Upload
others
View
9
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
TARTU ÜLIKOOL
Pärnu Kolledž
Ettevõtluse osakond
Helen Paulson
Helen Toomiste
Elar Toomsalu
Teele Karro
DOKUMENTIDE JUHTIMINE, INFO JAGAMINE JA
AVALIKUSTAMINE
Referaat
Pärnu 2011
5
SISUKORDSissejuhatus.......................................................................................................................4
1. Ülevaade dokumendihaldustarkvara vajadustest..........................................................4
2. Ülevaade tarkvara pakettidest.....................................................................................10
2.1. Amphora..............................................................................................................10
2.2. GoPro...................................................................................................................12
2.3. LiveLink...............................................................................................................14
2.4. Webdesktop.........................................................................................................16
2.5. DocLogix.............................................................................................................18
2.6. Postipoiss.............................................................................................................21
2.7. Google Docs........................................................................................................22
2.8. Tresoor.................................................................................................................23
3. Autorite isiklikud kogemused.....................................................................................27
Kokkuvõte.......................................................................................................................29
Viidatud allikad...............................................................................................................31
Lisad................................................................................................................................35
Lisa 1. Tarkvarapakettide logod..................................................................................35
Lisa 2. Dokumendihaldustarkvara pakettide võrdlused...............................................36
SISSEJUHATUS
Antud töö teemaks on dokumentide juhtimine, info jagamine ja avalikustamine, kus
keskendutakse digitaalsele dokumendihaldusele. Tänapäeva maailmas on
informatsiooni liikumine jõudnud suurel määral arvutivõrkudesse. Nagu paberkandjal
säilitatakse dokumente, on ka arvutivõrkudes liiklevaid dokumente säilitada. Sellest
tulenevalt on loodud erinevaid dokumendihaldussüsteeme.
Töö eesmärgiks on kirjeldada dokumendijuhtimise vajadusi organisatsiooni, projekti
ning isiku tasanditelt ning kirjeldada lühidalt erinevate autorite poolt väljavalitud
dokumendihaldustarkvarade kasutatavust ja funktsioone.
Lähtuvalt töö eesmärgist on autorid püstitanud järgmised töö ülesanded:
anda ülevaade antud valdkonna tarkvara vajadustest,
anda ülevaade erinevatest tarkvara pakettidest,
tuua töös välja autorite kogemused vabavaraliste lahendustega,
lisaks võrrelda erinevaid dokumendihaldustarkvara pakette.
Töö on jaotatud nelja peatüki vahel lähtuvalt töö ülesannetest. Nendeks on ülevaade
dokumendihaldustarkvara vajadustest, ülevaade tarkvarapakettidest, autorite isiklikud
kogemused vabavaraliste lahendustega ning dokumendihaldustarkvara pakettide
võrdlus. Tarkvara pakettidest antakse ülevaade järgmistele: Google Docs, Postipoiss,
GoPro, Amphora, LiveLink, Webdesktop, Tresoor, DocLogix.
1. ÜLEVAADE DOKUMENDIHALDUSTARKVARA VAJADUSTEST
Dokumendihaldus on seotud dokumentide loomise, registreerimise, edastamise,
süstematiseerimisega, hoidmise ja kasutamisega kuni nende üleandmiseni arhiivi.
Korralikult juurutatud dokumendihalduse tarkvara lihtsustab otsustusprotsess ja
võimaldab ka aastate pärast vaadata kõiki dokumentidega teostatud toiminguid ja
inimeste tegevusi erinevate töökohustuste täitmisel.
Dokumendihaldus võimaldab ettevõttel kergesti leida asutusest toodetud infot,
võimaldab diskussioone arendada vajalike dokumentide osas, integreerib
laialipaiknevate osakondade tööd. Dokumendihaldus võimaldab nö. virtuaalkontori
kasutamist. Tööd saab teha nii kodus, teistes linnades või teistes riikides.
Dokumendihaldus tagab tänu regulaarsete tsentraalsete tagavarakoopiate tegemisele
info säilimise, tagab otsustusprotsesside läbipaistvuse, vähendab formaalset bürokraatiat
ja paberimahtu. Samuti lihtsustab töövoogusid, võimaldab E-teenuste kasutust ning
võimaldab digitaalset dokumendivahetust ühe asutuse EDHS-st teise asutuse EDHS-i.
Dokumendihaldustarkvara kontrollib ja toetab:
dokumentide loomist, vormistamise ühtsust ja versioonikontrolli,
dokumentide registreerimist ja kirjeldamist,
dokumentide kasutamist, täitmist ja saatmist,
dokumentide asukohta ja juurdepääsu neile.
Dokumendihaldustarkvara võib olla ühitatud grupitöö ja projektijuhtimise vahenditega
või kliendihalduse vahenditega. Dokumendihaldustarkvara on vajalik ja kasulik aga
4
kõigile, kes omavad arvutivõrkudes dokumente. Dokumendihaldustarkvara on vajalik
dokumentide loomisel, saamisel, kasutamisel ning säilitamise korraldamisel.
Dokumendihaldussüsteem peab tagama, et dokumentide ja arhiivi haldamine toimuks
süstemaatiliselt ja et kõik dokumentidega tehtavad toimingud oleksid tuvastatud
(Dokumendihaldus 2010).
Ettevõtted lähevad järjest enam elektroonilisele dokumendihaldusele, kuna
elektroonilistel dokumentidel on palju tugevaid külgi. Nendeks võib lugeda näiteks
kiirust, sest dokumentide võtmisele kulub kuskil paar sekundit kuni mõni minut.
Oleneb, kas dokument on online-süsteemis või mitte. Dokumente on peaaegu võimatu
kaotada. Dokumentide paigutamine ei võta aega – peaaegu silmapilkselt on õiges kohas.
Dokumentide jagamisel on võimalik kõigil kasutada sama dokumenti. Dokumentide
saatmine ei võta palju aega. Elektroonilisi dokumente on lihtsam kaitsta tehes
elektroonilisi tagavarakoopiaid, mida hoida väljaspool firmat. Umbes 12 000 lehekülge
dokumente on võimalik paigutada ühele CD-le või mälupulgale. (Sibola 2002: 24).
Ideaaljuhul ei ole dokumendihaldussüsteem (edaspidi DHS) organisatsioonile vaid
tarkvara saabuvate ja väljuvate dokumentide register, vaid toetab kõiki asutuse
dokumendihalduse tegevusi. Tegelikkuses sisaldab dokumenditöö organisatsioonide
palju enamat kui dokumentide koostamist või registreerimist. Dokumente on vaja ka
(Dokumendihaldusega seotud… 2011):
hallata vastavalt töövoogudele, näiteks kooskõlastada, kusjuures
kooskõlastamise andmed ja vajadusel ka märkused kanduvad edasi koos
dokumendiga;
allkirjastada, vajadusel mitme isiku poolt ning märkides ära allkirjastamise aja;
hallata samadel põhimõtetel sõltumatult nende füüsilisest esitusest
(paberkandjal, digitaalne, mitmesugustes formaatides jne.);
liigitada mitmete erinevate tunnuste alusel. Peab olema võimalik liigitada
dokumenti paralleelselt mitmetesse temaatilistesse kataloogidesse – näiteks
sarja, dokumendi liigi nimetuse, teema või projekti järgi. Teiseks peab olema
võimalik dokumenti liigitada vastavalt konfidentsiaalsuse, operatiivuse ja
terviklikkuse tasemele. On äärmiselt soovitatav, et vajaduse korral saaks
kasutaja ise identifitseerida täiendavalt vastavaid atribuute;
5
otsida loodud liigituste või märksõnade järgi üle kõikide dokumentide või
dokumendisüsteemi mingi osa ulatuses;
avalikustada, eriti seoses avaliku teabe seadusega;
vahetada asutuste vahel;
arhiveerida, sealhulgas garanteerides arhiivile juurdepääsu ka kaugemas
tulevikus;
hallata erinevate isikute poolt, kellel on erinevad õigused dokumentide
koostamiseks, muutmiseks ja dokumentide ligipääsuks.
