M48
o Szobatükör vezetés
o Grafikus szobafoglalás támogatás
o Lekéréses szobafoglalás támogatás
o Költöztetés támogatás
o Foglaltság színezés támogatás
o Ünnepnap kiemelés támogatás
o Érkező vendégek kezelése
o Lakó vendégek kezelése
o Távozó vendégek kezelése
o Takarítási lista kezelés
o Ágyazási lista kezelés
o Reggeli lista kezelés
o Foglalás történet kezelés
o Vendég éjszak gyűjtés
o Születésnap kezelés
Terhelés, Számlázás:
o Előlegszámla kezelés
o Egy számlán belül több fizetőeszköz kezelés
o Üdülési csekk kezelés - kiegészítő modul - M40
o Automatikus termelés támogatás
o Kézi terhelés támogatás
o Éttermi terhelés támogatás - kiegészítő modul - M16
o Vendégszámla vezetés
o Számla egyesítés
o Számla szétszedés
o Idegen nyelvű számlakészítés támogatás
o Fizetetlen számlák kezelése
Statisztikák, kimutatások:
o Idegenforgalmi adó kimutatás kezelés
o Vendégéjszaka szerinti megoszlás kezelés
o Állampolgárság szerinti megoszlás kezelés
o Foglalás típus szerinti megoszlás kezelés
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
138
o Számla listák kezelése
o Számlázott terhelések kezelése
o Törölt terhelések kimutatása
Biztonság:
o Többszintű jogosultsági rendszer kezelési lehetőség6
3. A Szobafoglalás menete a két kiemelt szállodai szoftverben
A szobafoglalás a szálloda működését tekintve a két kiemelt szoftver egyik
legfontosabb eleme.
3.1 A HostWare használata
A továbbiakban részletesen, ábrákkal illusztrálva, lépésről-lépésre bemutatjuk
a HostWare szobafoglalás, a vendég érkeztetése és a terhelések, majd a
kijelentkeztetés menetét.
3.1.1 Szobafoglalás
A szobafoglaláshoz elengedhetetlen a szobatükör használata. A szobatükör
az idő függvényében mutatja meg a szobák foglaltságát és eladhatóságát.
A vízszintes tengelyen az időpontot tudjuk kiválasztani, a függőlegesen a
szobát. Az időt 2, 3 és 5 hetes intervallumokban láthatjuk. A szobaszám mellett látjuk
6 forrás: www.com-passz.hu, letöltve: 2010. augusztus 4.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
139
a szobakódot is, ez segít a recepciósnak beazonosítani a szobát. A táblázat közepén
a különböző színeknek megvan a maga jelentése:
zöld: bentlakó vendég
kék: foglalás
o világoskék: egyéni foglalás (egyéni vendég)
o sötétkék: csoportos foglalás (csoportos vendég)
sárga: opciós foglalás
bordó (vörös): elutazott, fizetett
piros: fizetés nélkül utazott el
Itt jegyezzük meg, hogy amikor egy egyéni vendéget kijelentkeztetünk (jobb
klikk check out), és a rendszer azt érzékeli, hogy a vendég még nem fizetett,
akkor rákérdez, hogy ez valóban így van-e. Ha leokézzuk, a vendég neve piros lesz
(= fizetés nélkül távozott). Ha egy csoportos vendéget jelentkeztetünk ki, a számla
kiegyenlítettségi állapotától függetlenül automatikusan bordó lesz (távozott és
fizetett). Ez a rendszer hibájának róható fel, hiszen előfordulhat, hogy csoportos
foglalás esetén nem fizet a vendég.
Ha egy potenciális vendég megkeresi a szállodát (személyesen, telefonon,
írásban), és konkrét időpontra érdeklődik, hogy van-e szabad szobánk, akkor a
szobatükröt kell elővennünk. Kikeressük a megadott dátumot, és megnézzük, van-e
szabad szobánk. Ha van, jobb klikk után egy ablak ugrik fel, ahol kikeressük a
’Rezerváció…’ menüpontot.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
140
A következő ablakban a vendég adatait kell megadnunk, a következő,
meghatározott sorrendben:
név
foglalás típusa, statisztikai kód
o belföldi (egyéni vagy csoportos)
o külföldi (egyéni vagy csoportos)
értékesítési csatorna (pl. internetes, szerződéses, telefonos, walk in)
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
141
forrás (nem használjuk)
garancia
o hitelkártya
o nincs
o szerződés
országkód
megjegyzés (nem kötelező mező, kitöltése akkor célszerű, ha fontos
információnk van a vendéggel kapcsolatban, és fontosnak tartjuk, hogy a többi
recepciós is tudjon róla, pl. egyéni kérés, telefonszám, stb.)