Realiseerimaks ülaltoodud funktsioone, peab dokumendihalduse süsteem võimaldama
hallata mitmesugust liiki dokumente. Siia võivad kuuluda näiteks saabunud ja
väljasaadetavad kirjad, avaldused, märgukirjad, kaebused, ettepanekud, taotlused,
teabenõuded, õigusaktid, protokollid ja aktid, lepingud, käskkirjad, memod, aruanded,
selgitused, seletused ja muud. DHS-is peab saama hallata ka dokumente, mis on esitatud
erinevates formaatides, näiteks tekstina, tabeli või graafikuna, graafilises (pildid,
sümboolika), audio, video vm vormis. Peab olema võimalik samadel põhimõtetel hallata
paberkujul esitatud, faksina saadud, skaneeritud, e-postiga saadud dokumente. Peab
saama kasutada mitmesuguseid teksti- ja muid formaate, nt .rtf, .html, .xml, .doc, .pdf,
zip –faile. (Ibid 2011)
DHS peab aitama juhtida töövoogusid – anda ja suunata ülesandeid (anda
resolutsioone), siduda antavad ülesanded mitmete konkreetsete dokumentidega ja
jälgida ülesannete täitmist. On soovitatav, et ülesannete andmine on seotud töötajate
personaalsete elektroonsete kalendritega. Süsteem peab võimaldama koostada aruandeid
menetluskäigu kohta. Aruandeid on vaja nii tähtaegade täitmise kontrollimiseks kui ka
mahtude ja menetlustsükli kestvuse analüüsiks. Seejuures peaks lisaks
valmisprogrammeeritud aruannetele olema võimalik teha vabu päringuid. (Ibid 2011)
DHS peab võimaldama dokumentide digitaalset allkirjastamist, vajadusel ka ajatempli
rakendamist vastavalt seadusandlusele. Digitaalallkiri võimaldab muuta
usaldusväärsemaks nii suhtlemist asutuste vahel kui ka suhtlemist asutuse ja kodaniku
vahel. Vastavalt digitaalallkirja seadusele on riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused,
avalik-õiguslikud juriidilised isikud ning avalik-õiguslikke ülesandeid täitvad
6
eraõiguslikud isikud kohustatud hoidma üldkasutatavas andmesidevõrgus
kättesaadavana teavet digitaalallkirja kasutamise võimaluste ja korra kohta nende
asutuste ja isikutega suhtlemisel. (Ibid 2011)
Dokumente peab saama liigitada ja otsida dokumenti mitmete erinevate tunnuste alusel.
Esiteks peab olema võimalik liigitada dokumenti paralleelselt mitmetesse
temaatilistesse kataloogidesse – näiteks sarja, dokumendi liigi nimetuse, teema või
projekti järgi. Teiseks peab olema võimalik dokumendi liigitada vastavalt
konfidentsiaalsuse, operatiivsuse ja terviklikkuse tasemetele. On äärmiselt soovitatav, et
vajaduse korral saaks kasutaja ise defineerida täiendavalt vastavaid atribuute. (Ibid
2011)
DHS peab võimaldama otsida dokumente, kasutades täistekstiotsingut (leida kõik
dokumendid, mis sisaldavad mingit märksõna). Pikemas perspektiivis vajavad
lahendamist morfoloogilised küsimused (otsides "uba" leiaks ka "oa") ja märgendkeelte
võimaluste kasutamine (otsing toimuks ainult teatud tüüpi dokumentide teatud osast).
(Ibid 2011)
DHS peab pakkuma liidestust enamkasutatavate elektronposti süsteemidega või peab
elektronposti süsteem olema dokumendihalduse süsteemi üheks osaks. Saabuvaid või
saadetavaid elektronposti sõnumeid peab olema võimalik dokumendihalduse süsteemis
lihtsalt registreerida, salvestada ja hallata. (Ibid 2011)
DHS peab kindlasti toetama dokumendiregistri ning muude dokumentide avalikustamist
vastavalt avaliku teabe seadusele. Paragrahv 34 kohaselt peab paljude riigiasutuste
dokumendiregistriga olema võimalik tutvuda veebilehe kaudu. Sama seaduseelnõu § 28
sätestab, millist informatsiooni on teabe valdaja kohustatud avalikustama, kusjuures
avalikustamisele kuuluva informatsiooni maht on küllaltki suur. (Ibid 2011)
DHS peab võimaldama ka dokumendihalduse süsteemi kasutajate ringi haldamist.
Kasutajate ring muutub oluliselt laiemaks hõlmates suurema osa asutuse töötajatest.
Dokumentide turvaliseks haldamiseks peab dokumendihalduse süsteem sisaldama
vahendeid ligipääsuõiguste juhtimiseks. Ligipääsu juhtimise alamsüsteem peab olema
lihtsalt kasutatav ja omama õiguste edasiandmise võimalust. Suure hulga kasutajate
7
tsentraalne haldamine infotehnoloogia osakonna vms. üksuse süsteemiadministraatori
poolt oleks keerukas ja kasutusõiguste haldamine tuleb volitada teatud kasutajatele (nt
igas osakonna või töörühmas üks inimene), kes võivad omakorda volitata järgmisi
kasutajaid. Kasutusõiguste haldamine peab olema üles ehitatud hierarhiliselt. Näiteks
osakonnale antud õigus laieneb kõigi sellesse osakonda kuuluvatele talitustele ja nende
töötajatele. (Ibid 2011)
Projekti dokumentatsioon on olulisimaid kontrolliobjekte ja projekti aruandluse
koostamise (ja hindamise) allikas. Seetõttu on väga oluline, et kogu projektiga seonduv
dokumentatsioon oleks korrektne ja arusaadav ka projektiga otseselt mitte seotud
inimesele. Peamine vajadus, miks on vaja kasutada DHS-i, on programmperioodi 2007-
2013 struktuuritoetuste projektide puudutavat dokumentatsiooni peab toetuse saaja
säilitama kuni 2025. aasta 31. detsembrini. Selle aja jooksu tuleb dokumenteerida ja
säilitada projekti koosolekute protokollid, projekti raames peetud kirjavahetus, projekti
raames sõlmitud kokkulepped ning teavitused (ajaleheartiklid ja ajalehekuulutused jm.).
Seoses projektide dokumentatsiooni säilitamisega on paljudel projektidel tekkinud
hulga probleeme dokumentide säilitamisega nõutud tähtaja lõpuni või säilitatakse
dokumentide koopiaid. Dokumendid on tihti halvasti komplekteeritud ja vajalikud
dokumendid on raskesti leitavad (või ei ole üldse leitavad) ning dokumentides on raske
orienteeruda. Seoses antud probleemidega on projektipõhised vajadusi võib pidada
samadeks organisatsiooni vajadustega. Projekte tehakse nii organisatsioonide siseselt
kui ka eraldi. Lisaks eelnevatele vajadustele võib pidada ka oluliseks veel lisaks
järgmisi:
aja kokkuhoid,
ruumi kokkuhoid,
kiiret juurdepääsu erinevatel osapooltel vajalikule informatsioonile,
võimalus hoida avalikkust projekti käiguga kursis,
tulemuste säilimine dokumenteeritult.
Dokumendihaldus näitab projektide puhul usaldusväärsust. Kuna projektide tegemisel
tagatakse tihti rahalised ressursid väljastpoolt, siis fondid ja sponsorid tahavad enne
8
projekti toetamist näha selget plaani ning projekti toetamise korras näha projekti kestel
dokumente.
Kui organisatsioonide ja projektide puhul vaadata funktsionaalseid vajadused, siis
indiviidide puhul võib arvestada pigem mittefunktsionaalsete vajadustega. Inimeste
puhul on tarkvarapaketi kasutamise puhul tavaliselt olulisteks vajadusteks
kasutusmugavus ja kiire juurdepääsu võimaldamine vajalikele dokumentidele.
Olenemata töötaja asukohast on võimalik pakkuda DHS-il juurdepääsu vajalikule
dokumendile hõlpsalt – piisab arvutist ja liigpääsust süsteemile.
Kuna indiviidide puhul on tegemist mittefunktsionaalsete vajadustega, siis igal inimesel
on erinevad vajadused. Neid vajadusi saab rahuldada valides ettevõttele õige suuruse ja
lahendusega DHS-i. Erinevate suurustega ettevõtted vajavad erineva mahuga DHS-e.
Juhul kui tegemist on väikese ettevõttega ja juurutatakse suurele ettevõttele omast DHS-
i, võib antud süsteem olla liiga keeruline väikese ettevõtte jaoks.
DHS-i valiku tegemisel on oluline arvestada kõikide osapoolte vajadustega. Põhiline
oleks tagada, kas ettevõtte või projekti kõikide osapoolte ligipääs
dokumendihaldussüsteemile. DHS võiks omada täistekstiotsingut, kuna kõik osapooled
ei pruugi olla igapäevased kasutajad valitud DHS-iga. Täistekstiotsing võimaldaks
kõige lihtsamini leida vajalikke dokumente. Leidmaks kõige sobilikuma variandi tuleb
erinevaid DHS-e võrrelda, mida autorid ka teinud on (Lisa 1). Nii mõnigi DHS on
tuntud kindlasti sellele omase logo poolest, millest saab ülevaate Lisa 2.
9
2. ÜLEVAADE TARKVARA PAKETTIDEST
2.1.Amphora
Amphora on internetipõhine dokumendihaldustarkvara, mis on eelkõige suunatud
keskmise suurusega ettevõtetele ning kohalikele omavalitsustele. Amphorale on lihtne
uusi arendusi lisada ning puuduvad vananenud tehnoloogilisest platvormist tulenevad
piirangud ja inerts (Amphora professional… 2011).
Kuna Amphora on internetipõhine, siis selle kasutamiseks on vajalik internetilehitseja
(Internet Explorer, Mozilla Firefox, Chrome, Safari). Lisaks on vaja omada järgmisi
tarkvarasid:
Windows Server 2003 Standard Edition R2 või 2008,
SQL 2005 Express Edition või parem,
Dynamsoft Web Twain ActiveX/Plugin bundle,
Openoffice ver. 2×,
Finereader Runtime,
kuni 100 kasutajat: server vähemalt P4 3GHz, 2GB RAM, 25 GB HDD,
101 - 250 kasutajat: server Xeon 2GHz, 4GB RAM, 50 GB HDD,
251 - 1000 kasutajat: soovitav eraldi serverid rakendusele ja andmebaasile,
üle 1000 kasutaja: rakendusserveri klasterlahendused jmt.
Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste
arendus on toimunud kasutajate tellimusel. Amphora peamised funktsioonid on
järgmised:
dokumentide loomine, registreerimine, menetlemine, digiallkirjastamine;
kirjavahetus (registreeritakse kõik sisse ja välja liikuvad dokumendid);
10
asjavaade - võimaldab hallata dokumentide kogumit moodustades nendest nn
virtuaalse toimiku asja paremaks käsitlemiseks;
töövood - ülesannete all on erinevate menetlusvoogude haldus, töövood on
nähtavad nii avalehelt, dokumentide vaatest kui ka ülesanded mooduli all;
kalendri olemasolu;
arutelud – võimalik luua foorumilaadne arutelu;
kontaktide haldamine – võimalik luua seoseid isikute ja asutuste ning nendega
seotud info (dokumendid jne) vahel;
e-kirju saab suunata Amphorasse, kus saab saabunud dokumendi automaatselt
ära registreerida etteantud sarja;
e-kodanik - Antud funktsionaalsus võimaldab selliste täidetud vormide saamist,
registreerimist ning vastamist Amphoras;
DVK - Võimaldab asutustevahelist täisdigitaalset dokumentide vahetamist, mis
tähendab dokumendi edastamist ühest süsteemist teise;
Admin moodul - võimaldab kogu süsteemi seadistamist ja häälestamist;
Avalik vaade - võimaldab täita ametiasutustel Avaliku teabe seadusest
tulenevaid nõudeid.
Amphorat kasutab Eestis üle 300 asutuse, ettevõtte ja organisatsiooni. Enamus
omavalitsusi kasutab Amphorat ühiselt allasutustega - koolid, lasteaiad, rahvamajad jt.
Kasutajateks on näiteks Pärnu Linnavalitsus (www.parnu.ee), Statistikaamet
(www.stat.ee), Paikuse vallavalitsus (www.paikuse.ee), Eesti Loto (www.eestiloto.ee).
Amphora-t on võimlik nii osta kui ka rentida Interinx OÜ-st. Hinnad sõltuvad kõik
kontode kasutajate arvust (Tabel 1).Pakutavad paketid jagunevad kaheks: standard ja
Premium. Pakettide hinnad on kuutasu ühe täiendava konto kohta (kr/kuu). Lisaks
rendihindadele lisandub juurde veel serveri renditasu, mis on umbes 32 € ning
käibemaks 20%. Interinx OÜ pakub soodustusi ettemaksude eest ning soodustusi
haridusasutustele (-20% hinnast). (Amphora tutvustus 2011)
Tabel 1. Interinx OÜ Amphora dokumendihaldustarkvara rendihinnad.
11
Aktiivsete kontode arv Standard Premium
kuni 10 kontot31,96 € (fikseeritud kuumakse)
63,91 € (fikseeritud kuumakse)
11 kuni 24 2,88 € 5,75 €25 kuni 49 2,56 € 5,11 €50 kuni 99 2,24 € 4,47 €100 kuni 249 1,92 € 3,83 €250 ja enam 1,60 € 3,20 €Allikas: Amphora Professional 2011; autorite koostatud.
2010. aasta läbiviidud uuringus Vändra Alevivalitsuses selgus, et Amphora töökiirus on
aeglane ja päringud ei anna soovitud tulemusi ning dokumentide erinevates sarjades
paiknemine teeb info leidmise keeruliseks (Sillandi 2010: 36). Amphora eelisteks võib
pidada eestikeelset kasutajaliidest ning võimalus viia kogu organisatsioon digitaalsele
asjaajamisele. OÜ Interinx pakub omalt poolt suurepärast juurutamist Amphora
kasutajatele. Pakutakse koolitusi ja alati on võimalus kasutada kliendituge.
2.2.GoPro
GoPro on üks juhtivaid dokumendihaldustarkvara tootjaid Euroopa kohalikele, kesk- ja
regionaalvalitsustele aastast 1993. GoPro näol on tegemist professionaalse ja väga
laialdaste funktsionaalsustega tootega, mille võimsus ja paindlikkus võimaldab hõlpsasti
katta suurte riigiasutuste ning ministeeriumite elektroonilise dokumendihalduse
vajaduse (Avalik sektor… 2011).
Tema toodeteks on GoPro Domino, GoPro Portal, GoPro for .NET, GoPro Self Service
(Products 2011). Toodete baasfunktsioonideks on:
kontaktide haldus,
asjahaldus,
kirjavahetuse haldamine,
arhiveerimine,
ringkirjade saatmise võimalus, postilipikute trükkimine, valmis
dokumendipõhjad,
dokumentide kooskõlastamine,
teadete tellimine,
12
dokumentide jälgimine töötajale asendaja määramine (näit. puhkuse ajaks),
tegevuste ajalugu (logi),
dokumentide skaneerimine, ühendamine faksiserveriga.
GoPro annab täieliku kontrolli dokumentide ja kirjavahetustest ning annab ka täieliku
ülevaate protsesside, tähtaegadest, kohustustest ja kontaktidest. GoPro sobib mitut tüüpi
ärijuhtimise rakendustele. On edukalt kasutatud ka peale valitsuste ka tootmises,
telekommunikatsioonis ning tervisesektoris ja transpordiettevõtetes. (GoPro for… 2011)
Eestis on GoPro dokumendiregister suunatud peamiselt avalikule sektorile (Saurus,
2008). Suurimad kasutajad Eestis on Kaitseministeerium (http://www.mod.gov.ee/),
Tartu Linnavalitsus (www.tartu.ee), Tervishoiuamet, Majandus-ja
Kommunikatsiooniministeerium (www.mkm.ee).
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium on kasutusel võtnud GoPro just selle
juurutamise lihtsuse pärast. Lisaks juurutuse lihtsusele tasub esile tuua ka lahenduse
kasutusmugavust ning arendatavust, mille heaks näiteks on GoPro
dokumendihalduslahendusele juurde loodud elektrooniline arvete menetlemise ja
haldamise moodul. (Avalik sektor… 2011)
Selleks, et GoPro-d rakendada, on vajalikud järgmised serveris kasutatavad tarkavarad:
Windows Server 2000, 2003 või 2008
Internet Information Services
Microsoft .NET Framework 2.0
Microsoft SQL Server 2008, 2005 või 2000 SP3a with full text search
Web Services Enhancements (WSE) 3.0
Selleks, et GoPro-d kasutusele võtta, on vajalik teada ka GoPro pakutavate toodete
platvorme, kus kõik tooted sobivad kokku erinevate platvormidega (tabel 2).
Tabel 2. GoPro-ga kasutatavad platvormid.