érkezés dátuma
napok száma
elutazás dátuma7
szoba típusa
szobaszám (a gép automatikusan már csak azokat a szobákat ajánlja fel,
amelyek az adott napon szabadok és megfelelnek a szobatípusnak)
fő (felnőtt, tini, gyerek, bébi)
árkód (olyan árkódot érdemes megadni, ahol jelölve van a személyek száma
is, mert a rendszer ez alapján számolja ki a létszámot a másnapi reggelihez)
IFA 7 Az érkezés dátuma kötelező. A napok száma és az elutazás dátuma közül elég az egyiket megadni, és ezen adat
és az érkezés dátuma alapján a gép automatikusan kiszámolja a harmadikat.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
142
o beleértve
o rátéve (minden esetben)
o nincs
vendégek fülön
o IFA leellenőrzése
o születési idő
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
143
o nemzetiség
o nyelv
o rendszám
o lakcím (irányítószám, település, utca, házszám formában)
3.1.2 A vendég érkeztetése és a terhelések
A vendég foglalását a szobatükrön világos (egyéni) vagy sötét (csoportos) kék
szín jelöli. Amikor a vendég megérkezik, a rendszerben is érkeztetni kell. Ezt úgy
tudjuk megtenni, hogy a vendég nevére állunk az egérrel, jobb klikk ’check in’. A
vendég neve zöldre (házban lakóra) változik.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
144
Ha tévesen érkeztettük a vendéget, akkor újból jobb klikk ’Téves
érkeztetés’, és a vendég neve visszaváltozik zöldre.
A vendég érkeztetésekor terhelés még nem történik! Terhelés az éjszakai
záráskor történik. A zárást a nap bármely időpontjában meg lehet tenni, de általában
a reggeli műszak végzi el a napi nyitásnál.
Előterhelést lehet alkalmazni, ha a vendég már bejelentkezett, de az előre
megjelölt időpont előtt távozik (és fizetni akar).
A vendég a tartózkodás alatt olyan szolgáltatásokat is igénybe vehet, amelyek
beletartoznak a szobaárba, és olyanokat is, amelyekért külön kell fizetnie. Ezen kívül
a vendég fogyasztását rögzítő más rendszerek (telefon alközpont, fizető TV,
vendéglátás, gyógyászat) is meg tudják terhelni a vendég számláját.
Az összes szolgáltatásért fizetendő díjat fel kell terhelni a vendég számlájára.
Ennek a menete a következő:
a vendég nevére állunk, jobb klikk ’Számlaműveletek’
Itt kiválasztjuk a terhelés funkciót, ezután előugrik a terhelés ablak. Itt először
kiválasztjuk a terhelendő számlát (jobb felül), és aztán szolgáltatáskód és/vagy
megnevezés alapján kiválaszthatjuk a terhelendő tételt:
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
145
A felterhelt tételek sorrendben megjelennek a vendég számláján:
Lehetőség van a vendég számláját bontani (pl. a számla egy részét a cég, a
másik részét a vendég fizeti) és összevonni is.
3.1.3 A vendég kijelentkeztetése
A vendég kijelentkezéskor (nevén állunk, jobb klikk ’check out’) rendezi a
számláját. A számlakészítés ikont választva elindítjuk a számlázási folyamatot.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
146
A ’Terhelések’ oldalon részletesen felsorolva látjuk a vendég által igénybe vett
szolgáltatásokat és ezek végösszegét.
Miután a vendég fizetett, a jóváírások lapfülön ezt rögzítjük. Meghatározzuk a
fizetés módját, amik a következők lehetnek:
készpénz
hitelkártya (itt fel vannak sorolva a hitel- és bankkártyák fajtái és az Üdülési
Csekk)
átutalás
belsőszámla
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
147
Szükséges még megadni a számlázási nevet és címet, és hogy a SZJ/VTSZ
szám feltüntetését kérjük-e a számlán.