13
GoPro Platvormid
GoPro Portal GoPro for Domino GoPro for .NETGoPro Self Service
IBM Websphere Lotus Domino R6Microsoft .NET Framework 2.0 Kõik platvormid
IBM Filenet P8 Lotus Domino R7 IBM Lotus software Lotus Domino R8 Allikas: GoPro Products 2011; autorite koostatud.
GoPro litsentsi müüb Eestis Saurus CMS 383 € +km. GoPro dokumendiregistri
laienduse paigaldamiseks tuleb paigalduspakett serverisse üles laadida ning Saurus
CMS kaudu aktiveerida. Saurus CMS-i litsents on tasuta. (GoPro dokumendiregister
2011). GoPro tooteid on võimalik osta ka teistelt ettevõtetelt nagu Net Group ja IBM
Eesti OÜ ning otse tootjalt.
2.3.LiveLink
OpenText'i Livelink on eeskätt suurematele organisatsioonidele (üle 50 kasutaja)
mõeldud kommertsrakendus, mille skaleeritavas ja mitmekülgses keskkonnas saab
arendada veebipõhiseid intraneti, ekstraneti ja e-organisatsiooni rakendusi. Livelink
ühendab endas teadmus- ning dokumendihalduseks vajalikke töövahendeid: tarkvara
koosneb standardfunktsionaalsuse kogumist ning enam kui 30 lisamoodulist (LiveLink
Eesti... 2008). LiveLinki olulisemad eelised on järgmised:
süsteemi saab kasutada piiramatu arv kasutajaid,
tarkvara on suunatud dokumendihaldusele,
tarkvara võimaldab hallata nii paber- kui digitaaldokumente kogu elutsükli vältel
olenemata faili vormingust,
tarkvara funktsionaalsus vastab Eesti Vabariigi õigusaktides ning
rahvusvahelistes standardites esitatud nõuetele tagades dokumentide elukäigu
terviklahenduse,
on liidestatud mitmete teiste infosüsteemidega (Oracle, SAP, Microsoft, Lotus
Notes jt),
arendusvahendite olemasolu kliendispetsiifiliste arenduste tarbeks,
paindlike töövoogude loomise võimalus,
tegevuste auditi ja logimise võimalus,
14
standardsete moodulite olemasolu võimalike lisavajaduste tarbeks.
Livelink on kasutusel paljudes Eesti suuremates ärisektori organisatsioonides, samuti
mitmes avaliku sektori organisatsioonis. Livelinki kasutavad näiteks Eesti Pank
(www.eestipank.info/frontpage/et/), Sampo Pank (www.sampopank.ee), Maksu- ja
Tolliamet (www.sampopank.ee), Kaitseministeerium (www.mod.gov.ee/), Tartu
Ülikool (www.ut.ee/), Elion Ettevõtted (www.elion.ee), EMT (www.emt.ee), AS Eesti
Post (www.post.ee), Finantsinspektsioon (www.fi.ee) ja MicroLink
(www.microlink.ee).
Sampo panga otsuse Livelink´i kasuks kallutas kohaliku partneri olemasolu, analoogsed
juurutused Eesti turul, arendus- ja integreerimisvõimalused ning vajaliku
funktsionaalsuse olemasolu. Lisaks sellele osutusid otsustamisel olulisteks
kriteeriumiteks Livelink´i töökindlus ning modulaarne arhitektuur, mis võimaldab
vajadusel süsteemi skaleerida. Tarkvara valiku tegemisel olid OpenText Livelinki
konkureerivateks toodeteks MS SharePoint Portal Server, Oracle Collaboration Suite,
Meridio ja IBM Lotus Domino. Antud tarkvara juurutusest saadud suurimad
kasutegurid on failihalduses oleva info ülevaatlikkus ja kontrollitavus ja kaustusel on
ühtne toimiv keskkond dokumentide hoidmiseks, kasutamiseks ja leidmiseks. Üheks
plussiks võib arvata ka lihtsat info haldamist Intraneti keskkonnas. (OpenText
LiveLink… 2008)
LiveLink võimaldab kiiret informatsiooniotsingut ja pakub elektrooniliste vormide
kasutamist. Pakub virtuaalsete töörühmade koostööd ning virtuaalsete kataloogipuude
loomine klassifikaatorite määramise abil. Livelink’il on lisaks veel järgmised
funktsioonid (Livelink Eesti… 2011):
erinevat tüüpi failide või objektide (s.t dokumendid, kaustad) salvestamine,
dokumentide metainfo kirjeldamine (metaandmekaardid, metaandmeväljad)
organisatsiooni vajadustest lähtuvalt,
dokumentide versioonihaldus,
dokumentide reserveerimine muudatuste tegemisel,
asjapõhiste dokumentide loomine ja kasutamine,
15
erinevatele objektidele (dokument, kaust vm) viitamine, kasutades Livelinki
siseseid linke,
dokumendiga seotud tegevuste auditeerimine,
9-tasemeline ligipääsuõiguste süsteem.
LiveLink’ platvormideks on peamiselt Microsofti platvormid. Antud tarkvarapaketi
kasutamist toetavad paljud Windowsi operatsioonisüsteemid ja erinevad Web’i
brauserid (tabel 3).
Tabel 3. LiveLink’i toetavad operatsioonisüsteemid ja Web’i brauserid.
Operatsioonisüsteemid Web'i brauseridWindows 2000 Professional Netscape 7.02Windows NT WS 4.0 SP6 IE 5.5 SP2Windows 98 Second Edition IE 5.01 SP2Windows XP Home & Professional IE 6 SP1Allikas: Jarmonova 2006: 11; autorite koostatud.
Livelink on maailma suurlahendustest enamlevinud ja kliendivajadustele vastav
tarkvara Eesti turul, mille hind on varieeruv ning kuna Eestis on programm tehtud
eestikeelseks siis selle maksumus erineb ka maailmaturul olevast hinnast. Kahjuks ei ole
võimalik leida avalikku infot Livelinki Eesti hindade kohta. Internetist otsides võib aga
leida umbkaudse hinnaskaala: põhiliselt pakutakse kahte varianti – kas iseseisvat
serverit, mille hind võib olla kuni 75 000$, lisaks iga nimeline kasutaja, mille hinnaks
on 97$. Või ka niiöelda serveri renti (hosting), mille hinnaks on 250$ kuus. Programmi
maksumust kalkuleerides peaks arvestama nii tarkvara kuludega kui ka kuludega mis
kaasnevad riistvaraga.
2.4.Webdesktop
Webdesktop on üks tuntumaid dokumendihaldussüsteeme Eestis. Webdesktopiga on
tegemist täisfunktsionaalse dokumendihaldustarkvaraga, mis sisaldab võimalusi ka
grupitööks, kalendrite ja ülesannete halduseks, arutelude pidamiseks ning sisaldab ka
lihtsat e-posti klienti (Webdesktop 2011). Vajadusel on Webdesktopi lihtne laiendada
ettevõtte vajadustele ja spetsiifikale vastavaks infosüsteemiks. (Ibid 2011)
16
Webdesktop’i internetipõhise ning kiire ja turvalise programmi funktsioonid on
järgmised (Webdesktopi võimalused 2011):
kogu dokumendi elektroonilise elukäigu loomisest või hõlmamisest
arhiveerimise ja hävitamiseni,
arvete menetlemise ja liidestuse e-arvekeskusega,
liidestuse e-posti ja dokumendivahetuskeskusega DVK,
ID kaardi võimalused ning digitaalne allkirjastamine,
dokumendimallide kasutamine,
Intraneti, grupitöö ja ajaplaneerimise võimalused,
õiguste kontrolli ja logimehhanism,
versioonihaldus, ajalugu, lukustamine,
avalikustamine vastavalt Avaliku Teabe Seadusele.