A számla első példányának a nyelvét is megadhatjuk (ez a vendég példánya).
A másodpéldány, ami a szállodánál marad, mindig magyar nyelvű. Üdülési csekkel
való fizetés esetén a gép automatikusan három példányt nyomtat, mert az egyik
példányt a Magyar Nemzeti Üdülési Alapítványnak kell küldeni, és a pénzt ez alapján
kapja meg a szálloda.
A vendég foglalását a megérkezésig (check in) bármikor törölni tudjuk: neve
felett jobb klikk töröltre állít.
A szobatükör rugalmas és felhasználóbarát kialakítása révén egyszerűek
azokat a műveleteket megvalósítani, amelyek a való életben bármikor
előfordulhatnak, tehát a vendég igényeinek megfelelően van módunk későbbi
érkezést vagy hamarabbi elutazást beállítani, illetve a vendéget ’csúsztatni’ (amikor
az érkezés és az elutazás dátuma is módosul). Ezeket egyszerűen úgy tesszük,
hogy ’megfogjuk’ a vendég foglalását, az egér bal gombjának nyomva tartásával
egyszerűen a kívánt időpontra húzzuk.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
148
3.2 A Fidelio használata
A továbbiakban részletesen, ábrákkal illusztrálva, lépésről-lépésre bemutatjuk
a Fidelio szobafoglalás, a vendég érkeztetése és a terhelések, majd a
kijelentkeztetés menetét.
3.2.1 Szobafoglalás
A foglalás lelke ebben a programban is a szobatükör. A program a vendégeket
érkező, házban lakó és utazó kategóriákba sorolja. A vendégekről karton készül, ez
tartalmazza a vendég adatait.
A szobatükrön látjuk a szobákat, ha vendég foglalt vagy bent lakik aznap, egy
kék színű nyílon megjelenik a neve. A neve melletti zöld pipa azt jelenti, hogy már
megérkezett (check in), a piros pipa pedig azt, hogy távozott (check out).8
A demo programban nincs külön feltüntetve, hogy a foglalás egyéni vagy
csoportos volt-e, illetve, hogy a vendég fizetett-e vagy fizetés nélkül hagyta el a
szállodát. Ezt az „éles” programban külön be lehet állítani az egyes jelentéshez
tartozó színeket, így a recepción dolgozók meg tudják különböztetni a két
foglalástípust.
Opcionális foglalást is tud kezelni a program (ezt is külön színnel jelölik), amit
vagy élesre állítanak, vagy 24 óra után a foglalás automatikusan törlődik. A törlésre a
szoftver záráskor rá is kérdez.
Amennyiben a vendég a foglalás ellenére nem jelentkezett be, a szoba törlése
után az okot is be lehet állítani. Okok között szerepelhet a halál, betegség, stb.
8 A színek változtathatóak, ezek a színek a demo programban így voltak beállítva.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
149
Foglalás esetén (adott nap kiválasztása, jobb klikk foglalás) először a
vendég kartonját kell kiválasztanunk. Ezt kereséssel előhozhatjuk, amennyiben a
vendég nem először látogat meg bennünket.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
150
Ha új a vendég, vendégkartont kell számára létrehoznunk. Az ’Új Karton’
gomb lenyomásával előugró ablakon a mezők kitöltésével meg kell adnunk a vendég
adatait.
A foglalást a foglalás szerkesztése ablakban állíthatjuk be. Itt a kötelezően
kitöltendő mezők sárgával vannak jelezve, ezek a következők:
érkezés és utazás napja, éjszakák száma (két adatot kell megadnunk, a
harmadikat a rendszer kiszámolja)
kért szobák száma
felnőttek száma (opcionálisan állíthatjuk a kisgyerekek, gyermekek és
tinédzserek számát)
szobatípus
árkód (az előre beállított árkódokat a kezelő felülírhatja!)
piackód
foglalás forrása
csatorna
foglalás típusa
fizetési mód (ezt a későbbiekben módosíthatjuk)
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
151
3.2.2 A vendég érkeztetése és a terhelések
A ’Foglalás’ menüben, az ’Érkezés’ lapfülön minden vendéget meg tudunk
nézni, aki adott napon érkezik. Ha a vendég megérkezik, a rendszerben is
érkeztetnünk kell. Ez úgy tesszük, hogy az érkező vendégek közül kiválasztjuk az
adott vendéget, és a ’Bejelentkezés’ gombra kattintunk. Itt a szoftver felajánlja a
vendég által foglalt szobatípusok közül azokat, amelyek rendelkezésre állnak, a
konkrét szobát nekünk kell kiválasztani.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
152
Ekkor ezt a vendéget már nem az ’Érkező’, hanem a ’Házban lakó’ listában
találjuk meg:
A vendéggel kapcsolatosan különböző számlázási utasításokat adhatunk
meg. Ezt úgy tesszük, hogy a ’Házban lakó’ listából kereséssel vagy szűréssel
kiválasztjuk a vendéget, majd az ’Opciók’ gomb megnyomásával kiválasztjuk a
’Számlázási Utasítások’ menüpontot.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
153
A vendégeknek mindig vagy egy főszámlája, és tetszőleges számú
mellékszámlát is létrehozhatunk. Ennek a későbbi fizetésnél van funkciója, ha
például egy céges rendezvény keretein belül száll meg nálunk a vendég, és a
szállását a cég állja, de a masszázst már ő maga rendezi. A rendszerbe be kell
állítanunk, hogy milyen terhelési utasítás kód alatt lévő terhelés melyik számlára
menjen, mi legyen a számlázási név és cím, annak milyen legyen a fizetési formája,
stb. Ezekre a kódokra időintervallumot is beállíthatunk. Ennek akkor jelentősége, ha
például a vendég cége által a vendég részére vásárolt csomag tartalmaz egy
kedvezményes árú masszázst, és a vendég ezen felül (teljes áron) is igénybe vesz
még egy masszázst, amit magának kell kifizetnie. Ez a Fidelio előnye a HostWare-rel
szemben, hiszen a későbbi fizettetésnél a rendszer automatikusan szétszedi a
fizetendő tételeket a megfelelő számlára, így kisebb a tévedés, számlarontás
lehetősége.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
154
Az adatokat új ablakokon kell megadni addig, amíg minden adatot meg nem adtunk.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
155
Az összes nem irányított terhelés automatikusan a főszámlára terhelődik, a
többi pedig a megadott számlákra. Ezt, miután leellenőriztük, le kell okéznunk.
A szoftver lehetőséget a kézi terhelés elindítására is.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
156
3.2.3 A vendég kijelentkeztetése
A vendég távozásakor rendezi a számláját/számláit. Ekkor kóddal be kell lépni
a ’Kasszába’. A ’Kasszába’ mindig kóddal lépünk be, míg a Fidelio többi menüpontját
jelszó nélkül böngészhetjük és módosíthatjuk.
A belépésnél a Kassza és a Jelszón kívül rögtön megadhatjuk a szobaszámot
is, amelynek a számlájával műveletet kívánunk elvégezni.
Belépés után bal oldalon megjelennek a főszámlára terhelt tételek, jobb
oldalon pedig a mellékszámlára terhelt tételek.
A számlázási nevet és címet egészen a nyomtatásig van lehetőségük
megváltoztatni. Az egyes számlák vevőinek nem kell megegyezniük (végül is ezt a
számlabontás lényege).
Az üdülési csekkel való fizetésnél a program nem nyomtat automatikusan
három példányt. A Magyar Nemzeti Üdülési Alapítványnak úgy tud a szálloda
számlát küldeni, hogy a kezelő a számlaarchívumból előhívja a számlát, és nyomtat
egy eredetivel mindenben megegyező másolatot. A számlaarchívumban név,
számlaszám és egyéb feltételek megadásával is tudunk keresni.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
157
Ha a vendéget a ’Kijelent’ gombbal kijelentkeztetjük, és a rendszer szerint
még maradnia kellene, a következő ablakot látjuk:
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
158
Fizettetésnél kiválasztjuk a fizetés módját:
A program lehetőséget nyújt arra, hogy a számlát kinyomtassuk, és a számla
előképét is megtekinthetjük nyomtatás előtt.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
159
A fizetés után a tételek beszürkülnek, ez jelzi, hogy az adott terméket vagy
szolgáltatást a vendég rendezte.