Internetipõhisest lahendusest tulenevalt ei vaja Webdesktop lisatarkvara installeerimist
kliendi masinasse ning võimaldab seda kasutada turvaliselt kõikjalt, kus on ligipääs
internetile: kontor, kodu, internetikohvik. Webdesktop baseerub vabavaralistel
komponentidel ning ei nõua seetõttu operatsioonisüsteemist, andmebaasimootorist vms
tulenevaid lisalitsentside tasusid. Vajadusel on Webdesktopi lihtne laiendada just Teie
ettevõtte vajadustele ja spetsiifikale vastavaks infosüsteemiks. Webdesktop on kasutusel
nii avalikus sektoris kui ka erasektoris. Webdesktopi võtmesõnadeks on: kiirus,
mugavus, paindlikkus ja innovatiivsus. (Webdesktop 2011)
Webdesktopi kasutamiseks on vajalik tavaline veebilehitseja, millel on sisselülitatud
Javascript ning lubatud cookie-d. Webdesktop on optimeeritud kasutamiseks Mozilla
Firefox 2.0 ja uuem, kuid samas saab kasutada Webdesktopi ka teiste enimlevinud
veebilehitsejatega nagu Internet Explorer ja Opera. Webdesktop laiendusmoodulid
võivad nõuda veebilehitseja Java mooduli olemasolu. Digitaalse allkirjastamise jaoks
peab töökoht olema varustatud Eesti ID-kaardi tarkvara ning lugejaga. (Webdesktop
dokumendihaldusprogrammi… 2011)
Infosüsteemi teenindamiseks kuni 25-le kasutajale piisab tavapärasest kontoriarvutist
minimaalselt 512 MB mälu ja vähemalt 10 GB suuruse kõvakettaga. Mälu
suurendamisega 1 GB-ni on võimalik teenindada kuni 100 kasutajat. 100-500 kasutaja
17
jaoks soovitatakse kaasaegset serverarvutit 2 GB mälu ja dubleeritud 36 GB
kõvakettaruumiga. Suurema kasutajate arvu puhul tasuks mõelda kahe või enama
protsessoriga serveri peale. Operatsioonisüsteemina on soovituslik kasutada tasuta
Debian GNU/Linux distributsiooni. Tarkvaralitsentse eraldi osta ei ole vaja. (Ibid 2011)
Eelnevalt oli mainitud, et Webdesktop on kasutusel nii avalikus kui ka erasektoris.
Suuremates installatsioonides on andmebaaside maht üle kümne miljoni kirje, hallatud
dokumentide kogumaht suurusjärgus 100 gigabaiti ning üheaegsete kasutajate arv üle
tuhande. Kokku on Webdesktopil Eestis üle 25 000 kasutaja. Tuntuimad asutused on
näiteks Bigbank AS (www.bigbank.ee), Haridusministeerium (www.hm.ee), Nordea
Pank (www.nordea.ee), Riigikogu kantselei (www.riigikogu.ee) ja Äripäev
(www.aripaev.ee). (Kliendid 2011)
Tehes Webdesktopile e-maili põhilise hinnapäringu said autorid teada, et Webdesktop
baseerub vabavaralistel komponentidel ning ei nõua seetõttu operatsioonisüsteemist ja
andmebaasimootorist tulenevaid lisalitsentside tasusid. Webdesktopi on võimalik aga
soetada kahel viisil: ostes tarkvara ja installeerida see ühele oma serverile või rentida.
Ostu puhul sõltub hind kasutajate arvust. Rendi tasu sõltub kasutajate arvust ja
makseperioodi pikkusest.
2.5.DocLogix
DocLogix on üle Baltikumi arendatav dokumendihaldussüsteem, mis on turul alates
2003. aastast ning on ühistööna valminud tarkvara, mille arendamisel on lähtutud Eesti
asjaajamise ja arhiivinduse nõuetest, rahvusvahelistest standarditest. DocLogix on
kompleksne tarkvaralahendus info ja äriprotsesside haldamiseks, mis sobib kõige
paremini keskmistele ja suurtele organisatsioonidele. DocLogix annab kõigile
töötajatele turvalised ja jälgitavad vahendid olulise äriinfo ja äriprotsesside haldamiseks
(Kirjeldus 2011). DocLogix ühendab organisatsiooni tasandil kõik dokumendid, faksid,
e-kirjad, ülesanded, kontaktid ja protseduurid selgesti seostatud äriloogikaks. (Ibid
2011)
DocLogixi eelisteks konkurentide ees on info- ja protsessihalduse lahenduste lai valik.
Samuti kohalike DocLogixi koostööpartnerite lai võrgustik Balti riikides, Poolas ja
18
Taanis. DocLogix on Microsoft.NET alusel loodud klient-serverrakendus. DocLogix´i
süsteemi arhitektuur on loodud nii, et kõik funktsioonid on interneti
standardotsingumootori abil kättesaadavad. Kasutajatele meenutab see tavalist internetis
surfamist, tänu sellele lüheneb aeg, mida kasutaja süsteemi kasutajaliidesega
harjumiseks vajab. (Ibid 2011)
DogLogix´i olulisemateks funktsioonideks on (Funktsioonid 2011):
DocLogixi laialdast funktsionaalsust saab kohandada vastavalt kliendi
vajadustele,
Tõhusam kontroll väiksema jõupingutusega,
Dokumendihaldussüsteem DocLogix tagab organisatsiooni info kiire ja mugava
haldamise,
Info mitmekülgne üleslaadimine,
Dokumendihaldussüsteem DocLogix tagab tegevusprotsesside turvalise ja
moodsa haldamise,
Kiirem juurdepääs infole,
Ühilduvust kolmandate osapooltega laiendatakse pidevalt vastavalt klientide
soovidele ja vajadustele. Paberkandjal ja elektrooniliste dokumentide haldamine
erinevates keskkondades (dokumendid, dokumendiregister),
Automatiseeritud töövoogude haldamine (protsessid),
Otsing ja aruanded süsteemi dokumentide andmetest ja sisust,
Teavitused dokumentidega toimunud tegevuste kohta,
Dokumentide digitaalne allkirjastamine,
9-tasemeline kasutajate õiguste haldus,
Dokumentide juurdepääsupiirangud.
Tool`ide kasutuselevõtmiseks on vaja ainult installeerimispaketti ja DocLogix on
spetsiaalsete funktsioonide teostamiseks automaatselt konfigureeritud. Nii näiteks saab
kasutaja pärast lepinguhalduse Tool`i (Contract Management) installeerimist kasutada
lepingute salvestamise hierarhiat, spetsiaalseid lepingusisestusvorme, lepingute
aegumise meeldetuletust, spetsiaalseid vaateid lepingustaatuse alusel ja muid
lisafunktsioone. (DocLogix Tools 2011)
19
DocLogix Projects Tool on kasutusvalmis projektülesannete ja infohaldamise lahendus,
mis hoiab teid ja teie meeskonda kõigega kursis. See töövahend võimaldab luua
ülesandeid ja allülesandeid, mille täitmistähtajad on määratud üksikisikutele või
töögruppidele ja mis jälgib projekti üksikasju kuni täitmiseni. See töövahend
organiseerib ka kogu projektiga seotud info ühte kohta. (Projektid 2011)
Projektid on väga pingelised ja need sisaldavad ülesandeid, dokumente ja infot.
DocLogix Projects Tool pakub info (lepingud, dokumendid, graafika, veebileheküljed,
e-post, kontaktid, juriidiline info) korraldamise ja haldamise alaseid väljakutseid. Enam
ei raisata aega uuesti leiutamisele, kuidas teostada projekte, enam ei lükata projekte
edasi tülika infokogumise ja aruandluse tõttu. (Ibid 2011)
DocLogix Projects Tool kasutamine (Ibid 2011):
Projektijuht – loob projektide tööruumi, täidab projektide algatamise
dokumendi, planeerib projektiga seotud ülesanded/tegevuse, algatab ja
kontrollib ülesandeid projektimeeskonna liikmetele.
Projektimeeskonna liikmed – saavad ülesanded projektijuhilt, töötavad
projektiga seotud tegevustega, panevad loodud dokumendid projekti õigesse
tööalasse, annavad aru projektijuhile.
Projektijuht – annab aru projekti käigust üksuse juhile ja tippjuhtidele.
Üksuse juhid – korraldavad iganädalase juhtkonnakoosoleku, et üle vaadata
käimasolevate projektide koordineeritus ja nendega seotud ülesanded.
Arutletakse raskuste/probleemide üle ja otsitakse lahendusi.