Idő előtti távozás esetén a vendég neve a ’Házban lakó’ listában marad, de a
foglalás státusza ’Elutazott’ lesz. Ha a vendég a tényleges foglalása végén távozik, a
neve átkerült az ’Utazás’ listába.
Praktikus tanács, hogy a recepciós minden esetben infoszámlát nyomtasson,
és ezt adja át a vendégnek, aki le tudja ellenőrizni az egyes tételeket. Így
elkerülhetőek a későbbi reklamációk, és a számla sztornózásával járó
adminisztrációs terhek és egyéb kellemetlenségek.
A vendég kijelentkezését csak az infoszámla ellenőriztetése és elfogadása, a
számla vagy számlák kiállítása, és a pénz (kártya, üdülési csekk, stb.) átvétele után
érdemes megcsinálni.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
160
4. A két kiemelt szoftver jellemzőinek összehasonlítása
Ahogy a fentiekből is láttunk, a két szoftver működési elvét tekintve nagyban
hasonlít egymásra. Természetesen ez abból adódik, hogy a szállodákban nagyjából
ugyanazokat a feladatokat kell ellátniuk a recepciósoknak és ezáltal a szoftvereknek.
Természetesen mindkét program alkotói a fejlesztésnél törekedtek arra, hogy
könnyen kezelhető, látványos, grafikus felülete legyen a szoftvernek. A könnyen
kezelhetőség fontos, hogy az újonnan érkező munkatárs minél hamarabb elsajátítsa
a program használatát.
A Windows és más Microsoft szoftverek széleskörű használatából is adódik,
hogy a HostWare kompatibilis Microsoft szoftverekkel, például a Microsoft Outlook
Express levelezőprogrammal. Így egy kattintással elő lehet hozni a vendég és a
szálloda levelezését az ajánlatkéréstől a visszaigazolásig. A Fidelioval kapcsolatban
nincs ilyenfajta információ. Mindkét program kompatibilis a Microsoft Excel
táblázatkezelővel: a különböző kimutatások adatait exportálni tudjuk Excel
táblázatba.
A HostWare egy szoftvercsalád, amely a különböző feladatokhoz különféle
modulokat készített és használ. Az adott egység (szálloda, étterem, stb.) maga tudja
eldönteni, hogy a működéséhez mely modulra/modulokra van szüksége, és csak
ezeket kell megvásárolnia. A modulok természetesen egymással kompatibilisek. A
modulok a következők:
Értékesítési szoftverek:
o winFRO
o winVEN
o winSPA
o winFIT
o winCRM
Háttérirodai szoftverek:
o winARU
o winFOK
Kereskedelmi szoftver:
o winMED
Web alapú szoftverek:
o webRES
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
161
o webFRO
Éttermi hardver:
o kompakt éttermi pénztárgép
o mobil pincérgép
A Fidelio ezzel szemben egy szoftverből áll, így a felhasználónak nincs
lehetősége költségcsökkentés miatt a számára haszontalan részeket nem
megvásárolni. Ebből a szempontból a HostWare „nagylelkűbb”, megadja a választási
lehetőséget a fogyasztónak.9
Hasonló a két szoftver vendégadat-kezelése is. Egy-egy vendég adatait pár
kattintással fel tudjuk venni, és a vendég adatait a későbbiekben, egy újabb foglalás
alkalmával elő tudjuk hozni, így egyszerűsödik a foglalás rögzítése.
Hasonló a szoftvereknél az is, hogy a szobatükör grafikus megjelenésű,
ezáltal a recepciós egy pillanat alatt láthatja, hogy mikor melyik szoba szabad
(eladható), foglalt, takarításra vár vagy éppen Out of order.
Mindkét szoftver különböző kimutatásokra képes. A recepciósok számára
rendkívül hasznos funkció, hogy a szoftverek kiszámolják, hogy a másnap hány fő
fog reggelizni, vagy hogy az adóhatóság és a statisztikai hivatal részére törvényileg
előírt kimutatásokat a szoftverek pár kattintás után maguktól elvégzik. A rendszer
automatizálása miatt csökken a tévedés esélye.
Elmondhatjuk, hogy a két szoftver szinte csak a legapróbb, funkcionális
részekben tér el egymástól. Ilyen például, hogy a HostWare automatikusan három
példányt nyomtat, amennyiben a vendég üdülési csekkel fizet, mert erre a
későbbiekben szükség lesz. Ezzel szemben a Fidelio-ban a különböző felhasználói
azonosítóval bejelentkezett felhasználók felugró ablakokban tudnak egymásnak
üzenni, akár névre (felhasználói névre) szólóan is, vagy mindenki másnak. Ez
hasznos lehet, ha egy vendég éppen a műszakváltáskor jelez valamilyen szándékot,
és a recepciós nem találkozik a következő (vagy azutáni) kollégájával, hogy ezt az
információt részére átadja. Ezek valószínűleg olyan funkciók, amelyek kifejlesztését
a gyakorlati felhasználók kérték a fejlesztőktől, hogy saját munkájukat könnyítsék
meg.
Mindkét szoftver rendelkezik rendezvény szervező modullal, résszel. Ez az a
funkció, amit a szakemberek saját elmondásuk szerint legkevésbé használnak.
9 A két szoftver, szoftvercsomag jelenlegi piaci árára nincs megbízható információnk; sajnos sem a
szoftvergyártók, sem az azokat használó cégek nem adtak hiteles tájékoztatást.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
162
Ennek oka az, hogy a modulnak a megtanulása hosszú időt vesz igénybe, és még
mindig hatékonyabbnak találják a hagyományos, papír alapú ügyintézést.
Amit a szakemberek hiányolnak, a munkaszervezés rész. Ez az a folyamat,
ami a megbízott személy (általában Front Office Manager vagy Értékesítési vezető)
munkaidejéből sokat elvesz. Nehéz ugyanis összehangolni, hogy a recepción, az
étteremben, a housekeeping területen mikor hány fő, illetve hogy mikor melyik
munkatárs dolgozzon. A szálloda szobatelítettségén és rendezvényein kívül
figyelembe kell venni a munkatársak személyi jellemzőit (életkor, egészségi állapot,
saját autó a munkába járáshoz), képességeit (terhelhetőség, szakképzettség) is,
valamint a munkaidőre, pihenőidőre, szabadságra vonatkozó törvényi előírásokat is.
Emellett a munkaszervezésnél nem árt olyan apróságokra is odafigyelni, hogy egy
német csoport érkezésekor vagy távozásakor nem angolul beszélő munkatárs
dolgozzon a recepción. Meg kell említeni azt is, hogy az utolsó pillanatban is
lehetnek változások (egyik kolléga megbetegszik, vagy télen a hó miatt késik a busz),
és ezek a változások mind a beosztottaktól, mind a vezetőktől mérhetetlen
rugalmasságot követelnek meg. Mindezek olyan széleskörű odafigyelést és
koncentrációt igényelnek, amelyre ez idáig a piacon nem jelent meg olyan hatékony
szoftver, amely teljes körűen kiválthatná az emberi erőforrást.
Az általunk megkérdezett szállodai szakemberek arra a kérdésre, hogy mi
alapján döntöttek az általuk használt szállodai szoftver mellett, nem tudtak
egyértelmű választ adni. Nem tudjuk egyértelműen azt mondani, hogy bizonyos
ágy-/szobaszám felett vagy kihasználtság alatt ez vagy az a szoftver ajánlott és
hasznosabb a másiknál. A döntést befolyásolta más szállodai szakemberek
véleménye és tapasztalata az egyes szoftverekkel kapcsolatban. Általánosságban
elmondható, hogy a szakemberek azzal a programmal vannak megelégedve,
amelyiket használják. Ez dicséri a programfejlesztőket, hiszen ezek szerint ők is
gyakorlati szakemberek, „mindenre gondoltak” a program kialakítása, fejlesztése
közben. Mindkét szoftverüzemeltető vállalja a rendszer helyszínen történő kiépítését,
a program betanítását, karbantartást, és 24 órás telefonos ügyeletet is tart. Másrészt
egy-egy ilyen szállodai szoftver jelentős anyagi terhet ró a vállalkozásokra, tehát
biztosak lehetünk abban, hogy a vásárlást komoly döntéshozatal előzi meg és a
megvásárolt programot nem fogják egykönnyen lecserélni.