Näiteks Maaülikoolis muutis DocLogix dokumentide registreerimise oluliselt
lihtsamaks. Kui varem pidi kantseleisse helistama ja dokumendi numbri küsima, siis
nüüd on see elektrooniliselt kõigil võimalik oma töökohaarvutist. Samuti oli varem igal
osakonnal veidi isesugune süsteem kirjade registreerimiseks ja teistel puudus sellest
ülevaade, nüüd käib see ühtsetel alustel. Hästi jälgitav on nüüd igasugune dokumentide
liikumine. Suurem osa dokumentidest ülikoolis puudutab kirjavahetust ja korraldusi
üliõpilaste liikumise kohta. Paljud sellega seotud protseduurid, mis enne käisid käsitsi,
toimuvad nüüd automaatselt. (Soovitused 2011)
20
Nüüdseks on see ettevõtete ringkond laienenud, kes antud dokumendihaldus tarkvara
kasutavad. Näidetena võib tuua Seesam Kindlustus AS (www.seesam.ee), Eesti
Haigekassa (www.haigekassa.ee), Paldiski linn (www.paldiski.ee), Maardu linn
(www.maardu.ee) ning Skanska (www.skanska.ee). Antud tarkvara DocLogix litsentsi
hinna saamiseks peab tegema DocLogix´u kodulehel hinnapäringu.
2.6.Postipoiss
Postipoiss on veebipõhine dokumendihaldustarkvara, mis võimaldab juhtida ja hallata
saabuvaid, väljaminevaid kui ka sisemisi dokumente kogu nende elutsükli jooksul. Eestis
on antud tarkvara kasutusele umbkaudu 200 ettevõttes. Süsteem on IC Süsteemide ASi ja
MicroLink Eesti poolt välja arendatud ning turul alates aastast 1998. aastast.
Hetkel arendab ja toetab dokumendihaldustarkvara AS Webmedia. Postipoisi
arendamisel lähtutakse eelkõige Eesti asjaajamisele ja arhiivindusele kehtestatud nõuetest
ja vajadustest. Igal aastal valmib 2 uut versiooni, mis sisaldavad kasutajamugavusi ning
seadusandlusest tulenevaid ja „kasvavatest soovidest“ tingitud muudatusi (Tutvustus
2011).
Microlink Eesti on oma kodulehel välja toonud järgmised tarkvara eelised (Ibid 2011):
jälgib üheaegseid kasutajaid – see tähendab, et igale töötajale ei ole vaja osta
Postipoisi litsentsi;
on arenenud koos Eesti asjaajamisega – see tähendab, et Postipoissi on
arendatud nii, et süsteem vastaks Eesti seadusandlusele, pole otsitud
kompromisse paljude riikide vajadustega, millest tingituna on häälestamine ja
kasutamine mugavam;
sobib kõikidele platvormidele. Kasutajate töömasinatesse ei ole vaja midagi
installeerida;
postipoisse on võimalik panna omavahel suhtlema aastast 2002;
kliente on palju – kui ise uuenduse peale ei tule, siis keegi ikka tuleb, on igale
kliendile ühesugune;
avalik veeb ei käi asutuse dokumendiregistris vaid kasutab vajalikest dokumentidest
koopiat (vastavalt administraatori häälestusele).
21
Vastavalt dokumendihaldustarkvara versioonile on tehnilised töökoha nõuded erinevad.
Näiteks uni versioon 5.0 (Progress 91D_09) kehtivaks nõudeks on veebilehitseja
Internet Explorer 5.0 või selle uuema versiooni olemasolu ning alates versioonist 5.0
(OpenEdge 10.1C) on vajalik Internet Explorer 5.0 või selle uuema versiooni omamine
või Mozilla FireFox 3.0 või selle uuem versioon. Hetkel ei ole veel Postipoisis
digitaalse allkirjastamise tuge.
Sauruse ADR veebilehe administreerimiseks vajalik veebilehitseja Internet Explorer 6.0
või selle uuem versioon või teise variandina Mozilla FireFox 1.0 või selle uuem
versioon. Selle versiooni puhul peab veebilehitsejal peab olema Java tugi (Tehnilised
nõuded… 2011).
Antud tarkvara maksumuse teada saamiseks on ettevõttel vajalik teha päring Microlink
Eesti kodulehe kaudu. Hinnad sõltuvad vajatavast versioonist, mis kujuneb läbi ettevõtte
enda vajaduste soetatavale tarkvaraprogrammile.
2.7.Google Docs
Google Docs on veebipõhine kontoritarkvara, mis sisaldab endas
tekstitöötlusprogrammi ning tabelarvutus- ja esitlustarkvara. Antud tarkvara kasutab
failide salvestamisel vaikevorminguna standardset ISO/IEC 26300 ODF failivormingut.
Google Docs võimdaldab kasutajatel veebibrauseri kaudu Interneti keskkonnas
dokumente koostada, faile slavestada ja neid teiste kasutajatega jagada. Võimalusel saab
ka teiste tarkvara lahendustega tehtud faile Google Docs keskkonda importida.
Vajalikeks veebibrauseriteks kõnealuse tarkvara lahenduse kasutamiseks on Mozilla
Firefox, Opera, Internet Explorer ja Safari.
Dokumendihaldus tarkvara piirangud on järgmised (Piirangud 2010):
10 inimeste võib korraga muuta esitlust;
50 inimest võib korraga toimetada tabelarvutuses;
50 inimest võib samaaegselt muuta dokumenti.
22
Antud tarkvara suurimaks plussiks võib kindlasti pidada võimalust kasutada seda
mobiilis, kaasaarvatud iPad’ides (Google Docs…2011).
Google Docs tarkvaras jäävad puudu keerulisemad võimalused: näiteks sisukordade
tegemine, valemid ning makrod. Muidugi on Google Docsi paremaks osaks
ühendatavus mõnede teiste Google’i toodetega. Näiteks saab tekstidokumenti otse
blogisse avaldada (täpsemalt Blogspoti). Esitlusi on ka võimalik avaldada oma veebis
nagu Youtube’i videoid (Veskimeister 2008).
Google Doc´si kasutajaks saab Internetis end registreerides ning mingeid litsentsitasusid
maksma ei pea. Lähtudes antud kriteeriumist, on selline lahendus kindlasti sobivaim
vähemnõudlikele kasutajatele, kes saavad oma ülesanded täidetud dokumendihaldus
tarkvara poolt pakutavate võimaluste piires ilma lisakulutusi kandmata.
Kasutajasõbrallikus antud tarkvara programmi puhul on kindlasti suur. Viimast eelkõige
seetõttu, et enamus inimesi kasutavad Interneti ning teisi Google poolt pakutavaid
teenuseid (Google Chrome, Gmail, Youtube jne). Kuna antud tarkvata lahendus ühildub
nendega, siis on asja ajamine lihtsam.
Google Docs lahendus on väga lihtne, nii kujundusliku kui funktsionaalse poole pealt.
Kindlasti on see tarkvara leidnud suurt kasutust eelkõige seetõttu, et seda saab kasutada
tasuta, ilma litsentsitasude ja sellega kaasnevate kohustusteta.
2.8.Tresoor
Tresoor on esimene Eesti väikestele ja keskmistele ettevõtetele suunatud SQL-
andmebaasipõhine professionaalne majandusarvestuse klient-server rakendus, mis
võimaldab nüüd igal raamatupidajal kasutada "suurtelt" süsteemidelt tuntud võimalusi -
suurt tööjõudlust ja stabiilset tööd mitme samaaegse kasutajaga võrgulahenduste puhul.
(Tresooriga saab… 2001) Tresoor sisaldab personali-, palga- ja finantsarvestust ning
ärianalüüsi. On olemas lahendused juhtimise- ning kontserniarvestuseks. (Tresoor
majandustarkvara 2008)
Tresoori tooted on kasutatavad nii lokaal- kui ka kaugvõrguna, kasutades selleks kas
interneti kaugtöökohti või otse läbi internetibrauseri. Eesti oludes, kus põhiline osa
23
ettevõtetest kuulub väikse ja keskmise suurusega ettevõtete gruppi, tagab SQLBase
andmebaasisüsteem Tresoori kasutamise ka suurtes ettevõtetes. Seega, Tresoori toodete
samaaegsete kasutajate arv pole tehnoloogiliselt piiratud. (Ibid2008)
Tresoor toimib Windowsi keskkonnas, kuid andmebaasi servertarkvara saab kasutada ka
Linuxi operatsioonisüsteemiga, ning on jagatud viite paketti (Ibid2008):
Tresoor START on lihtne pakett ja koosneb järgmistest
moodulitest: pearaamat, valuutaarvestus, kassa-pank, pangaliides,
müügireskontro, ostureskontro, aruandvad isikud, unikaalsed MFDD aruanded,
1 kasutaja litsents ja 1 andmebaasitarkvara SQLBase RTC litsents, võimalus
laiendada kuni 3 samaaegse kasutajani, laiendatud versiooni korral aga kuni 6
samaaegse kasutajani, tasuta 4-tunnine väljaõppe pakett ühele kasutajale.