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
163
4.1 A szoftver oktatásának lehetőségei és követelményei
Az Eszterházy Károly Főiskola Turizmus-vendéglátás és Idegenforgalmi
szakmenedzser szakos hallgatóinak tanrendjébe illeszkedik, és a szakemberek
gyakorlatorientált képzésének elengedhetetlen része a szállodai szoftver
megismerése, gyakorlati alkalmazása.
A szoftverhasználat megértéséhez, elsajátításához elengedhetetlenek a
szállodai alapismeretek, az alapvető folyamatok értő ismerete, így a hálótervek
összeállításánál fontos ennek szem előtt tartása.
Az oktatás során a szoftverek demó változatát érdemes tanulásra és
gyakorlásra használni, hiszen így a vendégek fiktívek (személyiségi jogok nem
sérülnek), és az adatokat (adó)memória nem tárolja, tehát nincs bevallási és
elszámolási kötelezettség.
Az ismeretek átadásának kulcsa a megfelelő oktató személye, aki a szoftvert
gyakorlatban is használja/használta, és a legapróbb részletekig ismeri, emellett kellő
türelemmel kezeli az egyes hallgatók informatikai rutinja között felmerülő olykor
nagyon nagy különbségeket.
Az oktatás során minden egyes hallgatónak biztosítani kell annak lehetőségét,
hogy önállóan, külön számítógépen dolgozzon, így sajátítva el a megfelelő
gyakorlatot. A külön számítógép, az önálló gyakorlás azért is különösen fontos,
hiszen az új munkahelyre kerülve is önállóan kell majd a szoftvert használnia a
munkavállalónak.
Az Eszterházy Károly Főiskolán a félév során biztosított óraszám elegendő az
alapvető szoftverhasználati ismeretek átadására, azonban gyakorlás nélkül a
hallgatók mélyreható, gyakorlati tudást nem szerez, és szállodába bekerülve szinte
elölről kell kezdeniük a szoftver tanulását. A hallgatóknak ezért arra is van
lehetősége, hogy kötelező óráit követően gyakorolhasson a gépteremben, így a
kötelező heti 2 szemináriumot követően már önállóan fejlesztheti tudását. Különösen
fontos ez azon hallgatók esetén, akiknek az alapvető informatikai és szakmai
ismeretek hiányában nehezebben megy a szoftverek használatának elsajátítása, így
számukra önálló feladatvégzéshez célszerű külön feladatsorokat is összeállítani.
A tanórák hatékonyságát segíti, ha lehetőség van kisebb csoportokban
megtartani a szemináriumokat, így az oktató jobban tudja kezelni az egyénileg
felmerülő problémákat. Ellenkező esetben nagy segítség az oktató számítógépéhez
Baross Gábor program „Oktatási innováció a szálloda-menedzser képzés területén” REG-EM-09-3-2009-0006
164
csatlakoztatott kivetítő, így részletesen be tudja mutatni a használatot a hallgatóknak,
mely így nagy létszámú csoport számára is folyamatosan követhető marad.
A szakmai ismeretek átadása mellett fontos feladat az oktatónak annak
tudatosítása a hallgatókban, hogy ezek a szoftverek az órán még ugyan demó
változatok, a szállodában azonban „élesben” használják a munkatársak, ahol a
dolgozók (anyagi) felelősséggel is tartoznak. Minél alaposabban ismerik meg a
szoftvert, az ahhoz tartozó modulokat a képzés ideje alatt, annál egyszerűbb lesz a
dolguk, amennyiben szállodában helyezkednek el a későbbiekben.
Az Eszterházy Károly Főiskolán a Turizmus-vendéglátás és Idegenforgalmi
szakmenedzser szakos hallgatóinak tanórái egy épületben vannak, itt biztosítva
számukra mind az elméleti- mind a gyakorlati felkészítést, itt találhatók az
előadótermek, a gyakorlószálloda és egy gépterem is, ahol a tárgyalt szoftverek
telepítése is megoldott.