Tresoor FINANCE saab komplekteerida järgmistest moodulitest:
süsteemihaldur, pearaamat, valuutaarvestus, kassa-pank, pangaliides, aruandvad
isikud, müügi- ja ostureskontro, palgaarvestus, laoarvestus, põhivara,
eelarveliste asutuste programm, täielik vastutusüksuste ja konto tunnuste
süsteem jm. võimalused. Vajadusel saab tellida juurde lisasid ja
programmeerimistöid.
Tresoor CORPORATE kooseisust saab valida järgmisi mooduleid:
süsteemihaldur, pearaamat, müügireskontro, ostureskontro, palk, ladu, põhivara
ja eelarveliste asutuste programm. Programm sisaldab täielikku
vastutusüksuste ja konto tunnuste süsteemi, terve rea täiendavaid kasutaja poolt
vabalt kirjeldatavaid tunnuseid jm. lisavõimalusi. Tresoor Corporate´s saab
lisavõimalusena erinevate ettevõtete andmeid salvestada ühte andmebaasi, mis
võimaldab saada konsolideeritud aruandeid. Tresoor Corporate´s saab
lisavõimalusena erinevate ettevõtete andmeid salvestada ühte andmebaasi, mis
võimaldab saada konsolideeritud aruandeid.
Tresoor PALGAARVESTUS on paindlik ja võimalusterohke palga-
arvestusprogramm, integreeritav Tresoor sarja toodetega, samas võimalik ka
integreerida olemasolevate teiste süsteemide juurde. Mõned märksõnad Tresoor
24
Palgaarvestuse kohta. Võimalik on genereerida palgalehti kogu ettevõtte
töötajate grupile programmis oleva püsiinfo, töölehtede ning Tresoor
Personaliarvestuses HRM+ oleva info alusel. Tresoor Palgaarvestus võimaldab
arvestada töötasu nii tööoperatsiooni tunnihinde, kui ka püsipalga alusel
tekkepõhiselt, maksuarvestus on kassapõhine (väljamaksete alusel) ning seotud
TSD Lisa1-ga, ja (TSD koos lisadega) deklaratsiooni saab saata maksuametisse
elektroonselt. Puudub aktiivse palga kuu mõiste - seega saab palka arvestada
korraga erinevatesse perioodidesse- samas palga kulu on ikkagi tekkepõhine
(erinevates perioodides). Integreerituna Tresoor sarja toodetega puudub vajadus
eksportida/importida kandeid pearaamatusse- programm genereerib kanded
automaatselt. Tresoor Palgaarvestus töötab ühtsel SQL-andmebaasil
personaliarvestusprogrammiga - see aga tähendab, et andmed on sünkroonselt
kättesaadavad mõlemas korraga.
Tresoor Personaliarvestus HRM+ on personaliarvestusprogramm, mis on
mõeldud suurtele ja väikestele firmadele, samas sobib ka kontsernidele, sest on
olemas spetsiaalsed lahendused tööks just mitme firmaga. Mõned märksõnad
Tresoor Personaliarvestus HRM+ kohta. Personalitöötaja töiste tegevuste keskne
kasutajaliides. Skaleeritavus väikesest ettevõttest mitme firmaga kontsernini.
Dünaamiline õiguste süsteem. Lisaks põhipaketile (isikuandmed ja isikukaart;
struktuuri ja ametikohtadega seotud andmete haldus; töö ja seoslepingute haldus
- palgad, lisatasud, lepingutasud, ametikoha jms seotud tasud; puhkusearvestus;
isiku- ja kasutajakesksed meeldetuletused-delegeerimised; päringud, aruanded)
on veel vajadusel lisavõimalusd (koolitus, iseteenindus-moodul, värbamine ja
arendusvestlused). Piiramatu firmade arv personaliarvestuses. Tresoori
Personaliarvestuses võimalik töölepinguid genereerida otse isikukaardile
sisestatud andmetest.
Tresoor Majandustarkvara sobib nii alustavale ettevõttele, keskmise suurusega
ettevõtetele kui ka suurettevõtetele ning kontsernidele. Tresoori saab kasutada ka
eelarveliste asutuste raamatupidamises. Tresooris on olemas nii riigiasutuste
kontoplaan, bilanss, tulemiaruanne, eelarve, saldoandmik ja rahavoogude aruanne.
25
Vajadusel saab neid hõlpsalt muuta/täiendada, kui ka kõik muud võimalused
eelarveliste asutuste raamatupidamise korraldamiseks. (Tresoor majandustarkvara 2008)
Soovi korral võib lisatasu eest soetada programmi arendus- ja teenuspaketi ning saada
väljaõpet. Programmi hind on alates 410€+km, kuid on olemas nii järelmaksu kui ka
rendi võimalus.
26
3. AUTORITE ISIKLIKUD KOGEMUSED
Töö autorite isiklikud kogemused on minimaalsed ja piirduvad eelkõige koolitöö käigus
vaja olnud dokumendihaldussüsteemide kasutamisega. Kõige kasutajasõbralikum DHS
on autorite arvates Google Docs. Viimast eelkõige seetõttu, et omatakse kogemust teiste
Google´i lahenduste kasutamisel. Näiteks on laialt levinud Gmail ning Youtube, mis
kõik ühilduvad ka kõnealuse süsteemiga. Veel enam saab kasutada sama kasutajat nii
Gmail´s kui ka Google Docs´s ehk siis olles sisse loginud ühte süsteemi, siis ollakse
teiste süsteemide avamisel automaatselt sees ka nendes.
Teiseks oluliseks kriteeriumiks on süsteemi saadavus ilma litsentsitasude ja pikaajaliste
kohustusteta. Lisaks uuendab Google Docs end ise, mis tähendab seda, et uute
lahenduste ja süsteemi hoolduse eest maksma ei pea. Seda võib pidada väga oluliseks
eelmiseks, kuna Postipoisi puhul on kõik sellised asjad lisatasu eest.
Tasuta lahendus annab võimaluse ajutistel meeskondadel ja ka vähemnõudlikel
asutustel süsteemi kasutada vastavalt vajadusele, nii aja kui funktsioonide mõttes. See
võimaldab kasutajatel ka süsteemi proovida, saamaks teada, kas see rahuldab kõik
nende vajadused seoses DHS-ga.
Üheks positiivseks küljeks võib Google Docs puhul pidada ka lihtsust, kuna kõik
vajalikud asjad on kergesti leitavad ja kujundus lihtsakoeline. Üks autoritest on
kasutanud tarkvaralahendust Sugar CRM. Selle kasutamisega harjumine võttis väga
kaua aega eelkõige seetõttu, et nii selle kujundus kui funktsioonid olid keerulised, mis
tähendab seda, et ka elementaarsete võimaluste leidmisega oli raskusi ja sageli ei saadud
programmi töötamise spetsiifikast päris korrektselt aru. Selle kogemusega võrreldes
27
tundubki autorile Google Docs väga kasutajasõbraliku lahendusena ning seda eelkõige
neile, kellel ei ole väga spetsiifilisi nõudmisi tarkvara lahenduste osas.
Teele on praktika käigus Pärnu Linnavalitsuses kasutanud Amphora tarkvara. Ta jäi
sellega väga rahule, meeldis, et seal on võimalik näha teiste kasutajate aktiivseid
kalendreid, mis oli minu ülesannete juures väga vajalik. Tarkvara näitas iga dokumendi
juures ka selle ajalugu ja seotud dokumente ning allkirjastajaid ja seotud ametnikke, mis
on selguse mõttes minu meelest väga hea lahendus.
28
KOKKUVÕTE
Tulenevalt aina suurenevast Interneti põhiste lahenduste kasutamisest meie
igapäevaelus, on aegamisi suuremat osakaalu hõivamas ka erinevad
dokumendihaldussüsteemid (DHS). Turul pakutavad tarkvara lahendused on
funktsioonide poolest kattuvad, kuid samas on mõned spetsiifilisemad ja
komplitseeritumad kui teised. Lisaks eelnevale on mõned DHS - d tasulised, teised
jällegi kasutatavad kõigile soovijatele. Oluline nüanss on samuti DHS-i sooviva asutuse
suurus, mõned nendest süsteemidest on mõeldud väikestele, teised jällegi
suuremaarvulistele ettevõtetele.
DHS – i puhul on esmatähtis erinevate dokumentide vormistamine, haldamine, leidmine
ja üles laadimine vastavas keskkonnas. Lisafunktsiooniks erinevate tarkvarade puhul on
elektroonilise kalendri olemasolu, kuhu saab märkida keskkonda kasutavatele
inimestele olulised sündmused ja tähtajad. Suureks oluliseks vajaduseks on süsteemis
varukoopiate tegemine ning dokumentide arhiveerimine. Viimased on olulised seetõttu,
et midagi kaduma ei läheks ja vajaduse möödumisel saaks vähemvajalikke dokumente
arhiveerida ehk silma alt ära tõsta. Oluliseks omaduseks on võimalus ligipääsu
dokumentidele ja keskkonnale piirata, mis kõikide antud töös käsitletud DHS-de puhul
oli saadaval.
Parima ülevaate saamiseks on otstarbekas pakutavaid DHS-e omavahel võrrelda, mida
tegid ka töö autorid (Lisa 2). Antud võrdlusest saab järeldada, et oma funktsioonide
poolest on tarkvarapaketid väga sarnased, kuid erinevad oma spetsiifilisuse poolest.
Mõne tarkvara paketi puhul annab ettevõttes kasutusel olev postkast ühildada DHS-ga
(Postipoiss) ja teise puhul on võimalik asju otse Youtube´i laadida (Google Docs).
29
Sobivaima süsteemi valimiseks peab ettevõte/asutus/meeskond selgeks tegema oma
vajadused ja nõudmised DHS-le ning seejärel saab langetada otsuse.
Autorite arvates mängib ülesande täitmisel olulist rolli sobiva DHS-i olemasolu, veel
enam kui meeskonnaliikmed ei asu samas linnas. Kasutuskogemused erinevate DHS-
dega on autoritel minimaalsed, kuid sellest hoolimata peavad nad oluliseks antud
valdkonnas tarkvara arendamist vastavalt kasutajate vajadustele.
30
VIIDATUD ALLIKAD
1. Amphora professional. Amphora tutvustus. Interinx – the software factory.
[http://www.interinx.com/index.aspx?loc=03&sel_val=3828] 30.10.2011
2. Amphora tutvustus. Amphora Proffesional. [http://website.informer.com/visit?
domain=amphora.ee] 30.10.2011
3. Avalik sektor ja tervishoid. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium. Net
Group. [http://www.netgroup.ee/referentsid-ja-lahendused/avalik-sektor-ja-
tervishoid/] 26.10.2011
4. DocLogix Tools. DocLogix. [http://www.doclogix.lt/ee/toode/doclogix-tools/]
3.11.2011
5. Dokumendihaldus. 2010. [http://et.wikipedia.org/wiki/Dokumendihaldus]
26.10.2011
6. Dokumendihaldusega seotud sisulised nõudmised dokumendihaldussüsteemile.
Mida asutuse dokumendihaldus sisaldab? Riigikantselei.
[http://www.riigikantselei.ee/noustaja/dn-systeem-dhnqudmised.htm]
29.10.2011
7. Funktsioonid. DocLogix. [http://www.doclogix.lt/ee/toode/funktsioonid/]
3.11.2011
8. Google Docs mobiilis. Tele 2 Eesti, 18.11.2011. [http://oliver.tele2.ee/google-
docs-mobiilis/] 03.11.2011
31
9. GoPro dokumendiregister. Webgate. [http://www.webgate.ee/gopro-
dokumendiregister-ee] 26.10.2011
10. GoPro for IBM Domino. GoPro. [http://www.hugvit.is/category.mvc/display/48]
26.10.2011
11. Jarmonova, A. 2006. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi Livelink
korraldamine. (Seminaritöö).
[http://www.cs.tlu.ee/osakond/opilaste_tood/seminari_ja_proseminari_tood/
2007_kevad/Antonina_Jarmonova/Antonina_Jarmonova_Seminari_Too.pdf]
04.11.2011
12. Kirjeldus. DocLogix. [http://www.doclogix.lt/ee/toode/kirjeldus/] 3.11.2011
13. Kliendid. Webware. [http://www.webware.ee/et/kliendid] 04.11.2011
14. Livelink Eesti Pangas: paberkandjast elektroonilise dokumendihalduseni.
MicroFon, 13.05.2008. [http://microfon.microlink.ee/index.php?
option=com_content&task=view&id=101&Itemid=45] 04.11.2011
15. Opentext LiveLink Sampo Pangas dokumente ja teavet haldamas. MicroFon,
08.05.2008. [http://microfon.microlink.ee/index.php?
option=com_content&task=view&id=46&Itemid=45] 04.11.2011
16. Piirangud. Google Docs’i kasutamine õppetöös. Slideshare, 2010. (PowerPoint
slaidid) [http://www.slideshare.net/aluojalaine/google-docs-oppetoos]
03.11.2011
17. Products. GoPro. [http://www.gopro.net/Category.mvc/Display/340] 30.10.2011
18. Projektid. DocLogix.
[http://www.doclogix.lt/uploads/documents/doclogix_tool_ee_projects.pdf]
3.11.2011
19. Sibola. M. Elektrooniline dokumendihaldus. Tartu 2002. (Magistritöö).
[http://www.sibola.ee/fail/2011/03/Merle-Magistritoo.pdf] 26.10.2011
32
20. Sillandi, A. 2010. Kohaliku omavalitsuse funktsioonide dokumenteerimine
Vändra Alevivalitsuse näitel. analüüs ja ettepanekud. (Lõputöö).
[http://dspace.utlib.ee/dspace/bitstream/handle/10062/14967/sillandi_vka_2010_
loputoo.pdf?sequence=1] 30.10.2011
21. Soovitused. DocLogix. [ http://www.doclogix.lt/ee/toode/soovitused-kasutajale/]
3.11.2011
22. Tehnilised nõuded serverile. Postipoiss. Microlink Eesti.
[http://postipoiss.microlink.ee/index.php?
option=com_content&view=article&id=11&Itemid=16] 04.11.2011
23. Tresoor Majandustarkvara. Äripäev, 08.09.2008.
[http://raamatupidaja.ee/204152art/] 05.10.2011
24. Tresooriga saab nüüd teha kuni 5 ettevõtte raamatupidamist. Finance,
02.07.2001. [http://web.finance.ee/index.php?
option=com_content&task=view&id=186&Itemid=2] 05.10.2011
25. Tutvustus. Postipoiss. Microlink Eesti.
[http://postipoiss.microlink.ee/index.php?
option=com_content&view=article&id=4&Itemid=8] 04.11.2011
26. Webdeskdopi võimalused. Webware. [http://www.webware.ee/et/webdesktopi-
voimalused] 04.11.2011
27. Webdesktop dokumendihaldusprogrammi tehnoloogia. Webware.
[http://www.webware.ee/et/webdesktop-dokumendihaldusprogrammi-
tehnoloogia] 04.11.2011
28. Webdesktop. Webware. [http://www.webware.ee/et/webdesktop] 04.11.2011
29. Veskimeister, M. Isiklik kontor veebis. - Praktiline arvutikasutaja, 09.08.2008.
[http://www.arvutikasutaja.ee/artikkel.php?id=292] 03.11.2011
33
34
LISAD
Lisa 1. Tarkvarapakettide logod.
35
Lisa 2. Dokumendihaldustarkvara pakettide võrdlused
Funktsioonid Amphora GoPro LiveLink Webdesktop DocLogix Postipoiss Google Docs TresoorLitsents (müük/rent) müük/rent müük/rent müük/rent müük/rent/tasuta müük müük/rent tasuta MüükEri liiki dokumentide haldamine X X X X X x x xEri formaatides dokumentide haldamine X X X X X x x xDigitaalne kalender X X X X X x x x Digitaalne allkirjastamine X X X X X xErinevate tunnuste alusel dokumendiotsing X X X X X x x x Täistekstiotsing X X X X X x x x Liidestus enamkasutatavate elektronposti süsteemidega X X X X X x Vastavus avaliku teabe seadusele X X X X X x x x Konfidentsiaalsuse piirang X X X X X x x x Varukoopiate tegemine X X X X X x x x Arhiveerimine X X X X X x x x Asukohast sõltumata ligipääs X X X X X x x Tööülesande andmine x x x x x x x
36